Legislação Arquivística a) CONARQ: (Conselho Nacional de Arquivos); sua principal função é definir a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. b) SINAR: (Sistema Nacional de Arquivos): e tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02. c)arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
01. (Cespe MPU 2013) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados.
02. (Cespe ANAC 2014) Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional
03. (Cespe MPU 2013) Não compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementação da política nacional de arquivos privados.
04. (Cespe IBAMA 2014) Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e confidenciais.
05. (Cespe ANCINE 2012) O prazo limite de restrição ao acesso a informações classificadas como secretas em poder de entidade pública, como a ANCINE, por exemplo, é de, no máximo, cinco anos
06. (Cespe SEE-DF 2017) Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo inferior a vinte e cinco anos.
07. (Cespe SEE-DF 2017) A solicitação de acesso às informações requeridas deve ser atendida no prazo máximo e improrrogável
08. (Cespe MPU 2013) As restrições legais ao pleno acesso aos documentos de arquivo são aplicadas principalmente em virtude da violação a vida privada e a segurança do Estado
09. (Cespe TRE/RS 2015) O requerimento de informação de interesse público deve ser acompanhado de exposição simples dos motivos da solicitação..
10. (Cespe TCU 2015) Com base na Lei n.º 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), existem três níveis para a classificação da informação: ultrassecreto, secreto e reservado, com prazos de sigilo de vinte e cinco, quinze e cinco anos respectivamente
11. (Cespe IPHAN 2018) A verificação da presença ou ausência de anexos nos documentos não é atribuição do protocolo
12. (Cespe STF -2013) Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro
13. (Cespe IPHAN 2018) A existência de controles paralelos de tramitação de documentos contribui para agilizar a localização da documentação.
14. (Cespe CNJ 2013) O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo..
15. (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.
16. (Cespe CNJ 2013) Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema informatizado.
17. (Cespe SEE-DF 2017) Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo
18. (Cespe IPHAN 2018) É vedada ao protocolo a utilização da modalidade de expedição em mãos.
19. (CESPE SERPRO 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo.
20. (Cespe FUB 2014) A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu destinatário
21. (Cespe EMAP 2018) O registro de determinado documento consiste na identificação de pontos de acesso a esse documento.
22. (Cespe ANATEL-2009) O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados
23. (Cespe CNJ 2013) Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
24. (Cespe TELEBRÁS 2013) Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.
25. (Cespe FUB 2013) O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento
26. (CESPE IPHAN 2018) A utilização de sistemas de protocolo informatizados torna dispensável a utilização dos controles de tramitação tradicionais.
27. (CESPE TELEBRÁS 2015) No registro, rotina da atividade de protocolo, é feita a identificação dos metadados dos documentos de arquivo
28. (Cespe DPU 2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.
29. (Cespe SEE-DF 2017) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediário.
30. (Cespe DPF 2018) A tramitação dos documentos, uma das atividades mais importantes durante a fase do seu uso administrativo, consiste na distribuição dos documentos aos destinatários
31. (Cespe MPU 2013) Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.
32. (Cespe STM 2018) A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo setor de protocolo.
33. (Cespe STM-2018) Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema informatizado
34. (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituição, independentemente de eles terem natureza arquivística..
35. (Cespe DPU 2016) O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente.
36. (Cespe UNIPAMPA 2013) O elemento que indica que um documento de arquivo foi classificado é o seu número de protocolo
37. (BANCA DO DARLAN ETERNO) A juntada por apensação de processo(s) ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Nesse caso, cada processo conserva sua identidade e independência.
38. (BANCA DO DARLAN ETERNO) Desapensação é a separação física de processos apensados..
39. (Cespe TRE/MS- 2013) A anexação é a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o número do processo mais recente.
40. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexação é a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto
41. (Cespe MPS -2010) A apensação é a juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo; nesse caso, deve prevalecer, para referência, o número do processo mais antigo.
42. (Cespe STJ 2008) Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária
43. (Cespe TRE/PB 2018) No desenvolvimento de suas atividades, um servidor notou o extravio de um processo administrativo. Imediatamente, informou o fato à autoridade competente do órgão, a qual iniciou a apuração dos fatos por meio de sindicância.nessa situação hipotética, a sindicância instaurada pela autoridade do órgão constitui requisito inicial do procedimento de reconstituição de processo
Arquivamento Operações de Arquivamento: ü inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação; ü estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou necessidade se fazer referências cruzadas. ü classificação: determinar sob qual método deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. ü codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc. ü ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores. ü guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida
44. (Cespe ICMBIO 2014) A ordenação é uma operação física que consiste em guardar os documentos de arquivo
45. (Cespe EBC 2011) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
46. (Cespe EBC 2011) A classificação é o último momento da operação de arquivamento..
47. (Cespe MCTI 2012) A ordenação de documento é uma atividade anterior à classificação e posterior ao arquivamento.
48. (Cespe SEE-DF-2017) Ordenação é uma fase posterior à classificação dos documentos.
Métodos de Arquivamento - Categorias I)Padronizados II) Básicos a) Alfabético: utiliza o NOME como elemento principal de busca a) Geográfico: utiliza A PROCEDÊNCIA OU O LOCAL de produção do documento como elemento principal de busca. Por estado: Quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética: Minas Gerais Belo Horizonte Arinos Uberlândia Por país: Quando se organiza por país, a capital deve vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética: Ex: Espanha Madri Barcelona Valência Por cidade: Quando o principal elemento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. Ex: Araçatuba (SP) Brasília (DF) Brasília (MG) Curitiba (PR)
Métodos de Arquivamento II) Básicos c)numérico Simples Cronológico Dígito-terminal Atribuição de um número ao documento de acordo com a sua ORDEM DEENTRADA OU DE REGISTRO. Utiliza NÚMERO E A DATA como forma de localização da informação. Os docs são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididosem TRÊSPARES, cuja leitura se dá da DIREITA PARA A ESQUERDA.
Métodos de Arquivamento II) Básicos D) Ideográfico D1)Alfabético Indicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos. Dicionário ü Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a seqüência das letras Exemplo: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Vendade publicações Enciclopédico ü Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Venda de publicações
Métodos de Arquivamento II) Básicos D) Ideográfico D2)Numérico Decimal ü EXPANSÃO LIMITADA de classes (10), ü As subdivisões são representadas por PONTOS. Ex: 211 Cursos 211.1 Extensão Duplex ü EXPANSÃO ILIMITADA de classes, ü As subdivisões são representadas por TRAÇOS. Ex: 2-1-1 Cursos 2-1-1-1 Extensão 211.2 Formação 2-1-1-2 Formação Unitermo (Indexação Coordenada) Criam-se FICHAS a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.
49. (Cespe IPHAN-2018) No método de arquivamento numérico simples, a ordenação é orientada pelo número do documento.
50. (Cespe ANTAQ-2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético.
51. (Cespe ANTT 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.
52. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
53. (Cespe TCE/RS-2013) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto
54. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo
55. (Cespe PGR 2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico. VEÍCULOS - Goiás - Minas Gerais - São Paulo/Capital - São Paulo/Interior PESSOAL ADMISSÃO E DEMISSÃO - de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. - de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. PAGAMENTOS - antes de 1980 - de 1981 a 1985 - de 1986 a 1989..
56. (Cespe STM-2011) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
57. (Cespe FUB 2014) O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da organização
58. (Cespe FUB-2014) O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos
59. (Cespe TRE-RJ 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo
60. (Cespe STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento.
61. (Cespe ANTAQ-2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
62. (Cespe ANAC-2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto
63. (Cespe MEC-2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação
64. (Cespe ANEEL-2010) O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico
65. (Cespe IPHAN-2018) O método de arquivamento alfanumérico faz parte do sistema indireto de buscas.
66. (Cespe IPHAN 2018) método geográfico considera a procedência do documento para a realização de seu arquivamento
67. (Cespe SERPRO-2013) Com relação à forma de busca de documentos, o método geográfico de arquivamento é classificado como integrante do sistema direto
68. (Cespe TJ AL 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque.
69. (Cespe SEBRAE - 2008) Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas físicas são formados por um substantivo e um adjetivo ou são ligados por hífen, eles devem ser separados.
70.(CESPE CNPQ 2011) (FUNCAB SUDECO 2013) Considere os nomes a seguir: 1. Alberto Soares Júnior 2. João Castelo Branco 3. Everaldo Santo Cristo 4. Dr.Alexandre Silva 5. Maria Cardoso Silva O nome arquivado corretamente, segundo o método alfabético, é: A) Júnior,Alberto Soares B) Branco, João Castelo C) Santo Cristo, Everaldo D) Silva, Dr.Alexandre E) Cardoso Silva, Maria
71. (Cespe STJ 2008) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas
72. (CESPE ANCINE 2006) Considerando-se as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta a seqüência a seguir: - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos José de Araújo - Souza, José Paulo de
73. (FCC TRE/SP 2012) A remoção temporária de um documento é assinalada, no arquivo, por meio de (A) jaqueta. (B) microficha. (C) guia-fora. (D) etiqueta. (E) clipe.
74. (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento, para empréstimo ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha-fantasma.
75. O indicador utilizado para assinalar a remoção temporária de um documento em consulta ou emprestado é denominado a) guia-fora. b) sinalética. c) cartão-janela. d) etiqueta.
Gestão de Documentos Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº8159/91)
76. (Cespe IPHAN 2018) A produção, a utilização e a destinação dos documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
77. (Cespe IBRAM-2009) Segundo a lei 8159/91, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.
78. (Cespe TCE/RS-2013) De acordo com a lei que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, a gestão documental compreende quatro fases básicas: produção, acúmulo, utilização e destinação.
79. (Cespe CNJ 2013) O arquivista, ao elaborar o plano de classificação de documentos e informações de arquivo, desenvolve um dos componentes da fase de produção do programa de gestão de documentos.
80. (Cespe INPI 2013) A avaliação de documentos faz parte da fase de utilização e conservação do programa de gestão de documentos.
81. (Cespe MDIC 2014) O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos arquivístico previstos nas fases de um programa de gestão de documentos.
82. (Cespe SEE-DF-2017) Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à gestão de documentos
83. (Cespe MPU 2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição dos documentos
84. (Cespe TRT -2013) As atividades de expedição ocorrem na fase de destinação de documentos.
85. (Cespe FUB -2014) A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de documentos.
86. (Cespe STM -2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos
87. (Cespe IPHAN-2018) A gestão de documentos não abrange a elaboração de normas para consulta de documentos.
88. (Cespe STM-2018) A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos documentos de arquivo..
89. (Cespe STM-2018) A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo setor de protocolo.