Manual de Processos e Procedimentos Serviços de Bolsas

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1 Manual de Processos e Procedimentos Serviços de Bolsas DOCUMENTO ATUAL Referência: PC.N.SB Versão: 3.0 Data: 31/07/2016 Criado por: Aprovado por: Homologado por: Classificação: Maria José Letras (SASUP)/ Edite Pinho (SASUP) REVISÕES REALIZADAS ID Data Criado por Versão Alterações #1 13/07/2015 IRA/ MJL/ EP V.1.0 #2 31/07/2015 IRA/ MJL/ EP V.2.0 #3 18/12/2016 MJL/ EP V.3.0 Foram introduzidos novos procedimentos: PC.N.SB.09 Atribuição de benefícios sociais e complementos PC.N.SB.10 Alteração ao processo de candidatura PC.N.SB.11 Atribuição do Fundo de Apoio Social PC.N.SB.12 Análise de situações excecionais Foi alterado o procedimento: PC.N.SB.01 Candidatura a Bolsa de Estudo Foi introduzido novo procedimento: PC.N.SB.13 Bolsa de colaboradores

2 REVISÕES REALIZADAS #4 10/01/2018 EP/MJL V.4.0 Foram alterados os procedimentos: PC.N.SB.01 Candidatura a Bolsa de Estudo PC.N.SB.02 Oposição PC.N.SB.03 Reclamação PC.N.SB.07 Verificação das condições do processo contratualizado PC.N.SB.09 Atribuição de complementos e benefícios sociais PC.N.SB.11 Atribuição de subsídio de emergência PC.N.SB. 12 Análise de Situações Excecionais PC.N.SB.13 Concurso de bolsa de colaboradores PC.N.SB.14 Bolsa de colaboradores V.4.0 2

3 ÍNDICE Abreviaturas... 6 Definições... 6 Processo Serviços de Bolsas... 9 Objetivo... 9 Entradas e Saídas por Procedimento Suporte Documental Candidatura a Bolsas de Estudo PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Oposição PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Reclamação PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Recurso Hierárquico PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Transferência de candidatura às Bolsas de Estudo PC.N.SB Fluxograma V.4.0 3

4 Detalhe do Procedimento Verificação PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Verificação das condições do processo contratualizado PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Controlo de débitos PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Atribuição de complementos e benefícios sociais PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Alteração ao processo de candidatura PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Atribuição de subsídio de emergência PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Análise de Situações Excecionais PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento V.4.0 4

5 13 Concurso de Bolsa de colaboradores PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento Bolsa de colaboradores PC.N.SB Fluxograma Detalhe do Procedimento V.4.0 5

6 ABREVIATURAS SIGLA SASUP DGES SAE SICABE BeOn SIGARRA CPA VAS UP SAED GAENEE FAS PAD DESCRIÇÃO Direção Geral do Ensino Superior Departamento de Apoio ao Estudante Suporte Informático ao Concurso para Atribuição de Bolsas de Estudo Plataforma informática de candidatura a bolsa de estudo. Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos Código do Procedimento Administrativo Verificação Administrativa Sistemática Universidade do Porto Serviço de Apoio ao Estudante Deficiente Gabinete de Apoio ao Estudante com Necessidades Educativas Especiais Fundo de Apoio Social Pedido de Autorização de Despesa DEFINIÇÕES NOME Agregado Familiar Aproveitamento escolar Audiência de Interessados DEFINIÇÃO É constituído pelo estudante e pelas pessoas que com ele vivam em comunhão de mesa, habitação e rendimento, nas condições previstas no Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior. Obtenção de aprovação conforme o estipulado no artigo 5º do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior. A audiência de interessados representa a participação dos cidadãos na formação das decisões ou deliberações que lhes digam respeito (CPA). Antes da decisão final, os SASUP informam o estudante, através da Plataforma BeOne, acerca do sentido provável da decisão, para que este conheça os fundamentos da mesma e sobre ela se possa pronunciar. No decurso da audiência dos interessados os requerentes podem apresentar informações e documentos visando a alteração do projeto de decisão. V.4.0 6

7 NOME Verificação Bolsa de Estudo Bolsa Base anual mínima Bolsa de Referência Candidatura em conformidade ECTS Mapa de devedores Oposição Processo de Candidatura Processamento Reclamação Recurso Rendimento do agregado familiar DEFINIÇÃO Ação de controlo aleatória de processos de candidatura a bolsa que consiste na solicitação de informações complementares ou na apresentação de documentos originais que comprovem a veracidade das declarações prestadas com vista à consecução da otimização dos recursos públicos e à exigência de controlo de qualidade dos serviços prestados. Prestação pecuniária anual para comparticipação nos encargos com a frequência de um curso ou com a realização de um estágio profissional de caráter obrigatório, atribuída pelo estado, a fundo perdido, sempre que o agregado familiar em que o estudante se integra não disponha de um nível mínimo adequado de recursos financeiros. A bolsa base anual mínima é o valor da propina efetivamente paga até ao valor da propina máxima fixado para o 1º ciclo de estudos do ensino superior público no ano letivo em causa. A bolsa de referência tem o valor igual a 11 vezes o indexante dos apoios sociais em vigor no início do ano letivo, acrescido da propina efetivamente paga, nunca superior ao valor da propina máxima fixada anualmente para o 1º ciclo. É o estado do processo de candidatura em que estão reunidas as condições que satisfazem os requisitos de elegibilidade do estudante para acesso a bolsa de estudo. Sistema Europeu de Transferência de Créditos. No âmbito do procedimento de controlo de débitos a plataforma da DGES permite extrair o Mapa de Devedores que contem o nome dos estudantes que se encontram em situação de débito resultante de bolsas que lhes foram pagas indevidamente. Na fase de decisão sobre o requerimento de atribuição de bolsa de estudo, no decurso da audiência dos interessados, os estudantes podem fazer oposição antes da decisão definitiva, apresentando documentos e prestando informação complementar visando a alteração do projeto de decisão. É constituído pelo requerimento de bolsa de estudo e a informação e documentação relevante para a análise do pedido O processo de candidatura após concluída a análise é enviado para processamento e é submetido a despacho de deferimento/indeferimento do Diretor dos SASUP. Pode ser apresentada reclamação da decisão sobre o requerimento de bolsa de estudo, no prazo de 15 dias após a data da decisão. Da decisão sobre o requerimento ou sobre a reclamação cabe impugnação judicial. Da decisão relativa aos requerimentos e da decisão de não provimento de reclamações pode ser interposto recurso para o Reitor. O rendimento do agregado familiar corresponde ao somatório do rendimento do estudante e dos demais elementos do agregado familiar, de acordo com o Regulamento. V.4.0 7

8 NOME Rendimento per capita Processo contratualizado de bolsa de estudo Verificação das condições do Processo Contratualizado Fundo de Apoio Social Alterações do agregado familiar Comissão DEFINIÇÃO O rendimento per capita do agregado familiar é o valor resultante da divisão do rendimento do agregado familiar, calculado nos termos do artigo 34º, pelo número de pessoas que o constituem. São abrangidos por este processo os estudantes que obedeçam às seguintes condições: tenham sido bolseiros no ano letivo anterior; requeiram a continuidade da atribuição da bolsa, continuem matriculados e inscritos na mesma instituição, o agregado familiar mantenha a mesma composição familiar, não tenha ocorrido alterações das condições de elegibilidade e os rendimentos fiscais e segurança social estejam disponibilizados pelo sistema interoperabilidade da Administração Pública (artigo 48º). As candidaturas aceites ao abrigo do Processo Contratualizado são alvo de verificação em fase posterior. O Fundo de Apoio Social, no âmbito da responsabilidade da Universidade do Porto, é um programa de apoio aos estudantes em situação de comprovado estado de necessidade económica, visa contribuir para o combate ao abandono e insucessos escolares e a aquisição e desenvolvimento de competências transversais promotoras da empregabilidade e sucesso profissional. Pode revestir se de duas formas: subsídio de emergência e bolsa de colaboradores. Em caso de alteração significativa da composição e ou da situação económica do agregado familiar do estudante em relação ao ano anterior ou ao do inicio do ano letivo, pode o mesmo, consoante os casos, submeter requerimento de atribuição de bolsa de estudo ou de reapreciação do valor da bolsa de estudo atribuída sendo o montante a atribuir proporcional ao valor calculado nos termos do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo, considerando o período que medeia entre a alteração e o fim do período letivo ou estágio. Grupo de trabalhadores designados para elaboração da bolsa de colaboradores, conforme as diretrizes do Fundo de Apoio Social. V.4.0 8

9 PROCESSO SERVIÇOS DE BOLSAS OBJETIVO DESCRIÇÃO Os serviços de bolsas são prestados pelo Núcleo de Bolsas dos SASUP e têm como objetivo o estudo e a apresentação de propostas de atribuição de bolsas de estudo e outros benefícios sociais. Lista de Procedimentos RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO Isabel Basto Isabel Basto PC.N.SB.01 Candidatura às bolsas de estudo PC.N.SB.02 Oposição X ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GPCG GQMC UA NS UGA NNQA UM X UC (SPUP) RH (SPUP) UCT SPUP) Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto PC.N.SB.03 Reclamação X PC.N.SB.04 Recurso Hierárquico X PC.N.SB.05 PC.N.SB.06 Verificação PC.N.SB.07 Transferência de candidaturas às bolsas de estudo Verificação das condições do Processo Contratualizado PC.N.SB.08 Controlo de débitos X V.4.0 9

10 RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO Isabel Basto PC.N.SB.09 Atribuição de benefícios ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GPCG GQMC UA NS UGA NNQA UM UC (SPUP) RH (SPUP) UCT SPUP) Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto PC.N.SB.10 PC.N.SB.11 PC.N.SB.12 PC.N.SB.13 Alteração ao processo de candidatura Atribuição de Fundo de Apoio Social Análise de situações excecionais Concurso de Bolsa de colaboradores X X X X PC.N.SB.14 Bolsa de Colaboradores X X V

11 ENTRADAS E SAÍDAS POR PROCEDIMENTO CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.N.SB.01 Candidatura às bolsas de estudo Requerimento de Despacho Deferido/ Estudante candidatura Indeferido Estudante PC.N.SB.02 Oposição Requerimento de Alteração ao processo PC.N.SB.10 Alteração ao Estudante Oposição de candidatura processo de candidatura PC.N.SB.03 Reclamação Requerimento de Alteração ao processo PC.N.SB.10 Alteração ao Estudante Reclamação de candidatura processo de candidatura PC.N.SB.04 Recurso Hierárquico Arquivar requerimento Núcleo de Bolsas/ Requerimento de do recurso hierárquico / Gabinete Jurídico da UP PC.N.SB.10 Alteração ao Recurso Hierárquico Alteração ao processo processo de candidatura de candidatura PC.N.SB.05 Transferência de candidaturas às Autorização de Pedido de transferência Estudante bolsas de estudo transferência Estudante E mail com PC.N.SB.06 Verificação Pedido de verificação DGES/ Núcleo de Bolsas Informação de Verificação / Relatório de Verificação DGES/ Núcleo de Bolsas PC.N.SB.07 PC.N.SB.08 PC.N.SB.09 PC.N.S.B.10 Verificação das condições do Processo Contratualizado Controlo de débitos Atribuição de benefícios sociais e complementos Alteração ao processo de candidatura Candidatura Extração do mapa de devedores Pedido para atribuição de complementos e/ou benefícios Alterações à candidatura Núcleo de Bolsas Núcleo de Bolsas Unidade de Alojamento / SRI / Estudante PC.N.SB.02 Oposição PC.N.SB.03 Reclamação Candidatura verificada/ Alteração ao processo de candidatura Mapa de devedores e Ofício Atribuição de complementos e benefícios / Arquivo do processo de requerimento NEES Despacho Deferido/ Indeferido Núcleo de Bolsas/ PC.N.SB.10 Alteração ao processo de candidatura PC.S.GF.04 Gestão de Recebimentos Estudante Estudante V

12 CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.N.SB.04 Recurso Hierárquico PC.N.SB.06 Auditorias PC.N.SB.07 Verif.Posterior PC.N.SB.12 Análise Sit. Except. PC.N.SB.11 PC.N.SB.12 PC.N.SB.13 Atribuição de Fundo de Apoio Social Análise de Situações Excecionais Concurso de Bolsa de colaboradores Requerimento para Fundo de Apoio Social Requerimento para situações excecionais Regulamento FAE Estudante Estudante Comissão PC.N.SB.14 Bolsa de colaboradores Proposta de Atividade Entidade constitutiva Despacho Deferido/ Indeferido Despacho Deferido/ Indeferido Lista com resultado das candidaturas E mail com horas de colaboração dos estudantes Estudante/ Serviços Financeiros Estudante Estudante PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos V

13 DOCUMENTAL Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes ao Ensino Superior Despacho n.º 5404/2017, de 21 de junho D.SB.01 Regulamento de Atribuição do Fundo de Apoio Social D.SB.03 Nomeação da Comissão do Fundo de Apoio Social D.SB.06 Seleção/Classificação da Situação Económica do candidato Bolsa de Colaboradores TRANSAS.DIR.01 Ofício TRANSAS.DIR.06 Informação R.SB.05 Mapa de Candidatos a Bolsa de Colaboradores R.SB.09 Declaração de Entrevista R.SB.11 Requerimento Auxilio de Emergência R.SB.12 Requerimento R.SB.13 Relatório de Avaliação de Atividade R.SB.14 Termo de Colaboração Mensal Bolsa de Colaboradores R.SB.15 Ficha de candidatura Bolsa de Colaboradores R.SB.16 Termo de Início de Colaboração Bolsa de Colaboradores R.SB.17 Proposta de Atividade Bolsa de Colaboradores R.SB.18 Ficha de Candidatura E Learning R.SB.19 Grelha de Classificação Final Formulas R.SB.20 Relatório Síntese R.SB.21 Métodos e Critérios de Seleção Suportes Informáticos: SICABE Suporte Informático ao Concurso para Atribuição de Bolsas de Estudo SIGARRA Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos BeOn Plataforma informática de candidatura a bolsa de estudo. V

14 01 CANDIDATURA A BOLSAS DE ESTUDO PC.N.SB.01 FLUXOGRAMA V

15 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Garantir a análise e a avaliação das candidaturas a bolsas de estudo ao ensino superior e outros benefícios e complementos sociais, efetuadas pelos estudantes que pretendem frequentar ou que já frequentam a Universidade do Porto, e formular os respetivos projetos de decisão respeitante às mesmas, de acordo com o regulamento de atribuição de bolsas da DGES. 1. Verificar e distribuir nova candidatura SICABE Responsável do SAE Após a candidatura do estudante na plataforma BeOn, o Responsável do SAE verifica na plataforma SICABE a existência de candidaturas que distribuí pelos Assistentes Sociais. O período de candidatura e as condições necessárias para atribuição de uma bolsa de estudo e outros benefícios/complementos sociais aos estudantes na Universidade do Porto encontram se definidos no Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior. A distribuição das candidaturas para análise pelos Assistentes Sociais pode ser manual, se existirem poucas, ou automática, dependendo do volume de candidaturas que se encontrem na plataforma por analisar. V

16 2. Analisar candidatura SICABE O analisa a candidatura e verifica se reúne os critérios de elegibilidade. 3. Solicitar documentos e/ou informação complementar Quando analisada uma candidatura que não é contratualizada SICABE Na candidatura não contratualizada, se se verificar, o solicita documentos e/ou informação complementar adicional aos estudantes para anexar ao processo de candidatura. 4. Verificar e analisar documentos e/ou informação complementar Quando introduzidos na plataforma documentos e/ ou informação complementar SICABE Verificar se os documentos ou informação complementar solicitada já se encontram inseridos na plataforma. Caso a instrução do processo não esteja completa, ou seja, existam documentos e/ou informação em falta, pode ser solicitado novamente aos estudantes. 5. Verificar aproveitamento escolar SICABE Consultar plataforma e verificar, importação via WEBSERVICE, do aproveitamento escolar. A importação pode ser efetuada de forma automática ou manual pela plataforma ou pelo assistente social, respetivamente. 6. Enviar para processamento a candidatura esteja analisada e o aproveitamento escolar inserido SICABE DGES A candidatura não contratualizada é enviada para processamento pelo. V

17 7. Validar candidatura SICABE Responsável do SAE O Responsável do SAE valida a candidatura e envia para o Diretor dos SASUP para emitir despacho em conformidade com o resultado da candidatura. 8. Analisar candidatura a candidatura é contratualizada SICABE A candidatura contratualizada é analisada e enviada pela DGES para processamento no seu Sistema Informático. 9. Emitir despacho de candidatura Deferida/ Indeferida SICABE Diretor SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho com o deferimento ou indeferimento da candidatura. O estudante recebe uma notificação do projeto de decisão, por E mail, onde consta todo o detalhe da análise. Esta decisão não tem carácter vinculativo podendo ainda decorrer a fase de oposição, reclamação e recurso hierárquico. No caso das candidaturas contratualizadas o procedimento transita para o PC.N.SB.07 Verificação das condições do processo Contratualizado. V

18 02 OPOSIÇÃO PC.N.SB.02 FLUXOGRAMA V

19 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO No seguimento do projeto de decisão em fase de candidatura, o estudante pode submeter um requerimento de oposição na plataforma para reanálise do seu processo audiência dos interessados, respeitando os prazos estabelecidos no Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior. No decurso da audiência dos interessados os requerentes podem apresentar informações e/ou documentos visando a alteração do projeto de decisão. Neste contexto, o presente procedimento pretende garantir a reanálise do processo de candidatura de acordo com o requerimento de oposição efetuado pelo Estudante. Os estudantes submetem um requerimento de oposição na plataforma para reanálise do seu processo de candidatura. A reanálise é tipicamente efetuada pelo mesmo responsável pela análise da candidatura à bolsa de estudo, que responde na plataforma ao resultado da reanálise. Caso não haja alterações ao abrigo do artigo 12ºl, o procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. Não havendo oposição em sede de audiência de interessados, a decisão definitiva é proferida no prazo de 5 dias úteis. 1. Reanalisar candidatura Quando é submetido um requerimento de oposição SICABE V

20 2. Elaborar informação 3. Emitir parecer da reanálise Quando é entregue uma informação de reanálise para emitir parecer SICABE/ Informação da oposição SICABE/ Informação da oposição Responsável do SAE Caso haja alterações ao abrigo do artigo 12º, ou seja, produza alterações no processo de candidatura, o elabora uma informação da oposição, com base no resultado da reanálise inserido na plataforma e envia ao Responsável do SAE. O Responsável do SAE dá parecer da informação elaborada pelo sobre a oposição efetuada pelo estudante. 4. Emitir despacho Quando é entregue o parecer da informação da oposição Informação da oposição com despacho Diretor SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho de resposta à oposição com base no parecer do Responsável do SAE (Concordo/Não Concordo). 5. Enviar informação com despacho Quando é entregue o despacho da informação da oposição Informação da oposição com despacho Responsável do SAE A informação é devolvida ao após o despacho. V

21 6. Digitalizar e colocar na plataforma Quando é entregue o despacho da informação da oposição Informação da Oposição com Despacho / SICABE O digitaliza o documento da informação da oposição para colocar na plataforma onde consta o processo de candidatura do estudante. O procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração ao processo de candidatura, que deverá ser consultado. Se num prazo de 5 dias úteis não existir nenhum requerimento para alteração da decisão a mesma tornase definitiva. V

22 03 RECLAMAÇÃO PC.N.SB.03 FLUXOGRAMA V

23 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Da decisão sobre o requerimento de bolsa de estudo pode ser apresentada uma reclamação. O prazo para apresentação de reclamação e para a respetiva decisão é de 15 dias úteis. Desta forma, o presente procedimento visa reanalisar o processo de candidatura de acordo com o requerimento de reclamação efetuado pelo Estudante. 1. Distribuir reclamação pelo Quando entra um requerimento de reclamação SICABE Responsável do SAE Os estudantes submetem um requerimento de reclamação na plataforma SICABE para reanálise do seu processo de candidatura. O requerimento é distribuído pelo Responsável do SAE a um diferente do que analisou a candidatura e/ou a oposição. 2. Reanalisar candidatura e elaborar Informação Quando é entregue o requerimento de reclamação Informação da reclamação/ SICABE O reanalisa a candidatura com base na reclamação efetuada pelo estudante e coloca na plataforma o resultado da reanálise. Caso não haja alterações ao projeto de decisão inicial ao abrigo do artigo 12º, o procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. V

24 3. Imprimir resposta à Reclamação Informação da reclamação Caso haja alterações ao projeto de decisão inicial ao abrigo do artigo 12º, ou seja, produza alterações no processo de candidatura, o elabora uma informação da reclamação, com base no resultado da reanálise inserido na plataforma e envia ao Responsável do SAE. 4. Emitir parecer Quando é entregue a informação da reclamação Informação da reclamação Responsável do SAE O Responsável do SAE dá parecer da informação elaborada pelo sobre a reclamação efetuada pelo estudante. 5. Emitir despacho Quando é entregue o parecer da reclamação Informação da reclamação Diretor SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho da resposta à reclamação com base no parecer do Responsável do SAE (Concordo/Não Concordo). 6. Enviar informação Quando é entregue o despacho da reclamação Informação da reclamação Responsável do SAE A informação é devolvida ao após o despacho. 7. Digitalizar Informação Quando é entregue o despacho da informação da reclamação Informação da reclamação / SICABE O digitaliza o documento da informação da reclamação para colocar na plataforma onde consta o processo de candidatura do estudante. O procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. Esta decisão não tem carácter vinculativo podendo ainda decorrer a fase de recurso hierárquico. V

25 04 RECURSO HIERÁRQUICO PC.N.SB.04 FLUXOGRAMA V

26 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Da decisão aos requerimentos de bolsa de estudo e da decisão de não provimento de reclamações de estudantes do ensino superior público, pode ser interposto recurso hierárquico para o reitor. O procedimento visa garantir a reanálise do processo de candidatura e a respetiva formulação de um parecer. 1. Receber e distribuir recurso hierárquico para reanálise Quando entra um recurso Recurso Hierárquico Responsável do SAE O recurso hierárquico é entregue pelos Serviços Jurídicos da Universidade aos SASUP. Este é entregue a um. 2. Reanalisar candidatura e elaborar informação SICABE / Informação do recurso hierárquico O que vai reanalisar o recurso, é diferente do que estudou a candidatura ou que em algum momento interveio no processo. Este analisa a candidatura, na plataforma, e elabora uma informação. 3. Emitir parecer Informação do recurso hierárquico com parecer Responsável do SAE O Responsável do SAE dá parecer da informação do recurso hierárquico elaborada pelo. Este parecer é enviado ao Diretor dos SASUP. 4. Emitir despacho Informação do recurso hierárquico com despacho Diretor SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho da resposta ao recurso com base no parecer do Responsável do SAE (Concordo/Não Concordo). A resposta ao recurso efetuado pelo candidato é enviada para os Serviços Jurídicos da Universidade. V

27 5. Emitir decisão (Homologa/Não Homologa) Informação do recurso hierárquico com decisão Reitor Caso se verifique alteração ao estado da candidatura, o procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. 6. Arquivar Após conclusão do processo Requerimento Recurso Hierárquico/Informação Recurso/E mail Responsável do SAE/Apoio administrativo à área das Bolsas Após conclusão do processo e caso não haja alteração ao estado da candidatura este é arquivado. V

28 05 TRANSFERÊNCIA DE CANDIDATURA ÀS BOLSAS DE ESTUDO PC.N.SB.05 FLUXOGRAMA V

29 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO O procedimento em análise pretende autorizar a transferência de processos de candidatura a bolsas de estudo, solicitadas pelos estudantes à Universidade, para serviços de ação social de outras Universidades do país. 1. Verificar pedido de transferência de Universidade SICABE Responsável do SAE O Responsável do SAE verifica a existência de pedidos de transferências de estudantes que se candidatam a uma bolsa de estudo colocados na UP e que pretendem frequentar outra Universidade ou outro curso dentro da UP. 2. Autorizar transferência Quando existe pedido de transferência SICABE Responsável do SAE Nada a salientar. V

30 06 VERIFICAÇÃO PC.N.SB.06 FLUXOGRAMA V

31 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO A realização de procedimentos de verificação aos processos de candidatura a bolsa de estudo, visa garantir a conformidade dos procedimentos realizados para atribuição de bolsas, com o enquadramento legal. 1. Receber da equipa VAS/DGES lista de bolseiros para verificação solicitada pela DGES E mail com Lista de bolseiros Responsável do SAE A DGES envia um E mail onde solicita que seja reanalisado um conjunto de processos de estudantes bolseiros, de acordo com critérios de verificação. 2. Selecionar bolseiros para verificação SICABE / Lista de bolseiros Responsável do SAE O Responsável do SAE seleciona de forma aleatória um conjunto de processos de candidatura de estudantes bolseiros para verificação. 3. Distribuir lista de bolseiros Lista de bolseiros Responsável do SAE O Responsável do SAE distribui de forma aleatória pelos Assistentes Sociais os processos de candidatura dos estudantes bolseiros para verificação. V

32 4. 5. Reanalisar/verificar processo de candidatura Solicitar documentação e/ou informação complementar SICABE/ Lista de bolseiros SICABE E Mail No caso de se tratar de uma verificação externa os Assistentes Sociais procedem à verificação dos processos de candidatura de acordo com os critérios de verificação definidos pelo VAS/DGES. No caso de se tratar de uma verificação interna os Assistentes Sociais procedem à reanálise dos processos de candidatura. Se da reanálise resultarem alterações ao processo de candidatura, o procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. Aquando da verificação ou reanálise dos processos de candidatura os Assistentes Sociais, se a instrução do processo não estiver em completa, solicitam aos estudantes a documentação e/ou informação complementar em falta. 6. Colocar documentos e/ou informação em falta na plataforma SICABE Estudante Os estudantes colocam a documentação e/ou informação complementar na plataforma. 7. Informar que a instrução do processo está completa Após a reanálise do processo de candidatura E mail Face à documentação e/ou informação complementar introduzida no sistema, os Assistentes Sociais verificam/reanalisam os processos de candidatura dos estudantes e informam o Responsável do SAE. V

33 8. Informar equipa VAS/DGES das conclusões da verificação Após a verificação do processo de candidatura Informação Responsável do SAE No caso de verificação externa, o Responsável do SAE informa, via E mail, a equipa VAS/DGES sobre a instrução completa do processo. 9. Elaborar Relatório de Verificação para a Direção dos SASUP Após a reanálise do processo de candidatura Relatório de Verificação Responsável do SAE No caso de verificação interna, o Responsável do SAE elabora relatório para o Diretor dos SASUP. V

34 07 VERIFICAÇÃO DAS CONDIÇÕES DO PROCESSO CONTRATUALIZADO PC.N.SB.07 FLUXOGRAMA V

35 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO O objetivo deste procedimento é verificar que a bolsa de estudo concedida se encontra em conformidade com os requisitos legais. Os processos de candidatura a bolsas de estudo contratualizados são posteriormente sujeitos a verificação ao abrigo dos Artigos 48º e 63º. 1. Verificar processo de candidatura SICABE Na sequência da verificação das condições do processo de contratualização de atribuição de bolsas de estudo podem ocorrer as seguintes situações: Confirmação do valor provisório ao abrigo da alínea a), n.º 5 do artigo 48º. Verificar 10% dos processos contratualizados ao abrigo ao n.º 3 do artigo 63º. 2. Aprovar contratualização SICABE O confirma contratualização na plataforma SICABE, o procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. V

36 3. Reanalisar candidatura Quando é realizada a verificação das condições do processo contratualizado SICABE O reanalisa a candidatura. 4. Solicitar documentos e/ou informação complementar Quando é realizada a verificação das condições do processo contratualizado SICABE São solicitados documentos e/ou informação complementar ao estudante para verificação da atribuição da bolsa estudo. 5. Verificar e analisar documentos e/ou informação complementar Quando é realizada a verificação das condições do processo contratualizado SICABE Os Assistentes Sociais analisam os documentos e a informação complementar a fim de verificar se está completa. Após a reanálise do processo de candidatura, o procedimento transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. V

37 08 CONTROLO DE DÉBITOS PC.N.SB.08 FLUXOGRAMA V

38 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO O Núcleo de Bolsas realiza o controlo de débitos, mensais, com o objetivo de garantir a devolução de montantes de bolsas pagas indevidamente aos estudantes pela DGES. 1. Extrair Mapa de Devedores Mensal SICABE / Mapa de Devedores Responsável do SAE Nada a salientar. 2. Registar o motivo do montante em dívida Mensal Ofício / Mapa de Devedores Apoio administrativo à área das bolsas Nada a salientar. 3. Gestão de recebimentos e pagamentos Mensal Ofício / Mapa de Devedores Unidade de Contabilidade e Tesouraria O procedimento transita para o PC.GF.04 Gestão de Recebimentos, que deverá ser consultado. A Atividade 3 não se encontra no âmbito da certificação pela Norma ISO 9001:2015 V

39 09 ATRIBUIÇÃO DE COMPLEMENTOS E BENEFÍCIOS SOCIAIS PC.N.SB.09 FLUXOGRAMA O GAENEE não se encontra no âmbito da certificação pela Norma ISO 9001:2015. V

40 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO Aos estudantes bolseiros podem ser atribuídos complementos e benefícios sociais adicionais, quando requeridos no âmbito do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo, nomeadamente: complemento de alojamento, complemento de ERASMUS, benefício de transporte e complemento para estudante com necessidades educativas especiais. Este procedimento destina se aos estudantes que no ato da candidatura não se candidatam aos complementos/benefícios e fazem nos à posteriori, mediante requerimento que deve ser entregue no Núcleo de Bolsas. 1. Distribuir pedidos de complementos/ benefícios E mail Alojamento/ SRI/ Requerimento NEES/ Requerimento Transporte Requerimento Compl. Alojamento Responsável do SAE Apoio Administrativo à área das bolsas Os pedidos chegam aos SAE através de E Mails ou Requerimentos O Responsável do SAE recebe um pedido para atribuição de complemento ou benefício social e distribuí pelos Assistentes Sociais. Os pedidos podem ser uma ou mais das seguintes opções: Complemento de alojamento (e mail enviado pelo Gabinete de Alojamento com lista de estudantes para atribuir complemento) Complemento Erasmus (e mail enviado pelo SRI com lista de estudantes para atribuir complemento) Benefício anual de transportes (requerimento efetuado presencialmente pelo estudante) NEES (requerimento efetuado presencialmente pelo estudante). V

41 Complemento de Alojamento Particular (requerimento efetuado pelo estudante e comprovativo do encargo com o alojamento). 2. Verificar tipo de complemento e benefício social E mail Alojamento/ SRI/ Requerimento NEES/ Requerimento Transporte/Requ. Compl. Alojamento O verifica o tipo de complemento/benefício solicitado, de acordo com os critérios de elegibilidade definidos no Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo. 3. Atribuir complemento/benefício SICABE Após verificar os critérios de elegibilidade é atribuído o respetivo complemento/ benefício. 4 Analisar e informar requisitos Requerimento NEES O analisa o requerimento do estudante e informa, verifica se cumpre os requisitos para receber o complemento de estudante com necessidades educativas especiais. 5. Enviar ao GAENEE Requerimento NEES/Informação NEES A informação elaborada pelo e o requerimento efetuado pelo estudante são enviados para o Técnico Superior do Gabinete de Apoio aos Estudantes com Necessidades Educativas Especiais da Universidade do Porto. V

42 6. Emitir parecer técnico Requerimento NEES/Informação NEES O Técnico Superior do Gabinete Apoio ao Estudante com Necessidades Educativas Especiais da Universidade do Porto analisa a informação elaborada pelo Assistente Social e o requerimento efetuado pelo estudante e emite parecer técnico de atribuição de complemento e devolve à Responsável do SAE. Caso o complemento seja atribuído o processo transita para o PC.N.SB.10 Alteração ao Processo de Candidatura, que deverá ser consultado. 7. Informar e arquivar Após conclusão do processo Requerimento NEES/Informação NEES/E mail /Apoio administrativo à área das Bolsas Após conclusão do processo de resposta ao requerimento efetuado pelo estudante este é informado da decisão, em caso de Indeferimento o estudante é avisado por E mail e o processo é arquivado. V

43 10 ALTERAÇÃO AO PROCESSO DE CANDIDATURA PC.N.SB.10 FLUXOGRAMA V

44 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO O procedimento de alteração ao processo de candidatura é um procedimento suporte aos restantes procedimentos do processo de serviços de bolsas, e pretende garantir que as alterações introduzidas no processo de candidatura são processadas e têm reflexo no resultado. 1. Alterar o processo de candidatura SICABE O processo de candidatura pode ser alterado à luz de novos elementos conhecidos (ex.: novos documentos, novos dados ao processo de candidatura, pareceres dos técnicos, entre outros) e que têm impacto no resultado final de atribuição de bolsas de estudo. Essas alterações para serem refletidas são enviadas para processamento. Este processo serve de suporte a todos os procedimentos em que haja alterações ao processo de candidatura. 2. Enviar para processamento SICABE Nada a salientar. V

45 3. Emitir despacho de candidatura SICABE/ E mail Diretor SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho que despoleta o envio de um E mail para notificação do estudante. V

46 11 ATRIBUIÇÃO DE SUBSÍDIO DE EMERGÊNCIA PC.N.SB.11 FLUXOGRAMA V

47 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO O Fundo de Apoio Social (FAS) é um programa de apoio aos estudantes em situação de comprovado estado de necessidade económica que se traduz na atribuição de subsídios de emergência e bolsas de colaboradores. Neste sentido, o objetivo do presente procedimento é garantir a análise e a avaliação da elegibilidade do estudante ao FAS e, em caso de reunir as condições, ser lhe atribuído o benefício. 1. Distribuir requerimento para análise Requerimento FAS Responsável do SAE O Responsável do SAE distribui pelos Assistentes Sociais os requerimentos de Subsidio de Emergência para análise. 2. Avaliar requerimento e elaborar informação Quando é distribuído o requerimento Requerimento FAS Informação FAS Os Assistentes Sociais avaliam o requerimento com base no Regulamento do Fundo de Apoio Social e elaboram uma informação. 3. Emitir parecer Quando recebe a informação da avaliação do requerimento Requerimento FAS Parecer da informação FAS Responsável do SAE O Responsável do SAE emite um parecer face à informação elaborada pelos Assistentes Sociais sobre o requerimento. V

48 4. Emitir despacho Quando recebe o parecer sobre a informação do requerimento Requerimento FAS Informação FAS com despacho Diretor dos SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho sobre o parecer elaborado pelo Responsável do SAE. 5. Informar estudante da decisão Quando recebe despacho sobre o parecer do requerimento Requerimento FAS Informação FAS com despacho Responsável do SAE O estudante é informado do deferimento ou indeferimento do requerimento. Se o processo for deferido o procedimento transita para o * PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos, que deverá ser E Mail consultado. 6. Arquivar Após conclusão do processo Requerimento FAS Informação FAS com despacho Responsável do SAE Após conclusão do processo, o requerimento é arquivado. * O procedimento está fora do âmbito da certificação pela Norma 9001:2015 V

49 12 ANÁLISE DE SITUAÇÕES EXCECIONAIS PC.N.SB.12 FLUXOGRAMA V

50 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO existe uma alteração significativa da composição e ou do agregado familiar do estudante, em relação ao ano anterior ou ao do início do ano letivo, o estudante pode submeter um requerimento de atribuição de bolsa de estudo ou reapreciação do valor da bolsa de estudo atribuída. Este procedimento está regulado no artigo 32º do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo. O procedimento em análise tem como finalidade garantir ao estudante apoio em caso e alteração significativa da composição e ou da situação do agregado familiar do estudante em relação ao ano anterior ou ao do início do ano letivo. 1. Distribuir requerimento para análise Requerimento de SE Apoio administrativo à área das bolsas O Apoio administrativo à área das bolsas recebe o requerimento do aluno e distribuí aos Assistentes Sociais. 2. Analisar requerimento Quando é distribuído o requerimento Requerimento SE/ Informação SE O analisa requerimento ao abrigo do artigo 32º. 3. Pedir para colocar em reanálise Quando tem enquadramento no artigo 32º E Mail Quando o requerimento tem enquadramento no artigo 32º, o, solicita ao Diretor para colocar a candidatura em reanálise. V

51 4. Colocar processo em reanálise é solicitado SICABE Diretor O Diretor coloca o processo em reanálise na plataforma SICABE. 5. Reanalisar candidatura Quando tem enquadramento no artigo 32º SICABE/ Requerimento SE/ Informação SE O reanalisa a candidatura com base no requerimento efetuado pelo estudante. O processo transita para o PC.N.SB.10 Alteração do processo de candidatura, que deverá ser consultado. 6. Elaborar informação Quando não tem enquadramento no artigo 32º Requerimento SE/ Informação SE Quando o requerimento não tem enquadramento no artigo 32º, o elabora informação. 7. Emitir parecer Quando é entregue a informação do requerimento de situações excecionais Parecer da informação SE/ Requerimento SE Responsável do SAE O Responsável do SAE dá parecer da informação elaborada pelo sobre o requerimento do estudante. 8. Emitir Despacho Quando é entregue o parecer do requerimento de situações excecionais Informação SE com despacho / Requerimento SE Diretor SASUP O Diretor dos SASUP emite despacho da resposta ao requerimento com base no parecer do Responsável do SAE (Concordo/Não Concordo). V

52 9. Informar estudante da decisão Quando à resposta ao requerimento Informação SE com despacho / Requerimento SE E Mail Responsável do SAE/ Apoio administrativo à área das bolsas Informar estudante da decisão de indeferimento sobre o requerimento efetuado. 10. Arquivar Após conclusão do processo Informação SE com despacho / Requerimento SE Apoio administrativo à área das bolsas Após conclusão do processo, este é arquivado. V

53 13 CONCURSO DE BOLSA DE COLABORADORES PC.N.SB.13 FLUXOGRAMA V

54 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO A constituição de uma bolsa de colaboradores é realizada ao abrigo do artigo 10º do Regulamento do Fundo de Apoio Social da Universidade do Porto e tem como objetivo apoiar estudantes através da sua participação nas atividades, projetos e ações da U Porto com adequada compensação monetária. Neste sentido, o procedimento Concurso de Bolsa de Colaboradores, pretende avaliar, numa primeira etapa, todas as candidaturas dos alunos a bolsa de colaboradores. 1. Publicitar concurso Bianual SIGARRA Gestor da Informação De acordo com o Regulamento do FAS decorre duas vezes por ano, no início de cada semestre, a abertura do concurso a Bolsa de Colaboradores. O processo é conduzido por uma Comissão nomeada anualmente para o efeito. 2. Avaliar candidaturas Bianual Ficha de candidatura CV IRS Comissão A Comissão regista dados relevantes (ex.: identificação, rendimentos e áreas de interesse) para futura seleção. 3. Selecionar candidaturas Bianual Ficha de candidatura CV IRS Comissão A Comissão seleciona os estudantes que apresentaram candidatura ao abrigo do artigo 15º do Regulamento do FAS. V

55 SIGARRA 4. Divulgar resultado das candidaturas Bianual Ofício Bolsa de colaboradores Comissão A listagem é divulgada no site dos SASUP e através de ofício enviado às entidades constitutivas da UPorto. V

56 14 BOLSA DE COLABORADORES PC.N.SB.14 FLUXOGRAMA V

57 DETALHE DO PROCEDIMENTO OBJETIVO A constituição de uma bolsa de colaboradores é realizada ao abrigo do artigo 10º do Regulamento do Fundo de Apoio Social da Universidade do Porto e tem como objetivo apoiar estudantes através da sua participação nas atividades, projetos e ações da U Porto com adequada compensação monetária. A finalidade é alocar os perfis dos alunos admitidos, às necessidades de colaboração com as Entidades requisitantes e comunicar aos Serviços Financeiros o número de horas trabalhadas pelos alunos colaboradores ao abrigo do programa, para se proceder ao respetivo pagamento. 1. Receber proposta de atividade Proposta de atividade Comissão A Comissão recebe proposta de atividade por parte das Entidades Constitutivas da UPorto. 2. Selecionar estudante e comunicar Proposta de Colaboração Bolsa de colaboradores Comissão é rececionada uma proposta de colaboração por uma entidade requisitante é consultada a base de dados da bolsa de colaboradores admitidos e selecionado um estudante que corresponda ao perfil, aos critérios e áreas de interesse propostos. 3. Elaborar termo de colaboração Termo de colaboração Comissão O Termo de colaboração é assinado pelo colaborador e pela entidade que o solicitou onde consta os seguintes dados: descrição da atividade a desempenhar, o início e termo da colaboração e valor a pagar ao colaborador. V

58 4. Enviar E Mail com horas previstas para elaboração de PAD E Mail Comissão É enviado um E Mail ao Gestor de Contratos com a previsão das horas a realizar pelos Estudantes, com vista à elaboração do PAD, que permite a realização do pagamento ao colaborador. 5. Receber notificação de realização do PAD e validar SIGARRA Responsável SAE O Responsável do SAE recebe notificação da realização do PAD e procede à sua validação. 6. Receber confirmação do valor da bolsa a pagar E Mail Termo de colaboração Mensal Comissão A Comissão recebe E Mail com a confirmação do valor a pagar por parte do requisitante. 7. Elaborar comunicação UCT Comunicação à Contabilidade Comissão A Comissão comunica à UCT o valor a pagar ao colaborador. O procedimento transita para o *PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos que deverá ser consultado *Este procedimento está fora do âmbito da certificação pela Norma 9001:2015. V