Manual de Execução de Despesa

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1 PREFEITURA DE JUIZ DE FORA SECRETARIA DA FAZENDA SUBSECRETARIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DEPARTAMENTO DE NORMAS TÉCNICAS Manual de Execução de Despesa 2ª Edição Juiz de Fora 2012

2 APRESENTAÇÃO A Subsecretaria do Sistema do Controle Interno da Secretaria da Fazenda tem como objetivo principal proporcionar economicidade, eficiência, eficácia, efetividade e equidade à Gestão Governamental, avaliando o cumprimento de metas, analisando a legalidade e legitimidade dos atos, e pautando suas ações na prevenção e fiscalização dos atos e fatos administrativos, amparando-se sempre na ética e transparência com o objetivo de garantir a otimização dos gastos públicos. Mais especificamente, compete, ainda, a esta Subsecretaria, orientar e auxiliar os órgãos da Administração Pública na execução de despesas financeiras, bem como disponibilizar elementos suficientes para que o processo se desenvolva corretamente, sempre em conformidade com os princípios administrativos constitucionais. Constituem fases do processo de execução de despesa, o empenhamento, a liquidação e o posterior pagamento da mesma. Os procedimentos aqui definidos, com base nas Leis n os 4.320, de 17 de março de 1964, 8.666, de 21 de junho de 1993, além da Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000, alcançam os órgãos da administração direta, as entidades autárquicas e fundacionais, devendo ser observados pelos servidores que atuam na execução orçamentária, financeira, administrativa e patrimonial. Neste sentido, a Subsecretaria do Sistema de Controle Interno da Secretaria da Fazenda, ciente de sua elevada missão institucional de zelar pelo devido uso dos recursos públicos, objetiva, através do presente manual, sistematizar passo a passo e elucidar os mecanismos necessários para efetuar o processo da execução de despesas, definindo o rigor técnico com que deve ser tratado pelos agentes públicos incumbidos de lhe dar andamento. Maria Helena Leal Castro Secretária da Fazenda Marlene de Paula Bassoli Subsecretaria do Sistema de Controle Interno Douglas Alves Souza Departamento de Normas Técnicas

3 Instrução Normativa nº 24, de 10 de dezembro de 2010 Aprova o Manual de Execução de Despesa a ser utilizado pela Administração Direta, Autarquias e Fundações. A SUBSECRETARIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DA SECRETARIA DA FAZENDA, no uso de suas atribuições que lhe conferem o Decreto nº 7.253, de 04 de fevereiro de 2002; e considerando os dispositivos contidos nas Leis n os 8.666, de 21 de junho de 1993, 4.320, de 17 de março de 1964, Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000, e demais legislações pertinentes, todas dispondo sobre o procedimento a ser utilizado para execução de despesas no âmbito da administração direta e indireta, estabelece as seguintes instruções: 1 Aprovar o Manual de Execução de Despesa a ser utilizado pela Administração Direta, pelas Autarquias e Fundações, e disponibilizá-lo no endereço eletrônico 2 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. 3 Registre-se, publique-se por afixação e cumpra-se. 4 Revogam-se as Instruções Normativas n os 06, de 28 de Abril de 2004, 09, de 19 de Junho de 2006, e 14, de 19 de Março de Juiz de Fora, 10 de dezembro de 2010 MARIA HELENA LEAL CASTRO Secretária da Fazenda MARLENE DE PAULA BASSOLI Subsecretaria do Sistema de Controle Interno DOUGLAS ALVES SOUZA Departamento de Normas Técnicas

4 Sumário I- Conceitos e Abrangências... 1 Introdução... 1 Conceitos... 1 II- Empenho... 3 Empenho Ordinário... 3 Empenho Global... 3 Empenho Estimativa... 4 Emissão da Nota de Empenho... 5 Especificação de Despesa na Nota de Empenho... 6 Descrição dos Serviços Contratados ou Bens Adquiridos... 6 Alterações Contratuais... 7 Rescisão... 7 Alteração do Valor Contratual... 7 Prorrogação... 9 Repactuação Reajuste III Liquidação Obrigações a cumprir Requisitos Procedimentos Nota Fiscal Eletrônica Liquidação de Empenhos Liquidação de Empenho Ordinário Liquidação de Empenho Global Liquidação de Empenho Estimativa Solicitação de Liquidação Emissão da Nota de Lançamento IV Pagamento Procedimentos Datas de Pagamento Atribuições Referentes ao Departamento de Gestão Financeira/SSF/SF Guarda de Documentos e Informações sobre Pagamentos V Eventos Procedimentos VI Anexos Anexo 1 - Termo de Apostilamento Anexo 2 - Documentos Relativos ao Pagamento Anexo 3 Tabela de Eventos

5 I - CONCEITOS E ABRANGÊNCIAS Introdução As despesas públicas decorrentes da execução de obras e serviços e a aquisição de bens, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, exceto os casos expressamente definidos na Lei nº 8.666, de 21 de junho de Além do processo licitatório, as despesas somente poderão ocorrer quando houver previsão de recursos orçamentários e financeiros que assegurem o pagamento das obrigações a serem realizadas no exercício financeiro em curso. A despesa pública, na sua execução, possui os seguintes estágios a serem cumpridos: I Empenho; II Liquidação; e III Pagamento. Conceitos I - Despesa Pública: todos os gastos fixados na lei orçamentária ou em leis específicas e destinados à execução de obras, serviços e aquisição de bens, com a finalidade de realizar os objetivos da Administração Pública. II - Contrato: todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas. III - Empenho: ato emanado de autoridade competente que cria para a Administração Pública obrigação de pagamento, condicionada ao implemento de condição pelo fornecedor/prestador de serviços. Representa a garantia de que foi feita a necessária reserva orçamentária para fazer face à despesa que está sendo contratada, importando tal ato na dedução do valor da despesa a ser executada da respectiva dotação orçamentária. IV - Nota de Empenho - NE: é o documento que se extrai do ato de realização do empenho, constituindo-se em garantia de pagamento que se dá ao fornecedor, prestador de serviços, etc. V - Liquidação: consiste na realização da despesa através da verificação do empenho emitido e do documento fiscal do fornecedor/prestador de 1

6 serviços. É a comprovação de que o credor cumpriu todas as obrigações estabelecidas contratualmente ou através do empenho, quando este vier a substituir o contrato. VI - Nota de Liquidação LI: registro da arrecadação/liquidação de despesas/diversos lançamentos. VII Unidade Gestora UG: unidade orçamentária ou administrativa que realiza atos de gestão orçamentária, financeira e/ou patrimonial. VIII SIAFEM: Sistema de Administração Financeira para Estados e Municípios utilizado pelo Município no processo de execução de despesa. IX Evento: registro de entrada no SIAFEM para transformar os atos e fatos administrativos em registros contábeis. X Fontes de Recursos: constituem-se de agrupamentos de naturezas de receitas e servem para indicar a origem ou a procedência dos recursos que devem ser gastos com uma determinada finalidade. XI Cota Financeira: a programação financeira é baseada na distribuição de cotas, que limitam o montante a ser empenhado, adequando os gastos ao ingresso das receitas. XII Dotação Orçamentária: constitui-se no detalhamento da despesa incluída no orçamento público, sob a forma de item do programa de trabalho de um segmento da administração direta ou indireta (unidade orçamentária). Desta forma, o orçamento consigna dotações específicas para a realização de seu conjunto de projetos e/ou atividades, que identificam as ações a serem realizadas pelas unidades orçamentárias. 2

7 II- Empenho O empenho deve ser efetuado após a conclusão do processo licitatório e antes da lavratura e assinatura do contrato, antecedendo sempre à realização de qualquer despesa e não pode exceder o limite dos créditos disponibilizados na respectiva dotação orçamentária prevista na Lei Orçamentária Anual LOA para o exercício em curso, bem como ser compatível com o Plano Plurianual PPA e a Lei de Diretrizes Orçamentárias LDO. Uma vez efetuado o empenho, surge a obrigação do pagamento, desde que o credor atenda a todas as obrigações a serem cumpridas, no que se refere ao fornecimento de bens e serviços, para credenciá-lo como recebedor no momento da liquidação. O empenho prévio deve, também, ser efetuado por ocasião de alterações contratuais referentes a: a) prorrogação de prazos; b) aumento de quantitativos; c) reajuste de valores. Empenho Ordinário O empenho ordinário somente poderá ser realizado para a despesa: a) cujo valor seja considerado líquido e certo para o credor; b) cujo valor seja previamente conhecido; e c) cujo pagamento deva ocorrer de uma só vez. O empenho ordinário poderá ser realizado, por exemplo, na aquisição de uma quantidade determinada de peças para veículos, onde o valor unitário e o valor total são conhecidos, e o pagamento ocorrerá de uma só vez. Empenho Global O empenho global somente será realizado para atender às despesas cujo pagamento ocorrerá parceladamente e, geralmente, em cada mês do exercício financeiro em curso, sendo o montante a ser pago previamente conhecido. 3

8 São exemplos de gastos que se utilizam do empenho global: compra de materiais com entregas e correspondentes pagamentos de forma parcelada; aluguel de máquinas, equipamentos e imóveis, cujo valor a ser pago, mensalmente, seja conhecido, bem como o valor total, objeto do contrato; serviços de limpeza e conservação, cujo valor do pagamento mensal seja conhecido, bem como o valor total do contrato. Empenho Estimativa O empenho estimativa destina-se a atender a despesa de valor não quantificável durante o exercício, ou seja, quando não se pode determinar previamente o montante exato a ser pago. Para estimar os valores das despesas a serem realizadas, deve-se proceder a um estudo de previsão que permita a maior proximidade possível da realidade. São exemplos de despesas empenháveis por estimativa: combustíveis; energia elétrica; telefone; água; adiantamentos, etc. No caso de despesas empenhadas na modalidade estimativa, seu valor exato somente será conhecido no final de sua execução, podendo ocorrer os seguintes casos: a) se a estimativa for menor que o valor da despesa a ser realizada, caberá efetuar empenho complementar (reforço de empenho) no valor estimado correspondente à diferença apurada; b) se a estimativa empenhada for maior que o valor da despesa realizada, caberá anulação da parte referente à diferença apurada, revertendo esta à dotação por onde correu a despesa. O empenho complementar sempre será efetuado previamente à 4

9 realização da despesa. Emissão da Nota de Empenho O empenho será processado mediante emissão de documento denominado Nota de Empenho, que deverá conter as seguintes informações: a) identificação do credor, onde deverá constar seu nome, endereço e CPF/CNPJ; b) especificação da despesa (Plano Interno, Fonte de Recurso, Natureza de Despesa, Licitação, Modalidade, Referência Legal, Número do Processo); c) local de entrega dos materiais adquiridos ou da prestação dos serviços contratados; d) valor da despesa, em algarismos e por extenso; e) cronograma de desembolso; f) descrição dos materiais adquiridos ou dos serviços contratados; g) declaração de que a importância empenhada foi abatida do saldo da dotação através da qual se fez o empenho. A Nota de Empenho deverá ser impressa em 3 (três) vias, sendo: a) 1 (uma) via, assinada, para o respectivo processo administrativo; b) 1 (uma) via, assinada e em ordem cronológica, para o Departamento de Contadoria da Subsecretaria de Finanças da Secretaria da Fazenda DC/SSF/SF, ou setor contábil correspondente, tendo em vista a elaboração de aquivo específico para o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais - TCEMG; c) 1 (uma) via para o fornecedor do bem ou serviço. Credor: será a identificação da empresa que irá fornecer o bem ou serviço. No caso da empresa possuir várias sedes, matriz e filial(ais), no final do processo licitatório será(ão) definida(s) aquela(s) sede(s) que irá(ão) forcecer o bem ou serviço. A definição deverá ocorrer antes da assinatura do contrato ou da emissão da nota de empenho, que possa vir a substituílo. O empenho será realizado, obrigatoriamente, no CNPJ da empresa 5

10 matriz, quando as filiais forem fornecer bens ou serviços, devendo, ainda, nestes casos, constar do instrumento contratual o CNPJ matriz da empresa e as respectivas filiais que irão executar o contrato. Quando uma empresa filial, única e exclusivamente, fornecer bem ou serviço, o empenho poderá ser realizado no CNPJ desta empresa. Contrato: Constarão no instrumento contratual os CNPJ da empresa matriz e das respectivas filiais que forem fornecer bens ou serviços para a Administração Pública. Caso haja alteração da sede fornecedora constante do contrato, será efetuado Termo de Apostilamento, conforme modelo Anexo 1, que integra este manual. Especificação de Despesa na Nota de Empenho A especificação da despesa constante na Nota de Empenho será atendida mediante a discriminação completa, utilizando-se as seguintes classificações: a) Unidade Orçamentária (institucional); b) Programa de Trabalho (funcional-programática); c) Natureza da Despesa (econômica). A informação relativa à descrição dos materiais adquiridos ou dos serviços prestados deverá corresponder à exata discriminação dos mesmos, com a finalidade de não haver divergência entre a informação contida na Nota Fiscal ou Fatura, emitida pelo contratado, no empenho e no termo contratual. Na Nota de Empenho, especificamente no campo descrição, deverá constar, ainda: marca do produto que está sendo adquirido, quando for o caso; data da autorização da despesa pelo respectivo ordenador; número da folha do processo onde se encontra a autorização da despesa. Descrição dos Serviços Contratados ou Bens Adquiridos Deverá ser especificado, adequadamente, o objeto do contrato, evitando utilizar siglas ou abreviaturas que dificultem o entendimento, bem como repetir informações constantes em outros campos, como: credor, CNPJ/CPF, nº do processo, etc. A descrição do objeto irá variar em função de cada caso. 6

11 Exemplos de Descrição: materiais destinados à reforma, ampliação ou construção de imóvel: especificar os tipos de alterações que irão ocorrer, identificar o local e descrever sua utilização atual. Ex: construção de um banheiro na Escola Municipal Cora Coralina, situada à Rua A, nº 100, Bairro Centro. Materiais destinados à manutenção de imóvel: identificar local e descrever sua utilização atual. Ex: substituição de azulejo em um banheiro na Escola Municipal Coralina, situada à Rua A, nº 100, Bairro Centro. Alterações Contratuais Rescisão Quando se tratar de rescisões contratuais, deverá ser providenciada a anulação do saldo de empenho existente para que o recurso, antes reservado a esta despesa, retorne à dotação orçamentária de origem e seja disponibilizado para outros gastos. A anulação do saldo do empenho será formalizada através da emissão de Nota de Cancelamento de Empenho própria, emitida através do Sistema SIAFEM. Alteração do Valor Contratual A alteração do valor contratual, em razão de acréscimo ou supressão do valor global inicial, ocorrerá quando houver modificação do projeto ou das suas especificações para melhor adequação aos objetivos do contrato, além da conveniência de alteração dos quantitativos para mais ou para menos, nos casos em que o preço for vantajoso para o Município ou para diminuição de gastos públicos. A mudança do valor global inicial do contrato decorrente de acréscimos ou supressões implicará na alteração das despesas empenhadas. O novo valor global será apurado através da Planilha de Custos e Formação de Preços, que integra o contrato vigente, mediante multiplicação dos novos quantitativos estabelecidos pelos valores unitários originalmente contratados, os quais serão mantidos sem qualquer alteração. 7

12 Supressões: As supressões a serem efetuadas no valor global do contrato em vigência serão permitidas somente nas seguintes hipóteses: a) quando o preço pactuado no contrato original não for vantajoso para o Município, visando a diminuição dos gastos públicos; b) até o limite de 25% para obras, serviços e compras. Entretanto, se houver acordo entre as partes, as supressões poderão ocorrer acima de 25%. As supressões serão efetuadas através da emissão da NOTA DE CANCELAMENTO DE EMPENHO, com a anulação do exato valor a ser cancelado. Os valores anulados serão revertidos, automaticamente, através do sistema SIAFEM, para a respectiva dotação, cujo valor ficará disponível para fazer face a outros gastos. Acréscimos: Os acréscimos a serem efetuados no valor global inicial do contrato em vigência serão permitidos, somente, nas seguintes hipóteses: a) quando o preço pactuado no contrato original for vantajoso para o Município; b) até o limite de 25% para obras, serviços e compras; c) até o limite de 50% no caso particular de reforma de edifício ou de equipamento. Os acréscimos serão efetuados após a verificação da disponibilidade orçamentária e financeira para fazer face à respectiva despesa e através de empenho/reforço de empenho no valor correspondente à despesa a ser acrescida. Cálculo das supressões e dos acréscimos: Para verificação do percentual de alteração do valor global inicial do contrato, decorrente das supressões ou dos acréscimos dos quantitativos efetuados, serão utilizados os seguintes cálculos: 8

13 Supressão Exemplo Acréscimo Valor global inicial: Novo valor global: 800 (planilha de custos e formação de preços) = 0,8 1 0,8 = 0,2 0,2 100 = 20% Valor global inicial: 850 Novo valor global: 1000 (planilha de custos e formação de preços) = 1,17 1,17-1 = 0,17 0, = 17% É vedada a supressão ou o acréscimo realizada(o) diretamente pelo valor contratual, ou seja, aplicando-se 25% sobre o valor global inicial do contrato. No exemplo de supressão contratual, se fosse realizado o cálculo aplicando a supressão de 25% diretamento sobre o valor global inicial, o valor encontrado seria equivalente a R$ 750,00, ou seja, abaixo do valor encontrado utilizando-se a planillha de custos e formação de preços. No exemplo de acréscimo contratual, se fosse realizado o cálculo aplicando o acréscimo de 25% diretamente sobre o valor global inicial, o valor encontrado seria equivalente a R$ 1.062,50, ou seja, superior ao valor encontrado utilizando-se a planilha de custos e formação de preços. Prorrogação A Prorrogação visa ampliar o prazo de execução da despesa inicialmente previsto, podendo ser objeto da referida prorrogação: a) os projetos cujos produtos estejam contemplados no Plano Plurianual; b) a prestação de serviços a serem executados de forma contínua, podendo ocorrer por iguais e sucessivos períodos, com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a 60 (sessenta) meses; c) o aluguel de equipamentos e a utilização de programas de informática, podendo a duração estender-se pelo prazo de 48 (quarenta e oito) meses. 9

14 Serviços contínuos: São aqueles de necessidade permanente da administração, cuja paralisação afeta a normal prestação dos serviços públicos essenciais ou ocasiona prejuízos à administração. Exs: Serviços de limpeza e conservação, manutenção, vigilância, segurança, transporte de valores, cargas ou passageiros, etc.. A constatação de preços e condições mais vantajosas para a administração será efetuada através de: a) pesquisa de mercado que comprove que o preço ofertado pelo contratado é compatível com o preço de mercado; b) análise das condições da prestação do serviço, devendo ser feita pesquisa junto aos usuários para avaliar a qualidade do serviço prestado e a viabilidade de sua prorrogação; c) análise das condições de pagamento estabelecidas entre o contratado e a administração, devendo a mesma ser comparada com as condições oferecidas no mercado, quando será levado em consideração: prazo; nº de parcelas; juros; atualizações; descontos. Prazo de prorrogação: As prorrogações serão efetuadas, impreterivelmente, dentro do prazo de vigência dos contratos. A prorrogação ensejará: a) a existência de dotação orçamentária e de cota financeira correspondente; b) no empenho do valor correspondente à despesa gerada, o qual será efetuado antes do término de vigência do contrato sendo, preferencialmente, antes da assinatura do termo aditivo ou, obrigatoriamente, antes do inicio de sua execução. Repactuação A repactuação é uma modalidade de alteração contratual, aplicável aos contratos de serviços contínuos, que não se vincula a um índice específico de correção, mas à variação dos custos do contrato. Para repactuação de preços deve ser apresentada demonstração analítica da variação dos componentes de custos do contrato, devidamente justificada: 10

15 pela empresa contratada, tendo em vista a solicitação de acréscimo contratual; ou pelo Município, tendo em vista a solicitação de supressão contratual. Reajuste O reajuste tem lugar quando ocorrem previsíveis elevações nos valores dos bens, serviços ou salários. Nesta hipótese, os fatos são previsíveis, devendo o reajuste estar vinculado a índice previamente definido no contrato. No caso do Município, o índice utilizado é o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo IPCA, calculado e divulgado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE. O reajuste contratual será efetuado mediante realização de empenho, no valor correspondente à despesa gerada, devendo ser observada a existência de reserva orçamentária e cota financeira para fazer face à despesa. 11

16 III - Liquidação É o ato de credenciar o fornecedor como recebedor da quantia constante da Nota Fiscal - NF, Fatura ou Recibo de Prestação de Serviço - RPS, tendo como condição o cumprimento integral do objeto do contrato celebrado com o Município, ou seja, com a entrega do bem ou prestação do serviço. Obrigações a Cumprir No momento da liquidação é que se verifica se o fornecedor cumpriu suas obrigações, descritas no respectivo empenho/contrato, de forma a credenciá-lo como recebedor. Exemplo de obrigações a serem cumpridas: Fornecimento de material: Os produtos devem ser entregues nas quantidades corretas, com as especificações adequadas e nas datas desejadas, além de demais exigências previstas no empenho/contrato. Prestação de serviço: Os objetivos da contratação do serviço devem ser atingidos, além dos critérios estabelecidos como: prazo, forma de prestação do serviço, pessoal utilizado, e demais exigências previstas no empenho/contrato. Requisitos No momento da liquidação deverão ser identificadas: a) a origem do objeto que se deve pagar; b) a importância exata a ser paga; c) a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação. Identificação da origem e do objeto a ser pago: Consiste na verificação objetiva do cumprimento contratual, ou seja, através da verificação, in loco, pela Administração Pública, da obrigação executada pelo contratado, como, por exemplo: se a obra foi construída de acordo com as especificações do contrato; se o material foi entregue (ou o serviço foi executado) dentro das especificações contratadas. 12

17 Identificação do credor e da importância a ser paga: Para se proceder a esta correta identificação, deverão ser observados o contrato, acordo, ajuste ou instrumento congênere, a Nota de Empenho e o comprovante de despesa (NF, Fatura ou RPS), os quais devem apresentar consistências entre si. Os comprovantes de despesas devem conter as seguintes informações: a) razão social completa do fornecedor; b) data de emissão; c) natureza da operação; d) razão social completa da contratante; e) especificação detalhada do bem ou do serviço fornecido; f) valores unitários e globais da despesa; g) destaque dos impostos devidos; h) data de entrega do bem ou do serviço; i) prazo de validade da NF, Fatura ou RPS; j) autorização do órgão competente (Município ou Estado, conforme o caso), bem como a numeração do talonário. A especificação da despesa não deve limitar-se a dizer que o bem foi entregue ou o serviço foi prestado, mas especificar, de acordo com a realidade, o fornecimento do bem ou do serviço, levando em conta as condições estabelecidas no contrato e as especificações contidas na Nota de Empenho. Exemplo: No caso de realização de obra de construção civil, o documento de despesa deverá especificar quais os serviços foram efetivamente executados na medição efetuada, não devendo se limitar às seguintes especificações: 3ª medição ou 1/3 (uma parcela de três). Comprovação da entrega do bem ou do serviço: A comprovação será realizada mediante aposição de carimbo na NF, Fatura ou RPS, o qual deverá conter a data de recebimento e assinatura do: a) responsável pela Supervisão de Fornecimento e Controle de Suprimentos do DEIN/UNEI; b) servidores da Supervisão de Recebimento de Materiais do Departamento de Logística e Serviços de Transporte da Secretaria de Administração e Recursos Humanos SRM/DLOG/SARH; ou c) servidor designado, formalmente, pelo titular da UG. 13

18 Procedimentos No ato de liquidação da despesa devem ser efetuadas as seguintes verificações: a) se foram cumpridas as exigências estabelecidas no contrato, convênio ou instrumento similar; b) se a Nota Fiscal, Fatura ou RPS possui visto dos setores e servidores responsáveis; c) se a Nota Fiscal, Fatura ou RPS está em conformidade com a Nota de Empenho; d) se a segunda via da Nota Fiscal consta do processo e não contém rasuras; e) se a entrega do material ou a execução do serviço foi feita dentro do prazo e de acordo com as especificações contratadas. No caso de extravio da primeira via do documento fiscal: somente poderá ser dada autenticidade à cópia apresentada se a mesma for autenticada em cartório. No caso da dispensa formal do credor de emissão da Nota Fiscal, conforme previsões legais aplicáveis: poderão ser acatados Recibos e/ou Faturas, desde que contenham todos os dados necessários para a regular liquidação (número do CNPJ da Prefeitura, Autarquia ou Fundação; declaração expressa do recebimento do material ou da prestação de serviço; descrição detalhada do material ou do serviço, com especificação do número do inventário, no caso de concerto de equipamento ou mobiliário permanente; valor unitário e total de cada item; valor total do comprovante da despesa). Nota Fiscal Eletrônica A Nota Fiscal Eletrônica NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços das empresas. As NF-e substituem apenas as Notas Fiscais Modelo 1 ou 1-A. As NF-e autorizadas podem ser consultadas no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( e nos Portais Estaduais. Para a vizualização das informações da NF-e, é necessário fornecer a chave de acesso impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DANFE. O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e e acompanhar a mercadoria em trânsito. Esta chave é composta das 14

19 seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. As UG s receberão o DANFE juntamente com a mercadoria e deverão verificar, mediante consulta eletrônica: a) a validade da assinatura digital; b) a autenticidade do arquivo digital da NF-e; e c) a concessão da Autorização de Uso da NF-e. O DANFE poderá ser reimpresso pela empresa a qualquer momento, para atender às obrigações tributárias das empresas envolvidas devendo, nestes casos, constar esta informação no referido documento. Cabe destacar, ainda, que a informação de reimpressão contida no DANFE é fornecida eletronicamente pelo próprio sistema da NF-e. Considerando que as UG s devem possuir duas vias dos documentos comprobatórios da despesa (uma via para processo e uma via para pagamento), torna-se necessário solicitar à empresa, antecipadamente, que ela remeta as duas vias necessárias do DANFE, evitando o uso de cópias para pagamento ou instrução do processo. Liquidação de Empenhos A liquidação ocorrerá sempre com base no empenho efetuado, o qual poderá ser: ordinário, global ou estimativa. Liquidação de Empenho Ordinário A liquidação da despesa será efetuada, neste caso, quando o valor total da despesa já for previamente conhecido, devendo a liquidação ser efetuada de uma só vez, pelo valor total do empenho, não sendo permitido o seu parcelamento. Caso ocorra desconto no valor do bem ou do serviço, que já tenha sido objeto de empenho ordinário, a liquidação será efetuada pelo valor líquido e o saldo deverá ser cancelado, não sendo permitida a utilização do mesmo para cobertura de outra despesa. Liquidação de Empenho Global A liquidação de empenhos globais será efetuada com base no valor da despesa e de acordo com as parcelas estabelecidas no contrato, convênio ou instrumento congênere, bem como nas especificações contidas na Nota de Empenho. São exemplo de despesas com pagamentos previstos em parcelas mensais os serviços de natureza continuada: conservação e limpeza; 15

20 locação de máquinas, imóveis e equipamentos. Liquidação de Empenho Estimativa A liquidação de empenhos, por estimativa, será efetuada com base no valor constante na Nota Fiscal, Fatura ou RPS, a qual poderá ser inferior ou superior ao valor da despesa estimada, constante na respectiva Nota de Empenho. Assim, a liquidação será processada após as seguintes verificações: a) se o valor do bem ou serviço está de acordo com aquele estabelecido contratualmente; b) importância exata a ser paga e a necessidade de complementar (reforçar) ou cancelar parte do valor do empenho, quando o mesmo for inferior ou superior ao valor do documento fiscal, respectivamente. Solicitação de Liquidação O formulário Solicitação de Liquidação deverá conter as seguintes informações: a) identificação completa do credor; b) valor bruto, fonte de recurso e natureza da despesa. A especificação da natureza da despesa até o subelemento será efetuada mediante correta classificação contábil e de acordo com a natureza da despesa constante da respectiva Nota de Empenho. c) número da Nota de Empenho correspondente à despesa; d) data de pagamento de acordo com o ajuste firmado; e) descrição completa do histórico da despesa; O histórico deverá conter a descrição do bem ou do serviço adquirido e do período a que se refere além da data de autorização da liquidação com especificação do nº folhas constante no respectivo processo. f) Unidade Gestora e gestão (fonte do recurso utilizado); g) indicação do evento e da classificação completa da despesa (natureza da despesa vide item b acima); h) número da LI e data de lançamento; Os eventos a serem utilizados na liquidação deverão ser identificados 16

21 mediante correta classificação contábil e serem consultados no Anexo 3 - Tabela de Eventos, que faz parte deste manual. i) destaque dos tributos de acordo com a legislação relacionada a cada um deles: ISSQN; INSS; IRRF PJ; IRRF PF; SEST/SENAT e; Retenções do ISSQN: vide Instrução Normativa Nº 27, de 26 de maio de 2011; Retenção do INSS: vide Instruções Normativas n os 25, de 14 de março de 2011, 26, de 06 de abril de 2011, e 29, de 08 de agosto de Retenções de IRRF: vide Manual de Orientação sobre Retenção do Imposto de Renda na Fonte. j) assinatura do Supervisor de Fornecimento e Controle de Suprimentos e do titular do DEIN/UNEI da Unidade Gestora; k) assinatura do titular da Unidade Gestora. O titular deverá autorizar a liquidação nos termos do artigo 11 do Decreto Municipal nº 3.921, de 26 de fevereiro de Emissão da Nota de Liquidação A liquidação deverá ser processada através do sistema SIAFEM e mediante emissão de documento denominado Nota de Liquidação - LI, a qual deverá ser emitida em conformidade com a Solicitação de Liquidação. O n da LI gerado por ocasião da emissão, através do sistema SIAFEM, deverá ser preenchido no campo DADOS DA LIQUIDAÇÃO, constante da Solicitação de Liquidação correspondente. A Nota de Liquidação somente deverá ser emitida após a certificação da conformidade da despesa pelo responsável da Supervisão de Execução Orçamentária e Financeira do DEIN/UNEI, que levará em conta a regularidade das seguintes informações: a) descrição completa do histórico da despesa; b) indicação do valor bruto da despesa; c) dados do fornecedor de acordo com o documento comprobatório da despesa; d) indicação do evento e da classificação completa da despesa, inclusive subelemento; e) destaque dos impostos de acordo com a legislação pertinente. 17

22 Registro do nº do CNPJ na LI: Quando o nº do CNPJ a ser registrado na LI for referente à filial e constar no empenho o nº da matriz, informar no campo observação que: - O CNPJ refere-se à filial da empresa, que está contido no instrumento contratual. Nº de vias da LI: as LI deverão ser impressas nos órgãos de origem da ordenação da despesa, em duas vias, sem rasuras, e assinadas pelos responsáveis, sendo: a) a primeira via da LI anexada à 1ª via do documento fiscal, aos Documentos de Arrecadação DAM relativos às retenções, se for o caso, e encaminhados ao DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, que providenciará o levantamento de débito; a Ordem Bancária (OB); a relação consolidada dos pagamentos e liberação das OB para pagamento na rede bancária. b) a segunda deverá ser anexada ao processo de execução da despesa. 18

23 IV - Pagamento O pagamento constitui-se no terceiro e último estágio do processo de execução da despesa e caracteriza-se pela emissão de ordem de pagamento ou crédito a favor de credor, somente podendo ser efetuado após regular liquidação da despesa. Procedimentos O pagamento a fornecedores deve ser efetuado com estrita observância das datas de vencimento da obrigação e da ordem cronológica de pagamento, tanto pelos DEINs/UNEIs, quanto pelo DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente. Programação de Desembolso (PD): Será elaborada pelos DEINs/UNEIs, para cada pagamento a ser efetuado, e executada pelo DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, a qual deverá conter as seguintes informações: a) data de vencimento determinada no instrumento contratual; b) gestão (fonte do recurso utilizado) c) nº da NL referente à PD; d) conta pagadora; e) identificação do favorecido e conta credora; f) nº do processo; g) finalidade da PD; h) valor líquido da PD após retenção dos tributos, quando for o caso; i) código do Evento. Datas de Pagamento Os pagamentos ocorrerão nas datas abaixo indicadas, conforme data de entrada dos documentos no DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente: Data de entrada dos documentos 1 até 10 Data limite para pagamento Até dia 20 ou último dia útil imediatamente anterior. 11 até 20 Até o último dia útil do mês. 21 até o último dia útil do mês Exceções: Até o dia 10 do mês seguinte ou último dia útil imediatamente anterior Os pagamentos de faturas de energia elétrica, telefonia fixa e móvel deverão seguir as seguintes instruções: 19

24 a) as faturas deverão ser remetidas aos DEINs/UNEIs pelo Departamento de Manutenção Patrimonial da Subsecretaria de Dinâmica Administrativa DMAP/SSDA/SARH, ou setor administrativo correspondente, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis contados da data do seu recebimento; b) de posse das faturas, os DEINs/UNEIs deverão atestá-las e liquidálas no prazo máximo de 4 (quatro) dias úteis e remetê-las ao DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente para pagamento; c) após a entrada da documentação no DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, com antecedência de, no mínimo, 5 (cinco) dias úteis da data de vencimento, o mesmo deverá providenciar o pagamento dentro do prazo estabelecido. Nos casos excepcionais de faturas vencidas: Solicitar ao DMAP/SSDA/SARH, ou setor administrativo correspondente, que seja negociado novo prazo para pagamento, informando a referida prorrogação no expediente a ser encaminhado ao DGF/SSF/SF. Outras providências a serem adotadas, visando o não pagamento fora do prazo: a) ajustarem com os fornecedores as datas de vencimento das Faturas/NF com o cronograma acima estabelecido; b) constar na PD a data prevista para pagamento, ou seja, o prazo de 10(dez) dias corridos a partir da data de sua emissão, nos casos em que o instrumento contratual não estabelecer o prazo para pagamento; c) quando se tratar de pagamento de despesa de pessoal, os relatórios do CETIL e SIAFEM deverão ser enviados pelos setores competentes (SARH, Autarquias e Fundações) ao DGF/SSF/SF, no prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis anteriores ao último dia útil do mês. Atribuições Referentes ao Departamento de Gestão Financeira/SSF/SF Compete à Supervisão de Registros da Arrecadação Municipal SRAM: a) registrar a entrada dos documentos relativos aos pagamentos; b) efetuar o levantamento de débitos. Compete à Supervisão de Acompanhamento da Despesa SAD: a) realizar o acompanhamento e controle dos pagamentos diários de 20

25 acordo com fluxo financeiro previsto; b) avaliação dos documentos de pagamento; c) devolução, à Unidade Gestora de origem, quando for o caso de inconsistências nos procedimentos de liquidação, mediante utilização do Anexo II Documentos Relativos ao Pagamento, que integra este manual. Ficarão sujeitos ao cumprimento dos prazos estabelecidos as liquidações devolvidas por inconsistência. Compete à Supervisão de Execução de Pagamentos SEPA: a) executar os pagamentos e as transferências bancárias referentes às liquidações liberadas pela SAD; b) emitir Ordem Bancária OB, mediante execução da PD gerada pela Unidade Gestora responsável pela despesa; c) consolidar as OB s na Relação Consolidada de Pagamentos - RE ; d) encaminhar os documentos devidamente assinados pelos titulares da Subsecretaria de Finanças, do Departamento de Gestão Financeira e da Supervisão de Execução de Pagamentos às instituições financeiras. Guarda de Documentos e Informações sobre Pagamentos As informações a fornecedores acerca de OB s emitidas serão fornecidas pelos DEINs/UNEIs das Unidades Gestoras responsáveis pelas respectivas despesas. Os documentos de despesas, após pagamentos efetuados pelo DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, serão encaminhados ao DC/SSF/SF, ou setor contábil correspondente, para arquivo físico dos documentos para fins de apresentação ao Tribunal de Contas/MG por ocasião de fiscalização no Município. As cópias das Guias da Previdência Social - GPSs serão encaminhadas pelo DC/SSF/SF às Unidades Gestoras responsáveis pelas despesas, para fins de arquivamento em processo administrativo próprio. 21

26 V - Eventos O código do evento compõe-se de 06 (seis) dígitos que identificam a classe, o tipo de utilização e o código sequencial contendo, cada um, os respectivos conceitos e especificações. Classe XX.Y.ZZZ Código Seqüencial Tipo de Utilização A classe dos eventos identifica todos aqueles que possuem a mesma natureza de registro, conforme demonstrado no quadro, a seguir. Evento Classe 10 Previsão da Receita 20 Dotação da Despesa 30 Movimentação de Crédito 40 Empenho da Despesa 51 Apropriações para Liquidação 52 Retenções de Obrigações 53 Liquidação de Obrigações para Baixa de Obrigações 54 Registros Diversos 55 Apropriações de Direitos 56 Liquidações de Direitos 61 Liquidação de Restos a Pagar 70 Transferências Financeiras por PD/OB 80 Receita O tipo de utilização identifica os eventos e estornos utilizados diretamente pelo operador do SIAFEM ou pelo próprio sistema. Evento Tipo de Utilização 0 Evento utilizado diretamente pelo operador 1 Evento utilizado diretamente pelo sistema 5 Estorno de evento do operador 6 Estorno de evento do sistema O código seqüencial serve para especificar o tipo de evento em cada transação, conforme Anexo 3 Tabela de Eventos. Esta tabela contem a relação dos eventos a serem utilizados pelas Unidades Gestoras no preenchimento das tabelas e/ou documentos de entrada no SIAFEM. 22

27 Procedimentos Os eventos são utilizados quando do lançamento, no SIAFEM, da especificação da despesa. Cada evento lançado vai se corresponder com outro, que deverá ser lançado na respectiva PD. A correta identificação do evento é de suma importância, pois dela depende a correção dos dados registrados e das informações geradas pelo SIAFEM, assegurando que a contabilidade seja fonte segura e real de informações contábeis e gerenciais para todas as Unidades Gestoras. A manutenção e utilização da tabela de eventos é de responsabilidade do DC/SSF/SF. Quando a Unidade Gestora não identificar, na tabela de eventos, aquele que expresse com clareza a transação a ser processada, o DC/SSF/SF deverá ser consultado para prestar esclarecimentos e, quando for o caso, inserir um evento novo na referida tabela. 23

28 VI - ANEXOS Nº ASSUNTO 1 Termo de Apostilamento 2 Documentos Relativos ao Pagamento 3 Tabela de Eventos 24