Evidências de Auditoria e Documentação. Prof. Jerônimo Antunes

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1 Evidências de Auditoria e Documentação Prof. Jerônimo Antunes 1

2 Agenda Norma de Evidência Evidência de Auditoria Adequação e Suficiência da Evidência Fontes de Evidências e onde obter Evidências Categorias de afirmações em DCs Seleção de Itens Procedimentos Especialista da Administração Papéis de Trabalho Exemplos 2

3 Auditoria Independente Risco de Auditoria Risco de Distorção Relevante Risco Inerente Risco de Controle Risco de Detecção 3

4 Norma de Evidência NBC TA Norma Internacional ISA 500 Definição de evidência de auditoria Responsabilidade do auditor Procedimentos Nova resolução entrou em vigor em 1º de Janeiro de

5 Objetivo do auditor Conforme a NBC TA 500, o objetivo do auditor definir e executar procedimentos de auditoria que permitam ao auditor conseguir evidência de auditoria apropriada e suficiente que lhe possibilitem obter conclusões razoáveis para fundamentar a sua opinião. 5

6 Objetivo do auditor Procedimentos Definir e executar Evidência Apropriada e suficiente Opinião Conclusões razoáveis 6

7 NBC TA 501 Evidência de Auditoria O objetivo do auditor é obter evidência de auditoria apropriada e suficiente com relação a: (a) existência e condições do estoque; (b) totalidade dos litígios e reclamações envolvendo a entidade; e (c) apresentação e divulgação de informações por segmentos em conformidade com a estrutura de relatório financeiro aplicável. 7

8 Evidência de auditoria Informações utilizadas pelo auditor para chegar às conclusões em que se fundamentam a sua opinião e seu relatório. Natureza cumulativa. 8

9 Evidências de auditoria Objetivo do auditor: definir e executar procedimentos de auditoria a fim de conseguir evidência de auditoria apropriada e suficiente que lhe possibilitem obter conclusões razoáveis para fundamentar de maneira adequada a sua opinião. Adequação e suficiência Informações a serem utilizadas como evidência de auditoria Seleção de itens para testes Inconsistências ou dúvidas 9

10 Requisitos das evidências de auditoria Evidência de auditoria apropriada e suficiente A suficiência é a medida da quantidade de evidência de auditoria. A quantidade da evidência de auditoria necessária é afetada: - pela avaliação do auditor dos riscos de distorção; - pela qualidade de tal evidência de auditoria; A evidência apropriada se relaciona com a natureza e época de aplicação dos procedimentos e se refere à qualidade da evidência. 10

11 Requisitos das evidências de auditoria Adequação da evidência de auditoria É a medida da qualidade da evidência de auditoria, isto é, a sua relevância e confiabilidade para suportar as conclusões em que se fundamenta a opinião do auditor. A suficiência e adequação da evidência de auditoria estão inter-relacionadas; porém, a obtenção de mais evidência de auditoria não compensa a sua má qualidade. 11

12 Requisitos das evidências de auditoria Relevância e Confiabilidade Embora a evidência de auditoria seja principalmente obtida a partir de procedimentos de auditoria realizados durante o curso do trabalho, ela também pode incluir informações obtidas de outras fontes, por exemplo, auditorias anteriores, em certas circunstâncias, e procedimentos de controle de qualidade da firma de auditoria para aceitação e continuidade de clientes. A qualidade de toda evidência de auditoria é afetada pela relevância e confiabilidade das informações em que ela se baseia. 12

13 Requisitos das evidências de auditoria A relevância trata da ligação lógica ou influência sobre a finalidade do procedimento de auditoria e, quando apropriado, a afirmação em consideração. A relevância das informações a serem utilizadas como evidência de auditoria pode ser afetada pela direção do teste. Um dado conjunto de procedimentos de auditoria pode fornecer evidência relevante para certas afirmações, mas não para outras 13

14 Evidências de auditoria classificação A classificação é feita conforme os procedimentos que originaram a evidência: a) Evidência física b) Evidência documental c) Evidência testemunhal d) Evidência analítica 14

15 Fontes de evidências A evidência de auditoria inclui as informações contidas nos registros contábeis que suportam as demonstrações contábeis e outras informações; Podem ser elaboradas com a utilização do trabalho de especialista da administração; Algumas vezes a ausência de informações é considerada evidência; Registros de lançamentos contábeis e sua documentação-suporte; os livros diário, razões geral e auxiliares, as reclassificações nas demonstrações contábeis não refletidas no diário e as planilhas de trabalho, que suportem as alocações de custos, cálculos, conciliações e divulgações. Evidência de auditoria abrange informações que suportam e corroboram as afirmações da administração e qualquer informação que contradiga tais afirmações 15

16 Onde obter evidências Principalmente nos procedimentos de auditoria Auditorias anteriores- contanto que o auditor tenha determinado se ocorreram mudanças desde a auditoria anterior que possam afetar sua relevância para a atual auditoria Procedimentos de controle de qualidade da firma de auditoria para aceitação e continuidade de clientes Confirmações de terceiros, relatórios de analistas e dados comparáveis sobre concorrentes (dados referenciais para benchmarking) Pode vir de fontes de dentro ou de fora da entidade Evidências obtidas a partir de fontes diferentes ou de natureza diferente dão mais segurança do que itens de evidência de auditoria considerados individualmente 16

17 Asserções da Administração São usadas pelo auditor para organizar evidências de auditoria. Para demonstrações financeiras Para a apresentação e as divulgações Existência ou ocorrência Completude Avaliação e alocação Direitos e obrigações Exatidão Corte (cut-off) Classificação Para classes de transações/ saldos de balanços Para saldos de balanços Para classes de transações Ocorrência e direitos e obrigações; Completude; Classificação e compreensibilidade; Exatidão e avaliação. 17

18 Asserções da Administração Afirmações sobre classes de transações e eventos para o período sob auditoria. Ocorrência: transações ou eventos que foram registrados ocorreram e são da entidade. Integridade: todas as transações e eventos que deviam ser registrados foram registrados. Exatidão: valores e outros dados relacionados a transações e eventos registrados foram registrados adequadamente. Corte: as transações e eventos foram registrados no período contábil correto (princípio da competência) Classificação: as transações e eventos foram registrados nas contas corretas. 18

19 Asserções da Administração Afirmações sobre saldos de contas no fim do período. Existência: ativos, passivos e elementos do PL existem. Direitos e Obrigações: a entidade detém ou controla os direitos sobre os ativos e os passivos são as obrigações da entidade. Integridade: todos os ativos, passivos e PL que deveriam ser registrados foram registrados. Valorização e alocação: ativos, passivos e PL estão incluídos nas demonstrações contábeis nos valores apropriados e quaisquer ajustes resultantes de valorização e alocação estão adequadamente registrados. 19

20 Categorias de afirmações em DCs Existência/ocorrência Ativos e passivos realmente existem em determinada data; Transações contabilizadas em determinado período realmente ocorreram; Aplica-se à elementos tangíveis ou intangíveis; Integridade Todas as transações e contas que deveriam ser apresentadas estão presentes nas demonstrações contábeis; Problemas de omissão de itens e separação de períodos; Se chegar a conclusão que não existe evidência suficiência para determinar a integridade das demonstrações é recomendável que o auditor emita parecer com abstenção de opinião; 20

21 Categorias de afirmações em DCs Direitos e obrigações Ativos evidenciados são de fato propriedade da entidade e que qualquer obrigação existente sobre eles forem devidamente evidenciados; Inclui direitos de utilização de propriedade e certos passivos que não representam obrigações legais (arrendamento financeiros e custos de pensão não fundeados); Trata somente do Balanço Patrimonial; Avaliação/alocação Os componentes das demonstrações foram evidenciados pelas quantias corretas (de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos, e são matematicamente precisos; Princípios de avaliação (custo histórico, valor realizável líquido valor de mercado, valor presente e etc), princípio de confrontação de receitas e despesas, uniformidade na aplicação de princípios contábeis e razoabilidade das estimativas efetuadas; 21

22 Categorias de afirmações em DCs Apresentação e divulgação Componentes estão adequadamente descritos e classificados. Exemplo: distinção entre contas a receber de partes relacionadas. 22

23 Adaptado de Longo(2011) Áreas, contas ou eventos das demonstrações financeiras Inspeção Observação Conf. Ext. Recálculo Reexecução Proc. Analít. Indagação Caixa x x x Bancos Conta Movimento x x x x Estoques x x x x x Amortizações e testes de recuperabilidade x x x Salários a pagar x x x x Receitas operacionais x x x x x Comissões de vendas x x x x x Lucro líquido x x

24 Seleção dos itens O auditor deve determinar meios para selecionar itens a serem testados que sejam eficazes para o cumprimento dos procedimentos de auditoria. A aplicação de qualquer um desses meios ou de uma combinação deles pode ser apropriada dependendo das circunstâncias específicas. Os meios à disposição do auditor para a seleção de itens a serem testados são: De todos os itens Itens específicos Amostragem de auditoria Examina toda a população de itens que constituem uma classe de transações ou saldo contábil; Mais comum em detalhes; Ex:População com número pequeno e grande valor. Fatores que incluem o entendimento da entidade pelo auditor, os riscos avaliados de distorção relevante e as características da população que está sendo testada; Risco de não amostragem; Itens de valor alto ou itenschave; Itens acima de certo valor; itens para obtenção de informação; Destina-se a possibilitar conclusões a serem tiradas de uma população inteira com base no teste de amostragem extraída dela; 24

25 Procedimentos A evidência é conseguida pela execução de: De avaliação de riscos Procedimentos Adicionais de auditoria Testes de controles (exigido pela norma ou optativa) Procedimentos substantivos, testes de detalhes e analíticos Testes de controle: avalia a eficácia operacional dos controles na prevenção, detecção e correção de distorções relevantes no nível da afirmação. Identifica condições que indicam a realização de controles e condições de desvio que indicam desvios da execução apropriada. Procedimentos: detecta distorções relevantes no nível da afirmação. Identifica de condições relevantes para o propósito do teste que constituem uma distorção na afirmação relevante. 25

26 Procedimentos Procedimentos de Auditoria é o conjunto de técnicas que permitem a auditoria obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião. Teste de Controle (exame de aderência) Visam avaliar a efetividade operacional dos controles na prevenção ou detecção e correção de distorções no nível de afirmações. Testes Substantivos Visam detectar distorções relevantes no nível de afirmações. 1. Testes de Detalhes 2. Procedimentos Analíticos Substantivos 26

27 Procedimentos Testes Substantivos 1. Testes de Detalhes São aqueles que fornecem evidências nas quais o auditor verifica se os fatos contábeis foram adequadamente registrados. Em determinadas situações, as empresas registram operações fictícias, sem suporte documental, com o objetivo de mascarar determinada evidência ou apresentar uma situação diferente da real. 27

28 Procedimentos Testes Substantivos 2. Procedimentos Analíticos Substantivos Consistem na verificação do comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situação ou tendências atípicas. Compreende um conjunto de índices e indicadores que funcionam como sinal de alerta para o auditor. 28

29 Procedimentos Os procedimentos para a obtenção de evidência podem ser utilizadas de forma isolada ou conjunta, como procedimentos de avaliação de riscos, testes de controle ou procedimentos substantivos, dependendo do contexto: Inspeção; Observação; Confirmação; Recálculo; Reexecução; Procedimentos analíticos e; Indagação. 29

30 Procedimentos Inspeção Exame de registros ou documentos, internos ou externos, em forma de papel, em forma eletrônica ou em outras mídias, ou o exame físico de um ativo. Obs: Ativos intangíveis e financeiros. Observação Exame do processo ou procedimento executado por outros. Limitações: limitada ao ponto no tempo em que a observação ocorre; Pode ser distorcida pelo fato de que o ato de ser observado pode afetar a maneira como o processo ou procedimento é executado. Inspeção de um contrato executado pode fornecer evidência da aplicação de políticas contábeis da entidade. Observação pelo auditor da contagem do estoque pelos empregados da entidade ou da execução de atividades de controle. 30

31 Procedimentos Confirmação externa Uma resposta escrita de terceiro (a parte que confirma algo) ao auditor (escrita, eletrônica ou em outra mídia). Normalmente associados a saldos contábeis e seus elementos, mas não se restringe a isso. Recálculo Verificação da exatidão matemática de documentos ou registros (manual ou eletronicamente). Reexecução Execução independente pelo auditor de procedimentos ou controles que foram originalmente realizados como parte do controle interno da entidade. Confirmação de termos de contratos ou transações da entidade com terceiros; Confirmação de ausência de acordo paralelo. 31

32 Procedimentos Procedimentos analíticos Avaliação das informações feitas por meio de estudo das relações plausíveis entre dados financeiros e não financeiros. Investigação de flutuações e relações identificadas que sejam inconsistentes com outras informações relevantes ou que se desviem significativamente dos valores previsto. Indagação Busca de informações junto a pessoas com conhecimento, financeiro e não financeiro, dentro ou fora da entidade, escritas (formais) ou orais (informais). Evidências novas ou comprobatórias, e ainda divergente de evidências obtidas. Informações referentes à possibilidade da administração burlar os controles 32

33 Especialista da administração Especialista da administração é uma pessoa ou organização com especialização em uma área, que não contabilidade ou auditoria, cujo trabalho naquela área de especialização é utilizado pela entidade para ajudá-la na elaboração das demonstrações contábeis. Exemplo: Atuário. 33

34 Especialista da administração Para inclusão como evidência de auditoria, o trabalho do especialista deve comtemplar: Relevância e Razoabilidade Constatações/Conclusões; Premissas e métodos significativos; Dados-fonte; Habilidades Experiência pessoal com trabalho anterior; Discussões com o especialista e demais familiarizados com seu trabalho; Qualificações do especialista; Competência para cumprir exigências contábeis relevantes; 34

35 Papéis de Trabalho Os papéis de trabalho são o conjunto de documentos e apontamentos com informações e provas coligidas pelo auditor, preparados de forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios, que constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião. 35

36 Papéis de trabalho Os papéis de trabalho destinam-se a: Auxiliar no planejamento e na execução da auditoria, através da análise dos documentos de auditorias anteriores Simplificar a revisão do trabalho de auditoria Registrar as evidências do trabalho de auditoria, fundamentando o parecer do auditor 36

37 Papéis de Trabalho Principais papéis de trabalho (básicos): Demonstrações contábeis auditadas; Balancete da razão; Folha de ajustes; Folha de análises das contas do ativo, passivo, receita, despesa, PL; Etc; 37

38 Papéis de Trabalho Principais papéis de trabalho (básicos): Em lugar de destaque: cópia ou extrato do contrato com cliente; memorando com datas de encerramento; tipos de relatórios a elaborar destinatários 38

39 Papéis de trabalho Forma e conteúdos Planejamento de auditoria Natureza Oportunidade Extensão dos procedimentos aplicados Resultados obtidos e as suas conclusões da evidência da auditoria 39

40 Papéis de trabalho Forma e conteúdos Os papéis de trabalho são elaborados, estruturados e organizados para atender às circunstâncias do trabalho e satisfazer às necessidades do auditor para cada auditoria Padronização dos papéis de trabalho melhoram a eficácia dos trabalhos Exemplos: listas de verificações de procedimentos, cartas de confirmação de saldos, termos de inspeções físicas de caixa, de estoques e de outros ativos Utilização dos papéis de trabalho facilita a delegação de tarefas, implicando em um maior controle de qualidade 40

41 Importância da documentação de auditoria Se o trabalho não estiver documentado, é como se tal procedimento não tivesse sido realizado; Ou seja, explicações verbais do auditor mesmo que adequadas, não substituem a necessária documentação. 41

42 MONTAGEM DO ARQUIVO FINAL O auditor deve montar a documentação em arquivo de auditoria e completar o processo administrativo de montagem do arquivo final de auditoria tempestivamente após a data do relatório do auditor; Após a montagem do arquivo final de auditoria ter sido completada, o auditor não apaga nem descarta documentação de auditoria de qualquer natureza antes do fim do seu período de guarda dessa documentação; Se o auditor julgar necessário modificar ou acrescentar nova documentação de auditoria após a montagem do arquivo final, deve documentar: (a) (b) as razões específicas para fazê-los; e quando e por quem foram executados e revisados. 42

43 Estoques a) Acompanhamento da contagem física dos estoques: Procedimentos de registro e controle da entidade; Inspeção do estoques; Executar testes de contagem; b) Execução de procedimentos de auditoria nos registros finais de estoque da entidade para determinar se refletem com precisão os resultados reais da contagem de estoque. 43

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47 Litígios e Reclamações O auditor deve definir e executar os procedimentos de auditoria de modo a identificar litígios e reclamações envolvendo a entidade, que possam gerar um risco de distorção relevante: (a) indagação à administração e, conforme o caso, a outros dentro da entidade, incluindo consultores jurídicos internos; (b) revisão das atas de reuniões dos responsáveis pela governança e correspondência entre a entidade e os seus consultores jurídicos externos; e (c) revisão das contas de despesas legais; 47

48 EAC-0401 AUDITORIA E PERÍCIA EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA E DOCUMENTAÇÃO 11. Exemplos de evidências para auditoria de litígios e reclamações 48 O auditor deve identificar litígios e reclamações envolvendo a entidade, que possam gerar um risco de distorção relevante, incluindo: (a) indagação à administração e, conforme o caso, a outros dentro da entidade, incluindo consultores jurídicos internos; (b) revisão das atas de reuniões dos responsáveis pela governança e correspondência entre a entidade e os seus consultores jurídicos externos; (c) revisão das contas de despesas legais. Departamento de Contabilidade e Atuária da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo

49 Exemplos: Balancete de trabalho Quadros e análises Memorandos de auditoria e documentação de informação corroboradora Lançamentos de ajuste e reclassificação Fonte: Boynton, Johnson e Kell 49

50 Balancete de trabalho Desempenha importância fundamental em uma auditoria porque: Funciona como ligação entre as contas do razão geral e os itens relatados nas demonstrações contábeis Fornece uma base para controle dos papéis de trabalho individuais Identifica os papéis de trabalho específicos que contém evidência de auditoria para cada item da demonstração contábil Fonte: Boynton, Johnson e Kell 50

51 Papéis de trabalho Fonte: Boynton, Johnson e Kell 51

52 Papéis de trabalho Tabela de papel de trabalho e análise de papel de trabalho são utilizadas como sinônimos e descrevem os papéis de trabalho individuais que contém evidência que fundamenta os itens que aparecem no balancete de trabalho. Quando várias contas do razão geral são combinadas para fins de apresentação nas demonstrações contábeis, uma tabela de grupo (também conhecida como papel de trabalho principal) deve ser preparada. Além de mostrar as contas individuais do razão de que o grupo se compõe, o papel de trabalho principal identifica as tabelas individuais que contêm as evidências constatadas para cada conta do grupo. Fonte: Boynton, Johnson e Kell 52

53 Papéis de trabalho Papéis de trabalho integrados Conta Caixa : Fonte: Boynton, Johnson e Kell 53

54 Papéis de trabalho Memorandos de auditoria Referem-se a dados escritos que o auditor prepara em forma narrativa. Podem conter comentários sobre a realização de procedimentos de auditoria, inclusive: Extensão dos trabalhos Descobertas Conclusões de auditoria O auditor também pode preparar memorandos de auditoria para documentar informações corroboradoras como: Extratos de atas de reuniões do conselho de administração Representações escritas da administração e especialistas externos Cópias de contratos importantes Fonte: Boynton, Johnson e Kell 54

55 Papéis de trabalho Lançamentos de ajuste São correções de erros que o cliente cometeu por omissão ou aplicação inadequada de PCGA (Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos); Lançamentos de ajuste que sejam considerados relevantes, individualmente ou em termos agregados, devem ser realizados pelo cliente e resultam em ajustes em saldos de contas do razão geral. Fonte: Boynton, Johnson e Kell 55

56 Papéis de trabalho Lançamentos de reclassificação Relacionam-se com apresentação adequada, em demonstrações contábeis, de saldos corretos de contas. Para fins de apresentação das demonstrações contábeis, um lançamento de reclassificação deve ser efetuado no balancete de trabalho, a débito de contas a receber e a crédito de adiantamentos de clientes embora que não seja necessário que o cliente registre tal lançamento em seus livros. Fonte: Boynton, Johnson e Kell 56

57 Papéis de trabalho Papel de trabalho de notas promissórias e juros a receber: Fonte: Boynton, Johnson e Kell 57

58 Papéis de trabalho Revisão Os papéis de trabalho passam por vários níveis de revisão em uma firma de CPAs. Primeira revisão: supervisor do preparador um auditor sênior ou gerente de auditoria, por exemplo. Essa revisão ocorre quando determinado segmento da auditoria é concluído. O revisor concentra atenção principalmente na extensão dos trabalhos executados, nas evidências e descobertas observadas e no julgamento e conclusões do preparador. Fonte: Boynton, Johnson e Kell 58

59 Papéis de trabalho Arquivos Arquivo permanente: contém dados que o auditor espera que venham a ser úteis em muitos outros contratos que venha a assinar com o cliente Arquivo corrente: contém informações corroboradoras relacionadas com a execução do programa de auditoria do ano corrente Itens geralmente encontrados no arquivo permanente são: Cópias dos documentos de registro e dos Cópias de contratos de longo prazo, tais estatutos Manuais do plano de contas e de procedimentos Organogramas Leiaute da fábrica, processos de como arrendamentos mercantis, planos de pensão, planos de participação nos resultados Quadros de amortização de dívidas de longo prazo e de depreciação de ativos manufatura e produtos principais imobilizados Termos de acordo com os quais ações e Resumo dos princípios contábeis bônus foram emitidos utilizados pelo cliente Fonte: Boynton, Johnson e Kell 59

60 Papéis de trabalho Propriedade e custódia Papéis de trabalho pertencem ao auditor. Seus direitos sobre eles, contudo, estão sujeitos às restrições que sua própria profissão impõe. Exemplo: A regra 301 do Código de Conduta Profissional do AICPA estipula que o CPA não divulgará nenhuma informação confidencial obtida durante o curso de um contrato profissional sem que o cliente o consinta, exceto nas circunstâncias que a regra estabelece. Fonte: Boynton, Johnson e Kell 60

61 Papéis de trabalho Propriedade e custódia A custódia dos papéis de trabalho cabe ao auditor, que é responsável por guardá-los em lugar seguro. Papéis de trabalho incluídos no arquivo permanente são retidos indefinidamente. Papéis de trabalho do arquivo corrente devem ser retidos por prazo tão longo quanto sejam úteis na prestação de serviço ao cliente ou sejam necessários à satisfação de exigências legais sobre prazos de guarda de documentos. Fonte: Boynton, Johnson e Kell 61