Manual de Processos e Procedimentos Gestão de Recursos Humanos

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1 Manual de Processos e Procedimentos Gestão de Recursos Humanos DOCUMENTO ATUAL Referência: PC.S.GRH Versão: 1.0 Data: 12/07/2018 Criado por: Maria José Letras / Edite Pinho Aprovado por: Homologado por: REVISÕES REALIZADAS ID Data Criado por Versão Alterações

2 ÍNDICE Abreviaturas... 3 Definições... 3 Processo Recursos Humanos... 5 Objetivo... 5 Lista de Procedimentos... 5 Entradas e Saídas por Procedimento... 6 Suporte Documental Recrutamento PC.S.GRH Fluxograma... 7 Detalhe do Procedimento Acolhimento e Integração PC.S.GRH Fluxograma Detalhe do Procedimento Avaliação do Desempenho PC.S.GRH Fluxograma Detalhe do Procedimento Formação PC.S.GRH Fluxograma Detalhe do Procedimento V.1.0 2

3 ABREVIATURAS SIGLA SIGARRA SASUP UP SP CCA QUAR SIADAP SIADUP UPCD DESCRIÇÃO Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos Universidade do Porto Serviços Partilhados Conselho Coordenador de Avaliação Quadro de Avaliação e Responsabilização Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Universidade do Porto Unidade de Planeamento, Contratação e Desenvolvimento DEFINIÇÕES NOME Avaliação do Desempenho Avaliador Avaliado Comissão de seleção Conselho Coordenador de Avaliação Comissão Paritária DEFINIÇÃO Consiste na apreciação sistemática do desempenho dos trabalhadores na situação de trabalho no intuito de verificar o potencial de cada indivíduo em relação a sua carreira profissional e, posteriormente, orientar melhor as políticas de organização. Superior hierárquico imediato do avaliado, dirigente intermédio mais próximo, e na sua ausência, ao superior hierárquico seguinte, em qualquer caso, deverá ser sempre salvaguardado o contacto funcional com o avaliado, assumindo aqui importância crucial a colaboração do processo de avaliação dos trabalhadores com funções de coordenação. Trabalhador independentemente do título jurídico da relação de trabalho, desde que a respetiva vinculação seja por prazo igual ou superior a um ano, a quem é aplicado o sistema de avaliação de desempenho. A comissão de seleção tem um mínimo de três elementos efetivos e dois suplentes e é nomeada pelo Reitor ou pelo da unidade orgânica, consoante o caso. Compete à comissão de seleção a realização de todas as operações do procedimento de recrutamento. Órgão presidido pelo com competências para emitir parecer das propostas de avaliação, definir número de competências e objetivos e estabelecer orientações relativos à superação de objetivos. Órgão com competência consultiva que funciona junto do e é composta por quatro vogais, sendo dois representantes da Administração, designados pelo, sendo um membro do conselho coordenador de avaliação e dois representantes dos trabalhadores por estes eleitos. V.1.0 3

4 NOME Formação Profissional DEFINIÇÃO Entende se por formação profissional o processo através do qual os colaboradores atualizam os seus conhecimentos ou se preparam para a melhoria do exercício da sua atividade profissional através da aquisição e desenvolvimento de capacidades e competências, cuja síntese e integração possibilitam a adoção de comportamentos adequados ao desempenho profissional e à valorização pessoal e profissional. A avaliação de desempenho de cada serviço assenta num Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR), sujeito a avaliação permanente e atualizado a partir dos sistemas de informação do serviço, onde se evidenciam: QUAR A missão do serviço; Os objetivos estratégicos plurianuais determinados superiormente; Os objetivos anualmente fixados e, em regra, hierarquizados; Os indicadores de desempenho e respetivas fontes de verificação; Os meios disponíveis, sinteticamente referidos; O grau de realização de resultados obtidos na prossecução de objetivos; A identificação dos desvios e, sinteticamente, as respetivas causas; A avaliação final do desempenho do serviço. SIADAP SIADUP Sigla que corresponde a Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública Este sistema de avaliação de desempenho foi criado pela Lei n.º 10/2004, de 22 de março, e as regras de aplicação constavam do Decreto Regulamentar n.º 19 A/2004, de 14 de maio. Atualmente é regulado pela Lei n.º 66 B/2007, de 28 de dezembro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 55 A/2010, de 31 de dezembro (OE 2011), tendo as fichas de avaliação sido aprovadas pela Portaria n.º 1663/2007, de 31 de dezembro. Sigla que corresponde a Sistema de Avaliação de Desempenho de trabalhadores não docentes com contrato de trabalho de direito privado, da Universidade do Porto. Este sistema de avaliação foi regulamentado em despacho aprovado pelo Conselho de Gestão em 16 de setembro de 2010, tendo sido alterado pelo Despacho Nº 13207/2013, de 16 de outubro de 2013, integrando as alterações que a Lei 66 B/2012 de 31 de dezembro veio introduzir no SIADAP. V.1.0 4

5 PROCESSO RECURSOS HUMANOS Objetivo Este procedimento tem como função a gestão de procedimentos inerentes à gestão dos recursos humanos, assim como como a adequação de cada um deles à função que irá desempenhar. Os restantes procedimentos inerentes aos Recursos Humanos são operacionalizados pelo Serviço de Recursos Humanos dos Serviços Partilhados. Lista de Procedimentos RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO Manuel Barros Manuel Barros Manuel Barros Manuel Barros ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GPCG GQMC UA NB NS UGA NNQA UM PC.S.GRH.01 Recrutamento X X X X X X X X X X X X X PC.S.GRH.02 Acolhimento e Integração X X X X X X X X X X X PC.S.GRH.03 Avaliação do Desempenho X X X X X X X X X X X X PC.S.GRH.04 Formação X X X X X X X X X X X UC (SPUP) RH (SPUP) UCT (SPUP) V.1.0 5

6 Entradas e Saídas por Procedimento CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.S.GRH.01 Recrutamento Pedido de colaborador Responsáveis das Unidades SASUP Contrato Colaborador PC.S.GRH.02 Acolhimento e Integração Entrada de novo PC.S.GRH.03 Avaliação Responsáveis das Unidades colaborador do Desempenho SASUP Colaborador PC.S.GRH.03 PC.S.GRH.04 Avaliação do Desempenho Formação Definição de objetivos e competências Levantamento de necessidades; PC.SGR.03 Avaliação do Desempenho Responsáveis das Unidades SASUP Responsáveis das Unidades SASUP Avaliação Quantitativa e Qualitativa Plano de Formação Colaborador Colaborador Suporte Documental Manual de Acolhimento V.1.0 6

7 01 RECRUTAMENTO PC.S.GRH.01 Fluxograma V.1.0 7

8 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Este procedimento demonstra como é efetuado um pedido de Recrutamento em colaboração com a Unidade de Planeamento, Contratação e Desenvolvimento. # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA 1. Elaborar proposta Sempre que necessário 2. Receber proposta Sempre que exista uma proposta de recrutamento DETALHE DAS ATIVIDADES SUPORTE (DOCS. / SI) Transav.05 Proposta Proposta de abertura de processo (SPUP) Informação Económico Financeira (SPUP) Transav.05 Proposta Proposta de abertura de processo (SPUP) Informação Económico Financeira (SPUP) EXECUTANTES Responsáveis das Unidades SASUP NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE O pedido de recrutamento é condicionado à existência ou não de folga de massa salarial para assegurar a contratação. A proposta deverá ser acompanhada por uma Proposta (modelo transversal). A referida proposta é instruída com a informação necessária para a abertura da candidatura. Os elementos contemplados no formulário são: tipo de contrato; categoria; nº vagas; duração do contrato; UO / serviço / projeto; Funções a desempenhar; habilitações literárias e profissionais; vencimento mensal; justificação; métodos de seleção (avaliação curricular ou avaliação curricular e entrevista); comissão de seleção (mínimo de 3 elementos, entre pessoal de categoria igual ou superior à do lugar a prover); informação dos serviços financeiros; documentos que devem constituir a candidatura. O dos SASUP receciona proposta de recrutamento de colaborador e mediante a existência de massa salarial, este autoriza ou não a referida proposta. V.1.0 8

9 DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA 3. Enviar proposta para a UPCD Sempre que ocorra um recrutamento SUPORTE (DOCS. / SI) Transav.05 Proposta Proposta de abertura de processo (SPUP) Informação Económico Financeira (SPUP) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE Após a proposta de recrutamento ser autorizada é enviada para a UPCD (Unidade de Planeamento, Contratação e Desenvolvimento) para operacionalizar o recrutamento. 4. Analisar e selecionar propostas Sempre que ocorra um recrutamento Actas Comissão de seleção A Comissão reúne se para analisar candidaturas segundo e critérios de seleção definidos e selecionar os candidatos. 5. Enviar documentos para a UPCD Sempre que ocorra um recrutamento Actas Comissão de seleção Após selecionar os candidatos e elaborar atas, os documentos referentes ao procedimento são enviados para a UPCD. 6. Preparar acolhimento de colaborador Sempre que ocorra um recrutamento Responsáveis das Unidades SASUP Os responsáveis das Unidades SASUP preparam acolhimento do colaborador, o procedimento transita para o PC.S.GRH.02 Acolhimento e Integração. V.1.0 9

10 02 ACOLHIMENTO E INTEGRAÇÃO PC.S.GRH.02 Fluxograma V

11 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O presente procedimento descreve a forma de acolhimento e integração dos novos colaboradores nos SASUP. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (DOCS. / SI) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE O colaborador quando entra nos SASUP é recebido pelo, pelo Responsável da Unidade onde vai desempenhar funções ou por outro colaborador designado pelo ou Responsável. 1. Acolher novo colaborador Sempre que entra um novo colaborador Manual de Acolhimento Responsáveis das Unidades SASUP Aquando do acolhimento ao colaborador, é lhe entregue o Manual de Acolhimento, que contém a informação necessária para uma melhor integração, o qual contem: a apresentação da organização, o organograma, os objetivos, a visão, os valores e a política da qualidade. No Serviço de Recursos Humanos são solicitados um conjunto de dados necessários à elaboração do seu registo biográfico. 2. Apresentar posto de trabalho Sempre que entra um novo colaborador Responsáveis das Unidades SASUP O posto de trabalho é preparado antes da entrada do novo colaborador. No momento do acolhimento é indicado ao colaborador o seu posto de trabalho, que poderá ser na Sede dos SASUP ou noutra unidade (Alimentação, Alojamento ou Manutenção) e a equipa/colegas com quem irá trabalhar. V

12 # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA 3. Integrar colaborador na função 4. Acompanhar colaborador Sempre que entra um novo colaborador Sempre que entra um novo colaborador DETALHE DAS ATIVIDADES SUPORTE (DOCS. / SI) Manual de Processos e Procedimentos EXECUTANTES Responsáveis das Unidades SASUP Responsáveis das Unidades SASUP NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE O Responsável da Unidade descreve as funções do novo colaborador, responsabilidades e tarefas que este terá de executar. O Responsável da Unidade providência as ações de formação (on job) nas plataformas com as quais terá de trabalhar, assim como, nas atividades que irá realizar. Durante a integração é efetuado um acompanhamento ao colaborador na execução das suas atividades e tarefas. O procedimento transita para o PC.S.GRH.03 Avaliação do Desempenho que deverá ser consultado. V

13 03 AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO PC.S.GRH.03 Fluxograma V

14 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O presente procedimento visa a avaliar os colaboradores dos SASUP conforme Legislação e Regulamento aplicáveis. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (DOCS. / SI) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE Eleger Comissão Paritária e nomear CCA Bianualmente Despacho Antes de iniciar o ciclo avaliativo o emite despacho para ser eleita a comissão paritária e nomeia o CCA. Fixar objetivos para o QUAR e Plano de Atividades Anual Plano de Atividades QUAR Responsáveis das Unidades SASUP GAOG O deverá estabelecer os objetivos alinhados com a estratégia de crescimento dos SASUP. GQMC Planear e negociar objetivos para o período seguinte Bianualmente Plano de Atividades QUAR SIGARRA SIADAP/SIADUP Responsáveis das Unidades SASUP O planeamento e pré negociação dos objetivos individuais para cada colaborador para o período seguinte deverão ocorrer após estabelecer os objetivos da entidade. V

15 DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (DOCS. / SI) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE Elaborar auto avaliação Bianualmente SIGARRA SIADAP/SIADUP Avaliados Os colaboradores dos SASUP efetuam a sua autoavaliação. Efetuar avaliação Bianualmente SIGARRA SIADAP/SIADUP Avaliadores Os Dirigentes efetuam a avaliação dos trabalhadores que hierarquicamente são responsáveis. Harmonizar as avaliações estabelecer orientações Bianualmente SIGARRA SIADAP/SIADUP CCA O CCA deverá reunir para harmonizar e uniformizar as avaliações, garantindo o cumprimento das quotas definidas na lei vigente. A análise do CCA deverá ainda contemplar a validação das propostas de "Excelente" e "Relevante". O CCA deverá estabelecer orientações para o processo de avaliação seguinte, de modo a identificar objetivos e competências a desenvolver, estando estes alinhados com plano estratégico da entidade. V

16 DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA Realizar entrevistas de avaliação de desempenho Bianualmente SUPORTE (DOCS. / SI) SIGARRA SIADAP/SIADUP EXECUTANTES Avaliador Avaliado NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE O avaliador e o avaliado deverão reunir para que seja comunicado os resultados da avaliação. Assim sendo, o avaliador deverá dar a conhecer a avaliação final, devendo nesta reunião serem abordados assuntos como: análise crítica e conjunta à auto avaliação, fixação de objetivos para o período seguinte e identificação de ações de formação que poderão ser do interesse do avaliado para atualização de conhecimentos e desenvolvimento de competências. Apreciar avaliação e emitir relatório Sempre que solicitado pelo avaliado Requerimento Relatório Comissão Paritária O colaborador avaliado após tomar conhecimento do resultado da avaliação, pode requer ao no prazo de 10 dias úteis, que o seu processo seja submetido a apreciação pela Comissão Paritária. A apreciação da Comissão Paritária é feita no prazo de 10 dias e expressa se através de relatório fundamentado com proposta de avaliação. Homologar avaliação Bianualmente SIGARRA SIADAP/SIADUP O deverá até ao final do mês de Abril homologar as avaliações. Deverá ser garantida a impressão em papel do resultado da avaliação para arquivo no processo individual. V

17 DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA Emitir parecer Sempre que houver reclamação SUPORTE (DOCS. / SI) Requerimento Relatório EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE Até 5 dias úteis após a homologação do, o avaliado poderá apresentar uma reclamação se assim o entender. Esta deverá ser dirigida ao CCA, solicitando a emissão de um parecer. O CCA deverá analisar a reclamação recebida e emitir um parecer. Poderá eventualmente reformular a avaliação, se reconhecer que o avaliado tem razão na reclamação apresentada. Elaborar relatório de Avaliação do Desempenho Bianualmente SIGARRA SIADAP/SIADUP E Mail Gestor Avaliação do Desempenho Encerrado o processo de avaliação, a Unidade de Recursos Humanos deverá elaborar o Relatório Anual da Avaliação de Desempenho, no qual serão refletidos os resultados da avaliação dos colaboradores e enviá lo para a Unidade de Planeamento, Contratação e Desenvolvimento dos Serviços Partilhados da Universidade do Porto. V

18 04 FORMAÇÃO PC.S.GRH.04 Fluxograma V

19 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Este procedimento demonstra como é elaborado o Plano de Formação. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (DOCS. / SI) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 1. Solicitar necessidades de formação Anual E Mail UEBE.Q Interlocutor dos SASUP É efetuado na plataforma uebe.q o levantamento de necessidades de formação. 2. Elaborar Plano de Formação Provisório Anual Plano de Formação Provisório Interlocutor dos SASUP Agregando e analisando toda a informação proveniente dos mais diferentes meios é elaborado o Plano de Necessidades Provisório. 3. Definir plano de formação em função do orçamento Anual Orçamento SASUP Com base no orçamento disponível para o efeito elabora se um plano de formação com a respetiva estimativa de custos. V

20 DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (DOCS. / SI) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 4. Enviar Plano de Formação para aprovação Anual Plano de Formação UEBE.Q Interlocutor dos SASUP O Plano de Formação é enviado para o para aprovação. 5. Divulgar Plano de Formação Anual SIGARRA UEBE.Q Interlocutor dos SASUP Após aprovação é divulgado o Plano de Formação a todos os colaboradores dos SASUP. 6. Executar Plano de Formação Sempre que necessário UEBE.Q Colaboradores Em função das ações previstas no Plano de Formação, os colaboradores nelas inscritos, frequentam as ações de formação, dando, desse modo, execução ao plano. 7. Avaliar ação de formação Sempre que necessário Questionário Colaboradores Após a realização das ações de formação, compete a cada colaborador que a frequentou, realizar a avaliação da mesma, através do preenchimento de um questionário. 8. Avaliar eficácia Sempre que há ações de formação UEBE.Q Ficha de avaliação Superior hierárquico Posteriormente, o superior hierárquico do colaborador procede à avaliação da eficácia da ação de formação realizada e do seu impacto no desempenho do colaborador. V