TÍTULO: CAMINHO DA MODERNIDADE: ORGANIZAÇÃO E TRATAMENTO DOCUMENTAL NO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE RODAGEM DA PARAÍBA D.E.R/PB AUTORES: Bernardina Maria Juvenal Freire 1 ; Laudereida Eliana Marques Morais 2 ; Maria da Vitória Barbosa de Lima 3 ÁREA TEMÁTICA: Cultura 1 Introdução Com a implantação do Programa de Qualidade no Departamento de Estradas de Rodagem da Paraíba (DER/PB), muitas foram as iniciativas em prol da realização desse ideal. Projetos, discussões, idéias, reuniões, foram iniciativas que garantiram a Instituição colocar em prática, ou melhor, priorizar as necessidades imediatas de suas ações, bem como as necessidades de seus servidores, favorecendo o desempenho de suas atividades meio e/ou fim. As discussões travadas internamente suscitaram a descoberta de alguns problemas, dentre os quais a inadequada organização de sua documentação, que após 56 anos de existência, apontava para um possível colapso administrativo, tendo em vista que o acúmulo inadequado de papeis contribuía para o emperramento ou morosidade do processo administrativo. Preocupados com a questão suscitada a Superintendência do órgão juntamente com a Diretoria Administrativa envidou esforços no sentido de sanar o problema não apenas de ordem interna, mas acrescendo a essa realidade outras preocupações, como as responsabilidades penais, civis ou administrativas, versada no Art. 25 da Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados em relação àquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social, acrescido a esse princípio legal, somou-se a preocupação externada dos Tribunais de Contas, que pelo menos em nível de Paraíba, tem insistentemente recomendado a organização interna da documentação produzida como elemento facilitador e comprobatório dos atos administrativos. 1 Mestre em Biblioteconomia e Professora do DBD/UFPB 2 Especialista em Organização de Arquivo e Arquivista do NDIHR/UFPB 3 Mestre em História e Pesquisadora Voluntária do NDIHR/UFPB
Nesta direção, o Departamento de Estradas de Rodagem da Paraíba em abril de 2001 deu início ao Projeto de Gestão e Organização Documental, objetivando institucionalizar uma política interna no tratamento e organização da documentação, vinculando-a ao Programa de Qualidade já implantado. Com esta iniciativa acredita-se vencer as barreiras que impedem, algumas vezes, a rápida tomada de decisão e nisto corroboramos com Milanês (1997, p. 169) [...] o grande desafio é armazenar e organizar o volume monstruoso de informações que são necessárias aos homens, tão diferentes em suas necessidades, para que possam romper com as suas próprias fronteiras e buscar novos caminhos. Nisso constituiu-se a missão do D.E.R, naquele momento, buscar conhecimentos técnicos, que concretizassem os novos ideais, contribuindo para a efetivação do processo de modernidade institucional instaurado pelo Programa de Qualidade. 2 Início dos Trabalhos: contatos e articulações Objetivando por em prática a nova proposta, o Departamento de Estradas e Rodagem da Paraíba buscou na Universidade Federal da Paraíba, através do Núcleo de Documentação e Informação Histórico Regional - NDIHR, instituição experiente na organização de arquivos públicos, e através da Coordenação de Estágio em Biblioteconomia, cuja proposta pedagógica visa fomentar a aplicação de teorias em atividades práticas, favorecendo ao corpo discente novas experiências e desafios, no campo da prática. Essa proposta prioriza alunos, com ou sem experiência, desde que atendam ao perfil solicitado pela empresa. Assim, todos os alunos passam por um processo seletivo, que será determinado de acordo com perfil solicitado, entrevistas, provas de línguas e outras formas de avaliação são uma constante no programa de Estágio do Curso de Graduação em Biblioteconomia/UFPB. A política adotada pela Coordenação de Estágio tem servido também de parâmetro de avaliação interna do próprio Curso. Feitos os contatos, o trabalho a ser desenvolvido ficou a cargo de três Coordenadoras, duas pertencentes à Equipe do NDIHR e outra do Departamento de Biblioteconomia. Ajustes foram feitos, processo seletivo encaminhado. Quatorze Bolsistas foram selecionados, dos quais dois eram alunos do Curso de História e os outros doze alunos Curso de Biblioteconomia. Estes foram selecionados através de entrevista composta
por um grupo de três professores do Departamento de Biblioteconomia, dentre os trintas e cinco candidatos inscritos. Entre todos os selecionados apenas três possuíam algum tipo de experiências, os demais teriam sua vida acadêmica, marcada pela primeira experiência prática, fora da rotina acadêmica. Selecionados os estagiários, as Coordenadoras visitaram inúmeras vezes o Departamento de Estradas de Rodagem, no intuito de conhecer e levantar a realidade, a fim de que pudesse conhecer mais profundamente a Instituição e traçando a estratégia de ação que fosse frutífera para as partes. 3 D.E.R: Conhecendo a Instituição Localizada na Avenida José Américo de Almeida s/n, o Departamento de Estradas de Rodagem da Paraíba foi criado através do decreto-lei nº 832 de 26 de junho de 1946 e reorganizado pela Lei nº 2.654 de 12 de dezembro de 1962. De administração autônoma, vincula-se hierarquicamente a Secretaria de Infra-estrutura do Estado. O D.E.R goza de autonomia para executar e fiscalizar todos os serviços técnicos e administrativos concernentes a estudos, projetos, especificações orçamentais, locação, construção e melhoramento das Estradas compreendidas no plano rodoviário Estadual. Para consolidar sua missão o D.E.R constitui-se dos seguintes Órgãos: Deliberativos (Conselho Rodoviário, Conselho Executivo); Fiscal (Delegação de Controle); Executivo (Diretoria, Divisão Técnica, Divisão Administrativa e Procuradoria Jurídica). Todos produtores de documentos técnicos e administrativos. 4 Estratégia de Ação: concretizando a proposta A Equipe, formada por três Coordenadores e quatorze estagiários em conjunto com a Direção Administrativa do D.E.R, optaram por executar o trabalho, considerando as necessidades inicialmente detectadas pelas Especialistas em Arquivo, além de buscar adotar a lógica proposta pela arquivística moderna na Implantação de Gestão Documental. Assim concluíram por desenvolver as ações em etapas não de maneira estanque, mas distintas, e algumas vezes paralelas em si mesmas, considerando o número de pessoas envolvidas, necessidades institucional, experiência na condução dos serviços entre outros itens que foram sendo considerados a medida em que foram surgindo, e dentro do possível. Assim, o
trabalho de Gestão e Organização Documental foi iniciado considerando as seguintes etapas:! Diagnóstico Situacional;! Recolhimento da Documentação;! Capacitação da Equipe;! Higienização documental;! Classificação e ordenação documental;! Elaboração do Plano de Classificação Documental;! Avaliação da Documentação e a Elaboração da Tabela de Prazos Prescricionais;! Acondicionamento e armazenagem dos documentos; 4.1 Diagnóstico Situacional Neste trabalho entendemos Diagnóstico na ótica de Camargo e Bellotto (1996) que o denomina como sendo a análise de informações básicas referentes a instalações físicas, ocupação do espaço físico, condições ambientais, condições de armazenamento, graus de crescimento, freqüência de consulta, estado de conservação dos documentos, volume de papel, Recursos Humanos, políticas de transferência, acesso à informação e espécie documental entre outros itens que se fizerem necessários avaliar. A análise dos dados coletados obedeceu a procedimentos quantitativos e qualitativos. Na análise qualitativa considerou-se à qualidade da documentação, dos serviços prestados pelo arquivo, bem como o nível de especialização dos servidores lotados no Arquivo. Já o que diz respeito a avaliação quantitativa utilizou-se para a medição trena, metros lineares e a quantificação por unidade todas as vezes que se fizeram necessárias. Para a realização do diagnóstico a equipe considerou as especificidades institucionais que revelaram a existência de dois arquivos, aqui denominados de Arquivo Geral e Arquivo Especializado. A denominação foi adotada em virtude da natureza do material acumulado, a exemplo do Arquivo Especializado que aglomera toda a tipologia proveniente da atividade-fim (técnica), a exemplo de plantas, memórias de cálculos, cadernetas de campo, entre outros documentos oriundos da atividade de engenharia no campo das construções de estradas. E o
Arquivo Geral, local de armazenagem dos documentos da atividade-meio. Os arquivos além de possuírem diferenças tipológicas também estão separados fisicamente tendo em vista a própria estrutura arquitetônica do prédio, que abriga separadamente os dois setores. As especificidades foram reveladas a partir da visitação in loco da equipe, bem como a partir da aplicação de entrevista semi-estruturada, momento em que foram ouvidas todos as unidades administrativas em nível de chefia de divisão. A entrevista procurou enfocar aspectos como: dados pessoais acerca dos servidores; condições físicas dos documentos; utilização de recursos eletrônicos nas atividades de arquivo e detalhes sobre o fluxo documental. Além da entrevista adotou-se como procedimento para subsidiar ainda mais a elaboração do diagnóstico a análise da estrutura organizacional, estudo da legislação do órgão, observação e contato com outros funcionários dos setores e análise do acervo documental, obtendo assim os subsídios necessários a elaboração do projeto e conseqüentemente as tomadas de posição em relação à situação dos arquivos no contexto do D.E.R/PB. Desse modo às informações levantadas apontaram uma deficiência no que concerne aos trâmites documentais e sua conservação, podendo causar prejuízos a ação administrativa que se propõe austera voltada para o desenvolvimento com qualidade. Inviabilizando sobremaneira o fornecimento de informações apropriadas a todos os níveis e funções administrativas, baseadas em dados oriundos de fontes internas e externas, a fim de permitir os administradores a tomarem decisões eficazes em relação ao planejamento, direção e controle de atividades pelas quais são responsáveis, promovendo o denominado MIS Management Information System, cujo objetivo consiste em fornecer informações que contribuam para adaptar o ambiente através das decisões programadas, contribuindo desse modo para a realização de atividades voltadas para as necessidades reais da Instituição, do Estado e conseqüentemente da população paraibana. 4.2 Recolhimento da Documentação Com a conclusão do Diagnóstico situacional percebeu-se a necessidade imediata do recolhimento da documentação, existente nos arquivos correntes dos diversos setores da instituição e com idade suficiente para ir para o Arquivo Geral, e assim disponibilizá-la em para um único espaço físico, a fim de que fosse dado início ao trabalho de higienização.
Precedeu o recolhimento, a organização das salas que abrigariam a documentação, instalando mesas de higienização, estantes em aço, armário em aço para armazenar todo o material de expediente já solicitado. A documentação no momento em que foi sendo recolhida ia sendo listada e identificada por setor a fim de que pudesse ser classificada com maior rapidez. 4.3 Capacitação da Equipe O treinamento técnico dos estagiários e servidores institucionais ocorreram através de cursos de treinamento. O primeiro denominado de Organização e Administração de Arquivos Públicos, ocorreu no período de 30 de junho a 22 de setembro de 2001, das 08:00 às 12:00h., na Universidade Federal da Paraíba, com a carga horária de 60 horas aulas. O curso teve como parceria, a Coordenação de Estágios em Biblioteconomia, Núcleo de Documentação e Informação Histórica Regional e o D.E.R. Contaram também com a participação voluntária de renomados professores mestres e doutores, Arquivistas e pesquisadores, vinculados ao NDIHR, Departamento de Biblioteconomia e o Departamento de História, todos da UFPB. O Curso foi organizado em módulos a fim de viabilizar o entendimento teórico face às atividades a serem desenvolvidas na Instituição. O Curso contou com uma participação assídua de todos os estagiários envolvidos, bem como de uma única servidora do D.E.R, apesar da insistência, para que outros servidores também o fizessem. As atividades didáticas e pedagógicas desenvolvidas no Curso utilizaram como exemplo, situações reais dos arquivos, forma de tratamento, acondicionamento entre outras discussões, isso tanto em relação à organização do arquivo propriamente dita, bem como em relação aos tramites e fluxos documentais, a serem encontrados e/ou problemas de ordem técnicas a serem enfrentados no decorrer do trabalho de Gestão documental em andamento. A opção por focalizar o arquivo do D.E.R durante o Curso ocorreu em virtude de ser este Curso, como mencionado anteriormente, exclusivamente voltado para a capacitação dos partícipes na organização da documentação, bem como se procurou estabelecer uma unidade de discurso, sobretudo no que concerne a tomada de decisão em relação à aplicação de técnicas arquivísticas, além da capacitação de servidores internos que deveriam acompanhar o serviço, dando continuidade após a saída da equipe.
A segunda versão do mesmo Curso foi realizada do D.E.R, com uma carga horária de apenas 16h/aulas, tendo em vista o acompanhamento diário das Coordenadoras e Supervisoras na realização das atividades técnicas, bem como da experiência já adquirida pelos estagiários e do domínio destes em relação a documentação trabalhada, produzindo assim uma sincronia entre o trabalho prático e a aplicação teórica. Outros esforços foram envidados no sentido de capacitar ainda mais os estagiários frente as necessidade dos serviços em andamento. Assim sendo, a Coordenação de Estágio em Biblioteconomia percebendo a necessidade de um treinamento maior na área da informática, possibilitou a participação de três dos estagiários no Curso COREL DRAW/PAGE MAKER, com carga horária de 60 horas aulas, ministrado pelo SENAC em parceria com o Ministério do Trabalho e Emprego, Fundo Amparo ao Trabalhador, Governo do Estado da Paraíba, Secretaria do Trabalho e Ação Social e Coordenadoria de qualificação Profissional. A participação dos estagiários ocorreu em horário diferente da carga horária de atividades práticas a serem exercidas na Instituição. 4. 4 Higienização Documental O processo de higienização da documentação consiste, pois numa etapa indispensável do processo de organização documental, tendo em vista que a higiene das peças favorece um manuseio de maior qualidade, para àqueles que lidam com os papéis, incluindo-se também a retirada de adesivos, etiquetas, clips e outros corpos estranhos ao papel. Assim higienizar, significa retirar as sujidades extrínsecas dos documentos. O procedimento adotado tanto para a documentação administrativa como para a documentação especializada foi: separação dos documentos segundo seu tipo, avaliação do estado de conservação para tratamento posterior, higienização e aplicação dos procedimentos técnicos adequados ao tipo de limpeza e documento, que na maioria das vezes adotou-se o procedimento de higienização mecânica, retirada de clips e outros corpos, em seguida acondicionamento em caixa box de polionda para posterior classificação. 4.5 Classificação e Ordenação Documental
Por se tratar de arquivo de Instituição Pública Estadual a equipe optou por dispensar uma atenção especial em relação a esta tarefa, procurando seguir na íntegra princípios norteadores de sistemas de arranjo ou esquemas de classificação como bem coloca Shellenberg (2002), incluindo-se aqui tanto o arranjo físico da documentação como a atribuição de símbolos para identificar as unidades documentárias, revelando suas relações. Assim procurou-se considerar no processo de classificação e ordenamento dos documentos os seguintes elementos: ação a que se refere cada documento, a estrutura do órgão e por fim o assunto referendado nas peças documentais. Além de adotar os princípios alfabéticos e cronológicos em conformidade com a necessidade. 4.5 Elaboração do Plano de Classificação Documental O Plano de Classificação Documental de Arquivos é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento da instituição. Tem por objetivo agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação, facilitar a avaliação e a seleção para eliminação ou guarda permanente. Essa atividade ainda se encontra em elaboração, pois apesar das entrevistas realizadas com os chefes de setores da instituição, os dados foram suficientes para a classificação da documentação da atividade-fim. Contudo, o plano das atividades-meio encontra-se em estágio final. 4. 6 Avaliação da Documentação e a Elaboração da Tabela de Prazos Prescricionais Esta etapa consiste em definir os valores prescricionais dos documentos, visando sua guarda temporária, permanente ou não. Considerando também as formas de preservação e/ou eliminação, através da Comissão de Avaliação Documental em fase de estruturação no D.E.R. Instrumento de destinação cujo teor estabelece os prazos em que os documentos devem permanecer nos arquivos correntes, intermediários e permanentes e/ou seu encaminhamento ao procedimento de microfilmagem. Apesar de inconclusa a tabela já revela um cenário de preservação de um considerável número de documentos.
4.7 Acondicionamento e Armazenagem dos Documentos A medida em que a documentação foi sendo higienizada e pré-classificada e classificadas foram acondicionadas em caixas Box de polionda, mapotecas e outros invólucros especiais dependendo da especificidade da tipologia, bem como de sua condição física. 5 Resultados Preliminares Desde a implantação do Projeto em abril de 2001, e apesar de ainda encontrar-se em andamento, tem-se alcançado um resultado bastante favorável, sobretudo em relação à organização da massa documental acumulada. Nesse sentido alcançamos até o presente momento os seguintes resultados: Em relação ao Arquivo Geral, higienização, pré-classificação e classificação de 2.492 (Duas mil quatrocentas e noventa e duas) Caixas Box, todas cheias de papel. O quantitativo de caixas representa 73% do total de 3.450 Caixas Box utilizadas até o presente, conforme podemos visualizar no gráfico que se segue: Gráfico 1 Caixas-box utilizadas 2.492 (73% ) 774 (22% ) 184 (5 % ) Arquivo especializado Setusa Arquivo geral Em relação ao Arquivo especializado, ou seja, a documentação utilizada na atividade-fim da instituição e que possui um caráter especializado encontra-se parcialmente acondicionada em 774 (Setecentos e setenta e quatro) caixas Box na cor verde, representando um percentual de 22% do total de 3.450 Caixas utilizadas até o presente, 120
(cento e vinte) tubos, sendo 90 de 90Cm e 40 de 1.20Cm, acondicionando plantas, 12 mapotecas e 54 sacos plásticos de 100L cada. Todos os invólucros encontram-se cheios em seu limite máximo. Toda a documentação encontra-se higienizada e Classificada. Tendo sido iniciada a descrição documental que será utilizada na elaboração do Instrumento de Pesquisa e no processo de automação. Contudo esse processo já foi concretizado até a PB 075 na íntegra e já recebeu inclusive os espelhos de Caixa. 6 Considerações Finais Poderíamos inferir que em relação ao tempo de trabalho, muito já foi realizado, porém não podemos esquecer que há muito a realizar. Todavia, há problemas e dificuldades que contribuíram para aguçar a capacidade criativa da equipe, a exemplo da morosidade da reforma dos espaços físicos que abrigarão os acervos, a falta de experiência da equipe de estagiários e a troca deles a cada encerramento anual de contratos, recebendo uma nova equipe, nem sempre experientes, porém desejosas em aprender, atitude que merece ser destacada. Por outro lado, a que destacar também as benesses da relação estabelecida entre o D.E.R e a Universidade Federal da Paraíba através do NDIHR e da Coordenação de Estagio em Biblioteconomia cujos resultados quantitativos e qualitativos apresentados, revelam a aparente satisfação Institucional que mantém vivo a chama do Convênio firmado em 2001, prosseguindo o trabalho com novos estagiários e outras etapas, que certamente ainda virão a público. Assim, encerramos esta comunicação revelando um pouco de nossa experiência, bem como os frutos que brotam na relação Universidade X Empresa X Sociedade. Referências Arquivologia e as novas tecnologias documentais. Caderno de trabalhos científicos. Salvador, BA, a. 1, n. 1, set. 2000.
CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTO, H. L. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: AAB/DMA, 1996. 142p. FREIRE, Bernardina. MORAIS, Laudereida E. M., LIMA, Maria da Vitória Barbosa. Dossiê gestão documental no Departamento de Estradas de Rodagem da Paraíba. João Pessoa, 2002. (impresso) FARIA FILHO, Luciano Mendes de (Org.). Arquivos, fontes e novas tecnologias: questões para a história da educação. São Paulo: USF, 2000. 160p. MILANESI, Luiz. A casa da invenção: biblioteca, centro de cultura. 3.ed. São Caetano do Sul: Ateliê Editorial, 1997. 169p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. 162p. SHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 386p.