Guia do Usuário. idocsscan v

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1 Guia do Usuário idocsscan v

2 2013 BBPaper_Ds - 2 -

3 Sumário Introdução... 5 Instalação... 7 Inicializando a aplicação Barras de acesso e informações Teclas de atalho Barra de Ferramentas Barra de Status Primeiros passos Parâmetros do Sistema Abertura de Lote Manutenção de usuários Adicionar usuários Editar usuários Excluir usuários Pesquisar usuários Manutenção de grupos Adicionar grupos Editar grupos Excluir grupos Pesquisar grupos Manutenção de templates Adicionar templates Editar templates Por dentro das opções de digitalização

4 Digitalizar Documentos Barra de ferramentas da Digitalização Barra de status da Digitalização Utilizando a função Digitalizar Documentos Indexando documentos Indexar Documentos Utilizando as teclas de controle de visualização de imagem Reprovando Arquivo / Lote Indexando lotes externos Controle de Qualidade Importando documentos Importar Documentos Controle da Produção Observações finais Informações sobre Sistema

5 Introdução Bem-vindo ao Guia do Usuário da solução idocsscan, este guia apresenta a você a solução idocsscan e o ajuda a colocar a aplicação em condições de ser utilizada imediatamente. Antes de usar este guia, você deverá instalar o programa seguindo as indicações contidas no Capítulo Instalação. O Guia fornece informações detalhadas sobre os recursos e comandos da solução idocsscan, bem como um tutorial prático para que você se familiarize com os seus recursos. Este guia foi idealizado para servir de ferramenta de referência em seu trabalho diário com a solução idocsscan. Algumas convenções utilizadas neste guia estão relacionadas na tabela a seguir. Convenção Negrito Itálico Significado Nos procedimentos, indica o texto que você digita ou o nome de um objeto na tela (como um menu ou botão). Indica um termo do glossário A tabela a seguir identifica símbolos e ícones na margem. Ícone Significado Identifica um procedimento Indica uma referência a informações adicionais A solução idocsscan é uma ferramenta de Document Imaging, módulo que se integra com a solução de gerenciamento, onde de forma intuitiva e prática são feitas a indexação e prévisualização de documentos. Criação e gerenciamento de lotes para a importação de documentos para a base principal. Algumas funcionalidades: Digitalização de documentos através do sistema, utilizando o driver do equipamento de digitalização instalado. Criação de templates para indexação Indexação com pré-visualização de documentos Controle de permissão de acesso por templates Criação de lotes para importação idocs Processo de auditoria - 5 -

6 Capítulo 1: Instalação Apresenta a instalação passo a passo. Telas de Exit Setup Capítulo 2: Inicializando a solução Apresenta as configurações iniciais, como inicializar a solução idocsscan para os primeiros passos, cadastro de usuários, grupos e templates. Capítulo 3: Primeiros Passos Apresenta as configurações iniciais e como inicializar a solução idocsscan. Nesse capítulo encontramos os parâmetros do sistema, como configurar algumas integrações com sistemas externos como OCR e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Capítulo 4: Por dentro das opções de digitalização Mostra todas as funcionalidades existentes na solução idocsscan para digitalização, passo a passo em todas as telas do sistema. Capítulo 5: Criando usuários, grupos e templates. Mostra a criação dos usuários / grupos e opções para a criação de tipos de documentos. Capítulo 6: Indexando documentos Capítulo 7: Importando documentos Capítulo 8: Observações finais Apresenta a opção informações do sistema que usa o aplicativo de informação de sistemas da Microsoft e alguns arquivos de controle como arquivo INI, arquivo de banco de dados e LOG. Para dúvidas e esclarecimentos teremos o maior prazer em atendê-los pelo suporte@bybebyepaper.com.br - 6 -

7 Instalação A instalação da solução idocsscan segue o padrão Windows de instalação: simples e direta. Arquivo de instalação do idocsscan Para instalar a solução idocsscan Clique duas vezes no arquivo de instalação O sistema de instalação apresentará a tela abaixo: Clique em Avançar para seguir a instalação - 7 -

8 Nesse momento o programa de instalação está lhe informando o diretório padrão que será instalado o idocsscan. Clique em Avançar para seguir a instalação É indicado que se mantenha o diretório padrão, para facilitar o atendimento do HelpDesk on-line caso necessário. É necessário escolher qual componente deve ser instalado Clique em Avançar para seguir a instalação - 8 -

9 Nesse momento é apresentada a janela indicando que a solução idocsscan será acrescentada à Pasta do Menu Iniciar. Clique em Avançar para seguir a instalação A tela apresenta as configurações escolhida e informa que está pronto para iniciar a instalação. Clique em Instalar para iniciar a instalação - 9 -

10 Nesse momento o programa de instalação fará os ajustes finais e o registro dos componentes da solução idocsscan no sistema operacional. Instalação completa, Setup finalizado

11 Finalizada a instalação a solução idocsscan já estará disponível

12 Inicializando a aplicação Após finalizada a instalação encontramos a aplicação disponível. Ao acionarmos a aplicação é apresentada a tela de apresentação da solução indicando o tipo e a versão utilizados. Em seguida é apresentada a tela de acesso à solução. Para o primeiro acesso utilizar: Login: admin Password: admin Pode-se teclar ENTER ou clicar no ícone de cadeado aberto Caso deseje cancelar tecle ESC ou clique sobre o ícone de cadeado fechado Nome do Usuário Senha de Acesso Confirmar Login Cancelar Login

13 Barras de acesso e informações Ambiente e área de trabalho da solução idocsscan. Segue apresentação sobre as barras da área de trabalho. Barra de Título, contém o nome da solução com a sua respectiva versão. Barra de Menu, contém todos os comandos para o funcionamento da aplicação. Há ainda, formas alternativas de acesso através de comandos de teclado. Barra de Ferramentas, contém as funcionalidades de toda a solução, acesso rápido e intuitivo através do mouse. Barra de Status, contém informações sobre o usuário conetado e data / hora do sistema Todo o acesso aos comandos através do teclado segue o padrão Windows. Todos os comandos podem ser acessados através de teclas de atalhos. Observe as opções em cada menu da Barra de Menu. Para acessar a Barra de Título tecle ALT+Barra de espaços (teclado), para escolher um comando basta teclar a letra sublinhada ou utilizar-se das teclas de controle (seta acima) ou (seta abaixo) para navegar pelo menu e clicar ENTER para escolher o comando desejado. Para acessar a Barra de Menu, basta clicar ALT+Letra sublinhada do comando desejado para o acesso rápido

14 Teclas de atalho Todos os comandos podem ser acessados através de teclas de atalhos. Observe as opções em cada menu da Barra de Menu. Arquivo Administração Ajuda Barra de Ferramentas Botões de acesso aos comandos da Barra de Ferramentas. Abertura de Lotes Digitalizar Documentos Indexar Documentos Controle Qualidade Importar Documentos Manutenção de Usuários Manutenção de Grupos Manutenção de Templates rmissão de Templates Controle da Produção Parâmetros do Sistema Informações sobre o sistema Encerrar Barra de Status A Barra de Status apresenta algumas informações do perfil do usuário e data e horas do sistema

15 Primeiros passos Parâmetros do Sistema Para iniciarmos nossos trabalhos na solução idocsscan, acessamos essa função para ajustarmos as primeiras configurações. Parâmetros do Sistemas Ao clicar no botão Parâmetros do Sistema será apresentada uma janela contendo as configurações da solução idocsscan. Ajuste do Título da Aplicação Em Configurações Gerais é possível personalizar o Título da Aplicação, bastará substituir o texto padrão pelo texto deseja e clicar em Salvar (ícone com o desenho do disquete). Para que as alterações sejam visualizadas é necessário reiniciar a aplicação. Não há limite de caracteres para a inserção do texto, porém na Barra de Título da solução idocs pode-se visualizar até 133 caracteres. A visualização do número da versão sempre será apresentada, ao menos que o título contenha mais de 115 caracteres

16 Na opção Configurações Lotes são apresentados parâmetros de lotes: Contador de Lote = apresenta o número do próximo lote, Diretório de Saída dos Lote Scanner = indica o diretório que será o repositório temporário para os lotes digitalizados, onde por definição é C:\iDocsScan\iDocScanTemp Nome Arquivo de Saída Scanner = indica o nome padrão do arquivo digitalizado, pode-se personalizar esse nome, basta substituir o nome atual pelo desejado. A aplicação possui um contador interno que gera automaticamente os números dos lotes, é possível inserir um número de lote maior que o indicado, mas nunca inserir um número de lote inferior ao apresentado. Contador de lotes utilizado na abertura de lotes Diretório de configuração do Contador de Lotes Diretório de criação dos lotes digitalizados Padrão do nome de arquivo de saída da digitalização Na opção Configurações Programas Externos são apresentados parâmetros: Caminho Sistema Gerador de PDF = indica o caminho para o programa gerador de PDF padrão da solução idocsscan Caminho Sistema de OCR = caso o usuário tenha um sistema de OCR e deseja utilizá-lo junto à solução idocsscan, basta indicar o caminho para o sistema de OCR que a solução idocsscan fará a integração. Caminho Sistema de Importação = para que se faça a importação das imagens e índices de forma integrada e em lotes, indicar o caminho do repositório ou aplicação desejada. Caminho de acesso ao programa de conversão de TIF para PDF Caminho de acesso ao programa de OCR Caminho de acesso ao programa de importação dos lotes para base do i-docs Content Server

17 Abertura de Lote Função que inicia todo o processo dentro de um setor de digitalização. Novo Voltar Ao clicar sobre o botão Abertura de lote é apresentada a tela acima. Ao se iniciar o processo de entrada de lote são necessários preencher todos os campos. Campos a serem preenchidos Gravar Cancelar Após preenchidos os campos clicar em Gravar

18 Após gravado caso haja necessidade ou de acordo com o processo de cada empresa pode-se imprimir uma capa de lote para acompanhar os documentos para as próximas fases. Novo Imprimir Capa de Lote Voltar Imprimir Exportar Zoom Capa de Lote Paginação

19 É possível exportar a capa de lote para alguns tipos de arquivos, como HTML e TXT, bem como, algumas de suas variações

20 Criando usuários, grupos e templates Manutenção de usuários Função que auxilia na manutenção de usuários. Adicionar usuários Função que adiciona novo usuário, é necessário preencher os campos, com limite de 255 caracteres. Em Acesso: Administrador terá acesso a todas as funções de manutenção e informações do sistema Contribuidor tem acesso limitado apenas para as funções de indexação e importação

21 Adicionando o usuário 01 Ao clicar em Gravar Visão da tela principal do Cadastro de Usuários com o novo usuário

22 Editar usuários Em Editar usuários é possível alterar-se qualquer campo a qualquer instante, basta clicar sobre a opção desejada e digitar. Escolha o usuário para edição na tela principal de Cadastro de Usuários Clicar no botão Editar Usuários para iniciar a alteração desejada. Após a edição concluída para que as alterações sejam efetivadas, clicar no botão Gravar

23 Excluir usuários Caso deseja excluir qualquer usuário, basta escolher um usuário na tela principal do Cadastro de Usuários. É permitida apenas a seleção de um usuário por operação. Clicar no botão Excluir Usuários. Ao escolher Sim a exclusão é concluída A mensagem indica que o usuário de id 3 foi excluído. Observe que na tela principal há uma coluna ID, que é uma espécie de contador de inserções de usuário, é um numerador automático

24 Pesquisar usuários Função utilizada para localizar usuários. Caso haja diversos usuários cadastrados, é possível localizar qualquer usuário. Digite o nome completo ou parte do nome, em seguida clique em Pesquisar

25 Manutenção de grupos Similar a manutenção de usuários, auxilia na manutenção de grupos. Adicionar grupos Função que adiciona novo usuário, é necessário preencher os campos, com limite de 255 caracteres

26 Preencher os campos Nome e Descrição. Clicar no botão Gravar para salvar o nome do grupo e criar a sua estrutura. Aparecerá a tela seguinte indicando que o grupo está ativo. Para inserir os usuários deverá clicar em Sair e retornar para a tela principal do Cadastro de Grupos para que os usuários disponíveis sejam carregados. Editar grupos Em Editar grupos é possível selecionar os usuários disponíveis para que façam parte do grupo. Pode-se clicar 2 vezes sobre o nome do grupo ou clicar sobre o botão Editar grupos

27 Selecionar o usuário listado à esquerda em seguida clicar sobre o botão inserir usuário ao grupo, o usuário selecionado será copiado para a lista à direita. Excluir grupos Caso deseja excluir qualquer grupo, basta escolher um nome de grupo na tela principal do Cadastro de Grupos. Clicar no botão Excluir Usuários

28 Ao escolher Sim a exclusão é concluída A mensagem indica que o grupo de id 3 foi excluído. Observe que na tela principal há uma coluna ID, que é uma espécie de contador de inserções de usuário, é um numerador automático. Pesquisar grupos Similar a função utilizada para localizar usuários, localiza grupos especificando o nome desejado no campo Pesquisa. Digite o nome completo ou parte do nome, em seguida clique em Pesquisar

29 Manutenção de templates Função utilizada para a manutenção dos templates, os templates são tabelas contendo os índices para busca dos arquivos eletrônicos. Adicionar templates

30 Complete os campos com o nome do tipo do documento e o nome do template da sua solução GED. Escolha qual é a extensão do arquivo de entrada e o de saída. Se estiver utilizando o idocs Content Server como sua solução de gerenciamento eletrônico de documento o nome do template utiliza-se do padrão: tp_ nome do tipo (sem espaço) Uma boa dica seria criar primeiro o template no idocs Content Server e observar na estrutura do documento o seu nome de template. Ao preencher os Atributos de Pesquisa, clique no botão + para adicionar à lista. Salve o templates antes de adicionar os atributos de Combo. A opção Combo está disponível somente para os atributos do tipo Texto, é necessário que se grave o template antes de adicionar os atributos do campo combo. A opção Chave indica que o conteúdo do atributo será utilizado como nome do arquivo eletrônico (função válida somente para os usuários da solução idocs Content Server)

31 Ao clicar no botão salvar é exibida a tela seguinte e a aplicação retorna para a tela principal do Cadastro de Templates. Editar templates Em Editar templates é utilizado para inserir a lista de opções para o campo combo. Após salvo o template, adicionar os atributos para os campos que são do tipo Texto com Combo. Para acionar a tela de cadastro clique 2 vezes sobre a linha com o campo indicado como Combo ou clicar sobre o botão Editar templates.. Assim seu template estará pronto para ser usado

32 Permissão de acesso Função utilizada para a manutenção de acessos, através dessa função são permitidos acessos à usuários e grupos determinados. Selecionar um Tipo de Documento na lista de tipos Selecionar os usuários e grupos que terão acesso ao documento Agora o documento está pronto para ser indexado

33 Por dentro das opções de digitalização Digitalizar Documentos Função que auxilia na digitalização e organização básica do documento. Barra de ferramentas da Digitalização

34 Barra de status da Digitalização Número de páginas do arquivo Habilita configuração do scanner durante a digitalização Número do lote Quantidade de arquivos do lote Utilizando a função Digitalizar Documentos É apresentada uma lista contendo todos os lotes abertos e pendentes de digitalização. Para iniciar a digitalização basta clicar sobre qualquer linha da lista, que será identificada com a cor vermelha e em seguida sobre o botão Digitalizar Documentos. Após clicar em Digitalizar Documentos é apresentada a tela com o ambiente de digitalização. Na tela contendo a lista para digitalização existe a opção Situação do Lote que pode ser Pendente com a lista de documentos a serem digitalizados e Finalizada com a lista de documentos digitalizados

35 O lote escolhido é identificado na barra de status através do seu número, neste momento o ambiente está pronto para inicializar a operação. Para inicializar a digitalização pode-se escolher o equipamento a ser utilizado através do botão Selecionar Scanner Twain instalados., será apresentada uma janela contendo uma lista com os drivers 1. Escolher o equipamento de digitalização desejado, 2. Teclar OK para iniciar a função Digitalizar Documentos. Utilizando o botão Opção de Scanner selecionado. para acessar as configurações do equipamento As configurações são próprias de cada equipamento, assim as janelas, telas e opções são diferentes para cada driver. Caso deseje que as configurações do scanner sejam apresentadas toda vez que digitalizar, deixar a opção Configurações da Barra de Status Digitalizar Documentos acionada

36 Para iniciar a digitalização clicar no botão Nova Digitalização, que utilizará a configuração da opção Selecionar Scanner. Após a digitalização é possível várias alterações, entre adição de páginas, rotação e inserção de anotações. Há duas opções para anexar páginas ao documento: 1. Inserir nova página permite escolher o local desejado para inserção 2. Acrescentar página Adiciona a página digitalizada no final do arquivo

37 A função Digitalizar Documentos possui controles de zoom, permitindo visualizar detalhes do documento manuseado. 1. Aumentar imagem, permite ao clicar aumentar em 2x o tamanho da imagem apresentada na tela. 2. Diminuir imagem, permite ao clicar diminuir em 2x o tamanho da imagem apresentada na tela

38 3. Seleciona imagem, para utilizar essa opção basta clicar e arrastar o mouse, nessa operação o usuário criará um retângulo pontilhado demarcando uma área que será a área redimensionada para. 4. Aumentar seleção, utilizando a operação anterior ao clicar nessa opção a área demarcada será aumentada. 4. Ajustar imagem na tela, ao escolher essa opção a imagem é ajustada pela sua altura, ao clicar novamente a imagem se ajusta pela sua largura

39 A função Digitalizar Documentos permite controlar o posicionamento da imagem, pode-se Girar para a direita e para a esquerda página a página de acordo com a necessidade do usuário, ou ainda girar todas as páginas de uma só vez. 1. Girar para direita, caso haja várias páginas, clicar sobre a página desejada na parte direita (onde são apresentadas todas as páginas digitalizadas) em seguida clicar sobre o botão para que a página seja rotacionada em sentido horário. 2. Girar para esquerda, caso haja várias páginas, clicar sobre a página desejada na parte direita (onde são apresentadas todas as páginas digitalizadas) em seguida clicar sobre o botão para que a página seja rotacionada em sentido anti-horário

40 3. Girar todas as páginas, permite girar todas as páginas em sentido horário. É apresentado na visualização geral ao lado esquerdo o resultado com todas as páginas giradas. A função Digitalizar Documentos é possível inserir observações com anotações sobre a imagem digitalizada, através da opção Inserir anotações

41 Após digitalização efetuada, adições e rotações aplicadas, a função Digitalizar Documentos permite salvar as alterações utilizando a opção Confirmar as alterações. Para gravar os arquivos digitalizados tem-se duas opções: 1. Salvar Tiff multi-page, todas as imagens apresentadas ao lado esquerdo da tela serão salvas como sendo páginas de um único arquivo. 2. Salvar Tiff single-page, todas as imagens apresentadas ao lado esquerdo da tela serão salvas cada uma como sendo um arquivo. Fechar Lote Visualização de todas as páginas do arquivo selecionado Lista dos arquivos do lote Pressionando a combinação das teclas CRTL+D será acionada a opção para excluir o arquivo selecionado do lote

42 Para apagar uma determinada página dentro do ambiente de digitalização basta clicar 2x sobre a página desejada, esta operação somente é executada uma página por vez. Terminado a digitalização do lote clique em Fechar Lote para finalizar. Fechar Lote

43 Indexando documentos Indexar Documentos Função que auxilia na indexação e organização dos documentos digitalizados. Opção para visualização de listagem Lista de lotes carregados Adicionar Lotes Externos Iniciar a indexação do lote selecionado Sair Clicar sobre o lote desejado e clicar no botão Indexar Documentos Para iniciar a indexação clicar sobre o lote desejado na lista apresentada e em seguida no botão Indexar Documentos. Índices da imagem Executar OCR Observações do arquivo Salvar índices Voltar Reprova o Arquivo e retorna o lote para a fase da Digitalização contendo observações para o arquivo reprovado Reprova o Lote e retorna o lote para a fase da Digitalização com observações para o Lote reprovado

44 Barra de status superior Área de visualização de todas as páginas do arquivo a ser indexado Teclas de controle de visualização de imagem Barra de status inferior Na Barra de status superior são apresentados: Lote = indica o número do lote que está sendo indexado Documentos lote = indica a quantidade de arquivos do lote Total indexados = quantidade de documentos indexados do lote no momento Não indexados = quantidade de documentos não indexados do lote no momento Saída Lote = tipo de saída (selecionado no momento da criação do template) Na Barra de status inferior são apresentados: Páginas = quantidade de páginas do arquivo indexado no momento Arquivo = nome do arquivo Área principal de visualização de imagem Utilizando as teclas de controle de visualização de imagem Dentro da área de visualização de imagem é possível fazer o controle de zoom, para utilizar essa opção basta clicar e arrastar o mouse, nessa operação o usuário criará um retângulo pontilhado demarcando uma área que será a área redimensionada. Para acionar a operação clicar em seguida a tecla Lupa

45 Clique na tecla Ajustar imagem para visualizar o documento inteiro (retorna à visualização padrão inicial) Caso o usuário execute o OCR clicando o botão Executar OCR (é necessário que tenha um aplicativo de OCR instalado e que esteja configurado seguindo os passos do Capítulo 3, item 4, pág. 21). É possível visualizar o arquivo OCR clicando na tecla Visualizar OCR. Para retornar à tela anterior utilizar a tecla Visualizar imagem

46 Preencher os campos, após preenchido os campos de indexação é possível manter os mesmos índices para os demais arquivos contidos no lote clicando na opção Manter indexação. Para seguir a indexação clique no botão Salvar Índices Observe a atualização das informações das barras de status

47 Ao término da indexação é apresentada a tela indicando a finalização do lote. Ao ser indexado é criado um diretório com o número do lote e nele estão os arquivos de saída de acordo com a configuração do template utilizado e um arquivo de índices A estrutura do arquivo de índices é próprio e muito simples, nele estão o nome do template para a solução de gerenciamento eletrônico de documentos, os campos de índices e o nome do arquivo de saída. Ao retornar para a tela principal da função Indexação de Documentos é possível acessar uma listagem contendo todos os lotes indexados

48 É possível apagar lotes carregados, sejam eles indexados ou não, basta clicar duas vezes sobre a linha que contém o lote desejado para exclusão e clicar na opção SIM. Reprovando Arquivo / Lote A solução idocs permite a reprovação de arquivos e lotes por parte da Indexação. Essa ação é normalmente é executada pelo Controle de Qualidade, mas caso o tipo de documento exija, bem como a política de processos internos do setor permita esse tipo de ação, é possível reprovar o arquivo e até mesmo o lote a partir da Indexação. Caso seja reprovado o arquivo ou o lote é aberta uma janela para que sejam inseridos os comentários e observações sobre a reprovação

49 Para o operador do setor da digitalização ao abrir um lote para reprocessamento será apresentada uma janela com o comentário inserido. Indexando lotes externos Para iniciar a indexação clicar em Adicionar Lote para carregar os arquivos que farão parte desse lote. Escolher o tipo de documento Adicionar diretório de entrada Processar Lote Voltar

50 No campo Diretório de entrada pode-se digitar o caminho onde estão localizados os arquivos digitalizados ou clicar em Adicionar diretório de entrada. Ao selecionar o diretório é apresentado automaticamente o caminho no campo Diretório de Entrada e a quantidade de arquivos digitalizados. Diretório que contém os arquivos digitalizados Quantidade de arquivos contidos no diretório escolhido Clicar no botão Processar lote para ativar o lote

51 Controle de Qualidade Módulo que tem por objetivo a verificação final de todos os lotes, onde é observado as imagens e índices que o compõem. Possui ferramentas para visualização de imagens e inserção de textos informativos aos operadores para tomada das ações necessárias. Tela padrão contendo a lista de lotes disponíveis. Pode-se através da opção Situação do Lote visualizar todos os lotes Pendentes de verificação da qualidade como também os Finalizados. Para Apagar qualquer lote da listagem basta clicar sobre a linha correspondente e teclar CTRL+D e escolher SIM. Para iniciar o Controle de Qualidade clique no lote desejado e tecle no botão Iniciar Qualidade

52 Repita o processo para todos os arquivos até o final do lote. Reprovação / Reprocessamento Caso seja o setor de qualidade encontre irregularidades e veja necessidade de reprocessamento da imagem, do índice ou de ambos, há a operação de Reprovação de arquivos ou lotes. Nesse caso foi escolhido a Reprovação por Arquivo (observe o título) Ao se reprovar tanto o arquivo como o lote, é apresentada uma janela para que sejam inseridos comentários e ou informações sobre a operação. Pode-se reprovar por imagem, reprovar por índice ou ambos

53 Estamos reprocessando o lote 11, reprovado anteriormente pelo índice. Veja que o índice reprovado está no segundo arquivo do lote.. Veja que estamos na tela de Indexação de Documentos Veja que o botão Observações está ativo, isso indica que há uma mensagem para o operador vinda do Controle de Qualidade

54 A operação de Reprovação por Lote é similar a reprovação por arquivo, o operador sempre deverá indicar por qual motivo está reprovando o lote e inserir a sua observação sobre o caso

55 Caso haja reprova por lote, o mesmo será apresentado na listagem para reprocessamento com a cor amarela indicando a reprova.. Clicando duas vezes sobre a linha amarela que representa a reprovação por lote é apresentada a tela com a mensagem sobre o problema

56 Clicando duas vezes sobre a imagem no ambiente do Controle de Qualidade é apresentada uma tela cheia com a imagem clicada para uma melhor visualização e conferência

57 Importando documentos Importar Documentos Auxilia na importação dos documentos digitalizados, podendo ser integrado a aplicações de mercado. Para importar os lotes basta selecionar o lote desejado e clicar sobre o botão Importar Lote. Em seguida será apresentada o módulo de importação. Arquivos que compõem o lote escolhido Conta, Usuário e Senha para a importação do lote, já se encontram preenchidos para maior produtividade. Caso possua mais de uma conta ou usuários diferentes é possível a troca através de digitação Indicador de transferência de arquivos Lista de arquivos enviados com o seu tamanho em Kbytes Estando tudo Ok (conta, usuário e senha) é só clicar no botão Transferir Lote

58 Tela apresentando a operação de transferência do arquivo idocsscan pdf Indicador de transferência do arquivo 1. Toda transferência de arquivos é apresentada na listagem ao lado direito, que contém o número indicador (1 ou 0), o nome do arquivo transferido e o tamanho do arquivo em Kilobytes. (1 - idocsscan pdf kbytes ). Caso haja problemas de transferência será apresentada a lista com o indicar 0 (zero) com nome do arquivo, sem tamanho do arquivo. Isso indica problemas e a não importação do arquivo. Indicador de transferência do arquivo 2. Lista indicando que o arquivo idocsscan pdf foi enviado com sucesso

59 Ao término da importação será apresentada uma janela indicando o sucesso da operação. Em caso de mensagem de erro e apresentação da tela abaixo verifique a configuração dos parâmetros. Verifique na opção de parâmetros do sistema o caminho de importação

60 Controle da Produção Módulo para emissão de relatório e controle de produção. Para emitir os relatórios de controle da produção basta preencher apenas um dos campos, escolher entre lotes Abertos ou Fechados e clicar em Imprimir. Imprimir Em seguida é apresentada a visualização do relatório escolhido. Zoom Imprimir Exportar Controle de Paginação

61 Escolher a forma de saída: Impressão ou Exportar o relatório. Pode-se exportar para os formatos html e txt

62 Observações finais Informações sobre Sistema Está função apresenta informações do sistema e formas de contato com a Revenda. Clicar OK, para retornar ao sistema Clicar no botão System Info... ativará a aplicação da Microsoft com informações do sistema. As informações são referentes à estação de trabalho onde o idocsscan está instalado

63 Índice A Abrir Um lote 49 Acesso Barras de acesso e informação Adicionar usuários 20 Acesso 34 Permissão de acesso 32 Adicionar Usuários 3 20 Grupos 25 Templates Adicionar atributos 30 Indexar documentos 43 Adicionar lotes Adicionar diretório de entrada 50 Adicionando Usuário - 21 Ambiente Configuração 6, Ambiente de área de trabalho.. 13, Digitalização Aplicação Aplicação Aplicativo Aplicativo (instalação) Indexação 45 Área De trabalho (Barra de acesso e informações) 13 Digitalização 38 Indexação 44 Arquivo Arquivo 4 6 Instalação 7 11 Tecla de Atalho 14 Parâmetros do Sistema Manutenção de templates Digitalização Indexação Importar C Caminho CD Importação 57 Observações finais - 62 Parâmetros do Sistema 16 Indexação 50 Importação 59 De instalação 7 Comando / Comandos Introdução 5 Barras de acesso.. 13 Teclas de Atalho 14 Controle Copiado 2 27 D Sumário/Introdução Barras de acesso.. 13 Teclas de Atalho 14 Digitalização 37 Indexação Qualidade Produção 60 Dica 30 Disco 6 Documento / Documentos Sumário 3 4 Introdução 5 6 Teclas de atalho Templates 30 Permissão de acesso 32 Digitalização Indexação Importação 57 Driver 5 35 B Barra Botão De Acesso 3 Instalação 9 10 Inicializando a aplicação Tecla de atalho Digitalização Indexação Botão Parâmetros do Sistema 15 Abertura de Lote 17 Usuários Grupos Templates Digitalização Indexação Controle de Qualidade E Excluir F Fechado Sumário 3 Usuários 23 Grupos 27 Digitalização 41 Instalação 7 Inicializando a aplicação 12 Produção 60 Ferramenta Sumário 3 Introdução

64 G Barra de acesso e informações 13 Barra de ferramentas 14 Digitalização 33 Controle de Qualidade 51 Gerenciamento Introdução 5 6 Tempates 30 Indexação 47 Grupo(s) Guia H Hardware 6 I Sumário 3 Introdução 6 Barra de ferramentas 14 Criando usuários, grupos e templates 20 Manutenção Permissão de acesso 32 Ícone / Ícones idocs Capa 1 2 Introdução 5 6 Instalação Barra de acesso e informações 13 Parâmetros de sistema Templates 30 Indexação 48 Importação 58 Informação 6 7 Informações 2 3 Introdução 5 6 Instalação 7 8 Barra de acesso.. 13 Barra de ferrametnas 14 Usuários 20 Indexação Observações finais 62 Iniciar Abertura de Lote 17 Usuários 22 Digitalização Indexação Inicializando Instalar 5 7 Instalação Sumário 3 Introdução 5 6 Instalação Inicializando a aplicação 12 Item 54 L Instalação 9 11 Parâmetros do sistema 15 Digitalização Controle de qualidade 52 Importação 59 Lista Usuário 27 Templates Permissão de acesso 32 Digitalização Indexação Controle de Qualidade Importação Local Localizar Localizado 50 M Manual 2 Memória 6 Menu Introdução 5 9 Barra de acessos e informações 13 Teclas de atalho 14 Microsoft 6 62 N Nome (s) Novo Nova O Capa 2 Introdução 5 Inicializando a aplicação 12 Barras de acesso e informações 13 Parâmetros de sistema 16 Usuários Grupos Templates 30 Indexação Importação 58 Abertura de Lote Usuário Grupo 25 Digitalização 36 Organização Digitalização 33 Indexação 43 J Janela P Padrão Instalação

65 Página Password 12 Perfil 14 Barras de acesso e informações 13 Parâmetros do sistema Templates 30 Indexação 45 Controle de qualidade 51 Instalação 7 8 Abertura de lote 17 Digitalização Controle de Produção 60 Personalizar Parâmetros do sistema Produção Sumário 4 Barra de ferramenta 14 Controle de Produção 60 Problema(s) Instalação 7 Indexação 55 Importação 58 Programa(s) Introdução 5 Instalação Parâmetros do sistema 16 R Recurso - 5 Rede 6 S Selecionar Grupos Permissão de acesso 32 Digitalização Indexação 50 Importação 57 Símbolo 5 Sistema Capa 2 Sumário 3 4 Introdução 5 6 Instalação Barras de acesso e informações 13 Barra de ferramentas 14 Parâmetros do sistema Usuários 20 Importação 59 Observações finais 62 Software 6 Solução Capa 2 Introdução 5 6 Instalação Inicializando a aplicação 12 Barras de acesso e informações 13 Parâmetros do sistema Templates 30 Indexação T Tabela Tecla (s) Introdução 5 Templates 29 Sumário 3 4 Inicializando a aplicação 12 Barras de acesso e informações - 13 Teclas de atalho 14 Digitalização Indexação Template (s) Sumário 3 Introdução 5 6 Barra de ferramentas 14 Criando usuários, grupos e templates 20 Manutenção Indexação U Usuário (s) Capa 1 2 Sumário 3 Introdução 5 6 Instalação Inicializando a aplicaçao 12 Barras de acesso e informações 13 Barra de ferramentas 14 Parâmetros do sistema 16 Criando usuários, grupos e templates 20 Manutenção Editar usuários 22 Excluir usuários 23 Pesquisar usuários 24 Grupos Templates 30 Permissão de acesso 32 Digitalização Indexação Importação 57 V Visualizar Parâmetros de sistema 15 Digitalização 37 Indexação 45 Controle de Qualidade 51 Visualização Sumário 4 Introdução 5 Parâmetros do sistema 15 Digitalização Indexação Controle de Qualidade Controle de Produção 60 W Windows

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