Document Management DOMA APRESENTAÇÃO

Document Management DOMA APRESENTAÇÃO

INDICE 0 DEFINIÇÕES E SIGLAS...3 1 PARTE INICIADO...4 1.1 O QUE È DO.MA...4 1.2 ARQUITETURA FUNCIONAL...6 1.3 MODELO DE SEGURANÇA...7 1.4 JUSTIFICATIVA PARA ARQUIVAMENTO...7 1.5 LOG E MARCAÇÃO...9 1.6 RASTREABILIDADE DE ATOS...10 2 ARQUITETURA DO SISTEMA...11 2.1 INTRODUÇÃO...11 2.2 ARQUITETURA DO SISTEMA...11 Page 2 of 11

0 Definições e Siglas Organização Referência de entidade agrupamento físico e / ou burocrática para a definição dos usuários, a lógica da classificação e modelos de segurança aplicados. Entidade Originador Entidade que origina o documento. O sistema difere na direção do protocolo. Protocolo Registro Protocolo Assinatura Arquivo Prática Ato Workflow System Admin Admin Usuário de Identifica a referência para a transcrição de documentos e registros progressistas fazer e receber chamadas de uma pessoa ou entidade. Seqüência que consiste de pelo menos sete dígitos, cujos números são renovadas a cada ano, atestando a existência dentro do arquivo de um documento particular e comprovar de forma conclusiva, como um ato de fé em público privilegiado, os dados de arquivo de que deixar o documento legal. Em um nível funcional também serve para gerenciar o fluxo de documentos em relação aos fluxos de trabalho, tais como: A classificação de documento único para as unidades organizacionais de competência; Atribuir a mesma para o Chefe do Procedimento Administrativo; Acompanhamento da localização do documento; Usado para identificar cada documento de forma inequívoca. Ele é criado no mesmo registro e prevê, em seu formato, as seguintes informações: Identificação da organização; Número de protocolo; Protocolo de Dados; Magnitude do modelo hierárquico de classificação, dividido em tipos válidos na referência (ano de emissão) e usado como práticas de caixa. Magnitude do modelo hierárquico de classificação, dividido em tipos válidos na referência (anos de emissão) e usado como um ligante de documentos. É o objeto de registro. Consistindo de um documento principal e seus anexos. Parte da arquitetura funcional de uma prática que define o processamento da lógica e as políticas de segurança relacionadas com os perfis de usuário. Perfil sistema responsável pela definição preliminar das organizações e seus usuários associados e a definição do administrador de cada organização. Perfil que tem jurisdição sobre os detalhes da configuração da organização para a qual foi associado. Toma o cuidado de criar perfis de usuários e associados, temporariamente ou permanentemente desativar usuários de sua organização e configurar o arquivamento entidades hierárquico (por exemplo, tipos de arquivos, práticas, atos). Principal usuário do sistema em que usuário Fig gerencia o armazenamento registro e manutenção de documentos. Com diferentes tipos de qualificações em cada etapa do fluxo de trabalho podem ser divididos em diferentes subtipos de perfil de usuário com sistema operacional inferior ou superior, então é possível para atender as diversas competências nas organizações. Page 3 of 11

1 Parte Iniciado 1.1 O que è DO.MA. DO.MA. é um sistema completo para gestão de documentos de arquivo da web, registro e fluxo de trabalho completo baseado em que garante a validade jurídica da prova com a documentação. Inicialmente projetado para atender às necessidades do Ministério da Defesa italiano, DO.MA. foi totalmente re-projetado ao longo dos últimos 5 anos, a fim de satisfazer os pedidos dos meios de comunicação e também pelo mercado de grandes empresas e está em operação desde 2005 na sede do Comando Geral da Carabinieri e, na sua versão comercial, a Fercredit SpA (Holding dos Caminhos de Ferro do Estado). A característica básica de nosso sistema de registro do produto adiciona a potência de um motor de fluxo de trabalho, totalmente configurável pelo usuário, através do qual as políticas são aplicadas para o acesso aos documentos para diferentes perfis de usuário: "quem vê o que e quando "," quem pode fazer o que e quando. "DO.MA. Portanto, não é um sistema simples para registro e arquivamento de documentos, mas um verdadeiro instrumento para definir e controlar processos de negócio. Uma atenção especial também por causa das origens do sistema, tem sido dada aos aspectos de segurança, tanto funcional e tecnológico. Em resumo as principais características funcionais de DO.MA.: Gravação e documento assinatura automática e os anexos. Capacidade de definir qualquer número de logs de protocolo. permanência dos documentos digitalizados. O controle de versão é os principais documentos dos anexos. Suporte para assinaturas digitais [ ] são os principais documentos dos anexos. Suporte de web desmaterialização [ ] de documentos analógicos. Configuração completa da classificação anual de documentos e gestão de instalações para o transporte de configurações de um ano para o outro. Capacidade de configurar vários modelos de workflow para as mesmas classificações. Capacidade de conectar logicamente diferentes práticas dentro de uma história particular. Poderosa busca de documentos relativos às políticas de acesso definidos pelos administradores. Notificação automática Cenário personalizável por cada usuário, a fim de ter a disponibilidade de processos de interesse. Acompanhamento de todos os processos do usuário. História de cada processo e os tempos de chumbo (SLA). Imprimir os logs de protocolo. Gestão de inclinação de trabalho. Page 4 of 11

Apesar de sua complexidade DO.MA. é um extremamente fácil de configurar e gerenciar. A sinergia harmoniosa entre exploração e gestão de processos faz com que nossos produtos adequados às necessidades dos ministérios de médio e grande porte como, por exemplo, os bancos e companhias de seguros, contabilistas, consultores e advogados trabalhistas. O objetivo do DO.MA. é múltiplo: Papel de Compensação de mesas e arquivos de PCs; Definição de processos e compartilhamento dentro da sua organização; Rastreabilidade dos documentos, tanto em termos de processamento, controle de versão; processo de autorização simplificados, com o apoio de fortes assinaturas digitais. Page 5 of 11

1.2 Arquitetura Funcional O modelo funcional DO.MA. baseia-se nas regras de acesso aos Atos das práticas que o administrador define para os diferentes perfis de usuários do sistema dentro de cada fluxo de trabalho de processamento. Cada ato do sistema é, simultaneamente, ser "classificados" e "registrado". DO.MA. organiza o registro de documentos na base do modelo hierárquico seguinte: Arquitetura Funcional O modo de interacção dos perfis de usuário individuais (nenhum, somente leitura, leitura / gravação ou leitura / gravação / cancelar) dependerá das regras estabelecidas pelo administrador durante a fase de concepção do que especial de fluxo de trabalho. Em breve o acesso aos Atos de Prática é determinada pelos seguintes elementos: - O perfil do usuário - O tipo de prática - O tipo de ato - O estado da prática do trabalho atual Um poderoso sistema de sub-notificações automáticas informar os deputados em causa a diferentes processos de mudanças de estado que ocorreram em um tipo de prática que lhe interessam. Page 6 of 11

1.3 Modelo de Segurança Em DO.MA. tem implementado um modelo de segurança que separa os poderes e responsabilidades de uma forma flexível e configurável. Espera-se que existe pelo menos um sistema de director de nível, conhecido como administrador do sistema, e tinha características de macro-ambiente de configuração. Além da criação de usuários que podem acessar o sistema nesta figura é cobrado com a criação de organizações e seus gestores locais simplesmente chamado Admin. Cada administrador é diretamente responsável por sua organização, na medida do perfil de usuário e hierárquica de arquivamento: Tipos de Problemas Tipos de Práticas Atos de Tiplogie Fluxo de trabalho registros de protocolo Embora as organizações que representam mundos independentes, cada usuário pode ser configurado para acessar várias organizações com perfis diferentes. 1.4 Justificativa para arquivamento Como se sabe, as normas legais em documentos de arquivamento definir a validade de provas com base na autenticidade do documento, a saber: Deve ser emitido pelo autor declara que ele; Deve ter sido adulterado (documento físico em mídias tradicionais / fisicalidade diferente do documento digital); Não deve nunca ser quebrado os laços com todos os anexos que estão sujeitas às mesmas regras de documentos-chave; Deve ser submetida aos padrões de arquivamento de Conservação, Educação e Gestão; O registro é um serviço obrigatório em público, mas também em muitas organizações privadas, e é realizado por uma instalação normalmente referido como o Serviço de Protocolo. O processo de registro e arquivamento de documentos é necessária para lidar com escritos em um adequadas e legal sob a gestão dupla e tudo ou documentos de entrada e saída organização e, possivelmente, documentos relevantes apenas internamente. O serviço deve enumerar, classificar e armazenar todos os documentos produzidos pelo organismo, para permitir o processamento correto, a rápida recuperação da informação associada, sua autenticação e preservação. Transações e ferramentas de arquivamento previstas na regulamentação para garantir a autenticidade do documento são: Gravação de Protocolo> protocolo de registro; Assinatura> Protocolo selo / etiqueta; Page 7 of 11

Constituição dos registros documentais e agregações> diretório de arquivos; Sistema de Gestão Documental> armazenamento fluxo; A agregação dos documentos em arquivos e gestão de operação organizada estratégico e necessidades de arquivamento para fornecer em sua codificação, as seguintes informações: objeto, que é um resumo de texto ou acrônimo que descreveu com precisão o negócio a que se refere; O número de arquivos que é progressiva no nível divisional (objeto); ano de abertura; DO.MA. cumpre todas as funções desses legal e arquivamento do fator tempo na sua definição de exercício, ou seja, ano de criação. As regras observadas pelo sistema são as seguintes: Cada livro é classificado pela concatenação da sigla do tipo de afiliação com o exercício do tipo de adesão. Cada prática é classificada pela concatenação da sigla do tipo de afiliação com o exercício do tipo de adesão. Apenas para a duração do Admin pode adicionar / remover tipos de atos no tipo de prática, bem como inclusão / exclusão de tipos de práticas dentro do tipo de arquivo, enquanto que para os atos não há limitações que decorrem da integração de práticas restritivas. No final do ano, deixarão de ser adicionados / excluídos Tipos de Prática sobre o tipo de tipos de arquivo que age sobre o tipo de prática e que os atos podem ser adicionados sem limite no tempo. versionamento automático de ambos os Atos que quaisquer anexos. Em outras palavras, apesar da constância da gravação de uma escritura, DO.MA. permite digitalizar várias versões da mesma lei e um de seus anexos e preservando o histórico numerando-os gradualmente. Em síntese extrema, DO.MA. transforma cada arquivo Usuário de documentos e processos de negócios relacionados em um potencial que estes Arquivista e sem necessidade de habilidades específicas. Page 8 of 11

1.5 Log e Marcação O Protocolo relativo DOMA é composto pela concatenação dos seguintes elementos: Um acrônimo para um Protocolo de Registro Registrar Progressive para esse ano "/" (separador) Exercício Os registos do Protocolo não expira. Os Atos é aplicado em um "Insensível" uma representação particular do protocolo, chamado "Signature", composta pela concatenação dos seguintes elementos: Área Organizacional (Registrar Sigla) Progressive (7 dígitos) Data Logging (DD-MM-AAAA) Mais registros de protocolo pode ser definido dentro da mesma organização. Na fase de aquisição de um Bill, o sistema permite que você escolha entre protocolo diferente registros disponíveis para caracterizar o documento mínimo com os seguintes atributos: - Protocolo (gerado automaticamente pelo sistema). - Tipo Protocolo (Input / Output). - Organização do Autor. - Protocolo originador Ente. - Tipo de Lei (escolhidos de entre os definidos). - Assunto. - Anexos. O sistema fornece tanto a estática ea dinâmica de monitoramento de atividades articuladas pelos usuários. DO.MA. Siglas usadas para estabelecer apropriada nos termos dos tipos de problemas e práticas, e uma área Organizadora para cada protocolo de origem. As assinaturas do Protocolo DO.MA. Outros termos são "Falar" e conhecer o melhor das melhores práticas de Registro sistemas em uso no setor público e grandes empresas. Page 9 of 11

1.6 Rastreabilidade de Atos Em DO.MA. funcionalidade dos Atos de rastreabilidade é implementado tendo em conta as avaliações e configurações para cada usuário de modo que a segurança nunca é comprometida desenhado dentro de cada organização. Nos cenários utilizados na busca personalizado que você pode definir critérios diferentes, incluindo: a criação intervalo de datas / prática, os tipos de dossiers / actos e práticas, sujeito (parcial), originadores públicos, as instituições Protocolos originadores, endosso de pelo menos aquisição são os principais documentos de quaisquer anexos. Problemas de acesso - Atos> Busca Page 10 of 11

2 Arquitetura do Sistema 2.1 Introdução DO.MA. é acionado por nós na forma de um servidor web que já está operacional e pronto para ser colocado dentro de sua LAN corporativa: Black-Box. A máquina física está equipado com um s.o. Microsoft Windows Server 2008 R2, Microsoft IIS7 DBMS e Microsoft SQL Server 2008 Enterprise Edition. 2.2 Arquitetura do Sistema FULL WEB DO.MA. SERVER DO.MA. Application DO.MA. Webservice DO.MA. DBMS IIS 7 LAN / WAN FULL WEB gestão do multipage scanner com alto desempenho (TWAIN Tecnologia) Assinatura digital Page 11 of 11