AS FUNÇÕES DE CONTROLADORIA NOS INSTITUTOS FEDERAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA, TÉCNICA E TECNOLÓGICA

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1 AS FUNÇÕES DE CONTROLADORIA NOS INSTITUTOS FEDERAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA, TÉCNICA E TECNOLÓGICA RESUMO A controladoria é uma ferramenta de grande relevância, pois auxilia o gestor na obtenção do sucesso organizacional, fornecendo subsídio para o planejamento e controle das operações empresariais. Nesse contexto, o presente trabalho verifica a presença das atividades de controladoria nas instituições públicas de ensino, realizando uma pesquisa em todos os Institutos Federais de Educação Básica, Técnica e Tecnológica do Brasil. No desenvolvimento do estudo realizou-se a análise do tema através da revisão bibliográfica e uma pesquisa por meio da aplicação de questionário. A pesquisa abrangeu os 38 Institutos Federais de Educação Básica, Técnica e Tecnológica existentes no Brasil, porém, foram recebidos retorno de 31 questionários. Os resultados mostraram que apenas quatro dos 31 institutos respondentes possuem setor/área de controladoria instalado. Portanto, a área de controladoria tem um espaço significativo para evolução nestas instituições públicas. As razões da inexistência desta importante área de gestão nestas instituições é uma sugestão de pesquisa para futuros estudos, bem como, estudos que possam propor a instalação da controladoria nestas instituições. PALAVRAS-CHAVE: Controladoria. Administração Pública. Auditoria interna. Controle interno. 1. PROBLEMA Um dos principais problemas que atinge a administração pública é sem dúvida o controle, ou a falta de controle, que muitas vezes está relacionada com a corrupção, implicando em um conjunto de atos que provocam uso indevido dos recursos pertencentes ao Estado em benefício próprio ou de terceiros. Observa-se que o papel dos gestores públicos é a cada dia de maior responsabilidade, pois estes devem gerir os recursos públicos de forma eficiente e eficaz. Este novo enquadramento requer por parte do Estado um controle especializado, que possa aferir da correta atuação dos responsáveis. Diante de episódios como desvios de dinheiro público, fraudes e corrupção, a controladoria tornouse um veículo privilegiado para conquistar um maior espaço dentro das instituições públicas. Diante do exposto, o presente estudo tem como propósito avaliar as funções de controladoria nos Institutos Federais de Educação Tecnológica. Busca-se também avaliar o grau de implementação das funções de controle nessas Instituições. 2. OBJETIVO Conforme a problemática apresentada, o presente estudo tem por objetivo geral do estudo, avaliar as funções de controladoria e sua atuação nos Institutos Federais de Educação Tecnológica. 3. REFERENCIAL TEÓRICO Tendo em vista o objetivo proposto, o presente estudo teórico versa inicialmente sobre a controladoria, os seus aspectos conceituais, funcionais e funções do controller e, posteriormente, aborda-se a administração pública e seus controles. 3.1 A CONTROLADORIA A controladoria surge como um importante instrumento administrativo nas organizações, onde todas estas variáveis ambientais passaram a requerer uma maior flexibilidade na forma de administrar, exigindo cada vez mais das empresas mecanismos eficazes e eficientes. Conforme Borinelli (2006) existe uma fragilidade na literatura sobre controladoria no Brasil, ocorrendo falta de consenso entre autores: Em síntese: a teoria sobre controladoria não está consolidada, encontra-se ainda em desenvolvimento, conforme os vários aspectos apontados na caracterização da situação-problema desta pesquisa. O que existe é válido, porém carece de um processo de organização (BORINELLI, 2006, p.32). 1

2 Segundo Padoveze (2003, p.36), a controladoria tem como missão suportar todo o processo de gestão empresarial por intermédio de informação, que é um sistema de apoio à gestão. O sistema de informação da controladoria é integrado com os sistemas operacionais e tem como característica essencial à mensuração econômica das operações para planejamento, controle e avaliação dos resultados e desempenho dos gestores das áreas de responsabilidade. Segundo Nascimento e Reginato (2010), a controladoria tem como função primordial o controle, o planejamento e o orçamento, o seu principal papel, é por meio de informações, assessorar, orientar investigar e diagnosticar as razões para as ocorrências de eventuais desvios entre os resultados alcançados e os esperados, indicando as correções quando necessário, apontando as melhores opções para as tomadas de decisões nos diversos segmentos e departamentos de uma instituição, contribuindo para o fortalecimento dos controles internos dos custos, otimização de recursos e ampliação de sua capacidade de investimento e principalmente colocar em prática o princípio contábil da continuidade, assegurando bons resultados para a empresa. Controladoria é o órgão do sistema formal da organização responsável pelo controle do processo de gestão e pela geração e fornecimento de informações de ordem operacional, econômica, financeira e patrimonial demandadas, para assessorar as demais unidades organizacionais durante todo o processo de gestão, buscando integrar os esforços dos gestores para que se obtenha um resultado organizacional sinérgico e otimizado, bem como, pelos agentes externos que se relacionam com a empresa, para suas tomadas de decisões (BORINELLI, 2006, p.198). Sobre o posicionamento da controladoria na estrutura organizacional, para Borinelli (2006) não há consenso sobre a posição da unidade organizacional de controladoria. Algumas possibilidades de subordinação do órgão na estrutura organizacional são colocadas pelo autor como à presidência/chief Executive Officer (CEO), à presidência ou vice-presidência de finanças, à diretoria ou vice-presidência administrativa e financeira e ao conselho de administração. A cerca de definições para Controller, o termo vem sendo utilizado para a pessoa designada a ser responsável pela coordenação ou execução das atividades compreendidas na controladoria. Para Morante e Jorge (2008), a controladoria precisa ser conduzida por profissional experiente, com larga vivencia em finanças empresariais e uma particular habilidade no relacionamento com os responsáveis pela gestão das diversas áreas funcionais da organização. Segundo Garcia (2010), o mercado de trabalho exige para um controller algumas atividades: (a) elaboração do planejamento financeiro; (b) confecção de relatórios gerenciais visando dar suporte à diretoria para a tomada de decisões; (c) revisão e implementação de processo de controles; (d) controle, análise e consolidação dos relatórios financeiros mensais; (e) coordenação do planejamento estratégico, construção de cenários econômicos e análise competitiva; e (f) análise de viabilidade econômica de projetos e investimentos. 3.2 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Atualmente no Brasil é utilizado o termo administração pública para fazer referência às atividades que tem lugar no ambiente público, sendo o principal instrumento do Estado para concretizar, na prática, as opções políticas de Governo. A reforma da administração pública nas ultimas décadas vem desconcentrando aspectos do gerenciamento governamental, buscando fazer o governo mais eficiente, efetivo, e econômico. Estes três es têm dirigido uma transformação expressiva do setor público (PETERS e PIERRE, 2010, p. 23). Segundo Peters e Pierre (2010), a administração pública como campo específico é definida por corpos políticos concretos e estruturas administrativas que governam assuntos públicos, constituições, organogramas e procedimentos oferecem a liga conceitual que cria sua unidade e limites. Assim, a administração pública conta com um conjunto de entidades específicas intimamente ligadas, como ministérios, órgãos, setoriais ou departamentos. Na concepção de Castro (2010), a administração pública deve ser vista, juridicamente, no contraponto da administração privada. Lá tudo é permitido, exceto o que a lei proíbe. Na área pública nada é permitido, somente o que a legislação autoriza. Parece simples essa diferença, contudo é comum a confusão que 2

3 se faz, principalmente, quando pessoas chegam aos postos do governo sem o devido preparo (CASTRO, 2010, pg. 18).rios, órgãos, setoriais ou departamentos. 3.3 CONTROLES NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA O processo do controle na administração pública tem como finalidade garantir que os administradores públicos atuem em consonância com princípios basilares da administração pública, tais como: de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. De acordo com Carvalho Filho (2007), controle da administração pública é o conjunto de mecanismos jurídicos e administrativos por meio dos quais se exerce o poder de fiscalização e revisão da atividade administrativa em qualquer das esferas de poder. Esse controle é feito, geralmente, debaixo de severas críticas ou reações. Isso porque os resultados das ações de controle, revelados nos relatórios técnicos, afetam os sentimentos e o amorpróprio das pessoas quando apontam erros, falhas ou descumprimentos de normas (CASTRO, 2010, p. 259). Faz-se necessário apresentar os tipos de controle em relação ao posicionamento do órgão controlador dentro da administração pública. Por essa classificação tem-se que o controle pode ser interno e externo. Controle externo é aquele exercido por órgão estranho a administração e não integra a estrutura do órgão controlado, sendo exercido pelos Tribunais de Contas. Controle interno é aquele exercido pela própria administração aos seus atos, no âmbito de sua própria estrutura administrativa (SILVA, 2013, p.4). De acordo com Silva (2013), podemos identificar as formas de controle conforme o ato administrativo. Para o autor, as formas de controles são utilizadas por todos os integrantes do sistema de controle interno. São três formas de controle citadas pelo autor: prévio ou preventivo, concomitante ou sucessivo e o subsequente ou corretivo. Segundo Castro (2010), a importância do controle está justamente, na garantia de que a autoridade e responsabilidade devem estar equilibradas. Para o autor, o controle é uma atividade fundamental, porém exige que seja feito com eficiência e competência, pois de modo contrário, os ralos por onde passa todo o desperdício e as brechas que levam ao desvio de recursos públicos permanecem ou crescem. Observa-se no âmbito do setor público, a utilização dos termos auditoria interna, controle interno e controladoria como sinônimos. Para Chaves (2011), é necessário conceituar as diferenças entre os termos. Segundo Chaves (2011, p. 17), a auditoria interna é um órgão que realiza auditorias nas atividades de gestão pública em períodos determinados com o objetivo de assistir a administração da entidade no cumprimento de seus objetivos. A auditoria interna de um órgão ou entidade do Poder Executivo Federal está prevista no decreto 3.591/2000. A auditoria interna, segundo o Conselho Federal de Contabilidade é atividade que compreende os exames, avaliações levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informação e de controles internos, com vistas a assistir a administração da entidade no cumprimento de seus objetivos. No que se refere ao controle interno, a Secretaria Federal de Controle interno define como sendo o conjunto de atividades, planos, rotinas, métodos e procedimentos interligados, estabelecidos com vistas a assegurar que os objetivos das unidades e entidades da Administração Pública sejam alcançados, de forma confiável e concreta. O controle interno administrativo é todo o conjunto de atividades e procedimentos executado pela Administração Pública cotidianamente para garantir que os atos sejam realizados em conformidade com a norma ( CHAVES, 2011, p. 17). Conforme a Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI, 2004), o controle interno é um processo integrado e dinâmico efetuado pela direção e pelo corpo de colaboradores, estruturado para enfrentar riscos e fornecer razoável segurança de que, na 3

4 consecução da missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão alcançados: (1) execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações; (2) cumprimento das obrigações de accountability; (3) cumprimento das leis e dos regulamentos aplicáveis; (4) salvaguarda dos recursos, para evitar perdas, mau uso e dano. Ressalta-se que o controle interno, da própria entidade, não deve ser confundido com o Sistema de Controle Interno a que se refere o artigo 74, da Constituição Federal do Brasil (1988). Assim, o papel do Sistema de Controle Interno de Poder, previsto na Constituição Federal de 1988, não se confunde, e nem substitui, o sistema de controle interno de cada organização pública. No que se refere à controladoria, para alguns autores, a controladoria é um novo conceito no âmbito da administração pública. A controladoria, classificada como órgão central do sistema de controle interno, seria uma espécie de órgão da Administração Pública localizado no nível de assessoramento do dirigente máximo da administração, com a finalidade de agregar diversas atividades como auditoria, correição, prevenção e combate a desvios para otimizar o resultado da administração (CHAVES, 2011, p.17). Segundo Silva (2013), a controladoria pode ser definida como a área que auxilia o gestor na tomada de decisão, na análise da eficiência, eficácia, economicidade e transparência de seus atos, avaliando a conduta nas rotinas internas, garantindo tranquilidade em sua passagem pela administração do órgão, proporcionando aos cidadãos garantia da boa gestão dos recursos públicos. 4. METODOLOGIA A metodologia aplicada na construção deste trabalho consiste em pesquisa exploratória e descritiva, com abordagem qualitativa dos dados. O recurso utilizado na pesquisa para a coleta de dados foi adaptado a partir do instrumento apresentado em GIRARDI e MARTINS FILHO (2015). A pesquisa foi realizada através do envio do questionário aos 38 (trinta e oito) Institutos Federais de Educação existentes no Brasil. O instrumento de pesquisa foi encaminho através do Sistema eletrônico do serviço de informação ao cidadão (e-sic). Quanto aos objetivos, a pesquisa é descritiva, pelo propósito de descrever características de um determinado fenômeno organizacional. Segundo Silva (2003, p. 60) a mesma tem como objetivo principal a descrição das características de determinada população ou fenômeno, estabelecendo relações entre as variáveis. Dessa forma, caracterizando a relevância dos controles nas instituições públicas de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico. 5. RESULTADOS Conforme analise dos resultados, dos trinta e um (31) Institutos que responderam ao questionário, vinte e sete (27) responderam que não existe setor/área de controladoria. Apenas quatro (4) instituições confirmaram a existência do setor/área de controladoria na instituição. Observa-se a relevância dos resultados da pesquisa, não somente pela constatação da inexistência do setor/área controladoria nas instituições públicas de ensino, mas também pelo desconhecimento por parte dos gestores das instituições, das funções e atividade exercidas por uma controladoria. Esse fato pode ser observado, uma vez que muitos dos Institutos Federais justificaram a não existência da controladoria, pois entendem que a atividade já é exercida pela Controladoria-Geral da União. Vinte e sete das instituições pesquisadas, não possui a área de controladoria, apenas quatro institutos têm a área estruturada. Mesmo assim, o estudo denota que naqueles institutos onde a área está estruturada, o setor de controladoria funciona parcialmente. Os dados evidenciam que, na geração dos relatórios gerenciais com informações usualmente exigidas pela alta administração da instituição, 75% dos institutos, responderam que a controladoria não participa na geração dos relatórios. Quanto ao envolvimento da controladoria na elaboração dos balanços e outras peças contábeis exigidas pela legislação, o mesmo índice se repete, 75% não participa. No que se refere ao controle de fluxo de caixa realizado pela área financeira, a controladoria não atua em 75% dos institutos, e 25% atua apenas em algumas atividades mais elaboradas. Considerando as respostas 4

5 obtidas, entende-se que a área de controladoria tem um espaço significativo para evolução nestas instituições públicas. 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente estudo procurou identificar as funções de controladoria e sua atuação nos Institutos Federais de Educação, investigando a realidade das práticas de controladoria, ainda, analisando como a controladoria auxilia a gestão na tomada de decisões. Para o alcance do objetivo geral os dos objetivos específicos, a presente pesquisa utilizou-se da aplicação do instrumento de pesquisa, onde foi possível avaliar e conhecer a situação do setor/órgão de controladoria nas instituições pesquisadas. Os resultados mostram que a maioria dos Institutos, 87,1% não possui o setor/área de controladoria implantado, e apenas 12,9% confirmam a existência do setor/área de controladoria na instituição. Considerando as respostas obtidas, entende-se que a área de controladoria tem um espaço significativo para evolução nestas instituições públicas. Desse modo, ressalta-se a necessidade de novas pesquisas mais aprofundadas, com propostas de implantação de um setor de controladoria para área pública, identificando as possíveis dificuldades a serem enfrentadas em sua implantação, bem como, estudos que possam identificar as razões para a inexistência desta importante área nestas instituições públicas. REFERÊNCIAS BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil, Disponível em Acesso em: 24 ago Conselho Federal de Contabilidade. Resolução CFC 986/03, de Aprova a NBC T 12 Da auditoria interna.. Instrução Normativa SFC/MF n.º 01, de , publicada no DOU de , seção I, pág. 12, IN, Acesso em: 24 ago BORINELLI, M. L. Estrutura conceitual básica de controladoria: sistematização à luz da teoria e da práxis f. Tese (Doutorado em Ciências Contábeis) Programa de Pós-Graduação em Ciências Contábeis, Universidade de São Paulo, São Paulo, CASTRO, Domingos P. Auditoria, contabilidade e controle interno no setor público: integração das áreas do ciclo de gestão: contabilidade, orçamento e auditoria e organização dos controles internos, como suporte a governança corporativa. São Paulo: Atlas, CARVALHO FILHO, José dos Santos. Manual de Direito Administrativo. Rio de Janeiro: Lumen Juris, CHAVES, Renato Santos. Auditoria e controladoria no setor público: fortalecimento dos controles internos com jurisprudência do TCU. Curitiba: Juruá, GARCIA, Alexandre S. Introdução à controladoria: instrumento básico de controle de gestão das empresas. São Paulo: Atlas, GIRARDI, H.; MARTINS FILHO, Filadelfo D. Funções de controladoria em um Instituto Educacional Público: um estudo de caso. Working Paper MORANTE, Antonio S.; JORGE, Fauzi T. Controladoria. 1ª Ed. São Paulo: Editora Cengage Learning, NASCIMENTO, Auster M.; REGINATO Luciane. Controladoria - Instrumento de apoio ao processo decisório. São Paulo: Atlas, PADOVEZE, Clovis. L. Controladoria Básica. São Paulo: Pioneira Thomson, Contabilidade gerencial: Um enfoque em sistema de informação contábil. São Paulo: Atlas, PETERS. M.R.S. Controladoria internacional: incluindo Sarbanes Oxley Act e USGAAP. São Paulo: DVS Editora, SILVA, Elderson F. Controladoria na administração pública: manual prático para implantação. São Paulo: Atlas,