Manual de Processos e Procedimentos Controlo de Gestão DOCUMENTO ATUAL Referência: PC.G.CG Versão: 1.0 Data: 30/01/2016 Criado por: André Soares Aprovado por: Homologado por: REVISÕES REALIZADAS ID Data Criado por Versão Alterações
1. MODELO OPERACIONAL E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO DE GESTÃO 1.1 MODELO OPERACIONAL O modelo operacional e os procedimentos de Controlo de Gestão dos SASUP são assegurados pelo Gabinete de Planeamento e Controlo de Gestão (GPCG), sendo que também contribuem as demais áreas com que este se relacione. O GPCG, de reporte direto à Direção, tem como missão apoiar a Direção e os Responsáveis das Unidades SASUP na prossecução dos seus objetivos através de uma abordagem de avaliação sistemática e rigorosa dos processos organizacionais. No âmbito das suas principais competências destacam se as seguintes: a. Analisar e avaliar, em termos de economia, eficiência e eficácia, as atividades dos Serviços; b. Cumprir, e fazer cumprir, os procedimentos de Gestão Financeira definidos, identificando e propondo alterações ou incrementos ao mesmo, e atuando em conformidade com a Política da Qualidade; c. Controlar a execução do Plano de Atividades dos SASUP; d. Monitorizar a execução orçamental dos SASUP; e. Elaborar relatórios e propor planos de melhoria contínua para corrigir eventuais desvios aos objetivos traçados; f. Apurar, monitorizar e reportar os principais indicadores de performance financeira e operacional dos SASUP definidos para o apoio à decisão, realizando as análises ajustadas e propostas de planos de ação concretos; g. Desenvolver estudos económicos e financeiros relativos aos SASUP; h. Acompanhar auditorias externas e a respetiva elaboração do contraditório; i. Garantir a análise e gestão pró ativa das contas correntes de clientes e fornecedores; j. Apoiar na elaboração e no acompanhamento da gestão de projetos transversais aos SASUP, nomeadamente dos projetos cofinanciados; k. Assegurar o controlo de gestão prospetivo, mediante a realização de uma análise focada em cenários what if com a finalidade de promover a adoção de medidas tempestivas corretivas dos desvios apurados; l. Garantir a definição e controlo dos centros de custos e a classificação funcional e de custos no software de Contabilidade e Gestão; m. Garantir o arquivo da documentação produzida no âmbito da sua função, assegurando a sua organização e manutenção; a. Apoiar na elaboração do fecho de contas; b. Elaboração de templates; c. Preparação do calendário de atividades do ano; n. Outras funções que lhe sejam cometidas. V1.0 2
1.2 MISSÃO DOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLO DE GESTÃO DESCRIÇÃO O processo de Controlo de Gestão tem como missão apoiar na elaboração e controlo do grau de execução do orçamento anual, apoiar e dinamizar a elaboração do plano de atividades e garantir a produção de informação para avaliar e monitorizar o desempenho dos SASUP nas vertentes humana, financeira, operacional e comercial, face aos objetivos estratégicos previamente definidos. 1.3 LISTA DE PROCEDIMENTOS RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GQMC UA NB NS UGA NNQA UM UC (SPUP) RH (SPUP) UCT SPUP) André Soares PC.G.CG.01 Controlo do Orçamento x André Soares PC.G.CG.02 Elaboração do Plano de Atividades x x x x x x André Soares PC.G.CG.03 Gestão e Reporte do Desempenho x x x x x V1.0 3
1.4 ENTRADAS E SAÍDAS POR PROCEDIMENTO CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.G. CG.01 Controlo do Orçamento Controlo Orçamental da Receita, Controlo Orçamental da Despesa PC.G. CG.02 Elaboração do Plano de Atividades Plano Estratégico Orçamento PC.G. CG.03 Gestão e Reporte do Desempenho Indicadores de Desempenho/ Fecho de Contas Contabilidade PC.G.DIR.01 Planeamento Estratégico. PC.S.GF.06 Gestão do orçamento anual PC.S.GF.05 Gestão das Obrigações de Reporte Mapa de Controlo Orçamental Plano de Atividades Relatório de Desempenho QUAR Direção PC.G.DIR.03 Elaboração do QUAR. PC.G.CG.01 Gestão e Reporte do Desempenho PC.G.DIR.03 Elaboração do QUAR 1.5 SUPORTE REGULAMENTAR Portaria 794/2000, de 20 de Setembro POC Educação V1.0 4
1.6 PROCEDIMENTOS 1.6.1 CONTROLO DO ORÇAMENTO PC.G.CG.01 1.6.1.1 FLUXOGRAMA V1.0 5
1.6.1.2 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Apurar e explicar as eventuais diferenças encontradas entre os valores das receitas e despesas previstas (orçamentados) e as efetivamente executadas no período proposto. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (SI/DOCS.) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 1 Analisar as rubricas da contabilidade orçamental Mensalmente ERP Primavera, SIGARRA/ Controlo Orçamental da Despesa, Controlo Orçamental da Receita O GPCG identifica e analisa as rubricas da receita e da despesa que se encontram orçamentadas. 2 Calcular grau de execução e apurar desvios (se ocorridos) Mensalmente Mapa de Controlo Orçamental, Controlo Orçamental da Despesa, Controlo Orçamental da Receita Controller financeiro Para as rubricas da receita, o GPCG procede ao apuramento das diferenças entre o orçamentado e o executado. Para as rubricas da despesa, o GPCG procede ao apuramento das diferenças entre o orçamentado, o cabimentado, o comprometido e o executado. Posteriormente, transita para o procedimento de PC.G.DIR. Validação e/ou assinatura de documentação. 3 Identificar ações de mitigação Mensalmente Mapa de Controlo Orçamental Direção A Direção e o GPCG devem identificar possíveis ações de mitigação a realizar e caso seja necessário o ajustamento do orçamento anual, transita para o procedimento PC.S.GF.06 Gestão do orçamento anual. V1.0 6
1.6.1.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES MATRIZ RECI # ID ATIVIDADE (R) RESPONSÁVEL (E) EXECUTANTE (C) CONSULTADO (I) INFORMADO 1 Analisar as rubricas da contabilidade orçamental GPCG Contabilidade 2 Calcular grau de execução e apurar desvios (se ocorridos) GPCG Contabilidade Direção 3 Identificar ações de mitigação Direção Contabilidade Contabilidade V1.0 7
1.6.2 ELABORAÇÃO DO PLANO DE ATIVIDADES PC.G.CG.02 1.6.2.1 FLUXOGRAMA V1.0 8
1.6.2.2 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Garantir a elaboração de um plano de atividades anual que traduza as iniciativas e objetivos previstos no Plano Estratégico, definindo responsabilidades e metas. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (SI/DOCS.) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 1 Analisar plano estratégico e preparar templates Anualmente (final do ano) Plano Estratégico, Template O GPCG analisa o plano estratégico previamente preparado e prepara o template para preenchimento do plano de atividades de cada uma dos gabinetes e serviços, para o ano seguinte. 2 Propor plano de atividades para o gabinete/ serviço Anualmente Plano de Atividades Responsáveis Unidades SASUP Cada Responsável das Unidades SASUP procede ao preenchimento dos templates com as atividades que propõe realizar no ano, considerando a estratégia previamente definida. 3 Decidir plano de atividades anual Anualmente Plano de Atividades Direção Responsáveis Unidades SASUP A Direção e os Responsáveis das Unidades SASUP decidem o plano de atividades a desenvolver no ano seguinte e informam o GPCG. V1.0 9
DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (SI/DOCS.) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 4 Elaborar documento final Anualmente Plano de Atividades O GPCG procede à compilação de toda a informação e à formalização do Plano de Atividades e transita para o procedimento PC.G.DIR. 05 Validação e assinatura. No caso de ser aprovado pela Direção dos SASUP, transita para os procedimentos PC.G.DIR 03 Elaboração do QUAR e PC.G.CG.03 Gestão e reporte de desempenho. 5 Decidir ajustamento ao plano inicial Anualmente Plano de Atividades Conselho Executivo Responsáveis das Unidades SASUP A Direção e os Responsáveis das Unidades SASUP decidem relativamente aos ajustamentos necessários. 1.6.2.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES MATRIZ RECI # ID ATIVIDADE (R) RESPONSÁVEL (E) EXECUTANTE (C) CONSULTADO (I) INFORMADO 1 Analisar plano estratégico e preparar templates GPCG GPCG Direção 2 Propor plano de atividades para o gabinete/ serviço Responsáveis das Unidades SASUP Responsáveis das Unidades SASUP Responsáveis das Unidades SASUP / GPCG Direção 3 Decidir plano de atividades anual Direção Direção / Responsáveis das Unidades SASUP Responsáveis das Unidades SASUP GPCG 4 Elaborar documento final GPCG GPCG Direção/ Responsáveis das Unidades SASUP Direção/ Responsáveis das Unidades SASUP 5 Decidir ajustamento ao plano inicial Direção / Responsáveis das Unidades SASUP Direção / Responsáveis das Unidades SASUP GPCG GPCG V1.0 10
1.6.3 GESTÃO E REPORTE DO DESEMPENHO PC.G.CG.03 1.6.3.1 FLUXOGRAMA V1.0 11
1.6.3.2 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Garantir a produção de informação para avaliar e monitorizar o desempenho de todas as áreas dos SASUP. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (SI/DOCS.) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 1 Recolher dados Mensalmente ERP Primavera, SIGARRA, Micro I/O O GPCG procede à recolha dos dados necessários para o cálculo dos indicadores de desempenho. 2 Calcular indicadores de desempenho Mensalmente, Trimestralmente e Semestralmente Indicadores de Desempenho, QUAR Mensalmente, o GPCG procede ao cálculo dos indicadores de desempenho operacionais prédefinidos. Trimestralmente, o GPCG procede cálculo dos indicadores de desempenho previstos no plano estratégico. Semestralmente, o GPCG procede ao cálculo dos indicadores que apuram o grau de execução do QUAR, dos procedimentos financeiros e de controlo de gestão. Após concluídas as atividades referidas, transita para o procedimento de PC.G.DIR.05 Validação e assinatura. V1.0 12
DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (SI/DOCS.) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 3 Enviar dados obtidos para os gabinetes e serviços Mensalmente, Trimestralmente e Semestralmente Indicadores de Desempenho, E mail O GPCG deve enviar os dados obtidos e previamente validados para os gabinetes e serviços. 4 Solicitar e obter informação de fecho de contas Anualmente Fecho de Contas O GPCG solicita e recebe as informações de fecho de contas relativamente ao ano anterior. 5 Elaborar relatório Trimestralmente e Semestralmente Indicadores de Desempenho, Relatório de Desempenho O GPCG elabora os Relatórios de Reporte de Desempenho (trimestrais) e o Relatório & Contas anual e transita para o procedimento de PC.G.DIR.05 Validação e assinatura. 6 Divulgar relatório Trimestralmente e Anualmente Relatório de Desempenho O GPCG procede à divulgação de resultados e transita para o procedimento PC.DIR.03 Elaboração do QUAR. 7 Implementar medidas operacionais corretivas Sempre que necessário Responsáveis das Unidades SASUP Sempre que necessário, os Responsáveis das Unidades SASUP implementam as ações corretivas, com vista à melhoria dos indicadores de desempenho. V1.0 13
DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (SI/DOCS.) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 8 Acompanhar e garantir implementação das medidas Sempre que forem implementadas ações corretivas O GPCG procede ao acompanhamento e monitorização da implementação da medida corretiva, para garantir o cumprimento dos objetivos. 1.6.3.3 DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES MATRIZ RECI # ID ATIVIDADE (R) RESPONSÁVEL (E) EXECUTANTE (C) CONSULTADO (I) INFORMADO 1 Recolher dados GPCG GPCG Gabinetes/ Serviços 2 Calcular indicadores de desempenho GPCG GPCG Gabinetes/ Serviços Direção 3 Enviar dados obtidos para os gabinetes e serviços GPCG GPCG Direção Gabinetes/ Serviços 4 Solicitar e obter informação de fecho de contas GPCG GPCG Direção/ Contabilidade 5 Elaborar relatório GPCG GPCG Direção 6 Divulgar relatório GPCG GPCG Direção Gabinetes/ Serviços 7 Implementar medidas operacionais corretivas Responsáveis das Unidades SASUP Responsáveis das Unidades SASUP Direção GPCG 8 Acompanhar e garantir implementação das medidas GPCG GPCG Gabinetes/ Serviços Direção V1.0 14