MINISTÉRIO PÚBLICO DE PERNAMBUCO Procuradoria Geral de Justiça Secretaria Geral do Ministério Público Coordenadoria Ministerial de Apoio Técnico e Infraestrutura Gerência Ministerial de Contabilidade ORIENTAÇÃO BÁSICA PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR
Apresentação O Ministério Público é instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis. Apresentamos a seguir algumas orientações básicas para a PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR, no intuito de zelar preventivamente pela correta aplicação dos recursos públicos, e, com o objetivo de possibilitar às Entidades sem Fins Lucrativos a elaboração de Prestações de Contas de recursos recebidos por Órgãos Públicos. 2
O Terceiro Setor O Terceiro Setor compreende um conjunto de entidades privadas sem fins lucrativos que realizam atividades complementares às públicas, visando contribuir com a sociedade na solução de problemas sociais e em prol do bem comum. No Brasil, a denominação Terceiro Setor é utilizada para identificar as atividades da sociedade civil que não se enquadram na categoria das atividades estatais, tais como: Organizações não Governamentais (ONG), Organizações Sociais (OS), Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP). 3
Prestação de contas Todas as entidades privadas sem fins lucrativos que assinarem convênios ou Termo de Parceria com órgãos públicos para executarem políticas públicas, devem observar atentamente estas orientações. Uma prestação de contas é o resultado de como o recurso foi aplicado, pois se o dinheiro foi utilizado respeitando-se o que está escrito no Termo do Convênio e na Legislação, com certeza os responsáveis não terão dificuldades em terem suas contas aprovadas pelo Ministério Público. Fazer prestação de contas é provar com documentos onde foi gasto o dinheiro do Convênio. Por isso, é muito importante ficar atento desde o recebimento dos recursos até o momento em que a prestação de contas seja entregue e aprovada. 4
Aprendendo a prestar contas Os documentos que compõem a Prestação de contas são exigidos pelos Órgãos Públicos interessados, de acordo com seus atos normativos, no entanto, o responsável pela elaboração da Prestação de Contas deve observar quais as exigências de cada Órgão. Portanto, para prestar contas ao Ministério Público de Pernambuco as Entidades deverão encaminhar os seguintes documentos: Estatuto e Atas da entidade; Comprovante de inscrição da Pessoa Jurídica junto à Receita Federal; Cópias de Convênios ou Termos de Parceria celebrados, com os respectivos Planos de Trabalho, realizados no exercício; Cópias dos extratos bancários da conta corrente específica pelo qual foram movimentados os recursos recebidos juntamente com a conciliação bancária no exercício; Notas de Empenho e Subempenho dos recursos recebidos no exercício; Cópias das Notas Fiscais e Recibos correspondentes as despesas realizadas com o Convênio ou Termo de Parceria; Cópias dos comprovantes de recolhimento de impostos: ISS, INSS, IRRF, conforme o caso; Cópias de Recibos e Notas Fiscais referentes às despesas efetuadas pela entidade relacionadas aos serviços voluntários. 5
Procedimentos para a entidade seguir na execução do convênio: As entidades devem executar as ações em conformidade com o disposto no Convênio ou Termo de Parceria e no Plano de Trabalho aprovado, não se desviando da finalidade original do acordo entre as partes; Devem realizar a movimentação dos recursos recebidos do ente público em conta bancária específica para o Convênio ou Termo de Parceria; Caso os recursos não sejam imediatamente utilizados na finalidade a que se destinam e a previsão de seu uso seja em período igual ou superior a um mês, deverá a Entidade aplicar os recursos em caderneta de poupança, fundo de aplicação financeira de curto prazo, entre outros, devendo utilizar os rendimentos provenientes da aplicação financeira exclusivamente no objeto do Convênio ou do Termo de Parceria; Observar as disposições contidas na Lei 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos); 6 Sempre solicitar, no mínimo, 03 (três) propostas de preços (elaborar mapa comparativo) para realizar suas compras de forma a assegurar a obtenção do menor preço;
Procedimentos para a entidade seguir na execução do convênio: Não admitir práticas atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade, Eficiência, Probidade Administrativa e Transparência), nas contratações e demais atos praticados, sob pena de suspensão das parcelas; Todos os valores a débito na conta corrente devem corresponder a um comprovante de despesa (nota fiscal e/ou cupom fiscal) de igual valor; As despesas serão comprovadas mediante documentos fiscais, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do convenente devidamente identificado com referência ao título e número do convênio. 7
Não é permitido: Realizar saques para pagamentos em espécie; Realizar despesas fora do prazo de vigência do Convênio ou do Termo de Parceria, bem como realizar pagamentos antecipados; Realizar depósitos ou pagamentos na conta corrente específica do Convênio ou Termo de Parceria que não tenham haver com o objeto acordado entre as partes. 8
Procedimentos para a entidade seguir quando efetuar os pagamentos das compras ou dos serviços: PRESTE MUITA ATENÇÃO! Exigir Nota Fiscal de qualquer material adquirido ou serviço executado; Para o prestador do serviço que não tenha talonário de nota fiscal de serviço, deve-se exigir uma Nota Fiscal avulsa, que ele adquire na Prefeitura do Município onde houve a prestação do serviço. Caso se faça a opção pela emissão de Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA), a entidade deverá efetuar a retenção do ISS, da Contribuição Previdenciária (INSS) e o IR nos casos previstos na legislação e realizar os devidos recolhimentos; 9
Procedimentos para a entidade seguir quando efetuar os pagamentos das compras ou dos serviços: A Nota Fiscal deve estar legível e não pode conter erros nem rasuras e deve ser observado o seguinte: 10 A Nota Fiscal deve ter a data do dia da compra e o selo fiscal; A entidade deve atestar na Nota Fiscal com carimbo ou escrevendo, o recebimento do material colocando a data e assinando; O pagamento deve ser feito através de cheque nominal; Observar o prazo de validade da nota fiscal que está sendo emitida. Nota fiscal com data vencida, não tem validade e é inidônea;
Fundamentação legal Constituição Federal de 1988; Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/02 - Artigos 53 ao 69, com incisos, parágrafos e alíneas correspondentes); Lei Federal nº 9.790/99 (Lei das Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público OSCIP); Lei Estadual nº 11.743/00 (Lei das Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público OSCIP); Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/66); Lei nº 8.666/93 (Lei de Licitação e Contratos); Lei nº 9.608/98 (Dispõe sobre o Serviço Voluntário); Lei Complementar nº 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal); Lei nº 8.429/92 (Lei de Improbidade Administrativa). 11
Elaborado pela CMATI Coordenadoria Ministerial de Apoio Técnico e Infraestrutura GMC Gerência Ministerial de Contabilidade Equipe: Leonardo Lúcio de Menezes (Coordenador da CMATI) Maria Claudia M. Malheiros de Sá (Gerente da GMC) Dilma Maria Ferreira Gidelson Manoel dos Santos Humberto Bezerra Soares Filho Kátia Pereira da Silva Luiz Felipe Maia Ávila