DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS

Transcrição

1 DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS O Coronel PM Diretor de Recursos Humanos, no uso das atribuições legais previstas nos Incisos I e III do Artigo 7º do Regulamento do Sistema de Recursos Humanos (R-103), aprovado pela Resolução n , de 08 de agosto de 2006 e considerando, - A importância de um gerenciamento eficiente e eficaz dos documentos produzidos e recebidos pela Corporação; - A necessidade de fornecer às Unidades informações básicas referentes à legislação arquivística e à gestão de documentos; - A necessidade de uma maior disseminação dos procedimentos inerentes à gestão documental e dos instrumentos utilizados no processo, dos objetivos da política estadual de arquivos, assim como uma maior familiarização quanto aos diversos conceitos utilizados, antedecendo uma normatização do assunto, Resolve, aprovar a Cartilha de Gestão Documental produzida pelo CGDoc. Belo Horizonte, 08 de julho de Juarez Nazareth, Cel PM Diretor de Recursos Humanos

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3 Esta cartilha foi elaborada no intuito de fornecer às Unidades informações básicas referentes à legislação arquivística e à gestão de documentos. Não se buscou um aprofundamento do tema ou mesmo uma normatização, procedimento este que será adotado no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos. O que se buscou foi uma forma de divulgar a matéria, familiarizando os integrantes da Corporação quanto ao que é gestão documental, o que se considera como documentos de arquivo e o que é um documento público. Buscou-se, também, difundir os objetivos da política estadual de arquivos e os instrumentos utilizados na gestão de documentos, além dos procedimentos corretos quanto ao processo de eliminação e os dispositivos legais que regem o assunto, no intuito de facilitar o entendimento da legislação e do próprio processo de gestão. Desta forma, espera-se que as informações aqui contidas possam contribuir para um melhor entendimento do assunto, inserindo os integrantes das diversas Unidades da Corporação no atual contexto das políticas públicas de arquivo, proteção e gestão da informação/documento, pois todos nós somos peças fundamentais nesse processo. (a) Juarez Nazareth, Cel PM Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos JULHO/2011

4 Cartilha de Gestão Documental Apresentação Documentos de arquivo não são simplesmente aqueles que, após solucionados pelos diversos órgãos públicos, podem ser descartados ou colocados nos chamados arquivos mortos. Aliás, de morto estes arquivos não têm nada. Os documentos arquivísticos retratam as atividades dos órgãos, servem de provas e garantem os direitos dos cidadãos (isto quer dizer: de todos nós). Quem em determinado momento não precisou de algum dado ou documento antigo? Quais os prejuízos que não sofreríamos se eles não tivessem sido preservados convenientemente pelos órgãos detentores da informação? Manter os documentos produzidos por uma instituição, não garante apenas a preservação de sua história, o que, por si só, já seria motivo suficiente Considerando-se que os documentos arquivísticos se constituem, primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de decisões e para a prestação de contas de um órgão ou entidade e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direito aos cidadãos e testemunhos de ação, faz-se necessária a adoção de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos bem como seu acesso contínuo. Isto só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos. para que todos nos empenhássemos ao máximo para que eles permanecessem acessíveis às futuras gerações, pois sem memória histórica, perdemos nossa identidade e, sem identidade, qualquer órgão está fadado à decadência e à falência, mas garante, principalmente, o direito de cada cidadão de receber dos órgãos públicos, informações para garantia de seus direitos. Portanto, para garantir que estas informações não se perderão pela vontade exclusiva daqueles que a detêm, a política de preservação de documentos não se configura apenas como vontade dos dirigentes de cada órgão, mas uma exigência prevista em lei. Instrumentos da gestão documental Tabela de Temporalidade Plano de Classificação Uma administração pública sem consciência arquivística terá muito pouco de administração e, ainda menos, de pública José Maria jardim

5 Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequada dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos. ARQUIVO NACIONAL Gestão de Documentos, conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro, 1995 (Publicações Técnicas, 7) Documentos de arquivo Gestão documental: o que é? Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei Federal n , de 8 de janeiro de 1991, art. 3º. Objetiva a eficácia da recuperação da informação, busca de economia e preservação da memória governamental, compreendendo os estágios de produção até a destinação final. Documentos correntes: são aqueles que são conservados nas instituições de origem em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. Documentos intermediários: são documentos originários dos documentos correntes, que mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Documentos permanentes: são aqueles que, originários dos documentos intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor informativo e probatório. Lei Estadual n , de 11 de janeiro de 2011, art. 4º. É o registro original de uma informação independentemente da natureza ou do suporte que o contenha, o qual pode ser utilizado para consulta ou prova. Além dos documentos textuais, também são documentos de arquivo os mapas, as plantas, as microformas, as fotografias, as gravuras, os slides e semelhantes. Decreto Estadual n , de 22/12/98 Documentos públicos Uma vez definido o que é um documento de arquivo, deve-se esclarecer aqueles que são considerados como documentos públicos, ou seja: Documentos públicos são todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzido e/ou recebido por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. ARQUIVO NACIONAL Gestão de Documentos, conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro, 1995 (Publicações Técnicas, 12) Características dos documentos públicos: Produção e recepção por uma entidade; Caráter orgânico ou administrativo; Prova de transações passadas; Originalidade.

6 Art. 3º - A política estadual de arquivos será coordenada pelo Conselho Estadual de Arquivos CEA órgão colegiado de natureza deliberativa, normativa, propositiva e consultiva, ao qual compete estabelecer normas técnicas de organização dos arquivos públicos e dos arquivos privados de interesse público e social. Lei n /11 Política Estadual de Arquivos Conforme disposto na Lei Estadual n , de 11/01/11, a política estadual de arquivos compreende as ações do Estado relacionadas com a produção, a classificação, o uso, a destinação, o acesso e a preservação de arquivos públicos e privados. O acesso jurídico à informação não se consolida sem o acesso intelectual à informação. O acesso jurídico à informação pode garantir ao usuário o acesso físico a um estoque informacional materialmente acessível (um arquivo no subsolo de um organismo governamental, por exemplo) sem que seja possível o acesso intelectual dada a ausência de mecanismos de recuperação da informação. José Maria Jardim A acumulação e organização de documentos de arquivo não são um fim em si próprias. O objetivo dessas atividades é munir os administradores da maior quantidade de informação pertinente à tomada de decisão Objetivos da política estadual de arquivos Dentre os objetivos da política estadual de arquivos, pode-se citar: a) Assegurar a adequada administração dos documentos públicos; b) Atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o processo decisório; c) Assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos, observadas as disposições legais; d) Promover o reconhecimento dos arquivos como recursos fundamentais para o desenvolvimento do Estado e da sociedade; e) Contribuir para a promoção da transparência do poder público por meio da documentação de suas ações; f) Garantir o livre fluxo de informações entre o Estado e a sociedade; g) Proteger o direito à privacidade na prestação das informações contidas nos arquivos. Legenda descrevendo imagem ou elemento gráfico. Centro de Gestão Documental/CGDoc Rua Álvares Maciel, 58, Santa Efigênia- Belo Horizonte. (31)

7 Criação do Centro de Gestão Documental O Centro de Gestão Documental foi criado por meio da Resolução n. 4004/09 e tem por responsabilidade o controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, através da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos com o objetivo de garantir o acesso rápido à informação e dar suporte para as decisões do Comando. A principal missão do CGDoc é a implantação da gestão de documentos no âmbito da Polícia Militar. Não se trata apenas de formas de arquivamento destes documentos, mas procedimen- tos que se iniciam quando da criação ou recebimento destes e se prolongam até seu recolhimento para preservação permanente ou eliminação. Ressalta-se, inclusive, que estes procedimentos devem ser adotados também quando da concepção de programas eletrônicos de tramitação de documentos, visando garantir que as informações estejam disponíveis quando e onde se precisar dela. Vantagens da implantação da gestão de documentos nas organizações a) Condução dos negócios da instituição de forma ordenada e eficiente; b) Fornecimento de serviços de forma consistente e igualitária; c) Fundamentos para a definição de políticas e tomada de decisão gerencial; d) Continuidade das atividades na eventualidade de desastres; e) Cumprimento dos requisitos legislativos e regulatórios, incluindo atividades arquivísticas de auditoria e de supervisão. Fases da gestão de documentos ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO. Manual de Elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Belo Horizonte

8 Por quanto tempo devemos manter em arquivo um documento? Todos possuem o mesmo prazo de guarda? Qual a maneira correta de eliminá-los? Qual o tratamento dado àqueles em suporte digital? Qual a legislação que rege o assunto? Estas perguntas são respondidas quando se implanta a gestão de documentos. Embasamento legal Existe uma vasta legislação a respeito, tanto a nível federal quanto estadual. Dentre as quais se pode citar: Constituição Federal É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Lei Federal n , de 8 de janeiro de 1991, art. 1º Lei Federal n. 8159, de 08/01/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos j A primeira referência que se faz quanto à necessidade dos órgãos implantarem a gestão de documentos encontra-se na própria Constituição Federal. Art Compete à União, aos Estados e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre:... Inc. VII - proteção ao patrimônio histórico, cultural, artístico, turístico e paisagístico. Art Constituem patrimônio cultural brasileiro... Inc. IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;. 2º- Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (g.n) Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.... Art. 25 Ficará sujeito à responsabilização penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

9 Decreto Federal n. 1799, de 30/01/96 Regulamenta a microfilmagem Art.13 Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Decreto Estadual n , de 24/03/97 Cria o Conselho Estadual de Arquivos Art. 3º - Compete ao CEA:... X recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política estadual e arquivos. Lei Estadual n , de 11/01/11 Estabelece a política estadual de arquivos Art. 13 A eliminação de documentos públicos depende da aprovação das instituições arquivísticas públicas a que se refere o art. 11 desta Lei. Art. 26 A destruição ou adulteração de documento de valor permanente sujeitam o responsável a penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da legislação em vigor. Art. 11 São instituições arquivísticas públicas de Minas Gerais os arquivos mantidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, pelo Ministério Público e pelo Tribunal de Contas do Estado. Art Serão constituídas comissões de avaliação de documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado, nas entidades por ele constituídas, bem como nas entidades privadas prestadoras de serviço público, sob a coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o objetivo de selecionar os documentos de guarda permanente e os que, destituídos de valores probatórios e informativos, deverão ser eliminados. Parágrafo único As comissões a que se refere o caput deste artigo elaborarão os instrumentos técnicos de gestão de documentos, os quais serão submetidos à aprovação das instituições arquivísticas competentes. Lei Estadual n , de 11 de janeiro de 2011.

10 Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelecem os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Classificação: organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Análise e identificação do conteúdo de documentos. Uso da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação de Documentos São os dois instrumentos básicos na gestão documental. São eles que estabelecem a forma correta de se arquivar e o prazo de guarda dos documentos públicos. Para que um documento possa ser eliminado, são necessários vários procedimentos preliminares, os quais incluem a avaliação e classificação destes, caso ainda não tenham sido feitas. O ideal é que a classificação seja feita ainda durante a fase corrente, o que facilita muito a avaliação, porém, quando existe uma massa documental sem que tenha sido trabalhada de acordo com a gestão de documentos, esses dois processos podem ser feitos juntos. Salienta-se que não se deve transferir para arquivo intermediário documentos que ainda não tenham sido anteriormente avaliados.

11 VOCÊ SABIA QUE A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS É LEGAL? Apenas deve ser feita da maneira correta. Eliminação de documentos Segundo as normas vigentes, um documento público só pode ser eliminado após autorização do Arquivo Público Mineiro, sob pena de responsabilização civil e penal, e esta deve ser solicitada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Órgão. Esta Comissão foi designada pelo Comandante-Geral, com publicação no BGPM 047/09 e é responsável por todo o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos, conforme disposto no Decreto n , de 22 de dezembro de 1998, em seu artigo 5º. No âmbito das Unidades, esse trabalho será desenvolvido pelas respectivas subcomissões, as quais encaminharão os formulários devidamente preenchidos ao CGDoc, para posterior avaliação por parte da Comissão Permanente e remessa ao órgão competente. Roteiro a ser seguido 1º - A Unidade preenche a listagem de eliminação de documentos, com o correto código de classificação e a quantificação (em metro linear ou unidades), bem como a justificativa e encaminha à CPAD por meio do CGDoc. 2º - Este documento é encaminhado ao Arquivo Público Mineiro para que, após avaliação, seja autorizada a eliminação dos documentos. 3º Após a autorização deve-se elaborar um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos de Arquivo, o qual deve ser publicado no Minas Gerais, dando-se ciência de que os interessados terão prazo de 30 a 45 dias para manifestarem sua discordância em relação à medida ou para requererem desmembramento de documentos ou cópias de peças de processos, nos termos da Lei Estadual n , de 11 de janeiro e º - Decorrido o prazo, confecciona-se o Termo de Eliminação de Documentos de Arquivo, providenciando-se para que a eliminação ocorra por processo de fragmentação. CRIMES CONTRA OS DOCUMENTOS PÚBLICO Código Penal Art. 305 Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: Pena reclusão de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular

12 Glossário Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. Código de classificação: Código derivado de um plano de classificação. Comissão de Avaliação: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade. Descarte: Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Documentos correntes: são aqueles que são conservados nas instituições de origem em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. Documentos intermediários: São documentos originários dos documentos correntes, que mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Documentos permanentes: São aqueles que, originários dos documentos intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor informativo ou probatório. Edital de ciência de eliminação: Ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação. Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Plano de Classificação de Documentos: Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

13 Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Termo de eliminação: Instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. Transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Recolhimento: Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Referências: BRASIL. Arquivo Nacional. Gestão de Documentos, conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro (publicações Técnicas). MINAS GERAIS. Arquivo Público Mineiro. Manual de Elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Belo Horizonte BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de BRASIL. Decreto n jan Regulamenta a Lei n , de 8 mai. 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 31 jan BRASIL. Decreto-Lei n dez Código Penal. Diário Oficial, Rio de Janeiro, 31 dez BRASIL. Lei n jan Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 9 jan MINAS GERAIS. Conselho Estadual e Arquivos de Minas Gerais. Deliberação n. 4, de 17 dez Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública do Estado de Minas Gerais. Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 dez MINAS GERAIS. Decreto n , de 24 mar Cria o Conselho Estadual de Arquivos e dá outras providências. Minas Gerais, Belo Horizonte, 25 mar MINAS GERAIS. Decreto n dez Dispõe sobre a gestão de documentos públicos. Minas Gerais, Belo Horizonte, 23 dez MINAS GERAIS. Lei n jan Estabelece a política estadual de arquivos. Minas Gerais, Belo Horizonte, 17 jan

14 Elaboração da Cartilha: Centro de Gestão Documental Equipe: Ten Cel PM Jaqueline Rocha Maj PM Zélia Cunha Morais de Paula 1º Ten PM Vânia Chiarelli Pinto 1º Sgt PM João Carlos Otoni Capa: Sd PM Rodrigo Moreira Gonsalves