Arquivo e Documentação Digital: Acesso. Carlos Guardado da Silva

Transcrição

1 Regras, Registo, Tratamento e Acesso 1 Carlos Guardado da Silva

2 Contexto Arquivo Sistema de Informação Organizacional: Recurso estratégico (ativo); Apoio à tomada de decisão (SI); Fator de competitividade/concorrencial; Qualidade dos serviços e produtos; Valor acrescentado/ agregador; 2 Repositórios de Informação/ Conhecimento O Município/A freguesia (ex.) - motor do desenvolvimento local

3 Papel do Arquivo SERVIÇO Responsável pela Gestão da Informação do Sistema (CM, AM, JF, SM e outros incorporados) OBJETO Gestão continuada da Informação, em qualquer suporte e formato. 3 RELAÇÃO estreita entre os Sistemas de Informação e os Sistemas Tecnológicos de Informação ( Aplicação) e as Aplicações orientadas ao Negócio

4 Papel do Arquivo Mais do que uma FUNÇÃO DE CONSERVAÇÃO (estática, final), ao Arquivo é requerida uma FUNÇÃO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO 4 (dinâmica, ativa, proativa, na produção, onde começa a função arquivística: o desenho do SI, na definição dos formulários e fluxos de informação, de responsabilidades, nas regras de gestão documental, nos requisitos do procedimento, em articulação com o Responsável pela direção do procedimento (art. 55 CPA)

5 Papel do Arquivo OBJETIVO: garantia o acesso contínuo e permanente à informação (n.º 2 do Art. 14.º CPA) OBRIGATORIEDADE: preservação da Informação a longo prazo (reforço da função e preservação no contexto Digital) (n.º 2 do Art. 14.º CPA) 5 O VALOR INFORMACIONAL (Administrativo) Não o valor histórico anulação da dicotomia documento-prova e documento-memória

6 Situação atual Mais de 100 municípios sem ARQUIVISTA (GESTOR da INFORMAÇÃO) As funções técnicas arquivísticas nos chamados arquivos correntes realizadas por técnicos administrativos e operacionais sem formação 6 Enquadramento orgânico dos arquivos (Arquivos históricos, que não têm de ser) na área da Cultura.

7 Situação atual A inexistência de uma gestão documental/informacional integrada (que não tem lugar no contexto digital). Faz sentido termos aplicações ou bases de dados distintas para Arquivos correntes e históricos? A inexistência de um Plano de Classificação (1/3 2009) e de Avaliação Sistemática e periódica da Informação acumulada 7 OBRIGATORIEDADE: preservação da Informação a longo prazo (reforço da função e preservação no contexto Digital)

8 Situação atual O crescimento exponencial do número de documentos em suporte digital (ex. ) e a sua não integração no Sistema de Informação (um problema organizacional, não tecnológico) que o CPA não resolve Reduzido n.º de municípios com manuais de procedimentos/qualidade 8 Sobrevalorização do valor secundário dos documentos face ao valor primário (de natureza administrativa/ informacional)

9 Situação atual Arquivo e Documentação Digital: O não cumprimento dos requisitos do MOREQ 2010, por grande parte das aplicações informáticas Um serviço de expediente deve estar sob a alçada de um serviço de arquivo Não valorização da função de gestão da informação (Quantas divisões de gestão da informação existem?) 9 A permanência da gestão documental ou da informação como atividade administrativa, quando é arquivística. Não reconhecimento do valor do .

10 Papel do Arquivo PAPEL-CHAVE no APOIO à Tomada de decisão (ao considerar a informação como um ativo estratégico) Papel no REFORÇO DA DEMOCRACIA PARTICIPATIVA E DA CIDADANIA (acesso à Informação, inscrito no art. 19.º da Declaração Universal dos Direitos do Homem - ONU): 10 «Artigo 19.º Todo o indivíduo tem direito à liberdade de opinião e de expressão, o que implica o direito de não ser inquietado pelas suas opiniões e o de procurar, receber e difundir, sem consideração de fronteiras, informações e ideias por qualquer meio de expressão.»

11 Papel do Arquivo ACCOUNTABILITY: transparência (Índices) e Prestação de contas BOA ADMINISTRAÇÃO (art. 5.º do CPA (desempenho organizacional) fator de competitividade: critérios de eficiência, economicidade e celeridade (aproximando os serviços dos cidadãos) 11 MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA: simplificação de processos de negócio e de procedimentos administrativos (o arquivista como agente da mudança organizacional) QUALIFICAÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS (ISO 9001: 2015)

12 Modernização Administrativa Uniformização de processos de negócio Simplificação de processos e procedimentos privilegiar a opção pelos procedimentos mais simples, cómodos, expeditos e económicos sendo em regra o atendimento. realizado através de meios digitais (alínea d) art. 2.º do DL 73/2014 (13 DE MAIO) c/ formulários eletrónicos (n.º. 1 do art. 13.º A) 12 e notificações por via eletrónica (n.º 4 do art. 13.º A) com a possibilidade de remessa via eletrónica ou postal de atestados, certidões ou outros atos meramente declarativos (n.º 1 do art. 21.º)

13 Modernização Administrativa Princípios DL 73/2014 (13 de maio) (Preâmbulo): sistema de informação para a gestão ; (alínea f) do art.º 1.º) administração que dispensa comprovativos; baseada na confiança nos cidadãos; 13 Promoção da obtenção oficiosa da informação já detida pela Administração Pública (b) art.º 2.º); princípio Only-Once

14 Modernização Administrativa Desburocratização Portais e sítios na Internet da Admin. Pública Todos os serviços e organismos da Administração Pública devem disponibilizar aos cidadãos e aos agentes económicos portais e ou sítios na Internet que têm como 14 objetivos art. 47.º A Gestão eficaz e eficiente = Boa Administração (CPA)

15 Reutilização da Informação. Dispensa de apresentação de documentos (13 de maio de 2015) - art. 28.º A n.º 2 os serviços e organismos da AP devem assegurar, entre si, a partilha de dados e ou documentos públicos necessários a um determinado processo ou prestação de serviços, n.º 3 Deve ser promovida a criação de certidões 15 permanentes online ou mecanismos de consulta de dados eletrónicos por via da plataforma digital iap Accountability: prestação de contas, responsabilização e transparência.

16 Modernização Administrativa DL 73/2014 (13 de maio) (Preâmbulo): Importa adequar o modo de funcionamento da A.P. a um paradigma de prestação digital de serviços públicos. Diálogo entre o Sistema de Informação e 16 o Sistema Tecnológico da Informação Exigência de novas competências SI - suporte da estratégia organizacional

17 Modernização Administrativa Gestão Continuada da Informação (eliminação, pelo digital, do princípio das Três Idades ) Convergência Digital: do Arquivo Digital ao Repositório Digital 17 Sistema de Informação que garanta o armazenamento, a preservação e o ACESSO PERMANENTE à informação digital.

18 Modernização Administrativa Introdução da figura do Responsável pela direção do procedimento (art. 55.º CPA): - Admin. Pública c/ rosto e qualidade; - Separação, desde início do procedimento, da direção do procedimento (responsável pela totalidade do procedimento, não apenas a instrução) e do decisor 18 - Deve constar a direção do procedimento nas aplicações informáticas - A exigência da assinatura digital certificada na utilização de meios eletrónicos (b) do n.º 3 do art. 61º)

19 Ferramentas e regras INTEROPERABILIDADE Para a permuta e reutilização da Informação: MIP (Metainformação para a Interoperabilidade) 17 elementos de metainformação descritiva: Permuta e preservação de Informação MEF (Macroestrutura Funcional) ISO 15489:2001 Uniformização + LC + ASIA (Avaliação Suprainstitucional de 19 Informação Arquivística) Plano de Classificação Funcional da Admin. Pública /da Sociedade conforme à MEF ORGANIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DO SI/ ORGANIZACIONAL (C/ Indicadores de desempenho normalizados) e Reengenharia de Processos de Negócio (PN)

20 Ferramentas e regras Resposta à Medida 51 do Simplex + (intitulada Arquivo Digital) a utilizar nas transações entre a Administração Central e Local c/ Objetivo promoção da utilização de instrumentos transversais de 20 gestão da informação para classificar e controlar os documentos produzidos e recebidos nos organismos públicos. Pretende-se que estes instrumentos sejam disponibilizados por uma plataforma modular de serviços partilhados, passível de integração com os sistemas de informação existentes por qualquer organismo. A plataforma permite ainda desmaterializar os procedimentos, atualmente obrigatórios, para se poder eliminar documentação em papel no Estado. A Medida tem de estar implementada até ao final do 4.º trimestre 2017.

21 Ferramentas e regras Projeto em curso pela DGLAB M51 CLAV. Arquivo Digital: Plataforma modular para a classificação e a avaliação da informação pública para implementação da Medida 12 da Resolução do Conselho de Ministros n.º 12/2012: «diminuta utilização / aplicação de instrumentos para a estruturação da 21 informação pública, com consequências ao nível da não recuperação de informação e da acumulação de documentos.

22 AMBIENTE DIGITAL O acesso à Informação através da INTERNET. - DESMATERIALIZAÇÃO da Informação: Informação digital e metainformação 22 Digitalizar para preservar versus (?) digitalizar para comunicar/promover o acesso à Memória/Informação? Mercado concorrencial: promoção do acesso + consumo A promoção do acesso/da preservação (custos!) Persistência da dicotomia Informação/ Memória

23 CONCLUSÕES Arquivo e Documentação Digital: Promoção de uma Boa Administração (Boas Práticas de Gestão da Informação), designadamente: A INFORMAÇÃO como recurso ATIVO e Classificação ESTRATÉGICO de acesso permanente Organização do Conhecimento: organização da informação e recuperação da informação Gestão da Informação: desde a produção 23 Avaliação (gestão, utilização, PRESERVAÇÃO) garantia dos direitos e deveres dos cidadãos Preservação da Memória (anulação da dicotomia Informação-Memória) Records continuum Model

24 CONCLUSÕES Avaliação de desempenho Mudança de Paradigma 24 Perfil do gestor de Informação Arquivo e Documentação Digital: Promoção de uma Boa Administração (Boas Práticas de Gestão da Informação), designadamente: Avaliação do desempenho dos SI tendo por base Indicadores de Desempenho associados a Processos de Negócio (PN) Papel estratégico do SI na melhoria do desempenho organizacional NOVO paradigma na Gestão da Informação Do Fundo ao Sistema de Informação (aberto) Perrow apud Chiavenato (2003: 482); (organizações sociais) NOVO Perfil do Gestor de Informação c/ posicionamento estratégico nas organizações

25 CONCLUSÕES Arquivo e Documentação Digital: Promoção de uma Boa Administração, designadamente: Administração Pública focalizada nos cidadãos Maior visibilidade dos profissionais de informação Maior visibilidade dos Responsáveis pela direção dos procedimentos Centrados na gestão dos processos de negócio e na sua Reengenharia 25 (não no desenho dos mesmos a partir da sua observação, mas enquanto construtores da mudança organizacional) cultura organizacional fomentadora da mudança Velhos desafios novas ferramentas Novos SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

26 Regras, Registo, Tratamento e Acesso Muito Muito Obrigado! 26 Carlos Guardado da Silva carlosguardado@campus.ul.pt

27 Apresentações (8 minutos) FRESOFT ANO SAPHETY MEDIDATA ACINGOV AIRC 27 MIND DEBATE (10-15 minutos)