SPMS, E.P.E 1º Trimestre 2012

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1 1º Trimestre 2012 Indicadores de Gestão Interna 0 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

2 Enquadramento No presente documento apresentam-se os Indicadores de Gestão Interna da SPMS, EPE, relativos ao primeiro trimestre de Em 2011 foi definido um painel de indicadores com o intuito de monitorizar e avaliar trimestralmente o desempenho das atividades desenvolvidas pela SPMS, de acordo com a Missão e Objetivos definidos para a empresa. A organização da SPMS (organograma infra) está orientada para a prestação de serviços partilhados específicos da área da saúde através de estruturas próprias nas áreas de compras e logística, financeiros, recursos humanos e de sistemas e tecnologias de informação. Organograma da SPMS, EPE 1 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

3 De acordo com o Decreto-Lei nº19/2010, de 22 de março, a Missão da SPMS, EPE consubstanciase na prestação de serviços partilhados específicos da área da saúde em matéria de compras e logística, financeiros e de recursos humanos aos estabelecimentos e serviços do Serviço Nacional de Saúde (SNS), independentemente da sua natureza jurídica, bem como aos órgãos e serviços do Ministério da Saúde e a quaisquer outras entidades, quando executem atividades específicas da área da saúde. Já no decorrer do ano de 2011, o Decreto-Lei nº 108/2011, de 17 de novembro atribui, também, à SPMS, EPE competências no domínio dos sistemas e tecnologias de informação e comunicação. É Missão da SPMS, especificamente em cada área de atividade: Financeiros a cooperação, a partilha de conhecimentos e de informação e o desenvolvimento de atividades de prestação de serviços nas áreas de gestão financeira e de contabilidade, possuindo atribuições em matéria de planeamento e preparação de orçamento, controlo orçamental, gestão de contratos, contabilidade analítica, contabilidade geral, pagamentos e cobranças e tesouraria. Compras e logística centralizar, otimizar e racionalizar a aquisição de bens e serviços e disponibilizar serviços de logística, possuindo atribuições em matéria de estratégia de compras, procedimentos pré-contratuais, contratação pública, logística interna, pagamentos e monitorização de desempenho. Recursos Humanos a disponibilização de um serviço partilhado de recursos humanos de elevada eficiência e níveis de automatização, possuindo atribuições em matéria de levantamento da informação e diagnóstico, processamento de salários e indicadores de gestão. Sistemas e Tecnologias de Informação a cooperação, a partilha de conhecimento e informação e o desenvolvimento de atividades de prestação de serviços nas áreas dos sistemas e tecnologias de informação e de comunicação, garantindo a operacionalidade e segurança das infraestruturas tecnológicas e dos sistemas de informação do Ministério da Saúde e promovendo a definição e utilização de normas, metodologias e requisitos que garantam a interoperabilidade e interconexão dos sistemas de informação da saúde, entre si e com os sistemas de informação transversais à Administração Pública. Neste sentido, os Indicadores de Gestão selecionados foram agrupados segundo as áreas de atividade acima identificadas, às quais se acrescentou a Gestão de Clientes, que lhes é transversal 2 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

4 CPA/CAPS CAPS + Infarmed Compras e Logística Processos internos Financeira Demonstrações Financeiras SPMS, E.P.E No quadro que se segue, enumeram-se os Indicadores de Gestão Interna selecionados, por Área e respetivas atribuições. Área Atribuições Indicador Fonte a) Assegurar a contabilidade e a gestão económico-financeira da SPMS; b) Proceder à gestão e controlo da tesouraria; c) Efetuar relatórios de gestão destinados ao Conselho de Administração; d) Cumprir as obrigações legais fiscais e orçamentais determinadas pela legislação vigente. a) Organizar e coordenar os procedimentos pré-contratuais relativos à aquisição de bens e serviços; b) Propor acções de racionalização da despesa no âmbito das compras; c) Negociar com os fornecedores as melhores propostas para obter as condições mais vantajosas; d) Proceder à aquisição e gestão de stocks de materiais de consumo corrente; e) Proceder à elaboração de propostas de aquisição de serviços gerais; Valor total do Ativo ( ) Valor total do Passivo ( ) Valor total do Capital Próprio ( ) Valor total dos Rendimentos Operacionais ( ) Valor total dos Gastos Operacionais ( ) EBIT (Resultados Operacionais) ( ) Rendibilidade do Capital Próprio (%) EBITDA ( ) Margem EBITDA (%) Resultado Líquido ( ) Margem Líquida Autonomia financeira (%) Liquidez geral Rácio de Solvabilidade (nº) % valor total de compras efectuadas através da Vortal (%) % de compras por Concursos Públicos (%) % de compras por Ajustes Diretos (%) % de compras por Convite ao abrigo do art.º259 (%) f) Assegurar o aprovisionamento, conservação e distribuição do material da SPMS; % de compras por Acordos Quadro (%) g) Assegurar a adequada gestão do património da SPMS, bem como o respectivo inventário. Valor das poupanças geradas com os Leilões realizados ( ) a) Desenvolver procedimentos para a celebração de Contratos Públicos de Aprovisionamento (CPA) ou Acordos Quadro na área da Saúde; Número de CPA homologados (nº) Nº de visitas ao CAPS (nº) b) Propor a adjudicação de propostas de aquisição de bens e serviços, em representação das % de cobertura do CAPS (medicamentos) 3 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

5 Gestão de Clientes Demonstrações Financeiras HP OpenView e Gestão Operacional TIC Recursos Humanos SPMS, E.P.E Área Atribuições Indicador Fonte entidades adjudicantes, com base nos CPA; c) Gerir o Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde a) Desenvolver e implementar políticas de RH alinhadas com a estratégia da SPMS, promotoras do desenvolvimento das competências, motivação e produtividade dos colaboradores; b) Assegurar os procedimentos administrativos respeitantes ao recrutamento, provimento, % do valor de aqusições de medicamentos em CAPS Nº de funcionários Dias totais de absentismo laboral promoção, transferência e cessação de funções dos colaboradores da SPMS; d) Efetuar o controlo da assiduidade e efetivar o processamento de vencimentos; f) Elaborar o Balanço Social; g) Preparar a informação da área de recursos humanos, legalmente exigida. Nº médio de dias de absentismo laboral Taxa de absentismo laboral RHV a) Assegurar o desenvolvimento, manutenção e operação das TIC no sector da saúde; b) Assegurar uma política de investimento em sistemas de informação, com vista à produção de informação útil para a gestão e melhoria do acesso dos cidadãos ao sistema de saúde; c) Garantir a operacionalidade e segurança das infraestruturas tecnológicas e dos SI do MS; d) Promover a definição e utilização de normas, metodologias e requisitos que garantam a interoperabilidade e interconexão SIS, entre si e com os sistemas de informação transversais à Administração Pública. a) Apoiar as entidades do MS que utilizem os núcleos de serviços disponibilizados pela SPMS; b) Exercer as funções de interlocutor das entidades beneficiárias de serviços partilhados, recolhendo a informação necessária junto dos serviços da SPMS; c) Acompanhar o processo de facturação aos clientes e respectivo pagamento; d) Propor as medidas adequadas à optimização dos serviços prestados pela SPMS. Indicadores de acompanhamento de projectos % de entregáveis realizados dentro dos prazos MS Project % desvio de custos do projecto Contrato 2012 % de produtos não aceites durante a 1ª entrega MS Project Indicadores de níveis de serviço % de Tickets abertos que chegaram ao helpdesk resolvidos no tempo previsto % de horas de indisponibilidade do sistema % de tickets abertos com prioridade alta (4horas) e respondidos dentro do prazo Valor total facturado aos clientes ( ) Prazo médio de pagamento (dias) Prazo médio de recebimento (dias) Quociente de posicionamento relativo 4 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

6 Análise Área Financeira A 31 de março de 2012, o total do Ativo da SPMS, EPE era superior a 10 milhões de euros, o que significa um aumento de 19% em relação a 31 de dezembro de Também o Passivo registou um aumento expressivo em relação a 2011, na ordem dos 56%. Esta tendência crescente do Ativo e do Passivo ficou-se a dever ao aumento da atividade da empresa com a assinatura do Contrato Programa com a ACSS, IP que originou maior receitas mas também maior volume de contas a pagar aos fornecedores. Os Capitais Próprios registaram, também, uma variação positiva entre o final de 2011 e o primeiro trimestre de 2012, embora ligeira (+0,2%), devido à aplicação de Resultados de Os Rendimentos e Gastos Operacionais do primeiro trimestre de 2012 registaram um aumento considerável (+76% em ambos) em relação à média ponderada de três meses de , sendo os valores entre indicadores muito semelhantes em ambos os períodos. Esta evolução explica-se, em grande parte, pelo aumento de atividade da SPMS, EPE associada ao Contrato Programa com a ACSS, IP. Também a análise dos Resultados Operacionais médios de 3 meses de 2011 e do primeiro trimestre de 2012 evidencia uma evolução dos resultado da empresa antes das deduções financeiras e fiscais muito positiva Ativo Passivo Cap. Próprio Rend. Operacionais Gast. Operacionais º Trim Os Rendimentos e Gastos Operacionais do primeiro trimestre de 2012 foram comparados com uma média ponderada de três meses de 2011 ((valor 2011/12 meses)*3)) 5 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

7 A Rendibilidade do Capital Próprio apresenta, por seu turno, uma evolução negativa entre d ezembro de 2011 e março de 2012, tendo decrescido de 0,50% para 0,36% devido a uma quase estagnação do Capital Próprio e um elevado aumento dos Resultados Operacionais. Considerando os resultados antes de Encargos Financeiros, Impostos, Amortizações e Provisões EBITDA a evolução é mais uma vez muito positiva, verificando-se um aumento de mais de 50% no primeiro trimestre de 2012 em relação à média de 3 meses de Contrariamente, a Margem EBITDA, que mede a rentabilidade operacional antes de amortizações e provisões, decresceu ligeiramente de 0,41% para 0,35%. O Resultado Líquido trimestral da empresa quase que duplicou no primeiro trimestre de 2012 em relação à média ponderada de 3 meses de 2011, situando-se nos No mesmo período, a Autonomia Financeira da SPMS decresceu de 66% para 56%, a Liquidez Geral de 2,96 para 2,26 e o Rácio de Solvabilidade de 2,0 para 1,3. Contudo, apesar desta tendência descrente, os valores permitem classificar a estrutura de capital como estável, ou seja, mantém-se uma favorável capacidade da empresa em responder às suas responsabilidades de médio e longo prazo. 6 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

8 Compras e Logística Das compras efetuadas durante o primeiro trimestre de 2012, 81% do valor total corresponde a aquisições através da Plataforma Electrónica de Contratação VortalHealth, o que representa um decréscimo de 9% relativamente a 2011 (88%). Entre 2011 e o primeiro trimestre de 2012, a percentagem do valor de compras por Ajustes Diretos e Ajustes Diretos Simplificados diminuíram 7% (23,3%) e por Convite ao abrigo do art.º259 aumentaram 5% (76,7%). Percentagem (%) de Compras (valor) efetuadas segundo os diferentes procedimentos Acordos Quadro 0% 0% Art.º259 72,9% 76,7% Ajustes Diretos 25% 23,3% Concursos Públicos 1,7% 0% º Trim No primeiro trimestre de 2012 não se realizaram compras por Concursos Públicos ou Acordos- Quadro nem se efetuaram Leilões. 7 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

9 Contratos Públicos de Aprovisionamento/Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde O Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde (CAPS) registou uma melhoria de atividade no primeiro trimestre de 2012 relativamente ao ano de O número de visitas ao CAPS aumentou 62%, quando comparada com uma média ponderada de 3 meses de 2011, alcançando as em apenas três meses. O número de CPAS homologados no primeiro trimestre de 2012 registou um decréscimo muito acentuado em comparação com uma média de 3 meses de 2011 (-81%). No entanto, a análise destes valores terá de ter em consideração a alteração realizada este ano nos procedimentos dos Concursos relativamente ao número de fornecedores selecionados em cada artigo para celebração de CPA, estabelecendo-se um limite de 3 a 5 fornecedores para o caso dos Dispositivos Médicos e de 3 para os Medicamentos. Relativamente aos medicamentos, o CAPS registou um aumento de cobertura, abrangendo atualmente mais de 45% dos CHNM de medicamentos adquiridos pelos Hospitais do SNS no primeiro trimestre de 2012 (+29% em relação a 2011). Em termos de valores totais de aquisições não houve qualquer alteração em relação a 2011, mantendo-se a percentagem do valor de aquisições de medicamentos em CAPS no total de compras de medicamentos nos Hospitais do SNS nos 68,7%. Recursos Humanos Comparativamente ao final do ano de 2011, a SPMS integra atualmente mais 42 colaboradores, totalizando 252 no final do 1º trimestre de O absentismo laboral regista uma tendência decrescente no 1º trimestre de 2012, quando comparado com uma estimativa de um trimestre de , com uma descida de 6% no total de dias de absentismo (de 318 dias para 299 dias) e de 20% no número médio de dias de absentismo por colaborador (de 1,5 dias para 1,2 dias.). 2 Média ponderada de 3 meses de 2011= (nº de dias de absentismo em 2011/12)*3 8 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

10 Gestão de Clientes As faturas emitidas aos clientes relativas aos meses de janeiro a março de 2012 totalizam euros, dos quais 68% ( euros) correspondem ao Contrato-Programa com a ACSS. Relativamente à média ponderada de 3 meses de 2011, o valor faturado aos clientes no primeiro trimestre de 2012 aumentou consideravelmente mas, se não for tido em consideração o Contrato-Programa, verifica-se um ligeiro decréscimo (-11%). No primeiro trimestre de 2012 o prazo médio de pagamento registou uma evolução contrária ao pretendido, em relação ao final de 2011, com um aumento de 97 dias para 139 dias (+43%). Este crescimento explica-se, em grande parte, pelas faturas da ONI com valor muito elevado (849 mil euros). Em contrapartida, o prazo médio de recebimento baixou de 95 dias para 20 dias (-79%), o que poderá estar relacionado com o facto de as grandes faturas efetuadas pela SPMS terem sido apenas realizadas em abril e, por este motivo, não constarem na Conta de Clientes mas sim nas Outras Contas a Receber. Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) Dentro da área das TIC, no que concerne aos indicadores de acompanhamento de projeto, verifica-se uma melhoria quer na percentagem de entregáveis entregues no prazo previsto, que aumentou de 30% para 50%, quer na diminuição do desvio de custos do projeto em relação ao inicialmente estabelecido no contrato, que foi nulo neste trimestre. Para além destes indicadores determinados em 2011, inseriu-se ainda a percentagem de desvio de tempo dos projetos (52%), cuja evolução não pode ser analisada por não existirem valores anteriores. Os indicadores de níveis de serviços mostram um decréscimo, no primeiro semestre de 2012, da percentagem de tickets abertos resolvidos no tempo previsto de 98% para 93%, embora a resolução dos tickets de prioridade alta no prazo previsto tenha aumentado de 86% para 89%. A percentagem de horas de indisponibilidade do sistema diminui consideravelmente (-65%) quando comparado o ano de 2011 e o primeiro trimestre de 2012, estabelecendo-se nos 0,7% (2011: 2%). 9 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

11 TIC Recursos Humanos CPA/CAPS Compras e Logística Financeira Área SPMS, E.P.E Indicadores de Gestão da SPMS, EPE 1º Trimestre de 2012 Indicador 1º Trimestre 2012 Valor total do Ativo ( ) % Valor total do Passivo ( ) % Valor total do Capital Próprio ) ,2% Valor total dos Rendimentos Operacionais ( ) ( ) 76% 3 Valor total dos Gastos Operacionais ( ) ( ) 76% 4 EBIT (Resultados Operacionais) ( ) (7.726) 173% 4 Rendibilidade do Capital Próprio (%) 0,36 0,53-32% EBITDA ( ) (9.301) 53% 4 Margem EBITDA (%) 0,35 0,41-15% Resultado Líquido ( ) (6.422) 99% 4 Margem Líquida 0,60 0,28 116% Autonomia financeira (%) 56,00 66,47-16% Liquidez geral 2,26 2,96-24% Rácio de Solvabilidade (nº) 1,28 2,00-36% % valor total de compras efectuadas através da Vortal (%) 80,8 88,4-9% % de compras por Concursos Públicos (%) 0,0 1,7-100% % de compras por Ajustes Diretos (%) 23,3 25,0-7% % de compras por Convite ao abrigo do art.º259 (%) 76,7 72,9 5% % de compras por Acordos Quadro (%) Valor das poupanças geradas com os Leilões realizados ( ) Número de CPA homologados (nº) (1.713) -81% 5 Nº de visitas ao CAPS (nº) (16.080) 62% 4 % de cobertura do CAPS (medicamentos) 45,54 35,36 29% % do valor de aquisições de medicamentos em CAPS no total de compras de medicamentos (%) 68,7 68,7 = 0% Nº de funcionários % Dias totais de absentismo laboral (318) -6% 4 Nº médio de dias de absentismo laboral 1,2 6 (1,5) -20% 4 Taxa de absentismo laboral (%) 3 % de entregáveis realizados dentro dos prazos % % desvio de custos do projecto % % desvio de tempo do projeto 52 ND Var. (Δ) Var. (%) 3 A variação do valor dos Rendimentos Operacionais, Gastos Operacionais, EBIT, EBITDA e Resultado Liquido é calculada com base numa média ponderada de 3 meses de 2011 ((valor 2011/12 meses)*3)), que corresponde ao segundo valor apresentado na coluna de Variação calculada em relação à Média ponderada de 3 meses de 2011 (segundo valor) 5 Esta redução resulta em grande parte da mudança de metodologia explicada na página 8 10 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

12 Gestão de Clientes Área SPMS, E.P.E Indicador 1º Trimestre 2012 % de Tickets abertos que chegaram ao helpdesk resolvidos no tempo previsto % % de horas de indisponibilidade do sistema 0, % % de tickets abertos com prioridade alta (4horas) e respondidos dentro do prazo Valor total facturado aos clientes ( ) * 2011 Var. (Δ) Var. (%) % ( ) -31% 4 Prazo médio de pagamento (dias) 138,78 96,94 43% Prazo médio de recebimento (dias) 19,75 95,31-79% Quociente de posicionamento relativo 0,14 0,98-86% * faturados aos clientes euros respeitantes ao Contrato-Programa com a ACSS. 6 Este indicador começou a ser monitorizado em Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012

13 Compras e Logística Financeira Demosntrações Financeiras SPMS, E.P.E Metodologia de Cálculo Área Indicador Valor total do Ativo ( ) Valor total do Passivo ( ) Valor total do Capital Próprio ( ) Valor total dos Rendimentos Operacionais ( ) Valor total dos Gastos Operacionais ( ) 12 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012 Metodologia Numerador Denominador? Notas/Cálculo EBIT (Resultados Operacionais) ( ) (Receitas operacionais - custos operacionais) - custos administrativos Rendibilidade do Capital Próprio (%) EBIT Capital Próprio EBITDA ( ) EBIT + Amortizações + Provisões Margem EBITDA (%) EBITDA Rendimentos Operacionais Resultado Líquido ( ) Margem Líquida Resultado Líquido Rendimentos Operacionais Autonomia financeira (%) Capital Próprio Ativo Total Liquido Liquidez geral Ativo Circulante: Existências + Dívidas de terceiros de Curto Prazo + Disponibilidades Passivos de Curto Prazo: Dívidas a terceiros de Curto Prazo Rácio de Solvabilidade (nº) Capital Próprio Passivo % valor total de compras efectuadas através da Vortal (%) Valor de compras na Vortal Valor total de compras % de compras por Concursos Públicos (%) Valor dos Concursos Públicos Valor total de compras % de compras por Ajustes Diretos (%) Valor dos Ajustes Diretos Valor total de compras % de compras por Convite ao abrigo do art.º259 (%) Valor dos Convite ao abrigo do art.º259 Valor total de compras % de compras por Acordos Quadro (%) Valor dos Acordos Quadro Valor total de compras - Valor das poupanças geradas com os Leilões realizados (euros) Fonte Processos internos

14 Gestão de Clientes Demonst rações Financeir as TIC Recursos Humanos CPA/CAPS SPMS, E.P.E Área Indicador 13 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012 Metodologia Numerador Denominador? Notas/Cálculo Número de CPA homologados (nº) Contagem Back Office Nº de visitas ao CAPS (nº) Contagem do CAPS Nº de CHNM para medicamentos % de cobertura do CAPS (medicamentos) Nº de CHNM únicos no CAPS autorizados, AEX e AUEs Back Office com aqusições nos do CAPS + Hospitais do SNS Infarmed % do valor de aqusições de medicamentos em CAPS no total de compras de medicamentos (%) Valor total de compras de medicamentos em CAPS nos Hospitais SNS Valor total de compras de medicamentos nos Hospitais SNS Nº de funcionários Contagem Dias totais de absentismo laboral Contagem Nº médio de dias de absentismo laboral Dias totais de absentismo laboral Nº de funcionários RHV Taxa de absentismo laboral (%) Total de horas de ausência Total de horas trabalháveis % de entregáveis realizados dentro dos prazos Total de entregáveis entregues Total de entregáveis no prazo previstos MS Project % desvio de custos do projecto (Valor total das contratações do Contrato projecto - valor do contrato Valor do contrato inicial 2012 inicial) % desvio de tempo do projecto (Tempo actual do projecto - Tempo inicial do projecto) Tempo inicial do projecto MS Project % de Tickets abertos que chegaram ao helpdesk Total de Tickets resolvidos no HP Total de Tickets abertos resolvidos no tempo previsto tempo previsto OpenView % de horas de indisponibilidade do sistema Total Horas de Gestão Total de Horas Indisponibilidade Operacional % de tickets abertos com prioridade alta (4horas) e HP Pedidos respondidos Total de Pedidos respondidos dentro do prazo OpenView Valor total facturado aos clientes ( ) Número de faturas emitidas correspondentes ao periodo de análise Prazo médio de pagamento (dias) Fornecedores x nº de dias do periodo de análise Compras e FSE Fonte

15 Área Indicador Prazo médio de recebimento (dias) Quociente de posicionamento relativo Metodologia Numerador Denominador? Notas/Cálculo Clientes x nº de dias do periodo de análise Prazo médio de recebimento Vendas e Prestação de Serviços Prazo médio de pagamento Fonte 14 Indicadores de Gestão 1º Trimestre 2012