PREZADO EXPOSITOR, Temos o prazer de apresentar-lhe o Manual do Expositor/Patrocinador do V Congresso Brasileiro de Fibrose Cística que será realizado no período de 22 a 25 de abril de 2015, no Hotel Serrano Gramado RS Brasil. Para melhor atendê-lo, procuramos fornecer toda a orientação necessária para a realização deste Evento através do Regulamento Geral, dos Procedimentos de Participação e do Caderno de Formulários. Será sua principal ferramenta de trabalho. Aqui você encontrará as principais informações para a sua participação como expositor, e para melhor aproveitamento do Evento. A tranquilidade do evento e o conforto do expositor são diretamente proporcionais à resposta e ao cumprimento dos prazos e orientações do Manual. Agradecemos a sua participação e ficamos a disposição para prestar quaisquer esclarecimentos. EQUIPE COMERCIAL!
CONTATOS DO EVENTO LOCAL DO EVENTO: Serrano Resort Convenções & SPA CNPJ: 07.687.928/0014-50 Avenida das Hortênsias, nº 1480 Bairro Centro - Gramado - RS CEP: 95670-000 Contato: Janandra (054) 3295-8025 comercial@serranoresort.com.br COORDENAÇÃO GERAL CCM Worldwide Medical Congresses Rua Barão do Triunfo, 448/Sala 501 Bairro Menino Deus CEP: 90.130-100 Porto Alegre RS Tel.: + 55 51 3086.9100 CONTATO COMERCIAL: CCM Eventos VENDAS: Bruna Porto - (051) 3086-9127 / (051) 9155-7622 bruna@ccmew.com COMERCIAL/ OPERACIONAL: Diego Elustondo (051) 3086-9140 financas@ccmew.com MONTADORA OFICIAL: VÉRTICE Contato: Rafael ou Denise Rua Deonillo Zanella, 82 Bairro Santa Catarina CEP: 95030-855, Caxias do Sul/RS (54) 3027-6856 comercial@verticeequipamentos.com.br
CRONOGRAMA GERAL DIAS OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO 21/04/2015 SOMENTE MONTADORA OFICIAL 07h 09h MARCAÇÃO DA FEIRA E DESCARGA DE MATERIAIS 21/04/2015 MONTAGEM - TODAS AS MONTADORAS 09h 22h 22/04/2015 PRÉ-CONGRESSO ABERTURA DOS 12h 17h ESTANDES 23/04/2015 EVENTO 07h 18:30h 24/04/2015 EVENTO 07h 18:30h 25/04/2015 EVENTO 08:30h 13h 25/04/2015 DESMONTAGEM 13h 19h AÇÃO INÍCIO INFORMAÇÕES IMPORTANTES Para iniciar a montagens dos stands por montadoras que não sejam a Montadora Oficial deverão apresentar obrigatoriamente a RRT/ART para cada stand e o cheque caução de R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Todos os stands deverão estar totalmente finalizados até às 22h do dia 21/04/2015. As empresas que por qualquer motivo não conseguirem cumprir o cronograma serão obrigadas a cancelar os serviços imediatamente e estarão sujeitas ao pagamento de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) para organização do evento. O valor será descontado do cheque caução. O expositor que não usar a Montadora Oficial deverá encaminhar o projeto com perspectiva, planta baixa com medidas e descritivo para aprovação do mesmo, até o dia 13/03/2015. Será cobrada uma taxa de R$ 35,00 / m² de estande para a realização da limpeza da área comum da feira de exposição. Será disponibilizado 1 KVA por estande, caso seja necessário a contratação de kvas extras terá o valor de R$ 270,00 por KVA adicional utilizado pelo expositor.
NORMAS GERAIS As informações, normas e regulamentos listados a seguir foram elaborados para a proteção e segurança, objetivando condições igualitárias para todos os expositores. Tais normas consolidaram as do Centro de Eventos, CCM Eventos e MONTADORA OFICIAL e devem ser seguidos por todos os expositores, seus funcionários ou contratados. RESPONSABILIDADE A CCM Worldwide Medical Congresses, as EMPRESAS OFICIAIS DE SEGURANÇA E LIMPEZA e o Centro de Eventos estão isentas de toda a responsabilidade/obrigação, em todos os casos e o tempo todo, por qualquer dano, seja ele à propriedade ou pessoal, causado pelas mercadorias expostas, ou a perda, desaparecimento ou roubo de qualquer bem exibido, durante todo o período da exposição, incluindo a montagem e desmontagem. Desta forma, os Expositores deverão providenciar seguro de responsabilidade bem como contra danos aos seus bens e a terceiros (contra todos e quaisquer riscos), pois os mesmos são de sua única e exclusiva responsabilidade. Não estão inclusas no valor da locação da área, as taxas de serviços (utilização de telefones, dentre outras), inclusive as cobradas por outros órgãos públicos (Secretaria de Fazenda Estadual) e Associações de Classe (ART do CREA) e ECAD, que deverão ser pagas diretamente pelos Expositores e montadoras (ex.:taxa de limpeza, taxa de Kva e credenciais extras). O expositor deverá manter pelo menos 01(um) dos seus Funcionários em seu estande em todos os dias do evento no período desde o início até o término das atividades científicas. SEGURO Os estandes, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores. Cabe a cada Expositor providenciar o seu próprio seguro contra qualquer risco, medida veemente recomendada pela Comissão Organizadora e pela Montadora, os quais não se responsabilizam em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de qualquer natureza que porventura ocorram a produtos expostos, estandes
ou pessoal em serviço, inclusive, os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energias, pânico de multidão, curtos circuitos, incêndio, falhas estruturais do prédio, má conservação do mesmo e motivos de força maior. PAGAMENTOS EM ATRASO Não será liberada pela Comissão Organizadora do evento a área destinada à montagem do estande dos Expositores que tiverem inadimplência de qualquer parcela contratual com a locação do espaço, até o dia 15/04/2015. PREENCHIMENTO E ENVIO DE FORMULÁRIO É obrigatório o preenchimento e envio de todos os formulários e informações solicitadas, dentro das datas limites determinadas em cada formulário. Os formulários encontram-se ao final deste manual. REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO CREDENCIAMENTO DE EXPOSITORES O Expositor é o responsável pelo credenciamento dos seus funcionários e fornecedores, mediante o preenchimento das informações no sistema online. Os nomes para as credenciais deverão ser inseridos no sistema até o dia 22 de março de 2015. Atenção: Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas. O uso da credencial é obrigatório por parte dos expositores, montadores e fornecedores de serviços nos estandes. Credenciais extras ou perda será cobrada uma taxa de R$ 50,00/cada no ato da solicitação. A montadora e prestadores de serviço receberão por e-mail um login e senha para cadastrar os nomes referentes aos crachás de montagem / prestação de serviços. Informamos que o crachá de expositor permite acesso somente à área de exposição. As credenciais deverão ser retiradas: A partir do dia 21/04/2015 às 8:00h, na Central de Apoio aos Expositores CAEX.
PROMOÇÕES É terminantemente proibida a distribuição, colocação, instalação, mostra de produtos, brindes e impressos que não seja do próprio expositor. A Organização do evento poderá sustar a distribuição de material que não seja do próprio expositor. Será terminantemente proibido fazer divulgação da empresa ou do produto fora do espaço do estande, exceto se constar no contrato de patrocínio. ENTRADA DE PESSOAS E MATERIAIS Não será permitida a permanência do pessoal no interior do Serrano Centro de Convenções, após o horário destinado à montagem, desmontagem e realização do evento. Será vetado o ingresso de menores de 18 anos durante o período de montagem, evento e desmontagem. Os materiais trazidos pelo expositor devem ser retirados do Centro de Eventos, até horário e data limite informado no quadro de resumo. Não é permitido deixar sobras de montagem ou qualquer mercadoria ou material do expositor ou montadora. A CCM Worldwide não se responsabiliza por quaisquer mercadorias ou materiais deixados no Centro de Eventos. Salientamos que toda montadora é responsável por retirar os restos de materiais do centro de eventos/pátio imediatamente após o término da montagem. O hotel não dispõe de depósito, sendo cabível de multa ou descontado no valor do cheque calção. As pessoas envolvidas na montagem e desmontagem da feira, bem como os expositores, deverão abster-se de perturbar, por si ou por seus prepostos à ordem pública e o direito
alheio com o uso de aparelhos sonoros, ou quaisquer ruídos que possam vir a perturbar demais hóspedes do hotel e participantes de eventos realizados nesta data. Somente será permitido o acesso de caminhões na área de carga e descarga de material, nas etapas de montagem e desmontagem, até 02 horas antes do encerramento do horário previsto no quadro de resumo dos dias e horários do evento. Não poderá sob hipótese alguma, a permanência de caminhões estacionados no Centro de Eventos, durante a realização do evento. As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, ferramentas, produtos a serem instalados nos estandes. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do expositor. ENVIO DE MERCADORIAS PARA O EVENTO Data de envio de material para o estande O material deve ser entregue no endereço abaixo de 21/04/2015 à 22/04/2015. Data de envio de material para inserir na pasta O material deverá ser entregue no endereço abaixo, impreterivelmente no dia 20/04/2015. Endereço para entrega de material dos expositores: Serrano Resort Convenções & SPA Avenida das Hortênsias, nº 1480. Bairro Centro - Gramado - RS CEP: 95670-000 Acesso pela Rua Ângelo Bisol, s/n. IMPORTANTE IDENTIFICAR MATERIAIS - sem identificação material não será recebido. NOME DO EVENTO V CONGRESSO BRASILEIRO DE FIBROSE CÍSTICA NOME DO PATROCINADOR FINALIDADE (ex: material na pasta, estande de número xx) COLOCAR AOS CUIDADOS DE DIEGO ELUSTONDO, BRUNA PORTO OU JANANDRA.
As notas dos materiais enviados ao centro de eventos devem vir em nome da empresa remetente, com a observação que o material será exposto no centro de eventos. Os materiais que vierem em nome do hotel serão devolvidos. SOM, MÚSICA AO VIVO E MÚSICA AMBIENTE. A Comissão Organizadora reserva-se o direito de fazer cessar, a qualquer momento, as atividades com utilização de som amplificado, sempre que estas estejam prejudicando a tranqüila conversação nos estandes vizinhos ou que estiverem ocasionando distúrbios, aglomerações e reclamações dos estandes contíguos. Da mesma forma, toda e qualquer manifestação que possa ser inconveniente ou provocar incômodo. Nos pavilhões e área de exposição, ao utilizar som, observar os decibéis permitidos pela AMMA, pois o não cumprimento deste item poderá incorrer em interrupção do evento e multa. O Expositor que optar pelo uso de aparelhagem de som no seu estande, será inteiramente responsável pelo recolhimento das taxas de direitos autorais, junto ao órgão competente ECAD (www.ecad.org.br) e deverá ter uma copia do comprovante no estande durante todo o evento. HIDRANTE, EXTINTORES E SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS O expositor deverá obrigatoriamente ter em seu estande um extintor de incêndio, preferencialmente do tipo ABC. Trabalhos com tinta materiais corrosivos, pós e líquidos deverá ser realizado a partir de vasilhames e equipamentos adequados, evitando danos a pessoas, pavilhão e estandes vizinhos. Será proibido o funcionamento de motores de interna no interior do Serrano Centro de Convenções. Será proibida a utilização de serra, lixa e solda elétrica no interior do Serrano Centro de Convenções.
É vetada a utilização de substâncias inflamáveis, corrosivos, explosivos, gases perigosos, materiais radioativos, motores à combustão, confetes, serpentinas, bexigas de aniversário e produtos assemelhados. Os corredores, saídas, escadas, hidrantes e extintores do Centro de Eventos não podem estar em momento algum obstruídos, devendo permanecer visíveis e de fácil acesso em tempo integral. Será proibido o emprego de ferramentas defeituosas, danificadas ou improvisadas bem como porte de ferramentas manuais em bolsos ou localizados inapropriados. INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS É PROIBIDO a instalação de pontos de água e deságue no centro de eventos. AR CONDICIONADO O Pavilhão de Exposições possui sistema de ar condicionado central, sendo assim fica VETADA instalação de qualquer tipo de sistema de climatização. NORMAS PARA MONTAGEM ALTURA MÁXIMA A altura máxima dos estandes (pé direito) deve ser de 2.60 metros. A exceção é o local do espaço nº 8 e parte do espaço nº 2 onde o pé direito deve ser de 3metros
APRESENTAÇÃO DE PROJETOS Cada expositor deverá encaminhar o projeto de seu estande para aprovação da montadora oficial VÉRTICE. Solicitamos que os projetos sejam enviados até 21/03 para o e-mail: comercial@verticeequipamentos.com.br. Neles deverão conter: elevação e perspectiva, memorial com cotas e quantidade de energia elétrica necessária em KVAs, descritivo especificando materiais de acabamento, detalhes construtivos, luminotécnico e pontos de instalações elétricas, telefônicas, internet etc. Ao ser contratada uma empresa montadora, que não seja a oficial, será de responsabilidade da empresa expositora o envio de uma cópia do manual do expositor a mesma. Sendo que a empresa expositora não ficará isenta das responsabilidades quanto ao cumprimento integral das normas do presente regulamento. O expositor deverá cumprir rigorosamente com as normas técnicas de segurança estabelecidas pela ABEME Associação Brasileira das Empresas de Montagem de Estandes, bem como em conformidade com as exigências do CREA e Corpo de Bombeiros; ESTANDES DISPOSIÇÃO GERAL É de livre escolha da empresa organizadora a contratação de empresas especializadas em montagem, desmontagem, decoração e manutenção de seus estandes. Sugere-se, para maior segurança, que a empresa contratada seja filiada à ABEME - Associação Brasileira das Empresas de Montagem de Estandes. A contratação de empresas especializadas não isentará o expositor da responsabilidade decorrente da inobservância integral às normas estabelecidas neste Manual do Expositor.
LOCALIZAÇÃO DOS ESTANDES Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos estandes, atendendo a ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras e às necessidades técnicooperacionais de montagem. O Expositor receberá a área do seu estande demarcada no piso. Atenção: A planta da área de exposição pode sofrer alterações até o momento do evento. NORMAS DE MONTAGEM/DESMONTAGEM PARA LIBERAÇÃO DA MONTAGEM A área destinada à montagem do estande somente será liberada para o início dos trabalhos da montadora, mediante apresentação dos seguintes itens: 1. Pagamento das taxas de limpeza e Kva referente ao estande a ser montado. 2. Entrega do cheque caução no valor de R$ 5.000,00 por estande. Esse cheque será devolvido, após vistoria do local e em caso de nenhuma avaria registrada no período de montagem e desmontagem pela montadora. Caso o cheque não seja retirado o mesmo será destruído; Caso haja avarias durante montagem e desmontagem, será solicitada a presença do responsável da montadora para ciência do dano e conhecimento do valor a ser cobrado para reposição/conserto. 3. Entrega de ART ou RRT de cada projeto e comprovante de pagamento de cada estande a ser montado: em caso de dúvidas favor contatar o CREA-RS 51.33202100;
4. Comprovante de pagamento da taxa de limpeza estande e o comprovante de pagamento da quantidade de Kva, conforme formulário preenchido e enviado até 21 de Março de 2015 5. Todos os expositores e prestadores de serviços devem preencher as informações referente a credenciais, consumo de kva e taxa de limpeza diretamente em sua área restrita utilizando seu login e senha. Caso não tenha recebido favor entrar em contato com Diego através do e-mail financas@ccmew.com ou (51) 3086 9140. Todos os formulários deverão ser encaminhados até o dia 21 de Março NORMAS PARA MONTADORAS Todos os elementos estruturais das montagens deverão oferecer plena segurança de sustentação ao conjunto construído. Não será permitida a fabricação de quaisquer elementos de madeira dentro dos pavilhões, devendo estes estarem pré-montados e preparados dentro das oficinas das montadoras, inclusive lixados e emassados. Não será permitida construção de estandes em alvenaria. Não será permitida montagem de serras de bancada dentro do centro de eventos. Proibido o uso de equipamentos de solda e pistolas tanto dentro quanto fora dos pavilhões. Todo e qualquer componente do estande que oferecer visibilidade, tanto pelos vizinhos quanto pelas vias de circulação, somente será permitido se o acabamento deste estiver na mesma qualidade da parte frontal do estande. Não será permitida a utilização de material de difícil remoção para eventual fixação de tapetes, diretamente nos pisos do Serrano Centro de Convenções.
Toda a montagem do estande deverá ser precedida de piso carpete, caso contrário os mesmos não poderão ser montados. Será obrigatória a utilização de fita crepe de papel entre a fita dupla face e o carpete dos salões do Serrano Centro de Convenções nas montagens de estandes. A retirada da fita deverá ser feita posteriormente pela montadora. Não encostar ou apoiar qualquer tipo de material em paredes ou portas durante a etapa de montagem, desmontagem e realização do evento. O expositor que possuir mais de um espaço poderá fazer uma ligação aérea. O espaço de passagem não poderá ser bloqueado entre os dois. Salientamos que a ligação aérea deve respeitar o limite do pé direito. Ligação terrestre apenas será permitida se for carpete, de maneira nenhuma será permitido o uso de tablado ou divisórias no corredor. É obrigatória a construção de paredes divisórias entre estandes que possuam vizinhos contíguos, estabelecendo limite de cada área. É obrigatório uso de rampa para deficientes físicos nos estandes com tablado; É obrigatório uso de plástico preto ou incolor para proteção do piso do pavilhão em caso de uso de massa corrida e pintura. Não será permitido ao expositor ou a montadora por ele credenciada a realização de furos, escavações, pinturas ou quaisquer outros materiais que causem danos as paredes, pisos e estruturas do Pavilhão de Exposições. O piso do local do evento, bem como paredes, colunas ou qualquer outra estrutura, não poderá ser demarcado, pintado, furado ou danificado. Qualquer dano causado será de responsabilidade do Expositor/Montadora, que deverá arcar com as despesas de
reparo ou reposição, estipulada pela equipe técnica da Administração do local do evento; Danos causados, mesmo acidentalmente, serão cobrados do Expositor/Montadora, que se obriga a saudá-los no ato da apresentação da conta. Não é permitido encostar ou apoiar qualquer tipo de material em paredes ou portas, durante as etapas de montagem, desmontagem e realização de eventos. Não é permitido qualquer tipo de montagem: a) Em locais que impeçam o livre acesso às saídas de emergência, aos telefones públicos, ao elevador e às portas, o elevador e às portas da cozinha do Serrano Centro de Convenções. b) Em locais que causem bloqueio às saídas e retornos do ar condicionado do espaço Fábio Paulus e saídas de emergências. A organização e o Centro de Convenções Serrano não disponibilizam pessoal para carregar e descarregar os materiais. Cada expositor e montadora são responsáveis pela contratação de carregadores na montagem, durante o evento e na desmontagem. Será proibida a existência de partes vivas expostas de circuitos e equipamentos elétricos. As demandas e derivações dos condutores devem ser executadas de modo que assegurem a resistência mecânica e o contato elétrico adequado, utilizando nas emendas fitas de alta fusão, seguida por fita de baixa tensão como proteção mecânica. Lembrando ao expositor que cada equipamento a ser utilizado necessita de uma tomada, não sendo permitido o uso de benjamins. Durante todo o período de montagem dos estandes deverá ser mantida a fiação de energização de aparelhos elétricos de qualquer natureza, suspensa por cavaletes de modo a evitar acidentes tropeço e eletrocussão.
Manter as emendas de fiação energizadas e protegidas. O isolamento das emendas e derivações devem ter características equivalentes a dos condutores utilizados. Os condutores devem ter isolamento adequado, não sendo permitida obstrução a circulação de pessoas. Os circuitos elétricos devem ser protegidos contra impactos mecânicos, umidade e agentes corrosivos. A instalação de todo e qualquer equipamento fora dos padrões normais deverá ter consulta previa ao centro de eventos do Serrano. NORMAS DE SEGURANÇA É obrigatório uso de capacete durante todo período de montagem e desmontagem, para qualquer pessoa que estiver circulando na área de exposição; É terminantemente proibido uso de bermudas, regatas, saias e sapatos abertos, para qualquer pessoa que circule no pavilhão; O Cinto de segurança tipo paraquedista deve ser utilizado em atividades a mais de 2m (dois metros) de altura do piso, nas quais haja risco e queda do trabalhador, devendo possuir argolas e mosquetões de aço forjado, ilhoses de materiais não ferrosos e fivela de aço forjado ou material de resistência e durabilidade equivalente. EMBARGO DA CONSTRUÇÃO Os Organizadores têm o direito de embargar a construção do stand ou a parte dele que possa estar em desacordo com as normas deste Manual. Caso a montadora contratada pelo Expositor não reformule o projeto e a construção em tempo hábil o stand não poderá ser utilizado no período de realização, sem prejuízo dos custos contratuais com os organizadores. ENTREGA DA ÁREA DE MONTAGEM E CHEQUE CAUÇÃO As áreas serão entregues demarcadas a partir das 11h do dia 21/04/2015 para o início dos trabalhos de montagem e decoração dos stands com Montagens Especiais. O
posicionamento correto do stand deverá ser confirmado pelo expositor ou montadora contratada antes de serem iniciados os trabalhos de montagem, a fim de serem evitados problemas posteriores. Notar que para ter acesso às dependências do pavilhão e liberação do início da montagem, será exigido que todas as montadoras providenciam o cheque caução para a Organização do evento no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por stand a ser montado. O cheque caução será devolvido quando nenhum dano ao Pavilhão do Centro de Eventos for detectado na semana seguinte ao evento, via correio. JARDINS E PLANTAS As plantas ornamentais deverão estar acondicionadas em vasos ou outros recipientes, que não causem qualquer vazamento, quando aguadas. SALA DE AULA NOS STANDS Conforme estabelecido em contrato, não será permitida a construção de salas de aula dentro dos stands. Os projetos de stand com sala de aula não serão aprovados. O patrocinador poderá adquirir horários na Praça Científica caso queira oferecer alguma aula no congresso. Para adquirir horários na Praça Científica, contatar através do e-mail bruna@ccmew.com. DESMONTAGEM É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu stand no prazo e dentro dos horários estipulados neste manual; O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto esta permanecer no recinto da exposição; Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do pavilhão após o término do período permitido, serão retirados do pavilhão pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí recorrentes. O tema do evento é Endocrinologia e Sustentabilidade, portanto é necessário que todos busquem formas corretas e alternativas sustentáveis de descarte dos resíduos de seus stands.
4. INSTALAÇÕES ENERGIA ELÉTRICA A voltagem do Serrano Centro de convenções é de 380 volts fase/fase e 220 volts entre fase e neutro. Seguem abaixo as informações para utilização da energia elétrica do centro de convenções durante o congresso. TAXA DE KVA Será disponibilizado 1 KVA por estande, caso seja necessário a contratação de kvas extras terá o valor de R$ 270,00 por KVA adicional utilizado pelo expositor. RESPONSABILIDADES DO EXPOSITOR Recomendamos o uso de reguladores de voltagem (estabilizadores) ou no-break para equipamentos que exijam cargas estáveis de energia, pois a CCM Worldwide Medical Congress e a equipe técnica do Centro de Eventos não se responsabilizarão por quedas ou elevações bruscas nem interrupção de energia oriundas das instalações do Pavilhão. Informamos que, por razões de segurança, cada equipamento a ser utilizado no estande necessita de 01 (uma) tomada, não sendo permitidos adaptadores de múltiplos pontos e distribuidores de sistema. Somente os técnicos da equipe do Pavilhão de Eventos estão autorizados a fornecer pontos de energia para as instalações elétricas. Todas as solicitações de ponto de energia deverão ser preenchidas no sistema utilizando login e senha de cada expositor/montadora, não sendo aceitas solicitações feitas diretamente ao Centro de Eventos. O Expositor/montadora DEVERÁ dispor de seu próprio eletricista para instalar saídas elétricas e fazer ajustes dentro do perímetro de seu próprio estande de exposição.
A chave geral do estande deverá ser colocada em local de livre acesso para o serviço de segurança da Organização do Evento. Todos os estandes com decoração especial deverão possuir uma caixa de entrada de energia elétrica principal com chaves corta-circuito, apropriadas para a carga pedida. Se tal caixa não estiver dentro das especificações técnicas exigidas (normas da ABNT) e do Pavilhão de Exposições, não conectará a instalação elétrica do estande ao sistema principal do Pavilhão até que a caixa seja substituída por outra aceitável. Nos estandes com decoração especial (montados por outra montadora), caberá ao Expositor prover a entrada de rede, com disjuntores trifásicos compatíveis com a carga instalada, painel metálico possuindo barramento para neutro e terra e complementar a instalação de distribuição em seu estande, a partir do ponto instalado pela equipe do Pavilhão. Não será permitida a instalação de qualquer máquina copiadora nos estandes. O Serrano Centro de Convenções dispõe deste serviço para o evento, cobrado de acordo com a tabela vigente no período de realização do mesmo. RESTRIÇÕES E INFORMAÇÕES GERAIS A responsabilidade pelo fornecimento de energia elétrica cabe exclusivamente a Centro de Eventos. O Centro de Eventos é responsável pela liberação no estande de um ponto de energia elétrica de acordo com a demanda solicitada, conforme informações enviadas no formulário específico. O Centro de Eventos não se responsabilizará pela interrupção do fornecimento de energia proveniente do distribuidor oficial do estado. Não poderá ser ligado ao ponto de energia elétrica fornecido pelo Centro de Eventos, carga elétrica superior a solicitada, sendo de responsabilidade do Expositor qualquer dano que tal instalação vier a causar. Verificada tal ocorrência, o fornecimento de
energia do estande será cortado até que o aumento de carga elétrica seja solicitado a promotora, ficando o Expositor ciente que este excedente terá um acréscimo de 30% referente à multa, quando da realização do pagamento. Esta energia só será liberada para pagamento, se houver folga na subestação do Pavilhão para o devido fornecimento. Nenhuma instalação elétrica poderá ser pendurada no teto do Pavilhão ou ser fixada em qualquer parte do edifício. A equipe do Centro de Eventos se reserva o direito de interromper o fornecimento de energia elétrica para qualquer instalação que julgar perigosa ou com probabilidade de causar problemas para os visitantes ou para os outros Expositores. Para maior segurança do público em geral, as instalações do estande (iluminação, equipamentos, fios e cabos) não poderão ficar visíveis aos estandes vizinhos e nem aos visitantes. Não será permitida a utilização de iluminação que, por seus interruptores automáticos, possa provocar interferência em aparelhos elétricos ou eletrônicos expostos em outros estandes. Será proibido colocar, fixar ou pregar qualquer tipo de aviso, cartaz, folheto ou semelhantes nas paredes das salas, corredores, escadas ou colunas do Centro de Convenções Serrano, sem a prévia autorização. Será proibido retirar, trocar, substituir qualquer placa de sinalização, tomada, sem previa autorização. É vetada a utilização de luzes e luminárias desnudas ou gás temporário no Pavilhão. Luzes de neon são permitidas com os devidos dispositivos de precaução necessários. Não será permitida a distribuição de rede elétrica sobre materiais combustíveis. Serão proibidos todos e quaisquer tipos de instalações elétricas improvisadas, uso de benjamins, emendas dentro de tubulações e extensões expostas, gambiarras, etc.
Normas adicionais poderão ser fixadas e comunicadas ao expositor. Não será permitido o acesso às subestações, túneis de serviço e canaletas. SERVIÇOS E FACILIDADES VIGILÂNCIA Os funcionários da segurança que ficarão no local 24 horas por dia, garantirão o acesso ao Pavilhão somente de pessoas credenciadas e serão contratados pela Organização do evento. Tais funcionários não farão a segurança dos estandes propriamente ditos. Aconselhamos aos expositores, todavia, a tomarem precauções adequadas para garantirem que todos os seus artigos valiosos estejam segurados e sejam mantidos em locais seguros. A CCM EVENTOS, a empresa oficial de limpeza e segurança e o Centro de Eventos não se responsabilizarão pela segurança de tais artigos, ou quaisquer outros, trazidos pelos expositores, seus funcionários ou qualquer outra pessoa. A guarda e proteção individual dos estandes de exposição ou partes dos mesmos ficarão a cargo dos expositores e não estará coberta pelas obrigações gerais da guarda contratada pela CCM EVENTOS para o evento. Durante a noite, principalmente no último dia do evento, o expositor deverá certificarse que as suas peças e artigos em exposição estejam em lugar seguro e cuidadosamente protegido. Lembramos que cada Expositor é responsável pelo próprio material de sua exposição. Ao sinal de qualquer comportamento inadequado a equipe de segurança oficial do evento poderá convidar o indivíduo para uma conversa esclarecedora das normas que regem este Manual.
LIMPEZA A organização do evento através de empresa especializada fará a limpeza das áreas de circulação durante o evento, no entanto NÃO estão incluídas a limpeza interna dos estandes e a retirada de entulhos da desmontagem. Será cobrada uma taxa de R$ 35,00 / m² de estande para a realização da limpeza da área comum da feira de exposição. INTERNET / DADOS Para obter informações sobre o acesso a Internet durante o evento, pedimos que a solicitação seja feita para Janandra, através do fone (54) 3295-8025, ou pelo email comercial@wishserrano.com ESTACIONAMENTO Os veículos que farão o descarregamento dos equipamentos de montagem de cada Montadora deverão acessar o estacionamento, descarregar os materiais e após isso saírem. Não será permitida a permanência dos veículos no interior do estacionamento do Hotel. As montadoras deverão enviar as placas dos caminhões que irão acessar o estacionamento, pois a mesma será colocada na portaria. Sobre os carros dos expositores, os mesmos devem entrar em contato diretamente com o Hotel para saber da disponibilidade. ALIMENTOS E BEBIDAS Toda a alimentação deve ser contratada com o Serrano, não permitiremos a entrada de alimentos e bebidas de terceiros. Salientamos que máquinas de café também devem ser contratadas junto ao Hotel Serrano. O Serrano Resort dispõe de serviços de Alimentos e Bebidas, por esse motivo não são permitidas entradas de serviços de terceiros. A contratação do serviço de lunch box deverá ser feita com antecedência mínima de 07 (sete) dias e mediante o cadastro do expositor, através do telefone: (54) 3295.8025 ou pelo email: comercial@serranoresort.com.br
O Serrano Resort Convenções & SPA não permite divulgação de restaurantes em suas dependências, bem como degustação, divulgação e comercialização de bebidas alcoólicas. O serviço de manipulação e distribuição dos alimentos e bebidas deverá, obrigatoriamente, acontecer dentro das áreas internas do estande, respeitando-se as normas de higiene e da Vigilância Sanitária. EXIGÊNCIAS LEGAIS Lei 2158/2003 Código Tributário Municipal O Patrocinador deverá efetuar o pagamento da taxa de exposição no valor de 153,62 por cada expositor. Cada expositor que contratar prestadores de serviços (montagem estande, limpeza, etc), que não sejam de empresas estabelecidas em Gramado, deverá recolher o ISSQN para Prefeitura de Gramado. Para isto, deverá ser enviado com antecedência, para o contato abaixo, o contrato ou orçamento da prestação de serviço. Quando a nota fiscal da prestação de serviço for emitida, deverá ser encaminhada à Prefeitura de Gramado para que seja emitido o boleto do ISSQN correspondente para que o pagamento seja efetuado. Dúvidas favor contatar o Departamento de Fiscalização Tributária: Andréia Thiele E-mail: andreia.thiele@gramado.rs.gov.br Fiscalização tributária, Tel.:(54) 3286-0243 Horário de atendimento: Somente pela manhã das 09:00 as 11:30 horas. Pedimos a gentileza que nos encaminhem os comprovantes de ISSQN e também do pagamento da taxa de exposição. O Expositor que não enviar o comprovante, não estará apto a montar seu estande. Salientamos que os originais devem ficar estar no estande em caso de fiscalização e uma cópia deverá ser encaminhada para financas@ccmew.com e andreia.thiele@gramado.rs.gov.br até 21/03/2015. Todo expositor deverá, às suas custas, providenciar as licenças eventualmente exigidas pela Prefeitura local para montagem de estandes e/ou participação no evento (p.ex., taxas de publicidade, taxas de exercício de atividade, ECAD, etc.).
Caso a CCM EVENTOS seja cobrada pelo Município pelo valor de referidas taxas, emolumentos, ou ainda multas e quaisquer outras penalidades aplicáveis, terá imediato direito regressivo contra o expositor pela integralidade do valor cobrado. É de responsabilidade exclusiva do Expositor, cumprir as exigências legais relativas aos procedimentos para remessa de mercadorias, equipamentos, produtos, utensílios, etc. Os Expositores deverão consultar seu departamento fiscal ou contador para orientação referente ao envio de mercadorias e produtos para o evento e legalização, de acordo com a legislação vigente no período do evento. Todas as responsabilidades decorrentes de encargos fiscais, tais como impostos, taxas e contribuições, bem como das exigências legais de ordem trabalhista, previdenciária e quaisquer outras, resultantes participação do expositor no evento correrão por conta exclusiva do EXPOSITOR. A CCM EVENTOS, ATRAVÉS DE SEU DEPARTAMENTO JURÍDICO, CONTINUA BUSCANDO INFORMAÇÕES REFERENTES ÀS OBRIGAÇÕES LEGAIS CONCERNENTES AOS EXPOSITORES. ASSIM QUE HOUVER POSICIONAMENTO OFICIAL POR PARTE DOS ÓRGÃOS RESPONSÁVEIS, REPASSAREMOS IMEDIATAMENTE QUAIS PROCEDIMENTOS DEVERÃO SER ADOTADOS.
FORMULÁRIO 01 APRESENTAÇÃO DA MONTADORA E PRESTADORES DE SERVIÇO (OBRIGATÓRIO) Este formulário deverá ser preenchido e enviado para o e-mail financas@ccmew.com, contendo as seguintes informações da montadora escolhida; Esta informação deverá ser enviada à CCM Worldwide Medical Congress até o dia 21 de Março de 2015. A montadora e prestadores de serviço receberão por e-mail um login e senha para cadastrar os nomes referentes às credenciais de montagem / prestação de serviços. Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta de responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor. Razão Social (MONTADORA) Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Fone: Fax: E-mail: Nome de contato na Montadora: Razão Social (PRESTADOR DE SERVIÇO) Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Fone: Fax: E-mail: Nome de contato na Montadora:
FORMULÁRIO 02 TERMO DE RESPONSABILIDADE (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado para CCM Worldwide Medical Congress até o dia 21 de Março de 2015 pelo e-mail: financas@ccmew.com Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, relacionados nos Formulários 01 e 04 que estarão trabalhando no nosso stand. Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no que se refere á montagem, manutenção e desmontagem do referido stand. Declaramos, também, estar cientes de que toda e qualquer desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Hangar, autoriza a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento e/ou nos cobrar multa. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: E-mail: Responsável pela informação: Data: Assinatura: Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: E-mail: Responsável: Data:
FORMULÁRIO 03 INSTALAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (OBRIGATÓRIO) Esta informação deverá ser preenchida no sistema através do login e senha, informado via e-mail. Caso não tenha recebido seu login e senha, solicite-os pelo e-mail financas@ccmew.com A informação de KVA s deverá ser informada no sistema até o dia 21 de Março de 2015. Atenção: Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia extra para o stand, arredondar a fração do KVA, para mais). Todos os expositores deverão pagar o fornecimento de energia elétrica no mínimo de 1kva. Nenhum expositor terá direito a kvas sem custos. BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$ 270,00 Quantidade Total de KVAS (UD) Quantidade Total de KVAS (UD) x R$270,00/UD de KVA KVAS Total a pagar R$
FORMULÁRIO 04 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITORES (OBRIGATÓRIO) Esta informação deverá ser preenchida no sistema através do login e senha informado via e-mail. Caso não tenha recebido seu login e senha, solicite-os pelo e-mail financas@ccmew.com. Efetuando o login e senha, o expositor irá cadastrar os nomes para as credencias no link Credenciais. Caso precise de credenciais adicionais, estas deverão ser solicitadas no link Produtos. O valor de cada credencial adicional é R$ 50,00. Após a compra das credenciais adicionais, o expositor deverá ir no link Pagamentos para gerar o boleto e encaminhar o comprovante de pagamento para o e-mail financas@ccmew.com. O expositor deverá cadastrar os nomes para as credenciais até o dia 21 de Março de 2015. Esta credencial dará acesso a área de exposição do evento. Cada empresa expositora receberá 02 Credenciais de Expositor para cada 9m² de área de stand. Local de retirada dos crachás: Serrano Resort Convenções & SPA
FORMULÁRIO 05 TAXA DE LIMPEZA (OBRIGATÓRIO) Esta informação deverá ser preenchida no sistema através do login e senha informado via e-mail. Caso não tenha recebido seu login e senha, solicite-os pelo e-mail financas@ccmew.com A informação da taxa de limpeza deverá ser informada no sistema até o dia 21 de Março de 2015 Preencha abaixo, o quadro para calculo da taxa de limpeza. BASE PARA CALCULO: R$ 35,00/m² de área de stand. Quantidade de metros quadrados de área do estande. Quantidade de metros quadrados de área do estande x R$ 35,00/m². m². Total a pagar R$