HISTÓRICO DAS REVISÕES N.ºREVISÃO DATA IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO

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1 HISTÓRICO DAS REVISÕES N.ºREVISÃO DATA IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 01 1 /05/2011 Emissão inicial 03 1º/05/2011 Emissão inicial Elaborado: 1 /05/2011 Revisado: 1 /04/2011 da Qualidade Análise Crítica e Aprovação 1 /11/2011 Representante de direção Página 1 de 8

2 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para elaboração, controle, distribuição e arquivo de correspondências. 2. REFERÊNCIA NBR ISO 9001:2000. Decreto Governamental Nº 6339 de 26 de dezembro de Manual de Redação do Governo do Estado do Governo de Goiás 3. ÁREA DE APLICAÇÃO Gabinete do Secretário Gerência da. 4. Autoridade e Responsabilidade ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Recebe a correspondência Identifica a unidade competente, preenche boletim andamento. Despacha com autoridade competente para conhecimento. Registra e encaminha para a unidade Arquiva as correspondências Elabora correspondências e colhe assinatura Arquiva em pastas específicas Revisa documentos elaborados pelas demais unidades da Pasta para aprovação e assinatura do secretário Obs: Os documentos só devem ser assinados pelos responsáveis de cada departamento. Toda documentação deve ser primeiramente protocolada no Protocolo Central, desta Pasta, exceto as freqüência e modulação e alteração na carga horária deverão ser protocoladas primeiro na unidade do Gabinete de Gestão da Vila Nova. 5. DETALHAMENTO DO PROCESSO DE CORRESPONDÊNCIA DA ELABORAÇÃO E ENCAMINHAMENTO DAS CORRESPONDÊNCIAS A redação oficial ou administrativa é o meio pelo qual se procura estabelecer relações de serviço na administração pública. É de caráter funcional, portanto, deve primar pela linguagem sóbria, clara, isenta de pleonasmos ou linguagem especifica da área, juízo de valor, repetições, chavões, frases forçadas e sem nenhum proveito. Na redação oficial, as palavras têm significados precisos, caracterizadores de idéias ou fatos. A redação oficial deve seguir os passos abaixo: a) Toda redação deve ser elaborada seguindo normas estabelecidas no Manual de Redação oficial do Governo de Goiás. b) Cabe a cada unidade básica elaborar sua redação. Página 2 de 8

3 c) A redação mesmo quando de interesse de qualquer unidade deve ser elaborada em conjunto com a Gerência da antes da assinatura do Secretário da pasta. d) A copia do documento, assinada pelo secretario e encaminhada em mãos, após sua entrega, deverá retornar á gerência da secretaria geral para arquivo. DO EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO Vossa Excelência Excelentíssimo Senhor Doutor Vossa Magnificência Pronomes de Tratamentos Religiosos EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO Presidente da República; Ministro de Estado; Governadores e Vice Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Poder Executivo Embaixadores; Secretários Executivos de Ministérios e demais ocupantes de carga de natureza especial; Prefeitos Municipais. Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Poder Legislativo Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Municipais Presidentes da Câmara Legislativas Municipais. Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Poder Judiciário Juízes; Auditores da Justiça Militar. Presidentes de Tem status de Secretário de Estado, pode ser usado Vossa Excelência ou Vossa Agências Senhoria. Excelentíssimo Senhor seguido do respectivo cargo: Chefes de Poder em Ex: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; âmbito federal. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. Título Uso restrito a quem tiver concluído curso universitário de Doutorado. Reitores de Magnífico Reitor Universidades Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre Cardeais Vossa Eminência Eminentíssimo Cardeal Foi abolido o uso dos tratamentos: - Digníssimo - Mui Digno - O superlativo Ilustríssimo Não usar abreviações. Exemplo: V. Sa. (Vossa Senhoria) Manual de Escrita Administrativa do Governo de Goiás Gabinete Civil/AGANP VOCATIVO - Deve ser apropriado à pessoa a quem reportamos Senhor como vocativo Autoridades Senhor seguido do respectivo cargo, exemplo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, Senhor Prefeito e etc. Excelentíssimo Presidente da República; Excelentíssimo como Chefes de Poder em âmbito federal Excelentíssimo Presidente do Congresso Nacional; vocativo Excelentíssimo Presidente do Supremo Tribunal Federal Manual de Escrita Administrativa do Governo de Goiás Gabinete Civil/AGANP ETAPAS Causa / Conseqüência Porque, Uma vez que, Na medida que, Visto que, Por motivo de, SUGESTÃO DE FRASES PARA: Em razão de, Devido a, Por força de, Em virtude de, Conseqüentemente, Em conseqüência, Por causa de, Página 3 de 8

4 Finalidade Oposição Conclusão Para, Com o fim de, Com o intuito de, Com o objetivo de, Tendo em mira, Com a intenção de, Ir de encontro, Ser contrário, Apesar de, Não obstante, entretanto Lutar contra, Em oposição a, Por isso tudo, Em suma, Dessa forma, Finalmente, Sendo assim, Em virtude disso, Em vista dos argumentos apresentados, Diante disso, Em virtude do que foi mencionado, A fim de que, Tendo em vista que, Tendo em mente que, Com o propósito de Tendo o desígnio de Mesmo assim, Ao contrário, Porém, Pelo contrário Todavia, Ainda que, No entanto Embora, Em conclusão, Assim, Por tanto, Levando-se em conta o que foi observado, Pois, Por todas as questões apontadas, Em resumo, Dado o exposto Em vista disso Manual de Escrita Administrativa do Governo de Goiás Gabinete Civil/AGANP PROLIXIDADE EVITE PREFIRA Acusamos o recebimento de sua carta de Recebemos sua carta de Como é do Conhecimento de Vossa Senhoria Como sabe Vossa Senhoria Cumpre dirigir- me a Vossa Senhoria para Dirijo-me a Vossa Senhoria para Desejo recomendar-lhe que Recomendo-lhe que Desejo levar ao seu conhecimento que Informo-lhe que / Comunico-lhe que Documentos que nos vemos obrigados a devolver-lhes, porquanto observamos que se encontram sem assinatura. Documentos que lhe devolvemos, por falta de assinatura. Efetuamos-lhe uma remessa de... Remetemos-lhe Em Data de ontem, chegou às nossas mãos... Ontem recebemos... Ficamos no aguardo de... Aguardamos Formulamos o presente para solicitar a Vossa Senhoria que... Solicitamos a Vossa Senhoria que... Levamos ao conhecimento de Vossa Senhoria que... Comunicamos a Vossa Senhoria que... Manifestamos nosso consentimento... Consentimos que... Permitimo-nos devolver-lhe... Devolvemos-lhe... Por motivos alheios ao nosso conhecimento... Por motivos que desconhecemos... Quero fazer chegar ao conhecimento de Vossa Senhoria meu testemunho... Quero testemunhar a Vossa Senhoria... Vimos por intermédio desta (por intermédio da presente), levar ao conhecimento de Vossa Senhoria que... Comunicamos a Vossa Senhoria que... Manual de Escrita Administrativa do Governo de Goiás Gabinete Civil/AGANP DO RECEBIMENTO, DA DISTRIBUIÇÃO E DO ARQUIVO DE CORRESPONDÊNCIA. a) Toda correspondência que for enviada a qualquer superintendência e ou gerência será protocolada na, despachada pelo secretario da Pasta, e encaminhada ao interessado; b) Na SECTEC as correspondências e/ou documentos são recebidos através de malote do PROSET, correios ou diretamente dos interessados; c) São registrados em sistema eletrônico de protocolo interno, gerando código de identificação do documento; d) Após o registro, são encaminhadas ao setor destinado por meio de registro físico, efetuado em livro próprio constando: data de encaminhamento, resumo do assunto tratado, bem como origem e destino; e) As correspondências respondidas são enviadas aos interessados através do malote, correios ou em mãos; Página 4 de 8

5 f) O Arquivo dos documentos e correspondências recebidas e enviadas é efetuado em pastas específicas catalogados por datas, número, assunto e órgãos. DO RECEBIMENTO E DA DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS. DA ENTRADA E DO RECEBIMENTO: a) Conferir se a documentação recebida consta o especificado no sistema eletrônico interno SepNet; b) Quando for autuar um processo, fazer a conferência e autuar os documentos (originais)gerando um processo e sua identificação pelo SepNet; c) É gerado pelo SepNet um número de identificação e emitidas duas cópias de etiqueta, devendo uma ser fixada na capa do processo e a outra na cópia do documento da unidade requisitante; d) E gerado pela SEI um código que é anotado manualmente na capa do processo. DAS ORIENTAÇÕES GERAIS DA ESCRITA ADMINISTRATIVA MÁXIMAS DA ESCRITA CONTEMPORÂNEA Devemos escrever apenas o que o leitor precisa saber e não o que gostaríamos que ele soubesse a respeito do assunto. Da ordem d El Rei, guarde apenas a ordem (Não se deve escrever ou encaminhar documento em nome do titular sem designação especifica para o mesmo ) Acredite na inteligência do leitor. Evite os detalhes. Primeiro solicita o que interessa, depois justifique. O uso de vocabulário sofisticado e as justificativas pode ser indício de carência de argumentos. O chavão não informa, deforma. O melhor índice de cortesia é a simplicidade dos modos. Não se deve confundir o afável com o íntimo. A coisa mais difícil é segurar a vontade de dizer tudo que achamos necessário. Solicitar e, em seguida orientar a alguém o que lhe é atribuído das funções, é desrespeitar a inteligência do leitor ou do administrador. Por regra, inicia-se o texto com verbo, exemplo: solicitamos, necessitamos, convocamos etc. Não existe errado e sim inadequado, e o ajuste é fundamental na redação oficial. Todo documento deverá iniciar com o verbo e quando se tratar da instituição deverá ser na primeira pessoa do plural. Página 5 de 8

6 Ao responder um documento é necessário repetir o tema central da solicitação. Exemplo: Em resposta ao Ofício nº. 001/07/GABS, que Vossa Excelência solicita. 6. OBSERVAÇÕES. As logomarcas do órgão e do Brasão do Estado devem estar dentro dos 4,0 cm do limite superior da página, devidamente alinhadas e colocadas somente na primeira página do documento. Entre a data e a indicação do destinatário pode haver variação de espaços, visto que não há definição rígida. O destinatário deve conter o tratamento, o nome da autoridade ou pessoa a quem se destina cargo, Município/Estado e CEP. Entre o destinatário e o assunto deve ter apenas espaço duplo. O assunto deve ser sucinto, sendo no máximo cinco palavras, para indicar ao receptor o tema principal do mesmo. Entre o assunto e o vocativo há somente um espaço duplo. O vocativo deve ser Senhor acrescido do cargo ocupado pelo destinatário. A exceção são os documentos a serem destinados aos chefes de maiores dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Quando se tratar de cidadãos destituídos de autoridade deverá ser Prezado Senhor. Em nenhuma hipótese será colocado ilustríssimo, digníssimo ou mui digno. Entre o vocativo e o texto deve ser utilizado um espaço duplo Entre os parágrafos deve ser utilizado o espaço duplo. A margem inferior será de 2,0 cm. Entre a última linha do texto e o desfecho Atenciosamente ou Respeitosamente deve haver um espaço duplo. O signatário será o nome do emitente, letra tamanho 12, sem negrito, itálico ou outra forma de destaque e logo abaixo o cargo ocupado. Toda a orientação dada relativa à escrita administrativa esta no Manual de Redação do Governo do Estado de Goiás, disponível no site: revisado pelo curso de Escrita Administrativa realizada pela AGANP. A redação de cabeçalho e rodapé de todos os dos documentos deve ser adequado de acordo com as superintendências e gerências. Página 6 de 8

7 Sugestão: Assinatura utilizando Tinta Azul para evitar confusão do documento original com as cópias, e, assim, dificultando fraudes. As numerações a partir da data da nomeação 03 de setembro de 2008 do titular superintendência/coordenação/gerência/direção deverão iniciar 001 em todos os documentos (ofícios, ofícios circulares, memorandos, memorandos circulares, despachos, pareceres). Quem pode ter numeração apenas - superintendência/coordenação/gerência/direção. Assinatura é indelegável (o servidor não poderá assinar pelo seu superior (p/) sem portaria do titular da Pasta Secretário de Estado - de acordo com a Lei Estadual de 22 de fevereiro de 1988). As siglas serão encaminhadas assim que a SEFAZ liberar. No rodapé deverá informações superintendência/coordenação/gerência/direção (endereço, , telefone, fax, etc.) e as iniciar em letras minúsculas de que está redigindo o documento. Documentos oficiais deverão apenas utilizar as logomarcas do Estado e da Secretária (conforme modelos), sendo proibido o uso de outras logomarcas. O uso de Logomarcas dos CEP poderá ser utilizado em cartazes, convites e similares de acordo com Manual de Identidade Visual do Estado de Goiás (disponível do site da AGECOM) Estado de Goiás. No Cabeçalho dos documentos oficiais cada Unidade CEP deverá completar sua identificação (ex. Centro de Educação Profissional Sebastião Siqueira) de acordo com a sua hierarquia organizacional. 7. REGISTROS DA QUALIDADE Nome do Registro SepNet Controle eletrônico. Boletim de andamento Oficio emitido Oficio recebido Memorando emitidos Quem Preenche Unidades diversas Local de Guarda Meio de armazenamento Tempo de armazenamento Físico Eletrônico Ativo Inativo X X 1 ano Permanente X 1 ano 1 ano x x 1 ano 2 ano x 1 ano 2 ano x x 1 ano 2 ano Página 7 de 8

8 Memorando recebidos Portaria e normas Convênios Processos Unidades diversas Unidades diversas Unidades diversas x 1 ano Eliminado Enquanto x x estiver em Permanente vigor Enquanto x estiver em 10 anos x vigor Enquanto estiver em vigor 5 anos 10 convênio e pagamento 8. ANEXOS ANEXO I MODELO DE BOLETIM DE ANDAMENTO ANEXO II MODELO DE LISTA DE SIGLAS E RAMAIS DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DA SECTEC ANEXO III MODELO DE ATA DE REUNIÃO EXTERNA ANEXO IV MODELO DE AJUDA MEMÓRIA-ATA DE REUNIÃO INTERNA ANEXO V MODELO DE MODELO DE FAX ANEXO VI MODELO DE MODELO DE DESPACHO EXPLICATIVO ANEXO VII MODELO DE MODELO DE DESPACHO ANEXO VIII MODELO DE MODELO DE MEMORANDO EXPLICATIVO ANEXO IX MODELO DE MODELO DE MEMORANDO ANEXO X MODELO DE MODELO DE OFICIO EXPLICATIVO ANEXO XI MODELO DE OFICIO ANEXO XII MODELO DE PARECER EXPLICATIVO ANEXO XIII MODELO DE PARECER ANEXO XIV MODELO DE E PORTARIA EXPLICATIVO ANEXO XV MODELO DE PORTARIA Página 8 de 8