PORTAL ADMINISTRATIVO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01.2018 REQUISIÇÃO DE MANUTENÇÃO PREDIAL E CHAMADOS PATRIMONIAIS Foz do Iguaçu 2018
PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01.2018 Reitoria Gustavo Oliveira Vieira Vice-reitoria Cecilia Maria de Morais Machado Angileli Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura PROAGI Vagner Miyamura Coordenadoria de Infraestrutura COINFRA Evandro Cesca Mezzari Equipe de Elaboração: Evandro Cesca Mezzari COINFRA Douglas Felipe Galvão DES Gustavo Augusto Gonçalves SERAD Marcio Aparecido Yokomizo DELOG Joásio de Aquino SEMAP 2/16
PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01.2018 REQUISIÇÃO DE MANUTENÇÃO PREDIAL E CHAMADOS PATRIMONIAIS Sumário INTRODUÇÃO...4 COMO REALIZAR UMA REQUISIÇÃO...5 DETALHAMENTO DO PREENCHIMENTO DOS DADOS A SEREM INFORMADOS NA REQUISIÇÃO DE MANUTENÇÃO / CHAMADO PATRIMONIAL...8 ACOMPANHAR REQUISIÇÕES DE INFRAESTRUTURA ENVIADAS...11 EXEMPLO DE REQUISIÇÃO...16 2018 3/16
INTRODUÇÃO Esta funcionalidade é utilizada por todos os usuários com habilitação para realizar o cadastro de requisições do tipo Manutenção predial, Patrimônio e Utilização de espaço. As requisições são divididas em 3 grupos e seus subgrupos, conforme abaixo: 1 SEMAP - Grupo: MANUTENÇÃO PREDIAL 1.1 Hidráulica - Nova instalação; 1.2 Hidráulica - Desobstrução; 1.3 Hidráulica - Manutenção; 1.4 Elétrica - Nova instalação; 1.5 Elétrica - Manutenção; 1.6 Ar-condicionado - Limpeza de filtros; 1.7 Ar-condicionado - Manutenção; 1.8 Alvenaria - Pintura; 1.9 Alvenaria - Manutenção; 1.10 Serviços Gerais - Manutenção de portas e fechaduras; 1.11 Manutenção - Outros serviços; 2 SEPAT - Grupo: PATRIMÔNIO 2.1 Patrimônio - Certidão Nada Consta; 2.2 Patrimônio - Verificar disponibilidade de bem; 2.3 Patrimônio - Entrega de bens; 2.4 Patrimônio - Recolhimento de bens; 2.5 Patrimônio - Transferência de bens; 2.6 Patrimônio - Informar dano a bens patrimoniais; 2.7 Patrimônio - Avaliação de Conserto/Manutenção de Mobiliário; 2.8 Patrimônio - Informar extravio/desaparecimento de bem; 2.9 Patrimônio - Outros serviços; 3 SERAD - Grupo: UTILIZAÇÃO DO ESPAÇO 3.1 Empréstimo - Mobiliário; 3.2 Equipamentos Audiovisual - Empréstimo; 3.3 Equipamentos Audiovisual - Manutenção/Substituição de cabos; 3.4 Alteração de layout Quadro 1 Grupos e subgrupos de serviços disponíveis 4/16
COMO REALIZAR UMA REQUISIÇÃO 1) Para acessar o cadastro de requisição, siga o caminho exemplificado abaixo: SIPAC Aba Requisições Manutenção/Patrimônio Móvel Infraestrutura Cadastrar Requisição. Figura 1 Caminho para o cadastro de requisições de Manutenção, Patrimônio e Utilização de espaço. O sistema exibirá a tela para o usuário informar os Dados da Requisição: Figura 2 Dados da Requisição para preenchimento 5/16
2) Após preencher os dados do solicitante, é necessário selecionar o Tipo de Serviço a ser requisitado. Figura 3 Aba Tipo de Serviço. 3) Também é necessário especificar o serviço solicitado, por meio do campo Especificação do Serviço. 4) Após preencher a requisição, deve-se clicar na opção Continuar. Será aberto uma nova janela com os dados da requisição, após conferir basta clicar na opção Gravar e Enviar : Nesta etapa, o usuário poderá conferir os dados informados para o cadastro. Caso queira corrigir alguma informação clique em Voltar para retornar à tela anterior. Figura 4 Confirmação da requisição. 6/16
5) Para continuar com o cadastro, clique em Gravar e Enviar. A tela com as Informações Gerais da Requisição será carregada, acompanhada pela mensagem de sucesso do cadastro da requisição: Figura 5 - Mensagem de sucesso no cadastro da requisição. Caso deseje realizar outro cadastro, clique em Cadastrar Outra Requisição e repita as orientações descritas neste manual. 6) Na seção Lista de Requisições Não Finalizadas (a opção aparece em Dados da Requisição, quando já há alguma requisição realizada pela Unidade), o usuário poderá também conferir as cinco últimas requisições que não foram finalizadas para a sua unidade. Para isso, clique em exemplificada a Lista de Requisições Não Finalizadas.. Na Figura 6 está Figura 6 Lista de Requisições Não Finalizadas. 7) Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.. Sua requisição foi enviada. Agora basta aguardar a equipe da PROAGI responder a sua solicitação. 7/16
DETALHAMENTO DO PREENCHIMENTO DOS DADOS A SEREM INFORMADOS NA REQUISIÇÃO DE MANUTENÇÃO / CHAMADO PATRIMONIAL 1) De acordo com o Tipo da Requisição escolhida, os seguintes critérios estarão disponíveis para preenchimento: Tipo da Requisição: O sistema já está programado para seleção de Manutenção Predial, Patrimônio e Utilização de Espaços; Nome: Informe o nome do solicitante; Telefone: Preencha com o telefone do solicitante; Ramal: Informe o ramal do solicitante; E-mail: Preencha informando o endereço de E-mail do solicitante; Sugestão de Horário para Atendimento: Utilize o campo para especificar qual melhor horário para atendimento; Tipo do Serviço: Informe o tipo de serviço selecionando algum dos itens listados nas categorias disponibilizadas; Especificação do Serviço: Selecione um dos serviços disponíveis; Local do atendimento: Informe a unidade administrativa onde será realizado o atendimento. Justificativa: Utilize o campo para informar uma justificativa para a requisição; Especificação do local: especifique o local (Bloco, espaço e/ou sala) onde será realizado o atendimento. Descrição: Informe a descrição do serviço a ser feito através da requisição. Observações: Utilize o campo em branco para informar observações complementares. 2) Os seguintes TIPOS DE SERVIÇOS estão disponíveis atualmente para seleção: Manutenção Predial: Trata da manutenção predial dos espaços da Universidade, como instalações elétricas, hidráulicas, ar-condicionado, alvenaria, portas, fechaduras, etc. 8/16
Patrimônio: Chamados relacionados a bens patrimoniais. Utilização do Espaço: Faz referência a todo procedimento referente a utilização do espaço físico, empréstimo de equipamentos de audiovisual e mobiliário. 3) Abaixo estão listadas as ESPECIFICAÇÕES DO SERVIÇO, ou seja, os subgrupos dos tipos de serviços e suas funções: 3.1) Tipo de Serviço Manutenção Predial -Hidráulica-Instalação: solicitação de instalação de novo ponto hidráulico. -Hidráulica-desobstrução: solicitação de desobstruções, desentupimentos de pias, vasos sanitários e demais encanamentos. -Hidráulica-manutenção: solicitação de manutenção em instalações hidráulicas (pias, vasos sanitários e demais encanamentos). -Elétrica-instalação: solicitação de instalação de novo ponto de energia. -Elétrica-Manutenção: solicitação de manutenção em instalações elétricas, tomadas, substituição de lâmpadas queimadas. -Ar condicionado-limpeza: Solicitação de limpeza de filtros nos equipamentos de ar-condicionado sob responsabilidade da UNILA. -Ar condicionado-manutenção: Manutenção e demais serviços realizados nos equipamentos de ar-condicionado instalados e sob responsabilidade da UNILA. -Alvenaria-pintura: Manutenção de pintura nos prédios sob responsabilidade da UNILA. -Alvenaria-manutenção: Manutenção em alvenaria dos prédios sob responsabilidade da UNILA. -Manutenção em portas e fechaduras: solicitação de manutenção de portas e fechaduras, troca de miolos e de fechaduras danificados. -Outros Serviços: Outros serviços não especificados nos demais tipos e especificações de Manutenção. 3.2) Tipo de Serviço Utilização de Espaço -Mobiliário-Empréstimo: empréstimo de mobiliário para ser utilizado nas dependências da UNILA, conforme disponibilidade (mesas, cadeiras e portabanner). -Audiovisual-Empréstimo: Solicitação de empréstimo de equipamento audiovisual para ser utilizado nas dependências da UNILA, conforme disponibilidade (caixa de som, projetor e microfone). -Audiovisual-Cabos: verificação/manutenção ou substituição de cabos HDMI e/ou VGA em salas de aula ou de reuniões. 9/16
-Alteração de layout: faz referência a todo procedimento referente a necessidade de alteração na disposição do mobiliário no interior do espaço físico. 3.3) Tipo de Serviço Patrimônio : -Entrega de bens: para solicitar à SEPAT a entrega física de um bem solicitado após os trâmites preliminares. -Recolhimento de bens: para solicitar à SEPAT o recolhimento físico de um bem em estado ocioso ou danificado. -Certidão Nada Consta: para confirmação junto à SEPAT de que não há bens permanentes na carga do servidor. -Verificar disponibilidade de bens: para consultar à SEPAT se há bem permanente específico em depósito. -Transferência de bens: para solicitar à SEPAT que transfira via sistema bens que estão sob a sua guarda. -Informar dano a bens patrimoniais: para comunicar à SEPAT a ocorrência de avaria em bem permanente móvel. -Conserto/Manutenção de Mobiliário: para informar à SEPAT a necessidade de análise técnica para pequenos reparos. -Extravio/desaparecimento de bem: para dar ciência à SEPAT sobre extravio/desaparecimento de bens permanentes móveis. -Outros serviços: demais solicitações junto à SEPAT de serviços não elencados anteriormente. 10/16
ACOMPANHAR REQUISIÇÕES DE INFRAESTRUTURA ENVIADAS 1) Esta funcionalidade tem por finalidade acompanhar e gerenciar as requisições relacionadas com infraestrutura que foram cadastradas no sistema da Instituição. Para acompanhar uma requisição enviada, acesse o SIPAC Aba Requisições Infraestrutura Manutenção/Patrimônio Móvel Acompanhar Requisições Enviadas. Figura 7 Caminho para acompanhamento de requisições enviadas. A seguinte página será exibida pelo sistema, onde serão disponibilizadas Opções de Busca pela requisição que deseja acompanhar. Figura 8 Caminho para acompanhamento de requisições enviadas. Para realizar a busca por uma determinada requisição, informe um ou mais dos seguintes dados: Tipo da Requisição desejada, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; Número/Ano da requisição; 11/16
Status da Requisição, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; Proponente (Matrícula), ou número da matrícula do proponente da requisição. Caso deseje realizar uma busca pela matrícula de um determinado servidor, clique no ícone ; Proposto (CPF), ou número do CPF do proposto da requisição; Unidade Requisitante, ou unidade da Instituição que preencheu a requisição. Neste campo, é possível informar o código da unidade, selecioná-la na lista disponibilizada ou ainda buscar a unidade desejada clicando no ícone. Caso opte por utilizar este campo na busca, o sistema disponibilizará a opção de buscar também nas unidades subordinadas à Unidade Requisitante selecionada; Período de cadastro da requisição. Neste campo, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone. Exemplificamos informando o Tipo da Requisição: REQUISIÇÃO DE OBRAS; o Status da Requisição: ENVIADA; e o Período: 01/01/2011 a 31/12/2011. Para retornar ao Menu Principal do módulo, clique em Esta opção será válida para todas as telas em que for apresentada.. Figura 9 - Lista de Requisições Encontradas Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. 12/16
Para prosseguir com a busca, após inserir os critérios desejados, clique em Buscar. O sistema o direcionará para uma nova página com a Lista de Requisições Encontradas: A partir da página acima, é possível Visualizar Requisição, emitir um Comprovante da Requisição, suprir os fundos de uma requisição e, ainda, Arquivar Requisição, se desejado. Essas funções serão descritas a seguir, neste mesmo manual. Caso deseje retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida para todas as telas em que estiver presente. 2) Visualizar Requisição Para visualizar os detalhes de uma determinada requisição, clique no ícone ao seu lado. O sistema exibirá a página com os Dados da Requisição para visualização. Exemplificaremos com a requisição de número 8040/2011. Figura 10 - Dados da Requisição 13/16
Caso deseje visualizar o histórico de movimentações da requisição, clique em Imprimir Histórico. O Relatório do Histórico de Movimentação da Requisição será disponibilizado pelo sistema no seguinte formato: Se desejar imprimir o relatório, clique em. Para retornar ao menu principal do módulo, clique em no topo da página. Clique em Voltar para a página anterior., Figura 11 Histórico da Requisição. 3) Comprovante da Requisição Se desejar emitir o comprovante de uma determinada requisição, clique no ícone ao seu lado. O Comprovante Requisição será disponibilizado no seguinte formato: Figura 12 Dados da Requisição. 14/16
Se desejar retornar para a página inicial do módulo, clique em abaixo do relatório ou no menu principal. 4) Arquivar Requisição Se desejar arquivar uma requisição, clique em vez, com a requisição de número 8044/2011.. Exemplificaremos, mais uma O sistema exibirá a seguinte tela com os Dados da Requisição: Na página acima, insira uma Justificativa para o arquivamento da requisição e clique em Arquivar para prosseguir. Para exemplificar, utilizaremos a Justificativa: A solicitação já foi atendida por meio da requisição de nº 44/2018, OS 32/2018. A seguinte mensagem de confirmação será apresentada pelo sistema no topo da página. Figura 13 Arquivar uma requisição. 15/16
EXEMPLO DE REQUISIÇÃO 1) Na figura 14 é possível visualizar um exemplo com os dados da requisição preenchidos: Figura 14 Requisição de manutenção predial preenchida. Caso ainda persistam dúvidas, entre em contato com: infraestrutura.proagi@unila.edu.br Coordenadoria de Infraestrutura 16/16