Compact Edition: Telecomunicações Essenciais para Profissionais. Alcatel OmniPCX Office Compact Edition

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1 SMALL PEQUENAS BUSINESSES EMPRESAS Alcatel Essential OmniPCX Professional Office Telecommunications Compact Edition: Telecomunicações Essenciais para Profissionais Alcatel OmniPCX Office Compact Edition

2 Alcatel OmniPCX Office Compact Edition A COVEREST COLOCA O ATENDIMENTO TELEFÓNICO AOS CLIENTES EM BOAS MÃOS Uma estratégia arrojada requer acções rápidas A Coverest* é uma mediadora de seguros de sucesso com 10 funcionários. Depois de uma análise cuidadosa, Roberto Carvalho*, o gerente, chegou à conclusão de que o sucesso futuro dependia de três alterações: A deslocação para novas instalações numa zona de maior prestígio. A expansão da base de clientes tradicional, suportando o aumento do número de clientes com a mesma quantidade de funcionários. O melhoramento do atendimento telefónico, no seguimento de algumas reclamações de clientes que afirmavam que o sistema antigo os deixava demasiado tempo em espera ou os transferia para uma extensão incorrecta. Uma solução rápida e flexível A Coverest necessitava de uma solução telefónica que atendesse as chamadas dos clientes com uma mensagem de boas-vindas apelativa. O sistema tinha de suportar um grande aumento no volume de clientes, assegurando que estes contactavam com a pessoa correcta e garantindo uma utilização mais produtiva do tempo e conhecimentos dos funcionários enquanto estes falavam ao telefone. * nomes fictícios Pacotes de soluções, entrega expresso, funcionalidades avançadas A Coverest optou pelo Alcatel OmniPCX Office Compact Edition., que responde a todas as suas necessidades num só pacote que inclui oito telefones Reflexes e dois telefones analógicos. O atendimento automático recebe chamadas dos clientes 24 horas por dia com música ou uma mensagem, indicando-lhes que estão em espera, o que permite que os funcionários não tenham de trabalhar como telefonistas em part-time. Graças ao atendimento automático, os clientes são encaminhados para a pessoa certa, o que optimiza a eficiência do pessoal. O software Smart PIMphony CTI melhorou as relações com os clientes, apresentando todas as informações relevantes sobre o chamador ao funcionário, através de janelas de sobreposição, quando este atende a chamada. Se não existir ninguém disponível para atender uma chamada, o cliente tem a opção de deixar uma mensagem ou de contactar a pessoa pretendida no respectivo telemóvel. Graças ao design compacto e discreto, o sistema está convenientemente montado numa parede, poupando valioso espaço no escritório. Estávamos cientes da importância do atendimento e processamento das chamadas telefónicas dos clientes na imagem da nossa empresa, mas não podíamos investir tempo valioso na instalação e aprendizagem de novas funcionalidades Tínhamos de mudar para o novo escritório muito rapidamente. Escolhemos o sistema e, na mesma semana, ele foi instalado. O desafio era grande, mas foi superado com distinção graças ao Alcatel OmniPCX Office Compact Edition. afirma Roberto Carvalho. ALCATEL 2>

3 PEQUE ATENDA A CHAMADA OU ESTE CLIENTE DESISTE. Independentemente da sua área de actividade comércio, serviços, medicina, advocacia, seguros ou venda de imóveis estará certamente ciente de que o modo como as chamadas telefónicas são atendidas reflecte o profissionalismo da sua empresa. Os clientes atribuem mais importância ao atendimento rápido, amigável e eficiente do que ao tamanho da empresa ou ao facto de dispor ou não de uma telefonista dedicada. Uma imagem empresarial verdadeiramente profissional envolve mais do que alguém atender simplesmente as chamadas quando se encontra perto de um telefone. Enquanto os clientes aguardam ligação, esperam ouvir música ou uma mensagem que os informa de que estão em espera. Independentemente da hora do dia, eles esperam ser atendidos, redireccionados para a pessoa adequada ou dispor da possibilidade de deixarem mensagens de voz. A alternativa é esta: clientes frustrados e oportunidades perdidas. Naturalmente, estará disposto a melhorar o atendimento telefónico aos clientes com uma solução profissional com funcionalidades avançadas. No entanto, esta solução tem de ser simples de escolher e encomendar, ser entregue rapidamente e fácil de instalar e utilizar. Tem de ser compacta, discreta e económica. Esta solução deve também suportar actualizações tais como aplicações de mobilidade ou aplicações CTI (Computer Telephony Integration) para se adaptar às alterações das suas necessidades. Finalmente, deve aumentar a produtividade. Na Alcatel, tomámos as suas preocupações em consideração para desenvolver o Alcatel OmniPCX Office Compact Edition. O resultado: uma solução de telecomunicações verdadeiramente profissional, com todas as funcionalidades de voz avançadas que esperaria encontrar num sistema de atendimento de uma grande empresa, ao seu alcance. >3 ALCATEL

4 NAS EMPR Funcionalidades de voz avançadas de alto rendimento O Alcatel OmniPCX Office Compact Edition, contém todas as capacidades de comunicações da galardoada família Alcatel OmniPCX Office. Acima de tudo, isto significa uma qualidade de voz fantástica, mas também uma fiabilidade a toda a prova e acesso a uma vasta gama de funcionalidades de telefonia, desde as mais básicas, tais como chamadas em conferência, música em espera ou uma mensagem de atendimento, até às mais avançadas, incluindo: Uma vasta gama de terminais com 4 telefones digitais Reflexes TM, Mobile DECT ou analógicos. Todos os nossos terminais são de fácil utilização. A transferência e encaminhamento de chamadas não podia ser mais fácil e pode inclusive telefonar para um contacto utilizando o respectivo nome, graças a um directório de marcação por nome. Um poderoso correio de voz incorporado. A utilização dos telefones móveis DECT da Alcatel. Um Assistente Pessoal incorporado para que os clientes possam deixar uma mensagem de voz ou contactá-lo através de um telemóvel, de um número externo ou interno. Um servidor CTI integrado que permite o acesso a uma base de dados de clientes a partir do PC ou a ligação a aplicações especialmente relacionadas com o seu negócio. Atendimento Automático integrado sempre activo para transferir os clientes para a pessoa certa nas horas de pico e para difundir informações aos clientes, tais como as horas de abertura. > Design compacto e intuitivo Com esta quantidade de funcionalidades de voz, poderia ser levado a imaginar um ruidoso e pesado volume de hardware. Pense outra vez. O Alcatel OmniPCX Office Compact Edition foi concebido para ocupar o mínimo espaço possível no seu escritório. A caixa pode ser montada numa parede, sem ventoinhas ruidosas e cabos visíveis. > Pacotes de soluções simples e económicos A velocidade da tomada de decisões e a respectiva implementação são críticas para uma empresa dinâmica. Se despender menos tempo a escolher e tentar compreender um novo sistema de telecomunicações, terá mais tempo para se dedicar à sua empresa. Com isto em mente, concebemos um conjunto de pacotes de soluções que simplificam o processo de escolha, encomenda, instalação e utilização da solução certa para a sua empresa. Estas soluções incluem todo o hardware e software necessários, com uma relação funcionalidade/preço bastante competitiva. Basta seleccionar o pacote mais adequado ao tamanho da sua empresa e pôr as preocupações de lado. > Flexível e expansível Para a Alcatel, um pacote de soluções não é um colete de forças. A abertura e a flexibilidade são as suas maiores vantagens. Independentemente do pacote que seleccionar, pode estar certo de que o seu investimento está protegido com tudo o que a sua empresa necessita para evoluir. Por exemplo, as actualizações ao Atendimento Automático ou aplicações CTI melhoradas, tais como o PIMphony Team, podem ser activadas com uma simples chave de software. Não necessita de chamar um técnico à sua empresa basta activar remotamente a licença relevante e já está! ALCATEL 4>

5 ESAS UM PEQUENO PASSO PARA A INSTALAÇÃO, UM SALTO GIGANTESCO PARA A SATISFAÇÃO DOS CLIENTES. Apenas três meses após a instalação do Alcatel OmniPCX Office Compact Edition nas novas instalações, a equipa da Coverest está altamente satisfeita com o novo sistema: Apercebemo-nos claramente de um grande aumento na satisfação dos clientes. O novo sistema projecta indubitavelmente uma imagem mais profissional. Um atendimento mais eficiente significa que as necessidades e os problemas dos clientes são rapidamente respondidos e que o tempo de espera para falar com a pessoa certa é reduzido em metade. A Coverest pode agora disponibilizar uma qualidade no atendimento telefónico aos clientes que só é habitualmente encontrado numa empresa de maiores dimensões. Os funcionários têm mais tempo disponível para as suas tarefas. Funções tais como a marcação por nome e as teclas programáveis para transferência de chamadas ou activação do correio de voz facilitam o trabalho dos funcionários e tornam as conversações telefónicas mais produtivas e menos complicadas. Depois de apenas algumas semanas de funcionamento, pudemos ver uma clara redução de custos. Os melhoramentos introduzidos na gestão de chamadas reduziram a necessidade de efectuar chamadas de retorno para os clientes, gerando uma diminuição de 10% nas despesas telefónicas. Visto que a empresa se está a expandir rapidamente, necessitamos de contratar mais duas pessoas e de acrescentar mais dois telefones Reflexes. Com a Alcatel, isto não levanta quaisquer problemas. A exclusiva arquitectura aberta da Alcatel permite que o investimento actual se adapte às necessidades futuras da empresa, quer se trate de serviços móveis ou de serviços avançados. Se a sua empresa crescer, nós crescemos com ela. Já está tudo preparado. Alcatel: o líder europeu em soluções avançadas de Voz e Convergência. Deposite a sua confiança nos especialistas em comunicações empresariais. Cobrimos todas as necessidades dos nossos clientes, quer sejam seis linhas ou milhares de linhas. A gama OmniPCX Office disponibiliza o melhor conjunto de funcionalidades do mercado e foi já galardoada em vários países. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS Arquitectura Sistema operativo Caixa montada na parede Alimentação de reserva externa Terminais e local de trabalho Linux 65x360x345mm 4/8 horas (opcional) Utilizadores de voz (analógico, digital, DECT) 37 Portas de voz (Reflexes + Analógicas) 12 Hub Multi-Reflexes (divisão de 1 a 3 canais) 4 Terminais Reflexes (com Hub Reflexes) 16 Telefones analógicos 8 Utilizadores IP* (e-reflexes + IP PIMphony) Até 55 Terminais Mobile Reflexes (DECT) 20 Módulos adicionais (máx. 2 por terminal) 10 S0, V24, plugware analógico 4 Plugware de taxação V24 1 Estação de Base Rádio IBS 3 Portas de comunicação Redes analógicas* 4 Acesso básico (com placa 4/8/4) RAS RDIS Até 4 TO Até 128kbps (2 canais B) Ramais IP* (4/8 placas subordinadas de VOIP) 4/8 channels Porta LAN Ethernet 10/100 BaseT de detecção automática Servidor de chamadas Correio de voz (incorporado) Armazenamento de correio de voz (com Xmem64) Atendimento automático 2 portas/20 minutos Até 80 minutos 2 níveis/10 opções por nível e subnível Grupos (Captura/ 50 (até 32 Difusão/Atendimento) subscritores em cada um) Mensagens de atendimento 4 a 8 Música em Espera 2 min Idiomas 2 a 4 Entradas no directório 3,000 Selecção Automática de Percurso (ARS) 500 entradas Registos de taxação Até 1000 registos Grupos de atendimento 8 (até 8 atendedores por grupo) Conferência Servidor CTI Servidor CTI integrado 3 utilizadores em simultâneo CSTA/TAPI Clientes PIMphony com servidor CTI integrado 25 Sessões/monitorizações CSTA 25/50 * disponível brevemente.

6 PT - 03/ Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber Colombes - França - RCS Paris B Este documento não constitui um contrato A funções mencionadas são específicas de cada país e a respectiva disponibilidade depende da rede pública a que os sistemas estão ligados A Alcatel reserva-se o direito de modificar características sem aviso prévio Todas as marcas registadas são propriedade das respectivas empresas - Fotografias: Michel Langot - Impresso na UE em papel isento de cloro.