Gestão da Informação e do Conhecimento Aula 06 A administração da ambiguidade: as organizações como comunidades criadoras de significado Prof. Dalton Martins dmartins@gmail.com Gestão da Informação Universidade Federal de Goiás
O que veremos nessa aula A natureza da criação de significado organizacional; Processos organizacionais de criação de significado; Ideias compartilhadas: consenso e cultura; Busca e uso da informação na criação de significado.
A natureza da criação de significado organizacional A criação de significado é social; Toda criação de significado é feita em grupos; Mesmo quando parece estar sozinha, a pessoa cria significado levando em conta as reações de outros que não estão fisicamente presentes, mas que serão afetados ou cujas reações serão importantes; Quase sempre, a criação de significado ocorre em grupos de pessoas envolvidas em conversas, que se tornam o meio da construção social.
A natureza da criação de significado organizacional Reunindo as várias discussões sobre criação de significado apresentadas na literatura, Weick identifica sete propriedades que fazem da criação de significado um processo organizacional. Nesse sentido, a criação de significado é vista como um processo: Fundado na construção de uma identidade; Retrospectivo; Interpretativo de ambientes perceptíveis; Social; Contínuo; Focado em e por pistas extraídas; Governado mais pela plausibilidade do que pela precisão.
A natureza da criação de significado organizacional A criação de significado é contínua: nunca começa ou termina, mas é um fluxo contínuo de atividades e projetos que constituem a vida da organização. Dessa corrente contínua, as pessoas isolam pacotes de experiência para rotulação e reflexão, e a maneira como elas fazem essa seleção baseia-se no destaque induzido por determinadas atividades ou projeto em que elas estão trabalhando no momento. Embora seja contínua, a criação de significado pode ser interrompida. As interrupções provocam reações emocionais, que influenciam o processo de criação de significado.
A natureza da criação de significado organizacional Num breve resumo, pode-se dizer que a criação de significado é um processo social contínuo em que os indivíduos observam fatos passados, recortam pedaços da experiência e selecionam determinados pontos de referência para tecer redes de significados. O resultado da criação de significado é um ambiente interpretado ou significativo, que é uma tradução razoável e socialmente crível do que está acontecendo. O principal problema na criação de significado é reduzir ou eliminar a ambigüidade e criar significados comuns para que a organização possa agir coletivamente.
Processos organizacionais de criação de significado
Processos organizacionais de criação de significado A criação de significado gera uma estrutura de significados e entendimentos dentro da organização, com base nos quais pode ocorrer uma ação pactuada. Uma rede de significados e interpretações comuns gera um clima de ordem social, continuidade temporal e clareza contextual que dá aos membros da organização clareza para coordenar e relacionar suas ações. Sendo uma estrutura cognitiva, a rede apresenta critérios para selecionar, avaliar e processar a informação. Onde houver falta de informações ou as informações forem ambíguas, crenças e princípios comuns podem suprir a falta ou reduzir suficientemente a ambigüidade para que a organização possa agir
Processos organizacionais de criação de significado Para conciliar diversidade e coordenação, as organizações desenvolvem comportamentos de comunicação que permitem aos membros de um grupo ampliar suas ideias para acomodar múltiplas interpretações, que, apesar disso, são coerentes entre si nas suas implicações comportamentais; A partilha de significados, baseada num conjunto de crenças e valores comuns, capazes de levar a padrões semelhantes de comportamento, é vista como evidência da existência de uma cultura de grupo.
Processos organizacionais de criação de significado A redução controlada da ambigüidade das informações está no cerne do processo de criação de significado organizacional. Quando a ambigüidade é alta demais, falta aos membros da organização uma rede de referências clara e estável, dentro da qual poderão trabalhar e se comportar com sentido e propósito. Quando a ambigüidade é desnecessariamente suprimida, os membros da organização sentem-se injustificadamente complacentes e sem estímulo para aprender ou inovar. Cada organização descobre o equilíbrio entre ambigüidade e certeza, e isso depende da atividade da organização, de seu relacionamento com outras organizações e com seus sócios, da turbulência do ambiente onde ela opera e dos valores, crenças e princípios de seus membros.
Processos organizacionais de criação de significado Os elementos cognitivos "determinam os tipos de informações e de dados que a organização prefere usar", assim como "representam os compromissos intelectuais, os interesses cognitivos ou motivos de pesquisa nas organizações". Algumas organizações tratam as experiências pessoais, subjetivas, como fontes válidas, enquanto outras preferem dados formais, objetivos. Os elementos cognitivos também refletem o vocabulário usado para expressar aspectos importantes para a organização: uma organização que valorize a qualidade do serviço usa um vocabulário diferente de outra que valoriza o desempenho financeiro.
Processos organizacionais de criação de significado Das onze dimensões problemáticas identificadas, cinco são particularmente relevantes para entender as necessidades de informação durante a criação de significado: Os problemas de criação de significado tendem a ser mais de descoberta do que de definição as informações que levam à descoberta de significado concentram-se num pequeno conjunto de dados considerados importantes. Os problemas de criação de significado tendem a ser mal estruturados e a exigir informações de como interpretar ou prosseguir. Os problemas de criação de significado tendem a ser complexos, envolvendo muitas variáveis interligadas. Os problemas de criação de significado tendem a ter objetivos amorfos, de modo que informações se fazem necessárias para esclarecer as preferências e direções. Em relação aos problemas de criação de significado, costuma não haver acordo sobre os princípios. Os princípios podem ser contraditórios ou contestados, e informações são necessárias para explicar as percepções subjacentes, definir termos e conceitos, etc.
Busca e uso da informação na criação de significado Três atividades relacionadas constituem o processo de busca de informação na criação de significado organizacional: sondar, notar e interpretar. A sondagem envolve vasculhar todo o ambiente de maneira sistemática, de modo a monitorar desenvolvimentos que possam ter impacto sobre a organização. Nessa sondagem geral, determinados fatos ou descontinuidades são notados, e as informações sobre eles isoladas para um exame mais detalhado. Como essas informações costumam ser ambíguas, a tarefa seguinte é interpretar o significado dos fatos notados, o que se faz conversando e negociando diferentes percepções.
Busca e uso da informação na criação de significado A busca da informação baseia-se na detecção ativa, na ampla e intensiva coleta de informações em várias fontes, inclusive as internas e impessoais (formais). Dentro da organização, o fluxo de informações e o acesso às fontes de informação influenciam os padrões de busca de seus membros.
Busca e uso da informação na criação de significado Walsh e Ungson acreditam que a memória organizacional é armazenada em cinco "depósitos": indivíduos, cultura, transformações, estruturas e ecologia. Os indivíduos "armazenam a memória de sua organização em sua capacidade de lembrar e articular experiências e na orientação cognitiva que empregam para facilitar o processamento da informação". Além disso, os indivíduos mantêm seus próprios arquivos e bancos de dados. Como recuperar algo na memória não é simplesmente urna questão de lembrança literal, mas também envolve reconstrução subjetiva, outros componentes da memória organizacional controlam a seleção e o processamento da informação. Assim, a cultura "comporta experiências passadas que podem ser úteis no futuro ; os procedimentos e transformação convertem impulsos em resultados e, dessa forma, codificam a lógica e as regras de trabalho; as estruturas são definições dos papéis individuais "que fornecem um repositório no qual a informação organizacional pode ser armazenada"; e a ecologia é a estrutura física do local de trabalho, que reflete a hierarquia e afeta o fluxo de informações.
Busca e uso da informação na criação de significado O compromisso comportamental introduz ordem no processo de criação de significado ao observar aspectos que justificam o comportamento e ao imputar valor à informação que está sendo recebida. Quando o compromisso é forte, os indivíduos percebem ou procuram aspectos de uma situação que podem passar despercebidos aos outros, com a intenção de justificar a continuidade do comportamento. As informações e as diversas interpretações disponíveis são classificadas entre as que apoiam, se opõem ou são irrelevantes para o comportamento.
Busca e uso da informação na criação de significado O compromisso e a confiança são mais prováveis quando: Os participantes tiveram oportunidade de explicar seus pontos de vista e de influenciar o discurso sobre as interpretações plausíveis; Os participantes entendem a lógica que está por trás da escolha da interpretação comum e como ela pode promover objetivos gerais da organização; Os participantes reconhecem que a interpretação comum pode ser revista ou mesmo substituída quando as circunstâncias mudam.