1 INFORMAÇÕES GERAIS MANUAL DO EXPOSITOR I SIMPÓSIO DE HEPATOLOGIA DO NORDESTE LOCAL DO EVENTO Período realização do Evento: 25 a 27 de Setembro de 2014 Local de realização: Hotel Tropical Tambaú Fone hotel: (083) 2107 1900 Endereço: Avenida Almirante Tamandaré, 229 - Tambaú SALA PARA EXPOSIÇÃO SALÃO PARAIBA Data de Montagem: 24 de Setembro de 2014 das 07h00 as 17h00 Data de Desmontagem: 27 de Setembro de 2014 das 13h00 às 17h00
MONTADORA NET EVENTOS Responsabilidades da Net Eventos e Montagens: execução do stand da SBH, marcação de piso dos demais stands, acompanhamento da montagem e desmontagem dos stands, verificação dos Kvas junto as montadoras dos stands e forração do piso. Net Eventos e Montagens Contato: Marco Antonio de Souza Fone: (083) 3245 5374 / 8894 8492 / 9903 7313 E-mail: neteventosemontagens@yahoo.com.br PROMOÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E COMERCIALIZAÇÃO SBH: www.sbhepatologia.org.br Ana Paula Firmino Gerente - Fone: (011) 3812 3253 / 99235 0477 E-mail: diretoria@sbhepatologia.org.br Kátia Santos Coordenadora Fone: (011) 3812 3253 / 99235 5763 E mail: secretaria@sbhepatologia.org.br 2 GERENCIAMENTO PLENITUDE EVENTOS Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 ID 101*492 E-mail: comercial@plenitudeeventos.com Consulte-nos para hospedagem (hotel do evento e hotéis próximos) CONTATO HOTEL TROPICAL TAMBAÚ Contato: Fernanda Pereira Departamento: Eventos Telefone: (083) 2107 1922 E mail: fernanda.pereira@tropicalhotel.com.br Consulte-nos para contratação de serviços de Alimentação e Bebidas. 1. Instalação Elétrica Pág. 03 2. Kvas / Lâmpadas - Pág. 03 3. Estrutura e Materiais dos Stands - Pág. 03 4. Proteção Piso / Paredes / Teto / Portas - Pág. 03 5. Montagens, Desmontagens e Limpeza Pág. 03, 04 e 05 6. Horários do Evento Pág. 05 7. Serviço de A&B em Stands - Pág. 06 8. Atendimento Médico Pág. 06 9. Envio de Materiais ou Mercadorias e Procedimentos Fiscais - Pág. 06 10. Estacionamento pág. 06 11. Fumar - Pág. 06 12. Segurança Pág. 06 13. Formulários pág. 07, 08 e 09
3 1. INSTALAÇÃO ELÉTRICA Qualquer instalação elétrica só poderá ser realizada pós consulta e autorização da Gerência de Manutenção do Hotel. 2. KVAS / LÂMPADAS Cada laboratório deverá informar no formulário no final deste Manual quantos Kvas irá precisar para que o hotel deixe um ponto de energia com capacidade para atendê-lo, o excedente será cobrado a parte R$ 1,00 1 KVA. Nos stands será obrigatório o uso de lâmpadas econômicas para não sobrecarregar as instalações do hotel. 3. ESTRUTURA E MATERIAIS DOS STANDS A estrutura e materiais dos stands deverão vir prontos. Não é permitido pelo hotel cortar madeira na entrada, ou dentro das salas do hotel. Os materiais deverão ficar organizados mesmo durante a montagem dos mesmos. 4. PROTEÇÃO DO PISO / PAREDES / TETO / PORTAS Deverá ser colocada uma proteção no piso, antes das instalações dos stands, para que retoques de tintas e massas não venham danificá-lo. Não serão admitidos estragos em piso, paredes, teto ou portas. Não é permitido utilização de pregos, alfinetes, tachas, fitas adesivas, tinta ou qualquer outro material. Qualquer dano causado pelo cliente ou por terceiros a estrutura do hotel ou ao seu patrimônio, será de responsabilidade dos mesmos e será cobrado na conta do evento. 5. MONTAGEM / DESMONTAGEM / LIMPEZA É de responsabilidade do expositor, montar e desmontar seus eventos nos prazos e nas condições específicas a seguir. Manter sempre presente, durante todo o período da montagem ou decoração dos estandes, pelo menos um de seus representantes credenciados, com o qual serão mantidos todos os entendimentos. MONTAGEM Horário de montagem: dia 24/09 (4ª.feira) das 07h00 as 17h00 Em caso do não cumprimento do horário, a MONTADORA será penalizada em R$ 500,00 por hora excedente. - Deverá sempre estar presente um funcionário da montadora capacitado a prestar informações e acionar os responsáveis da agencia organizadora para qualquer necessidade.
- Cabe ao expositor preservar as instalações do Hotel durante a montagem, operação e desmontagem, sendo que as mesmas deverão se manter nas condições em que foram encontradas. - Fica proibida a utilização de Escadas nos salões com o Pé Direito superior a 3,20 metros. A opção indicada é o Andaime com Rodas e EPI s relacionados (Capacete e Cinto de Segurança) com acompanhamento duplo. - O piso do Centro de Convenções não poderá ser demarcado ou furado. Exigência do Hotel: Uma plataforma (de preferência de alumínio) embaixo da cenografia pesada ou treliças. - É proibida a utilização de máquinas elétricas (serras, furadeiras, etc.), que provoquem ruídos, interferências ou vibrações, sem prévia autorização do hotel. Obs.: O Hotel não possui ganchos disponíveis nem porta banners para os eventos. - Carga e Descarga: Os caminhões ou carros com materiais para o evento estão autorizados a parar na entrada principal do hotel, apenas no momento de descarregar/carregar. Após o término de Carga e Descarga, o veículo deverá ser retirado do local imediatamente. 4 DESMONTAGEM Horário de desmontagem: dia 27/09 (Sábado) das 13h00 as 17h00 Em caso do não cumprimento do horário, a MONTADORA será penalizada em R$ 500,00 por hora excedente. - É de responsabilidade do evento, desmontar e retirar os produtos e equipamentos após o término do evento. - Não nos responsabilizamos pelos entulhos deixados no hotel bem como pela retirada dos mesmos. - O Hotel estará acompanhando a desmontagem e verificando se algum item foi danificado, para que seja feita a devida cobrança. O Layout do Stand deverá ser enviado com no mínimo 20 dias de antecedência ao início do evento a Equipe da Plenitude Eventos e Net Eventos e Montagens para aprovação e validação. Aprovação Técnica: Net Eventos e mail: neteventosemontagens@yahoo.com.br Fone: (083) 3245 5374 / 8894 8492 / 9903 7313 Marco Antonio Importante: Somente aprovaremos o layout técnico, demais itens tais como: desenho e acabamento por conta de cada contratante. É fundamental que aplique em planta e 3D a altura que irá utilizar. ATENÇÃO: Favor só nos enviar para aprovação técnica, após aprovação final do seu cliente. ATENÇÃO: Altura Máxima permitida, incluindo piso e acabamento é de 3,20 de altura.
LIMPEZA Realizar a limpeza do estande diariamente, ficando o Expositor obrigado a remover todo o material remanescente de limpeza para um local pré-determinado pelo hotel. Deverá ser mantido, em cada estande, um recipiente para o acúmulo de material usado, sendo expressamente proibido colocar lixo nos corredores e/ou áreas comum do hotel. Vide Mapa abaixo para localização do seu estande 5 6. HORÁRIOS DO EVENTO >> O ar condicionado será ligado com 30 minutos antes do evento DIA 25/09 (QUINTA-FEIRA) 07H00 AS 18H00 (O AR SERÁ LIGADO AS 06H30) DIA 26/09 (SEXTA-FEIRA) 07H00 AS 18H00 (O AR SERÁ LIGADO AS 06H30) DIA 27/09 (SÁBADO) 07H00 AS 13H00 (O AR SERÁ LIGADO AS 06H30) Durante a montagem o ar condicionado não será ligado, conforme solicitação do cliente.
6 7. SERVIÇO DE ALIMENTOS & BEBIDAS EM STANDS Fica proibida a entrada e o consumo de alimentos e bebidas de fora nas dependências do hotel, salvo a prévia autorização por escrito da Gerência de Eventos e a correspondente cobrança de taxa no valor de 30% (trinta por cento) do produto estipulado no cardápio. Não poderá ser servida bebida alcoólica na área dos stands. Deverá ser providenciado com no mínimo 20 dias de antecedência. Contato: Fernanda Pereira Departamento: Eventos Telefone: (083) 2107 1922 E mail: fernanda.pereira@tropicalhotel.com.br 8. ATENDIMENTO MÉDICO O Hotel não possui um ambulatório nem enfermaria em suas dependências. Em caso de emergências, o SAMU ou AMBULÂNCIA HOSPITALAR deverá ser acionada para devido atendimento quanto aos Primeiros Socorros. 9. ENVIO DE MATERIAIS OU MERCADORIAS E PROCEDIMENTOS FISCAIS A Nota Fiscal deverá ser emitida em nome da empresa solicitante e/ou participante do evento (mesmos dados de emitente e destinatário) somente com o local de entrega para: Hotel Tropical Tambaú - A/C: Fernanda Pereira - Avenida Almirante Tamandaré, 229 - Tambaú Cep: 58039-010 João Pessoa - PB No corpo da Nota Fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, constando também data de realização e localização. Constar nas caixas para identificação no hotel: nome da empresa / stand, nome do evento, data, sala, nome do responsável pelo stand. Obs: O MATERIAL SÓ PODERÁ SER ENTREGUE NO DIA 24/09/14, NA GERÊNCIA DE EVENTOS OU DIRETAMENTE NA SECRETAIRA DO EVENTO. HORÁRIO PARA ENTREGA: 08H00 AS 16H00 10. ESTACIONAMENTO SERVIÇO TERCEIRIZADO (CONTATO: SR. MAGLIANO 83 3221 2340 / 9979 5313) 11. FUMAR É terminantemente proibido fumar dentro dos espaços do hotel (Salas, Salões, Hall, Banheiros), seja durante a realização do evento, montagem ou desmontagem do evento. 13. SEGURANÇA STANDS A segurança do stand durante a montagem e desmontagem é de responsabilidade de cada expositor. A SBH, Plenitude Eventos e o Hotel se isentam de qualquer responsabilidade durante o período em que os materiais e/ou equipamentos estiverem em suas dependências, inclusive na ocorrência de perdas, danos, roubo ou furto.
7 FORMULÁRIOS TERMO DE RESPONSABILIDADE/ MONTADOR Data limite para envio: até 29/08/2014 Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 ID 101*492 E-mail: comercial@plenitudeeventos.com O EXPOSITOR e o MONTADOR/DECORADOR contratado, independentemente da ordem de nomeação, abaixo qualificados assumem integralmente através deste Termo de Responsabilidade que a montagem do ESTANDE no evento em referência, obedecerá e estará absolutamente de acordo com as instruções e regras contidas no regulamento, cujo teor tem pleno e expresso conhecimento, bem como estão de acordo com as mesmas. SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA NOME DO EXPOSITOR M² No. KVA Obs.: Máquinas a serem ligadas como: Máquinas de Café (Mediante autorização da Gerência de Eventos do Hotel), etc. Responsabilizamo-nos também por qualquer dano que venha a ser causado por nossa equipe às instalações. EMPRESA MONTADORA:, de de 2014
8 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA MONTADOR Data limite para envio até 29/08/2014 Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 ID 101*492 E-mail: comercial@plenitudeeventos.com Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que as pessoas relacionadas abaixo prestarão serviços e que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas e legais e por todo e qualquer dano que venham a ocasionar em stands, no local do Evento ou contra terceiros. Montadora: Nome Fantasia: Responsável: Telefone: Nome Completo RG CPF Filiação Empresa "O preenchimento de todos os campos é obrigatório Nome Legível - Montador/Decorador Assinatura
9 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITOR Data limite para envio até 29/08/2014 Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 ID 101*492 E-mail: comercial@plenitudeeventos.com Solicitamos o fornecimento de crachás de identificação para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão em serviço no stand de nossa Empresa. Empresa Expositora: Nome Fantasia: Responsável: Telefone: Nome Completo RG CPF "O preenchimento de todos os campos é obrigatório