ÍNDICE. MANUAL DO USUÁRIO Servcor

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1 APRESENTAÇÃO O Servcor é um sistema tintométrico multiusuário com ambiente gráfico e de fácil operação que permite a utilização de fórmulas de diversos catálogos de cores, possibilitando também a criação e utilização de cores através de fórmulas personalizadas. Outra característica do sistema é a possibilidade da administração dos preços praticados pelo lojista, possibilitando a emissão de orçamentos, o controle de custos e a margem de lucro obtida pelas vendas efetuadas. Também permite a identificação do cliente para quem foi feita a tinta e informar onde esta tinta foi aplicada, para utilização futura. Trabalha com atualização de fórmulas e preços automatizada, controla o estoque dos corantes, possui sistema de pedido de produção através dos terminais podendo desta forma centralizar a produção de tintas, identificando os usuários em cada etapa do processo. Possui vários níveis de acesso para que cada usuário efetue somente as tarefas que lhe foram autorizadas.

2 ÍNDICE Requisitos mínimos do sistema instalando o sistema tela de acesso ao sistema manutenção de usuários do sistema parâmetros do sistema abastecimento de cânister gerenciamento de permissões dos relatórios barra de ferramentas dos módulos de cadastro cadastramento de funcionários cadastramento de cliente cadastramento de cores com fórmulas próprias fórmulas próprias módulo simplificado consultor de fórmulas pedidos de produção concedendo desconto em um pedido de produção recuperando pedidos de produção criação de orçamentos gerador de relatórios alteração da margem de lucro reajuste do preço de custo das bases e corantes reajuste do preço de custo das bases e corantes por percentual------trabalhando com o sistema tintométrico em rede configurando um terminal verificando o (IP) do servidor cópias de segurança

3 1 - Requisitos mínimos do sistema Monitor Colorido com pelo menos 16 bits e cores Resolução 800 X CPU Processador Pentium III 1.5Ghz ou superior MB de memória ram GB Espaço livre no HD Drive disquete 1.44MB CD-ROM Mouse (Mouse óptico recomendado) Kit multimídia (recomendado para os vídeos de ajuda) Para utilização em ambiente de rede: Placa de rede de 100Mbits ou superior Impressora Impressão a laser ou jato de tinta 1.4 Sistema Operacional Windows 2000 e Windows XP exceto Windows XP Start Edition e Windows XP Home Edition. 2 Instalando o sistema Caso seu computador esteja com a opção de auto rum desligada acesse a unidade de cd onde está o programa de instalação e execute o aplicativo ServcorInstall.exe. Após isso siga as instruções de instalação que seguem Apresentação Clique em próximo 3

4 Clique em (Instalação Mono-Usuário) para instalação simplificada e para o uso somente em um computador. Clique em (Instalação MultiUsuário) se desejar utilizar o sistema em redes locais. 4 Se for o computador principal ou o sistema vai rodar somente em um computador, clique em (Instalar o Servcor Módulo Servidor neste computador). ATENÇÃO Esta opção deverá ser executado somente em um dos computadores da rede. 1 - Clique em (Instalar Firebird neste computador). 2 - Clique em (Criar Usuários no Firebird para o Servcor). 5 Se o sistema já estiver instalado em um computador principal e o computador atual vai se comportar apenas com um terminal, (Instalar o Servcor Módulo Terminal neste computador). 3 - Clique em (Criar Usuários) sem alterar as informações da tela 4

5 Clique em (Avançar) para prosseguir com a instalação 2.1 Iniciando e definindo parâmetros para a instalação Se desejar escolha uma pasta diferente para a instalação do programa e clique em (Avançar) para prosseguir com a instalação. 5

6 Se desejar escolha uma pasta diferente para o ícone de inicialização do programa e clique em Avançar para prosseguir com a instalação. Selecione quais ícones adicionais deseja criar durante a instalação e clique em (Avançar) para prosseguir. 6

7 Clique em (Instalar) para iniciar a instalação Aguarde o término da instalação 7

8 1 - Caso deseje que o programa seja executado após o término da instalação mantenha a opção marcada. 2 - Clique em (concluir) para finalizar a instalação 3 Após a instalação será executado um teste de conexão. Clique em (Sim) para criar o arquivo de conexão. 4 Clique em (testar Conexão) para verificar se o arquivo de conexão foi criado com sucesso, caso haja problemas o sistema irá avisar e o usuário deverá entrar em contato com o suporte da BBF Informática para obter instruções. 5 Se o teste de conexão apresentou sucesso Clique em (Ok) para confirmar. 8

9 2.2 CADASTRANDO OS PRIMEIROS USUÁRIOS. Quando o sistema é executado pela primeira vez, é feita a verificação da existência de usuários autorizados ao acesso do sistema. Caso não seja encontrado nenhum usuário o sistema solicita o cadastro dos primeiros usuários que irão acessar o sistema. Os usuários possíveis são: - Master: Acesso total ao sistema, que inclui manutenção de dados da empresa usuária do sistema, importação de dados do fabricante de tintas, formação de margens e custos, cadastros de clientes, cadastro de funcionários e usuários, cadastro de cores e fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister, definição das permissões dos relatórios, acesso ao reajuste de preços de custo das bases e corantes e geração de backup. - Supervisor: Importação de dados do fabricante de tintas, formação de margens e custos, cadastros de clientes, cadastro de funcionários e usuários, cadastro de cores e fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister, definição das permissões dos relatórios e geração de backup. - Gerente: Formação de margens e custos, cadastros de clientes, cadastro de cores e fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister e geração de backup. - Usuário: Cadastros de clientes, fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister e geração de backup. - Inativo: Usuário com acesso bloqueado. 1 Clique em (Sim) para cadastrar os novos usuários. 4 Clique em (Confirma) para gravar o novo usuário. 2 Para cadastrar um novo usuário, clique em (Inserir). 3 Digite um login e senha, escolha um nível de acesso e informe o nome do usuário. 9

10 3 TELA DE ACESSO AO SISTEMA. Permite o acesso ao sistema através do login e senha dos usuários que poderão estar cadastrados em diversos níveis. O sistema responde de maneira diferente a cada nível de acesso, permitindo ou não ações dentro de cada módulo. 1 Digite o Login e Senha 2 Clique 10 em (logar).

11 4 MANUTENÇÃO DE USUÁRIOS DO SISTEMA É neste módulo que é feita a manutenção dos usuários que irão acessar o sistema, incluindo os seus níveis de acesso. Os usuários possíveis são: - Master: Acesso total ao sistema, que inclui, manutenção de dados da empresa usuária do sistema, importação de dados do fabricante de tintas, formação de margens e custos, cadastros de clientes, cadastro de funcionários e usuários, cadastro de cores e fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister, definição das permissões dos relatórios, acesso ao reajuste de preços de custo das bases e corantes e geração de backup. - Supervisor: Importação de dados do fabricante de tintas, formação de margens e custos, cadastros de clientes, cadastro de funcionários e usuários, cadastro de cores e fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister, definição das permissões dos relatórios e geração de backup. - Gerente: Formação de margens e custos, cadastros de clientes, cadastro de cores e fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister e geração de backup. - Usuário: Cadastros de clientes, fórmulas próprias, consultor de fórmulas, produção, orçamento, abastecimento de cânister e geração de backup. - Inativo: Usuário com acesso bloqueado. Se desejar criar um novo usuário, clique em (Inserir). 1 3 Clique em (Confirma) para gravar o novo usuário. 2 Digite um novo login e senha, escolha um nível de acesso e Informe o nome do usuário. 11

12 5 PARÂMETROS DO SISTEMA Módulo onde são definidos os parâmetros de cálculo utilizado pelo sistema na formação do preço de venda. O sistema trabalha com dois sistemas de formação de preço de venda. - Técnico: Margem de lucro mais os encargos (sobre o preço de venda). - Simples: Custo mais margem de lucro (markup). Também podem ser informados os descontos concedidos para as bases e corantes e a margem de lucro pretendida que pode ser informada de acordo com o tamanho de embalagem. Entre com a forma de cálculo. 3 Entre com os Técnico: Margem de lucro + descontos para as bases. encargos (sobre o preço de venda) Simples:Custo + Margem de lucro. (Markup) Entre com os descontos para os corantes. Entre com os encargos 1 Entre com as bases de cálculo para as bases de tinta e corantes 12 6 Entre com a margem de lucro desejada por tipo de embalagem

13 6 ABASTECIMENTO DE CÂNISTER. Módulo utilizado para efetuar a manutenção dos corantes nos cânister's, com identificação do funcionário responsável pela operação. Operações disponíveis neste módulo: - Completar: efetua o enchimento do canister até o limite identificado no módulo de parâmetros do sistema. - Adicionar: permite acrescentar uma determinada quantidade de corante no canister. - Alterar para: permite a alteração da quantidade de corante presente no canister. - Purgar: reduz uma determinada quantidade de corante do canister. 1 - De um duplo click sobre o corante desejado ou clique em (Abastecer). 2 Escolha o corante desejado 3 Opte por uma das operações 4 Entre com a quantidade de corante, informe o funcionário responsável pela operação e clique em (OK) para confirmar 13

14 7 GERENCIAMENTO DE PERMISSÕES DOS RELATÓRIOS Acessado pelos administradores do sistema, permite o gerenciamento das permissões de acesso para cada relatório de acordo com o nível do usuário, permissões estas que podem ser do tipo: - Usuário - Gerente - Supervisor - Master Obs.: As permissões funcionam em cascata, ou seja, os usuários de acesso superior podem acessar os relatórios dos usuários de acesso inferior. Ex.: o usuário master pode ver os relatórios do usuário supervisor, o usuário supervisor pode ver os relatórios do usuário gerente e assim por diante, nunca o contrário. 1 Opte por uma das categorias 2 Opte por um dos relatórios disponíveis na categoria 3 De um duplo Clique no nível de permissão desejado 14

15 8 BARRA DE FERRAMENTAS DOS MÓDULOS DE CADASTRO Acéssa Faz Insere Atualiza um Altera os Grava os dados Vai para o Vai para o Acéssa o Cancela contagem módulo último módulo de o filtro de de novo dados do dados do pendentes registro registro pesquiza registros impressão regist. registro registro na rede anterior Copia Exclui Cancela as Vai para o informações o últimas primeiro do registro registro alterações registro atual Acéssa Fecha o Executa o Vai para o cadastro configuramódulo de próximo Ordena os de ções do filtragem registro dados de dados formulário clientes 9 CADASTRAMENTO DE FUNCIONÁRIOS Módulo utilizado para o cadastramento dos funcionários que irão utilizar o sistema, estes funcionários serão solicitados em alguns módulos do sistema, tais como: - Nova produção ou orçamento - Confirmação da produção da tinta - Abastecimento de cânister Utilize a barra de ferramentas para dar manutenção ao cadastro de funcionáros. Se achar necessário cadastre uma senha para que seja solicitada sempre que for requisitado a identificação do funcionário. Se desejar autorizar o funcionário a dar desconto de valores na produção de tinta, marque a opção (Autoriza Desconto). 15

16 10 CADASTRAMENTO DE CLIENTES Módulo utilizado para o cadastramento dos clientes que serão utilizados no módulo de produção de tintas, permitindo assim a identificação do cliente para futuros relatórios administrativos. Utilize a barra de ferramentas para dar manutenção ao cadastro de clientes 16

17 11 CADASTRAMENTO DE CORES COM FÓRMULAS PRÓPRIAS Módulo utilizado para o cadastramento das cores que serão utilizadas em suas respectivas coleções. Neste módulo pode ser identificado o código, o nome, a cor de exibição na tela e sua respectiva fórmula. 1 - Utilize a barra de ferramentas para dar manutenção ao cadastro de cores 2 - Para definir a cor de exibição no vídeo, digite o RGB da cor no local adequado ou clique em (Consulta Cor) e opte por um dos modos. 3 - Ajuste o tom da cor de exibição para a cor desejada e clique em (OK) para confirmar. 17

18 5 - Para definir a fórmula correspondente a cor criada clique em (Visualisar Fórmula). 4 - Clique em confirma para gravar a nova cor 6-Clique no produto desejado e após clique em (Inserir) 7-Clique na base desejada e após clique em (Inserir) 8-Clique na embalagem desejada e após clique em (Inserir) 11-Clique em (Fechar) assim que estiver concluído a formulação para esta cor Escolha os corantes que irão compor a fórmula clicando em (Inserir). 10-Clique na quantidade, informe a quantidade de corante (em onças) e pressione (ENTER) para confirmar.

19 12 FÓRMULAS PRÓPRIAS MÓDULO SIMPLIFICADO. Módulo simplificado para criação de fórmulas pelo usuário. 1 - Clique em (Inserir) para criar uma nova fórmula 2 Escolha uma coleção 7 Opte por uma das embalagens disponíveis 8 Informe quais os corantes e a quantidade necessária para a nova fórmula 9 Clique em (OK) para confirmar 19 3 Entre com o código da nova fórmula 4 Entre com o nome da nova fórmula 5 Opte por um dos produtos disponíveis 6 Opte por uma das bases disponíveis

20 13 CONSULTOR DE FÓRMULAS Módulo utilizado para consulta rápida de fórmulas. Neste módulo são mostradas todas as informações da cor escolhida, tais como: - Visualização da cor a ser produzida. - Foto da embalagem. - Corantes utilizados com suas respectivas quantidades. - Preço de venda à vista e a prazo. Entre com os dados da cor desejada: Coleção, código da cor, produto, base, embalagem e quantidade Se desejar ver o preço da fórmula desmontado, clique em (Financeiro). 20

21 14 PEDIDOS DE PRODUÇÃO Módulo utilizado para pedidos de produção de tinta. Em um único pedido de produção podem ser produzidas várias cores, cada cor confirmada é armazenada para que seja pigmentada posteriormente. Não há necessidade de pigmentar a cor no momento em que ela é solicitada, podendo assim ser formada uma espécie de fila de cores a serem pigmentadas que poderão ser dosadas de acordo com a necessidade e/ou prioridade. 2 Informe o cliente e o funcionário responsável 3 Clique em (Nova Cor). 9 Clique em (Produzir) para acessar o módulo de pigmentação 4 Informe o código da nova cor, o produto, a base, a embalagem e a quantidade de embalagens 6 Se desejar informar desconto em uma determinada tinta clique em (Desconto). 8 Escolha a cor a ser pigmentada 7 Para entrar com o pedido de uma nova cor nesta produção, repita os itens 3, 4 e Clique em (Nova produção). Para confirmar a pigmentação da cor e atualizar a quantidade de corante no canister basta clicar em (Produzir). Se desejar clique em (Imprimir Fórmula) ou (Imprimir Etiqueta). 5 Para confirmar, clique em gravar ou pressione ENTER após informar a quantidade 21

22 15 CONCEDENDO DESCONTO EM UM PEDIDO DE PRODUÇÃO. Se desejar conceder desconto em valor, informe o valor do desconto, pressione a tecla (F8) para o cálculo automático do percentual apropriado, informe o funcionário responsável e clique em (OK). Se desejar conceder desconto em percentual, informe o percentual, o funcionário responsável e clique em (OK). 15 RECUPERANDO PEDIDOS DE PRODUÇÃO Os pedidos de produção já confirmados são armazenados em fila até que sejam confirmadas todas as pigmentações das cores contidas nos mesmos, e podem ser recuperados a qualquer momento de acordo com a necessidade. 1 Clique em (Solicitações). 2 Se desejar localizar uma pendência entre com a informação desejada 3 Selecione a pendência desejada 4 Clique em (Selecionar) para confirmar 22

23 16 CRIANDO ORÇAMENTOS O próprio módulo de produção permite que sejam gerados orçamentos. Para isso basta identificar o orçamento no momento da criação do pedido de produção. 4 Para aprovar e produzir as cores do orçamento clique em (Aprovar Orçamento). 2 Informe o cliente e o funcionário responsável e marque a caixa (Orçamento). 1 - Clique em (Nova Produção). 3 Para entrar com as fórmulas desejadas siga as instrução do item 15 PEDIDOS DE PRODUÇÃO 23

24 17 GERADOR DE RELATÓRIOS A maioria dos relatórios disponíveis no sistema esta contida neste módulo. Funciona como uma central de relatórios, que são acessados de acordo com os níveis de permissões pré-estabelecidos pelos administradores do sistema. 2 Opte por um dos relatórios disponíveis na categoria 1 Opte por uma das categorias 24 3 Clique em (Visualizar) ou (Imprimir)

25 18 ALTERAÇÃO DA MARGEM DE LUCRO. Módulo utilizado para alteração da margem de lucro das fórmulas produzidas. A margem de lucro pode ser informada por embalagem. Após a confirmação todas as fórmulas a serem produzidas terão novo preço de venda. 1 - Clique em (Margem de Lucro por Embalagem). 2 Clique na margem de lucro a ser alterada. 3 Clique em (Alterar). 5 Clique em (Confirma) para gravar a nova margem de lucro Informe a nova margem de lucro.

26 19 REAJUSTE DO PREÇO DE CUSTO DAS BASES E CORANTES. 1 Opte pela alteração do custo das bases ou corantes. 3 Se desejar opte por apenas um tipo de embalagem. 2 Se desejar opte por apenas um tipo de produto. 4 Digite o novo custo do item selecionado. 20 REAJUSTE DO PREÇO DE CUSTO DAS BASES E CORANTES EM PERCENTUAL. 1 Opte pela alteração do custo das bases ou corantes. 2 Informe o percentual a ser reajustado. 3 Se tiver mais que uma tabela de cálculo, e for necessário, opte por uma das tabelas. 4 Se for necessário, opte por um dos grupos de produtos disponíveis. 6 Para visualizar os novos preços antes de reajustar clique em (Visualizar Simulação de Reajuste). 5 Informe o funcionário responsável pelo reajuste Para confirmar o reajuste clique em (Reajustar).

27 21 TRABALHANDO COM O SISTEMA TINTOMÉTRICO EM REDE. O sistema tintométrico Servcor permite sua utilização em redes locais. A instalação de cada terminal segue as mesmos passos do item (Instalando o Sistema) com exceção da terceira opção do menu de instalação, que ao invés desta, deve ser executada a quarta opção. Se o sistema já estiver instalado em um computador principal e o computador atual vai se comportar apenas com um terminal, opte por (Instalar o Servcor Módulo Terminal neste computador). Clique em (Avançar) para prosseguir com a instalação 27

28 22 CONFIGURANDO UM TERMINAL. Após a instalação do sistema no terminal será apresentado a tela de configuração de conexão. 1 Informe o endereço (IP) do servidor, senão souber acesse o sistema no servidor através das instruções abaixo e confira qual é o seu (IP). 2 Clique em (Testar Conexão) para verificar se o arquivo de conexão foi criado com sucesso, caso haja problemas o sistema irá avisar e o usuário deverá entrar em contato com o suporte da BBF Informática para obter instruções. 3 Se o teste de conexão apresentou sucesso Clique em (Ok) para confirmar. 23 VERIFICANDO O (IP) DO SERVIDOR. Para verificar o (IP) do servidor, execute o sistema no servidor, clique em (Ferramentas e Conexão) 28

29 24 CÓPIAS DE SEGURANÇA Módulo utilizado para efetuar cópias de segurança do banco de dados do sistema de forma simples e prática, sendo que as cópias nunca são sobrepostas, evitando assim que uma possível cópia danificada sobreponha uma cópia íntegra. Clique em (Fazer Cópia de Segurança) para confirmar. 29