Nota Técnica: Considerações para a adoção de ERP na Eletrobras Distribuição Alagoas Subsídios para o processo de padronização SAP-ERP nas empresas Eletrobras Ref. NT-Cotise-01/2011: Análise técnico-financeira para implantação de solução ERP em todas as empresas Eletrobras Versão 1.0 NT- 043/DGT/2011 Emissão: 18/11/2011 ED-AL Eletrobras Distribuição Alagoas DGT
Índice 1. Objetivo:... 3 2. Histórico:... 3 3. Contextualização:... 4 4. Benefícios da Padronização do ERP:... 5 5. Estimativa de Licenças para o ERP... 7 6. Estimativa do custo do Projeto de Implantação do SAP-ERP na CEAL... 8 7. Conclusão... 9
1. Objetivo: Este documento tem por objetivo debater pontos de interesse na aquisição de um Sistema Integrado de Gestão Empresaria (ERP) padrão para as empresas do grupo Eletrobras especialmente na Eletrobras Distribuição Alagoas subsidiando a holding com informações para Audiência Pública a ser realizada. Excluído: Neste documento será feito uma breve contextualização da empresa bem como a atual configuração dos aplicativos que atendem a gestão administrativa, financeira e de recursos humanos. Serão abordados também os benefícios de se ter uma ferramenta padronizada de apoio aos processos administrativos tanto no aspecto estratégico quanto operacional. 2. Histórico: A Companhia de Eletricidade de Alagoas - CEAL foi constituída pela Lei Estadual nº 2.173, de 08/04/1959, com lavratura da escritura pública de constituição em 17/08/1960. Em 15/06/1961, através do Decreto Federal nº 50.793, assinado pelo Presidente Jânio Quadros, foi concedida a autorização para o funcionamento da Empresa. Em 1961, a Ceal, construiu e inaugurou a eletrificação da primeira cidade do interior do estado a partir de fornecimento elétrico da CHESF (Viçosa). Em 1969, todo o Plano de Eletrificação do Estado de Alagoas estava concluído, com a energização da última sede municipal construída, Porto de Pedras. Desta forma, sob o comando da Ceal, todo o estado de Alagoas foi abastecido com energia de origem hidráulica fornecida pela CHESF. Em 1968, a Ceal adquiriu o acervo da Companhia Força e Luz Nordeste do Brasil - Maceió (CFLNB), pertencente ao Grupo Amforp, que detinha a concessão da distribuição de energia na cidade de Maceió, Natal e Salvador. Seguiram-se as encampações das Redes de Distribuição de Penedo, União dos Palmares e Arapiraca pertencentes às prefeituras e, finalmente, em 1979, a Ceal distribuía energia para todo o estado de Alagoas, com as aquisições das Redes de Distribuição de Mata Grande, Água Branca e Delmiro Gouveia, á CHESF. Tudo isso foi facilitado pela encampação do sistema de 69kV da CHESF no território alagoano, em 1973.
Em 1983 foi criada Companhia Energética de Alagoas CEAL, sob a Lei Estadual nº 4.450, de 05 de junho de 1983, inscrita no CNPJ nº 12.272.084/0001-00 e Inscrição Estadual nº 24.007.178-8. Em 2010, através do Plano de Transformação da Eletrobras, as empresas controladas pela Eletrobras Holding adotaram uma única marca, passando a CEAL a ser conhecida como Eletrobras Distribuição Alagoas - EDAL. A área de Concessão de distribuição de energia da Eletrobras Distribuição Alagoas no estado de Alagoas é de 27.767 km2, atendendo a uma população de 3.120.922 habitantes (Censo 2010) em 102 Municípios. A Eletrobras Distribuição Alagoas tem hoje 1.281 funcionários próprios, que respondem por um faturamento mensal de R$ 86.343.987,63, relativos a 910.838 clientes (dados de outubro/2011). 3. Contextualização: A Companhia Energética Alagoas utiliza uma solução ERP chamado ERP- OFM, fornecido pela OFM Sistemas LTDA., empresa com sede em Maceió AL. O ERP-OFM foi adquirido pela CEAL em 1996 inicialmente visando a atender ao setor financeiro da empresa, sendo posteriormente expandido para as áreas contábeis e de contratos. Por ser um ERP de baixa entrada no mercado, o sistema necessitou e ainda necessita de várias customizações o que eleva seu custo de manutenção, principalmente por ser desenvolvido em uma tecnologia antiga que demanda maior especialização da força de trabalho e tempo no atendimento as solicitações. Apesar de sua idade, atualmente o ERP-OFM apresenta uma cobertura de 70% dos processos da empresa tomando como escopo as áreas de conhecimento cobertas pelo SAP-ERP. Nos 30% descobertos estão os processos de Gestão de Pessoas e Gestão Patrimonial. Este fato gera um custo de tempo no modo de integração entre o ERP e o sistema de gestão de pessoas. Esta não integração também é vista pelas auditorias externas como pontos delicados que devem ser monitorados constantemente, o que não ocorreria em uma ERP mais completo.
Esta falta de integração se mostra também como uma fonte de inconsistências uma vez que dados são duplicados em vários sistemas ficando normalmente desatualizado em algum deles. O ERP-OFM hoje é mantido através de contrato exclusivo com o fabricante uma vez que este é o único detentor dos direitos autorais do software e que por possuir um código-fonte fechado, apenas o fabricante pode realizar customizações no mesmo. O sistema ERP-OFM atualmente compartilha a infraestrutura de hardware e software básico com o sistema de billing da empresa, o AJURI. A infraestrutura é composta por: 02 servidores Dell PowerEdge 6650 em cluster Microsoft, cada um com 16 GB de RAM, 2 discos rígidos de 146 GB em RAID 1 e sistema operacional Windows 2003 Server Enterprise 32 bits; Storage EMC DAECX500 com 21 discos rígidos FC de 146GB; Banco de Dados Oracle versão 9i. 4. Benefícios da Padronização do ERP: A aquisição de um ERP padrão para as empresas do grupo Eletrobras em todas as suas etapas vai ao encontro de dois projetos estratégicos relevantes para o grupo: as determinações da Política Integrada de TIC e o Mapeamento de Processos. No aspecto da Política Integrada de TIC, um ERP único irá proporcionar nas empresas a utilização dos serviços, processos, controles, aplicações e infraestrutura de TIC das empresas para suportar a integração e a interoperabilidade entre as empresas do Sistema Eletrobras. No segundo aspecto, hoje as empresas de distribuição passam por uma revisão e mapeamento de seus processos com objetivo de formalização e padronização. Sabemos que em uma das fases de implantação de um ERP é exatamente este mapeamento. Esta convergência proporcionará ganho de eficiência em ambos os projetos. Abaixo relacionamos aqui outros benefícios decorrentes da padronização do ERP nas empresas da Eletrobras.
Força de Trabalho Disponível dada a arquitetura do SAP-ERP e a disponibilidade de mão-de-obra no mercado, a empresa teria em sua disponibilidade uma equipe capaz de atender a demandas urgentes, como por exemplo mudanças profundas de legislação; Padronização de Ferramentas todas as empresas do grupo usariam o mesmo software, o que serviria de base para projetos de unificação de processos; Padronização de Processos de posse dos mesmos dados e ferramentas, as empresas poderiam adotar processos padronizados, otimizando a gestão corporativa; Padronização de Terminologias utilizando os mesmos processos e ferramentas, as empresas estabeleceriam terminologia única facilitando a comunicação e troca de informações; Interoperabilidade utilizando as mesmas ferramentas, processo e linguagem, os ERPs poderiam se integrar fornecendo informações centralizadas otimizando a tomada de decisão; Redução de custo na Manutenção as empresas possuindo a mesma ferramenta terão força de barganha numa eventual contratação de melhorias comuns do ERP. O custo com as integrações com outros sistemas também comuns as empresas seria reduzido; Solidez do Fornecedor com o SAP-ERP as empresas teriam segurança de estar usando um software bastante difundido e validade, fornecido por uma empresa que não está sujeita a oscilações bruscas devido as mudanças de mercado; Economia pela Concorrência sendo o SAP-ERP um software expansível através de linguagem própria difundida, as customizações podem ser realizadas por diversos fornecedores criando assim concorrência de mercado o que tende naturalmente a redução de custos. Desativação de Contratos Acessórios adotando o SAP-ERP, a CEAL de imediato desativaria os seguintes contratos de manutenção relativos ao ERP:
Id Contrato Descrição Fornecedor Custo anual fixo Custo anual variável Vigência do Contrato A ser assinado Manutenção do Sistema de RH Corpore RM referente a 10 licenças TOTVS NORDESTE SOFTWARE LTDA R$ 408.291,36 N/A A ser assinado Contratação de Pessoa jurídica para prestação de serviços técnicos especializados em desenvolvimento de melhoria e manutenção no software SISFIS Sistema Fiscal. MICROPROCESSA R$ 36.000,00 N/A 153/2009 Contratação de Serviços de Manutenção de Sistemas OFM Sistemas LTDA. R$ 1.192.897,18 N/A 17/08/2012 5. Estimativa de Licenças para o ERP Como uma estimativa inicial da necessidade de licenças de um ERP para atender as áreas de negócio da CEAL, serviu como subsídios as informações das empresas: Eletrobras holding, Eletrobras Eletronorte, Eletrobras Furnas e Itaipu Binacional, atuais usuárias do sistema SAP-ERP. Para cálculo da estimativa do número de licenças da CEAL, apresentada no Quadro 1, foi considerada a média ponderada das empresas, tendo como base: o número de empregados de cada empresa; e o número de licenças em uso nas empresas pesquisadas, tendo sido atribuído maior peso para aquelas cujas informações foram consolidadas a partir de um estudo aprofundado dos diversos tipos de licença SAP-ERP, com base no produto disponível na própria ferramenta para auditoria. Em particular, para as licenças do tipo CFM Professional foi considerado um valor de referência, com base no número de licenças adquiridos pela
Eletrobras, uma vez que se trata de processo específico a usuários avançados de tesouraria (controle de financiamentos e de aplicações financeiras, por exemplo). Tipo Licença Descrição Estimativa do Número de Licenças EDAL Professional Colaborares que desempenham atividades abrangentes dentro do sistema e/ou que participem de algum fluxo de 387 aprovação. Limited Colaboradores que desempenham atividades únicas e Professional distintas relativas à sua área de atuação na empresa. 351 CFM Professional Colaboradores que atuem em atividades de tesouraria. 10 Developer Colaborares/consultores desenvolvedores ABAP e BASIS. 10 Employee Colaboradores que utilizem auto serviços, auto compras, consulta a dados funcionais: férias, contra cheque, etc... 762 TOTAL 1.519 Quadro 1 Estimativa de número de licenças do SAP-ERP para a CEAL A estimativa do número potencial de licenças do tipo padrão para sistemas ERP, necessárias para uma empresa com o número de empregados da CEAL, utilizando-se estudo do Gartner, conforme quadro 2, indica uma média de licenças Professional + Limited Professional equivalente a 54% do número de empregados. Esse valor é compatível com o resultado obtido com base na estimativa apresentada no quadro 1 (57%). Quadro 2 Percentual Aplicado ao Número de Empregados para Obtenção de Estimativa do Número de Licenças ERP 6. Estimativa do custo do Projeto de Implantação do SAP-ERP na CEAL
Tomando-se por base os valores médios das licenças do SAP-ERP praticados nos contratos com as empresas Eletrobras pesquisadas, a estimativa de custo com a aquisição das licenças necessárias à CEAL está apresentado no quadro 3, sem considerar possíveis descontos adicionais a serem concedidos pela empresa SAP, considerando a padronização da solução para todas as 15 empresas do Sistema Eletrobras. Tipo Licença Quadro 2 Percentual Aplicado ao Número de Empregados para Obtenção de Quadro 3 Estimativa de custo das Licenças ERP para a CEAL Estimativa do Número de Licenças EDAL Custo médio das licenças (R$) Estimativa de Custo EDAL (R$) Professional 387 R$ 9.307,00 R$ 3.598.334,46 Limited Professional 351 R$ 3.782,00 R$ 1.327.163,86 CFM Professional 10 R$ 113.878,94 R$ 1.138.789,40 Developer 10 R$ 19.527,00 R$ 187.249,23 Employee 762 R$ 719,00 R$ 547.724,46 TOTAL 1.519 R$ 6.799.261,41 Considerando-se uma estimativa de que o custo das licenças representa entre 20% e 25% do custo total de implantação do projeto, de acordo com pesquisas do Gartner, incluindo valores de hardware, implementação, sustentação por dois anos, suporte e manutenção, além do software, espera-se que o projeto de implantação do SAP-ERP na CEAL chegue a valores entre R$ 27 e 33 milhões. 7. Conclusão Segundo a opinião de especialistas, o mundo dos negócios está vivendo uma transição de enfoque de redução de custos para adoção de TI como armas estratégicas que possibilitam o crescimento da organização simplificando a tomada de decisão empresarial através de dados confiáveis e de forma mais ágil. Além das economias de curto prazo com a rescisão dos contratos acessórios, o ganho estimado em qualidade de gestão e tomada de decisão estratégica é intangível e factível, tomando a padronização de ferramentas e processos como pilar. Tendo isto em vista e confrontando com os argumentos aqui apresentados, podemos afirmar que este processo de padronização se mostra
como um projeto de grande potencial, pois possibilitará as empresas adotarem metodologia de excelência em gestão corporativa.