Manual SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP) Versão 2.1
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- Ivan César Amarante
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1 Manual SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP) Versão 2.1 Normatização: Provimento nº 22/2014 Corregedoria Geral de São Paulo Segue o link com a íntegra do provimento, publicado no site da ARPEN-SP, em 18/09/2014: Provimento nº 14/2015 Corregedoria Geral de São Paulo Segue o link com a íntegra do provimento, publicado no site da ARPEN-SP, em 31/03/2015: Descritivo técnico: Com o objetivo de auxiliar os registradores civis paulistas no cumprimento do que foi estabelecido pelos Provimentos nº 22/2014, relacionado à formação dos arquivos de segurança, e nº 14/2015, que cuida da elaboração e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudiciais, editados pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ-SP), a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen-SP) desenvolveu um sistema GED Gerenciador Eletrônico de Documentos) denominado SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP). Pelo SOFIA: - Os Registradores poderão digitalizar o acervo nos padrões exigidos; - Os documentos digitalizados serão indexados de acordo com as informações previamente carregadas na CRC Nacional; - Todos os arquivos serão assinados digitalmente para garantir a segurança; - Haverá um backup local e uma cópia sincronizada no Datacenter. - O cartório poderá visualizar as imagens digitalizadas ao efetuar buscas em seu acervo dentro da CRC Nacional.
2 Requisitos Mínimos 2.1 Máquina Principal 4GB de RAM; 1,5GB de espaço livre em disco; Sistema operacional Windows XP ou superior; Conexão com a internet. 2.2 Terminal 2 a 3 GB de RAM; 100MB de espaço livre em disco; Sistema operacional Windows XP ou superior; Acesso a Máquina Principal via rede. 2.3 Diretório GED Espaço disponível recomendado 1 terabyte; Acesso à Máquina Principal via rede. 2.4 Scanner O scanner tem que suportar o drive de comunicação do tipo twain.
3 1) Ambiente (Como funciona o SOFIA) O ambiente Sofia é composto por uma máquina principal e os terminais (demais computadores da rede que acessarão o sistema). 1.1 Máquina Principal A Máquina Principal é responsável por administrar o Banco de Dados (armazenar os registros do cartório) e sincronizar os dados com a nuvem. Para que as máquinas terminais consigam acessar o sistema, a máquina principal precisa estar acessível via rede e on-line. 1.2 Terminal A Máquina Terminal possui o software Sofia que realiza o upload ou digitalização, anexação e assinatura de documentos. 2) Baixando o programa SOFIA Entre no portal CRC, clique no menu Sofia e escolha a opção Instalação, aparecerão três ícones: Baixar Terminal, Baixar Gerenciador Máquina Principal e Manual Sofia. Baixe o Terminal e Baixar Gerenciador Máquina Principal.
4 3) Instalando e Configurando 3.1 Máquina Principal Execute o instalador da Máquina Principal e siga os passos abaixo: Clique no botão Avançar para inicializar a instalação: Leia o Contrato de Licença de Uso, clique na opção Eu aceito os termos do Contrato e clique no botão Avançar.
5 Clique no botão Avançar para dar continuidade a instalação. Se desejar um atalho do Sofia em sua área de trabalho selecione a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e clique no botão Avançar. Clique no botão Instalar para dar início ao carregamento das informações.
6 Espere o carregamento completo da barra abaixo. Clique no botão Avançar.
7 Clique no botão Concluir para finalizar a instalação. A tela abaixo mostra as informações da Máquina Principal como: IP, Nome, Domínio e Status, copie as informações descritas a cima para configurar as Máquinas Terminais. Primeiro passo conecte o certificado digital, clique no botão Carga de Dados para que seja feito o Download de todos os registros de seu cartório disponíveis no CRC; enquanto estiver fazendo esse processo não poderá fechar a tela até o termino da
8 operação e não deve ser subido nenhum registro para o CRC enquanto não terminar o processo. Espere o processo ser concluído, aparecerá o retorno da mensagem Ok ao término do download.
9 Após ter feito isso escolha um diretório onde ficarão todos os arquivos que foram digitalizados pelo Software Sofia. É recomendado ter um 1 terabyte livre nesse diretório. Caso o diretório não seja o Disco C clique no botão Procurar e escolha o diretório; deve ser substituído o nome do diretório pelo seu IP depois clique em OK e para finalizar clique em Atualizar, ao concluir os passos a cima reinicie o computador.
10 3.2 Terminal Execute o instalador do Terminal e siga os passos abaixo: Clique no botão Avançar para inicializar a instalação. Leia o Contrato de Licença de Uso, clique na opção Eu aceito os termos do Contrato e clique no botão Avançar. Clique no botão Avançar para dar continuidade à instalação.
11 Se desejar um atalho do Sofia em sua área de trabalho selecione a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e clique no botão Avançar. Clique no botão Instalar para dar início ao processo de instalação.
12 Espere o carregamento completo da barra abaixo. Clique no botão Avançar.
13 Clique no botão Concluir para finalizar a instalação.
14 4) Acessando o SOFIA (Login) digital. É possível acessar o sistema Sofia por Login e senha ou por certificado 4.1 Login e Senha Para Login e Senha, o usuário deve ter cadastro na CRC e o formato do Login é CNJ.USUARIO (CNJ do cartório e o nome do usuário). 4.2 Login por Certificado Para acessar com o certificado digital, o cartão deverá estar instalado e conectado na máquina. Ao clicar no botão Login por Certificado abrirá outra tela, onde deve ser inserido o PIN do certificado e clicando em OK o acesso é permitido.
15 4.3 Conexão com Máquina Principal e o Diretório GED Com descrito no item 1.1, para se utilizar o sistema a Máquina Principal (banco de dados) e o Diretório GED (pasta onde ficam armazenadas as imagens digitalizadas) precisam estar acessíveis na rede. Estas duas informações podem ser conferidas na parte inferior da tela de Login. Somente é possível
16 acessar o Sofia se o Status for "Conectado" para a Máquina Principal e Acessível para o Diretório GED. Se na opção Máquina Principal estiver desconectado (cor vermelha), ou for apresentada uma mensagem que Não foi possível conectar com banco de dados da máquina principal, é possível atualizar o IP configurado para o Servidor e reestabelecer a conexão. Acesse então o computador em que foi efetuada a instalação da Máquina Principal do Sofia (lembrando que esta opção estará disponível somente neste local). Localize na área de trabalho o ícone Sofia - Máquina Principal e abra o programa. A tela que abrirá contém o número do IP do Servidor. Anote este número.
17 Voltando para máquina Terminal, atualize o IP desta forma: - Clique no ícone de engrenagem (1) - Digite o IP da máquina principal (2) - Clique em Salvar (3)
18 5) Tela Principal A tela principal é composta por todas as funcionalidades existentes e futuras. Na versão atual do Sofia, utilizaremos o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos); e o E-SINOREG SP. 6) Função GED Possui as funcionalidades de Digitalização dos Documentos (Escaneamento), e a transferência das imagens digitalizadas via Internet para o repositório da Arpen/SP (a que chamaremos de Nuvem). O usuário poderá buscar os registros lavrados em seu cartório e digitalizar os documentos relativos ao mesmo, como cópia dos termos, ofícios, declarações, entre outros). 6.1 Escanear Clicando no botão escanear, aparecerão três opções:
19 - Escanear: serve para digitalizar documentos direto para o sistema Sofia; - Upload de Arquivo: armazena documentos que já foram digitalizados; - Cancelar: volta para a tela inicial Escanear (Digitalização direto pelo Sofia) Na opção GED, clique em Escanear, e na janela que se abre na sequência, no botão Escanear novamente: Realize a busca do assento, digitando o Livro (1), Folha (2), Registro (3), e Tipo de Registro (4), clique em Buscar (5).
20 Será apresentada uma janela com os resultados da Busca. Selecione o registro desejado e clique em Selecionar:
21 Atualizar. (A) Confira a Matrícula. Caso deseje digitalizar em lote mais registros, esta será a Matrícula Inicial (ver Digitalização em Lote). (B) Os Scanners ligados no computador poderão ser selecionados nesta opção. Caso não apareça o desejado, clique no botão (C) Na opção Perfil o usuário escolherá o tipo de documento que pretende digitalizar, como o Livro de Registro (Termo), a Habilitação de Casamento, Mandado, Atestado de Pobreza, entre outros.
22 (D) Cor: Dependendo o Perfil (tipo de Documento) selecionado, o sistema habilitará apenas a cor ideal para atender os requisitos de digitalização atendendo aos Provimento nº 22/2014 e 14/2015. (E) Resolução: também poderá vir pré-selecionada conforme o Perfil. (F) Extensão do Arquivo: Após o SOFIA digitalizar, a imagem será salva com a extensão (tipo de arquivo) PDF. (G) Qtd Páginas: Selecione aqui a quantidade de páginas que o registro selecionado possui. Caso digite 2, o sistema digitalizará 2 documentos e entenderá que são todos do mesmo Registro. Atenção: se você Qtd Páginas = 1 e no Scanner tiver 2 documentos, o sistema entenderá que o primeiro documento é deste registro, e o próximo é do registro seguinte (ver Digitalização em Lote).
23 (H) Duplex: Caso seu Scanner for do tipo Duplex (digitalização frente e verso), e você deseje digitalizar a página verso, selecione esta opção. (I) Registro Isento de Pagamento: selecione para declarar que o registro selecionado no ato da lavratura foi isento de pagamento. Após conferir as opções acima, clique em (J) Scanear: para iniciar a digitalização do(s) Documento(s). Note que aparecerá um ícone ao lado direito da tela, indicando que a imagem foi capturada (K). Caso deseje excluir a imagem e refazer a operação, clique no símbolo da lixeira (L). Digitalização em Lote O usuário poderá digitalizar diversos documentos de registros diferentes de uma só vez, desde que todos os registros sejam da mesma sequência. Exemplo: Para digitalizar os termos n.º 1 ao n.º 5 do Livro 193: - Faça a busca do primeiro registro, no exemplo, Livro 193, folha 1. - Em Qtd Páginas, selecione 5.
24 - Na sua máquina digitalizadora, coloque sequencialmente as 5 páginas dos termos desejados. - Clique em Scanear: Todos os documentos serão digitalizados e respectivamente vinculados aos seus registros. Após digitalizar o(s) documento(s) desejado(s), você pode: - Assinar os documentos e já sincronizá-los na nuvem: clique no botão Assinar e Sincronizar (M). Para esta operação será necessário ter o Certificado Digital plugado na estação. - Ou deixar para assinar e sincronizar os documentos depois. Indicamos esta operação para os cartorários que desejem primeiramente digitalizar todo o livro e/ou acervo, para depois enviá-los à nuvem da Arpen em horário mais adequado para não sobrecarregar a internet do cartório.
25 Obs.: Utilize a opção (N) Excluir todas Miniaturas para apagar todas as imagens digitalizas de uma só vez e refazer a operação Upload do Arquivo (importar documentos já digitalizados) Na opção GED, clique em Escanear, e na janela que se abre na sequência, no botão Upload do Arquivo: A busca e seleção do registro funciona da mesma forma que na tela Escanear, onde o usuário deverá digitar o Livro, Folha, Registro, e Tipo de Registro.
26 - (A) Na opção Perfil o usuário poderá escolher o tipo de Documento que pretende anexar, como o Livro de Registro (Termo), a Habilitação de Casamento, Mandado, Atestado de Pobreza, entre outros. - (B) Clique então em Selecionar Arquivo. Na janela que se abre, selecione a imagem digitalizada do documento (Deverá estar em formato PDF ou imagem JPEG ou TIF) - Finalmente em Fazer Upload assim como na tela Escanear, aparecerá um ícone ao lado direito da tela, indicando que a imagem foi importada para o sistema Sofia. Posteriormente clique em Assinar para que os arquivos sejam assinados e liberados para envio à Nuvem Assinar Aqui o usuário poderá localizar e assinar apenas as imagens que já foram digitalizadas no sistema, mas ainda não assinadas e sincronizadas na Nuvem. Para acessá-la, na tela inicial clique no botão Assinar:
27 Escolha o Livro desejado e clique em Pesquisar:
28 Escolha o Livro desejado e clique em Pesquisar.
29 Clique no botão Assinar e Sincronizar - para esta operação será necessário ter o Certificado Digital plugado na estação e todos os documentos serão assinados e sincronizados na nuvem. 6.3 Pesquisar Utilize esta tela para pesquisar todos os arquivos já digitalizados, todos que subiram para nuvem (upload de arquivo) e possibilita a averbação. Para acessá-la, na tela inicial clique no botão Pesquisar: Faça a busca escolhendo o Tipo de registro (A), e você pode utilizar a pesquisa por nome(s) do(s) Registrado(s) (B), do(s) genitore(s) apenas para alguns tipos de registro (C), datas de registro e/ou ocorrido (D), ou número de livro, folha, registro (E). Clique em Pesquisar (F).
30 Será apresentada uma janela com os resultados da Busca. Selecione o registro desejado e clique em Selecionar: Os dados do registro serão apresentados, além das imagens digitalizadas. Clique duas vezes no ícone para visualizar a mesma.
31 6.3.1 Averbando Na parte de baixo da tela há um grid com os dados das Averbações / Anotações. - Para inserir uma nova, clique em Averbações / Anotações (A). - Cole o texto da averbação no campo em branco e clique em Averbar (B).
32 Uma barra de progresso será exibida informando que o documento está sendo averbado, entretanto é necessário que o certificado digital esteja conectado no computador para realizar a assinatura desta averbação. 6.4 Administração Nesta tela o usuário fará o gerenciamento das imagens sincronizadas na Nuvem, possibilitando fazer buscas nos registros e excluir arquivos que foram enviados incorretamente. Para acessá-la, na tela inicial clique no botão Administração: - Selecione: Tipo de Registro (A); Perfil (o tipo de documento) (B); Número do Livro (C);
33 Número do Registro (para busca de vários registros, digite o número inicial e final, respectivamente, nos campos indicados) (D); Clique em Pesquisar (E). - Será apresentada uma grid com o resultado da pesquisa, mostrando livro, folha, número e nome de cada registro localizado. Clique no botão Detalhe:
34 - Os dados do registro, assim como as imagens digitalizadas e armazenadas pelo Sofia serão apresentados. Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.
35 Para excluir um ou mais registros do Sofia, selecione o registro desejado (1) e e clique em Excluir Selecionado (2). Obs.: caso o usuário deseje excluir todo o lote de registros que está na tela, clique diretamente em Excluir Todos. Será apresentada uma mensagem para confirmação, indicando que esta operação é irreversível. Uma tela de termo de serviço será exibida para confirmação dos dados e alertando novamente sobre a
36 exclusão ser irreversível. Caso esteja de acordo, marque a opção "Eu concordo com os termos" e clique em Assinar. Obs.: Para excluir é necessário que o Certificado Digital esteja conectado em seu (a operação de exclusão necessita da assinatura digital para a conclusão da tarefa). Após a assinatura digital ser concluída, o sistema exibe uma mensagem que a Exclusão foi concluída com sucesso. De volta para tela inicial na opção GED, clique em Escanear: E na janela que se abre na sequência, no botão Upload do Arquivo : Realize a busca do assento, digitando o Livro (1), Folha (2), Registro (3), e Tipo de Registro (4), clique em Buscar (5):
37 Será apresentada uma janela com os resultados da Busca. Selecione o registro desejado e cliquem em Selecionar:
38 - Vá na opção Perfil (A) e selecione Livro de Registro. - Depois Clique em Selecionar Arquivo (B) para anexar a imagem digitalizada do Termo. - Ainda nesta tela, deverá ser repetida esta operação, selecionando no Perfil a opção Atestado Pobreza, e na sequência em Selecionar Arquivo para anexar a imagem digitalizada do respectivo atestado:
39 E finalize marcando a opção Isento.
40 7) Menu de ajuda 7.1 Dúvidas frequentes O usuário do sistema Sofia poderá tirar pequenas dúvidas e ver um passo a passo das funcionalidades através do menu de Ajuda. Em qualquer tela, você terá o ícone de ajuda localizado na parte superior direita: Na parte de cima do menu você encontrará tópicos com as principais dúvidas e respectivas respostas. Para ver cada tópico, clique no símbolo para abrir o menu:
41 7.2 Passo a passo Aqui o usuário terá de forma rápida um resumo de como operar as principais rotinas do sistema Sofia. Clique em um dos botões que corresponde a determinada operação que deseja realizar.
42 Na janela que se abre, clique em Next e siga cada passo demonstrado na tela:
43 Suporte Caso o usuário ainda precise tirar dúvidas ou apresenta um problema mais específico, você pode entrar em contato com a nossa equipe de suporte diretamente pelo sistema Sofia, da seguinte forma: Clique no ícone de exclamação indicado na imagem abaixo.
44 - Escolha em Assunto o motivo do seu chamado. - Digite o texto explicando o problema e clique em Enviar. A máquina precisará ter acesso à internet neste momento. - Você receberá um de confirmação com o número do seu atendimento e a resposta da sua solicitação. Dependendo da complexidade, o nosso suporte poderá entrar em contato diretamente no cartório via telefone. Outros canais de contato: atendimento.sofia@arpensp.org.br TELEFONE: (11)
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