PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO DOS CARTORIOS DO ESTADO DO PIAUI

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1 PROJETO DE REESTRUTURAÇÃO DOS CARTORIOS DO ESTADO DO PIAUI Projeto Piloto: Trata-se de Força Tarefa para reestruturação dos cartórios extrajudiciais integrado em um Plano de Ação da ANOREG, em um contexto de parceria com o Conselho Nacional de Justiça, a ARISP e os Institutos Membros, em uma tentativa de diagnosticar os pontos fortes e fracos dos serviços notariais e de registro, inicialmente no Estado do Piauí como projeto piloto, e posterior implantação no restante do país. 1

2 INTRODUÇÃO A Associação dos Notários e Registradores do Brasil - ANOREG-BR, entidade da classe que congrega todas as especialidades da atividade de notas e de registros, com legitimidade para representá-los em qualquer instância ou Tribunal (conforme decisão pacífica do Supremo Tribunal Federal), operando sempre em harmonia e cooperação direta com outras associações congêneres. Por meio de Acordo de Cooperação Técnica firmado com o Conselho Nacional de Justiça - CNJ, em parceria com a Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo ARISP, Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais ARPEN-BR, Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo ARPEN-SP, Colégio Notarial do Brasil Conselho Federal CNB-CF, Colégio Notarial do Brasil Seção São Paulo, Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil IEPTB, Instituto de Estudos de Protesto de Títulos de São Paulo Seção São Paulo IEPTB-SP, Instituto de Registro Imobiliário do Brasil IRIB, e Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil IRTPDPJ e o Instituto dos Ofícios do Registro de Distribuição e Interdições e Tutelas do Brasil, aproveitando-se da capilaridade que dispõe no contexto nacional, pretende desenvolver ações para a modernização dos serviços extrajudiciais do país, iniciando um projeto piloto no Estado do Piauí. De acordo com as informações coletadas pela Corregedoria Nacional de Justiça, o total dos serviços extrajudiciais no país é de , distribuídos nos 27 Estados brasileiros, 2

3 alcançando a maioria dos distritos existentes e nos municípios. No Estado do Piauí, são 223 municípios, contendo 255 serviços notariais e de registro. A população estimada é de , em uma área total de ,186, de acordo com dados de sensos do IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. Estes serviços são distribuídos, de acordo com a Lei Federal n 8935/94, que regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, da seguinte forma: Art. 5º: Os titulares de serviços notariais e de registro são os: I - tabeliães de notas; II - tabeliães e oficiais de registro de contratos marítimos; III - tabeliães de protesto de títulos; IV - oficiais de registro de imóveis; V - oficiais de registro de títulos e documentos e civis das pessoas jurídicas; VI - oficiais de registro civis das pessoas naturais e de interdições e tutelas; VII - oficiais de registro de distribuição. A idéia do projeto, em um primeiro momento, é diagnosticar os problemas existentes e capacitar notários e registradores, assim como seus auxiliares para prestarem serviços eficientes e eficazes aos cidadãos. 3

4 Pretende-se iniciar uma força tarefa em todos os Estados brasileiros, com treinamento e capacitação dos notários e registradores que necessitarem, entretanto inicialmente, como projeto piloto, a atuação será no Piauí. Além dos serviços regulares já existentes e já prestados serão implementadas campanhas conjuntas de combate ao subregistro, regularização fundiária, entrega de títulos, dentre outras, para o efetivo exercício pleno da Cidadania, se possível, em parceria com o governo federal, pelo cartório itinerante.. Importante frisar que a ANOREG-BR já vem, há algum tempo, desenvolvendo minuciosos estudos sobre a atividade, na expectativa de desenvolver modelos que atendam adequadamente as demandas de um padrão de serviço notarial e de registro, que preze pela excelência. Com esse propósito, desenvolveu o Prêmio de Qualidade Total PQTA, já em sua quarta edição. Anualmente, nos congressos da categoria, os serviços que se inscrevem são avaliados por auditorias externas, credenciadas por organismos de certificação especializada internacionalmente. Norteia-se por critérios objetivos, baseados em gestão do serviço notarial e de registro. Assim, aqueles que realmente investem em infra-estrutura, informatização, atendimento e profissionalização de seus atos e na qualificação de seus funcionários, tornam-se um modelo a ser seguido. A implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade, a princípio em proporções mínimas, pode ser uma poderosa ferramenta que possibilitará a otimização de diversos processos e atos dos serviços deficitários. Além disso, ficará evidenciada também a preocupação com a melhoria contínua dos serviços fornecidos. Nesse mesmo sentido, a Anoreg-BR procurou a Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT, buscando desenvolver uma norma especifica da atividade notarial e de registro. Cada cartório terá um documento único atestando sua capacitação. Segundo princípios internacionais, as normas devem ser analisadas periodicamente para 4

5 que seu conteúdo mantenha-se atualizado. Este processo, chamado de análise sistemática, é realizado anualmente e inicia-se pela pesquisa à sociedade. Durante quatro meses, a ABNT disponibiliza a sociedade, por meio de seu site, a relação das normas contempladas no processo. É a oportunidade que as partes interessadas têm de analisar o conteúdo da norma e de dizer se o serviço permanece atual, ou se está desatualizado em relação à tecnologia. De posse do parecer final da Comissão, a ABNT atualiza o acervo de Normas Brasileiras. Espera-se o resultado dessa análise para inclusão da norma do serviço notarial e de registro no Brasil. Diante desse mecanismo, certamente haverá uma qualificação diferenciando os melhores profissionais, enquanto que os deficitários poderão servir desses modelos para se adequarem. Com a filosofia de oferecer atualização profissional de boa qualidade, a Anoreg-BR fez uma parceria com o Inoreg - Instituto de Estudo dos Notários e Registradores do Paraná, de forma a oferecer cursos nessa área específica e colaborar com o desenvolvimento dos interessados. As aulas são ministradas em quase todas as regiões do país, sempre por professores especialistas, mestres e doutores com experiência nos temas do direito usual da atividade. Além de cursos presenciais e à distância, também está disponível pós-graduação para aqueles que buscam o aprimoramento científico em suas profissões. A entidade nacional se empenhará para suprir as expectativas dos titulares dos serviços notariais e registrais que se encontram em regiões inóspitas ou mais debilitadas. A expectativa é conscientizar a todos sobre a necessidade da atualização e da continuidade dos estudos. Para tanto, haverá também doação de material didático e disponibilização de acesso on-line aos responsáveis por esses serviços. Desde 2001, a Anoreg-BR firmou parceria com o Serpro Serviço Federal de Processamento de Dados para oferecer certificados digitais como autoridade de registro. Atualmente, também oferece certificados em parceria com a Autoridade Certificadora dos Notários e Registradores. Esse mecanismo supre dificuldades de distâncias, 5

6 minimiza riscos e maximiza o tempo dos usuários dos serviços notariais e de registro. A assinatura digital de contratos eletrônicos traz uma série de vantagens sobre os processos tradicionais e reduz principalmente os custos operacionais. Utilizando dessa ferramenta, e também da parceria que tem com várias empresas que atuam na área de informática especifica de hardwares e softwares para os cartórios, a entidade nacional ajudará, com recursos próprios, a informatizar e a modernizar os pequenos cartórios. É fundamental conscientizar toda a atividade desse importante projeto de abrangência nacional. De acordo com as peculiaridades locais o projeto poderá abranger a capital e um município do interior, pela complexidade da atuação da força tarefa, assim como pelo foco de atenção nos problemas diagnosticados em níveis diferenciados. JUSTIFICATIVA Uma vez identificada a carência dos serviços notariais e de registro no estado em questão, justifica-se ações de responsabilidade da Anoreg-BR e de suas parceiras. Além da prestação de serviços básico de atendimento, informatização e profissionalização dos funcionários, serão conhecidas as demais dificuldades que os serviços vem enfrentando, desde das noções básicas de administração até as mais complexas. É fundamental ampliar a possibilidade de acesso aos serviços extrajudiciais, entendido de maneira mais ampla como acesso à informação, acesso à orientação jurídica e acesso a novas ferramentas, como a certificação digital. Como forma de solucionar extrajudicialmente os conflitos existentes, é possível incentivar a capacitação técnica, assim como uma gestão de qualidade. 6

7 Concentrando esforços para implantação correta dessas soluções subsidiadas e controladas pela entidade nacional, a curto e médio prazo, se vislumbrará BENEFÍCIOS que serão conferidos aos serviços notariais e registrais necessitados: Adoção de modernos modelos de gestão de qualidade para prestação de serviços, identificando os pontos mais críticos para levantamento de soluções possíveis imediatas e mediatas; Melhoria da imagem técnica e institucional dos serviços, redução de burocracia, minimização do tempo útil na realização dos atos, quer seja pela informatização ou pelo aprendizado dos funcionários; Acompanhamento dos trabalhos por equipes constituídas por profissionais altamente capacitados, efetuado com base em esforços concentrados, tornando os funcionários mais aptos e competentes a realizar um bom trabalho; Aumento da eficiência geral dos processos internos e na qualidade de produtos gerados e serviços prestados; Impactos significativos na qualidade do serviço prestado; Melhoria da competitividade dos serviços, onde for possível, e desenvolvimento e aprimoramento das práticas dos serviços notariais e registrais; 7

8 CRONOGRAMA Disponibilização de instrumentos que possibilitem obter diagnósticos do sistema gerencial da serventia (autoavaliação e avaliação externa), com a elaboração de relatórios periódicos, demonstrando os resultados mensurados; Melhoria das relações internas e externas das instituições com todos os interessados, conseqüente divulgação do serviço notarial e registral na região e no território nacional; Fortalecimento da credibilidade dos serviços perante a sociedade e ao Poder delegante; Idealiza-se o desenvolvimento do projeto dividido em dois momentos: PRIMEIRO MOMENTO Verificar adesão, envolvimento e comprometimento de todos os segmentos que possam ser úteis a viabilização do projeto, de acordo com as peculiaridades locais e a abrangência que se pretender dar à idéia: Conselho Nacional de Justiça; Anoreg-PI e demais Anoreg s; Institutos Técnicos; Empresas de informática parceiras. Instituições de Ensino; Contatos locais. 8

9 SEGUNDO MOMENTO Avaliar o alcance das adesões e delimitar a atuação de cada um desses segmentos. A partir da definição a respeito das entidades que passarão a aderir ao projeto, como linha geral prepara-se um esboço de planejamento inicial para discussão. PRIMEIRA ETAPA CAPACITAÇÃO/TREINAMENTO Fazer um levantamento in loco das necessidades e dos problemas diagnosticados, inicialmente na capital e no município escolhido do interior. Em seguida, elaborar uma linha de estratégia para capacitar e treinar os membros da Força Tarefa que desempenharão a linha de frente do projeto. Revisão no projeto das entidades para verificar se o projeto é coerente com os problemas levantados e com as soluções propostas. Elaboração dos planos de ação pelos membros da equipe. Por meio de convênios, promover cursos/treinamento/capacitação, inicialmente nos municípios escolhidos do Estado definido. SEGUNDA ETAPA LOGÍSTICA/ DIVULGAÇÃO 9

10 Viabilização do espaço físico nos cartórios extrajudiciais para desenvolvimento dos projetos que serão implantados, com local adequado que disponha de espaço para a equipe da Foca Tarefa. Preparação do material de apoio para a divulgação do projeto, organização de reuniões de trabalho com os notários e registradores da região e com os membros da equipe, de forma a manter um comprometimento para implantação do projeto. TERCEIRA ETAPA AÇÃO Após a identificação dos problemas, preparar a atuação conjunta e esquematizada com a equipe in loco, para solução dos serviços notariais e de registro. Manter contato direto com as empresas de informática e demais parceiros do projeto, assim como com os titulares dos serviços, desenvolvendo as atividades da Força Tarefa. Implantar cursos necessários para a atualização da legislação vigente da atividade notarial e de registro. TERCEIRA ETAPA /RESULTADOS Realização de reuniões periódicas, possivelmente quinzenais ou mensais com a equipe in loco e com as entidades responsáveis em Brasília, com o intuito de avaliar as principais ações que vêm sendo desenvolvidas. alcançados. Elaboração de relatórios com a mensuração dos resultados 10

11 OBJETIVOS Diante da realidade apresentada na região onde se encontram os serviços notariais e de registro que necessitam de concentração de esforços para alcançarem um modelo mais próximo do ideal, a Anoreg-BR diagnosticou os OBJETIVOS que se busca: estabelecer diretrizes para detalhamento da operacionalização de ações necessárias apontadas por auditor externo gestão de qualidade e Norma Técnica, definindo responsabilidades e cronogramas a serem adotados pelo titular, para efetiva implementação de um serviço notarial e de registro padrão; Diagnosticar deficiências profissionais dos titulares e funcionários do serviço notarial e de registro, por meio de avaliações e relatórios mensais, capacitando-os para o melhor desenvolvimento de suas função; Desenvolver cursos nas áreas específicas, com renomados profissionais do direito, conduzidos por instituições educacionais parceiras, proporcionando a atualização da legislação vigente; Promover interconexão entre os cartórios maiores para doar equipamentos necessários ao bom funcionamento dos pequenos serviços notariais e de registro; 11

12 Disponibilizar meios para que as empresas de informática especificas da atividade, façam a instalação de softwares e hardwares, a custos mínimos; Buscar financiamentos bancários em instituições financeiras que ofereçam taxas reduzidas, com número extensivo de parcelas, ou se possível, vislumbrando outros interesses, com isenção de custos subsidiado pela entidade nacional; ORÇAMENTO - Exemplo PRIMEIRA ETAPA CAPACITAÇÃO/TREINAMENTO Destinada a capacitar e treinar os membros da Força Tarefa que desempenharão a linha de frente do projeto. A etapa inicial de Capacitação terá duração de 12 horas, abrange a operacionalização das etapas, preparação de material didático e aplicação dos recursos disponíveis em três módulos: I Visão geral; II Conflito e sua 12

13 análise; III técnicas e ferramentas de negociação, com custo assim discriminado: Discriminação Quant. Unid Valor (R$) Total (R$) Custo da locomoção da equipe de frente (in loco) ao estado escolhido Até 10 pessoas Custo de parceiros, instituições, empresas de informáticas , ,00 16 h 150, ,00 Material didático desenvolvido , ,00 certificados , ,00 Hotel, alimentação, etc 10 diárias 300, ,00 Cursos/Treinamentos/capacitação , ,00 TOTAL ESTIMADO ,00 Observações: custos com deslocamento de instrutores no Estado não estão inclusos. SEGUNDA ETAPA LOGÍSTICA/DIVULGAÇÃO Haverá custo apenas nos cartórios que não dispuserem de espaço físico adequado ao atendimento dos interessados. Em cada aplicação, de acordo com as condições locais, o valor será orçado. Quanto à divulgação do material, poderá ser distribuído sem custos, com a colaboração dos profissionais dos 13

14 próprios serviços. A preparação do material de apoio para a divulgação do projeto igualmente dependerá das condições locais, poderá ser por meio de panfletos simples, cartazes, mídia em geral de acordo com a necessidade. TERCEIRA ETAPA AÇÃO A organização das reuniões de trabalho, contam com a definição estratégica da equipe in loco e dos parceiros, o que será examinado por ocasião da aplicação e orçado se necessário. A ação dependerá de computador, telefone, impressora, material de expediente, formulários, apostilas softwares, hardwares, dentre outros equipamentos que poderão ser suportados pelos parceiros. Custo estimado unitário: Discriminação Quant. Unid Valor (R$) Total (R$) Computador com impressora , ,00 Material de expediente 1.000, ,00 Internet 2 500, ,00 Certificação digital 2 250,00 500,00 Apostilas, livros, material didático 3 100,00 300,00 Total estimado por cartório ,00 Observação: Custos estimados e variáveis de acordo com as necessidades locais e com os preços locais (serão subsidiados pelas entidades parceiras) 14

15 QUARTA ETAPA RESULTADOS Destinada a avaliar os resultados mensurados, caberá a equipe in loco o desenvolvimento de relatórios, a prazos acordados com os responsáveis pelo projeto, e a apresentação deles no local determinado. Discriminação Quant. Unid Valor (R$) Total (R$) Custo da locomoção da equipe de frente (in loco) ao lugar escolhido Até 10 pessoas , ,00 Material didático desenvolvido 10 50, ,00 TOTAL ESTIMADO ,00 Observações: custos com deslocamento de instrutores. INVESTIMENTO TOTAL EM CADA APLICAÇÃO Em cada um das comarcas e dos distritos em que o projeto por implantado sempre será necessário o investimentos diferenciados. Estima-se que as entidades parceiras investirão: Discriminação Quant. Unid Valor (R$) Total (R$) Primeira etapa ,00 15

16 Segunda etapa , ,00 Terceira etapa ,00 Quarta etapa ,00 Total estimado ,00 O desafio é grande e maior ainda será o alcance social do programa que implantará no país serviços notariais que prezem pela excelência do atendimento ao cidadão. Brasília/DF, em 25 de março de 2009 Rogério Portugal Bacellar Presidente da ANOREG-BR 16