Código: MAP-DIFIN-003 Versão: 00 Data de Emissão: XX/XX/XXXX Elaborado por: Gerência de Execução Orçamentária Aprovado por: Diretoria de Finanças e Informação de Custo 1 OBJETIVO Padroniza e orienta os procedimentos referentes à concessão e pagamento de e passagens nacionais e internacionais a magistrados e servidores do TJAC. 2 DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA Resolução CNJ nº 73/2009 - Dispõe sobre a concessão e pagamento de no âmbito do Poder Judiciário; e Resolução nº 152/2010 - Dispõe sobre a concessão de a Magistrados e servidores no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Acre e dá outras providências. 3 ORIENTAÇÕES GERAIS As de magistrados e servidores, por deslocamento em serviço, serão pagos por meio de crédito em conta corrente; O magistrado ou servidor ao se deslocar dentro da área abrangida pela Diretoria Regional em que atua, não faz juz à ou qualquer outro pagamento desde que o deslocamento e o retorno ocorram no mesmo dia; O magistrado ou servidor que, a serviço, deslocar-se, em caráter eventual ou transitório, para área não abrangida pela Diretoria Regional em que atua ou outro ponto do território nacional ou para o exterior, fará jus a destinadas a indenizar as parcelas de despesas extraordinárias com pousada, alimentação e locomoção urbana, sem prejuízo do fornecimento de passagens ou pagamento de indenização de transporte. 4 DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 1/6
Servidor preenche o formulário Proposta de Viagem (FOR-DIFIN-003-01) e anexa os documentos (folders, panfletos, etc) que justifiquem/comprovem o motivo da viagem. Na proposta de viagem deve ser informado ainda, o período de afastamento e as localidades a serem visitadas e os meios de transporte que serão utilizados; Submete o formulário à apreciação da chefia imediata e envia com antecedência mínima de 05 (cinco) dias da data da viagem à Diretoria Regional; Diretoria Regional registra o pedido na planilha de controle de diária; Encaminha os pedidos aprovados para a Diretoria Financeira (DIFIN) para verificação da disponibilidade financeira; DIFIN observa os dias de afastamento, calcula os valores devidos e verifica a disponibilidade financeira; Deve ser observado, caso a viagem proposta se inicie numa sexta-feira e inclua sábado, domingo ou feriado, se há autorização da Diretoria Regional para essa despesa; Caso haja disponibilidade financeira a DIFIN autoriza a realização da despesa e envia os valores de diária para pagamento (ordem bancária), com no mínimo 03 dias de antecedência da data de viagem; Caso a proposta de viagem envolva a emissão de passagem aérea, a Diretoria Financeira encaminha pedido para a Diretoria de Logística para os trâmites de emissão. Diretoria de Logística verifica de acordo a proposta de viagem aprovada, os horários e voos disponíveis e emite a passagem aérea. Deve ser sempre verificado o menor preço. No entanto o custo benefício de se enviar o servidor em horários com passagens aéreas mais baratas deve ser levado em consideração, pois a economia no preço do bilhete pode ser perdida com o pagamento de mais ; As passagens, tanto aéreas quanto rodoviárias são adquiridas com data do início e término do itinerário. O servidor que desejar alterar esta data deverá fazer por sua conta e apresentar uma justificativa por escrito, juntamente com as passagens quando for prestar contas da viagem; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 2/6
Encaminha a passagem aérea por correio eletrônico para o servidor (com cópia para a Diretoria Regional); Os magistrados devem submeter a proposta de viagem à Presidência do TJAC para aprovação. A proposta de viagem aprovada segue para a Diretoria Financeira que adota o mesmo trâmite anterior; Caso haja necessidade de alteração ou cancelamento da viagem o magistrado ou servidor deve informar por correio eletrônico a justificativa do motivo da alteração ou do cancelamento; o No caso de cancelamento da viagem devolve para a conta do TJAC os valores de diária recebidas, no prazo de 05 dias, a contar da data prevista para o início do afastamento; o No caso de alteração que reduza o período da viagem devolve para a conta do TJAC os valores de diária recebidos em excesso, no prazo de 05 dias, a contar da data de retorno à sede originária do beneficiário. Apresenta, após serviço e/ou viagem realizada, relatório com registro do serviço ou atividade, no prazo de máximo de 05 dias, bem como, dos devidos anexos (bilhete aéreo, cartão embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, ou declaração de curso, seminários, certificado, etc) à Diretoria Regional que encaminha o relatório e os comprovantes para a Diretoria Financeira (DIFIN); Caso não apresente relatório de viagem, o magistrado ou servidor terá descontado em folha de pagamento, o valor das recebidas, não podendo ser feita nova diária enquanto não for realizada a prestação de contas da viagem anterior; DIFIN aguarda prazo estabelecido para o recebimento do relatório de viagem, registra no sistema e arquiva o pedido; Registra na planilha de controle de as informações do pedido atendido; e No final de cada mês encaminha para a Gerência de Normas e Legislação (GENOR) para publicação as informações necessárias à transparência com as concedidas. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 3/6
5 GESTÃO DO PROCESSO A Diretoria Financeira (DIFIN) consolida durante o mês os indicadores do processo nas planilhas existentes na unidade; Encaminha para a Gerência de Processos (GEPRO), até o quinto dia útil de cada mês, o resultado consolidado dos indicadores; Acompanha regularmente os indicadores para verificar tendências nas demandas e possibilitar o gerenciamento da equipe; e Realiza à cada dois meses, Reunião de Equipe (RE) para discutir questões relacionadas à melhoria e à gestão do processo. A RE é documentada para evidenciar a análise dos processos. Arquiva os formulários nas respectivas pastas e realiza o controle de sua temporalidade. 6 INDICADORES Nome Fórmula Período de apuração Fonte Tempo médio de concessão [ do número de dias decorridos entre o recebimento da proposta e o final do processo, por proposta concluída no mês] / total propostas recebidas no mês Mensal Planilha de controle de % de execução das dos valores gastos com no mês / total disponível para Mensal Planilha de controle de % de propostas negadas Total de propostas negadas no mês / total de propostas recebidas no mês Mensal Planilha de controle de 7 REGISTROS Identificação Armazenamento Tempo de Guarda Destinação FOR-DIFIN-003-01 (Proposta de viagem) Pasta 1 ano Eliminação Relatório de viagem Pasta 1 ano Eliminação Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 4/6
8 ANEXOS Anexo 1: Fluxograma do processo Conceder Diárias. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 5/6
Anexo 1: Fluxograma do processo Conceder Diárias. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 6/6