Traslados e Certidões. Ementa: Noções sobre traslados e certidões, suas distinções, possibilidades, capacidade para expedição, finalidades, validade jurídica e efeitos. Noções Gerais Nesta aula abordaremos os traslados e certidões que são atos peculiares em um tabelionato de notas. Em realidade, a cada ato notarial corresponde um traslado, com exceção do reconhecimento de firma e da autenticação de cópias. Traslado ou certidão é uma cópia fiel do ato original lavrado no tabelionato de notas, sendo, por isso, comum que um ou outra seja fornecido mediante cópia heliográfica do ato notarial, contendo algum carimbo informando tratar-se de um traslado ou de uma certidão, bem como a assinatura do tabelião ou seu substituto. Outras vezes o traslado ou certidão é expedido mediante transcrição integral, por processo manual, mecânico ou informatizado, da integralidade do ato lavrado no tabelionato de notas, contendo também a assinatura do tabelião ou seu substituto. Distinções Apesar das similaridades, existem diferenças entre traslado e certidão. 1. Traslado, no seu sentido técnico-jurídico original, designava a cópia ou cópias do ato notarial expedida imediatamente após a lavratura do ato, devidamente assinado pelo tabelião ou seu substituto. Se mais de um, os traslados eram diferenciados pela designação de 1º traslado, 2º traslado, 3º traslado, sendo um para cada contratante nos atos notariais que formalizavam negócios jurídicos recíprocos, como a permuta e a divisão amigável. Com o tempo - e especialmente após a criação dos selos de fiscalização pelas Corregedorias Gerais da Justiça -, traslado passou a designar apenas a primeira cópia do ato notarial, sendo atualmente este o sentido do termo, independente do tipo do negócio jurídico que formaliza. Certidão é toda cópia expedida do ato notarial que não seja a primeira (pois esta será o traslado), ainda que seja fornecida imediatamente após a lavratura do ato notarial, juntamente com o traslado. Desde que não seja a primeira cópia, será certidão. 2. Traslado integra a realização do ato notarial, tendo as partes direito subjeito ao traslado, independentemente de solicitação ou do pagamento de qualquer valor pelo traslado. 1
Assim, no que se refere ao traslado, o princípio da rogação é satisfeito quando as partes requerem a formalização do negócio jurídico mediante a lavratura do ato notarial. Certidão não integra a realização do ato, sendo ato autônomo. Assim, a expedição da certidão exige requerimento e pagamento de emolumentos específicos. 3. Traslado, na prática, é termo relacionado usualmente ao tabelionato de notas, embora no seu sentido técnico-jurídico possa se referir, por exemplo, ao instrumento de protesto, expedido pelo tabelionato de protesto. Mas não se usa esse termo. Certidão é ato comum a todos os serviços notariais e de registro. 4. Traslado é expedido sem qualquer cabeçalho, ou seja, tal qual o texto original da escritura. Apenas no final é feito um encerramento indicando as assinaturas apostas no documento e que o ato foi trasladado em seguida. Segue-se um pequeno texto com espaço para assinatura do tabelião ou seu substituto. Certidão possui tanto cabeçalho como encerramento próprio de certidão. Antigamente era comum utilizar no final dos traslados, em posição centralizada, um pouco mais abaixo da última linha do encerramento, a expressão: Em Testemunho da Verdade, contendo a rubrica do tabelião ou seu substituto, e logo mais abaixo novamente a assinatura (sinal público) do tabelião ou seu substituto. Atualmente é raro esse tipo de encerramento nos traslados de escritura ou de procuração, sobretudo nos grandes centros onde os cartórios invariavelmente são providos por concurso público e os novos tabeliães adotam encerramentos menos formais para os traslados. Contudo, os tabeliães mais antigos ainda utilizam essa forma de encerramento, que é um pouco de resquício do excesso de formalismo do direito das ordenações. A Consolidação Normativa da Corregedoria Geral de Justiça do Rio de Janeiro não fornece um padrão de encerramento para os traslados e certidões, apenas estabelece que: Art. 370. Os traslados e certidões requeridos quando da prática do ato notarial serão fornecidos em 72 (setenta e duas) horas, contadas do pedido, sendo subscritos pelo Tabelião ou por seus substitutos, que aporão seu sinal público em todas as folhas, além do carimbo com seu nome e cargo, e a indicação do Serviço. (*) 5. Traslado é sempre uma cópia integral do ato. 2
Certidão pode ser uma cópia integral, abreviada ou resumida do ato. Estes últimos conceitos e distinções são apresentados na Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça do Rio de Janeiro: Art. 368. O traslado consiste na transcrição fiel do ato notarial lavrado. O Tabelião, ao lavrar o ato notarial, deverá expedir uma cópia exatamente igual à que elaborou, e entregá-la ao(s) interessado(s). A referida cópia não poderá ser fornecida de forma abreviada ou resumida, mas sempre verbum ad verbum. Art. 369. A certidão consiste no documento passado pelo Tabelião, no qual são reproduzidos escritos constantes de suas notas ou livros arquivados no seu Serviço, podendo ser fornecida de forma abreviada ou resumida. O artigo 368 não deixa qualquer margem para dúvida quanto ao que seja um traslado. Cópia fiel do original. Possibilidades Porém, em relação ao artigo 369, deve-se registrar que, embora seja possível expedir certidão abreviada ou resumida de ato notarial, essa possibilidade é incomum na prática. O normal é que a certidão seja também da integralidade do ato, tal como o traslado. Isso ocorre em razão das peculiaridades do ato notarial, quase sempre um conjunto harmônico de manifestação de vontades, de inter-relação de interesses ou de interesses contrapostos que fazem com que a extração de uma certidão de apenas parte do documento, ou de partes isoladas dele torne sem sentido o ato notarial, ou até mesmo sem proveito. Mesmo cogitando-se da possibilidade de uma escritura de compra e venda, por exemplo, referir-se à transação de vários imóveis, mas querendo o vendedor ou comprador ou mesmo um terceiro interessado demonstrar a existência do negócio jurídico apenas em relação a um dos imóveis, não faria sentido solicitar a certidão da escritura excluindo os demais imóveis, apesar de isso ser possível. Mas, caso seja solicitada uma certidão parcial do ato notarial, o pedido deve especificar precisamente quais as informações do ato notarial que a pessoa quer que conste da certidão. Ademais, deve-se ter o cuidado de nunca expedir informações isoladas que possam distorcer ou induzir a entendimentos diversos do negócio realizado, em razão dos efeitos da certidão, conforme trataremos adiante. 3
(*) Esclarecimentos sobre o artigo 370 da Consolidação Normativa: Em relação à primeira parte do artigo 370, o entendimento não é o que aparenta. A sua correta compreensão depende de uma análise conjunta com outras disposições da própria Consolidação Normativa, em dois aspectos: O primeiro diz respeito ao requerimento ou pedido. Embora o artigo se refira a traslados e certidões requeridos, o certo é requeridas, referindo-se às certidões, já que os traslados não precisam ser requeridos, uma vez que integram o ato notarial praticado, sendo fornecidos de ofício pelo tabelião de notas. A própria orientação da Corregedoria quanto à utilização dos selos NOTARIAIS evidenciam que o traslado integra o ato notarial a que se refere: Art. 178. Serão utilizados os seguintes selos de fiscalização: 1º. Nos Serviços com atribuição notarial: I - nas escrituras [...] um selo do tipo NOTARIAL no traslado, com sua parte alfanumérica destacável aposta no LIVRO DE NOTAS; II - na procuração ou procuração no corpo da escritura, um selo do tipo NOTARIAL DE PROCURAÇÃO no traslado, com sua parte alfanumérica destacável aposta no LIVRO; Vê-se que o modo da selagem dos atos notariais não deixa dúvida de que, nas escrituras, o mesmo selo é utilizado no traslado e no livro de notas (no inciso citado, englobando o livro de testamento); nas procurações, no traslado e no livro em que tenha sido lavrada (de procuração ou de notas), com a parte alfanumérica aposta sempre no livro. Sendo o mesmo selo utilizado no traslado e no livro do qual o traslado foi extraído (de escritura, de procuração, de ata notarial ou de testamento), dúvida não resta de que o traslado compõe o ato a que se refere; ou seja, é parte conseqüente do ato lavrado, não havendo razão para ser requerido. O ato realizado somente se completa com a expedição do traslado. O segundo diz respeito ao prazo para expedição do traslado. Conforme visto, o ato deve ser selado com a parte alfanumérica do mesmo selo utilizado no traslado. Assim, na prática, o traslado dificilmente será expedido em 72 (setenta e duas) horas. A regra é ser expedido logo após a conclusão do ato. Também é preciso esclarecer que o prazo de 72 (setenta e duas) se refere apenas aos traslados. As certidões podem ser expedidas em até 08 (oito) dias. 4
Art. 32. A certidão será fornecida em até 08 (oito) dias úteis, salvo disposição legal em contrário, mediante requerimento escrito, contados do recebimento deste, e observada, sempre que possível, a ordem cronológica de sua apresentação. Capacidade para expedir traslado ou certidão Finalidades A Consolidação Normativa também informa quem pode expedir e os cuidados e formalidades que devem ser observados na expedição dos traslados e certidões. Art. 371. Os traslados e certidões serão conferidos com os atos respectivos, constando, expressamente, além da assinatura do Tabelião ou de seu Substituto legal, a do servidor autorizado que realizar a respectiva conferência, antes de tais documentos serem fornecidos aos interessados. Esse artigo traz importante inovação aos traslados, posto que, enquanto no seu conceito original o traslado era expedido por quem lavrasse o ato, agora admite que o auxiliar do tabelião faça a expedição ou conferência do mesmo com o original, subscrevendo o traslado juntamente com o tabelião ou seu substituto legal. Os traslados e certidões servem para os mais diversos fins, haja vista que gozam de fé pública quanto à existência e validade do ato ou negócio jurídico a que se referem, como se fossem o próprio original. Esse valor dos traslados e certidões é atestado no Código Civil: Art. 216. Farão a mesma prova que os originais as certidões textuais de qualquer peça judicial, do protocolo das audiências, ou de outro qualquer livro a cargo do escrivão, sendo extraídas por ele, ou sob a sua vigilância, e por ele subscritas, assim como os traslados de autos, quando por outro escrivão consertados. Art. 217. Terão a mesma força probante os traslados e as certidões, extraídos por tabelião ou oficial de registro, de instrumentos ou documentos lançados em suas notas. Assim, os traslados e certidões são amplamente utilizados perante o Poder Judiciário, autoridades e repartições públicas, instituições financeiras e mesmo perante particulares como prova da existência de negócios ou fatos jurídicos. Validade jurídica e efeitos Conforme estabelece o Código Civil, os traslados e certidões têm força probante, ou seja, força de provar aquilo que neles está contido. 5
Entende-se que essa prova não é absoluta, mas relativa. Ou seja: nada impede que alguém prove em Juízo que o traslado e/ou a certidão sejam falsos. Porém, enquanto isso não for provado o traslado e/ou certidão serão tidos como verdadeiros. Logo, os traslados e certidões têm um valor jurídico maior que outras provas, sendo, portanto, um dos seus efeitos o de afastar provas contrárias enquanto não se demonstrar que haja algum vício no traslado ou certidão. Mas os traslados e certidões têm ainda outros efeitos. Vimos acima que para diversos negócios jurídicos reais é obrigatória a escritura pública para sua validade, sendo essa obrigatoriedade também exigida para negócios jurídicos que envolvam imóveis de valor igual ou superior a 30 vezes o maior salário mínimo vigente no país. Por sua vez, os direitos reais sobre imóveis somente se constituem ou se transferem entre vivos mediante o registro do título no de Imóveis, como será visto no Módulo VI de Imóveis. Assim, tendo em que os atos notariais - escritura pública, procuração pública, testamento público, ata notarial - têm sempre o propósito de fazer prova da existência de um fato ou de um negócio jurídico, seja para sua validade seja como requisito para a constituição de direitos no mundo jurídico, e visto que os atos originais devem ficar sob a guarda, conservação e responsabilidade do tabelião, essa prova é realizada mediante os traslados ou certidões. (Nota: As questões relacionadas ao tipo de papel que deve ser utilizado na expedição dos traslados e certidões, o tipo de selo específico para cada ato notarial (traslado), a quantidade de selo por ato lavrado, a forma de colagem do selo, de aposição do carimbo sobre o selo, e todos os demais detalhes operacionais e materiais sobre os traslados e certidões foram considerados na aula IV do Módulo I, ao qual o aluno deve recorrer para tirar eventuais dúvidas). 6