Novo Portal de Compras

Transcrição

1 PROCESSO DE COMPRAS Novo Portal de Compras do Estado de Minas Gerais. O portal de compras que você conhece, agora mais completo e fácil de usar.

2 Com o objetivo de inovar em processos e tecnologia, oferecendo aos gestores públicos uma ferramenta de trabalho mais completa e moderna, e aos fornecedores e cidadãos mais informações sobre os processos de compra realizados pelo Governo de Minas Gerais, será disponibilizado o novo Portal de Compras do Estado em janeiro de O novo Portal de Compras contemplará novas versões dos módulos do SIAD responsáveis pela gestão de aquisições e contratações do Estado, que substituirão os atuais módulos de Compras, Contratos, Pregão e Cotação Eletrônica de Preços (COTEP). Parte do Catálogo de Materiais e Serviços (CATMAS), especificamente as consultas, também está incluída no escopo da mudança. As funcionalidades relativas à execução de despesas foram dissociadas do módulo de Compras e configurarão um módulo específico, denominado Especificações de Execução de Despesas. As novas versões desses módulos estão sendo desenvolvidas em ambiente web e estarão disponíveis na Internet, em 2009, para acesso a partir dos principais navegadores de mercado. Um dos grandes focos do desenvolvimento das novas versões é a melhoria de usabilidade, incluindo interfaces mais amigáveis, facilidade de aprendizado, maior retenção e redução na quantidade de erros. Durante o seu processo de construção, usuários do SIAD, incluindo alguns fornecedores, foram convocados a participar de avaliações de usabilidade, nas quais sua interação com o produto foi utilizada para avaliar as dificuldades percebidas e antecipar sua correção.

3 É importante ressaltar que os processos implementados nos novos módulos contemplam, em grande parte, as solicitações de melhoria apresentadas pelos usuários durante os quatro anos de utilização do SIAD. Pode-se destacar, no módulo de Compras, a disponibilização da Solicitação de Compra aos diversos setores dos órgãos e entidades, permitindo a esses suprimir o trâmite de papéis e fazer os ajustes e as aprovações via sistema, bem como o controle do andamento de suas solicitações. Atualmente, uma das grandes dificuldades para elaboração de Processos de Compra eficientes é o planejamento. A Solicitação de Compra tem como objetivo suprir esta lacuna, propiciando aos demandantes sinalizarem a sua real necessidade e aos gestores dos setores de compras realizarem compras agrupadas, evitando, assim, o velho problema do fracionamento. Com informações mais detalhadas e distribuídas será possível planejar melhor os processos de compra, uma vez que o gestor do processo poderá trabalhar as informações com maior visibilidade. A participação da área solicitante na fase interna do processo é uma exigência legal trazida no art. 6º do Decreto do Pregão nº , de 18 de abril de 2008, que deve ser uma diretriz para todas as formas de aquisição, determinando maior interatividade dos atores envolvidos no processo de compra. Esta cartilha objetiva orientar os órgãos e entidades usuários do SIAD quanto às inovações do módulo de Compras, abrangendo três grandes etapas: Solicitação de Compra, Pedido de Compra e Processo de Compra (Fase Interna, anterior à realização do certame ou definição do fornecedor), detalhando as novas funcionalidades e atores do sistema. Nessa cartilha serão apresentadas, também, as principais inovações das novas versões dos módulos de Compras, Contratos, Pregão, COTEP e CATMAS e do novo módulo de Especificações de Execução de Despesas. VAMOS COMEÇAR COM ALGUMAS INDAGAÇÕES: Qual a importância da fase interna do Processo de Compra? A definição do objeto a ser licitado, por meio da elaboração do Termo de Referência ou do Projeto Básico, constitui a etapa mais importante da fase interna do processo licitatório e, normalmente, demanda trabalho conjunto de diversos servidores nos mais variados setores do órgão licitante. Ocorre que, na maioria das vezes, a Administração Pública enfrenta dificuldades em compartilhar essas atribuições, ficando muitas definições referentes às contratações a cargo do pregoeiro, das comissões de licitações e dos servidores do setor de compras. A nova versão do módulo de Compras está sendo elaborada com o intuito de que esta visão fragmentada do processo de aquisições de bens e serviços seja finalmente abandonada e passe a ser adotada uma visão sistêmica, evitando, assim, solicitações de compras genéricas ou superficiais que levem a licitações fracassadas ou a contratações mal-sucedidas. Você sabe quais são os maiores problemas enfrentados pelo setor de compras? Veja se já aconteceu com você: 1. Receber memorandos solicitando a compra de Canetas, sem informar cor, tipo etc? 2. Sentir a necessidade de ter uma bola de cristal para adivinhar o que as pessoas necessitam que seja comprado? 3. Receber o material e a área demandante informar Não era isso que eu queria. Vamos utilizar e aperfeiçoar a Solicitação de Compra para a solução desses problemas!

4 Qual o objetivo da Solicitação de Compra? A Solicitação de Compra tem como objetivo captar, de forma padronizada, a necessidade de aquisição de material ou serviço, com a identificação dos itens do CATMAS e do quantitativo requerido. Com essas informações especificadas, poderá ser garantida a adequação do objeto desejado pela área demandante àquele adquirido. Os dados das Solicitações serão encaminhados para composição do Pedido e Processo de Compra, de forma alinhada com a estrutura organizacional necessária para a eficiência da elaboração do processo. Quem deverá fazer a Solicitação de Compra? Para alcançar os objetivos propostos, a Solicitação deverá ser feita por quem necessita adquirir o bem ou serviço, quem sabe realmente qual será sua aplicabilidade. Lembrando que, desde esse início, é necessária a comunicação entre funcionários das diversas áreas. Exemplos: Exemplo 1: Se a contratação for para atender a determinado laboratório, ninguém melhor que o técnico ou especialista responsável para saber qual bem ou serviço adquirir. Exemplo 2: Para as aquisições relativas a bens de consumo para atividadesmeio, tais como materiais de escritório, o Almoxarife ou Gerente Operacional das diretorias de logística ou unidade equivalente pode ser o responsável pela Solicitação. Concluída a sua elaboração, a Solicitação ficará disponível para análise e aprovação superior. Uma vez aprovada, será disponibilizada para a unidade de Pedido de Compra correspondente, para ser incluída em um Pedido de Compra. Qual o objetivo do Pedido de Compra? A elaboração do Pedido de Compra consiste no agrupamento de diversas Solicitações em um único Pedido, possibilitando à Administração Pública obter uma economia de escala, uma vez que o quantitativo a ser comprado será maior. É no Pedido de Compra que se dará a complementação de informações como: linha de fornecimento; justificativa da compra; local de entrega; indicação da unidade de compra responsável; preço de referência atualizado, bem como o valor da última aquisição do bem ou serviço pela Unidade de Compra e, se houver registro de preços para o item, o preço registrado para o mesmo. O preço de referência está, portanto, no Pedido de Compra e deverá ser mantido ou alterado, nos termos da Resolução SEPLAG nº 51, de 22 de novembro de 2007, que regulamenta a utilização de preços de referência, disponibilizados pelo módulo Melhores Preços, para estimativa de preços e julgamento de propostas nas aquisições públicas dos órgãos e entidades usuários do SIAD. Nesse momento, também deverá ser informado se o objeto tem alguma peculiaridade que deverá ser observada, como legislação especial, forma especial de recepção, solicitação de amostra, etc. Concluída a sua elaboração, o Pedido ficará disponível para análise e aprovação superior e, uma vez aprovado, será disponibilizado para a unidade de Processo de Compra correspondente. Como elaborar um Processo de Compra eficiente e quem deverá fazê-lo? Agora sim, chegamos ao setor de compras propriamente dito. Percebe-se que muito do trabalho já foi realizado, sobretudo quanto à especificação dos itens e definição das condições de contratação do bem ou serviço, pelo envolvimento de diversos atores no processo. Caberá, a partir desse momento, aos servidores do setor de compras, trabalhar na montagem de Processos de Compra eficientes, visando tanto à economia processual quanto à economia de escala na aquisição para a Administração Pública. É na fase do Processo de Compra, inclusive, que é definido o procedimento a ser utilizado para a contratação por licitação, dispensa ou inexigibilidade. Cabe ressaltar que, diferentemente das possibilidades da versão antiga do módulo de Compras, poderão ser incluídos em um mesmo Processo bens de

5 consumo, bens permanentes e serviços, independentemente do fato de esses possuírem linhas de fornecimento diferentes. Nesse momento, portanto, Pedidos de Compra com linhas de fornecimento distintas podem compor um mesmo Processo de Compra. ATORES DO PROCESSO DE COMPRA A nova versão do módulo de Compras do SIAD foi concebida sob uma visão sistêmica no que tange ao procedimento de aquisições de bens e serviços, ao possibilitar uma maior capilaridade de atuação dos diversos atores envolvidos no sistema. Com isso, espera-se uma quebra no paradigma de que apenas o setor de compras deve interagir com o sistema, sendo ele o único responsável pelo sucesso ou não da contratação. Os atores e suas funções estão descritos a seguir: Gestor de Solicitações de Material e Serviço O Gestor de Solicitações de Material e Serviço ficará responsável pela identificação da necessidade de compra, expressa por meio da Solicitação de Compra, obtendo a especificação do objeto a ser adquirido de forma objetiva no CATMAS. Também será responsável pela proposta de inclusão de item de material/serviço no CATMAS, caso o item desejado ainda não exista no mesmo. Chefe da Unidade Solicitante O denominado Chefe da Unidade Solicitante é o superior responsável por analisar as Solicitações incluídas por seus colaboradores e aprová-las, para que, então, sejam incluídas em Pedidos de Compra pela Unidade de Pedido. Caberá a ele, também, sugerir correções ou negar a Solicitação, quando for o caso. Gestor de Pedidos de Material e Serviço O Gestor de Pedidos é responsável pela definição das Solicitações que serão encaminhadas para realização de um ou mais Processos de Compra e pela organização das mesmas em Pedidos de Compra. Cabe também ao Gestor de Pedidos registrar ou recuperar o preço de referência, podendo utilizar como ferramenta para pesquisa de preços do objeto a ser licitado o módulo Melhores Preços e os preços registrados. Chefe da Unidade de Pedido O chefe da Unidade de Pedido ficará responsável por analisar os Pedidos incluídos no sistema pelas Unidades de Pedidos a ele vinculadas e aprová-los, reprová-los ou sugerir correções, conforme o caso. Os pedidos aprovados por esse ator ficam disponíveis automaticamente para elaboração do Processo pelo setor de compras. Gestor de Processos de Compra O Gestor de Processos de Compra será responsável pela elaboração do Processo de Compra, definindo quais Pedidos serão utilizados no Processo, bem como qual o procedimento de contratação a ser utilizado de acordo com a melhor estratégia de compra para os itens. É responsável, também, pela verificação do orçamento disponível, dos itens de despesa e de suas dotações orçamentárias e por incluir os editais de todas as modalidades de licitação no sistema, definindo as datas e horários de realização das sessões públicas, bem como gerindo as eventuais retificações em editais. Chefe da Unidade de Compra O chefe da Unidade de Compra ficará responsável por verificar todo o Processo de Compra e aprová-lo, reprová-lo ou sugerir correções, conforme o caso. Assessor Jurídico O Assessor Jurídico ficará responsável por emitir pareceres sobre os Processos de Compra quando o procedimento de contratação assim o exigir: licitação ou casos de dispensa e inexigibilidade, conforme Decreto Estadual nº , de 14 de junho de Poderão, também, sugerir alterações nos mesmos, quando se fizer necessário.

6 Auditor Setorial e Seccional O Auditor ficará responsável por emitir parecer sobre os Processos de Compra cujo procedimento de contratação for Dispensa de Licitação ou Inexigibilidade, conforme Decreto Estadual nº , de 14 de junho de Todos os atores mencionados e os demais terão um perfil específico no sistema para permissão de acesso às funcionalidades de sua competência. O processo descrito nas sessões anteriores, bem como o envolvimento dos atores mencionados, pode ser ilustrado conforme fluxograma abaixo: Principais inovações das novas versões dos módulos do SIAD 1. Inovações gerais Padrão único de navegação e mesma identidade visual para todos os módulos; Facilidade nas consultas as funcionalidades de pesquisa contam com diversos filtros que podem ser combinados de diferentes formas, de acordo com a informação desejada na busca; Relatórios o sistema está estruturado para emissão de relatórios variados, os quais podem ser salvos (formato PDF) e impressos; Histórico as ações dos usuários são gravadas em determinados momentos para compor um registro histórico, garantido a rastreabilidade das transações efetuadas no sistema. Compõem o registro histórico de uma Solicitação, por exemplo, a data e o responsável pela sua criação, a data e o responsável pelo encaminhamento da mesma para aprovação, a data de aprovação dessa Solicitação pelo Chefe da Unidade Solicitante, etc. Isso permitirá um maior controle do processo e, ainda, a criação de indicadores e metas dentro do fluxo de suprimentos; Manual do usuário on-line, organizado por funcionalidade; Obras as novas versões dos módulos do SIAD contemplam o gerenciamento das contratações de obras. 2. CATMAS As consultas ao Catálogo de Materiais e Serviços do SIAD serão disponibilizadas integralmente em ambiente web, com mais opções de filtros com o objetivo de otimizar a identificação dos itens desejados. 3. Compras Melhor acompanhamento dos processos os estados do Processo serão mais bem definidos, orientando os usuários quanto à situação atual, além de permitir a cada ator monitorar o processo quanto às ações e prazos; Inclusão de novos atores no fluxo controlado pelo sistema, tais como as Assessorias Jurídicas e Auditorias Setoriais e Seccionais. Esses setores possuem

7 um papel muito importante no processo, visto que são os responsáveis por manifestarem pareceres quanto à legalidade dos atos praticados no Processo de Compra, mas, até então, não tinham o registro de suas decisões vinculadas ao registro do Processo de Compra no sistema. Na nova versão haverá registro, no sistema, dos pareceres desses setores quando exigido como condição para continuidade dos Processos de Compra; Solicitação de Compra inclusão de etapa anterior ao Pedido de Compra, para captar a demanda via sistema, com a identificação dos itens no CATMAS pela área demandante; Pesquisa de preços com origens distintas do preço de referência a pesquisa de preços realizada no cadastramento do Pedido de Compra poderá conter o resultado de uma coleta de preços ou o preço de referência constante do módulo Melhores Preços do SIAD, com o preço da última compra realizada pela unidade ou o preço registrado para o item, caso exista; Processo composto será possível agrupar em um mesmo Processo de Compra, Pedidos contendo objetos de natureza distinta: material de consumo, material permanente e serviço; Informação do elemento item de despesa no Processo de Compra o elemento item de despesa não será mais informado no Pedido de Compra, mas, sim, no momento em que o Pedido for agrupado em um Processo de Compra pela Unidade de Compra; Nova estrutura para seleção de procedimentos de contratação seleção dos procedimentos de contratação com terminologia baseada na legislação vigente e limitada em função do valor contratado e da natureza da contratação (bens e serviços ou obras); Editais de todas as modalidades de licitação a nova versão do módulo de Compras irá gerenciar os editais de todas as modalidades de licitação, permitindo upload de arquivos e consulta pública aos editais publicados; Possibilidade de realização de compras por maior desconto e menor taxa de administração; Controle de Autorizações de Fornecimento (AF) e Ordens de Serviço (OS) emitidas as AF e OS serão geradas em arquivo PDF e serão emitidas somente com base no saldo empenhado, além de permanecerem armazenadas no sistema para acompanhamento e controle; Possibilidade de inclusão de nova unidade orçamentária e/ou executora para Processos de Compra em execução. 4. Pregão Gerenciamento das sessões de pregão presencial e eletrônico cujo critério de julgamento é por maior desconto ou por menor taxa de administração; Pregão eletrônico para Registro de Preços; Execução de lotes independentes uma vez que todos os lotes de um pregão atingirem a fase recursal, os mesmos poderão ter encaminhamento independente, sendo possível, por exemplo, contratar os itens de um lote já adjudicado e homologado mesmo que os demais lotes ainda não tenham sido concluídos; Inclusão do registro de controle das fases de aceitação e habilitação dos fornecedores; Possibilidade de a Autoridade Competente retornar as fases do pregão quando necessário, para realização, inclusive, de nova sessão de lances, com os devidos registros em ata. 5. COTEP Realização de cotações com lotes de itens, tornando os processos de pequeno valor mais atrativos para os fornecedores e evitando diversidade de fornecedores para itens correlacionados; Os fornecedores não precisarão efetuar login a cada lance; Possibilidade de os fornecedores cobrirem o próprio lance, e não necessariamente o menor lance, permitindo, no processo, uma maior economia em casos de desclassificação do primeiro colocado por inabilitação, preço inexeqüível, etc; 6. Contratos Possibilidade de um mesmo processo possuir itens com termo de contrato registrado no sistema e itens sem termo de contrato registrado (nas hipóteses de substituição pela nota de empenho, AF ou OS); Possibilidade de um mesmo fornecedor ter mais de um termo de contrato registrado no sistema para determinado Processo de Compra (conseqüência da execução independente de lotes de pregão); Registro de garantias aplicáveis nos contratos, quando necessário; Registro e controle de ocorrências do contrato; Inclusão de diversos tipos de alteração contratual (prorrogação de vigência, acréscimo, supressão, equilíbrio, etc) em um único termo aditivo ou apostilamento;

8 Reajuste e remanejamento por apostilamento; Inclusão de unidades orçamentária e contábil não previstas inicialmente no Processo de Compra. 7. Especificações de Execução de Despesa O novo módulo de Especificações de Execução de Despesa, dissociado do módulo de Compras, possui funcionalidades e navegação simplificadas; O módulo tem como padrão dotar o usuário do máximo de informações possíveis em uma mesma tela, necessária para a geração de qualquer tipo de especificação; Consultas consolidadas e detalhadas da execução de um Processo, contrato ou empenho específico; Gerenciamento de execução da despesa que é impactada por variação cambial, no caso de contratações atreladas a moeda estrangeira. Aécio Neves da Cunha Governador do Estado de Minas Gerais Antonio Augusto Junho Anastasia Vice-Governador SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO Renata Maria Paes de Vilhena Secretária de Estado de Planejamento e Gestão Bernardo Tavares de Almeida Secretário Adjunto Thiago Coelho Toscano Subsecretário de Planejamento e Orçamento Frederico César Silva Melo Subsecretário de Gestão Moema Albernaz Parreiras Diretora da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio Marconi Martins de Laia Diretor da Superintendência Central de Governança Eletrônica EQUIPE DO PROJETO SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO Frederico de Santana Tescarolo Renata Resende Coelho Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio Maria José Pires de Almeida Coordenação Geral do SIAD Jean Mattos Duarte Júlio César Moreira Ramos Marcelo de Aguiar Gomes Marcus Lobo Sewaybricker Natália Fonseca Padilha Rodrigo Soares Vasconcelos Teixeira Tiago Guilherme Matos Ferreira Ana Luiza Camargo Hirle Diretoria Central de Licitações e Contratos Daniela Aparecida da Silva Rocha Felipe José Ansaloni Barbosa Lauanda Ricaldoni Lima Nunes Avelar Loçanny Seixas da Silva Marta Freire Superintendência Central de Governança Eletrônica O Novo Portal de Compras estará disponível a partir de janeiro de 2009 no endereço Rodrigo Diniz Lara Diretoria Central de Gestão da Informação Fabrício de Barros Salum Colaboradores Andresa Linhares de Oliveira (SEF) Patrícia Rejane Lima Campos (SEPLAG) Desenvolvimento SYNERGIA Laboratório de Engenharia de Software e Sistemas do Departamento de Ciência da Computação da Universidade Federal de Minas Gerais - UFMG Suporte tecnológico PRODEMGE Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais

9 PLANEJAMENTO E GESTÃO