Passo 01 Setor Financeiro O Controle Financeiro para a obtenção de Demonstrativos Confiáveis
Muitos empresários diariamente tomam decisões erradas, por não conseguirem obter os dados financeiros de forma fidedigna.
Consequências: Dificuldades de obtenção de dados para DLP e DFC Sensação de falta de resutado Empréstimos, dívidas e problemas financeiros Consumo do Capital de Giro Falta de liquidez Estagnação (não crescem)
Receitas Financeiras Operacionais Receitas Financeiras Não Operacionais Despesas - Categoria de Despesas Fornecedores
Descrição das Operações: Valores do DLP (R$) Valores do DFC (R$) Vendas Brutas (R$) 190.131,62 ----------------- Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 ----------------- Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08 Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46 Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54 Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29 Lucro Operacional (R$) 20.789,63-140,75 Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50 Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67 Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46-1.979,92
Descrição das Operações: Valores do DLP (R$) Valores do DFC (R$) Vendas Brutas (R$) 190.131,62 ----------------- Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 ----------------- Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08 Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46 Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54 Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29 Lucro Operacional (R$) 20.789,63-140,75 Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50 Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67 Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46-1.979,92
Descrição das Operações: Valores do DLP (R$) Valores do DFC (R$) Vendas Brutas (R$) 190.131,62 ----------------- Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 ----------------- Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08 Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46 Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54 Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29 Lucro Operacional (R$) 20.789,63-140,75 Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50 Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67 Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46-1.979,92
As métricas financeiras são as principais, não só para as empresas, mas também governos e igrejas. NADA EXISTE SEM RECURSOS FINANCEIROS Vicente Falconi - O que importa é o resultado
A cada 10 farmácias que afirmam fazer controle financeiro, 9 reconhecem não fazer nenhuma conciliação bancária (manual ou eletrônica).
Caixas
Funções do Setor de Caixas Registrar Formas de Recebimento Garantir a idoneidade e segurança das informações extraídas do software (vendas e descontos) Recebimento de Valores Prevenção de Roubos Auxiliar no Controle de Estoque
PROCEDIMENTOS SETOR DE CAIXAS
Abertura e Fechamento de Caixas Grupos de Pagamento Formas de Pagamento
À Vista À Prazo Grupos de Pagamento
Dinheiro Cartão de Crédito Cheque à Vista Formas de Pagamento Cartão de Débito Cheque à Prazo Duplicata
Método Antigo: Conferência do dinheiro no fechamento. A diferença é paga pelo funcionário. Contar o dinheiro no momento do fechamento. O Caixa fica no escuro, e não sabe o valor.
Método Moderno: Conferência dos valores com o registro das vendas (Cupom Fiscal). A Estatística é que diz se diminui o bônus do funcionário. Envelope do Caixa com o dinheiro, vai direto para o Banco. Mesmo com a Farmácia cheia de clientes, o caixa é fechado sem stress.
Processos Importantes Conferência de Pré-Vendas (Check-in / Check-out) Sangria Caixa-Cego Auditoria (Conferir todas as formas de recebimento) Cancelamentos devem ser restritos e analisados periodicamente Conferência regular de Contas a Receber Conferência diária de Estoques
Diferenças de valores de Caixas? Diferenças de Estoque? Cobrar ou não cobrar? Peguei funcionário roubando... O que fazer?
Fluxo de Dinheiro Caixas Farmácia Conta corrente Cofre gerência Despesas Fornecedores
Funções do Controle Financeiro Controlar o Fluxo de Dinheiro da empresa Categorizar Receitas e Despesas Acompanhar os Saldos das Contas Bancárias da Farmácia Verificar a efetividade do Planejamento de Receitas e Despesas Obter dados precisos para Demonstrativos (DLP e DFC)
SEM CONTROLE FINANCEIRO NÃO É POSSÍVEL A OBTENÇÃO DO DFC
Descrição das Operações: Valores do DLP (R$) Valores do DFC (R$) Vendas Brutas (R$) 190.131,62 ----------------- Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 ----------------- Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08 Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46 Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54 Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29 Lucro Operacional (R$) 20.789,63-140,75 Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50 Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67 Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46-1.979,92
Como fazer o acompanhamento dos saldos das contas bancárias?
Sem ferramentas efetivas para o controle, o resultado é um só!
Utilizando Gerenciador Financeiro (manual ou eletrônico)
Gerenciador Financeiro Manual
Livro Conta Corrente Campos importantes:
Controle conta corrente excel
Exemplos de Gerenciadores Financeiros Eletrônicos
Meu Dinheiro Web www.meudinheiroweb.com.br ZeroPaper http://www.quickbooks.com.br/zeropaper Contas Online www.contasonline.com.br Financeiroweb www.financeiroweb.com.br Myfinance www.myfinance.com.br Organizze www.organizze.com.br
Quadro de Despesas Representatividade sobre a venda bruta (%) Despesas operacionais variáveis (%)Venda Comissões (Funcionários, etc): 2,20 Impostos Totais 10,04 Outras Despesas 0,87 TOTAL DESPESAS OP. VARIÁVEIS 13,11 DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (%) Venda Agua 0,08 Aluguel 4,26 Benefícios a Funcionários 0,68 Doações e Perdas 0,45 Encargos Sociais 0,75 Energia 0,39 Folha Pagto/Sal.Fixos 8,30 Informática/Assist Terc. 0,23 Lastro Inadimplentes 1,00 Manutenções Diversas 0,80 Marketing/Merchandising 0,95 Material Limpeza e Hig. e Aliment. 0,04 Mensalidades Diversas 1,03 Pagamento Plano Saúde 0,55 Papelaria/Gráfica 0,02 Pró-Labore Sócios 3,01 Quebra de Caixa 0,21 Serviço de Cobrança 0,50 Serviço Entrega em Dom. 2,50 Serviços de Terceiros 1,26 Taxas Bancárias 0,64 Telefones/Internet 0,79 Viagens/Correios/Fretes 0,08 TOTAL DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS 30,12 Lastro Rh 1,60 TOTAL DESPESAS VARIÁREIS + FIXAS 43,23
DESPESAS NÃO OPERACIONAIS Acionistas/Investidores Anuidades Diversas (CRF; Sindicatos; etc) Benfeitorias/Investimentos Clientes Inadimplentes (Extra Lastro Inadimplentes) Comissões Extras (Metas Atingidas) Despesas Extras Diversas Despesas Financeiras Extras Doações/Perdas (Extras) Financiamentos/Empréstimos (Pagto) Fornecedores Extras (Estocagem) Indenizações Trabalhistas (Extras Lastro Rh) Marketing e Merchandising (Extras) Multas Fiscais Seguro Empresarial RECEITAS FINANCEIRAS NÃO OPERACIONAIS Dividendos Empréstimo vindo de Acionista (Empréstimo Mútuo Societário) Financiamentos/Empréstimos (Captação Dinheiro) Investimento Acionista Juros s/ duplicatas Multas Cobradas Clientes Receitas Correspondente Bancário Rendimentos Aplicações Venda Recarga Celular (Chip)
5 passos Gerenciador Financeiro - Gestor Bulla 1 Cadastrar Cofre Gerência e Contas Bancárias 2 Fazer os lançamentos 3 Conciliação Bancária 4 Conferir Saldo 5 Capturar Dados
Cadastro de Cofre Gerência Contas Bancárias
Lançamentos de Movimentações Financeiras
Lançamentos Recorrentes
Transferências entre Contas Movimentação entre Contas da mesma empresa Cofre Conta Bancária Conta Corrente Conta Corrente Conta Corrente Conta Aplicação MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA SIMPLES
Conciliação Bancária Conferência Verificar se as informações que foram lançadas no Gerenciador Financeiro, aconteceram de fato nas Contas Bancárias
Fluxo de Caixa A Projeção de Fluxo de Caixa deverá ser realizada no início de cada ano, e acompanhada mensalmente. Permite que o Administrador da Farmácia tenha uma visão antecipada da situação financeira. Ela reflete com antecedência como ficará o DFC da Farmácia.
Capital de Giro Ao setor financeiro compete o papel de determinar qual é o valor do Capital de Giro necessário para a manutenção da Farmácia. Também pode ser chamado de cálculo do Caixa Mínimo Necessário (ou CMN). Na prática poderá pode ser obtido: Capital de Giro = (Valor do CMV) + (Metade do Valor das Despesas Totais). Nota: Utilizar a média mensal de pelo menos do último trimestre para o calculo desses valores.
Setor Financeiro Outras funções: Agendar as Contas a Pagar em Gerenciador Financeiro ou no sistema informatizado da Farmácia. Acompanhar a Dotação Orçamentária de Despesas Limite de valores a ser gasto com cada categoria de despesas Acompanhar a Dotação Orçamentária de Compra Conforme o DLP do mês anterior. Fazer as Previsões: utilizar simulações no DFC Acumulado da Farmácia.
Exemplo de controle de compras conforme Dotação Orçamentária
Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13 Vendas Brutas (R$) 307.393,25 322.588,39 354.201,75 346.324,84 351.511,96 0,00 Descontos concedidos na Venda (R$) 52.839,87 57.325,53 62.269,97 60.708,32 60.204,57 0,00 Vendas Líquidas (R$) 254.553,38 265.262,86 291.931,78 285.616,52 291.307,39 0,00 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 146.995,81 153.058,28 165.706,15 164.335,38 167.766,95 0,00 Lucro Bruto (R$) 107.557,57 112.204,58 126.225,63 121.281,14 123.540,44 0,00 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 41.599,51 34.018,61 34.656,65 36.924,93 37.582,88 0,00 Margem de Contribuição (R$) 65.958,06 78.185,97 91.568,98 84.356,21 85.957,56 0,00 Despesas Operacionais Fixas (R$) 49.742,85 53.162,02 47.499,85 48.573,47 57.865,18 0,00 Lucro Operacional (R$) 16.215,21 25.023,95 44.069,13 35.782,74 28.092,38 0,00 Receitas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 100.000,00 0,00 0,00 0,00 Despesas Não Operacional (R$) 20.611,25 19.111,90 22.454,44 19.039,90 20.604,57 0,00 Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado)- (R$) -4.396,04 5.912,05 121.614,69 16.742,84 7.487,81 0,00 DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA DE COMPRA jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13 Medicamentos de Referencia e Marca Especiais 99.501,30 74.478,39 78.254,28 81.817,84 85.934,32 86.480,22 Medicamentos Similares 17.561,74 16.683,04 18.962,74 20.822,23 19.456,07 20.637,56 Medicamentos Genéricos 18.960,31 16.692,63 16.815,07 19.872,01 19.078,32 17.734,71 Perfumarias e Correlatos 42.375,21 39.141,76 39.026,20 43.194,06 39.866,68 42.914,46 Manipulados e Homeopaticos 23,93 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total a ser comprado no mês (R$) 178.422,49 146.995,81 153.058,28 165.706,15 164.335,38 167.766,95
Data Saldo disponível para compras em Setembro NF-e entrada em setembro 01/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 02/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 03/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 04/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 05/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 06/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 07/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 08/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 09/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 10/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,00 11/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 53.589,93 12/09/2013 R$ 56.410,07 R$ 8.933,16 13/09/2013 R$ 47.476,91 R$ 1.884,28 14/09/2013 R$ 45.592,63 R$ 6.013,59 15/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 0,00 16/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 0,00 17/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 2.877,64 18/09/2013 R$ 36.701,40 R$ 5.966,40 19/09/2013 R$ 30.735,00 R$ 4.075,52 20/09/2013 R$ 26.659,48 R$ 2.839,00 21/09/2013 R$ 23.820,48 R$ 8.114,86 22/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 0,00 23/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 0,00 24/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 2.831,23 25/09/2013 R$ 12.874,39 R$ 4.516,95 26/09/2013 R$ 8.357,44 R$ 6.865,15 27/09/2013 R$ 1.492,29 R$ 0,00 28/09/2013 R$ 1.492,29 R$ 1.440,36 29/09/2013 R$ 51,93 R$ 0,00 30/09/2013 R$ 51,93 R$ 0,00
DESAFIO REPRODUZIR o DLP no DFC Na vida, só há uma coisa pior do que estar no caminho errado: é estar no caminho errado com certeza de que está no caminho certo! (Roberto Shinyashiki)
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, 2000. ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo. Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a). ed. Saint Paul Editora, 2006. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003. PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo, Thomson, 2005. CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de Tributos. São Paulo, Ed. Globo, 2002. Revista ABCFARMA Sites Pesquisados: www.sebrae.com.br www.sefaz.go.gov.br www.abcfarma.ogr.br www.anvisa.gov.br www.sebraesp.com.br www.abcfarma.org.br.