A gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos) no ADP do século XXI

Transcrição

1 A gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos) no ADP do século XXI Maria João Pires de Lima Évora

2 Sumário 1. Arquivo Distrital do Porto: missão e objectivos 2. Gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos) 2.1 Quem somos? Como fazemos? 2.2 Projectos (DigitArq; CRAV; Consultório no Arquivo; Artes Cénicas; Casa da Roda do Porto; SAALN ) 3. Conclusões

3 Arquivo Distrital do Porto Missão Contribuir para promover a salvaguarda, valorização e a divulgação do património arquivístico, garante dos direitos do Estado, dos cidadãos e da memória colectiva Visão Gerir a memória do passado e do presente na construção de um arquivo de excelência

4 Arquivo Distrital do Porto Gerir (organizar, descrever e disponibilizar) sistemas de informação pretéritos (imperfeitos). Sistemas de informação fechados e abertos (Pretérito imperfeito = ação que iniciou no passado e que ainda não terminou) Como se posicionou o ADP e com que recursos? Os possíveis. Sair da zona de conforto Adequar as estratégias de gestão aos contextos organizacionais; aos contextos orçamentais; às políticas de arquivo e às necessidades e expectativas dos utilizadores e da sociedade

5 Arquivo Distrital do Porto Racionalizar os recursos; estabelecer parcerias (AAADP; Universidades); captar mecenas; trabalhar em rede e sobre a rede Definir estratégias que lhe permitam a assumpção de uma cultura de mediadores da cidadania Recorrer a fontes de financiamento (projectos financiados desde o ano de 2001) Concretizar projectos que possibilitem a aquisição de saber-fazer disponível para ser utilizado por outros arquivos. (CRAV, DigitArq, Consultório..)

6 ADP - Quem somos? Entidade prestadora de serviços Mudança organizacional fomento do acesso continuado à informação que custodia melhor difusão informacional Desmaterialização do front-office e do back-office simplificação dos processos internos aposta nas TIC interatividade com o utilizador

7 ADP - Quem somos? Promoção da eficácia e da eficiência administrativa/ intervenção na produção documental Incremento da qualidade de trabalho/inovação dos arquivos enquanto recurso informativo Política de modernização administrativa/administração mais confiante e menos controladora Execução da política arquivística nacional no distrito do Porto Desenvolvimento da sociedade da informação e do conhecimento Melhoria da acessibilidade aos conteúdos administrativos e culturais Salvaguarda, valorização e garantia dos direitos do Estado e dos cidadãos

8 ADP- Como fazemos? Novos serviços e novos produtos implementação de novas infra-estruturas novas modalidades de resposta aos utilizadores Interacção e proximidade sem percepção da distância Um arquivo sempre aberto Serviço de Referência e Leitura Virtual Balcão electrónico

9 ADP- Como fazemos? Incremento da qualidade/inovação dos arquivos enquanto recurso informativo Gestão da mudança risco/desafio Reorganização de processos de trabalho Política de modernização administrativa Qualificação profissional / Desenvolvimento de competências Saberes-ser e saberes-fazer / Aprendizagens informais

10 ADP- Como fazemos? Projectos

11 Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo 2002/2003 Prémio Fernandes Costa Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP Inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação (2004) Em Dezembro de 2008, a Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) adopta o DigitArq para toda a rede de arquivos dependentes

12 Projeto DigitArq Objectivo disponibilizar em linha, local e remotamente, os conteúdos do Arquivo Aumentar a oferta da capacidade de pesquisa e acessibilidade da informação Um ponto de partida para a utilização das TIC Promover o desenvolvimento de uma ferramenta informática de descrição arquivística Potenciar mudanças organizacionais prestar serviços de pesquisa remotamente

13 Projecto DigitArq Arquitectura do conjunto aplicacional DigitArq Módulos: Aquisição e Descrição Arquivística Gestão de Objectos Digitais Disseminação, Navegação e Pesquisa Gestão de Utilizadores e Gestão da Produtividade

14 Projeto DigitArq repositório de Descrições Arquivísticas mais de 300 mil registos descritivos repositório de Objetos Digitais (OD) gestão integrada da produção de OD 2 milhões de imagens

15 Objectivo implementar o balcão electrónico único Arquivo Em 2013 o nº de transacções /serviços em plataforma electrónica totalizaram cerca de pesquisaeleitura@adporto.pt

16 Projecto CRAV Criar portal para Internet Implementar plataforma de certificação electrónica de documentos Garantir os requisitos de autenticidade, integridade, não-repúdio e confidencialidade dos dados Efectuar a pesquisa e visualizar os documentos Fazer o pedido de consulta, de pesquisa e reservar documentos Fornecer, remota e localmente, reproduções adequar digitais os instrumentos de documentos certificadas em ambiente electrónico tecnológicos e organizacionais já Efetuar o pagamento por meio existentes electrónico aos recursos informativos que custodia e à disponibilização dos seus serviços

17 Projecto CRAV Integrar toda a informação produzida no Serviço de Referência e Leitura pelo utilizador remoto ou presencial Circular a informação entre os serviços do Arquivo no mesmo ambiente para os diversos intervenientes nos processos satisfazer os utilizadores à distância e num menor tempo possível Simplificar os processos /redesenhar os circuitos A DGLAB está a proceder ao desenvolvimento/adaptação do CRAV, integrado como mais um módulo do conjunto aplicacional DigitArq Para ser implementado no Arquivo Nacional, Arquivos Distritais e Centro Português de Fotografia, no ano de 2014

18 Projecto Consultório no Arquivo 2014 Sensibilizar e ajudar a preservar a documentação de arquivo e as memórias Actividade mensal, gratuita, para apoiar particulares ou entidades colectivas Consultas nas instalações do ADP, com marcação prévia Atendimento individualizado com a duração de 30 a 60 minuto

19 Análise de documentos ou esclarecimento de dúvidas pontuais sobre arquivo ou conservação e restauro A equipa pode deslocar-se a outra instituição, excepcionalmente Questões mais complexas são encaminhadas para o serviço de consultoria do ADP

20 Testemunhos de Emigração entre o Norte de Portugal e Brasil 2014 Higienizar, planificar, consolidar e reacondicionar a série documental Processos de passaportes produzidos entre 1905 e 1921 Objetivo de facilitar o acesso à documentação e respetiva descrição ao nível da u.i. ( documentos, que constituem processos)

21 Partes da Directora da casa da Roda do Porto 2013 Assegurar a preservação da totalidade da série documental Partes da Directora Intervenções de conservação e restauro ( documentos, de processos e 500 sinais) Disponibilização para consulta pública do catálogo (6.063 registos) e imagens digitais (7.643) Realização de um vento público conferência, vídeo e mostra documental

22 Valorização e Promoção dos Fundos e Serviço Técnico do ADP 2013; 2014 Explorar e divulgar, com periodicidade mensal, um tema ou um fundo custodiado pelo Arquivo a partir do ano de 2013 Traduz-se na concepção e produção anual de 12 números de boletins subordinados a diversos temas: (O Arquivo Distrital do Porto; O Acesso aos Arquivos; 50 anos de Ponte da Arrábida; 250 anos datorre dos Clérigos; 250 anos datorre dos Clérigos: Nicolau Nasoni; Livraria Lello & irmão; Incorporações ADP: Listagem atualizada; SOS Arquivos; Ficheiro Magalhães Basto; 40 anos do 25 de Abril; A I Grande Guerra)

23 Documentos das artes Cénicas 2011 Conservar e catalogar os documentos (2.000) da colecção doada Digitalização de 667 imagens, número representativo das espécies, acessíveis nem linha Evento público de lançamento com actividade performativa e mostra documental Digitalização de fundos documentais e 2014 (em parceria com a Family Search) Digitalizar e disponibilizar via Web cerca de dois milhões de imagens (93,5% dos fundos paroquiais e séries como: Inquirições de genere; Notas para testamentos; índices de notas; cadernos de recenseamento militar; e registos de passaportes) Reactivado em 2014

24 Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte Recuperar, agregar e disponibilizar o núcleo documental do Serviço de Apoio Ambulatório Local entre 1974 e 1976 que se encontrava disperso e inacessível Tratamento técnico de 22 arquivos. 14 doados, 3 depositados e os restantes cedidos temporariamente Descrição de c ui e c. 650 peças desenhadas, projectos de arquitectura das Zonas de Intervenção do SAAL Norte

25 Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte Digitalizadas imagens (1/4 do total) Exposição Uma cidade em r(e)volução: recuperação do Arquivo SAAL Norte e apresentação de um CD multimédia Colóquio subordinado ao tema SAAL/N: Pontes para o presente

26 Arquivo Eça de Queirós 2001 Produção de um CD-ROM Arquivo Eça de Queirós Resultado do tratamento técnico arquivístico nos núcleos documentais dos arquivos pessoais de Eça de Queirós e António Eça de Queirós, e de Família de Eça de Queirós/ Condes de Resende, custodiados pela Fundação Eça de Queirós, Tormes Com este produto pretendeu o ADP iniciar novas formas de apresentação de trabalhos de descrição arquivística, mais integradas na indústria de conteúdos e multimédia Mostra para divulgação de documentos representativos da vida do escritor

27 Conclusões Um novo paradigma de partilha e de relação de parceria Concertação semântica facilitadora da integração e da interoperabilidade de diversos sistemas Uma estrutura de informação cada vez mais comum e transversal Repositórios de informação dinâmicos e fiáveis Serviços web, just in time e just in case

28 Conclusões Facilitadores do acesso dos investigadores, dos cidadãos e dos agentes económicos à matéria-prima que é a informação original Sem medo de disponibilizar a informação e os serviços Sem medo de alterar os procedimentos e a cultura administrativa Sem medo da transparência Sem abdicar da exigência de rigor nos procedimentos e nos actos

29 Conclusões Relevante na implementação de serviços no âmbito do governo eletrónico Continuando a Alterar o perfil "tecnológico" e "cultural" do funcionamento dos Arquivos e de toda a Administração Mas assegurando que O património arquivístico é garante dos direitos e deveres do Estado, dos cidadãos, das instituições e das empresas

30 Arquivo Distrital do Porto Maria João Pires de Lima