Uso da informatização e realização dos controles de gestão: estudo em PE s do setor madeireiro de um Distrito Industrial Leozenir Mendes Betim (FATI/FAJAR/CEFET-PR - PPGEP) leobetim@cainet.com.br Luis Maurício Resende (CEFET-PR - PPGEP) mauricio@pg.cefetpr.br Luciano Scandelari (CEFET-PR - PPGEP) luciano@cefetpr.br João Luiz Kovaleski (CEFET-PR - PPGEP ) kovaleski@pg.cefetpr.br Resumo Considerando que a informática não é exclusividade de grandes empresas e que pode trazer benefícios, tornando as pequenas empresas mais eficientes e produtivas é que o presente artigo tem por objetivo identificar quais e de que maneira as pequenas empresas madeireiras utilizam recursos de informática, bem como verificar a forma como os controles de gestão são realizados nessas empresas. Na busca desse objetivo, duas fases de pesquisa foram contempladas. Na primeira realizou-se um levantamento bibliográfico em torno do assunto.a outra etapa constou de uma pesquisa de campo realizada na cidade de Jaguariaíva/Pr, contemplando um universo de 31 empresas do ramo madeireiro, pertencentes ao Distrito Industrial do município. Utilizou-se como instrumento de coleta de dados um formulário com questões fechadas e anotadas sequencialmente conforme informações do proprietário ou gestor da empresa. Os principais resultados apontam que a informática participa da realidade das pequenas empresas madeireiras de forma ainda muito tímida. Os controles de gestão em sua maioria são realizados manualmente, não proporcionando uma visão geral dos processos da empresa. Nesse sentido, preconiza-se que a maioria das empresas tem pouco conhecimento dos recursos que a informática pode oferecer nos diversos tipos de controles de gestão. Palavras-chave: Informatização; Gestão de pequena empresa; Competitividade 1. Introdução A informática no ambiente organizacional tem sido apontada como uma variável estratégica importante e essencial para empresas que queiram sobreviver no atual ambiente de alta competitividade. Sua utilização chega a ser entendida como sinônimo de moderno, racional e eficiente. Essa realidade nem sempre condiz com o ambiente de trabalho de pequenas empresas, que no geral não utilizam os recursos da informática, mantendo ainda os seus controles de gestão por meio de inúmeros papéis incontroláveis. Mesmo com a facilidade que a diminuição dos custos de programas de computador e de equipamentos de informática traz, ainda percebe-se uma grande resistência cultural por parte dos gestores de micro e pequenas empresas em assimilar ferramentas de informática nas suas práticas diárias. Argumentos como o de aumento de competitividade não se mostram suficientes para demover práticas tradicionais antigas em substituição a sistemas de informação não tão recentes assim. A partir dessas observações, sobre as dificuldades de implementação de recursos de informática pelas pequenas empresas é que se percebe como essas empresas, que não comportam em sua estrutura organizacional profissionais dedicados à área de sistemas de ENEGEP 2005 ABEPRO 4510
informação, tem grande dificuldade em utilizar-se de ferramentas computacionais muito simples. Diante desse contexto, o presente artigo tem por objetivo identificar quais e de que maneira as pequenas empresas madeireiras utilizam recursos de informática, bem como verificar a forma como os controles de gestão são realizados nessas empresas. Para tanto, realizou-se uma pesquisa com 31 empresas de pequeno porte do setor madeireiro localizadas no Distrito Industrial da cidade Jaguariaíva/PR, cujo segmento caracteriza-se como desdobramento da madeira em madeira serrada. 2. Informatização na pequena empresa A informática vem tendo uma crescente utilização, onde seu uso procura atingir objetivos como: controle de custos, necessidade de acompanhar a competição, maior quantidade processada de informação e melhor qualidade de informação (MAÑAS, 2001). Na concepção de Beraldi e Filho (2000, p. 49) a partir da informatização a pequena empresa pode obter uma série de vantagens, caso o processo seja efetuado de maneira correta, pois a informatização promove o enxugamento da empresa. Esse pensamento é corroborado por Lima (2000, p.110) quando menciona a importância de converter a informação disponível em papel em informação digital, eliminando burocracia e libertando os empregados para as tarefas mais importantes. Considera-se que com o uso das ferramentas da informática eliminam-se atividades burocráticas como: elaboração de anotações, fichas, pastas, cadernos, folhetos, arquivos e outros e que em sua maioria são executados manualmente. Zimmerer (apud Silva et. al, 2004, p.90) aponta algumas das vantagens que podem ser mencionadas sobre a informatização das pequenas empresas: - Melhora as informações para a tomada de decisão; - Automatiza as tarefas rotineiras; - Melhora o controle interno das operações; - Melhora o atendimento ao cliente; - Aumenta a capacidade de reconhecer problemas mais cedo; - Ajuda o gerente a testar algumas decisões antes de colocá-las em prática; - Melhora o processo produtivo; - Aumenta a produtividade e competitividade. Nesse sentido considera-se que a informática pode ser utilizada na pequena empresa para melhorar ou mudar drasticamente a forma pela qual alguma coisa é feita, satisfazendo uma necessidade reconhecida e criando a possibilidade de uma nova necessidade. Segundo informações do Guia de Tecnologia (2004), as pequenas empresas que não possuem computador apontam entre as razões para não utilizarem equipamento o fato de não ver necessidade ou benefício, requer elevado investimento, não saber mexer em computador e o fato de não possuírem empregados qualificados. Complementa-se que a falta de informações em relação aos benefícios da informática e o custo de aquisição são apontados como uma das principais causas de não utilização do computador. Em grandes empresas, as decisões sobre softwares costumam ser da área da tecnologia da ENEGEP 2005 ABEPRO 4511
informação TI. Porém, nas pequenas é o proprietário, na maior parte das vezes, o responsável por escolher os programas mais adequados às suas demandas. Desta forma, tornase necessário uma decisão com calma e com um certo nível de informações técnicas, pois uma má escolha pode custar muito dinheiro. Para que o processo de informatização tenha sucesso na gestão de pequenas empresas, Beraldi e Filho (2000, p.47) aduzem a necessidade de identificar os processos que devem ser informatizados, as possíveis melhorias e necessidades informacionais desses processos. Diante desse pensamento Davenport (1998, p.10) preconiza que todos os computadores do mundo de nada servirão se seus usuários não estiverem interessados na informação que esses computadores podem gerar. 3. Considerações sobre controles de gestão Chiavenato (1999, p.635) conceitua controle como processo de assegurar que as atividades atuais se conformam com as atividades planejadas. A função controle representa, assim, uma etapa do processo de gestão indispensável mesmo no ambiente de pequenas empresas, para que possam atingir um bom desempenho frente às mudanças e crescente complexidade das organizações. Gomes e Salas (2000, p.55) no que diz respeito ao tipo de sistema de controle de gestão consideram que: A preferência por um ou outro sistema de controle de gestão decorre das características da organização e do contexto social. Em particular, as características da organização mais determinantes são: sua dimensão, a relação de propriedade, a cultura dos gerentes e as relações interpessoais, o grau de descentralizações e a formalização da atividade. Já com referência ao contexto social, as características mais importantes são o grau de dinamismo e a concorrência. Diante desse enfoque, há necessidade do controle em todas as atividades exercidas internamente nas empresas, sejam elas, financeiras, como contas a pagar, contas a receber; sejam elas não financeiras, como atendimento ao cliente, pois segundo Prestes (2002, p.30) o importante é que os controles de gestão oportunizem correções e sejam passíveis de alterações pelos gestores. Com a finalidade de melhor gerir os controles de gestão, torna-se relevante que o empresário, antes de investir em sistemas informatizados, faça uma avaliação procurando detectar alguns aspectos na empresa, a fim de escolher um sistema eficaz para sua gestão. Nesse sentido Rosini e Palmisano (2003, p.50) ressaltam que a escolha do equipamento irá depender dos recursos disponíveis para tal investimento e da forma de aplicação do sistema à decisão que se deseja. De acordo com Resende (2003, p.92) primeiramente é necessário elaborar a organização interna e externa da empresa. Somente depois de ter-se totalmente claras as funções empresariais básicas é que se deve iniciar a informatização da empresa. A utilização do computador como auxiliar na tomada de decisões estratégicas pode também significar que a direção da empresa terá de aprender a pensar sistematicamente, sobre às decisões estratégicas, e aprender a encontrar e analisar alternativas de estratégia. Planejar o uso da informática, é uma premissa básica, pois a mesma é um instrumento de gestão, destacando todas a questões relevantes na escolha das aplicações e no desenvolvimento de um projeto integrado de tais aplicações e na escolha das estruturas de processamento mais adequados à empresa (TORRES apud ALBANO,2000). ENEGEP 2005 ABEPRO 4512
4. Metodologia e procedimentos A pesquisa de campo foi realizada na cidade de Jaguariaíva/Pr, contemplando um universo de 31 empresas do ramo madeireiro, pertencentes ao Distrito Industrial do município. A abordagem metodológica adotada para este estudo é quantitativa, que segundo Silva e Menezes (2001, p.20) significa traduzir em números opiniões e informações para classificálas e analisá-las.. Do ponto de vista de seus objetivos a pesquisa classifica-se como descritiva, com caráter exploratório, que em função dos procedimentos técnicos adotados, classifica-se como levantamento (survey), envolvendo a interrogação direta dos proprietários ou gestores das empresas. Utilizou-se como instrumento de coleta de dados um formulário com questões fechadas e anotadas sequencialmente, conforme informações do proprietário ou gestor da empresa. 5. Caracterização das empresas madeireiras A caracterização das empresas entrevistadas ficou restrita a três dados básicos: o quadro societário, o tempo de atividade e o número de empregados. a) Quadro societário Conforme pode-se observar na figura 01, metade das empresas entrevistadas são pertencentes a um único proprietário e cerca de 90% delas possuem no máximo 03 sócios. 3% 7% 3% 1 proprietário 2 Sócios 23% 48% 3 Sócios 4 Sócios 5 Sócios 6 Sócios 16% b) Tempo de atividade Figura 1 - Quadro societário das pequenas empresas madeireiras Como pode ser observado na figura 02, mais da metade das empresas entrevistadas estão no mercado acima de 06 anos. Isso caracteriza um universo de empresas, em sua maioria, já sedimentadas e estáveis no mercado, visto que historicamente à mortalidade maior de pequenas e micro empresas se dá até cinco anos de atividade. ENEGEP 2005 ABEPRO 4513
10% 35% 13% Inferior a 1 ano 1 a 2 anos 2 a 5 anos 6 a 10 anos 19% Mais de 10 anos 23% Figura 2 Tempo de atividade das pequenas empresas madeireiras c) Número de empregados A pequenas empresas destacam-se como geradoras de empregos. Nesse sentido, procurou-se nessa questão averiguar qual a participação dessas empresas na geração de empregos do município. Assim evidencia-se através da figura 03 que no universo de empresas entrevistadas, mais de 60% possuem de 10 a 30 funcionários. 3% 3% 6% 16% 1 a 10 10% 10 a 20 20 a 30 30 a 40 40 a 50 23% 39% 50 a 60 mais de 60 Figura 3 Número de empregados 6. Descrição e análise das questões levantadas Serão apresentadas a partir desse ponto as análises dos resultados obtidos através dos formulários, entrevistas e comentários sobre o elemento central do estudo, buscando identificar os recursos da informatização e verificando a forma como os controles de gestão são realizados nas pequenas empresas madeireiras. Constatou-se que 71% das empresas possuem computadores em suas dependências, sendo que dessas empresas, 36% com 1 computador, 36% com 2 computadores, 23% com 3 computadores e apenas uma empresa (5%) com 4 computadores, conforme pode ser observado na figura 04. ENEGEP 2005 ABEPRO 4514
10 Nº de empresas 8 6 4 2 Nº de empresas 0 1 2 3 4 Nº de computadores Figura 4 Número de computadores por empresa Verificou-se, também, através da pesquisa, que os sistemas operacionais mais utilizados na empresa foram: em primeiro lugar o Win 98 com 51%, em segundo o Win XP, em terceiro ficou o Dos + Win 95 e o Win 2001 com 8%. Em relação aos 29% das empresas que não possuem computador, foram apontados como principais razões: à de não haver necessidade ou benefício na atividade que executam (22%), investimento elevado (33%), ou ainda de não possuírem empregados qualificados (11%). Ainda 33% apontaram outros motivos, entre eles: investimento primeiramente em máquinas para o processo produtivo, instalação elétrica incompatível e receio a roubos devido à estrutura e localização da empresa. No que se refere às ferramentas da informática, levantou-se que das 22 empresas que possuem computador, 82% possuem internet e 18% não. Das empresas que utilizam internet, 50% delas utilizam pouco, 22% delas utilizam razoavelmente e 17% consideram que utilizam muito, seja para o gerenciamento, seja para busca de informações referentes ao ramo de atividade da empresa (desenvolvimento de novos clientes ou atualização tecnológica). Evidenciou-se que 86% das empresas possuem e-mail, porém somente 5% utilizam muito essa ferramenta para contato com clientes e fornecedores, sendo que os demais ressaltaram utilizarem muito pouco, pois preferem tais contatos por telefone ou sempre que possível pessoalmente. Ressalta-se que das 22 empresas que possuem computador, 73% possuem funcionários que utilizam os recursos da informática, porém somente 19% recebem treinamento de acordo com as necessidades de utilização dos principais aplicativos como word, excel e outros. Quando abordada a questão do nível de informática existente na empresa, verificou-se que 23% classificam o nível como muito bom, 32% bom, 36% regular e 9% insuficiente. Ficou evidente durante a pesquisa que o proprietário ou gestor das empresas avaliadas, embora sinta a necessidade desses melhoramentos e esteja consciente das melhorias que o mercado exige, ainda não encontrou a forma correta de implementá-la. Verificou-se ainda como os controles de gestão são efetuados e se é utilizado algum software para sua execução. As respostas são evidenciadas na Tabela 1. ENEGEP 2005 ABEPRO 4515
Controles/Meios Programas (software) Não é feito Manual Comprado Tercerizado Controle de produção 0 31 0 0 Controle de estoque 0 31 0 0 Controle de vendas 6 25 0 0 Controle de compras/suprimentos 0 31 0 0 Controle de contas a pagar 0 31 0 0 Controle de contas a receber 0 31 0 0 Cotrole de RH/Folha de pagamento 0 0 0 31 Controle de secagem 0 0 9 0 Tabela 1 Disponibilidade dos controles de gestão e meio Do universo de 31 empresas pesquisadas, 100% utilizam os controles de produção, controle de estoque, controle de compras e suprimentos, controle de contas a pagar e contas a receber de forma manual, ou seja, são efetuados mediante anotações em fichário, agenda, pasta de arquivos, notas fiscais, extratos bancários e outros. Das 22 empresas que possuem computadores, poucas delas, utilizam a planilha excel como apoio aos controles realizados manualmente. Ressalta-se que das 31 empresas, 6 empresas não efetuam controle de vendas, pelo motivo de serem prestadoras de serviços para empresas madeireiras de médio e grande porte da região ou para empresa matriz situada em outra localidade.. Na totalidade das empresas os controles de recurso humanos e folha de pagamento são efetuados por softwares terceirizados existentes em escritórios de contabilidade. Verificou-se que para a efetuação dos controles de produção é utilizado um tipo de relatório específico, chamado pelos empresários de romaneio. Esse relatório é confeccionado em gráficas sob forma de bloco com fichas para identificação das seguintes informações: quantidade de peças (madeira serrada), bitola (espessura da madeira), comprimento, cúbico, empresa cliente para qual será destinada à madeira, valor da madeira, frete, valor líquido da madeira e outras informações oriundas as necessidades da empresa. Verificou-se que 9 empresas prestadoras de serviços, (29% do total), utilizam um software específico para controlar o processo de secagem da madeira, sendo que 8 delas utilizam o software VR.500 - Smartdruy, da empresa Marrari, e uma empresa utiliza o GAM, da empresa Leogap. Nessas empresas percebe-se uma maior preocupação para com o uso da informática, devido às exigências das empresas clientes em relação a agilidade, segurança, integridade e exatidão nas informações. 7. Conclusões Mediante as respostas obtidas nos formulários, foi possível verificar que a informática participa da realidade das pequenas empresas madeireiras de forma ainda muito tímida. Um dos principais argumentos usado pelas empresas para evitar o uso de recursos da informática em seu negócio é o custo, considerando-se que atualmente a prioridade é de investimento em equipamentos e mão-obra para melhor execução do processo produtivo. Das 22 empresas que possuem computador, apenas em algumas empresas o proprietário como principal responsável pelo sucesso da empresa utiliza os recursos da informática, onde geralmente na maioria dos casos, o usuário (funcionário) que mais utiliza o computador. Outro fator importante é que nenhuma das empresas possui sistema integrado de gestão, necessário para os controles de gestão da empresa, além de outros recursos mais simples da informática, mas que poderiam ajudar na sua produtividade e competitividade. São por sua ENEGEP 2005 ABEPRO 4516
vez utilizados controles improvisados, e que não proporcionam uma visão geral dos processos da empresa. Preconiza-se que a maioria das empresas tem pouco conhecimento dos recursos que a informática pode oferecer nos mais diversos tipos de controles de gestão. Assim, torna-se relevante que os proprietários, na condição de empreendedores, percebam que os recursos de informática podem tornar-se instrumentos de controle para ajudá-los a reduzir custos, garantindo de certa forma a competitividade e sobrevivência da empresa. Diante desse contexto, sugere-se que o proprietário da empresa conheça e defina as necessidades reais da empresa quanto ao aspecto da informatização e procure avaliar quais os recursos da informática existentes e quais ele realmente precisa, para poder comparar o que é oferecido no mercado em termos de custo/benefício e dessa forma escolher o que é mais eficiente e eficaz para sus gestão. Cumpre ressaltar que não se pode generalizar os resultados obtidos nessa pesquisa, visto que são válidos para uma realidade localizada, não tendo como objetivo maior à pretensão de ser conclusivo, mais sim servir de base e estimular trabalhos futuros que venham contribuir à investigação e aprofundamento sobre o tema em questão. Referências ALBANO, C.S. (2000) - Impacto da tecnologia da informação no novo cenário competitivo das organizações. Revista do CCEI - Centro de Ciências da Economia e Informática - URCAMP. Vol.4, n.5, p.63-68. BERALDI, L.C. & FILHO, E.E. (2000) - Impacto da tecnologia de informação na gestão de pequenas empresas. Revista Ciência da Informação. Vol.29, n.1, p.46-50. CHIAVENATO, I. (1999) - Administração nos novos tempos. Campus. 2ª Edição. Rio de Janeiro. DAVENPORT, T.H. (1998) - Ecologia da informação: porque só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. Futura. São Paulo. GUIA DE TECNOLOGIA (2003). Por que investir em tecnologia? disponível em <http://www.mcm.com.br/tudoquevcpresiza.htm > Acesso em: 21 abr. 2005. GOMES, J.S. & SALAS, J.M.A. (2000) - Controle de gestão: uma abordagem contextual e organizacional. Atlas. São Paulo. LIMA, F.O. (2000) - A sociedade digital: impacto da tecnologia na sociedade, na cultura, na educação e nas organizações. Qualitymark. Rio de Janeiro. MAÑAS, A.V. (2001) - Gestão de tecnologia e inovação. Érica. 3ª Edição. São Paulo. PRESTES, N.R. (2002) - Um estudo sobre os controles de gestão utilizados nas micro e pequenas empresas comerciais da cidade de Ivaiporã-PR. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis. RESENDE, D.A. & ABREU, A.F. (2003) - Tecnologia da informação aplicada a sistemas da informação empresarial: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. Atlas. São Paulo. ROSINI, A.M. & PALMISANO, A. (2003) - Administração de sistemas de informação e gestão do conhecimento. Pioneira Thomson Learning Ltda. São Paulo. SILVA, E. L. (2001) - Metodologia da pesquisa e elaboração de dissertação. Florianópolis: Laboratório de Ensino à Distância da UFSC, 2001. SILVA, L.M.B.; SÁ, M. & DELLAVECHIA, S.L. (2004) - Introduzindo a informática nas micro e pequenas empresas. Revista do CCEI - Centro de Ciências da Economia e Informática - URCAMP. Vol.8, n.14, p.88-97. ENEGEP 2005 ABEPRO 4517