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Prezado Expositor, Este Manual foi elaborado para fornecer as orientações necessárias à participação e permanência das empresas expositoras no Expo Center Norte, durante a realização do XIX Congresso e Exposição Internacionais de Tecnologia da Mobilidade SAE BRASIL 2010. Nos diversos itens, estão apresentadas informações detalhadas sobre a estrutura e regras do evento, incluindo os serviços oferecidos pelas empresas oficiais contratadas. O respeito aos prazos estabelecidos neste Manual, bem como o conhecimento dos direitos e obrigações do EXPOSITOR, são fundamentais para garantir sucesso e tranqüilidade na realização do evento. Após a leitura deste Manual, ocorrendo dúvidas, contate a Promotora para esclarecimentos. Atenciosamente, Nydia Imai SAE BRASIL Coordenadora de Eventos Técnicos nydia.imai@saebrasil.org.br Tel.: 55 11 3287-2033 Ramal 109 2
ÍNDICE I. Check List Envio dos Formulários... 4 II. Informações Úteis... 5 a 6 A. Data do Evento... 5 B. Local do Evento... 5 C. Promotor... 5 D. Estacionamento... 5 a 6 III. Guia de Endereços e Telefones... 7 a 8 IV. Credenciamento... 9 a 10 A. Credenciais de Montagem e Desmontagem... 9 B. Credenciais do Expositor... 9 C. Credenciais do Staff Expositor... 9 D. Credenciais de Imprensa... 10 V. Benefícios... 11 A. Convites para a Exposição... 11 B. Diretório dos Expositores... 11 VI. Normas Gerais de Montagem... 12 a 14 A. Data e Horário de Funcionamento da Montagem... 12 B. Normas para Altura Máxima e Recuo Permitidos... 12 C. Carga Máxima Permitida... 12 D. Fechamento de qualquer face dos estandes... 12 E. Fixação e Manipulação de Materiais... 13 F. Jardins e Plantas... 13 G. Construção em Alvenaria / Madeira... 13 H. Projeção Horizontal... 13 I. Vias de Circulação... 13 J. Utilização de Equipamentos Elétricos... 13 K. Sinalização... 13 L. Gás... 14 M. Ar Condicionado... 14 N. Ar Comprimido... 14 O. Estruturas Aéreas... 14 P. Equipamentos de Proteção Individual - EPI... 14 VII. Montadoras Contratadas... 15 a 16 A. Termo de Responsabilidade... 15 B. ART... 15 C. Credenciamento e Autorização para Projeto de Decoração Especial... 15 D. Taxa Obrigatória de Limpeza... 15 E. Equipe de Montagem... 15 F. Transporte, Carga e Descarga de materiais e equipamentos... 16 G. Saída de Materiais e Equipamentos para a Exposição... 16 3
VIII. Energia Elétrica e Hidráulica... 17 a 18 A. Solicitação de Energia Elétrica... 17 B. Instalação Elétrica... 17 C. Tensão Elétrica... 17 D. Luminosos... 17 E. Recolhimento da Taxa de Energia Elétrica... 18 F. Pontos de Água / Esgoto... 18 IX. Serviços Oficiais... 19 a 24 A. Segurança... 19 B. Limpeza... 19 C. Agência de Turismo... 20 D. Locação de Coletores de Dados... 20 E. Locação de Empilhadeiras e Guindaste... 20 F. Transitário Oficial... 20 X. Normas Gerais durante o Evento... 21 a 23 A. Inauguração da Exposição... 21 B. Horário de Funcionamento da Exposição... 21 C. Entrada de Materiais... 21 D. Necessidades de obras nos estandes... 21 E. Segurança dos produtos expostos... 21 F. Extintores de Incêndio... 22 G. Demonstração com gelo seco... 22 H. Produtos Químicos e Derivados de Petróleo... 22 I. Sonorização... 22 J. Demonstração de produtos, distribuição de material promocional e venda de produtos... 22 L. Outros... 23 XI. Telefonia e Internet... 24 XII. Normas Legais... 25 a 26 A. Taxas Prefeitura Município de São Paulo... 25 B. Notas Fiscais Produtos Nacionais... 25 a 26 C. Direitos Autorais... 26 XIII. Coquetel e Banquete de Encerramento... 27 XIV. Normas de Desmontagem... 28 A. Datas e Horários de Funcionamento da Desmontagem... 28 B. Portões de Acesso para Retirada de Equipamentos e Materiais... 28 XV. Mapas... 29 a 30 A. Mapa de Acesso ao Expo Center Norte... 29 B. Mapa da Área de Exposição Pavilhão Azul... 29 4
I. CHECK LIST DOS FORMULÁRIOS Os Formulários indicados abaixo estão disponibilizados no site www.saebrasil.org.br, link Congresso SAE BRASIL, item Exposição, sub-item Manual do Expositor. Os formulários eletrônicos somente poderão ser preenchidos nos respectivos links (via internet). Os formulários em Word deverão ser preenchidos, salvos e enviados para o e-mail indicado no formulário. O não cumprimento dos prazos estabelecidos nos Formulários e/ou de outras exigências constantes no presente Manual isenta os promotores do evento de quaisquer responsabilidades por prejuízos eventualmente sofridos pelo Expositor e/ou pela Empresa Montadora. NÚMERO FORMULÁRIO DATA LIMITE 01 Credenciais de Montagem e Desmontagem Em definição 02 Credenciais do Expositor Em definição 03 Credenciais do Staff Expositor Em definição 04 Convites para a Exposição Em definição 05 Taxa de Limpeza Obrigatória durante a Montagem Em definição 06 Utilização de Pontos de Água / Esgoto Em definição 07 Termo de Responsabilidade Em definição 08 Credenciamento e Autorização para Decoração Especial Em definição 09 Saída de Equipamentos da Exposição Em definição 10 Consumo de Energia Elétrica Em definição 11 Solicitação de Empresa Oficial de Segurança Em definição 12 Credenciais de Segurança Próprio Em definição 13 Solicitação de Limpeza Oficial Em definição 14 Reserva de Hospedagem Em definição 15 Locação de Coletores de Dados Em definição 16 Solicitação de Pontos de Telefonia Em definição 17 Solicitação de Convites para o Banquete de Encerramento Em definição 18 Taxas da Prefeitura de São Paulo Em definição 19 Dados para Inserção no Diretório dos Expositores Em definição 5
II. INFORMAÇÕES ÚTEIS A. DATA DO EVENTO 05 a 07 de Outubro de 2010 B. LOCAL DO EVENTO Expo Center Norte Pavilhão Azul Rua José Bernardo Pinto, 333 Vila Guilherme 02055-000 São Paulo SP Tel.: (11) 6224-5900 Fax: (11) 6224-5969 Home Page: www.centernorte.com.br C. PROMOTOR SAE BRASIL Av. Paulista, 2.073 Ed. Horsa II Cj. 1003 Cerqueira César 01311-940 São Paulo SP Tel.: (55 11) 3287-2033 R. 109 Fax: (55 11) 3288-6599 Home Page: www.saebrasil.org.br e-mail: nydia.imai@saebrasil.org.br Contato: Nydia Imai D. ESTACIONAMENTO O estacionamento do pavilhão de exposições do Expo Center Norte é administrado pela PATROPI. As empresas montadoras, prestadores de serviços, visitantes e expositores, poderão adquirir credenciais de estacionamento de acordo com as normas abaixo: D. 1. ESTACIONAMENTO CARGA E DESCARGA: O acesso ao Pavilhão Azul para carga e descarga será na Rua Galatéia, Portão 3. Para o período de Montagem (de 01 a 04/10) e Desmontagem (07 a 09/10), os caminhões e utilitários não pagarão estadia no Estacionamento, porém o tempo de permanência é limitado conforme descrito abaixo: Caminhões até 20 toneladas: 12 (doze) horas = R$ 50,00 Carretas de 20 a 40 toneladas: 12 (doze) horas = R$ 100,00 Ônibus: 12 (doze) horas = R$ 50,00 Moto: 12 (doze) horas = R$ 10,00 Veículos simples: 12 (doze) horas = R$ 20,00 OBS: É proibida a permanência de veículo de passeio na área de carga e descarga, bem como de veículos de carga no interior dos pavilhões. 6
D.2. ESTACIONAMENTO EXPOSITORES: Os expositores poderão adquirir credenciais por um período equivalente aos dias do evento (de 05 a 07/10) com um desconto de 50% (cinqüenta por cento), portanto o valor de R$ 20,00 (Vinte Reais) passará a ser de R$ 10,00 (Dez Reais) por dia. Se necessário, será permitido adquirir credenciais com esse mesmo desconto para o período de montagem (de 01 a 04/10) e desmontagem (07 a 09/10). A credencial com desconto será limitada em 2 (duas) unidades por Empresa Expositora, independente da quantidade de estande ou metragem dos mesmos. O estacionamento está localizado na Rua José Bernardo Pinto, 300 - Portão 14. Não será permitido o acesso sem o cartão de proximidade e a credencial do veículo (credencial e o cartão deverão permanecer visíveis no interior do veículo). IMPORTANTE: O crachá de expositor deverá ser apresentado no ato da compra. D.3. ESTACIONAMENTO VISITANTES: O estacionamento de visitantes está localizado na Rua José Bernardo Pinto, 300 Portão 14. O preço do estacionamento de visitantes é de R$ 20,00 (Vinte Reais) para o período de 12 horas. IMPORTANTE: Os preços mencionados estarão sujeitos a alterações até a data do evento. Qualquer esclarecimento adicional poderá ser obtido através do tel. 11-2909-4488 ramal 448 com Márcia ou Vanessa. 7
III. GUIA DE ENDEREÇOS E TELEFONES SECRETARIA DO EVENTO JOY EVENTOS E PROMOÇÕES Contato: Renata Paiva R. Artur de Azevedo, 499 05404-011 São Paulo SP Tel.: 11-3082-6377 e-mail: saebrasil@joyeventos.com.br MONTADORA OFICIAL E LOCAÇÃO DE MOBILIÁRIO ORGANIZAÇÃO LUPATELLI LTDA. Contato: Maria Rita Affonso / Kelly Yoshii R. Indiana, 1.148 04562-002 São Paulo SP Tel./Fax: 11-3567-5540 / 11-5506-5524 e-mail: saebrasil@lupatelli.com.br Home Page: www.lupatelli.com.br ASSESSORIA DE IMPRENSA CIA. DE IMPRENSA ASSESSORIA E COMUNICAÇÃO Contato: Maria do Socorro Diogo / Estefania Basso R. Álvares de Azevedo, 210 Cj. 22 Centro 09020-140 Santo André SP Tel/Fax: 11-4435-0000 e-mail: msdiogo@companhiadeimprensa.com.br DIREITOS AUTORAIS ECAD ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO Av. Paulista, 171 3º Andar 01311-000 São Paulo SP Tel: 11-3287-6722 Fax: 11-3285-6790 Home Page: www.ecad.org.br AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL Em definição. TRANSITÁRIO OFICIAL Em definição. ENERGIA ELÉTRICA E HIDRÁULICA Em definição. 8
SEGURANÇA OFICIAL Em definição. INTERNET Em definição. LIMPEZA OFICIAL Em definição. BRIGADA DE INCÊNDIO Em definição. BUFFET OFICIAL Em definição. COLETORES DE DADOS QUALITY EVENTOS Contato: Marcelo R. Constantino de Souza 86 04605-000 São Paulo SP Tel: 11-5531-1900 E-mail: marcelo@qualityeventos.com.br 9
IV. CREDENCIAMENTO A. CREDENCIAL DE MONTAGEM E DESMONTAGEM É a credencial destinada ao funcionário da empresa montadora que irá transitar na área de exposição durante o período de montagem (01 a 04/10) e desmontagem (07 a 09/10) dos estandes. A credencial será fornecida pela SAE BRASIL e é pessoal e intransferível (os promotores se reservam o direito de apreensão e cancelamento por uso indevido). Não tem custo e a quantidade não é limitada. A credencial de montagem é pessoal e intransferível (a promotora se reserva ao direito de apreensão e cancelamento por uso indevido). A credencial de montagem e desmontagem poderá ser retirada no balcão do CAEX, localizado na entrada da área de exposição, a partir das 12h00 do dia 02/10 (Sábado). OBS: A montadora oficial fará a liberação de 3 (três) Credenciais de Manutenção para acesso ao pavilhão e estandes durante os dias de realização do evento (05 a 07/10), para eventuais reparos e consertos. As credenciais serão pessoais e intransferíveis. A solicitação deverá ser feita no balcão do CAEX durante o período de montagem. Aguarde informações sobre como solicitar as credenciais de montagem e desmontagem. IMPORTANTE: As montadoras contratadas somente serão liberadas para entrar no pavilhão e iniciar a montagem dos estandes após apresentarem os comprovantes das taxas (relativas ao estande) já quitadas. B. CREDENCIAL DO EXPOSITOR É a credencial destinada ao funcionário da empresa expositora e permite acesso a todos os eventos do Congresso (Apresentações Técnicas, Fóruns, Painéis, Conferências Temáticas) e visita à área de Exposição. Cada empresa expositora terá direito a 20 (vinte) Credenciais do Expositor, sem custo. Credenciais adicionais de Expositor poderão ser solicitadas diretamente à SAE BRASIL ao custo de R$ 125,00 (cento e vinte e cinco reais) cada. A credencial é pessoal e intransferível e dará acesso a montagem, realização e desmontagem do evento (01 a 09/10). A credencial poderá ser retirada a partir das 12h00 do dia 02/10 (Sábado) no balcão do CAEX ou diretamente no Credenciamento do evento a partir das 07h00 do dia 05/10 (Terça-Feira). Aguarde informações sobre como solicitar as credenciais de expositor. C. CREDENCIAL DO STAFF EXPOSITOR É a credencial destinada aos fornecedores e/ou prestadores de serviço contratados pela empresa expositora para os serviços de apoio, tais como recepção e buffet (garçons e copeiras). Permite livre circulação na área de exposição, porém o acesso aos eventos do Congresso (Apresentações Técnicas, Fóruns, Painéis, Conferências Temáticas) é restrito. Cada empresa expositora terá direito a 20 (vinte) Credenciais do Staff Expositor, sem custo. Credenciais adicionais do Staff Expositor poderão ser solicitadas diretamente à SAE BRASIL ao custo de R$ 125,00 (cento e vinte e cinco reais) cada. A credencial é pessoal e intransferível e dará acesso a montagem, realização (acesso somente a área de exposição) e desmontagem, ou seja, de 01 a 09/10. A credencial poderá ser retirada a partir das 12h00 do dia 02/10 (Sábado), no Balcão do CAEX ou diretamente no Credenciamento do evento a partir das 07h00 do dia 05/10 (Terça-Feira). Aguarde informações sobre como solicitar as credenciais de staff expositor. 10
NOTA: Esta credencial não poderá ser utilizada para o serviço de segurança próprio. D. CREDENCIAL DE IMPRENSA Os jornalistas, imprensa e assessores de imprensa convidados pelas empresas expositoras deverão dirigir-se ao Credenciamento do evento para retirar a sua credencial e, durante o evento, dirigir-se à Sala de Imprensa, localizada na exposição. 11
V. BENEFÍCIOS A. CONVITES PARA A EXPOSIÇÃO As empresas expositoras são classificadas de acordo com a metragem total de seus estandes e recebem como benefício convites para a área de exposição, na quantidade citada abaixo: Classificação Metragem Qtde. de Convites Ouro Acima de 50m² 2.000 Prata Até 49m² 1.200 Os convites serão postados pela Promotora, via correio, aos cuidados do Contato Principal informado pela própria empresa expositora. Ressaltamos que estes convites permitirão o acesso somente à área de exposição e painéis do Congresso SAE BRASIL 2010, exceto salas de apresentações de sessões técnicas. Aguarde informações sobre como solicitar convites adicionais. B. DIRETÓRIO DOS EXPOSITORES A SAE BRASIL disponibiliza em seu site um Diretório com informações gerais das empresas expositoras (contato, definição dos principais executivos, linha de produtos, principais clientes, etc.). Essas informações somente serão divulgadas caso as empresas expositoras permitam acessando e preenchendo o formulário próprio para tal finalidade. Para ter os dados divulgados, a empresa expositora deverá preencher o formulário disponível no Mapa Dinâmico da Exposição, no(s) respectivo(s) estande(s), disponível no site www.saebrasil.org.br, no link Exposição. As empresas expositoras que não cumprirem o prazo de preenchimento deste formulário não terão seus dados divulgados no Diretório dos Expositores vigente. 12
VI. NORMAS GERAIS DE MONTAGEM A. DATA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DA MONTAGEM 01/10/2010 12h00 às 21h00 02/10/2010 08h00 às 21h00 03/10/2010 08h00 às 21h00 04/10/2009 08h00 às 21h00 IMPORTANTE: A montagem dos estandes deverá ser totalmente finalizada até as 21h00 do dia 04/10, pois não teremos dobra na última noite. B. NORMAS PARA ALTURA MÁXIMA E RECUO PERMITIDOS B.1. Não é permitida a construção de mezanino ou andar superior, exceto de decoração, observando e respeitando sempre as alturas máximas. B.2. As alturas máximas permitidas para quaisquer elementos componentes do estande são consideradas a partir do piso do pavilhão e os recuos mínimos a partir do limite entre vizinhos das áreas locadas e deverão respeitar a tabela abaixo: ALTURA MÁXIMA Até 4,50 m RECUO MÍNIMO DO VIZINHO Sem recuo B.3. A altura máxima permitida para quaisquer elementos componentes dos estandes situados embaixo do mezanino, se houver, será de 3,80m, sem recuo. NOTA: As laterais dos estandes que tiverem altura superior a de seus vizinhos deverão ter o acabamento final em branco na parte de trás das paredes. C. CARGA MÁXIMA PERMITIDA NO PISO DO PAVILHÃO A carga máxima estática e dinâmica permitida será de 3.500 Kg/m 2. D. FECHAMENTO DE QUALQUER FACE DOS ESTANDES ILHAS As paredes cegas de fechamento somente poderão ser construídas desde que respeitado o limite máximo de 30% da metragem linear de cada face. Acima dos limites permitidos só serão aceitas paredes de vidro, com a devida sinalização de segurança (ex: tarjas coloridas; grafismo; aplicação de logomarca etc.), sem qualquer tipo de aplicativos que tirem a visibilidade interna do estande. 13
E. FIXAÇÃO E MANIPULAÇÃO DE MATERIAIS Não será permitido lixar, pintar, colar, fazer furos ou aplicar quaisquer materiais que causem danos às paredes, pisos e estrutura do pavilhão onde se realiza o evento, seja pelo contato direto ou pela ocorrência de poeira. F. JARDINS E PLANTAS Jardins, flores e plantas ornamentais deverão estar acondicionadas em recipientes impermeáveis e protegidos por plásticos, de forma a não causarem vazamentos que possam danificar o material da montadora, estandes de expositores vizinhos e o piso do pavilhão. G. CONSTRUÇÃO EM ALVENARIA/MADEIRA Estão terminantemente proibidas quaisquer construções em alvenaria ou similares. O EXPOSITOR que preferir construção em madeira deverá levar o estande totalmente acabado, somente para ajustes. H. PROJEÇÃO HORIZONTAL A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem, da decoração ou de produtos expostos deverá estar contida nos limites da área do estande. Não serão permitidas quaisquer projeções sobre as vias de circulação ou estandes vizinhos. I. VIAS DE CIRCULAÇÃO As vias de circulação não poderão servir para depósito de materiais, ferramentas e produtos a serem utilizados nos estandes. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do EXPOSITOR. NOTA: A partir das 21 horas do dia 04 de outubro de 2010, a PROMOTORA poderá proceder a retirada dos materiais e equipamentos que estiverem nas vias de circulação, sem prévia consulta aos proprietários e, sem responsabilizar-se por perdas ou danos durante a guarda dos mesmos. Caso esta operação seja efetuada, a PROMOTORA fará a cobrança da retirada dos materiais no valor de R$ 2.000,00 (Dois mil reais) por volume. J. UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS ELÉTRICOS É terminantemente proibida a utilização de furadeira, serra elétrica, compressor para pintura e lixadeira elétrica durante a realização da montagem dos estandes. Todo estande que necessite utilizar esses recursos deverá ser levado pronto para o pavilhão (lixado, maciado e pintado). K. SINALIZAÇÃO A sinalização do evento é de exclusiva responsabilidade da PROMOTORA, que providenciará mapas, setas indicativas, placas, etc. Os expositores têm ação exclusivamente sobre seus estandes, de acordo com as regras gerais da montagem. 14
L. GÁS Não é permitida a utilização de botijões de gás tipo G.L.P., qualquer tipo de gás inflamável, materiais e substâncias de fácil combustão, ou explosivos de qualquer natureza no interior dos pavilhões do Expo Center Norte. M. AR CONDICIONADO O pavilhão do Expo Center Norte possui ar condicionado portanto os expositores não poderão instalar equipamentos individuais de ar condicionado nem captar ar refrigerado do duto central para os seus estandes. N. AR COMPRIMIDO O pavilhão do Expo Center Norte não possui compressor de ar comprimido. O. ESTRUTURAS AÉREAS É terminantemente proibida a fixação ou colocação de materiais na estrutura aérea do pavilhão. P. EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL EPI Os empregados e/ou contratados das empresas montadoras/expositoras deverão utilizar os equipamentos EPI s adequados aos riscos do ambiente de trabalho de montagem e desmontagem dos estandes. Estes equipamentos deverão estar em perfeito estado de conservação, utilização e funcionamento, garantindo a total segurança dos trabalhadores e demais pessoas que irão se encontrar no local de montagem. É obrigação de cada empresa montada / contratada providenciar todos os equipamentos necessários. 15
VII. MONTADORAS CONTRATADAS O projeto de montagem do estande e demais informações deverão ser enviadas à Montadora Oficial até o prazo estipulado, para que esta faça a análise e aprovação. Abaixo seguem as instruções para o envio do projeto e formulários referente à montagem. OBS: As montadoras contratadas somente serão liberadas para entrar no pavilhão e iniciar a montagem dos A. TERMO DE RESPONSABILIDADE estandes se estiverem com as taxas já quitadas. A. TERMO DE RESPONSABILIDADE O termo de responsabilidade deverá ser preenchido pela empresa montadora contratada e enviado à Montadora Oficial do evento. Aguarde informações sobre como enviar o Termo de Responsabilidade. B. ART ANOTAÇÕES DE RESPONSABILIDADE TÉCNICA Todos os projetos construídos após aprovação da Montadora Oficial deverão ser acompanhados de ART (Anotações de Responsabilidade Técnica) devidamente quitada em banco, registrando todas as características técnicas do projeto, demanda prevista e período de utilização. Aguarde informações sobre como enviar a ART Anotações de Responsabilidade Técnica. C. CREDENCIAMENTO E AUTORIZAÇÃO PARA PROJETO DE DECORAÇÃO ESPECIAL O projeto de decoração do estande deverá ser enviado para análise e aprovação da Montadora Oficial. Aguarde informações sobre como enviar o projeto de decoração especial do estande. IMPORTANTE: A não entrega do formulário em tempo hábil poderá acarretar no veto da montagem. D. TAXA OBRIGATÓRIA DE LIMPEZA (DURANTE MONTAGEM E DESMONTAGEM) A promotora cobrará das montadoras contratadas uma taxa para manutenção e limpeza das áreas de circulação, durante a montagem (01 a 04/10) e desmontagem (08 a 09/10), com valor em definição. Aguarde informações sobre como emitir a cobrança para pagamento da Taxa de Limpeza Obrigatória (durante Montagem e Desmontagem). E. EQUIPE DE MONTAGEM Os profissionais que irão trabalhar na montagem e desmontagem do evento não poderão estar sem camisa ou calçar chinelos ou sandálias. 16
F. TRANSPORTE, CARGA E DESCARGA DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Todo o transporte de material e/ou equipamentos utilizados na realização do evento deverá ser realizado pelo expositor. O acesso para carga e descarga de materiais e/ou equipamentos dos caminhões e /ou carros será realizada da Rua Galatéia Portão 3. A entrada dos caminhões nas áreas de carga e descarga se dará conforme a ordem de chegada. É obrigatória a permanência do motorista no interior do veículo. A responsabilidade no recebimento de materiais e equipamentos é da empresa expositora, portanto a SAE BRASIL, Montadora Oficial e Expo Center Norte não farão o recebimento de materiais destinados aos expositores e montadoras contratadas. OBS: É proibida a permanência de veículo de passeio na área de carga e descarga, bem como de veículos de carga no interior dos pavilhões. G. SAÍDA DE EQUIPAMENTOS DA EXPOSIÇÃO A empresa oficial de segurança do evento (em definição) registrará os materiais e equipamentos dos expositores na saída / desmontagem do evento, através de uma listagem, para fins de controle e segurança. 17
VIII. ENERGIA ELÉTRICA E HIDRÁULICA A. SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA A empresa responsável pela distribuição da carga elétrica solicitada para cada estande está em definição. Caberá ao expositor informar criteriosamente a quantidade de KVA necessária aos seus equipamentos e iluminação do estande para que a empresa fornecedora providencie a distribuição necessária.. Aguarde informações sobre como solicitar energia elétrica para o estande. B. INSTALAÇÃO ELÉTRICA Por razões de segurança técnico operacional, a Promotora é responsável exclusivamente pelo suprimento e conexão de energia desde os quadros de distribuição de eletricidade existentes no Expo Center Norte até o quadro de distribuição elétrica de cada estande. Caberá ao expositor ou montadora complementar a instalação e distribuição elétrica no estande, provendo a entrada de energia com chave geral e com proteção compatível a solicitação de energia elétrica. As chaves gerais e demais dispositivas de proteção dos circuitos elétricos deverão estar acondicionadas em quadros de chapa metálicos, com porta, fixados em local de livre acesso a equipe de manutenção da Promotora, mesmo fora do horário de funcionamento do evento. De acordo com as exigências do Expo Center Norte, os Expositores e Montadoras se obrigam a aterrar os estandes construídos em estrutura metálica, seja ferro ou alumínio, conectado ao fio terra que se encontra junto ao ponto de entrada de energia, visando impedir choques elétricos. C. TENSÃO ELÉTRICA A energia elétrica será fornecida em unidade de KVA não fracionada 380V trifásico neutro e terra, 220 monofásico, 60 HZ, pelo período do evento. As lâmpadas e demais equipamentos deverão ter obrigatoriamente tensão de funcionamento 220V monofásico. Para aparelhos com tensão 110 V o expositor ou montadora deverão providenciar o respectivo transformador. D. LUMINOSOS A instalação de luminosos à base de neon ou outros tipos é considerada parte do projeto do estande, portanto deverá ser igualmente submetida à aprovação da Montadora Oficial. Os luminosos não poderão ultrapassar o limite da área locada, deverão ser protegidos integralmente e não poderão oferecer perigo de qualquer espécie a visitantes, expositores, estandes ou ao Expo Center Norte. As peças luminosas, reatores e constituintes do quadro elétrico do luminoso não poderão ser encostados na montagem básica. 18
E. RECOLHIMENTO DA TAXA DE ENERGIA ELÉTRICA O valor do KVA, durante os três dias do evento, será informado em breve. Nos cálculos, as frações de KVA apuradas deverão ser arredondadas para cima, a fim de evitar falta de energia elétrica no estande. As empresas expositoras ficarão responsáveis pelo pagamento total de KVA solicitados. Exemplo: KVA Total Preço por KVA (R$) Total a pagar (R$) 10,0 X R$ 220,00 R$ 2.200,00 A cobrança para pagamento desta taxa será emitida através de boleto bancário, que deverá ser impresso via internet no ato do preenchimento do formulário eletrônico. Após a identificação do pagamento, a SAE BRASIL fará a emissão de recibo no valor das taxas. OBS: Recomendamos que a demanda de energia elétrica seja avaliada por um técnico para evitar erro no cálculo da unidade requerida e que sejam utilizados estabilizadores de tensão para equipamentos que necessitem de energia estabilizada e no breaks. F. PONTOS DE ÁGUA/ESGOTO Os estandes que possuem ponto de água/esgoto poderão solicitar a habilitação para uso. O valor da utilização deste ponto, durante os três dias de realização do evento, está em definição. Este valor não inclui a instalação de qualquer aparelho (pia, torneira, etc). Aguarde informações sobre como solicitar a habilitação do ponto de água/esgoto do estande. NOTA: Antes de fazer a solicitação do ponto de água/esgoto, a sua empresa deverá checar se o(s) estande(s) possui(em) ponto disponível para a instalação. Esta informação consta na proposta de patrocínio enviada à sua empresa. 19
IX. SERVIÇOS OFICIAIS A. SEGURANÇA A empresa de segurança oficial do evento está em definição. O valor cobrado por hora/homem será informado em breve. A.1. SEGURANÇA PRÓPRIO Caso a empresa expositora queira contratar os serviços de um segurança que não seja da empresa oficial do evento, deverá adquirir a credencial específica para segurança, cujo valor é de R$ 385,00 (Trezentos e Oitenta Reais) por credencial. Aguarde informações sobre como solicitar a Credencial de Segurança Próprio. As credenciais de segurança próprio poderão ser retiradas no Balcão do CAEX, a partir das 12h do dia 02/10 ou diretamente no Credenciamento a partir do dia 05/10. NOTA: Segundo Lei 8.863/94 e 9.017/95 e Portaria 992/95 da Delegacia da Polícia Federal, referente ao controle de segurança privada, é proibida a contratação de seguranças e vigilantes sem a documentação exigida por este órgão. Portanto, a empresa que utilizar pessoal do quadro funcional próprio nos eventos, estande de feiras e exposição, deverá possuir uma autorização expedida pela DELESP sob pena de estar sujeita às penalidades previstas por Lei. Documentos exigidos: 01 (uma) cópia simples dos documentos da empresa contratada, 01 (uma) carta em papel timbrado contendo o nome do profissional contratado e do estande no qual o serviço será prestado, 01 (uma) cópia simples do certificado de segurança da empresa contratada, 01 (uma) cópia simples da autorização de funcionamento da empresa contratada, 01 (uma) cópia simples da folha de registro do profissional contratado, 01 (uma) cópia simples do comprovante do curso de formação de vigilante e reciclagem, 01 (uma) cópia simples do RG e CPF do profissional contratado, 01 (uma) cópia simples do atestado de antecedentes criminais (online). Os documentos acima mencionados deverão ser encaminhados para análise da empresa oficial de segurança, cujo contato consta no Guia de Endereços e Telefones deste Manual. IMPORTANTE: A Promotora fiscalizará constantemente os crachás de segurança nos estandes e se reserva a solicitar a documentação acima sempre que for necessário. B. LIMPEZA A contratação do serviço de limpeza é opcional e quando desejada, poderá ser feita diretamente com a empresa oficial de limpeza, ainda em definição. Aguarde informações sobre como solicitar a contratação de limpeza durante o evento. NOTA: A contratação do serviço da empresa oficial não é obrigatória, portanto as empresas expositoras poderão contratar o serviço de outras empresas, a seu critério. Neste caso, os profissionais que prestarão o serviço deverão utilizar o crachá de Staff Expositor (vide página 9 deste Manual). 20
C. AGÊNCIA DE TURISMO Aguarde informações sobre hotéis e agência de turismo do evento. D. LOCAÇÃO DE COLETORES DE DADOS A locação de coletores de dados para o controle da visitação ao seu estande poderá ser feita através da empresa oficial, a QUALITY EVENTOS. O coletor é utilizado para armazenar o código de barras presente nos crachás de todos os visitantes da exposição que passarem pelo seu estande. Após a realização do evento, um banco de dados será encaminhado via e-mail pelo fornecedor. O custo da locação está em definição. No ato da retirada dos equipamentos serão fornecidas as instruções de uso. A operação do aparelho é simples e pode ser feita por funcionário(a) ou recepcionista do estande, ficando o custo dessa mão-de-obra por conta do expositor. Para fazer a reserva do seu coletor, basta contatar: QUALITY EVENTOS Contato: Marcelo R. Constantino de Souza 86 04605-000 São Paulo SP Tel: 11-5531-1900 E-mail: marcelo@qualityeventos.com.br E. LOCAÇÃO DE EMPILHADEIRAS E GUINDASTES OFICIAL Aguarde informações sobre a locação de empilhadeiras e guindastes. F. TRANSITÁRIO OFICIAL Aguarde informações sobre o serviço de transitário oficial. 21
X. NORMAS GERAIS DURANTE O EVENTO A. INAUGURAÇÃO DA EXPOSIÇÃO A inauguração oficial da exposição acontecerá às 08h00 do dia 05/10/2010. Durante a inauguração e visita oficial à exposição, prevemos a participação da imprensa e autoridades. Assim, recomendamos que as empresas expositoras convidem seus profissionais do mais alto nível hierárquico ligado à engenharia da mobilidade para participar da inauguração oficial. NOTA: O estande deverá estar obrigatoriamente finalizado até as 21h00 do dia 04/10/2010 sem que haja a necessidade de limpeza ou retoque. B. HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DA EXPOSIÇÃO 05/10/2010 12h00 às 20h30 (*) 06/10/2010 12h00 às 20h30 07/10/2010 12h00 às 19h30 NOTA: (*) No dia 05/10, a exposição estará aberta das 08h00 às 12h00 exclusivamente para autoridades e convidados. A partir das 12h00, estará aberta ao público em geral. C. ENTRADA DE MATERIAIS DURANTE OS DIAS DE REALIZAÇÃO DO EVENTO Durante a realização do Congresso, a entrada de mercadorias somente será permitida nos horários abaixo mencionados, respeitando-se as regras de entrada e saída de mercadoria impostas pelo Expo Center Norte. 05/10/2010 07h00 às 07h30 06/10/2010 07h00 às 11h00 07/10/2010 07h00 às 11h00 IMPORTANTE: Essas mercadorias deverão ser transportadas por um responsável e não poderão ser transportados através de carrinhos ou qualquer outro meio que proporcione contato direto no chão. D. NECESSIDADE DE OBRAS NOS ESTANDES Não serão permitidas obras nos estandes durante o horário de funcionamento do evento. Caso as mesmas sejam imprescindíveis, a autorização deverá ser solicitada à Promotora, que determinará o horário conveniente. E. SEGURANÇA DOS PRODUTOS EXPOSTOS Caberá a cada EXPOSITOR providenciar o seguro de seus produtos em exposição (móveis e afins) contra riscos de qualquer espécie. A PROMOTORA não será responsável pelo ressarcimento de quaisquer valores para a cobertura de custos de produtos, móveis e afins, em quaisquer ocorrências. 22
F. EXTINTORES DE INCENDIO Conforme Portaria 2314/78 Nº. 23 do Ministério do Trabalho é obrigatório o uso de extintor de incêndio em todos os estandes: a cada 28 m² deverá ser colocado 1 (um) extintor de incêndio de no mínimo 4 kg de pó químico seco (PQS). Aguarde informações sobre locação dos extintores de incêndio. Os estandes que não utilizarem extintores de incêndio poderão ser embargados pela fiscalização. NOTA: Extintores de automóvel não poderão ser utilizados. G. DEMONSTRAÇÃO COM GELO SECO Não serão permitidas demonstrações que causem efeito de fumaça ou qualquer outro efeito que possa gerar situações de pânico ou colocar em risco a segurança dos presentes no ambiente da exposição. H. PRODUTOS QUÍMICOS E DERIVADOS DE PETRÓLEO Não será permitida a utilização de produtos derivados de petróleo e/ou derivados químicos sobre o piso do pavilhão. I. SONORIZAÇÃO No interior do estande somente será permitido o uso de som, música ou emissão de ruído de qualquer natureza, observando-se o limite máximo de 80 db, de forma a não perturbar o bom andamento da exposição. O expositor que não respeitar o limite máximo permitido poderá sofrer interdição do estande e estará sujeito a aplicação de multa no valor de R$ 2.500,00 (Dois mil e quinhentos reais). Somente a PROMOTORA poderá manter o serviço de alto falante para o evento, decidindo as mensagens a serem divulgadas. Estão terminantemente proibidas as demonstrações sonoras irradiadas para as vias de circulação da exposição, bem como o uso de amplificadores de som para mensagens de vendas e outras promoções. Os expositores que realizarem programa musical (música ambiente) deverão pagar taxas correspondentes aos Direitos Autorais (vide página 24 deste Manual). J. DEMONSTRAÇÃO DE PRODUTOS, DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL PROMOCIONAL E VENDA DE PRODUTOS Fica terminantemente proibida a implantação de pontos de demonstração de produtos bem como a colocação de faixas e painéis, nas vias de circulação do evento, sem autorização expressa da PROMOTORA. Não será permitida também a venda ou anúncio da venda (publicidade) de qualquer produto no ambiente da exposição. A distribuição de brindes, amostras, folhetos, catálogos, etc. somente serão permitidos dentro do limite da área dos estandes. 23
L. OUTROS Não recomendamos a livre distribuição de bebidas alcoólicas nos estandes durante a realização do evento. Recomendamos atenção nas vestimentas/uniformes dos(as) prestadores(as) de serviços nos estandes, apara evitar demasiada exposição e constrangimento perante visitantes. 24
XI. TELEFONIA E INTERNET Em definição. 25
XII. NORMAS LEGAIS A. TAXAS PREFEITURA MUNICÍPIO DE SÃO PAULO A Prefeitura do Município de São Paulo exige que cada estande de um evento setorial possua a licença para estabelecimento, uma segunda licença para a taxa de fiscalização de anúncio e a terceira licença para a taxa de distribuição de brindes, folhetos, panfletos e etc. Para atender a legislação em vigor (conforme leis 13.474 e 13.477 de 30/12/2002), a Promotora fará o pagamento total das taxas de todos os estandes e cada expositor deverá efetuar o pagamento relativo às taxas de seu estande. Aguarde informações sobre valores das taxas da Prefeitura e como emitir a cobrança bancária relativa. TAXA TFE Taxa de Fiscalização de Estabelecimento TFA Taxa de Fiscalização de Anúncios Taxa de Distribuição de Brindes, Folhetos, Panfletos VALOR TOTAL VALOR Em definição Em definição Em definição Em definição Em função da necessidade de apresentação do comprovante de recolhimento das taxas junto a Prefeitura, os expositores deverão efetuar o pagamento das taxas até a data limite (em definição). A cobrança para pagamento será emitida através de boleto bancário, que deverá ser impresso via internet no ato do preenchimento do formulário eletrônico. Após a identificação do pagamento, a SAE BRASIL fará a emissão de recibo no valor das taxas. Aguarde informações sobre como emitir a cobrança da Taxa Obrigatória da Prefeitura Municipal de São Paulo. B. NOTAS FISCAIS DE PRODUTOS NACIONAIS Todas as notas fiscais referentes ao envio dos materiais para exposição no evento devem ser obrigatoriamente emitidas em nome da própria empresa expositora, com o seu CNPJ e Inscrição Estadual. Em hipótese alguma deverá ser emitida em nome da Promotora (SAE BRASIL) ou do Expo Center Norte, os quais se isentam de qualquer responsabilidade. No corpo da Nota Fiscal, deverá constar a seguinte observação: As mercadorias destinam-se a exposição no XVIII Congresso e Exposição Internacionais de Tecnologia da Mobilidade SAE BRASIL 2009, no período de 06 a 08 de outubro de 2009, no Expo Center Norte - Pavilhão Azul. Nos espaços próprios discriminar as quantidades de produtos e respectivos valores unitários e totais. As notas fiscais deverão ser preenchidas de acordo com o Estado onde se situa o remetente, conforme descrições abaixo: SÃO PAULO Natureza da Operação = Remessa para exposição (Cód. 5.914) ICMS com isenção do imposto de acordo com o artigo 33, Anexo I, do Decreto nº 45.490/2000. OUTROS ESTADOS Natureza da Operação = remessa para exposição (Cód. 6.914) ICMS com isenção do imposto ICMS suspenso conforme convênio ICMS nº 30 de 13/09/90. IPI com suspensão do imposto de acordo com o 26
Para retorno dos produtos, as empresas expositoras deverão emitir Nota Fiscal de Entrada, com os seguintes dizeres: Retorno de mercadorias destinadas à exposição no XVIII Congresso e Exposição Internacionais de Tecnologia da Mobilidade SAE BRASIL 2009, no período de 06 a 08 de outubro de 2009, no Expo Center Norte - Pavilhão Azul. SÃO PAULO Natureza da Operação = Retorno (Cód. 1.914) OUTROS ESTADOS Natureza da Operação = Retorno (Cód. 2.914) Para outras informações, contatar diretamente o Posto Fiscal (Al. Barão de Limeira, 1.138 Campos Elíseos, tel. 11-3326-9276). C. DIREITOS AUTORAIS As empresas expositoras que utilizarem programas musicais (música ambiente) deverão providenciar o recolhimento das taxas correspondentes aos Direitos Autorais junto ao ECAD. O ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) é uma sociedade civil de natureza privada instituída pela Lei Federal nº 5.988/73, criada pelas associações de titulares de direitos autorais e conexos e mantida pela atual Lei de Direitos Autorais Brasileira 9.610/98. O recolhimento da taxa ECAD poderá ser feita conforme instruções abaixo: Acessar o site: www.ecad.org.br, no item Formulários, sub-item Coleta de Dados e Formulário Coleta de Dados para Execução Pública Musical. Instruções para preenchimento: Item Dados do Responsável pelo Evento: Incluir os dados da empresa expositora; Item Representante Legal: Incluir os dados do responsável na empresa expositora; Item Dados do Evento: Incluir os dados citados abaixo: Nome do Evento: XVIII Congresso e Exposição Internacionais de Tecnologia da Mobilidade SAE BRASIL 2009 Tipo de Evento: Congresso e Exposição Data e Horários: favor verificar informações neste Manual Forma de Utilização: de acordo com a sonorização escolhida pelo expositor Com Cobrança / Sem Cobrança: Selecionar o item Sem Cobrança de Ingresso Dados do Local de Realização: Razão Social: Center Norte S/A Construção, Empreendimentos, Administração e Participação CNPJ: 45.246.402/0001-09 Nome Fantasia: Expo Center Norte Endereço: Rua José Bernardo Pinto, 333 Bairro: Vila Guilherme Cidade: São Paulo UF: SP CEP: 02055-000 Tel/Fax: (11) 6224-5900 Área Sonorizada: Incluir o nº do estande O formulário deverá ser impresso e enviado ao ECAD mais próximo de sua região (verificar no site www.ecad.org.br). Em caso de dúvidas e demais esclarecimentos favor contatar o ECAD, conforme dados descritos no Guia de Endereços e Telefones. 27
XIII. COQUETEL E BANQUETE DE ENCERRAMENTO O Coquetel e Banquete de Encerramento será realizado no dia 07 de Outubro, às 19h30, no Pavilhão Azul do Expo Center Norte, situado à Rua José Bernardo Pinto, 333 Vila Guilherme, São Paulo, SP. O valor integral de cada convite para o Banquete de Encerramento está em definição. O expositor classificação ouro terá direito a adquirir até 10 (dez) convites com 50% de desconto. O expositor classificação prata terá direito a adquirir até 10 (dez) convites com 20% de desconto. O expositor classificação bronze terá direito a adquirir até 05 (cinco) convites com 20% de desconto. Aguarde informações sobre como solicitar os convites prioritariamente. NOTA: Os convites são limitados e serão vendidos enquanto houver disponibilidade. Os expositores têm prioridade para compra até o dia 01/09. IMPORTANTE: Os convites serão vendidos individualmente. As mesas fechadas ou identificadas com o nome das empresas é benefício exclusivo das empresas patrocinadoras do Coquetel e Banquete de Encerramento. 28
XIV. NORMAS DE DESMONTAGEM A. DATAS E HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO DA DESMONTAGEM Data: 07/10/2010 (Quinta-feira) Horário: das 20h00 até as 23h00 Permitido: Somente a desmontagem e retirada dos materiais leves do expositor (computadores pessoais, peças de pequeno porte, equipamentos e acessórios leves, etc.). Data: 08 e 09/10/2010 (Sexta-feira) Horário: das 00h00 (do dia 08/10) até as 12h00 (do dia 09/10) Permitido: Somente a desmontagem e retirada das estruturas do estande (painéis, tablados, tapumes, etc.). B. PORTÕES DE ACESSO PARA RETIRADA DE EQUIPAMENTOS E MATERIAIS NOTA: As montadoras deverão ter os seus estandes totalmente desmontados e retirados do pavilhão até as 12h00 do dia 09/10/2009 (Sábado). Se os materiais e equipamentos não forem retirados até o prazo estipulado, será cobrada multa no valor de R$ 350,00 por m 2. Ao retirarem os materiais do pavilhão, por favor, não obstruam as ruas. Para a retirada dos materiais e equipamentos os expositores e montadoras deverão utilizar o acesso de carga e descarga na Rua Galatéia, Portão 3. 29
XV. MAPAS DE LOCALIZAÇÃO A. ACESSO AO EXPO CENTER NORTE Expo Center Norte Pavilhão Azul Rua José Bernardo Pinto, 333 Vila Guilherme CEP 02055-000 São Paulo SP Tel.: (11) 6224-5900 Fax: (11) 6224-5969 Home Page: www.centernorte.com.br 30
B. ÁREA DE EXPOSIÇÃO (PAVILHÃO AZUL) 31