O conceito de colaboração

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1 O conceito de colaboração O conceito de colaboração está ligado às técnicas que possibilitam que pessoas dispersas geograficamente possam trabalhar de maneira integrada, como se estivessem fisicamente juntas.

2 Por Julio Vulherme Engenheiro Eletricista pela POLI-USP e com Mestrado em Redes de Alta Velocidade pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná). Na Voitel Conference é o responsável pela área de Desenvolvimento de Produtos e paralelamente atua como Professor de Pósgraduação e MBA em diversas instituições. 2 voitel.com.br

3 O conceito de colaboração. Este artigo apresenta fundamentos ligados aos serviços de Comunicações Unificadas e Colaboração (UC&C, do inglês Unified Communications and Collaboration). O conceito de colaboração está ligado às técnicas que possibilitam que pessoas dispersas geograficamente possam trabalhar de maneira integrada, como se estivessem fisicamente juntas. Isso aumenta a produtividade, reduz os custos com deslocamento, passagens, hospedagens e ainda ajuda na redução de emissões de carbono. A origem deste tipo de serviço está ligada à criação de salas virtuais de reunião, que seriam acessadas através dos recursos existentes de telecomunicações, podendo ser somente uma conferência de áudio convencional (TDM, Time Division Multiplexing), ou ainda uma sessão on-line de compartilhamento de dados. Desta forma, é possível que se crie tais salas virtuais utilizando-se múltiplas mídias (rede telefônica pública com redes IP, por exemplo), porém, o advento das redes TCP/IP possibilitou a convergência dessas aplicações em uma única mídia, criando-se a possibilidade do desenvolvimento de ferramentas que abrangem múltiplas possibilidades de colaboração (tais como o Microsoft Lync, que disponibiliza serviços de áudio conferência, web conferencia, mensagens instantâneas, dentre outras). A convergência desses serviços numa única plataforma está ligada com o conceito de Comunicações Unificadas. As ferramentas de colaboração podem ser utilizadas para as mais diversas aplicações, desde comunicação em tempo real, compartilhamento de informações ou documentos, sendo que se pode classifica-las em duas categorias: Colaboração On-line: Ferramentas que permitem interação em tempo real entre os participantes de uma reunião remota. Como exemplo, ferramentas de audio conferência (que permitem a interação de múltiplos participantes através da rede telefônica) ou ainda web conference (apresentação e/ou edição em tempo real de documentos) são exemplos de ferramentas de colaboração on-line; Colaboração Off-line: São repositórios de informação a serem acessadas sob demanda, sem que haja interação em tempo real entre os participantes. Ferramentas tais como o Share Point (da Microsoft ) e redes sociais corporativas são exemplos de recursos que permitem interação off-line. 3 voitel.com.br

4 Colaboração On-line Audio Conferência São serviços que permitem a criação de salas virtuais de reunião que são acessadas através da rede pública de telefonia convencional ou via VoIP (voz sobre IP), sendo possível a criação de salas híbridas. Gerente Comercial no escritório central. Líder na filial em outro país. fora do escritório. (Dispositivo Movél) Com a utilização desse tipo de serviços é possível conectar à mesma sala virtual pessoas em diversas regiões do país (ou mesmo de outras partes do mundo). O líder (ou palestrante) fornece uma senha aos participantes que identifica a sala virtual e permite o acesso a reunião, independentemente de onde o participante está chamando e o numero de acesso escolhido. fora do escritório. (Dispositivo Movél) na filial em outro estado. fora do escritório em outro país. (Dispositivo Movél) Participantes no escritório. fora do escritório. Com frequência alguns tipos de aparelho viva-voz (conhecidos popularmente como estrelas ) são confundidos com o serviço de áudio conferência. Esclarecendo as diferenças, as estrelas nada mais são que aparelhos telefônicos convencionais que possuem um sistema de viva-voz de qualidade, o que possibilita a utilização desse tipo de aparelho em salas de reunião com bom desempenho em termos de inteligibilidade de voz. Porém, esse aparelho não é capaz de promover sozinho a áudio conferência, necessitando contratar-se a sala virtual através de um provedor de serviço especializado. Uma vez tendo contratado esse serviços, a estrela pode ser utilizada para se conectar ao serviço (como seria feito com qualquer aparelho telefônico). Nos sistemas mais modernos, além do serviço de áudio conferencia propriamente dito, existem aplicações satélite que ajudam o líder da conferência a melhorar a produtividade da reunião. Por exemplo, existem aplicações web para controle on-line dos participantes, onde o líder consegue (visualmente) acompanhar a lista de participantes, controlar o seu ingresso e permanência na reunião, abrir e fechar linhas, dentre outras funcionalidades. Existem também aplicações para dispositivos móveis, que possibilitam a abertura de sessões de áudio, além do envio de convites a participantes, com poucos cliques na tela do seu smartphone. 4 voitel.com.br

5 Web Conference Quando somente o áudio não é suficiente para garantir a efetividade da reunião, por exemplo no caso de uma apresentação ou treinamento com participantes remotos, o líder da conferência pode lançar mão de ferramentas de web conference, de tal maneira que este possa compartilhar documentos, apresentações, planilhas ou qualquer outro conteúdo para ser acompanhado em tempos real pelos participantes. A utilização conjugada das ferramentas de áudio e web conferência melhora a percepção dos participantes com relação a reuniões remotas, uma vez que com o áudio mais o compartilhamento de aplicações o ambiente se aproxima muito ao de uma reunião presencial. De acordo com estudo da Pearson Learning Solutions, de 2011, a percepção de aproximadamente 70% dos usuários de ferramentas de colaboração é de Líder que a assimilação do conteúdo é igual ou superior à de uma sessão presencial. Área de Compartilhamento O acesso a esse tipo de serviço pode ser efetuado através de navegadores web, ou ainda por clientes dedicados. Os navegadores são a solução normalmente preferida, uma vez que não necessita de roll out de uma ferramenta específica, porém a desvantagem em relação aos clientes dedicados é que estes possuem alguns recursos adicionais (até mesmos pelo fato de serem aplicações desenhadas para um propósito específico). Este tipo de solução atende às necessidades de reunião com até algumas dezenas de participantes, com necessidade de interação bidirecional entre os participantes e o líder, ou ainda entre os próprios participantes. Video Conferência Vídeo conferência é um dos clássicos serviços de comunicações unificadas e colaboração, que utiliza serviços telefônicos digitais (ISDN) ou em redes TCP/IP no transporte de chamadas de áudio e vídeo em conexões ponto-a-ponto ou ponto-multiponto (com utilização de unidades comutadoras, conhecidas como MCUs). Num passado não muito distante, a escalabilidade desse serviço atingia somente poucas dezenas de sites, uma vez que para acesso ao serviço era necessário estar presente em uma sala 5 voitel.com.br

6 com a infraestrutura necessária à sua utilização (câmera, aparelho de TV, CODEC, microfones, etc). Porém, com o advento recente das aplicações de vídeo conferência em PCs (em desktops ou notebooks, utilizando interfaces web), esse tipo de solução ganhou em mobilidade e escalabilidade. Streaming O nome streaming é empregado à técnica de transmissão de áudio e vídeo pela Internet como uma transmissão de TV. Caso seja necessário fazer uma comunicação para centenas (ou até milhares) de participantes, sem a necessidade de interação bidirecional em tempo real, esse tipo de aplicação que pode ser mais eficiente nessas situações. Os serviços de streaming e vídeo conferência são frequentemente confundidos entre si, simplesmente pelo fato de ambos envolverem a captura e transporte de sinal de vídeo. Porém, as aplicações práticas para cada um deles é distinta, uma vez que vídeo conferência se presta à colaboração bidirecional entre (no máximo) algumas dezenas de sites, ao passo que as ferramentas de streaming tem como característica a difusão de informação de um para muitos, para até dezenas (ou até centenas) de milhares de participantes. Nos serviços mais modernos de streaming disponíveis no mercado, voltadas para aplicações de colaboração, é possível agregar a apresentação de documentos ao conteúdo de áudio e vídeo, bem como a aplicação de enquetes e chats (para envio de perguntas ao palestrante). Dado que o acesso a esse serviço se dá pela Internet, é possível a difusão de informações nas corporações (por maior que seja sua capilaridade) com velocidade e eficiência. Além disso, essa ferramenta se torna útil na substituição das antigas e dispendiosas ferramentas de transmissão de vídeo por satélite. Ao Vivo Chroma Key Internet Vídeo Apresentação Ao Vivo Chat On Demand 6 voitel.com.br

7 Colaboração Off-line A Colaboração Off-line se aplica a situações onde a interação entre um grupo não se dá num evento com hora marcada, mas sim são necessários recursos para o compartilhamento de informações durante um determinado período no tempo. Por exemplo, durante o período de execução de um projeto (que pode levar de algumas semanas até alguns anos) toda a documentação relativa aos projetos (especificações, requerimentos, cronogramas, atas de reunião, etc) precisa estar disponível num ambiente seguro e de fácil acesso para que os participantes do grupo possam fazer consultas, comentar ou até mesmo editar esse conteúdo, oferecendo recursos de controle de versão e rastreabilidade. O Share Point da Microsoft pode ser uma plataforma base para o desenvolvimento desse tipo de portal de colaboração, sendo que a partir dele podem ser desenvolvidos aplicativos que utilizam tal plataforma para adicionar funcionalidades específicas, criando portais de ensino à distância, repositório de vídeos ou até mesmo redes sociais corporativas. Conclusão Dada toda a gama de serviços de comunicação unificada e colaboração, percebemos que não existe uma solução que sirva para todas as situações, porém uma combinação entre os serviços descritos acima pode cobrir as necessidades de uma corporação em termos de colaboração. Como exemplo, uma sessão de treinamento pode ser posta em prática utilizando-se desde soluções simples, empregando-se somente os serviços de áudio conferência, ou ainda, dependendo da demanda, é possível que se agregue recursos de webconference (para a melhoria da percepção dos treinandos). Num caso extremo, pode-se para a mesma situação ser proposta uma solução mais bem elaborada, com a inclusão de solução de streaming para a geração do conteúdo, agregada a soluções off-line (portais colaborativos com recursos tais como fóruns, blogs e wiki) agregadas a sistemas de gerenciamento de aprendizagem (LMS). Perceba que para a mesma solução há várias possibilidades, cuja escolha depende dos requisitos e, obviamente, do orçamento disponível. Referência - Going the Distance 7 voitel.com.br

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