MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

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Paulo Lage Amaral
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2 ÍNDICE CAPÍTULO 1 DEFINIÇÃO DE BANCO DE DADOS...07 MANIPULANDO BANCO DE DADOS...07 CAPÍTULO 2 INICIANDO O ACCESS...09 CONHECENDO A TELA...09 CAPÍTULO 3 CRIANDO UM BANCO DE DADOS EM BRANCO...15 CRIANDO UM BANCO DE DADOS ATRAVÉS DE UM MODELO...17 CAPÍTULO 4 APRESENTANDO OS CAMPOS PARA A TABELA...28 NOME DO CAMPO...29 TIPOS DE DADOS...30 CAPÍTULO 5 APRESENTANDO O CAMPO CHAVE...33 INDEXANDO O CAMPO CHAVE...34 CAPÍTULO 6 FORMATO DE CAMPO...36 MÁSCARA DE ENTRADA...38 LEGENDA...40 CAPÍTULO 7 VALIDANDO CAMPOS...42 REGRAS DE VALIDAÇÃO...42 TEXTO DE VALIDAÇÃO...43 SALVANDO A TABELA...44 ALTERNANDO PARA MODO FOLHA DE DADOS...45

3 CAPÍTULO 8 A NAVEGAÇÃO PELAS INFORMAÇÕES...47 MOVIMENTANDO O SELECIONADOR ATRAVÉS DO MOUSE...47 MOVIMENTANDO-SE ATRAVÉS DO TECLADO...48 CAPÍTULO 9 COMO ALTERAR AS INFORMAÇÕES...52 COMO ELIMINAR O CONTEÚDO DE UM CAMPO...53 COMO ELIMINAR UM REGISTRO...54 BUSCANDO INFORMAÇÕES...55 SUBSTITUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES...57 CAPÍTULO 10 A VISUALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES...60 COMO ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS...60 DEFINIR A LARGURA PADRÃO DAS COLUNAS...61 COMO ALTERAR A ALTURA DAS LINHAS...62 DEFINIR A ALTURA PADRÃO DAS LINHAS...63 CAPÍTULO 11 ALTERANDO A FONTE, ESTILO E O TAMANHO DO TEXTO...65 OCULTAR E REEXIBIR COLUNAS...66 CAPÍTULO 12 CRIANDO FORMULÁRIOS VIA ASSISTENTE DE TABELAS...68 CRIANDO FORMULÁRIOS VIA MODO DESIGN...71 CAPÍTULO 13 COMO ABRIR UMA TABELA...79 APRESENTANDO A TABELA PELO MODO FOLHA DE DADOS...79 CAPÍTULO 14 CONSULTA VIA ASSISTENTE...86 CRIANDO CONSULTA VIA MODO DE DESIGN...90 CONSULTA COM PARÂMETROS...94 CAPÍTULO 15 CRIANDO RELATÓRIOS VIA ASSISTENTE...99 CRIANDO RELATÓRIOS VIA MODO DE DESIGN...105

4 1 CAPÍTULO

5 DEFINIÇÃO DE BANCO DE DADOS Defi nimos como Banco de Dados, um conjunto de informações organizadas, de modo a facilitar seu acesso ou consulta ou mesmo alteração. Encontramos exemplos no nosso dia a dia e são muitos: Por exemplo, uma agenda de endereços/telefones particular, um arquivo com pastas divididas em fi chas cadastrais de clientes, fornecedores, produtos, etc, se pensarmos em um ambiente comercial. MANIPULANDO BANCO DE DADOS Quando consultamos uma agenda a procura de uma empresa, ou um endereço, fone, etc, podemos não nos dar conta, mas o que estamos fazendo nada mais é do que procedendo a uma consulta a um banco de dados. É também verdade que eventualmente algum amigo, um contato profi ssional, ou no trabalho uma empresa cliente/fornecedor tem algum dado (fone, CGC etc.) alterado, logo de imediato atualizamos nossa agenda. O que fi zemos com isto: alteramos um banco de dados. Seguindo o último exemplo, quando recebemos um número de telefone ou qualquer outro dado sobre uma pessoa ou empresa que fará parte de nossos contatos, normalmente adicionamos essas informações numa agenda; ou seja, realizamos uma Inclusão em um banco de dados. E complementando, esta situação também é bastante comum quando retiramos um nome do nosso cadastro comercial, por motivos vários. Este processo é chamado de Exclusão de Banco de Dados. Microsoft Office Access

6 Esta imagem representa a tabela Contatos aberta no Modo Exibição de Folha de Dados. Está é a tela da consulta Contatos Estendidos aberta no Modo Exibição de Folha de Dados. Microsoft Office Access

7 Depois disso, clique no botão. Ao clicar, no botão, o registro será localizado. OBS: A busca será mais rápida se o campo que estiver sendo localizado for a chave primária, ou estiver indexado, e a opção Campo inteiro selecionada. SUBSTITUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES Esta ferramenta tem como função localizar e substituir informações na tabela. Para utilizar esta ferramenta, abra a tabela em Modo Folha de Dados e, na guia Início ao lado do botão Localizar, clique com o botão esquerdo e na opção Substituir. Microsoft Office Access

Dentro da caixa de diálogo digite um (valor) número que corresponda com o número de pontos desejados para a nova altura da linha. Após a escolha do número clique no botão.

8 Dentro da caixa de diálogo digite um (valor) número que corresponda com o número de pontos desejados para a nova altura da linha. Após a escolha do número clique no botão. DEFINIR A ALTURA PADRÃO DAS LINHAS Para defi nir a altura padrão, clique em algum registro qualquer na tabela e, em seguida, posicione o mouse sobre o botão, clique com o botão esquerdo e escolha a opção Altura da Linha. Dentro da caixa de diálogo selecione a opção Altura da linha. Microsoft Office Access

A seguir, observe como melhorou a aparência da tabela de dados... Afi nal, agora temos um formulário no qual você poderá digitar informações de seus clientes.

9 A seguir, observe como melhorou a aparência da tabela de dados... Afi nal, agora temos um formulário no qual você poderá digitar informações de seus clientes. CRIANDO FORMULÁRIOS VIA MODO DE DESIGN Siga agora os passos para defi nição do formulário. Na guia Criar, vá até o campo Formulários e clique no botão. Microsoft Office Access

10 Para utilizar o Filtro por Seleção, posicione o cursor no primeiro campo do Nome. Em seguida selecione com um clique o Filtro por Seleção para ter o resultado: Para voltar a ter o total dos registros novamente, clique sobre o Remover Filtro. Microsoft Office Access

Veja como fi cou seu critério de Seleção: CONSULTA COM PARÂMETROS No momento da abertura do formulário o programa solicitará um critério para o usuário, procedendo assim de imediato, uma forma de

11 Veja como fi cou seu critério de Seleção: CONSULTA COM PARÂMETROS No momento da abertura do formulário o programa solicitará um critério para o usuário, procedendo assim de imediato, uma forma de Consulta. Para estabelecer uma Consulta com Parâmetros selecione uma Consulta já existente para que ela receba um parâmetro, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Modo Design Microsoft Office Access 2007

12 CRIANDO RELATÓRIOS VIA ASSISTENTE Para criar um relatório via assistente, vá até a guia Criar e clique sobre o botão. Veja fi gura abaixo: Escolha a tabela que irá compor seus relatórios e selecione os campos: Microsoft Office Access

13 Feito isso, clique em Avançar para prosseguir com o assistente. Você também pode formatar o relatório, escolhendo o layout ou forma de apresentação. Microsoft Office Access

quadriculado de modo que disponha todos os campos necessários.

14 A partir desta tela de edição, será montado o Relatório. Clicando com o mouse, cada campo será marcado faltando então, somente arrastá-lo para a posição dentro do quadriculado de modo que disponha todos os campos necessários. Estando pronto seu Relatório, basta alternar para o modo Visualização de Impressão ou Modo de Exibição de Layout. Essas opções se encontram na guia Design, clicando no botão Modo de Exibição. Microsoft Office Access

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