Universidade de Brasília Departamento de Ciências Contábeis e Atuariais Disciplina: Auditoria 1 Prof: Wolney Resende de Oliveira Turma B. Planejamento dos Trabalhos de Auditoria Ana Carolina Araujo Catarina Flausino Daniel Ribeiro Solano Ulhoa
Introdução Neste presente trabalho, vamos mostrar alguns dos principais pontos que a auditoria deve considerar no Planejamento de seus trabalhos antes de aplicar as técnicas e procedimentos de auditoria em uma empresa. Contudo, para esclarecer melhor o planejamento da auditoria, começaremos com a definição de planejamento, mostraremos como ocorre o seu processo e o seu produto, que são os planos com os seus principais componentes. Feito isso, partiremos para mostrar alguns dos principais pontos no planejamento dos trabalhos da auditoria externa como: os seus objetivos,sua elaboração e revisão, como a auditoria vai adquirir os conhecimentos sobre a empresa auditada, mostraremos como é a previsão de horas que irá ser gasta nos seus trabalhos, um dos pontos mais importante é a identificação prévia de problemas na empresa, porque com isso serão identificados os problemas, que podem estar ocorrendo na empresa, com antecedência para não atrasar os trabalhos de divulgação da empresa, como obter a cooperação do pessoal da empresa nos seus trabalhos, pois diminui os custos da auditoria, e fecharemos com a importância da aplicação das técnicas de auditoria. O planejamento correto de um serviço de auditoria compreende a preparação de um plano de auditoria, o desenvolvimento de um programa de auditoria e a previsão de horas de trabalho, assim como a seleção de auditores e a distribuição de serviços entre eles.a fim de se efetuar um trabalho dentro de um sistema ordeiro, é necessário preparar programas, previsões de horas e quadros demonstrativos. O planejamento e a programação são tão importantes para os auditores quanto o conhecimento dos preceitos de contabilidade e os procedimentos da auditoria. O Sênior é responsável por fazer o planejamento que deve focar em seu objetivo.na maioria dos casos o planejamento descrito é executado com melhores resultados nos escritórios das empresas de auditoria. O planejamento adequado pressupõe a formulação do programa de auditoria.
Planejamento: É um processo administrativo que indica com precisão e antecipação o que as pessoas têm que fazer para alcançar as suas metas ou objetivos. Processo de Planejamento Tem três etapas, a saber: 1ª Entrada de Dados. 2ª Processo de Planejamento. 3ª Elaboração de Planos. 1ª Entrada de dados: São as informações sobre o presente ou passado ou futuro da organização, tanto de seu ambiente interno quanto externo. Entendimento do negócio da empresa, o seu sistema de informação, controle interno, sistema de informações contábeis, suas transações. Por meio de levantamento e pesquisa de documentos, entrevistas com os funcionários, aplicação de questionários. 2ª Processamento: significa transformar informações e/ou decisões. Elas são processadas por meio da interpretação do seu significado, identificação e avaliação de alternativas e escolha de um caminho a tomar ou um objetivo. Observa-se o controle interno da empresa para adquirir a entrada de dados, e depois avalia as possíveis falhas, determinação das alternativas para corrigi-las e uma escolha de um caminho a percorrer para sanar essa falha, isso seria o processamento das informações.
3ª Elaboração de Planos: É o resultado do processo de planejamento. O Plano é a inscrição das decisões escolhidas no processamento de dados de entrada. Ele contém pelo menos os seguintes elementos: 1º Objetivos 2º Curso de ação 3º Os meios de realização ou instrumentos de controle. 1ºObjetivos: São os resultados que se deseja atingir. Eles podem estender-se em outros intermediários, ou seja, por meio de um ponto de partida se atinge objetivos intermediários e depois o objetivo principal. Planejamento estratégico é o processo de definir objetivos e o operacional é determinar os meios de realização e de controle. 2º Curso de ação: para se atingir os objetivos são necessário que se estabeleçam os cursos ou caminhos de ação para ser seguido e executar ações como: fazer, elaborar, desenvolver, construir, realizar e aplicar os recursos para essas atividades como: tempo, espaço, instalações, pessoas, equipamentos e informações. 3º Instrumentos de controle e feedback: para avaliar se os objetivos estão sendo alcançados. O planejamento da auditoria é feito de uma forma continuada. Planejamento dos Trabalhos de auditoria Objetivos: Os objetivos do trabalho de auditoria são: Permitir a realização de exame adequado e eficiente
Facilitar o controle sobre o desenvolvimento do trabalho e sobre o tempo que se gasta nele; Estabelecer racionalmente a extensão dos diversos procedimentos de auditoria; Evitar a sobrecarga de trabalho. Os Objetivos do planejamento de auditoria podem ser atingidos com mais eficiência quando as idéias ou decisões relativas ao que fazer, como e por que fazer são convertidas em procedimentos de auditoria evidenciados por escrito na forma de programas. Esses programas possuem a finalidade de obter informações corretas que ajudem ao auditor a construir sua própria opinião, possuindo uma forma escrita de vários procedimentos de verificação a serem aplicados a certos elementos. OBS: O programa de trabalho deve ser visto como um guia para a realização e administração do trabalho e não como uma exigência formal. Elaboração Para que um programa de auditoria atinja seus objetivos de maneira eficiente, através de métodos adequados, é necessário um correto planejamento, baseado no negócio da empresa, no sistema de informações e ambiente de controle, na natureza de suas transações contábeis. O plano de auditoria deve ser tratado como documento de trabalho e modificado, quando necessário, no tempo das atividades de auditoria O preparo de um programa de auditoria deve passar por algumas fases básicas para atingir seu objetivo, tais como; 1. Analisar a natureza e a dimensão da entidade ou setor examinado, as regras, normas e o sistema de controle interno imposto pela administração e seus objetivos com o exame que será executado, ou seja, averiguar características ou circunstâncias que devem ser levadas em conta.
2. Deve-se saber como apreender tais características ou circunstâncias através de um estudo global que agregue todas as informações geradas em trabalhos anteriores, de uma avaliação de controles internos, de um conhecimento do ramo de atividade. 3. Estabelecer uma época ou ocasião adequada para ser efetuado o programa, preferencialmente na fase final do projeto dos trabalhos, após ter total conhecimento das operações por meio dos manuais de serviços ou elaboração de fluxogramas. 4. A responsabilidade do feito pode ser do devido profissional encarregado (gerente ou sênior), ou dos programas que podem ser feitos por elementos que farão o trabalho de campo revisado e aprovado pelo titular do departamento de auditoria. O objetivo do trabalho, os aspectos fundamentais de controle interno, os procedimentos de auditoria e o momento em que serão efetuados, a extensão dos trabalhos que se considera necessária para que o auditor conclua sobre eles, são alguns dos requisitos básicos que todo programa de auditoria deve ter. Etapas são cumpridas pelo auditor para que seu trabalho atinja um nível de excelência, chamadas de visitas de auditoria, com finalidades especificas: Visita de ínterim É a primeira visita do auditor. Ela começa após o balanço do exercício anterior (publicação das demonstrações contábeis, entrega de declaração do imposto de renda, assembléias de investidores). Ocorre entre maio e agosto, com a finalidade de testar e avaliar o sistema de controle interno, para garantir uma base da extensão, profundidade e oportunidade dos procedimentos de auditoria futuros. Os auditores procuram detectar problemas potenciais o mais cedo possível para evitar o acumulo de tarefas e horas extras em outras visitas, emitindo o parecer em um prazo próximo ao encerramento das demonstrações contábeis.
Esses profissionais executam durante a visita testes e avaliações dos sistemas de controle interno, de transações (receitas, despesas, compras), da folha de pagamento, das conciliações bancárias e de adesão a legislação fiscal, resumo das pautas de assembléia de investidores, de reuniões do conselho fiscal e de administração, da diretoria, contendo informações que possam influenciar as demonstrações contábeis e atualização da pasta permanente. Visita preliminar ou de pré-balanço É a segunda visita. Pode ocorrer entre novembro e dezembro, datas próximas ao termino do exercício. Possui o objetivo de preparar papeis de trabalho para o exame dos resultados finais, que constam nas demonstrações contábeis, gerando o poder ao auditor de desenvolver com o cliente alguns aspectos polêmicos ou controversos. O auditor faz solicitações de analises de contas com vista nos testes substantivos, acompanhamento de inventários, com vista no encerramento dos exercícios, circulação de contas ativas, passivas, empresas coligadas e controladas. Visita final É a visita decisiva com vista no processo de formação de opinião do auditor acerca do verdadeiro e correto exercício de demonstração contábil do cliente. Procura-se iniciá-la em data próxima ao encerramento do balanço, para minimizar possíveis erros. Com o objetivo de concluir os trabalhos o auditor faz a conciliação das respostas, testes nos resultados dos inventários e dos saldos finais, reconciliação bancaria para o ultimo mês do exercício, discussão preliminar do relatório de auditoria e do parecer e por fim a emissão do Parecer de Auditoria. Revisão É importante que os programas de trabalhos sejam constantemente revisados e adaptados as mudanças que ocorrem na organização e no contexto em que são aplicados para alcançarem seus objetivos.
O auditor deve considerar o esforço necessário aos benefícios que terá de proporcionar a seus trabalhos usando o seu julgamento para determinar mudanças que precisam de simples adaptações dos programas e as que necessitam de uma reformulação geral dos programas. Para que se consiga os objetivos de uma forma eficiente é necessário que o planejamento seja escrito, ou formular programas escritos de auditoria para determinar os procedimentos que estabeleceram o que fazer, como e porque fazer. Segundo as idéias ou decisões oriundas da execução do planejamento. Também deve ser escrito, pois ele não é uma exigência formal e sim o guia das realizações do trabalho. Como adquirir conhecimentos sobre a empresa auditada O auditor externo deve adquirir ou restabelecer conhecimentos sobre a empresa para que possa planejar e efetuar seu exame de acordo com as normas de auditoria geralmente aceita. Para obter esse conhecimento, deve estudar, principalmente, as seguintes áreas: Financeira Contábil Orçamentária Pessoal Fiscal e legal Operações Vendas Suprimentos
Contábil Princípios contábeis adotados na elaboração das demonstrações contábeis; Uniformidade, de um exercício social para outro, na aplicação desses princípios; Quando as demonstrações contábeis estarão prontas; Se as analises das contas estão sendo preparadas regularmente ao longo do ano Se forem ou estão sendo tomadas providencias para corrigir as irregularidades ou erros identificados nas análises das contas. Previsão de horas e esquema de trabalho A previsão de horas constitui uma parte essencial do trabalho de auditoria e deve ser usada como instrumento de controle na condução dos trabalhos. Nas auditorias de curta duração, a previsão de horas pode limitar-se a informação do numero total de horas. Entretanto, esse procedimento não é muito recomendável, ainda que seja utilizado em larga escala. A previsão de horas deve ser preparada com suficientes detalhes, a fim de que as variações possam ser notadas durante o curso do trabalho e não após o seu término. Se não pudermos notar imediatamente essas variações ficaremos incapacitados para observar as ineficiências, os efeitos de instruções inadequadas e de situações previsíveis, no momento oportuno, que o custo da auditoria será mais elevado do que originalmente calculado. Se, entretanto, notar que a previsão de horas esta crescendo excessivamente numa determinada área, é necessária solicitar ao cliente que forneça assistentes para ajudar na preparação de quadros demonstrativos e análises ou para realizar tarefas rotineiras de escritório. Uma outra vantagem na
preparação da previsão de horas com detalhes é determinar se está se gastando tempo demais em áreas de menor importância para auditoria, tais como caixa e despesas pré-pagas. O orçamento de horas é fundamental a um planejamento de trabalho, uma vez que estabelece um patamar de volume de tempo a ser despendido, a possibilidade do controle do andamento do trabalho e acompanhamento da confecção do serviço. É evidente que o orçamento de horas é apenas uma estimativa do tempo a ser despendido em um serviço, em condições normais. Entretanto, caso o auditor vislumbre a possibilidade de anormalidade decorrente de alguns fatores, é vital que esse fato seja considerado para efeito de orçamento de horas. O orçamento de horas observado em um trabalho realizado anteriormente pode servir de base para a preparação de novo orçamento; é indispensável observar que não se terá a medida exata em volumes atuais, pois vários fatores podem concorrer para modificar substancialmente aquela situação: pode ter ocorrido a reestruturação dos aspectos fundamentais de controle, o acréscimo ou decréscimo de operações, a utilização de sistemas computadorizados e outros. É recomendável que o auditor mantenha um controle rígido e permanente do andamento do trabalho, das horas efetivamente gastas, tendo em mente ainda, os tratamentos concluídos e os pendentes de realização. Assistência e colaboração da empresa em auditoria Na medida do possível, a assistência e a colaboração da empresa em auditoria permitem que o auditor possa concentrar-se em trabalhos mais profundos e que exijam maior poder de julgamento e análise, conquanto haja tarefas que possam ser singularmente praticadas por outras pessoas. É indispensável que haja em contínuo processo educativo das empresas em auditoria para exercerem determinadas tarefas, pois assim o auditor poderá
aprimorar a qualidade de seu serviço e reduzir o tempo gasto na auditoria. Uma vez que a empresa se predisponha a auxiliar, cabe ao auditor controlar e supervisionar as tarefas para que estas sejam atendidas nos prazos e na forma esperada sem perda de tempo e de eficiência por parte dos auxiliadores. Imbuído desse espírito, o auditor pode solicitar e obter a ajuda necessária, o que contribui para a redução de seu trabalho, ele planeja adequadamente o que irá necessitar durante o seu trabalho e as datas críticas em que tais itens devam estar concluídos. Assim, o preço de um serviço de auditoria para uma empresa não é barato. Portanto o auditor externo deve, sempre que possível, utilizar o pessoal da empresa para que seu serviço saia por um valor razoável. Exemplificando, o auditor externo poderia utilizar o pessoal da empresa nos seguintes serviços: Apanhar documentos nos arquivos da empresa; Preencher os papéis de trabalho de movimentação de contas de investimentos, Ativo Imobilizado, Ativo Diferido e Patrimônio Líquido; Preparar análise compondo os saldos das contas do Balanço Patrimonial; Reconciliar as cartas de confirmações de saldos de clientes e fornecedores com os registros da empresa Preparar os mapas de revisão analítica. O auditor externo deve fazer alguns testes para certificar-se de que esses serviços, feitos pelo pessoal da empresa, estão adequados. Pessoal envolvido
A determinação de pessoal a ser envolvido no trabalho faz parte do processo de planejamento, uma vez que possibilita, conhecendo-se as dificuldades e complexidades dos negócios da empresa auditada, definir a experiência necessária do pessoal que será utilizado no trabalho em si. É fundamental que todo o pessoal em auditoria seja treinado e capacitado profissionalmente para produzir o resultado esperado tecnicamente. Assim, a realização de um serviço de auditoria com a utilização única e exclusiva de auditores ainda não capacitados por um programa de formação técnica, ou a execução de um trabalho com a participação de auditores inexperientes de acordo com as dificuldades esperadas do trabalho, apresenta fortes indícios de que os objetivos do trabalho não sejam alcançáveis, inclusive com exames inconseqüentes por falta da experiência desses auditores. A equipe de trabalho deve estar, portanto, solidariamente treinada e capacitada para desenvolver as atividades e, principalmente, para manter a continuidade; deve haver uma mescla de pessoal experiente e em formação para permitir o treinamento continuado (receber e dar treinamento) e a orientação da execução do trabalho. Identificação Prévia de Problemas O planejamento da auditoria deve ser feito de uma forma a identificar os problemas com antecedência, assim dando tempo para a administração providenciar a solução para eles, para se evitar atrasos nas demonstrações financeiras. Dessa maneira o auditor deve providenciar os testes nas contas com possíveis problemas, identificados na análise do controle interno e da revisão analítica. Exemplos: 1) Falta de atendimento a novas normas contábeis emitidas pela CVM e/ou Ibracon;
2) Os princípios contábeis são apresentados sem uniformidade; 3) Novas transações registradas sem estar em concordância com os princípios fundamentais da contabilidade; 4) Erros nos procedimentos e cálculos; 5) Os impostos não recolhidos no prazo ou erros na sua aferição; 6) Provisões aferidas sem precisão, ou seja, elas podem estar altas ou baixas demais; 7) Erros nos registros de contas; 8) Transações registradas no regime de caixa; 9) Não atendimento das legislações recentes. Aplicação das técnicas de auditoria Com a adequada aplicação dos procedimentos da auditoria teremos uma acumulação de provas necessária para fundamentar a opinião do auditor. Depois de analisar e avaliar o controle interno o auditor decidirá o tamanho de seu trabalho, os procedimentos de auditoria, a sua data, o momento que irá aplicá-las e a combinação das técnicas, para fornecer as provas mais eficientes e com o menor tempo necessário. Durante a aplicação dos seus trabalhos o auditor deverá manter uma atitude profissional e independente e dentro da ética profissional. As suas opiniões devem ser expressas com a fundamentação em provas e documentos, sem interferência pessoal com as pessoas da empresa.
Conclusão Concluímos então para que a auditoria faça um bom trabalho é fundamental um bom planejamento e que este seja feito com antecipação para que tudo ocorra com eficiência, para assim se atingir os seus objetivos e também seja executado dentro do seu tempo previsto. Os produtos do planejamento, que são os seus planos, devem ser considerados como um documento que podem ser adaptado durante as várias fases do trabalho, por isso ele deve ser escrito, dessa maneira a auditoria terá mais transparência e eficácia. Esta é a etapa na qual o auditor estabelece a estratégia dos trabalhos que vão ser executados na empresa a ser auditada, por isso deve anteceder os seus trabalhos, estabelecendo dessa forma a sua natureza, a sua oportunidade e a sua extensão dos serviços de modo a tornar a auditoria mais eficaz, pois o planejamento é a exposição com precisão de seus trabalhos, para assim conseguir alcançar os seus objetivos.
Bibliografia: CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Prática. 3ª edição. São Paulo, Atlas, 2004 ATTIE, William. Auditoria: Conceito e Aplicações. 3ª edição. São Paulo, Atlas, 1998. MAXIMINIANO, Antonio César Amam. Introdução à administração. 6ª edição, revisado e ampliado. São Paulo, Atlas, 2004. SILVA, Adelfino teixeira da, Administração e Controle. 4ª edição. São Paulo, Atlas, 1998.