RELATÓRIO DE ACTIVIDADES DA INSPECÇÃO GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA

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1 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES DA INSPECÇÃO GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA Ano 2009

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10 IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 2

11 Índice LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS NOTA INTRODUTÓRIA Breve Análise Conjuntural... 6 Missão e atribuição da Inspecção geral dos Serviços de Justiça Enquadramento Geral AUTO AVALIAÇÃO O Relatório e o Plano de Actividades Análise do QUAR de Análise das causas de incumprimento ou de projectos não executados Apreciação por parte dos utilizadores, dos serviços prestados pela IGSJ Avaliação do sistema de controlo interno da IGSJ Comparação com o desempenho de serviços idênticos Audição de dirigentes intermédios e demais trabalhadores na auto avaliação dos serviços Actividades da área de missão Actividades de missão: inspecções, auditorias, participações no SCI, tratamento de queixas e outras Inspecções Auditorias Acções de Seguimento Visitas a serviços em instrução de processos de queixa Tratamento de queixas, reclamações e denúncias Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI) Outras acções da área de missão Elaboração do Manual de Procedimentos da Actividade Inspectiva Elaboração de proposta de Regulamento de Actividade Inspectiva da IGSJ Participação na elaboração de um Regulamento sobre Condições de Detenção Apreciação de processo de natureza disciplinar (Processo V 4/2009) Elaboração de informações, pareceres e propostas a pedido do Gabinete do Ministro da Justiça Representação do MJ em mesa redonda promovida pela Comissão Europeia Actividade de Suporte Portaria de gestão documental / Regulamento arquivístico Projecto de gestão documental / Portal colaborativo Análise da afectação real e prevista de recursos humanos e financeiros Na área de recursos humanos Na área de formação profissional dos recursos humanos Na área de recursos financeiros Na área de informática e de comunicações Na área patrimonial BALANÇO SOCIAL AVALIAÇÃO FINAL Apreciação Qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados Menção de proposta pelo dirigente máximo do serviço como resultado da auto avaliação IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 3

12 Lista de Siglas Utilizadas AP DGAJ DGRS DGRN EP GRAL IGSJ INML IRN INPI ITIJ QUAR SCI Administração Pública Direcção Geral de Administração da Justiça Direcção Geral de Reinserção Social Direcção Geral dos Registos e Notariado Estabelecimento Prisional Gabinete de Resolução Alternativa de Litígios Inspecção Geral dos Serviços de Justiça Instituto Nacional de Medicina Legal Instituto dos Registos e do Notariado Instituto Nacional da Propriedade Industrial Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça Quadro de Avaliação e Responsabilidade Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 4

13 1. Nota Introdutória A Inspecção Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ) como um serviço central da administração directa do Estado deve, em conformidade com Decreto Lei nº 183/96, de 27 de Setembro, elaborar o relatório anual de actividades. Com a publicação da Lei nº 66 B/2007, de 28 de Dezembro (Lei do SIADAP) os serviços de administração directa e indirecta do Estado passaram a estar sujeitos ao Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública (SIADAP 1). Nesse contexto, a IGSJ deve proceder anualmente à sua auto avaliação, integrando a no relatório de actividades anual. Assim, o presente relatório de actividades, elaborado de acordo com o modelo preconizado no Decreto Lei nº 183/96, de 27 de Setembro, foi adaptado de forma a incluir a informação constante do art.º 15º da Lei nº 66 B/2007, integrando a auto avaliação dos serviços, designadamente a informação sobre os resultados alcançados e /ou desvios verificados de acordo com o QUAR da IGSJ para O relatório encontra se estruturado em conformidades com as mais recentes orientações técnicas emanadas pelo Conselho Coordenador de Serviços de Avaliação (CCAS) e divulgadas pela Direcção Geral da Política de Justiça (DGPJ) no âmbito das suas competências no acompanhamento do SIADAP dos serviços do Ministério da Justiça. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 5

14 1.1. Breve Análise Conjuntural Missão e atribuição da Inspecção geral dos Serviços de Justiça A Inspecção Geral dos Serviços de Justiça foi criada pela Lei Orgânica do Ministério da Justiça (Decreto Lei n.º 146/2000, de 18 de Julho) tendo a sua primeira lei orgânica sido aprovada pelo Decreto Lei n.º 101/2001, de 29 de Março. Na sequência do PRACE e da nova lei orgânica do Ministério da Justiça (Decreto Lei n.º 206/2006, de 27 de Outubro), foi aprovada a orgânica vigente da IGSJ (Decreto Regulamentar nº 78/2007, de 30 de Julho) onde se encontram definidas a sua natureza, missão e atribuições. Nos termos deste diploma, a IGSJ é um serviço central da administração directa do Estado, dotado de autonomia administrativa, tendo por missão desempenhar as funções de auditoria, inspecção e fiscalização relativamente a todas as entidades, serviços e organismos dependentes, ou cuja actividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça, adiante designado por MJ. Das atribuições genericamente atribuídas à IGSJ pelo referido Decreto Regulamentar nº 78/2007, importa destacar, relativamente ao ano de 2009, quatro grandes grupos, nomeadamente as relativas à realização de inspecções e auditorias, com o subsequente acompanhamento das recomendações emitidas, e as que se prendem com a apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições apresentadas directamente a esta Inspecção Geral. É ainda de sublinhar a actividade desenvolvida no quadro das responsabilidades cometidas ao sistema de controlo interno e de participação no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI). Por fim, no que respeita à atribuição de apresentação de propostas de medidas legislativas ou regulamentares que na sequência da sua actuação se afigurem pertinentes, importa destacar a participação, em 2009, em grupo de trabalho por solicitação da tutela, com vista à elaboração de um projecto de Regulamento das Condições de Detenção em Instalações da Polícia Judiciária e em Locais de detenção existentes dos Tribunais e em Serviços do Ministério Público, vertida em Regulamento pelo Despacho do Ministro da Justiça n.º 12786/2009, de 19 de Maio de IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 6

15 O universo de actuação da IGSJ é constituído pelos 17 serviços e organismos que integram, directa ou indirectamente, o Ministério da Justiça, destacando se a Direcção Geral da Administração da Justiça, que inclui 246 tribunais judiciais, administrativos e fiscais, e a Direcção Geral dos Serviços Prisionais que comporta 50 Estabelecimentos Prisionais. Todos estes serviços se dividem pelo território nacional, e a IGSJ tem procurado obter um conhecimento sempre actualizado e sistemático dos mesmos Enquadramento Geral Além da legislação acima indicada, os parâmetros que regeram a actuação da IGSJ em 2009 estavam consubstanciados no respectivo Plano de Actividades, aprovado por Sua Excelência o Ministro da Justiça em , que por sua vez procurou dar resposta às Grandes Opções do Plano então definidas, em especial as que apontam para que a Justiça e os serviços por si prestados aos cidadãos e às empresas sejam cada vez mais qualificados, cómodos e céleres, sendo a melhoria da resposta judicial uma prioridade, que passa por medidas de descongestionamento processual eficazes, pela garantia de acesso dos cidadãos ao sistema judicial, em cumprimento do art. 20º da CRP, e pela gestão racional dos recursos humanos e materiais do sistema judicial. A actividade da IGSJ teve presente os objectivos de Valorização da Justiça constantes das Grandes Opções do Plano para 2009, nos seus corolários de promoção da desburocratização, da desjudicialização e da resolução alternativa de litígios; de impulsionar a inovação tecnológica na justiça e qualificar a resposta judicial e de promoção de combate ao crime e da justiça penal. Por outro lado, enquanto um serviço de inspecção, a actividade da IGSJ é enquadrada pelo Decreto Lei nº 276/2007, de 31 de Julho, que estabelece o regime jurídico da actividade de inspecção. Neste ponto, importa realçar que o artigo 9º deste diploma prevê a aprovação dos regulamentos da actividade inspectiva por parte do respectivo membro do Governo, mediante proposta do inspector geral. Tendo o actual Inspector Geral assumido funções em Março de 2009, foi necessário aprofundar o conhecimento da organização antes de apreciar o projecto que estava a ser trabalhado internamente desde o final de Assim, foi possível concluir, em Dezembro de IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 7

16 2009, um projecto de regulamento da actividade inspectiva da IGSJ, apresentado à tutela em Uma vez aprovado, este instrumento será de grande utilidade, porquanto define e apresenta de forma clara, aos serviços do MJ e aos cidadãos, os procedimentos de actuação desta Inspecção Geral. Refira se, ainda, que em foi publicado o Decreto Lei n.º 170/2009, de 3 de Agosto, que estabelece o regime da carreira especial de inspecção, e procedeu à transição dos trabalhadores da IGSJ já integrados na carreira de inspecção. Com este diploma abrem se novas exigências para a carreira, designadamente em termos de formação para novas admissões, mas também foram criados alguns riscos, de que se destaca, em especial, os relativos à possibilidade de perda de inspectores, em face da integração do suplemento de função inspectiva na remuneração, o que consagra a sua transportabilidade em caso de mobilidade, ou de saída por concurso, para mais associado a um regime de incompatibilidades, impedimentos e inibições mais exigente, a uma diminuição da possibilidades de progressão na carreira e a uma redução da diferença entre as posições remuneratórias superiores da carreira especial de inspecção e das posições equivalentes na carreira técnica superior. É pois, com alguma preocupação a este nível que a IGSJ encara o diploma em causa, e que igualmente transmitiu em momento anterior à sua tutela. Por fim, importa mencionar que em 2009 ocorreram mudanças significativas ao nível da direcção da IGSJ, que se iniciaram em 5 de Janeiro, com a nomeação, em substituição, como directora de serviços da Direcção de Serviços de Administração e Gestão, da inspectora do mapa de pessoal da IGSJ, Sra. Dra. Maria João Castro, que se manteve em exercício até 4 de Maio, data da nomeação do actual director de serviços. Por despacho de Sua Excelência o Ministro da Justiça de 30 de Março e com efeitos reportados a 11 de Março foi nomeado para o cargo de Inspector Geral o Sr. Dr. Juiz Desembargador António Pedro de Lima Gonçalves, que substituiu o anterior Inspector Geral em funções desde 2007, Professor Dr. Américo Brás Carlos, entretanto aposentado. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 8

17 Por despacho de 3 de Abril do Ministro da Justiça, foi nomeada para o cargo de Subinspectora Geral, que se mantinha vago desde 2007, a Sra. Dra. Maria Manuel Correia Martins Batalha, inspectora do mapa de pessoal da IGSJ. Em 4 de Maio, por despacho do actual Inspector Geral, foi nomeado director de serviços, em regime de substituição, o Sr. Dr. Miguel Augusto Filipe Henriques, pertencente ao quadro da Secretaria Geral do MJ, encontrando se a decorrer concurso para o provimento do lugar em comissão de serviço. Assim, verifica se que apenas em Maio de 2009 ficou definida a estrutura dirigente da IGSJ, circunstância que acarreta sempre um período de adaptação de todos os envolvidos, mas que se crê ter ocorrido de forma tranquila, sem afectar a concretização das actividades já previstas e de outras que entretanto foram surgindo, como se apresenta de seguida. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 9

18 2. Auto Avaliação O Relatório e o Plano de Actividades Na necessária comparação entre Plano e Relatório verifica se que às acções e actividades realizadas de acordo com o Plano de Actividades para 2009, acresceu a conclusão de acções não planeadas, tendo a conclusão de algumas acções iniciadas em 2009 transitado para 2010, por exigências de melhor alocação de recursos. Repare se que a execução do plano, como se sabe, é indissociável dos recursos humanos, por um lado, e da metodologia seguida em concreto, por outro. Em acções de natureza inspectiva as regras técnicas e deontológicas aconselham que trabalhem em conjunto pelo menos dois inspectores, sobretudo nos casos em que é realizado trabalho de campo, isto é, recolha de dados nas instalações dos serviços visados. Ora no ano de 2009 o número de inspectores em funções oscilou entre 8 e 10, o que exigiu, para além de um empenho forte das equipas, uma cuidadosa distribuição das acções, de forma a permitir a mais adequada gestão de recursos. Em síntese, sem prejuízo da análise mais detalhada que a propósito de cada acção se fará, verificase que, no ano de 2009: Apenas uma acção de auditoria planeada para 2009 não foi concluída; Não foi formulado qualquer pedido para realização de auditoria de hetero avaliação de serviços, nos termos do disposto no n.º 2 do art. 20º da Lei n.º 66 B/2007, de 28 de Dezembro; Foram ainda concluídas duas acções de auditoria e inspecção não previstas; Das acções de seguimento que se previa serem susceptíveis de realização, veio se a verificar que apenas duas se encontravam em tal situação, tendo sido concluída uma destas, e a segunda suspendida a solicitação justificada do serviço, conforme adiante se exporá; Foi realizada uma acção de seguimento não prevista no plano; As seis visitas inicialmente previstas no plano foram todas efectuadas, tendo ainda sido efectuadas mais três visitas a serviços objecto de queixa além do número planeado. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 10

19 Assim, e no que à acção inspectiva respeita, foi possível concluir em 2009 um total de 12 novas acções de auditoria e inspecção, realizar 2 acções de seguimento e efectuar visitas a 9 serviços objecto de queixas. Foram ainda apreciados 311 processos de queixa, conforme se apresenta no mapa que se segue. Acções inspectivas iniciadas ou concluídas em 2009 Previstas no PA Não previstas no PA N.º de Processo Auditoria A 1/2009 Âmbito do Processo/ Objecto da acção Auditoria do Art. 62º da LEO Entidades visadas ITIJ, I.P. Data do Relatório Final A 2/2009 Secretarias dos Tribunais Administrativos e Fiscais com maior pendência Despesas com viaturas nos serviços da administração TAF do Porto TAF de Coimbra TAC de Lisboa GRAL A 3/2009 directa PJ Despesas com viaturas nos serviços da administração IGFIJ, I.P A 4/2009 indirecta NPI, I.P A 5/2009 Financiamento de entidades privadas Todos os serviços MJ; DGPJ, DGRS, Secret.Geral, GRAL, IGFIJ,I.P, INPI, I.P. e CEJ A 6.1/2009 A 6.2/2009 A 6.3/2009 A 7/2009 A 8/2009 Aquisição de serviços especializados Aquisição de serviços especializados Aquisição de serviços especializados Seguimento auditoria art. 62º LEO (processo A 1/2007) Auditoria do Art. 62º da LEO Seguimento de auditoria à prestação de Assessoria técnica A 9/2009 (Seguimento Proc. A aos Tribunais pela DGRS 2/2006) Seguimento auditoria interna ao sistema de controlo A 10/2009 (Seguimento do Proc. interno A 3/2008) IRN, I.P. CEJ DGPJ DGRS Acção concluída em IGSJ Inspecção I 2/2008 Inspecção à utilização das casas de função IGFIJ, I.P., PJ, DGAJ, DGRS Condições e regime dos Locais de detenção sob I 1/2009 responsabilidade da PJ PJ ITIJ, I.P. DGSP Acção em curso I 2/2009 I 3/2009 Regime e condições das visitas em diversos estabelecimentos prisionais Condições de funcionamento dos serviços do MJ nas Lojas Cidadão EP de Lisboa EP de Sintra EP Esp de St. Cruz do Bispo EP de Pinheiro da Cruz Serviços da DGAJ e do IRN, I.P R 20/2009 Visita por alegação de maus tratos DGSP EP Vale de Judeus R 27/2009 Visita para verificar condições trabalho nas torres de vigilância DGSP EP Vale de Judeus R 22/2009 Visita verificar funcionamento serviços clínicos (morte de recluso) e imagens do sistema de video vigilância DGSP EP da Carregueira R 21/2009 Visita averiguação Incidente entre guarda e recluso; imagens do sistema de video vigilância DGSP EP da Carregueira R 65/2009 Visita averiguação Incidente entre guarda e recluso; imagens do sistema de video vigilância DGSP EP da Carregueira R 327/2008 Visita para análise das contas bancárias à ordem do Tribunal TAF do Porto R 251/2009 Visita apreciação segurança do circuito dos documentos entregues IRN, I.P. Departamento do Cartão do Cidadão R 302/2009 Condições de fornecimento de alimentação (higiene, desinfecção e acesso aos refeitórios) DGSP EP de Lisboa R 219/2009 e R 227/2009 Visita condições de atendimento ao público e tratamento de reclamações IRN, I.P. CRC de Oliveira de Azeméis R 1/2009 a R 311/2009 Instrução de processos de queixa, reclamação ou denúncia Serviços do MJ Até foram concluídos 260 processos e 51 estavam pendentes. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 11

20 2.1. Análise do QUAR de 2009 SIADAP 1 Sistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública Dados de Quadro de Avaliação e Responsabilização Ministério da Justiça - EFICÁCIA Peso da Dimensão: 50% 122,5% Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça Organismo: Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça Missão: Desempenhar as funções de auditoria, inspecção e fiscalização, relativamente a todas as entidades, serviços e organismos dependentes ou cuja actividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça (MJ). Objectivos Estratégicos: 1. Contribuir para a melhoria do serviço prestado aos particulares pelas entidades e organismos dependentes ou cuja actividade é tutelada ou regulada pelo MJ; 2. Contribuir para a melhoria do sistema de prevenção criminal e de reinserção social; 3. Contribuir para o aumento da qualidade do sistema prisional e sua capacidade reintegradora; 4. Contribuir para a agilização do sistema judiciário; 5. Contribuir para a boa utilização dos recursos afectos ao MJ. Concretização Meta Ano n- Classificação Objectivos Operacionais 1; (Realiz. Meta Ano n Desvios Resultado Ano n-1) Não Superou Atingiu atingiu Objectivo 1 - Concluir 10 acções de inspecção, auditoria, inquérito ou sindicância Objectivo 2 - Acompanhar a concretização das recomendações efectuadas em 100% das acções inspectivas concluidas em 2008 susceptíveis de follow up Peso do Objectivo: 50% 120% Peso do Indicador: 100% 120% Número de acções inspectivas Nº de acções concluídas em 2009 Peso do Objectivo: 25% 100% Peso do Indicador: 100% 100% Percentagem de acções monitorizadas Nº de acções inspectivas monitorizadas/ Nº de acções inspectivas realizadas no ano n- 1, susceptíveis de follow-up X 8; (12) % 20% 50%;(100%) 100% 100% 0% X 100% Objectivo 3 - Realizar 6 visitas a serviços objecto de queixa, reclamação, denúncia ou exposição Peso do Objectivo: 25% 150% Peso do Indicador: 100% 150% N.º de visitas efectuadas Nº de visitas efectuadas, com relatório finalizado X 5; (6) % 50% EFICIÊNCIA Peso da Dimensão: 25% 151,0% Objectivo 4 - Aumentar em 30% o rácio "Nº total de acções, incluindo acções de seguimento e visitas, com relatório final/nº total de inspectores" Peso do Objectivo: 100% 151% Peso do Indicador: 100% 151% Percentagem de aumento Nº de acções concluídas em 2009/Média anual do nº de inspectores X 0,99; (1,6) 2,00 3,02 51% 151% QUALIDADE Peso da Dimensão: 25% 100,0% Objectivo 5 - Elaborar o manual de procedimentos da actividade inspectiva da IGSJ Peso do Objectivo: 100% 100% Peso do Indicador: 100% 100% Desvio relativo à data limite para Prazo (semanas) conclusão e aprovação do manual *** X 100% 0% Resultados Agregados Contribuição da Dimensão Eficácia Eficiência Qualidade Peso da Dimensão: Peso da Dimensão: Peso da Dimensão: 50% 25% 25% Resultados da Dimensão: Resultados da Dimensão: Resultados da Dimensão: 122,5% 151,0% 100,0% 61,3% 37,8% 25,0% *** Não existem dados relativos ao ano anterior Avaliação Final do Serviço Bom 124,0% 2.2. Análise das causas de incumprimento ou de projectos não executados IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 12

21 O QUAR da IGSJ para 2009 foi aprovado com 6 objectivos. O objectivo 5 era constituído pela implementação de uma aplicação informática de gestão documental que teria de ser concretizada até ao final do ano. Face a limitações de origem financeira, este projecto foi submetido a financiamento ao POFC Programa Operacional Factores de Competitividade, no final de 2008, esperando se uma resposta no início de Porém, uma vez que a comunicação sobre a sua aprovação e respectivo financiamento foi recebida apenas em , o projecto registou um desvio inicial. Por seu turno, o contrato de financiamento com a AMA foi apenas assinado a , e apesar de ter sido consultado informalmente o mercado, a IGSJ não tinha condições financeiras para assumir qualquer encargo antes desse momento. Apesar dos desvios iniciais foi considerado pela IGSJ que ainda seria possível concluir o projecto até ao final do ano, uma vez que trabalho interno relacionado com o levantamento dos circuitos internos, a definição dos requisitos funcionais, bem como a elaboração do caderno de encargos e selecção do fornecedor da aplicação já se encontrava concluído em finais de Agosto. No entanto, e quando se encontrava na fase da arquitectura do projecto, surgiu uma nova versão da aplicação, anunciada ao público em , tendo sido aconselhado pelo prestador contratado que o serviço fosse disponibilizado apenas com a última versão, evitando se a adopção e a formação dos utilizadores numa versão que seria substituída logo no primeiro trimestre de Neste contexto e considerando se também que a nova versão apresentava melhorias consideráveis em relação à anterior, a IGSJ solicitou superiormente a exclusão do objectivo 5, que foi autorizado pelo Senhor Ministro da Justiça em Pensa se que os restantes objectivos do QUAR, e o estado de cumprimento que os mesmos atingiram, dispensam outros comentários. Uma palavra, apenas, para esclarecer o objectivo n.º 2, de acompanhar as recomendações formuladas em 100% das acções susceptíveis de follow up: IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 13

22 O critério então subjacente era o de que seriam susceptíveis de seguimento as acções com despacho da tutela de pelo menos um ano, ou seja, em 2009 seriam susceptíveis de seguimento as acções com despacho de Com efeito, uma vez que as recomendações da IGSJ apenas adquirem eficácia com o despacho da tutela, e que a IGSJ tem conhecimento de que estas nem sempre chegam rapidamente ao conhecimento de todos aqueles que, na prática, são responsáveis directos pela sua concretização, tem se por adequado aguardar pelo menos um ano após o referido despacho até verificar o estado de cumprimento do recomendado. Sucedeu, porém, que das 8 acções concluídas em 2008 e em 2007 que se pensava virem a obter despacho em 2008, 5 apenas mereceram despacho da tutela em 2009 e uma não obteve ainda despacho, em face do que apenas duas acções eram susceptíveis de seguimento no mesmo ano. Foram efectivamente efectuados dois seguimentos, conforme adiante se referirá. Importa ainda deixar uma nota para referir que se entende que o critério de susceptibilidade de realização de follow up, ou de seguimento, deve ser temperado com outros critérios, designadamente com a matéria em causa, ou com o estado do serviço visado, pelo que para o QUAR de 2010 foi feita uma análise dos processos já com despacho e fixado um número fixo de seguimentos a efectuar Apreciação por parte dos utilizadores, dos serviços prestados pela IGSJ A IGSJ não realizou o questionário direccionado para a apreciação por parte dos utilizadores em relação aos serviços prestados pela IGSJ. No entanto, o organismo dispõe de um formulário de queixas, reclamações e denúncias disponível no seu site ( e no site do Ministério da Justiça ( podendo constituir, também, um meio de colher informação estatística sobre a satisfação dos cidadãos /clientes no âmbito da Justiça e da própria organização. De referir também que a IGSJ assegura diariamente um serviço de atendimento presencial e telefónico, mediante uma escala de inspectores, ao qual se podem dirigir os cidadãos para apresentação das suas queixas e exposições, que são posteriormente encaminhadas para decisão de abertura de processo pelo Inspector Geral. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 14

23 Assim, dos 311 processos de queixas/denúncias registados em 2009, com origem no formulário on line, e mail, correio, telefone, fax ou pessoalmente apresentadas, nenhum visou a actuação ou o serviço prestado pela IGSJ. Igualmente não foi registada qualquer reclamação escrita no respectivo livro de reclamações. Da apreciação destes elementos e conforme se pode observar no gráfico seguinte, pode considerar se que os serviços prestados pela IGSJ são encarados pelos seus utilizadores de uma forma positiva, pautando se a sua actuação por uma ética e desempenho correctos. CEJ DGAJ DGPJ DGRS DGSP IGFIJ INML INPI IRN PJ MJ SG Alheia às compt.igsj 2.4. Avaliação do sistema de controlo interno da IGSJ Neste ponto, importa recordar, conforme indicado no Relatório de Actividades de 2008, que a IGSJ foi sujeita a uma auditoria do Tribunal de Contas em 2008, bem como a uma auditoria interna por si promovida. Os resultados da auditoria do TC podem ser encontrados no site desta instituição, sendo os resultados do follow up da auditoria interna apresentados no Anexo I. Por seu turno, no Anexo II dá se resposta ao questionário disponibilizado pela DGPJ, entendendo a IGSJ que a avaliação do seu sistema de controlo interno é positiva. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 15

24 Não obstante, e apesar da existência de regras especiais relativamente à carreira de inspecção, e regras de conduta já estabelecidas no Manual de Procedimentos da Actividade Inspectiva aprovado em , poderá ser vantajoso para a IGSJ estabelecer um código de ética, não tanto pela sua formalização, mas pela sua formulação, que deverá ser conjunta e colocar todos os colaboradores desta Inspecção a reflectir sobre as questões de natureza ética com que são confrontados no exercício da sua actividade. O ano de 2009 foi de aumento dos instrumentos de regulamentação interna, e 2010 acompanha esta tendência, pelo que se prevê que estejam reunidas as condições para, entre o final de 2010, início de 2011, formalizar um código de conduta da IGSJ Comparação com o desempenho de serviços idênticos No plano nacional, a comparação entre a actividade desenvolvida pela IGSJ e a das demais Inspecções Sectoriais é apenas possível de efectuar quando estejam em causa acções da mesma tipologia, conduzidas através de um referencial comum de análise e utilizando metodologias e abordagens uniformes. Nessa situação encontram se as auditorias realizadas no âmbito do artigo 62.º da Lei de Enquadramento Orçamental (LEO) cuja metodologia de análise foi definida em sede do Sistema de Controlo Interno (SCI), da Administração Financeira do Estado, através da disponibilização dos respectivos Termos de Referência e Questionários. Nesse sentido foi solicitado a todos os membros do SCI, para efeitos da elaboração do respectivo Plano de Actividades para 2010, que compilassem a previsão do n.º de acções deste tipo, assim como a correspondente afectação de recursos 1. Dessa compilação, resultou um dado interessante que permite estabelecer algumas comparações, ao nível do desempenho das diferentes entidades envolvidas, e que se materializa na média anual de recursos afectos a cada acção, que pondera em simultâneo os recursos afectos e o tempo de duração da acção, e que segundo esta análise se situa nos 0,77. 1 Calculada através da utilização de uma unidade equivalente de 200 dias/ano. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 16

25 No caso da IGSJ o rácio situa se nos 0,99, variando, no caso das restantes Inspecções Sectoriais, entre os 0,20 recursos e os 1,40 recursos. Há ainda que tomar em consideração que apesar de as acções primárias do art. 62º da LEO serem comparáveis, porque efectuadas com idênticos instrumentos, a complexidade e dimensão dos serviços visados pode ser muito diversa e, proporcionalmente, assim aumentará o número de efectivos ocupados. Em todo o caso, num ranking de 15 Inspecções Sectoriais envolvidas, a IGSJ situa se na 8.ª posição, encontrando se, por exemplo, a Inspecção Geral de Finanças, na 6ª posição, conforme se pode consultar no Anexo II 2. Ainda no que às acções realizadas no âmbito do artigo 62.º da LEO diz respeito, poderia, eventualmente, estabelecer se igualmente algum tipo de comparação relativamente às respectivas acções de acompanhamento da implementação das recomendações. No entanto, e segundo foi possível apurar, as metodologias de análise utilizadas não são uniformes entre as várias Inspecções Sectoriais, o que desvirtua a realização de qualquer análise comparativa. De notar, em todo o caso, que estes elementos são ainda projectivos, e que apenas poderão constituir um elemento comparativo no domínio em causa uma vez obtidos os dados reais, no final do ano de 2010, com as durações efectivas das acções desenvolvidas pelos membros do SCI. Foi ainda encontrado um outro elemento comparativo, com base no Relatório de Actividades da IGF de 2008, publicitado no seu sítio electrónico. Muito simplesmente, dividindo o número total de acções concluídas, incluindo relatórios finais, informações e pareceres (413) pelo número total de inspectores, chefes de equipa e dirigentes intermédios, em funções em (149 inspectores), obtém se um rácio de 2, 77 para a IGF em A mesma lógica aritmética simples confere à IGSJ um rácio de produtividade de 3,02 no ano de 2009 (29 relatórios finais, incluindo pareceres e informações enviados à tutela, divididos pela média de inspectores em 2009, no valor de 9,25). 2 O documento em causa foi produzido com base nos dados constantes do PA para 2010 do SCI. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 17

26 2.6. Audição de dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação dos serviços Pela primeira vez, foi solicitado aos colaboradores da IGSJ que se pronunciassem sobre o serviço onde trabalham, mediante o preenchimento de um questionário para avaliação da satisfação dos colaboradores com a IGSJ relativamente ao ano de A IGSJ conta actualmente com 20 colaboradores: 3 dirigentes e 17 trabalhadores. De entre estes últimos apenas 14, correspondendo a amostra a 82 % do universo de trabalhadores da IGSJ, responderam ao questionário. Este decorreu entre 5 e 29 de Março de 2010, tendo as respostas sido prestadas sob anonimato. A estrutura do questionário compreendia os seguintes temas: 1. Satisfação global dos colaboradores com a IGSJ; 2. Satisfação com a gestão e sistemas de gestão; 3. Satisfação com as condições de trabalho; 4. Satisfação com o desenvolvimento da carreira; 5. Níveis de motivação; 6. Satisfação com o estilo de liderança direcção de nível superior; 7. Satisfação com o estilo de liderança direcção de nível intermédio; 8. Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços. A avaliação de cada tema abordava um conjunto de parâmetros com grau de satisfação de 1 a 5, correspondendo a: 1 Muito insatisfeito 2 Insatisfeito 3 Pouco satisfeito 4 Satisfeito 5 Muito satisfeito IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 18

27 Procedeu se à agregação do n.º de respostas, por grau de satisfação, em cada parâmetro e, posteriormente, em cada tema, tendo sido apurados os seguintes graus de satisfação 3 : Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços 3,5 Satisfação com o estilo de liderança - direcção de nível intermédio 3,7 Satisfação com o estilo de liderança - direcção de nível superior 3,8 Níveis de motivação 4,3 Satisfação com o desenvolvimento da carreira 3,6 Satisfação com as condições de trabalho 3,7 Satisfação com a gestão e sistemas de gestão 3,6 Satisfação global dos colaboradores com a IGSJ 3, Satisfação média 3, Conforme decorre dos resultados aqui apresentados, é expressiva a motivação dos trabalhadores da IGSJ, sendo também bastante positivo a satisfação demonstrada com os diferentes níveis de direcção, que atinge, aliás, níveis mais elevados do que os restantes aspectos sujeitos a avaliação Actividades da área de missão São apresentadas de seguida as actividades desenvolvidas em 2009 pela IGSJ, separando as que foram da responsabilidade da área de missão e as da área de suporte. Será mencionado, 3 Os dados de seguida apresentados são muito genéricos, constando do Anexo IV uma apresentação mais detalhada dos mesmos. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 19

28 relativamente a cada acção, se a mesma estava ou não prevista no PA 2009, sendo também indicadas as que constituem, ou integram, objectivos do QUAR No final, como Anexo V, juntou se um mapa descritivo das acções de auditoria e inspecção concretizadas, com a duração de cada uma, em dias úteis e os recursos afectos a cada acção, quer em termos humanos, quer financeiros. De notar que é o primeiro ano em que foi possível discriminar os custos previstos e efectivos de cada uma das acções maiores desenvolvidas, o que significa um claro investimento na transparência e responsabilização da própria IGSJ relativamente aos recursos a seu cargo. Assim, é possível constatar que o custo efectivo das acções de auditoria e inspecção variou entre 4.152,40 e ,90, conforme a sua duração e as despesas em ajudas de custo e alojamento a que tenha havido lugar. Em termos médios, e como dado estatístico referente ao ano de 2009, a sua duração foi de 47dias úteis, e o custo médio de cada acção foi de cerca de Optou se por, em anexo 4 ao presente relatório mencionar sumariamente as principais conclusões dos processos de inspecção, auditoria e respectivos seguimentos concluídos em 2009 e, nos casos em que os respectivos relatórios finais mereceram despacho, o estado actual dos assuntos a que as mesmas se reportam, ou seja, do impacto que as acções da IGSJ tiveram nos organismos visados Actividades de missão: inspecções, auditorias, participações no SCI, tratamento de queixas e outras Em 2009 foram concluídas 4 inspecções, das quais 2 não se encontravam previamente previstas no plano de actividades. Assim, importa mencionar as seguintes acções: 4 Trata se do Anexo I. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 20

29 Inspecções Inspecção à utilização das Casas de Função (Processo n.º I 2/2008) No Plano de Actividades para 2009, previa se a conclusão da inspecção à utilização das casas de função nos diferentes serviços do MJ onde existem, que surgiu como objectivos de reserva no PA A acção teve início em , e o relatório preliminar foi apresentado em O relatório final foi concluído e enviado à tutela em , e obtido despacho de homologação do Senhor Ministro da Justiça em Apesar de esta acção ter como destinatários o IGFIJ, a PJ, a DGSP e a DGRS, apenas o IGFIJ prestou, até à data, alguma informação sobre o estado actual do assunto sem que a mesma, porém, dê para já conta do cumprimento integral do recomendado. Naturalmente será matéria a apurar em acção de seguimento a realizar oportunamente. Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Inspecção às condições de detenção na PJ (Processo n.º I 1/2009) Por despacho de foi determinada a realização de uma inspecção às celas de detenção existentes junto da Polícia Judiciária, que visou o reconhecimento físico daquelas instalações, bem como do seu regime de funcionamento, à luz da legalidade e das boas práticas. Em encontrava se concluído o respectivo relatório preliminar, que, após sujeito a contraditório, deu origem a um relatório final datado de , homologado pelo Ministro da Justiça em De referir ainda que, na sequência desta acção, houve a oportunidade de a IGSJ reunir a PJ e a DGSP com vista à preparação de um memorando de entendimento que visa regulamentar a colocação de detidos pela PJ em estabelecimento prisional, previamente estabelecido, nos casos em que se verificou ser mais adequada a colocação de detidos, no período nocturno, em estabelecimento prisional. Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 21

30 Inspecção ao regime e condições de visita em EPs (Processo n.º I 2/2009) Esta acção foi determinada por despacho do Inspector Geral de , na sequência da análise de algumas queixas recebidas neste domínio, designadamente quanto às condições de entrega de bens aos reclusos e às condições de espera das visitas, e abrangeu os EP de Lisboa, Sintra, Santa Cruz do Bispo (especial) e Pinheiro da Cruz. O relatório preliminar foi concluído em e o relatório final terminado em , não tendo ainda sido recebida qualquer comunicação ou despacho do Ministro da Justiça. Inspecção às condições de funcionamento dos serviços do MJ nas Lojas do Cidadão (Processo n.º I 3/2009) A presente acção teve início com o despacho do Inspector Geral de , ponderadas as frequentes comunicações apresentadas pelo IRN relativas à apresentação de queixas concernentes os seus serviços junto das Lojas do Cidadão, em especial devidas aos longos tempos de espera, e queixas relativas à obtenção de certificados de registo criminal, da competência da DGAJ. No âmbito deste processo foram visitadas as Lojas do Cidadão de Lisboa, Odivelas e Setúbal. O relatório preliminar foi concluído em e sujeito a contraditório junto do IRN, I.P e da DGAJ, tendo o relatório final sido concluído em , não tendo ainda sido recebida qualquer comunicação ou despacho do Ministro da Justiça. Auditorias Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Em 2009 foram iniciadas 9 auditorias e concluídas 8. Previa se, no plano para 2009, integrado com o Plano trienal ( ) de auditorias financeiras (orçamental e mecanismos de controlo interno) a executar nos termos do artigo 62º, nº 2 da Lei de Enquadramento Orçamental, no âmbito do SCI Sistema de Controlo Interno da Administração Interna da Administração Financeira do Estado, a realização de auditorias ao IGFIJ e à DGSP. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 22

31 Não foi, porém, possível, concluir a acção iniciada à DGSP, que apenas pôde ter início em , e que se encontra ainda em curso, em fase de elaboração do relatório preliminar. As restantes auditorias previstas no plano de 2009 foram integralmente executadas, como se descreverá de seguida. Uma nota ainda para referir que estas acções foram de cariz essencialmente financeiro, exceptuada a auditoria às secretarias dos Tribunais administrativos e fiscais com maiores pendências, de natureza procedimental e de apreciação do sistema de organização implementado. Auditoria ao sistema de controlo interno do IGFIJ, I.P. (Processo A 1/2009) A auditoria ao IGFIJ iniciou se em , tendo sido concluída em e homologada pela tutela em De notar que se tratou de uma acção extremamente complexa e extensa, atentas as funções que o IGFIJ assume no Ministério da Justiça e o facto de se tratar de uma auditoria à globalidade do sistema de controlo interno, conforme decorre do mencionado art. 62º da LEO. Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Auditoria às Secretarias Judiciais dos Tribunais Administrativos e Fiscais com maiores pendências (Processo A 2/2009) A necessidade de uma auditoria às secretarias judiciais com maiores pendências radicou na ideia de que, no respeito pelo princípio de separação de poderes, podem melhorar se os procedimentos praticados de molde a contribuir para uma maior eficiência e celeridade processuais. A realização desta acção, iniciada em , teve como objectivo contribuir para um melhor conhecimento da actividade das secretarias judiciais, tendo sido fixado em três o número de secretarias a auditar, de entre as que registavam maior número de pendências processuais. Assim, foram visitadas as Secretarias do TAF do Porto, do TAF de Coimbra e o TAC de Lisboa. O relatório preliminar foi elaborado em , levado a contraditório junto dos competentes Conselhos Superiores da Magistratura e dos Tribunais visitados, tendo a acção sido concluída em , e o respectivo relatório levado a homologação do Ministro da Justiça. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 23

32 Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Auditorias financeiras às despesas com viaturas (Processo A 3/2009 e Processo A 4/2009) Esta acção destinou se a avaliar da conformidade legal e do respeito pelas boas regras de gestão no que respeita às aquisições de bens e serviços relacionados com viaturas. Assim, para além dos procedimentos de aquisição, foram auditadas as despesas com combustíveis (e respectivos níveis de consumo), reparações, seguros, etc., bem como os critérios da afectação ou utilização das viaturas. O trabalho desenvolvido, temático e transversal aos serviços e organismos do MJ, com início em , foi dividido em dois grandes grupos, considerando que abordou serviços da administração directa e administração indirecta do Estado, com diversos regimes de autonomia administrativa e financeira. Para além dos relatórios individualizados e apresentados a contraditório a cada serviço visado, foi ainda elaborado um relatório síntese. Nenhum dos relatórios produzidos foi ainda homologado pelo Ministro da Justiça. Auditorias a despesas com viaturas de serviços da administração directa (Processo A 3/2009) Foram auditados o Gabinete para a Resolução Alternativa de Litígios (GRAL) e a Polícia Judiciária (PJ), sendo de realçar a grande diferença entre ambos os serviços, uma vez que a PJ, mercê a sua actividade, tem um acervo significativo de viaturas, ao passo que o GRAL apenas dispõe de duas viaturas. Foi elaborado relatório preliminar, quanto ao GRAL, em , e final em Os relatórios referentes à PJ foram produzidos o preliminar em e o final em Apesar de este relatório final ser datado de , e verificando se que o atraso se deveu, significativamente, à demora na resposta ao relatório preliminar, e considerando ainda que se integra numa acção em que foi produzido outro relatório em momento anterior, considerou se adequado contabilizar a presente acção entre as que se concluíram em IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 24

33 Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Auditoria a despesas com viaturas de serviços da administração indirecta (Processo A 4/2009) Neste processo foram auditados o IGFIJ, I.P. e o IRN, I.P., e elaborados relatórios preliminares, ambos em , e relatórios finais em Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Auditorias ao financiamento de entidades privadas pelo Ministério da Justiça (Processo A 5/2009) Esta auditoria visou determinar não só as entidades parcial ou totalmente subsidiadas pelo MJ, como os mecanismos de avaliação da actividade dessas entidades, com vista a assegurar a eficácia e eficiência de tais recursos públicos, tendo em conta os resultados alcançados por aqueles privados. Teve início em , e foi concluída em , sem que seja até à data conhecido o despacho da tutela. Acção que integra o objectivo n.º 1 do QUAR Auditorias financeiras às aquisições de serviços especializados (Processo A 6.1/2009 Processo A 6.2/2009 e Processo A 6.3/2009) Foi também uma auditoria temática transversal aos serviços e organismos do MJ, e teve como objectivo avaliar da conformidade legal dos procedimentos de aquisição de serviços especializados, como consultoria, elaboração de pareceres, apoio técnico, avenças; e da aquisição de serviços a empresas de trabalho temporário. Teve início em Setembro, tendo os relatórios preliminares sido elaborados em Novembro de O último relatório final foi concluído em No termo da acção foi ainda produzido um relatório síntese de análise conjunta, não tendo ainda sido recebido qualquer despacho da tutela. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 25

34 Foram abrangidos por esta acção os serviços do Instituto dos Registos e Notariado, I.P., (IRN), do Centro de Estudos Judiciários (CEJ), e da Direcção Geral da Política de Justiça (DGPJ) e elaborados três relatórios individuais, sujeitos a contraditórios individualizados. As três acções integram o objectivo n.º 1 do QUAR Acções de Seguimento Ao invés do previsto no plano para 2009, apenas se encontraram susceptíveis de seguimento duas acções, tendo em conta critérios como a data da emissão de despacho final da tutela, outras acções entretanto desenvolvidas, pela IGSJ ou por outras entidades. De entre aquelas, importa referir que em teve início o seguimento da acção A 2/2006, relativa à DGRS, na matéria da prestação de assessoria técnica aos Tribunais e ao acompanhamento das medidas alternativas à pena de prisão e à pulseira electrónica. Porém, uma vez que a DGRS estava então na actividade do final do ano e com uma outra inspecção em curso (promovida pela IGF), esta acção foi suspensa, para recomeçar o trabalho de campo em Desta forma, apenas foram concluídas em 2009 duas acções de seguimento, uma relativa a uma auditoria de 2007, com despacho de 2008, ao ITIJ, e outra o seguimento de uma auditoria interna, promovida pela própria IGSJ, mas de que também se dará conta 7. Seguimento à Auditoria Financeira ao ITIJ (A 1/2007) (Processo A 7/2009) O relatório desta acção, o follow up de uma auditoria do art. 62º da LEO supra mencionada, foi concluído a , não sendo ainda conhecido despacho da tutela. Acção que integra o objectivo n.º 2 do QUAR 6 O relatório final desta acção foi entretanto concluído em Curiosamente, esta acção de seguimento não se encontrava prevista no Plano de Actividades de 2009, embora a realização da acção inicial fosse referida no Relatório de actividades de IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 26

35 Seguimento à Auditoria Interna à IGSJ (Seguimento do Processo A 3/2008) A realização desta acção foi determinada em , e foi concluída em , merecendo despacho do Inspector Geral de Note se que tratando se de uma auditoria interna, não determinada pela tutela e sendo muito próxima de outra, já referida, conduzida pelo Tribunal de Contas, se entendeu que os seus resultados seriam de imediata execução, não dependendo de despacho de homologação da tutela. Assim, as recomendações que ainda se encontravam por cumprir foram concretizadas até ao final de 2009, ou Janeiro de 2010, exceptuadas as recomendações de se proceder a diferente segregação de funções, que o reduzido número de colaboradores na área de suporte dificulta. Acção que integra o objectivo n.º 2 do QUAR Visitas a serviços em instrução de processos de queixa Para 2009 foram planeadas seis visitas como sendo o número mínimo de visitas a serviços objecto de queixa, número igual ao verificado em Apesar deste ser o número constante do QUAR, foi solicitado pela tutela que a IGSJ realizasse o dobro das vistas, sem que porém, tal determinação alterasse o QUAR para 2009, já aprovado. A selecção das visitas planeadas teve em conta a verosimilhança dos factos relatados, do conhecimento do serviço em questão, da urgência da intervenção e das vantagens que uma deslocação aos locais possa determinar, seja por ser determinante no apuramento da veracidade dos factos, ou por facultar novos elementos quanto ao funcionamento real dos serviços visados, ou até por mostrar uma presença exterior aos serviços quando ele é mais necessário. Sem prejuízo da solicitação de pedidos de informação aos serviços de auditoria e inspecção interna existentes em alguns organismos, a IGSJ deve poder manter a possibilidade de presença física em alguns dos serviços objecto de queixa, reclamação, participação ou denúncia, para efeitos de instrução do respectivo processo. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 27

36 Nestes termos e tendo em conta a determinação da tutela, foi feito um esforço significativo para o aumento do número de visitas, tendo sido realizadas em 2009 um total de nove visitas. Recordese que as visitas implicam o envolvimento de, pelo menos, dois inspectores. Subsequentemente a esta, é elaborado um relatório da visita, frequentemente com recomendações ou propostas, que é enviado aos serviços visitados. Foram, neste âmbito, visitados seis estabelecimentos prisionais, maioritariamente por situações relacionadas com alegadas agressões, um Tribunal, para apuramento de questões relacionadas com a sua organização em termos de contas bancárias, e dois serviços do IRN, I.P., por questões relacionadas com atendimento ao público 8. Acções que integram o objectivo n.º 3 do QUAR Tratamento de queixas, reclamações e denúncias À semelhança de anos anteriores, o tratamento das queixas, reclamações e denúncias, constitui uma das actividades da IGSJ insusceptível de ser totalmente programado, em termos de planificação considerando que esta é dependente de estímulos externos, inserindo se numa lógica reactiva. Contudo, esta actividade merece particular atenção, quer porque estão em causa direitos dos cidadãos, quer porque as queixas recebidas podem constituir um meio de alerta para a necessidade de realizar acções inspectivas em determinadas áreas e, ao mesmo tempo, fornecem informação sobre a satisfação dos cidadãos /clientes no âmbito da Justiça. Em 2009 a IGSJ recebeu 311 queixas, reclamações ou denúncias, confirmando se a tendência para o decréscimo que se iniciou em 2008 (330) em relação ao ano de 2007, em que se registou um total de 367 queixas. Apesar do decréscimo verificado, o tratamento dos processos de queixas/reclamações continua a ter um peso significativo no conjunto da actividade da IGSJ tal como se pode observar no gráfico seguinte: 8 Vide, para mais pormenores, o quadro da página 11. IGSJ Relatório de Actividades de 2009 Página 28