Arquivologia. Prof. Lino Madureira. linomadureira.wordpress.com

Arquivologia Prof. Lino Madureira linomadureira.wordpress.com ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 1

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO Material Conteúdo 2

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO Material Conteúdo SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO 3

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO Departamento Pessoal Controle de Frequência SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO Departamento Pessoal Controle de Frequência Cartão de Ponto 4

CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO = ARQUIVO É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 1º) 5

ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Bibliotecas (estudo, pesquisa, consulta, fins acadêmicos) - Museus (peças e objetos de valor cultural, histórico) - Arquivos (funcional, servir à administração) PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO BIBLIOTECA ORIGEM ARQUIVO - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais. - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. 6

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO AQUISIÇÃO / CUSTÓDIA BIBLIOTECA - Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. - Os documentos existem em numerosos exemplares. - A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. ARQUIVO - Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias. - Há uma significação orgânica entre os documentos. PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. MÉTODO DE AVALIAÇÃO ARQUIVO -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis. - A documentação não raro existe em via única. 7

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO BIBLIOTECA Aplica-se a unidades isoladas. -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - O julgamento - Identificar Valor não tem (Valor Primário e Valor Secundário) caráter irrevogável. - Os julgamentos são - Definir Prazo de Guarda finais e irrevogáveis. - - O Definir julgamento Destinação envolve Final (Guarda Permanente ou Eliminação) - A documentação não raro existe em via única. questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. MÉTODO DE AVALIAÇÃO ARQUIVO AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. MÉTODO DE AVALIAÇÃO ARQUIVO -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis. - A documentação não raro existe em via única. 8

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO -Utiliza métodos predeterminados. -Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. - Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar. - Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO -Aplica-se a unidades documentais. -As séries (anuários, periódicos,...) são unidades isoladas para catalogação. -Aplica-se a conjuntos documentais. - As séries são consideradas unidades para fins de descrição. 9

Os documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. Os documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. ERRADO 10

A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação. A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação. CERTO 11

Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. CERTO 12

Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade. ERRADO 13

O método descritivo, no caso dos arquivos, é aplicado ao conjunto de documentos. O método descritivo, no caso dos arquivos, é aplicado ao conjunto de documentos. CERTO 14

O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. ERRADO 15

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Pessoa Física Pessoa Jurídica CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal Executivo Legislativo Judiciário - Privados Pessoa Física Pessoa Jurídica 16

do livro Arquivo teoria e prática. Página 21 do livro Arquivo teoria e prática. 17

Lei 8.159 ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Lei 8.159 ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 18

Lei 12.527 A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a ela ser restringido apenas em casos específicos. Prazos para o Repasse da Informação A resposta deve ser dada imediatamente, se estiver disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias: LEI 12.527 LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classificadas por autoridades como sigilosas. Informações sob a guarda do Estado que dizem respeito à intimidade, honra e imagem das pessoas, por exemplo, não são públicas (ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei. 19

LEI 12.527 LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO RESTRIÇÃO AO ACESSO INFORMAÇÃO PESSOAL INFORMAÇÃO SIGILOSA (*classificada) As informações podem ser classificadas como: -Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos (renovável uma única vez) -Secreta prazo de segredo: 15 anos - Reservada prazo de segredo: 5 anos Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados. 20

Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados. CERTO TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade Corrente / Ativo Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2ª Idade Intermediário / Semi-Ativo Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. 3ª Idade Permanente / Inativo Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 21

TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO Valor Primário Imediato (Administrativo) Corrente Intermediário Valor Secundário Mediato Permanente CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO - Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. 22

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO - Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. - Gerais / Centrais São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. - Documento Especial Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem. 23

CARACTERÍSTICAS Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo. SUPORTE DEFINIÇÃO TÉCNICA Material sobre o qual as informações são registradas EXEMPLOS - Acetato - Papel - Disco Magnético - Fita Magnética - Disco Óptico - Filme 24

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS FORMATO Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado - Cartaz - Livro - Planta - Folhas avulsas FORMA DEFINIÇÃO TÉCNICA Estágio de preparação e de transmissão de documentos EXEMPLOS - Rascunho / Minuta - Original - Cópia 25

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS GÊNERO Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo Textual Iconográfico Cartográfico Audiovisual Sonoro Micrográfico Informático GÊNERO Textual: Texto 26

GÊNERO Iconográfico: Imagem Estática (fotografia, desenhos, gravuras, slides, diapositivos) GÊNERO Cartográfico: Desenhos Técnicos (mapas, plantas) 27

GÊNERO Audiovisual: Imagem em Movimento (com ou sem som) GÊNERO Sonoro: Áudio (apenas o som) 28

GÊNERO Micrográfico: Microfilmes GÊNERO Informático: Documentos Digitais 29

ESPÉCIE DEFINIÇÃO TÉCNICA Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas -Boletim - Certidão - Relatório - Ata - Contrato EXEMPLOS TIPO Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou - Boletim Meteorológico - Boletim Escolar - Boletim Médico -Contrato de Prestação de Serviço -Contrato de Locação Espécie CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Atividade Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico. 30

Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico. CERTO PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 31

Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo Fundo Aberto Fundo Fechado Fundo A Fundo B Empresa A Empresa B Manutenção Contab. Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Tesouraria Dep. Pessoal Princípio da Proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Fundo A Fundo B Empresa A Não Misturar A com B! Empresa B Manutenção Contab. Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Tesouraria Dep. Pessoal 32

Princípio da Organicidade Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Empresa A Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento Princípio da Unicidade Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese. Empresa A Momento da Produção Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência 33

Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Princípio da Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. 34

A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. CERTO 35

GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 36

Empresa A Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento Empresa A Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência 37

Empresa A Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência 120 Resmas 60 Caixas 2 Estantes de 6 Prateleiras Ambiente adequado Definição de Metodologia Recursos Humanos DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. 38

OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PRODUÇÃO: Elaboração do Documento UTILIZAÇÃO: Estrutura DESTINAÇÃO: Avaliação Produção Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; sugerir a criação e a extinção de modelos e formulários; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. 39

Utilização Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação. Destinação Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados. 40

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - Preservação Documental - Redução da massa documental - Liberação de espaço físico - Melhor conservação dos documentos de guarda permanente - Incremento à pesquisa - Agilidade na recuperação dos documentos e das informações - Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) - Eficiência administrativa 41

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor Prazo Destinação AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor Prazo Destinação Corrente Valor Primário Intermediário Valor Secundário Permanente 42

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor Prazo Destinação Corrente Valor Primário Intermediário Valor Secundário Permanente VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística 43

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Fiscal Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. 44

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. 45

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório. 46

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. PRAZOS 47

Prazo de Vigência Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Empresa A Ex: 2 Anos -Realizar o pagamento -Avaliação anual de desempenho Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento Prazo de Prescrição Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Manutenção Empresa A Contab. Ex: 5 Anos -utilizar o documento em processo trabalhista Ficha de Frequência Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 48

Prazo de Precaução Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Empresa A Ex: 2 Anos -Margem de segurança Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento Destinação Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação 49

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Área Responsável Item Documental RECRUTAMENTO E SELEÇÃO - Editais; - Exemplares únicos de provas; - Gabaritos; - Resultados - Recurso LICENÇAS - Acidente em serviço Atividade política - Capacitação profissional - Gestante - Paternidade Tempo de arquivamento e Destinação Final Corrente 6 Anos 5 Anos Intermediário 5 Anos 47 Anos Destinação Final Guarda Permanente Eliminação Folha Nº Data / / Observações É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação. 50

TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). RECOLHIMENTO Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. -Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Corrente Transferência Intermediário Recolhimento Permanente QUESTÕES DE PROVA 51

Resultado do processo de avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de temporalidade é um instrumento de gestão arquivística. Resultado do processo de avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de temporalidade é um instrumento de gestão arquivística. CERTO 52

A tabela de temporalidade é instrumento que possibilita a eliminação segura e responsável dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda desses documentos bem como sua destinação final. A tabela de temporalidade é instrumento que possibilita a eliminação segura e responsável dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda desses documentos bem como sua destinação final. CERTO 53

A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição. A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição. CERTO 54

O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela sua atividade-meio. O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela sua atividade-meio. CERTO 55

Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário. Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário. ERRADO 56

Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente. Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente. ERRADO 57

Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam considerados de interesse público e social. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam considerados de interesse público e social. CERTO 58

Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. ERRADO 59

CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. 60

CONTABILIDADE FINANCEIRO RECURSOS HUMANOS PESSOAL Benefícios Cadastro de Funcionários Treinamento Alimentação Transporte Ticket Refeição Vale Alimentação Relação de Funcionários Recibo de Entrega PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. 61

QUADRO DE ARRANJO Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. O Plano de Classificação pode seguir o critério ESTRUTURAL, ou o critério FUNCIONAL. Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo 62

Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Estrutural Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Funcional 63

Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade 64

ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. Ficha de Frequência Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência 65

A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: Ficha de Frequência Número Data Local Nome Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Ficha de Frequência Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 66

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO *Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO *Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos 67

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO *Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS BÁSICOS MÉTODOS PADRONIZADOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO O método ALFANUMÉRICO não é considerado básico nem padronizado. *Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos 68

Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. * Semi Indireto Método Alfanumérico 69

SISTEMA DIRETO Recursos Humanos Cad. Func. A-E Tesouraria Contas a Pagar Cad. Func. F-K Contas a Receber Cad. Func. L-R Cad. Func. S-Z SISTEMA INDIRETO PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 70

SISTEMA INDIRETO PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 20241 30021 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson 30021 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA 71

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Lino / Paulo / Ana ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Lino / Paulo / Ana Ana Lino Paulo 72

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai 73

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro 78

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro 79

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai PALAVRA por PALAVRA Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro 80

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai PALAVRA por PALAVRA Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai PALAVRA por PALAVRA Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco 81

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai PALAVRA por PALAVRA Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME 82

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA PRENOME + SOBRENOME LINO MADUREIRA FERREIRA 83

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA PRENOME + SOBRENOME Último Sobrenome LINO MADUREIRA FERREIRA MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA PRENOME + SOBRENOME Último Sobrenome LINO MADUREIRA FERREIRA FERREIRA, LINO MADUREIRA 84

FERREIRA, LINO MADUREIRA Regras de Alfabetação 85

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome. José Antunes Andrade 1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome. José Antunes Andrade Andrade, José Antunes 86

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes 2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes Antunes, Aníbal Antunes, João Antunes, Paulo 87

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor 88

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. Luis Carlos da Silva São Bento 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. Luis Carlos da Silva São Bento São Bento, Luis Carlos da Silva 89

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de 90

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, Carlos de 91

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, Carlos de 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Prof. José Cláudio de Souza 92

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Prof. José Cláudio de Souza Souza, José Claudio de (Prof.) 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales 93

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales del Pacifico Oviedo y Baños Llosa 94

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del Jose Morales del Prado Morales del Prado, Jose 95

Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten Von Van Di De 96

Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten Sohsten, Sebastian Von ou Von Sohsten, Sebastian 8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão Tsutomo Kato 97

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão Tsutomo Kato Tsutomo Kato 9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Fundação Joaquim Nabuco O Boticário 98

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Fundação Joaquim Nabuco Fundação Joaquim Nabuco O Boticário Boticário (O) A. J. Distribuidora A. J. Distribuidora 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal 99

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. II Conferência de Saúde Conferência de Sáude (II) Quarto Encontro de Turismo Encontro de Turismo (Quarto) 3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º) 100

MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente 3 (três) formas de arquivamento ESTADO CIDADE CIDADE ESTADO PAÍS CIDADE 101

1ª Forma: ESTADO CIDADE 1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 102

1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 103

1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 104

2ª Forma: CIDADE ESTADO 2ª Forma: CIDADE ESTADO Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife 105

2ª Forma: CIDADE ESTADO Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence Brejinho Pernambuco Brejinho - Rio Grande do Norte Caicó - Rio Grande do Norte Limoeiro Pernambuco Mossoró - Rio Grande do Norte Natal - Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco Recife - Pernambuco 3ª Forma: PAÍS CIDADE 106

3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 107

3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 108

3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 109

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 Números Ordenados por Lista 20241 30021 30095 40072 41737 110

PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson 30021 PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson 30021 111

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 112

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 113

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Leitura da Direita para a Esquerda 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 117

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 118

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 119

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 120

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 121

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 122

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 123

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 124

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89 125

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. INFORMAÇÃO CRONOLOGICA 126

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 127

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. INFORMAÇÃO CRONOLOGICA DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 128

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. Sequência da Ordenação INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. Sequência da Ordenação 1º Ano 2º Mês 3º Dia INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 129

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. Sequência da Ordenação 1º Ano 2º Mês 3º Dia INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. Sequência da Ordenação 1º Ano 2º Mês 3º Dia INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 130

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO ALFABÉTICO - DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão 131

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO ALFABÉTICO - DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão ASSUNTO NUMÉRICO - DUPLEX Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. Para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 132

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 133

Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS 1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2 1-2-2 1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1 1 134

1-2-2 1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1 1 ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS 1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey Classificação Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 Religião 3 Ciências Sociais 4 Filologia 5 Ciências Puras 6 Ciências Aplicadas 7 Belas Artes 8 Literatura 9 História e Geografia 135

O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. 100 110 111 111.1 Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação. 100 200 CONTABILIDADE PESSOAL 136

100 110 120 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO NOTAS FISCAIS PESSOAL 100 110 111 112 113 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL 137

100 110 111 112 113 113.1 113.2 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL 100 110 111 112 113 113.1 113.2 113.21 113.22 113.23 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular Tim Oi Claro NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL 138

100 110 111 112 113 113.1 113.2 113.21 113.211 113.212 113.22 113.23 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular Tim Pré Pago Pós Pago Oi Claro NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL Método Unitermo Indexação Coordenada - Ordenação dos documentos pelo método numérico simples - Criação de assunto com a indicação dos números dos documentos 139

Prova de Arquivologia Apostila de Informática Apostila de Arquivologia Prova de Arquivologia 001 Apostila de Informática 002 003 Apostila de Arquivologia 140

001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples 001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples 141

001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples Arquivologia Indexação 001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples Arquivologia Indexação 001 003 142

001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples Apostila Indexação 002 003 Apostila de Arquivologia? 143

Apostila 002 003 Apostila de Arquivologia? Arquivologia 001 003 Apostila 002 003 Apostila de Arquivologia? Arquivologia 001 003 144

Apostila 002 003 Apostila de Arquivologia? 001 Prova de Arquivologia 002 Apostila de Informática Apostila de Arquivologia Arquivologia 003 001 003 MÉTODO VARIADEX Utiliza uma combinação do Método Alfabético com Cores associando uma cor a segunda letra do nome ou a abreviação LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha 145

LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Guilherme Siqueira Lino Madureira Ferreira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Guilherme Siqueira Lino Madureira Ferreira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco 146

LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco 147

Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco Universidade Federal de Pernambuco Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Arranjo Notação Guia Fora 148

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Notação 149

Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. 121 Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. 150

121 Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. Alfabética Ferreira, Luiz 121 Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. Alfabética Mista Ferreira, Luiz Contrato 123 151

Guia Fora Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 123 124 125 122 121 152

123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 125 122 121 123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 125 124 122 121 Guia Fora 153

123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 Guia Fora 125 Indica o local de onde um documento foi retirado 122 121 123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 Guia Fora 125 Facilita o Rearquivamento 122 121 154

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 123 122 121 INSTRUMENTOS DE PESQUISA 155

Guia Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. FUNDAÇÃO JOAQUIM NABUCO (2.500.000 documentos) Funcionamento: endereço, horário, telefone, e-mail,... Atividades: pesquisa, reprodução, orientação, visita guiada, visita técnica, estágio JOAQUIM NABUCO JOSUÉ DE CASTRO BENÍCIO DIAS FRANCISCO RODRIGUES Fundos Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. JOSUÉ DE CASTRO Fundo Correspondências 5.000 Fotografias 650 Recortes 15.000 Correspondências Ativas e Passivas de 1964 a 1973, referente ao período do exílio na França, sendo: Correspondência Ativa 1.375 Correspondência Passiva 3.625 Descrição Sumária Descrição Analítica 156

Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. EXEMPLO - CATÁLOGO ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco tecendo considerações sobre o próximo governo feminino em que diz... considero a viagem do Imperador um erro gravíssimo para ele e um mal imenso para a filha... Refere-se ao artigo de Nabuco no jornal A Reforma. Aracaju, 23 de abril de 1871. DOC_009 PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco informando-o da reunião que houve entre os chefes liberais, depois da votação da comissão, para resolverem sobre a aceitação do poder. Aracaju, 26 de maio de 1871. DOC_010 Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos. 157

Índice Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. EXEMPLO - ÍNDICE ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. DOC_001; DOC_002; DOC_005; DOC_007; DOC_008; DOC_009; DOC_010; DOC_012; DOC_013; DOC_015; DOC_017; DOC_018; DOC_022; DOC_0123. EXEMPLO - ÍNDICE POR ASSUNTO PARTIDOS Conservador: DOC_004; DOC_005; DOC_006; DOC_012; DOC_013; DOC_029; DOC_030; DOC_032. Liberal: DOC_001; DOC_004; DOC_005; DOC_010; DOC_012; DOC_015; DOC_016; DOC_017; DOC_018; DOC_022 Tabela de Equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. Notação Original P001_001 P001_002 P001_003 P002_001 P002_002 P002_003 P002_004 P003_001 P003_002 Notação Nova JC001 JC002 JC003 JC004 JC005 JC006 JC007 JC008 JC009 158

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora. c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação. A) DBTA Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos. B) RES. 14 Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos; Autuação. C) MLP Recebimento; Registro; Classificação; Movimentação. * Recebimento, Análise, Triagem, Registro e Distribuição 159

- Não Abre - Não Registra - Não Abre - Não Registra Encaminha 161

- Não Abre - Não Registra Encaminha - Não Abre - Registra - Não Abre - Não Registra Encaminha 162

- Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Não Registra Encaminha - Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Não Registra Encaminha 163

- Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Registra - Não Abre - Não Registra Encaminha - Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Não Registra Encaminha 164

- Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Registra Encaminha - Abre - Registra - Não Abre - Não Registra Encaminha - Não Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Registra Encaminha - Abre - Registra Encaminha - Não Abre - Não Registra Encaminha 165

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO Microfilmagem Foco na preservação Digitalização Foco na acessibilidade * Documento produzido Digital Documento Digitalizado Sistema Híbrido = Microfilmagem + Digitalização 166

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO Microfilmagem Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Microfilme O resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996) Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. ROLO 167

Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. MICROFICHA Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. JAQUETA 168

LEITOR DE MICROFILMES Microfilmagem Substituição (eliminação de documentos) Preservação (documentos permanentes) 169