CAPÍTULO 4 DOCUMENTAÇÃO

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1 CAPÍTULO 4 DOCUMENTAÇÃO Princípio Uma boa documentação constitui parte essencial do sistema de garantia de qualidade. Documentos redigidos com clareza impedem erros resultantes da comunicação verbal e permitem traçar a história de cada lote. As especificações, as fórmulas de fabrico e instruções, procedimentos e registos não devem conter erros e devem estar disponíveis por escrito. A legibilidade dos documentos é de suprema importância. Generalidades 4.1 As especificações descrevem pormenorizadamente os requisitos segundo os quais os produtos ou materiais utilizados durante o fabrico têm de estar em conformidade e servem de base para a avaliação da qualidade. As fórmulas de fabrico e as instruções de processamento e acondicionamento determinam quais as matérias-primas utilizadas e prescrevem todas as operações de processamento e acondicionamento. Os procedimentos fornecem instruções para o desempenho de determinadas operações, como, por exemplo, limpeza, vestuário, controlo ambiental, amostragem, ensaios e funcionamento do equipamento. Os registos proporcionam o historial de cada lote de produto, incluindo a sua distribuição, além de outras circunstâncias relevantes pertinentes à qualidade do produto final. 4.2 Os documentos devem ser concebidos, preparados, revistos e distribuídos com cuidado e devem estar em conformidade com todas as partes relevantes dos processos de fabrico e de autorização de comercialização. 4.3 Os documentos devem ser aprovados, assinados e datados pelas pessoas autorizadas adequadas. 4.4 O conteúdo dos documentos deve ser inequívoco; o título, natureza e objectivo devem estar enunciados com clareza. Devem ser expostos de forma ordenada e ser fáceis de verificar. Os documentos reproduzidos devem ser claros e legíveis. A reprodução de documentos de trabalho a partir dos originais não deve dar azo à introdução de qualquer erro durante o processo de reprodução. 4.5 Os documentos devem ser revistos e actualizados regularmente. Após serem revistos, devem ser accionados sistemas que impeçam o uso inadequado de documentos substituídos. 4.6 Os documentos não devem ser manuscritos; se bem que, nos casos em que os documentos exijam a aposição de dados, estas possam ser redigidas com letra clara, legível e indelével. Deve existir espaço suficiente para a redacção destas entradas. 4.7 Qualquer alteração efectuada na entrada de um documento deve ser assinada e datada e permitir a leitura da informação original. Se for caso, deve registar-se a causa da alteração. 4.8 Os registos devem ser efectuados ou concluídos aquando da acção e de modo a ser possível reconstituir todas as actividades significativas relacionadas com o fabrico de medicamentos. Devem ser mantidos, pelo menos, durante um ano após o final da data de validade do produto acabado.

2 4.9 Os dados podem ser processados electronicamente por meio de sistemas de tratamento electrónico, fotográfico, ou outro tratamento de dados fiável, mas os procedimentos detalhados relacionados com o sistema em uso devem estar disponíveis e a precisão dos registos deve ser verificada. Se a documentação for tratada por sistemas de tratamento electrónico de dados os dados do computador só devem poder ser inseridos ou modificados no computador por pessoas autorizadas e deve haver um registo de alterações e remoção de dados; o acesso deve ser restrito por palavras-passe ou por outros meios e o resultado da entrada de dados cruciais deve ser verificada independentemente. Os registos dos lotes inseridos electronicamente devem estar protegidos por cópias de segurança em banda magnética, microfilme, papel ou outros meios. É, nomeadamente, importante ser fácil aceder rapidamente aos dados durante o período de retenção. Documentos exigidos Especificações 4.10 Deve haver especificações autorizadas e datadas para as matérias-primas e materiais de acondicionamento e para os produtos acabados; se for caso, devem estar igualmente disponíveis os dados dos produtos intermédios ou a granel. Especificações para as matérias-primas e materiais de embalagem 4.11 As especificações para as matérias-primas e os materiais de embalagem primárias ou impressos devem incluir, se aplicável: a) uma descrição dos materiais, incluindo: o nome escolhido e o código da referência interna; a referência, caso exista, a uma monografia farmacopeica; os fornecedores aprovados e, se possível, o produtor original dos produtos; um modelo dos materiais impressos; b) as instruções de amostragem e testes ou as referências a procedimentos; c) requisitos qualitativos e quantitativos com limites de aceitação; d) condições e cuidados de armazenagem; e) o período de armazenagem máximo antes da reexaminação. Especificações para produtos intermédios e a granel (bulk) 4.12 Devem estar disponíveis especificações para produtos intermédios e a granel (bulk), caso estes sejam adquiridos ou expedidos ou se os dados obtidos de produtos intermédios forem utilizados para avaliação do produto acabado. As especificações devem ser similares às das matérias-primas ou às dos produtos acabados, consoante o caso. Especificações para os produtos acabados 4.13 As especificações para os produtos acabados devem incluir: a) o nome escolhido para o produto e o código de referência, quando aplicável; b) a fórmula ou a referência; c) a descrição da forma farmacêutica e pormenores de acondicionamento; d) instruções de amostragem, testes e referências a procedimentos; e) requisitos qualitativos e quantitativos com limites de aceitação; d) condições de armazenagem e quaisquer precauções de manuseamento, se aplicável; e) o período de armazenagem.

3 Fórmula de fabrico e instruções de processamento Devem existir a Fórmula de fabrico e Instruções de processamento formalmente autorizadas para cada produto e tamanho do lote a fabricar. Coexistem muitas vezes no mesmo documento A fórmula de fabrico deve incluir: a) o nome do produto, com um código de referência relativo às suas especificações; b) uma descrição da sua forma farmacêutica, título do produto e tamanho do lote; c) uma lista das matérias-primas a utilizar, incluindo a quantidade de cada uma, descritas segundo o nome escolhido, e uma referência única para aquele material; deve mencionar-se qualquer substância que desapareça durante a elaboração; d) uma declaração sobre o rendimento final previsto com os limites aceitáveis e sobre rendimentos intermédios relevantes, se aplicável As instruções de procedimento devem incluir: a) uma declaração da localização do procedimento e do equipamento principal a utilizar; b) os métodos, ou referência aos métodos, a utilizar na preparação do equipamento essencial: (por exemplo, limpeza, montagem, calibração, esterilização); c) instruções de processamento passo a passo (por exemplo, verificação dos materiais, pré-tratamentos, sequência da adição de materiais, tempos de mistura, temperaturas); d) as instruções para controlos em processo, com os respectivos limites; e) quando necessário, os requisitos de armazenagem a granel dos produtos; incluindo a embalagem, rotulagem e condições especiais de armazenagem, quando aplicáveis; f) quaisquer precauções a tomar. Instruções de acondicionamento 4.16 Devem existir instruções de acondicionamento formalmente autorizadas para cada produto, tamanho e tipo de embalagem. Estas devem incluir normalmente, ou fazer referência, ao seguinte: a) nome do produto; b) descrição da sua forma farmacêutica e potência, quando aplicável; c) a dimensão da embalagem expressa em termos de número, peso ou volume do produto na embalagem final; d) uma lista completa de todos os materiais de embalagem exigidos para um lote do tamanho normalizado, incluindo quantidades, dimensões e tipos, com o código ou número de referência relacionado com as especificações de cada material de embalagem; e) se aplicável, um exemplar ou cópia dos materiais de embalagem impressos relevantes e espécimes indicando onde aplicar as referências numéricas do lote e tempo de armazenagem do produto; f) precauções especiais a observar, incluindo um cuidadoso exame da área e equipamento, visando averiguar a aprovação da linha antes de se iniciarem as operações; g) uma descrição da operação de acondicionamento, incluindo operações secundárias significativas e equipamento a utilizar; h) pormenores dos controlos em processo com instruções para os limites de amostragem e aceitação.

4 Registo de processamento dos lotes 4.17 Deve manter-se um registo para cada lote processado. Este registo deve basear-se nas partes relevantes da fórmula de fabrico e das instruções de procedimento correntemente aprovadas. O método de preparação destes registos deve ser formulado de modo a evitar erros de transcrição. O registo deve conter o número do lote fabricado. Antes de se iniciar qualquer processo, devem existir verificações registadas de que o equipamento e posto de trabalho estão livres de produtos, documentos ou materiais anteriores não necessários para o processo planeado e de que o equipamento está limpo e é adequado à utilização. Durante o procedimento, deve registar-se a seguinte informação na altura em que a acção decorre e, após conclusão, o registo deve ser datado e assinado em concordância pela pessoa responsável pelas operações do procedimento: a) o nome do produto; b) datas e tempos de início da operação, de etapas intermédias significativas e de conclusão da produção; c) o nome da pessoa responsável por cada etapa da produção; d) as iniciais do operador das diversas etapas de produção significativas e, se for caso, da pessoa que verificou estas operações (por exemplo, a pesagem); e) o número do lote e/ou o número de controlo analítico bem como as quantidades de cada matéria-prima efectivamente pesadas (incluindo o número do lote e a quantidade de qualquer material recuperado ou reprocessado adicionado); f) qualquer operação ou ocorrência relevante do processamento e principal equipamento usado; g) um registo dos controlos em processo e das iniciais da(s) pessoa(s) que os executou e dos resultados obtidos; h) o rendimento do produto obtido em diversas e pertinentes etapas do fabrico; i) notas sobre problemas especiais, incluindo pormenores, com autorizações assinadas para qualquer desvio da fórmula de fabrico e das instruções de procedimento. Registo do acondicionamento dos lotes 4.18 Deve guardar-se um registo do acondicionamento do lote para cada lote ou lote parcial processado. Este deve basear-se nas partes relevantes das instruções de acondicionamento e o método de preparação destes registos e ser concebido para evitar erros de transcrição. O registo deve incluir o número do lote e a quantidade do produto a granel a ser embalado, bem como o número do lote e a quantidade prevista do produto acabado que será obtida. Antes de se iniciar qualquer processo, devem existir verificações registadas de que o equipamento e posto de trabalho estão livres de produtos, documentos ou materiais anteriores não necessários para o processo planeado e de que o equipamento está limpo e é adequado à utilização Durante o procedimento, deve registar-se a seguinte informação, na altura em que a acção decorre e, após conclusão, o registo deve ser datado e assinado em concordância pela(s) pessoa(s) responsável(eis) pelas operações de acondicionamento: a) o nome do produto; b) a(s) data(s) e tempo das operações de acondicionamento; c) o nome da pessoa responsável pelo desenrolar da operação de acondicionamento; d) as iniciais dos operadores das diversas etapas significativas; e) registos de verificações sobre a identidade e conformidade com as instruções de acondicionamento incluindo os resultados dos controlos em processo;

5 f) pormenores da operação de acondicionamentos efectuada, incluindo referências ao equipamento e às linhas de acondicionamento utilizadas; g) sempre que possível, amostras dos materiais de acondicionamento impressos utilizados, incluindo exemplares do código e data de validade do lote e qualquer sobreimpressão adicional; h) notas sobre qualquer problema especial ou acontecimentos invulgares, incluindo pormenores com autorização assinada para qualquer desvio da fórmula de fabrico e das instruções de procedimento; i) as quantidades e número de referência ou identificação de todos os materiais de acondicionamento impressos e produto a granel adicionado, usado, destruído ou devolvido ao stock e as quantidades do produto obtido, de modo a permitir uma reconciliação adequada. Procedimentos e registos Recepção 4.19 Devem existir procedimentos e registos escritos para a recepção da entrega de cada matériaprima e do material de embalagem primário e impresso Os registos de recepção devem incluir: a) o nome do material constante na nota de entrega e nas embalagens; b) o nome e/ou código internos do material (se forem diferentes dos da alínea a); c) data de recepção; d) nome do fornecedor e, se possível, do fabricante; e) lote ou número de referência do fabricante; f) quantidade total e número de embalagens recebidas; g) o número atribuído ao lote após a recepção; h) qualquer comentário relevante (por exemplo, estado das embalagens) Devem existir procedimentos internos escritos para a rotulagem, colocação em quarentena e armazenamento de matérias-primas, materiais de acondicionamento e outros materiais, consoante o caso. Rotulagem 4.22 Devem existir procedimentos escritos para a amostragem, incluindo a(s) pessoa(s) autorizada(s) a retirar amostras, os métodos e equipamentos a utilizar, as quantidades a colher e quaisquer precauções a observar para evitar contaminação do material ou deterioração da sua qualidade (ver Capítulo 6, artigo 13). Testes 4.23 Deve haver procedimentos escritos para a realização de testes de materiais e produtos em diferentes fases do fabrico, nos quais se descrevem os métodos e equipamento usados. Os testes realizados devem ser registados (ver Capítulo 6, artigo 17). Outros 4.24 Devem estar disponíveis procedimentos de libertação e rejeição de materiais e produtos, nomeadamente, para a libertação para venda do produto acabado, por parte da(s) Pessoa(s) Qualificada(s) em conformidade com os requisitos do artigo 51 da Directiva 2001/83/CE Devem ser guardados registos sobre a distribuição de cada lote de um produto, de modo a facilitar a retirada do mercado, se for necessário (ver Capítulo 8). 1 Artigo 55 da Directiva 2001/82/CE

6 4.26 Se for o caso, deve haver procedimentos escritos e respectivos registos de acções ocorridas ou das conclusões alcançadas para: validação; montagem e calibragem de equipamento; manutenção, limpeza e higienização; assuntos de pessoal incluindo formação, vestuário, higiene; monitorização ambiental; controlo de pragas; reclamações; retirada do mercado; devoluções Deve haver procedimentos operacionais claros para os principais artigos d e fabrico e equipamento de testes Devem ser guardados os diários de operações sobre equipamento, contendo os registos principais ou decisivos, consoante o caso, as operações de validação, calibragem, manutenção, limpeza ou reparação, incluindo as datas e identidade das pessoas que as efectuaram Nos diários de operações deve ficar igualmente registada, por ordem cronológica, a utilização de equipamento decisivo ou mais importante e as áreas onde os produtos foram processados.