RELATÓRIO DE ATIVIDADES DOS SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA REFERENTE AO ANO CIVIL DE 2012.

Transcrição

1 RELATÓRIO DE ATIVIDADES DOS SERVIÇOS DE GESTÃO ACADÉMICA REFERENTE AO ANO CIVIL DE PONTO DE SITUAÇÃO REFERENTE ÀS ATIVIDADES PLANEADAS 1. Promover uma prova de conhecimentos escrita para aferir a actualização das capacidades dos trabalhadores afectos à Área de Registos Académicos; 2. Assegurar em articulação com o Departamento de Comunicação e Arte, e na sequência da adjudicação já efectuada em 2011, a implementação do projecto Ponto UA com a disponibilização, de uma ferramenta interactiva no átrio dos Serviços de Gestão Académica; 3. Promover a activação de um segundo plasma chamador de senhas, do lado contrário ao actualmente existente; 1

2 4. Promover a colocação de novos filmes promocionais da UA no plasma afixado por cima dos balcões dos Serviços de Gestão Académica; 5. Promover com o Sr. Provedor do Estudante, reuniões de trabalho que permitam colher e registar as sugestões de melhoria para esse efeito reportadas. 6. Promover a elaboração de uma proposta visando a redução de custos a incorrer com o depósito legal em papel, designadamente de teses de mestrado e doutoramento a enviar para a Biblioteca Nacional, nos termos do artº 50º do Decreto-Lei nº 74/2006, de 24 de Março, estatutos da carreira e demais documentos pertinentes, e que passa pelo fim da expedição postal avulsa, passando-se a transportar por automóvel, e numa só viagem, toda a documentação em condições de ser depositada numa determinada data; 7. Propor superiormente que os estudantes passem a poder ter acesso através da ferramenta gestão de requerimentos à informação de que o despacho que recaiu sobre o seu requerimento, lhe foi já notificado para o correspondente ; 2

3 8. Propor superiormente a disponibilização permanente de uma referência multibanco para pagamento de montantes em dívida, sejam referentes a propinas, sejam referentes a multas; 9. Promover a disponibilização de uma certidão que permita certificar em simultâneo a aprovação de unidades curriculares num dado curso e, nesse âmbito, a creditação de formação e ou experiência profissional prévia; 10. Garantir as condições técnicas que permitam a emissão de uma certidão de conclusão do curso de especialização tal como previsto no artº 20º do Decreto-Lei nº 74/2006, de 24 de Março; 11. Propor a criação de um mecanismo de controlo e de alerta automático que dê conhecimento a cada pivô e aos seus superiores hierárquicos (Chefe de Área e Director de Serviços) da existência de mais de 20 requerimentos cuja apreciação e informação se encontra em atraso; 3

4 12. Propor superiormente as condições logísticas necessárias, incluindo a adequada afectação de recursos, à introdução no Sistema Informático dos registos pertencentes a estudantes que tendo inscrições válidas até 1990 não tenham até à data concluído o respectivo curso; 13. Implementar as medidas, nos termos que venham a ser superiormente determinados, que permitam levar a cabo uma adequada transição para os termos do novo acordo ortográfico; 14. Criar as condições técnicas e regulamentares que permitam a emissão do suplemento ao diploma aquando da emissão de uma certidão de informação final; 15. Em articulação com o Gabinete de 3º Ciclo, intervir no procedimento de correspondência com futuros doutorandos estrangeiros na UA, antes da sua chegada a Portugal, no sentido de garantir a necessária prestação de informação e apoio em matéria de chegadas, facilidades, vistos e apoio logístico de forma análoga ao acolhimento de alunos de mobilidade; 4

5 16. Com o apoio dos Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação, desenvolver uma lista geral de correio electrónico de todos os estudantes e investigadores internacionais na UA, com a finalidade de divulgar os serviços do GRI e do Euroaxess Service Centre e de circular informações de interesse para este público-alvo. 17. Em articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação, finalizar os testes e acções de melhoria do novo Portal PORTA, procedendo depois à apresentação pública do novo portal e à criação de um Flyer publicitário; 18. Promover directamente pelos dirigentes o controlo sistemático e sucessivo dos processos tramitados pelos pivôs dos diversos cursos, auditando-se aleatória e regularmente processos referentes ao 1º, 2º e 3º ciclos. Será elaborado um ficheiro com anotação das principais deficiências detectadas e concebidas as correspondentes propostas de melhoria a transmitir á generalidade dos trabalhadores; 5

6 19. Propor superiormente a criação de um mecanismo que despolete automaticamente o pedido de homologação da média final pelas respectivas direcções de curso, logo que o curso seja concluído, por forma a obviar que entre o pedido de certidão final e a sua emissão medeie um período de tempo significativo (correspondente ao prazo de homologação tácita ou expressa) que pode ser prejudicial ao requerente em situações de extrema urgência; 20. Promover um inquérito de satisfação junto dos utilizadores do portal Porta, criando um modelo de inquérito online para recolha de dados; 21. Promover um inquérito de satisfação junto dos utilizadores dos serviços de orientação para a inserção profissional; 22. Dar seguimento ao controlo cruzado do desempenho de cada uma das áreas dos Serviços ( Registos Académicos e Mobilidade e Inserção Profissional ); 6

7 23. Levar a cabo uma acção socialmente responsável envolvendo todos os trabalhadores dos SGA em prol da comunidade (instituições, associações, clubes, ipss, câmaras, etc); 24. Propor ao abrigo de programas de mobilidade existentes o acolhimento temporário de pelo menos um trabalhador pertencente a instituições de ensino superior estrangeiras; 25. Propor ao abrigo de programas de mobilidade existentes o envio temporário de pelo menos um trabalhador para instituições de ensino superior estrangeiras; 26. Dar continuidade à frequência de acções de formação em áreas de interesse designadamente ao nível atendimento ao público, inovação, línguas estrangeiras e gestão do tempo; 7

8 27. Promover a criação de um Portal de Mobilidade para melhorar o acesso e a informação no que diz respeito aos programas de mobilidade de estudantes e de docentes; 28. Promover em articulação com os Serviços de Tecnologias da Informação e da Comunicação, a criação das páginas Web da rede Universidade-Empresas RUEAM; 29. Proceder à elaboração da candidatura à Comissão Europeia tendo em vista o financiamento do projecto ects Online; 30. Proceder à identificação e divulgação de oportunidades de mobilidade através das redes Ibero-americanas; 8

9 31. Passar a disponibilizar aos Srs. Directores de Curso o acesso ao Porta ; 32. Promover em articulação com o Gabinete Universidade-Empresa, a realização de uma sessão pública dirigida a empresários com o intuito de os sensibilizar para as vantagens de acolherem estágios/projectos/dissertações/teses de estudantes da UA; 33. Promover junto dos estudantes, e em articulação com o Gabinete Universidade-Empresa, a realização de sessões de esclarecimento visando a sensibilização dos mesmos para a relevância da realização de estágios/projectos/dissertações/teses num contexto empresarial; 34. Promover em articulação com os Serviços de Comunicação, Imagem e Relações Públicas, a disponibilização na página do facebook da UA de testemunhos de estudantes que desenvolveram os seus projectos/estágios/dissertações/teses em empresas; 9

10 35. Elaborar em articulação com o Gabinete Universidade-Empresa, um desdobrável com o essencial das vantagens, para estudantes e empresários, da realização de estágios/projectos/dissertações e teses em ambiente empresarial; 36. Fazer em articulação com o Gabinete Universidade-Empresa, uma apresentação pública (follow-up) visando a divulgação de casos de manifesto sucesso profissional em resultado da realização de projectos/estágios/dissertações/teses em contexto empresarial; 37. Propor a protocolorização de estágios junto de empresas localizadas fora de Portugal; 38. Propor superiormente a divulgação na página da UA o nome de todas as empresas que acolheram estudantes da UA; 10

11 39. Criar no PACO, em articulação com os Serviços de Tecnologia da Informação e da Comunicação e com o Gabinete de Planeamento Estratégico, um registo obrigatório dos estágios curriculares, estágios extra-curriculares e teses/projectos/unidades curriculares em contexto empresarial, registo destinado a: (i) alimentar o Suplemento ao Diploma, automatizando assim um processo que actualmente é feito manualmente; (ii) a criar um registo institucional de todos os estágios na UA, independentemente do órgão/serviço promotor do estágio (essencial para o apuramento de dados/indicadores institucionais) e a (iii) verificar o cumprimento dos requisitos mínimos do estágio, nomeadamente a celebração de um acordo do estágio; Direção dos Serviços de Gestão Académica, Janeiro de