Governador do Estado de Minas Gerais Antonio Augusto Anastasia Vice-Governador do Estado de Minas Gerais Alberto Pinto Coelho Secretária de Estado de Planejamento e Gestão Renata Maria Paes de Vilhena G E S T Ã O D E DOCUMENTOS Presidente do IPSEMG Jomara Alves da Silva Vice-Presidente do IPSEMG Paulo Elisiário Nunes Chefe de Gabinete André Luiz Moreira dos Anjos Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo Adriana Picinin Fujii Ângela Sueli Caetano da Silva Antônia de Abreu Oliveira Ribeiro Carolina Sousa Moraes Dalto Curvelano Elisa Kelly Venturini Cunha Elizabeth Braz da Silva Giovanna Madison Parenti Couto Luciana Dias Duarte Marcília da Silveira Souza Maria Goretti Pena Lara Resende Maria Inês Nunes da Silva Marília Regina Aniceto Mônica Moreira Bracarense Neide Aparecida do Carmo Roberta Viviane Moreira Ronaldo Antônio Rodrigues Shirley Dias Fonseca Vânia de Cássia Gomes
1. Apresentação A implantação de um programa de gestão documental garante ao órgão o controle sobre as informações, que produz ou recebe uma significativa economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial, a racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações. Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por possibilitar transparência nas ações de governo e acesso rápido às informações. 2. O que é documento A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico (CONARQ). É a informação registrada, independentemente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, em cumprimento de suas funções jurídico-administrativas. Um conjunto documental é dotado de organicidade e possui elementos constitutivos suficientes para serem utilizados, posteriormente, como prova, informação e continuidade da atividade de uma gestão. Teoria das três idades: Arquivo corrente ou 1ª idade: os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos órgãos produtores/ acumuladores em razão de sua vigência e do valor a que lhes é atribuído. 1 Nessa idade, os documentos ativos são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas da instituição, devendo permanecer o mais perto possível do utilizador. Devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanência deles no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos para o arquivo intermediário, quais poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente. Arquivo intermediário ou 2ª idade: documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. São consultados ainda com certa frequência pelo órgão produtor. Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final procedendose à eliminação, coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. Arquivo permanente ou 3ª idade: os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. Como fonte de pesquisa é liberada para consulta, sendo permitido o acesso ao público em geral. 3. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo Por meio da Portaria nº 31 de 27 de junho de 2012, emitida pelo Instituto de Previdência dos Servidores do Estado de Minas Gerais IPSEMG foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD), para atender a Lei Estadual nº 19.420, de 11 de Janeiro de 2011, que determina a criação da CPAD em cada unidade administrativa dos órgãos e dos poderes do Estado para promover a Gestão Documental e aos dispostos nos Decretos nº 40.186 e 40.187, ambos de dezembro de 1998, que dispõe sobre a Gestão de Documentos Públicos. A Comissão Permanente de Avaliação de 2
Documentos de Arquivo tem por finalidade aperfeiçoar as atividades arquivísticas no âmbito do Instituto, promover a gestão, proteção e organização dos documentos produzidos e recebidos pelo IPSEMG, constituindo-se em apoio à administração, garantindo o acesso às informações contidas nos documentos dos arquivos, observado os dispositivos legais. A CPAD tem também como competência desenvolver instrumentos para a Gestão de Documentos como o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). 4. O que é Gestão de Documentos A Gestão de Documentos do IPSEMG tem por objetivo promover a racionalização de processos para a contenção do crescimento da massa documental por meio do controle de impressão de cópias, além de tratar, armazenar e disseminar a informação no âmbito do instituto. A implementação da gestão documental assegura a identificação e o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediária e permanente. Nesse sentido a gestão documental garante o efetivo controle do documento desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente e permite o rastreamento dos documentos viabilizando o acesso rápido às informações. 5. Objetivos da Gestão de Documentos * Agilizar o acesso aos arquivos e às informações; * Promover a transparência das ações administrativas; * Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada; * Agilizar o processo decisório; * Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; * Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; * Racionalizar a produção dos documentos; 3 * Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; * Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente. 6. As três etapas da gestão de documentos James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam produção, utilização e destinação. I.Fase - Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa prevenir a criação de documentos não essenciais e assim: * Reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados; * Intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários; * Garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos; * Assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. II.Fase - Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. A segunda fase abrange medidas para assegurar: * Rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar dos negócios da organização; * Uso efetivo da informação e arquivos correntes; * Seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos. 4
7. Instrumentos da gestão de documentos III.Fase - Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória das atividades, órgão que os produziu e, consequentemente, do passado de uma nação. Além disso, definem-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades: * Identificação e descrição de documentos por séries ou classes; * Listagem dessas séries e classes para retenção ou destinação; * Avaliação para determinar quais documentos serão de guarda permanente; * Eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente; * Recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística. Essas atividades geram uma economia tangível e poupam gastos mais rapidamente do que muitos outros elementos da gestão de documentos, especialmente se associados ao uso de depósitos de arquivo intermediário (RHOADS, 1989). 5 O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico -legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. 8. O papel do gestor de documentos do IPSEMG * Identificar massa documental produzida e recebida pela unidade; * Ser responsável pelo tratamento (organização, arquivamento e disponibilização) dos documentos da unidade; * Ter domínio sobre as legislações reguladoras das atividades da unidade e das práticas de arquivamento; * Prestar informações sobre a produção documental da unidade além dos métodos de guarda e descarte praticados; *Conferir e validar os relatórios de serviços prestados de armazenamento dos documentos do IPSEMG pela empresa contratada; * Receber treinamento sobre aplicação e uso das ferramentas de gestão de documentos: PC (Plano de Classificação) e TTDD ( Tabela de Temporalidade e Destinação de Documento); * Atuar como multiplicador no processo de implantação da Gestão de Documentos. 6
9. Vantagens da Gestão de Documentos Benefícios imediatos * Racionalizar a produção documental; * Reduzir a massa documental acumulada; * Controlar o acesso e tramitação das informações e documentos; * Viabilizar a rastreabilidade das informações e dos documentos; * Aumentar a eficiência administrativa; * Garantir o melhor aproveitamento dos recursos destinados à manutenção de arquivos; * Promover o tratamento técnico e organização adequada dos documentos; * Padronizar os procedimentos arquivísticos; * Preservar o patrimônio documental da instituição; * Promover a destinação correta dos documentos arquivísticos Benefícios secundários * Indicadores da qualidade; * Combate ao desperdício; * Conformidade com órgãos reguladores; * Balancete mensal padronizado. 10. Amparo legal Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Lei Estadual nº 19.420, de 11 de Janeiro de 2011; Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei da Transparência); Decretos Estaduais nº 40.186 e nº 40.187, ambos de 22 de dezembro de 1998; Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008 7 11. Glossário Terminologia arquivística Indexação - Lista de palavras ou termos-chave que permite a recuperação do documento. Catalogação - Planilhamento ordenado de documentos. Classificação - Sequências de operações que, visa distribuir os documentos de uma entidade produtora de acordo com suas estruturas, funções e atividades. Destinação - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Dossiê - Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto. Arquivo Corrente - 1.Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração; 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente. Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. Arquivo Permanente - 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor; 2. Arquivo responsável pela guarda permanente de documentação. Arquivo Setorial - 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração; 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado. Ciclo Vital de Documentos - Sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda permanente. Código de Classificação - Código derivado de um plano de classificação. Acervo documental - Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo. Uma administração pública sem consciência arquivística terá muito pouco de administração e, ainda menos, de público José Maria Jardim 8