MANUAL DO EXPOSITOR
Prezado Expositor, Temos o prazer de apresentar-lhe o Manual do Expositor/Patrocinador do III Congresso de Clínica Psiquiátrica, que será realizado no período de 24 a 26 de abril de 2014, no Centro de Convenções Rebouças em São Paulo, SP. Para melhor atendê-lo, procuramos fornecer toda a orientação necessária para a realização deste evento através do regulamento geral, dos procedimentos de participação e do caderno de formulários. A tranquilidade do evento e o conforto do expositor são diretamente proporcionais à resposta e ao cumprimento dos prazos e orientações do Manual. Agradecemos a sua participação e ficamos a disposição para prestar quaisquer esclarecimentos. Equipe CCM
CONTATOS DO EVENTO LOCAL DO EVENTO: Centro de Convenções de Rebouças Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23 Cerqueira César - São Paulo SP CEP: 05402-000 Fone: (11) 3898-7878 Site: http://www.convencoesreboucas.com.br/ COORDENAÇÃO GERAL: CCM Worldwide Medical Congresses Rua Augusta, 2690 sala 404 Bairro: Cerqueira César CEP: 01412-100 São Paulo - SP Tel.: + 55 11 3061 1495 apoio@ccmew.com www.ccmew.com CONTATO COMERCIAL: Vendas: Carla Zanchetta Tel: + 55 51 3086.9128 Cel.: +55 51 9258.5020 carla@ccmew.com Comercial/Operacional: Liege Beilfuss Tel.: +55 51 3086.9116 Cel: +55 51 8136.8310 liege@ccmew.com MONTADORA OFICIAL: BR Montagens Rua Amador Bueno, 528 Jd. Piratininga Osasco SP CEP: 06230-100 Contato: E. Cartolano Jr. Tel: +55 11 3604.7818 E-mail: comercial@brmontagens.com.br
1. CRONOGRAMA DIAS OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO 22/04/2014 Terça-feira MARCAÇÃO DA FEIRA 20h 21h DESCARGA DE MATERIAIS (APENAS MONTADORA OFICIAL E DEMAIS MONTADORAS COM CAMINHOES GRANDES) 21h 23h 23/04/2014 DESCARGA DO MATERIAL DAS DEMAIS MONTADORAS (Apenas caminhões VULC) Salientamos quanto ao horário de proibição de caminhões grandes das 5h até às 21h. 06h 10h Quarta-feira MONTAGEM DOS ESTANDES 06h 20h LIMPEZA DO PAVILHÃO 20h 21h 24/04/2014 Quinta-feira 24/04/2014 Quinta-feira 25/04/2014 Sexta-feira Decoração dos estandes. Não será permitido fazer barulho ou sujeira. A secretaria abrirá às 16h. 8h 12h INÍCIO DE EVENTO 18h 21h30 EVENTO 08h 18h30 EVENTO 08h 18h45 26/04/2014 Sábado RETIRADA DE MATERIAL DE EXPOSITORES E DESMONTAGENS DOS ESTANDES 19h 22h LIMPEZA FINAL 22h 23h Atenção: A entrada e saída de mobiliário de escritório ou produtos para montagem de feiras e exposições é permitida somente pela portaria da Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23, mediante apresentação de Nota Fiscal ou correspondência específica do responsável, ficando uma cópia na Portaria do CENTRO DE CONVENÇÕES REBOUÇAS. Caso esses documentos não sejam apresentados, deve-se preencher formulário de entrada e saída de material para controle interno do Rebouças. A entrada de material estará permitida pela Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23.
Horário de proibição de circulação de caminhões grandes que abrange a área de localização do Centro de Convenções Rebouças é de 2º segunda -feira a 6º sexta-feira, das 05h00 às 21h00 e de sábado das 10h00 às 14h00. Informações importantes: A seguir estão relacionadas as condições que devem ser atendidas para obter autorização para iniciar a montagem de stands. 1) Apresentar cheque-caução no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) para liberação da área de montagem do stands. O cheque-caução é destinado para cobrir eventuais danos, multas ou despesas com serviços necessários para viabilizar a entrega do stand no prazo estipulado. 2) Apresentar Anotação de Responsabilidade Técnica ART/RRT 3) Usar, obrigatoriamente, identificação (credenciais) e uniforme da montadora. 4) Usar,obrigatoriamente, Equipamento de Proteção Individual, especialmente botinas, salientando que sem o uso de botinas, o montador não poderá dar início as montagens. 5) Utilizar no piso proteção com carpete para construção do stand. 6) Respeitar as normas de montagem que constam no presente manual. 2. NORMAS GERAIS 2.1. RESPONSABILIDADE A Organização do evento não se responsabiliza por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, deficiências, interrupções nos fornecimentos de energia elétrica, ou sinistros de qualquer espécie. É responsabilidade do expositor informar-se e fazer cumprir todas as normas do CCR de forma a repassar todas as informações aos seus fornecedores e envolvidos no evento. 2.2 ENVIO DE MERCADORIAS E MATERIAIS PARA O EVENTO: O envio deverá ser feito no dia 23/04/2014 para o seguinte endereço: CENTRO DE CONVENÇÕES REBOUÇAS Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23 - Cerqueira César 05403-000- São Paulo - SP - Brasil Tel.: (11) 3898-7850 / Fax: (11) 3898-7878 Destacar: A/C Karoline Rezende ou Liege Beilfuss Toda mercadoria deverá estar devidamente identificada Nome do Evento Empresa Expositora Responsável e Telefone O Patrocinador que encaminhar material para inserção nas pastas dos congressistas deverá sinalizar que se trata de Material na Pasta no lado de fora da embalagem e enviar impreterivelmente no dia 23/04/2014. Lembramos que só terão direito os patrocinadores que tiverem este item no contrato. A Promotora não se responsabiliza por nenhum material/mercadoria que for entregue sem identificação ou posterior ao prazo mencionado. - O expositor deverá mandar seus produtos/equipamentos/catálogos/ brindes somente quando houver um responsável em seu stand para o devido recebimento. - Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do expositor e o número de seu stand. - As mercadorias não poderão ser colocadas nos stands durante os horários de funcionamento do evento.
- A mercadoria deverá ser consignada à própria empresa expositora. 2.3 DEPÓSITO DE MATERIAIS Os expositores poderão solicitar com antecedência um depósito para armazenamento de suas mercadorias, sendo o valor de R$700,00/m². O espaço para depósito é limitado, serão disponibilizados por ordem de solicitação. Nos dias de exposição, de 24 até 26 de abril, a entrada no depósito do evento será permitida somente a funcionários com crachá de identificação no horário de 08:00h às 18:00h. Após este horário não será permitida a entrada no depósito, que permanecerá fechado. Atenção: Para a reposição de mercadorias nos stands, os expositores terão acesso aos devidos stands uma hora antes da abertura diária das atividades do evento. 2.4 DISPOSIÇÕES GERAIS: Não Será permitido aos expositores e montadores: a) Instalar ar condicionado nos estandes; b) Lixar ou pintar madeira e massa fina em qualquer dependência do Centro de Convenções Rebouças; c) Instalar som na área de exposição sem autorização prévia da organização do Congresso; d) Utilizar material tóxico ou que ofereçam riscos aos participantes e visitantes do evento; e) Expor produtos que ultrapassem 300 Kilos por m². f) Utilizar tablados para montagem de estandes. g) Fixar quaisquer elementos como banners, faixas, etc. na estrutura do CCR. 3. SEGURO Os stands, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores. O Centro de Eventos, a Promotora e a Montadora Oficial se isentam de toda e qualquer responsabilidade, em todos os casos e circunstâncias, por perda de propriedade, dano físico (danos a pessoas ou bens) ou morte, assim como responsabilidade oriunda de tal dano, inclusive incêndios, enchentes etc, causados ao material exposto, ou ainda perda, desaparecimento, dano ou roubo de qualquer material exposto ou pertences do expositor, seus contratados e/ou visitantes, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento. Os expositores deverão providenciar a contratação de seguros que tenham a cobertura para todos os riscos pessoais e materiais; inclusive para o período de montagem e desmontagem dos stands. 4. PAGAMENTOS EM ATRASO Não serão liberadas pela Organização do evento as áreas destinadas à montagem de stands para os Expositores que estiverem em atraso com qualquer parcela contratual da sublocação dos espaços ou atraso no pagamento das taxas estipuladas neste manual. 5. PREENCHIMENTO E ENVIO DE FORMULÁRIO É obrigatório o recebimento das informações dos formulários em anexo. O não cumprimento dos prazos estabelecidos para o envio das informações dos formulários ou de outras exigências constantes no presente
regulamento, isenta a organização do evento, de quaisquer responsabilidades por prejuízos que possam causar ao Expositor e aos seus prepostos. 6. REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO O Expositor é o responsável pelo credenciamento dos seus funcionários e fornecedores, mediante o preenchimento online das informações. Cada expositor receberá um login e senha. Caso não tenha recebido entre em contato com Liege através do e-mail: liege@ccmew.com ou pelo telefone (51) 3086 9116. Atenção: Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas. O uso da credencial é obrigatório por parte dos expositores e fornecedores de serviços nos stands. Em caso de perda ou que necessite de crachá adicional terá o valor de R$ 50,00 (cinqüenta reais) por cada credencial. 7. COMERCIALIZAÇÃO DE PRODUTOS O Centro de Convenções Rebouças não permite comercialização de produtos que competem diretamente com a lanchonete. O expositor será autorizado a expor seus produtos se cumprir as normas mencionadas abaixo: 7.1. A propaganda ou publicidade de medicamentos promovidos pelo Patrocinador no(s) evento(s), desde que contratadas, serão condicionadas ao regular atendimento das normas exigidas pela ANVISA e/ou órgão sanitário competente, quando assim a legislação o exigir, ainda que a peça publicitária esteja de acordo com este Contrato e/ou Regulamento da ANVISA. 7.2. Não é permitida a propaganda ou publicidade enganosa, abusiva e/ou indireta e, ainda, as informações sobre medicamentos devem ser comprovadas cientificamente, conforme legislação da ANVISA. 7.3. Nos eventos científicos poderá ser distribuído aos profissionais de saúde não habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos e aos estudantes da área de saúde material científico contendo o nome comercial do medicamento, a substância ativa e o nome da empresa. 7.4. O material de propaganda ou publicidade de medicamentos poderá, desde que contratado, ser distribuído aos participantes dos eventos que estiverem com a identificação de sua categoria profissional claramente visível nos crachás. 7.5. A identificação dos espaços na área de exposição e no interior dos auditórios e similares pode, desde que contratado, apresentar o nome comercial do medicamento, quando for o caso, juntamente com a respectiva substância ativa e/ou o nome da empresa, podendo ser utilizada a marca figurativa ou mista do produto presente na embalagem aprovada pela ANVISA. 7.6. Qualquer apoio ou patrocínio, total ou parcial, aos profissionais de saúde para participação em eventos científicos, nacionais ou internacionais, não poderá condicionar à prescrição, dispensação e/ou propaganda ou publicidade de algum tipo de medicamento. 7.7. A Promotora e a Organizadora do evento, na forma da lei, informará a ANVISA, com antecedência de três meses, sobre a realização do(s) evento(s) objeto(s) deste Contrato, contemplando local e data de realização, bem como as categorias de profissionais participantes. 7.8. Todos os produtos para a saúde que serão expostos no evento, deverão estar regularizados na ANVISA. Caso não estejam, o Patrocinador deverá obter autorização da ANVISA, através da Gerência Geral de Tecnologia de Produtos para Saúde GGTPS, para a exposição em feiras ou eventos. Além disso, caso haja algum produto para a saúde importado, além da autorização concedida pela GGTPS, o ingresso no território nacional destes produtos deve ser procedido de
manifestação favorável da Gerência Geral de Portos, Aeroportos, Fronteiras e Recintos Alfandegários GGPAF, de acordo com a resolução DC nº 13/04. Caso o expositor deseja comercializar no local do evento, deverá obter autorização da Secretaria Estadual de São Paulo e Secretaria Municipal, bem como apresentar todos os documentos para a realização da comercialização. 8. STANDS 8.1 PLANTA E LOCALIZAÇÃO DOS STANDS Por seu caráter provisório, a Organização poderá alterar a planta até a data de entrega das áreas, ou seja, até o início da montagem, respeitando, porém, a dimensão útil consignada em cada contrato e outras características, tais como, esquinas, ilhas, etc. Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos stands, atendendo à ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras, e às necessidades técnico-operacionais de montagem. O Expositor receberá a área do seu stand demarcada no piso. 8.2 ALTURA LIMTE PARA MONTAGEM DE STANDS AMBIENTE ALTURA MÁXIMA RECUO MÍNIMO Salão Nobre 2,70 m SEM RECUO (Área da Feira/ Exposição) Salão de exposições 2,30 m SEM RECUO Hall Laranja 2,30 m SEM RECUO Hall Azul 2,70 m SEM RECUO Atenção: Além das normas estabelecidas pelo regulamento UBRAFE/SINDIPRON, devem ser respeitados os seguintes requisitos: - As alturas máximas permitidas para quaisquer elementos componentes do stand são consideradas a partir do piso do pavilhão. - É obrigação de todas as montadoras que forem contratadas pelos expositores para a montagem dos stands, providenciar o perfeito acabamento nas paredes divisórias e estruturas voltadas para os stands vizinhos como também as áreas dos stands visíveis do ambiente do evento. - O acabamento deverá ser realizado com as seguintes características: Stand construído/misto Utilizar painéis de MDF, lousa ou similares com acabamento na cor branca, não serão aceitos materiais plásticos como bagum, lonas, etc. Stand padrão octanorm ou similares Utilizar painéis TS, PS, LOUSA, MDF, na cor branca, não serão aceitos materiais plásticos como bagum, lonas, etc. - É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o perímetro limítrofe com outros stands, obedecendo às normas estabelecidas adiante. No caso de divisórias que ultrapassem a altura de 2,20m estas deverão ter acabamento externo na área que ultrapassar a referida altura. - A organização do evento realizará uma vistoria em todos os stands para verificar a qualidade dos acabamentos e se for necessário obrigará a montadora a refazer o trabalho.
- A montadora que não cumprir as regras contidas neste manual será penalizada a pagar multa de R$5.000,00 à organização do evento, e poderá ter o stand embargado até que sejam realizadas as devidas correções dos problemas. - A montagem de paredes cegas nos stands não deverá ultrapassar ao percentual de 40% do total da área frontal /lateral do stand, voltada para as áreas de circulação do evento. 9. UTILIZAÇÃO DO PAVILHÃO Lembramos que a montagem somente poderá ser iniciada se cumpridos os itens: O piso não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou es cavado pelo Expositor ou seus prepostos; É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do stand ou de produtos expostos à estrutura, telhado e paredes do pavilhão. É também proibido furar ou pintar estes elementos; São vetadas quaisquer construções em alvenaria ou similares; Elementos estruturais ou decorativos combustíveis deverão ser evitados e, quando utilizados, deverão sofrer processo de ignifugação ou serem compostos de materiais que retardem o fogo; Será permitida a distribuição de Lunch Box nos auditórios pela Promotora e pelo Centro de Convenções Rebouças. O expositor não poderá servir refrigerantes, poderá optar por água ou sucos que não manchem os pisos, poltronas e as demais estruturas do Centro de Convenções Rebouças em caso de eventual acidente. Serviço de lanche é permitido apenas nas áreas da lanchonete e/ou buffet. Exceção para os estandes promocionais instalados nas áreas de exposição, ficando o expositor responsável pela colocação de cestos de lixo e limpeza, sempre com aprovação prévia da Administração do CCR. 10. CARGA MÁXIMA A carga máxima para a área de exposição é de 300kg/m². Caso haja a necessidade de expor equipamentos de grande porte, o expositor deverá consultar antecipadamente ao Centro de Convenções Rebouças a viabilidade e encaminhar à Organização do evento uma declaração por escrito do peso do equipamento e dos meios de transporte que utilizara para conduzir o equipamento até o local do stand. Somente com a aprovação do Centro de Convenções Rebouças será autorizada a entrada de equipamentos de grande porte nas dependências do Centro de Convenções Rebouças. Cargas puntiformes deverão estar apoiadas em placas de aço emborrachadas e ou plataformas de madeira compatíveis com a referida carga. 11. JARDINS E PLANTAS Jardins, plantas e flores ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, desde que não seja usada terra solta, areia ou pedras para execução de jardins no local. 12. NORMAS DE TRABALHO Todos os elementos decorativos e estruturais dos stands deverão ter acabamentos de ambos os lados, seja na divisão com stands contíguos, seja na divisão com as circulações do evento; Não será permitida a entrada dos seguintes materiais: Serra circular de bancada, Disco de corte para ferro e alumínio; Os stands com estruturas construídas deverão entrar no pavilhão semi-prontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final; Não será permitido lixar e/ou emassar as paredes dos stands nas dependências do pavilhão;
As vias de circulação e os stands contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados nos stands. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do stand do próprio Expositor; Todo trabalho com graxa, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos deverá ser realizado em vasilhames adequados, evitando danos às pessoas, ao pavilhão e aos stands contíguos; Todo o stand que possuir painéis de vidro na área externa deverá utilizar sinalização de alerta nos mesmos a fim de facilitar a visualização do público, evitando acidentes; Para fixação de forração/carpete diretamente no piso do pavilhão, somente poderá ser utilizada fita adesiva 3M referência 4880 ou Cremer referência 603, sendo proibida a aplicação de cola. Toda fita deverá ser retirada após o evento; É norma do Centro de Convenções Rebouças que todos os stands não podem ter piso elevado com tablado acima de 3 cm; Todas as construções deverão estar acomodadas no piso do pavilhão sem danificá-lo, devendo ser providenciada a forração total das áreas onde serão montados os stands. Equipamentos pesados e cargas puntiformes deverão estar apoiados em placas de aço emborrachadas e ou plataformas de madeira respeitando-se o correto dimensionamento para cada tipo de carga; Quaisquer danos causados à estrutura do Centro de Convenções Rebouças, sendo comprovada a autoria dos mesmos, serão de responsabilidade do Expositor e de seus fornecedores. O Centro de Convenções Rebouças não fornece qualquer tipo de mobiliário aos expositores. 13. NORMAS PARA AS MONTADORAS É terminantemente proibida a contratação de menores de 18 anos. Não permitir que seus empregados circulem pelas áreas comuns com roupas inadequadas; Obrigatório o uniforme com identificação da montadora; Não permitir a circulação com sapatos sujos; Não permitir a execução de serviços que provoquem barulho, odores desagradáveis ou sujeira de forma que prejudiquem as outras montadoras; O transporte de equipamentos ou produtos no pavilhão do Centro de Convenções Rebouças que não forem feitos manualmente, somente poderão ser feitos por veículos com rodas de borracha (pneus) ou similares; É proibido fumar no interior do Centro de Convenções Rebouças, conforme o Decreto n 2018/96 e a Lei Federal n 92914/96 que prevê a proibição do uso de cigarros em ambiente coletivo, privado ou público, com a penalidade de multa; Os sanitários de serviço existentes no Centro de Convenções Rebouças estarão liberados para a higiene pessoal dos funcionários das montadoras, estando terminantemente proibida sua utilização para limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de pincéis, panos de chão, etc; Será embargado o stand do expositor, se a montadora contratada para a montagem do seu próprio stand, não terminar a montagem dentro dos prazos estipulados pela Organização do evento, o expositor ainda estará sujeito ao pagamento de multa para a organização do evento no valor de R$5.000,00 e ao pagamento de horas extras para o termino dos trabalhos ao Centro de Convenções Rebouças. O Centro de Convenções Rebouças ao seu critério poderá liberar as horas extras necessárias para o termino dos trabalhos ou não. Os serviços trabalhos deverão ser realizados nos horários a serem definidos pela organização do evento juntamente ao Centro de Convenções Rebouças. Qualquer pessoa, por quaisquer motivos, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será retirada do Pavilhão. 14. APRESENTAÇÃO DE PROJETOS Os projetos dos stands deverão ser enviados para aprovação da BR Montagens até o dia 01/04/2014, para o e-mail:comercial@brmontagens.com.br e deverão conter elevação e perspectiva, memorial com cotas e
quantidade de energia elétrica necessária em KVAs, descritivo especificando materiais de acabamento, detalhes construtivos, etc. Atenção: Ao contratar uma empresa montadora que não a oficial, o Expositor ficará responsável pelo envio de uma cópia deste Manual à mesma. 15. MONTAGENS ESPECIAIS As áreas de montagens especiais serão entregues demarcadas a partir das 6h do dia de montagem- 23/04/2014. A demarcação do piso deverá ser confirmada pela montadora ou expositor, antes de serem iniciados os trabalhos de montagem, a fim de serem evitados problemas posteriores. Orientações para atender às empresas com Projetos de Stands com Montagens Especiais: A BR Montagens é apta a realizar qualquer tipo de montagem, seja ela Básica ou Especial; Todas as empresas montadoras de stands, contratadas pelos expositores para a Montagem Especial, deverão manter no próprio stand uma cópia da ART/RRT quitada, pois em caso de fiscalização ela será solicitada e se for constatada alguma irregularidade, poderá ocorrer o embargo do stand. A guia deverá ser emitida através do CREA SP, ou CAU (Conselho de Arquitetos e Urbanistas) CREA-SP (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura): Fone. 0800-171811 / (11) 3097.8766 www.creasp.org.br, www.cau.org.br É obrigação do expositor que optar por outra montadora que não seja a oficial, encaminhar previamente o formulário nº. 2 - Termo de Responsabilidade assinado pelo expositor, sem o qual não será admitida a entrada do material para exposição e a entrega das credenciais necessárias para a participação no evento; O projeto do stand deverá atender todas as normas que constam no presente Manual. 16. NORMAS DE SEGURANÇA INSTALAÇÕES ESPECIAIS quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para stands contíguos ou para o pavilhão, deverão ser providos de instalações especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade. Ao critério dos promotores poderá ser solicitada a retirada dos equipamentos, caso as condições assim o indiquem. EXTINTORES é recomendado a todo Expositor manter em seu stand, desde o início da montagem até o final da desmontagem, pelo menos 01 (um) extintor de gás carbônico de 6 kg, este equipamento deverá ser providenciado juntamente à sua montadora. EQUIPAMENTOS PROIBIDOS é proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do pavilhão; é também proibida à utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis. BOTIJÕES - não será permitida a utilização de botijões de gás em qualquer área nas dependências do Centro de Convenções Rebouças. 17. EMBARGO DA CONSTRUÇÃO Os Organizadores têm o direito de embargar a construção do stand ou a parte dele que possa estar em desacordo com as normas deste Manual. Caso a montadora contratada pelo Expositor não reformule o projeto e a construção em tempo hábil o stand não poderá ser utilizado no período de realização, sem prejuízo dos custos contratuais com os organizadores. 18. AÇÕES E PROMOÇÕES
As ações dos expositores deverão ser realizadas dentro de seus respectivos stands. O expositor deverá manter em seu stand, obrigatoriamente, pelo menos um representante, habilitado a prestar informações sobre os produtos expostos, durante todo o período de funcionamento do evento. Fica vedado qualquer tipo de panfletagem durante o evento dentro das dependências do Centro de Convenções Rebouças. A Organização estimula promoções por parte dos Expositores, que, entretanto, deverão submetê-las previamente à Organização que se reserva o direito de vetá-las caso estejam em desacordo com o presente Manual ou causem desequilíbrio à participação dos expositores, respeitadas as diferenças de categorias. 19. SONORIZAÇÃO E DIREITOS AUTORAIS Os Expositores poderão manter som ambiental em seus stands, somente no horário de visitação, desde que o volume seja inferior a 30 decibéis, e não venha prejudicar aos demais. É expressamente proibido o uso de amplificadores de som para mensagens de venda de produtos expostos ou outras promoções. O Expositor deverá acertar junto à Promotora o nível de decibéis permitidos na utilização do som (30 db), sob pena de ser suspensa sua utilização, pela Promotora do evento. Os expositores que utilizarem promoções musicais e/ou som ambiental deverão comprovar o recolhimento das taxas de direitos autorais devidas ao: ECAD ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO Fone. (11) 3287-6722 www.ecad.org.br 20. DESMONTAGEM É obrigação de o Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu stand no prazo e dentro dos horários estipulados neste manual; O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto esta permanecer no recinto da exposição; Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do pavilhão após o término do período permitido serão retirados do pavilhão pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí recorrentes. 21. INSTALAÇÕES 21.1. ENERGIA ELÉTRICA Será cobrada dos expositores a energia disponível para os stands, conforme solicitação através do preenchimento online. Todos os expositores deverão pagar o fornecimento de energia elétrica de no mínimo de 1kva. Nenhum expositor terá direito a kvas sem custos. A ENERGIA ENERGIA ELÉTRICA ESTARÁ DISPONÍVEL EM 220V MONOFÁSICA. O PAVILHÃO NÃO DISPÕE DE ENERGIA 110V PARA AS ÁREAS DE EXPOSIÇÕES. BASE PARA CALCULO: 01KVA = R$250,00 O expositor deverá preencher online a quantidade de kva a ser utilizada. Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS, (ao calcular a necessidade de energia para o stand, arredondar a fração de KVA, para mais); Atenção: A organização do evento realizará as medições individuais nos stands; Todas as instalações elétricas dos stands deverão ser realizadas utilizando cabos PP, não será permitido o
uso de fios paralelos; Todas as instalações elétricas dos stands deverão estar de acordo com a NBR 5410/ABNT; Em cada stand estará disponível somente a quantidade de energia solicitada; Em razão da voltagem do ser de 220 V, os Expositores que utilizarem equipamentos em 110 V deverão providenciar transformadores adequados as necessidades; Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica serão desligados, com exceção dos equipamentos que necessitem ficar ligados em período integral. Estes deverão es tar ligados em circuitos independentes e ter a identificação NÃO DESLIGAR ; A proteção geral do quadro deverá ser feita obrigatoriamente por disjuntores, o quadro de disjuntores deverá ser instalado no stand em local de fácil acesso; O Expositor deverá informar até o dia 24 de março de 2014 qual a carga necessária para seu stand. 22. AR CONDICIONADO Não será permitido o uso de aparelhos de ar condicionado nos stands. 23. INSTALAÇÕES HIDRAULICAS Não será permitida instalação de pontos de água e esgoto nos stands. 24. SERVIÇOS E FACILIDADES 24.1. SEGURANÇA A organização do evento fornecerá os serviços de vigilância e segurança, em tempo integral para as áreas comuns do pavilhão do evento. O Expositor poderá contratar os serviços de vigilância e segurança com exclusividade para o seu stand, diretamente com a empresa oficial de segurança Centro de Convenções Rebouças ou contratar uma empresa que esteja perfeitamente qualificada. No caso de contratação de segurança feita diretamente pelo expositor, será obrigatório o encaminhamento a Área de Operações do Centro de Convenções Rebouças, os seguintes comprovantes de habilitação legal: CERTIFICADO DE SEGURANÇA, AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO DA EMPRESA E CERTIFICADO DE RECICLAGEM DOS SEGURANÇAS, ATUALIZADOS. 25. SERVIÇO DE LIMPEZA A organização do evento fornecerá os serviços de limpeza para as áreas de uso comum do pavilhão, como circulações, banheiros, etc. A limpeza interna dos stands é de responsabilidade dos expositores. 25.1. COLETA DE RESÍDUOS RECICLÁVEIS E COMUNS: De acordo com a nova Lei Municipal 14.973 de 11 de setembro de 2009, as coletas de lixos recicláveis deverão ser realizadas de acordo com a tabela de cores conforme resolução CONAMA (Conselho Nacional do Meio Ambiente) 275 de 2001: TIPO DE MATERIAL Papel em geral Plastico em geral Metal COR Azul Vermelho Amarelo
Vidro(embalagens) Não reciclado Verde Cinza 25.2. MONTADORAS E EXPOSITORES: Solicitamos a colaboração para o recolhimento dos resíduos recicláveis gerados no evento, através de sacos nas cores correspondentes conforme tabela acima. Os lixos da coleta seletiva deverão ser armazenados junto ao stand para posterior recolhimento realizado pela empresa oficial de limpeza do evento. O Centro de Convenções Rebouças disponibilizará esses sacos. Para recebê-los, favor procurar a equipe de limpeza através das portarias do Térreo e 4º andar. Os Resíduos comuns deverão ser acondicionados em sacos plásticos (cor preta). Solicitamos que esse procedimento seja comunicado formalmente para seus funcionários e colaboradores. 25.3. TAXA DE LIMPEZA: Será cobrada uma taxa de limpeza referente à limpeza dos detritos gerados durante a montagem dos stands. O valor total da taxa será de acordo com metragem (área) do stands. BASE PARA CALCULO: 01m² de área de stand = R$ 30,00 O expositor deverá preencher de forma online a metragem do estande e respectiva taxa. Após deverá gerar o boleto para efetuar o pagamento da mesma. Durante a montagem não é permitido utilizar as vias de circulação para depósito de entulhos, materiais, embalagens, equipamentos, ferramentas e/ou produtos a serem instalados ou utilizados nos stands. Todas as execuções de trabalhos das montadoras deverão ser realizadas dentro dos limites dos próprios stands. É obrigação do expositor, acondicionar restos de lixos em sacos plásticos e depositar em áreas que os organizadores estabelecerão previamente. O lixo orgânico deverá ser separado do lixo reciclável e depositados em sacos plásticos distintos. É proibido o acúmulo de lixo nos corredores e partes do Centro de Convenções Rebouças. 26. INTERNET /TELEFONE A Organização do evento não se responsabiliza pelas instalações de Internet e Telefone. O expositor que necessitar destes serviços, deverá solicitar exclusivamente ao Centro de Convenções Rebouças pelo e- mail bruno.martins@hc.fm.usp.br ou nathalia.brilhante@hc.fm.usp.br. Estes serviços deverão ser solicitados 10 dias antes da abertura do evento. 27. ESTACIONAMENTO O Centro de Convenções Rebouças indica a contratação do estacionamento administrado pela Garagem Clínicas, que oferece convênios para seus clientes, com acordos feitos previamente. Consórcio Dr. Enéas Carvalho de Aguiar Fone: (11) 2141-6677 adm@garagemclinicas.com.br 28. TAXAS É obrigação do expositor providenciar e apresentar, quando solicitado, tanto pelo Centro de Convenções Rebouças, quanto pelos órgãos competentes, todos os documentos e taxas legais necessárias, durante o
período do seu evento, sendo de sua inteira responsabilidade a regularização e/ou pagamento de multa no caso de autuação de qualquer órgão, por falta de quaisquer documentos necessários. Os Expositores deverão consultar seu departamento fiscal ou contador para orientação referente ao envio de mercadorias e produtos para o evento e legalização, de acordo com a legislação vigente no período do evento. Todas as responsabilidades decorrentes de encargos fiscais, tais como impostos, taxas e contribuições, bem como das exigências legais de ordem trabalhista, previdenciária e quaisquer outras, resultantes participação do expositor no evento correrão por conta exclusiva do EXPOSITOR. Todas as taxas, tributos e licenças necessárias para a participação no evento são de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, tais como ECAD, ART, licença municipal, etc. ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição. De acordo com a Lei de Direitos Autorais Brasileira 9-610/98, toda apresentação de música deverá ser recolhida taxa ao ECAD. Telefone: 11 3287-6722 site: www.ecad.org.br Os pagamentos das taxas de TFA (Taxa de fiscalização de Anúncio) e TFE (Taxa de fiscalização de estabelecimentos) os pagamentos deverão ser feitos diretamente no site da Prefeitura de São Paulo, através do link: http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/financas/servicos/taxas/. Após o pagamento deverá ser enviado o comprovante de pagamento digitalizad o para o e-mail: liege@ccmew.com, impreterivelmente, até o dia 10/04/2014. O comprovante original deverá permanecer no estande durante todo o período do congresso. RESUMO DAS TAXAS DO EXPOSITOR. - Taxas de TFA (Taxa de fiscalização de Anúncio) e TFE (Taxa de fiscalização de estabelecimentos): Os pagamentos deverão ser feitos diretamente no site da Prefeitura de São Paulo, através do link: http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/financas/servicos/taxas/. Após o pagamento deverá ser enviado o comprovante de pagamento digitalizado para o e-mail: liege@ccmew.com, impreterivelmente, até o dia 15 de julho de 2014. O comprovante original deverá permanecer no estande durante todo o período do congresso. 1) TFE Fiscalização de Estabelecimento (cod. 34932) R$35,32 por cada dia de exposição. 2) TFA Fiscalização de anúncios (cod. 90042) R$ 88,29 3) TFA Distribuição de brindes e folheto ( cod. 97110) R$ 88,29 Após o pagamento, por favor, envie-me o comprovante digitalizado. O comprovante original deverá permanecer no estande durante todo o período do congresso. - Taxa de Energia: Será cobrado o valor de R$ 250,00 por KVA solicitado no estande. - Taxa de Limpeza: Será cobrado o valor de R$ 30,00 por m² de estande. - Taxa de Credencial Extra: cada expositor terá direito a 2 (duas) credenciais a cada 9m² de estande, cada credencial extra tem o custo de R$ 50,00. 29. REGULAMENTAÇÃO 1. É responsabilidade do expositor informar-se e respeitar toda resolução que regulamenta a participação de empresas em exposições.
2. ANVISA É estritamente necessário o cumprimento das orientações da ANVISA RDC 96/08 e a lei N 11.265 de 3 de janeiro de 2006. 3. Informamos que a empresa expositora deverá cumprir rigorosamente as Leis do Ministério do Trabalho que regem e Contratação de Trabalhadores. 4. É terminantemente proibida a contratação de menores; 5. O promotor e a organização do evento se isentam de quaisquer vínculos empregatícios com os funcionários e fornecedores de serviços contratados ou subcontratados pelos expositores.
FORMULÁRIO 01 APRESENTAÇÃO DA MONTADORA E PRESTADORES DE SERVIÇO (OBRIGATÓRIO) Este formulário deverá ser preenchido e enviado para o e-mail liege@ccmew.com, contendo as seguintes informações da montadora escolhida; Esta informação deverá ser enviada à CCM Worldwide Medical Congress até o dia 24 de março de 2014. A montadora e prestadores de serviço receberão por e -mail um login e senha para cadastrar os nomes referentes às credenciais de montagem / prestação de serviços. Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta de responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor. Razão Social (MONTADORA) Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Fone: Fax: E-mail: Nome de contato na Montadora: Razão Social (PRESTADOR DE SERVIÇO) Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Fone: Fax: E-mail: Nome de contato na Montadora:
FORMULÁRIO 02 TERMO DE RESPONSABILIDADE (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado para CCM Worldwide Medical Congress até o dia 24 de março de 2014 pelo e-mail: liege@ccmew.com Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, relacionados nos Formulários 01 e 04 que estarão trabalhando no nosso stand. Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no que se refere á montagem, manutenção e desmontagem do referido stand. Declaramos, também, estar cientes de que toda e qualquer desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Centro de Convenções Rebouças, autoriza a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento e/ou nos cobrar multa. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: E-mail: Responsável pela informação: Data: Assinatura: Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: E-mail: Responsável: Data:
FORMULÁRIO 03 INSTALAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (OBRIGATÓRIO) Esta informação deverá ser preenchida no sistema através do login e senha informado via e-mail. Caso não tenha recebido seu login e senha, solicite-os pelo e-mail liege@ccmew.com A informação de KVA s deverá ser informada no sistema até o dia 24 de março de 2014. Atenção: Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia extra para o stand, arredondar a fração do KVA, para mais). Todos os expositores deverão pagar o fornecimento de energia elétrica no mínimo de 1kva. Nenhum expositor terá direito a kvas sem custos. BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$ 250,00 Quantidade Total de KVAS (UD) KVAS Quantidade Total de KVAS (UD) x R$250,00/UD de KVA Total a pagar R$ *A ENERGIA ELÉTRICA ESTARÁ DISPONÍVEL EM 220 V MONOFASICA. O PAVILHÃO NÃO DISPÕE DE ENERGIA 110 V PARA AS ÁREAS DE EXPOSIÇÕES.
FORMULÁRIO 04 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITORES (OBRIGATÓRIO) Esta informação deverá ser preenchida no sistema através do login e senha informado via e-mail. Caso não tenha recebido seu login e senha, solicite-os pelo e-mail liege@ccmew.com. Efetuando o login e senha, o expositor irá cadastrar os nomes para as credencias no link Credenciais. Caso precise de credenciais adicionais, estas deverão ser solicitadas no link Produtos. O valor de cada credencial adicional é R$ 50,00. Após a compra das credenciais adicionais, o expositor deverá ir no link Pagamentos para gerar o boleto e encaminhar o comprovante de pagamento para o e-mail liege@ccmew.com. O expositor deverá cadastrar os nomes para as credenciais até o dia 24 de março de 2014. Esta credencial dará acesso a área de exposição do evento. Cada empresa expositora receberá 02 Credenciais de Expositor para cada 9m² de área de stand. Local de retirada dos crachás: Centro de Convenções Rebouças CAEX.
FORMULÁRIO 05 TAXA DE LIMPEZA (OBRIGATÓRIO) Esta informação deverá ser preenchida no sistema através do login e senha informado via e-mail. Caso não tenha recebido seu login e senha, solicite-os pelo e-mail liege@ccmew.com A informação da taxa de limpeza deverá ser informada no sistema até o dia 24 de março de 2014 Preencha abaixo, o quadro para calculo da taxa de limpeza. BASE PARA CALCULO: R$ 30,00/m² de área de stand. Quantidade de metros quadrados de área do estande. Quantidade de metros quadrados de área do estande x R$ 30,00/m². m². Total a pagar R$