SAP BUSINESS ONE _ NFS-e DA PREFEITURA DE RIBEIRÃO PRETO - SP MANUAL DO USUÁRIO VERSÃO 1.0
SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO... 2 2 INFORMAÇÕES INICIAIS... 3 3 CONFIGURAÇÃO... 4 4 CUSTOMIZAÇÃO DO RPS...14 5 CADASTROS...17 5.1 Cadastros para autorização de emissão de NFS-e... 17 5.2 Cadastros no SAP Business One... 17 5.2.1 Dados da empresa... 17 5.2.2 Cadastro do Item... 18 5.2.3 Cadastro do Parceiro de Negócios (PN)... 19 5.2.4 Cadastro do tipo de tributação... 21 6 DOCUMENTO DE MARKETING...24 6.1 Informações Gerais... 24 7 GERAÇÃO DO ARQUIVO RPS...27 7.1 Envio de arquivo individual... 27 7.2 Envio de arquivos em lote... 29 7.3 Cancelamento... 32 7.4 Substituição... 34 7.5 Impressão... 38 8 ÍNDICE DE TELAS...39 9 HISTÓRICO DE VERSÕES...40 Página 1
1 APRESENTAÇÃO Este documento fornece informações para configurar e utilizar o módulo NFSe Nota Fiscal de Serviços Eletrônica do Triple One, para emissão de NFS-e das empresas que tenham operações em Ribeirão Preto, no Estado de São Paulo. Página 2
2 INFORMAÇÕES INICIAIS Abaixo, seguem as informações iniciais sobre a NFS-e de Ribeirão Preto: Tipo de Comunicação: WebService Envio em Lote: SIM Homologação: SIM Impressão: NÃO Substituição: SIM Cancelamento: SIM Retorno: SIM As informações que aparecem nas telas deste manual, utilizadas para preencher os campos do sistema, servem apenas para exemplificação e não devem ser consideradas como orientação sobre o conteúdo a ser preenchido ou sobre as regras fiscais vigentes. Sendo assim, cada usuário é responsável por toda informação a ser inserida no seu próprio sistema. Para facilitar a interpretação deste manual, utilizamos a cor azul para identificar o nome de qualquer campo de preenchimento, nome de tela ou dado do sistema e a cor verde foi utilizada para indicar os caminhos de menus a serem seguidos para acessar as janelas indicadas. A reprodução deste manual, ou de parte dele, é proibida. Página 3
3 CONFIGURAÇÃO A configuração para a emissão da nota fiscal de serviços deve ser feita na janela Configurações, disponível no caminho: Triple One > NFSe Nota Fiscal de Serviços Eletrônica > Configurações Tela 1 Caminho para as configurações no menu principal É necessário fazer a configuração de cada filial da empresa, assim, na janela de Configurações, no campo Filial, o primeiro campo da janela, é possível escolher a filial a ser configurada. Página 4
Tela 2 Escolha a filial a ser configurada Depois de selecionar a filial, é importante verificar o ambiente para a emissão da nota fiscal de serviço. Vale lembrar que o de Homologação serve apenas para testes e o de Produção faz a emissão efetiva da nota com valor fiscal. Logo, é importante que o teste, em ambiente de Homologação seja feito e validado, antes de escolher o ambiente de Produção. Página 5
Tela 3 Seleção do tipo de ambiente Observação: Como Ribeirão Preto opera com o tipo de comunicação Webservice, só é possível utilizar as opções 1- WebService de Produção ou 2- WebService de Homologação Após a seleção do tipo de ambiente, indique os diretórios para armazenamento da NFS-e e do Recibo Provisório de Serviço (RPS) customizado: Página 6
Tela 4 Informe o diretório para armazenamento dos arquivos Observação: para mais informações sobre o RPS customizado, consulte o item 4 deste manual. Agora, Indique do regime de tributação. Selecione também se a empresa é Optante do Simples Nacional e se ela tem Incentivo Cultural ou Incentivo Fiscal. Página 7
Tela 5 Informe o regime de tributação Caso a empresa seja optante pelo Simples Nacional, poderá informar a data de adesão ao regime simplificado, na nova caixa com o campo Data de Adesão que será habilitada quando a opção for marcada. Página 8
Tela 6 Informe a data de adesão ao Simples Nacional Quando o envio passar a ser feito pelo Triple One, é necessário indicar o número do lote enviado à prefeitura, além de indicar uma quantidade máxima de documentos que devem ser enviados por lote. A prefeitura indica um número máximo de 50 RPS por lote. Página 9
Tela 7 Indique o número do último lote e o número máximo de RPS Ainda na janela Configurações, informe as configurações de proxy, quando existir. Essa configuração é feita na aba Configurações de Proxy. Página 10
Tela 8 Janela para configuração de proxy Ao lado da aba de Configurações de Proxy, há ainda outra aba, a de Certificados digitais. Página 11
Tela 9 Configuração referente ao certificado digital Nesta aba, deve ser informado o modo de validação Em base de dados: Os dados do certificado digital ficam gravados no banco de dados e, por este motivo, ao enviar a nota para a prefeitura, não será solicitada a confirmação do certificado digital. Em cache: Os dados do certificado digital ficam gravados na memória da máquina. Sempre que o addon for reiniciado ou a cada vez que o token do certificado for desconectado, no envio da nota para a prefeitura, será solicitada a confirmação do certificado digital. Após o primeiro envio, os dados do certificado ficarão armazenados em cache, sendo reutilizado para solicitações subsequentes. selecionada. Observação: a opção Utilizar template deve obrigatoriamente estar Página 12
Por fim, para a prefeitura de Ribeirão Preto, os campos Configuração POST e Chave Acesso ISS não devem ser preenchidos. Além disso, não existe senha para envio dos arquivos e, portanto o respectivo campo também não deve ser preenchido. Página 13
4 CUSTOMIZAÇÃO DO RPS Para as empresas que desejam inserir outras informações no campo destinado à descrição dos serviços, é necessário realizar a customização de acordo com os passos abaixo: A) Abrir o arquivo Configuração gravado na pasta "Template CONF", disponível no Windows em: C:\Program Files (x86)\sap\sap Business One\AddOns\Skill\Triple One 9\NFSe\Input\Template CONF Tela 10 - Caminho da pasta para abrir o arquivo "Configuração" no Windows Tela 11 Arquivo de configuração aberto no Bloco de notas B) Efetuar as alterações de acordo com a necessidade da empresa: Página 14
Tela 12 Altere de acordo com a empresa O conteúdo False ou True deve ser alterado para que as informações sejam concatenadas e apresentadas no campo Discriminação do Serviço. As tags do arquivo referem-se a: Descricao = descrição do item conforme cadastro do item Valor = valor total do serviço por linha Impostos = impostos retidos na nota OBSInicial = observação inicial do documento de marketing OBSFinal = observação final do documento de marketing Comments = apenas para prefeitura de Barueri (comentários da Nota) DataSimplesNac = data de adesão ao Simples Nacional QuebradeLinha = quebra de linha na tag de discriminação do serviço CodItem = código do item cadastrado no SAP Quantidade = quantidade inserida na linha do item no documento de marketing ValorUnitario = valor unitário do serviço por linha TotalTrib = soma dos valores inseridos no campo Total Tributos no documento de marketing Página 15
ImpostoRetPagto = valores de retenção dos impostos PIS, COFINS e CSLL (PCC). Observação: quando informado True, a informação será apresentada na tag de Discriminação dos Serviços. C) Apontar o arquivo salvo com as alterações nas configurações da NFS-e : Tela 13 Escolha o arquivo para a customização de RPS Observação: É recomendado salvar o arquivo em um diretório fora da pasta do Triple One para que as alterações sejam mantidas quando o addon for atualizado. Página 16
5 CADASTROS 5.1 Cadastros para autorização de emissão de NFS-e O contribuinte deve estar devidamente cadastrado na prefeitura do município de Ribeirão Preto e no sistema GINFES. Caso possua dúvidas referentes ao cadastramento e/ou à autorização, entrar em contato com a prefeitura. Observação: e-mail utilizado para contato com a prefeitura na data de liberação da versão: atendimento@ginfes.com.br. 5.2 Cadastros no SAP Business One 5.2.1 Dados da empresa Para base única, os dados da empresa devem estar cadastrados na janela de Detalhes da empresa, disponível no caminho: Administração > Inicialização do Sistema > Detalhes da empresa É importante se atentar na inserção da Inscrição Municipal e do Município: Página 17
Tela 14 Se atente na informação de Município e Inscrição Municipal Já para base multifiliais, os dados da empresa devem estar cadastrados na janela Filiais, disponível no caminho: Administração > Configuração > Finanças > Filiais Também é importante se atentar na inserção das informações corretas de inscrição municipal e do município: Tela 15 Informação de município e Inscrição municipal em multifiliais 5.2.2 Cadastro do Item obrigatórios: No preenchimento do cadastro do Item, os seguintes campos de usuário são Página 18
Tela 16 Campos destacados são obrigatórios Item Lista de Serviços: trata-se do código da lista de serviços contida na Lei Federal 116/2003. Código CNAE: refere-se ao Código de Classificação Nacional de Atividade Econômica da empresa. Código Municipal do Serviço: refere-se ao código definido pelo município de Ribeirão Preto e atribuído para o serviço prestado pela empresa. 5.2.3 Cadastro do Parceiro de Negócios (PN) No cadastro do PN, as seguintes informações devem ser observadas: E-mail do Tomador: são considerados dois campos para o e-mail do tomador, na ordem de prioridade indicada abaixo: Página 19
Tela 17 Ordem para informar email do tomador Para informar mais de um e-mail na NFS-e, deve-se utilizar em campos definidos pelo usuário a opção de preenchimento E-mail Nota de Serviço. Tela 18 Os endereços de e-mail devem ser separados apenas por vírgula (,) Página 20
Telefone: são considerados os campos abaixo, sendo que a informação inserida no campo Tel 2 deve ser o DDD e no campo Telefone o número do telefone: Tela 19 Tel 2 se refere ao DDD Endereço: devem ser preenchidos os dados do tomador do serviço, caso possua as informações. Parceiro de Negócio - Consumidor Final: será automaticamente considerado como consumidor final quando não for inserido CNPJ, nem CPF, nem ID de Estrangeiro e o país estiver em branco ou igual a Brasil. Parceiro de Negócio do Exterior: será considerado PN do exterior quando for inserido ID de Estrangeiro. Também será considerado do exterior quando não for inserido CNPJ, nem CPF e nem ID de Estrangeiro, porém o país estiver preenchido com conteúdo diferente de Brasil. 5.2.4 Cadastro do tipo de tributação Página 21
É necessário configurar o campo Tipo de Tributação conforme o procedimento abaixo: A) Atualizar a tabela de usuário que fica localizada em: Ferramentas > Ferramentas de configuração > Campos definidos pelo usuário Administração > Documentos de marketing > título > SKILL_TipTrib (Tipo de Tributação): Tela 20 Alteração da tabela de usuário As informações podem ser localizadas no manual de integração da prefeitura. A lista do tipo de tributação de Ribeirão Preto contém as seguintes opções: 1 Tributação no município 2 Tributação fora do município 3 Isenção 4 Imune 5 Exigibilidade Suspensa por decisão judicial Página 22
6 Exigibilidade Suspensa por procedimento administrativo Página 23
6 DOCUMENTO DE MARKETING 6.1 Informações Gerais A emissão da NFS-e só pode ser feita no módulo Nota Fiscal de Saída que fica dentro do menu Vendas. Para realizar a emissão, as seguintes premissas devem ser observadas: O código de imposto utilizado deve conter o ISS; O modelo selecionado de nota fiscal deve ser o definido pela prefeitura, como por exemplo, NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica); A série do RPS deve ser informada no campo Série; O Código do Estado e o Código do Município da aba Imposto devem ser preenchidos para informar o local de prestação do serviço, executado fora ou dentro do município de Pouso Alegre. Para cenários em que o local é no exterior, informar a opção Exterior para o município e EX para a UF; Os campos de usuário País End. Serviço, Tipo Logradouro End.Ser, Logradouro End. Serviço, Número End. Serviço, Complemento End. Serviço, Bairro End. Serviços e CEP End. Serviço devem ser preenchidos para informar os detalhes do local da prestação do serviço, caso seja necessário para o cenário; O campo de usuário Tipo de Tributação deve ser preenchido de acordo com a tabela da Prefeitura, atentando sempre para o local da prestação do serviço preenchido na aba Imposto: Página 24
Tela 21 Configuração de código do estado e município Os CSTs de PIS e COFINS devem ser preenchidos para a correta escrituração na EFD Contribuições. Neste caso, o código de imposto utilizado também deve conter PIS e COFINS; As Observações Iniciais ou Finais devem ser preenchidas caso seja necessário incluir informações adicionais para a discriminação dos serviços; O Código de Obra deve ser preenchido com o código de matrícula do CEI (Cadastro Específico do INSS). Caso a obra não possua CEI, preencher com o número do processo de emissão do alvará, nos casos de construção civil: Página 25
Tela 22 Código da Obra deve ser informado na janela de campos definidos pelo usuário O Código da ART deve ser preenchido de acordo com as informações da empresa emitente da NFS-e; O número do RPS deve ser sequencial e não pode ser repetido, devendo ser informado na sequência por série. Página 26
7 GERAÇÃO DO ARQUIVO RPS 7.1 Envio de arquivo individual Após salvar o documento de marketing no módulo Nota fiscal de saída, é necessário abrir a aba NFS-e e clicar no botão Enviar NFS-e: Tela 23 Documento de marketing salvo Página 27
Tela 24 Botão para envio de NFS-e Salva Tela 25 Status da NFS-e é alterado Página 28
Observação: o sistema gera o arquivo no formato XML e salva o arquivo na Pasta de ampliações indicada nas configurações da NFS-e. 7.2 Envio de arquivos em lote Também é possível realizar o envio dos documentos em lote. Para isso, após a inserção dos documentos no módulo Nota Fiscal de Saída, disponível no menu Vendas do SAP Business One, é necessário realizar os procedimentos a seguir. Acessar a rotina de Consulta de Nota Fiscal no menu de NFS-e Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Tela 26 Consulta de NFs-e Selecionar o período desejado para envio e a opção 0 Não Enviado no Status da Nota Fiscal. Página 29
Tela 27 Informe o período e o status da nota fiscal Selecionar o modelo de nota utilizado: Tela 28 Selecione o modelo de nota fiscal Após clicar em procurar, serão apresentados os documentos de marketing para o envio. Selecione as notas fiscais desejadas e clique em Enviar para gerar o lote contendo todas as notas selecionadas: Página 30
Tela 29 Selecione as notas para serem enviadas Observação: Caso o cliente queira limitar a quantidade de notas no lote, pode-se utilizar a função quantidade por lote. Este campo estará preenchido com a sugestão da quantidade padrão inserida na tela de Configurações da NFS-e: Tela 30 Indique o limite para envio de lote Página 31
Após o envio, as notas saem do status de não enviado: Tela 31 Tabela vazia. Todas as notas foram enviadas 7.3 Cancelamento O cancelamento do RPS é gerado pelo Triple One a partir do cancelamento do documento de marketing no SAP Business One. Na versão 9.0, para o cancelamento de nota fiscal, utilize a opção Cancelar, que é habilitada clicando com o botão direito do mouse no documento de marketing: Página 32
Tela 32 Clique com o botão direito do mouse para mais opções Após o procedimento acima, é necessário voltar ao documento original e enviar o cancelamento para a prefeitura por meio do botão Enviar NFS-e. Em seguida, clique no botão Atualizar para a atualização do status do documento: Tela 33 Status do documento atualizado para cancelamento Página 33
7.4 Substituição Para que ocorra a substituição de uma NFS-e por outra, a nota a ser substituída deve estar autorizada junto à prefeitura. No sistema, o número da nota a ser substituída deve ser inserido em Número Nfse Substituída, em Campos definidos pelo usuário. Vale lembrar que a série também deverá ser a mesma informada na nota original enviada anteriormente. Tela 34 Informar o númeor de RPS substituído Segue um exemplo: Foi inserido um documento de marketing (Nº RPS 14327) no SAP, depois, o documento foi enviado para a prefeitura. Observe abaixo que o RPS foi convertido na NFS-e autorizada de Nº 6115: Página 34
Tela 35 Número do RPS inserido manualmente Tela 36 Número de RPS convertido automaticamente Página 35
Depois, foi Inserido um novo documento de marketing (Nº RPS 14328) com o mesmo número de série, a fim de substituirmos a NFS-e de Nº 6115, citada anteriormente, por outra NFS-e. Preenchemos no sistema em Campos definidos pelo usuário, o Número Nfse Substituída com o Nº 6115: Tela 37 Número informado no campo definido pelo usuário Observe que o RPS nº 14328 foi convertido na NFS-e autorizada de nº 6116: Página 36
Tela 38 RPS convertido na NFS-e Note abaixo a evidência da substituição da NFS-e de Nº 6115 pela NFS-e de Nº 6116 no XML: Tela 39 Exemplo do arquivo XML de subsituição Página 37
Observação: como no processo de substituição de NFS-e, a primeira nota enviada perde o efeito fiscal na prefeitura, o documento de marketing referente à primeira nota precisa ser cancelado no SAP. 7.5 Impressão A prefeitura não disponibiliza o leiaute de impressão do documento. Após a emissão da nota fiscal, o sistema encaminha uma cópia da mesma para o tomador. A consulta e impressão da NFS-e poderá ser realizada diretamente no site da prefeitura. Página 38
8 ÍNDICE DE TELAS Tela 1 Caminho para as configurações no menu principal... 4 Tela 2 Escolha a filial a ser configurada... 5 Tela 3 Seleção do tipo de ambiente... 6 Tela 4 Informe o diretório para armazenamento dos arquivos... 7 Tela 5 Informe o regime de tributação... 8 Tela 6 Informe a data de adesão ao Simples Nacional... 9 Tela 7 Indique o número do último lote e o número máximo de RPS... 10 Tela 8 Janela para configuração de proxy... 11 Tela 9 Configuração referente ao certificado digital... 12 Tela 10 - Caminho da pasta para abrir o arquivo "Configuração" no Windows... 14 Tela 11 Arquivo de configuração aberto no Bloco de notas... 14 Tela 12 Altere de acordo com a empresa... 15 Tela 13 Escolha o arquivo para a customização de RPS... 16 Tela 14 Se atente na informação de Município e Inscrição Municipal... 18 Tela 15 Informação de município e Inscrição municipal em multifiliais... 18 Tela 16 Campos destacados são obrigatórios... 19 Tela 17 Ordem para informar email do tomador... 20 Tela 18 Os endereços de e-mail devem ser separados apenas por vírgula (,)... 20 Tela 19 Tel 2 se refere ao DDD... 21 Tela 20 Alteração da tabela de usuário... 22 Tela 21 Configuração de código do estado e município... 25 Tela 22 Código da Obra deve ser informado na janela de campos definidos pelo usuário... 26 Tela 23 Documento de marketing salvo... 27 Tela 24 Botão para envio de NFS-e Salva... 28 Tela 25 Status da NFS-e é alterado... 28 Tela 26 Consulta de NFs-e... 29 Tela 27 Informe o período e o status da nota fiscal... 30 Tela 28 Selecione o modelo de nota fiscal... 30 Tela 29 Selecione as notas para serem enviadas... 31 Tela 30 Indique o limite para envio de lote... 31 Tela 31 Tabela vazia. Todas as notas foram enviadas... 32 Tela 32 Clique com o botão direito do mouse para mais opções... 33 Tela 33 Status do documento atualizado para cancelamento... 33 Tela 34 Informar o númeor de RPS substituído... 34 Tela 35 Número do RPS inserido manualmente... 35 Tela 36 Número de RPS convertido automaticamente... 35 Tela 37 Número informado no campo definido pelo usuário... 36 Tela 38 RPS convertido na NFS-e... 37 Tela 39 Exemplo do arquivo XML de subsituição... 37 Página 39
9 HISTÓRICO DE VERSÕES Versão Data Comentário 1.00 21/07/2015 Versão Inicial já em novo formato Página 40