Lição 2 Documentos Básicos dos Correios

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1 37 Lição 2 Documentos Básicos dos Correios Após concluir o estudo desta lição, esperamos que você possa: Associar os Documentos Básicos dos Correios às respectivas nalidades. Identi car a constituição básica dos manuais de acordo com as normas. Identi car os códigos de alterações utilizados nos manuais. Indicar as formas de citação dos Manuais. Veja os temas que você irá estudar nesta lição: Tema 1 Documentos Básicos dos Correios Tema 2 Constituição Básica dos Manuais Tema 3 Identi cação dos Manuais

2 39 CONVERSA INICIAL Vivemos em um mundo de regras e normas. O país tem sua Constituição, que norteia todos em todos os aspectos. As instituições têm seus estatutos (normas jurídicas), as famílias, suas normas (morais), como por exemplo, horários pré-estipulados, padrão de comportamentos, valores, crenças etc. Uma norma ou um conjunto de normas pode ser revista ao longo dos anos, acompanhando as mudanças e os costumes sociais. Você tem conhecimento das normas dos Correios? Já percebeu que também temos normas para todas as atividades? Onde estão de nidas? Em quais documentos estão formalizadas?

3 40 Práticas Administrativas As normas, nos Correios, encontram-se em documentos especí cos denominados Documentos Básicos. Nesta lição você estudará sobre os Documentos Básicos dos Correios, a constituição dos manuais, a citação dos manuais nas comunicações escritas e a identi cação das alterações realizadas, quando da atualização dos manuais. TEMA 1 DOCUMENTOS BÁSICOS DOS CORREIOS Assim como a constituição é o documento base do país, contendo seus princípios, os Documentos Básicos dos Correios são fundamentais para o direcionamento da nossa empresa. Qual o conceito de Documento Básico nos Correios? Documento Básico É um instrumento de comunicação, por meio do qual são divulgadas determinações de caráter decisório ou normativo dos dirigentes da empresa no uso de suas atribuições. MANCOM 1/2 1 Acompanhe a explicação para alguns termos apresentados nesse conceito: Instrumentos de comunicação São documentos utilizados para formalizar, comunicar e divulgar informações. Caráter Decisório ou Normativo As informações constituem-se basicamente de decisões internas ou normas (alteração, exclusão ou inclusão). Dirigentes da Empresa Constituído por: Assembleia Geral, Conselho de Administração, Diretoria-Executiva e Conselho Fiscal.

4 41 Você já lidou com algum Documento Básico dos Correios? Cite, no quadro a seguir, os Documentos Básicos dos Correios do seu conhecimento. São 4 os Documentos Básicos dos Correios DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DECISÃO DA DIRETORIA- EXECUTIVA PORTARIA MANUAIS Conheça, a seguir, a estrutura de cada um dos Documentos Básicos dos Correios e suas nalidades: DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO É um extrato que divulga uma resolução do Conselho de Administração. O documento pode ser originado de: relatório (submetido a apreciação); comunicação (formalizada ao Conselho); e tema (apresentado por um membro do colegiado).

5 42 Práticas Administrativas E quem são as pessoas que fazem parte do Conselho de Administração dos Correios? O Conselho de Administração é o órgão Colegiado, constituído pelo Presidente da ECT e mais seis membros eleitos em Assembleia Geral. Sendo que cinco membros são indicados por dois ministros de Estado (Comunicações e Planejamento, Orçamento e Gestão), e um é eleito por voto direto de seus pares, o representante dos empregados. DECISÃO DA DIRETORIA-EXECUTIVA É um extrato que expressa uma deliberação da Diretoria. O documento pode ser originado de: relatório (submetido a apreciação); comunicação (formalizada ao Conselho); e tema (apresentado por um membro do colegiado). Os manuais da empresa são criados e aprovados por Decisão da Diretoria. E qual a composição da Diretoria-Executiva dos Correios? A Diretoria-Executiva é o órgão responsável pela gestão da empresa. É constituída da presidência e de oito vice-presidências: Vice-Presidência de Negócios VINEG, Vice-Presidência Econômico- Financeiro VIEFI, Vice-Presidência de Gestão de Pessoas DIGEP, Vice-Presidência de Operações VIOPE, Vice-Presidência de Administração VIPAD, Vice-Presidência de Tecnologia e Infraestrutura VITEC, Vice-Presidência de Rede e Relacionamento com os Clientes VIREL e Vice- Presidência Jurídica VIJUR.

6 43 Apresentação do Extrato O extrato emitido pelo Conselho de Administração ou pela Diretoria tem por objetivo dar ciência à área envolvida quanto a decisão e/ou ao encaminhamento da ação. No cabeçalho, devem constar as seguintes informações: I título: Decisão do Conselho de Administração/Decisão da Diretoria, conforme o caso; II número do Relatório ou da Comunicação que encaminhou a proposta; III identi cação da reunião na qual o assunto foi apreciado; IV data da reunião; V assunto: deve conter o mesmo assunto apresentado no relatório; VI relator. Para conhecer o organograma completo dos Correios, acesse a intranet, no link: organograma-ac/ organogramaac.swf O extrato, quando originado de um tema, apresentado por membros do Colegiado, fará constar no seu cabeçalho somente os itens I, III, IV e V! PORTARIA É um documento básico emitido por um dirigente, dentro da sua respectiva área de atuação, para: Dar conhecimento de atos administrativos. Designações e dispensas de empregados. Providências de caráter administrativo (falta grave, elogio), relativas a empregados ou prestadores de serviços. Normalizar assunto no âmbito de sua área de atuação. Formalizar criação, transformação ou supressão de Unidades Operacionais, após aprovação da Diretoria da empresa, se for o caso. Autorizar o uso dos serviços dos Correios pelos clientes, tais como Porte Pago, Carta e Cartão Resposta, entre outros (atribuição exclusiva dos Diretores Regionais).

7 44 Práticas Administrativas E quem são os dirigentes dos Correios? São dirigentes dos Correios, com poder de emissão de Portarias: Presidente Vice-Presidentes Superintendentes Executivos Chefe do Gabinete da Presidência GAPRE Chefes de Departamentos e Órgãos de mesmo nível Diretores Regionais Você sabe identi car os elementos de uma Portaria emitida? Leia e compare, no quadro a seguir, os elementos que compõem uma Portaria e sua respectiva identi cação. PRT/PRESI 001/2010 Elementos PRT Identi cação Sigla inicial que identi ca o documento Portaria. / Sinal grá co que separa a sigla e órgão emissor. PRESI 001 / Órgão emissor, com 5 dígitos, responsável pela emissão. Neste caso, Presidência. Sinal grá co que separa o órgão emissor e a numeração sequencial. Numeração sequencial da Portaria, com três dígitos. A numeração é reiniciada anualmente. Sinal grá co que separa a numeração sequencial e o ano de emissão Ano de emissão da Portaria, com 4 dígitos.

8 45 MANUAIS Os Manuais são conjuntos de normas e procedimentos sobre determinado assunto, composto por módulos e capítulos, reunidos com a nalidade de facilitar a pesquisa e utilização. MANCOM 1/2 2 Praticamente toda a documentação da ECT, relativa a normas e a procedimentos, deve estar contida nos manuais. As normas têm por objetivo regulamentar, orientar e disciplinar todos os procedimentos aos empregados envolvidos direta ou indiretamente nos processos. Alguns exemplos de Manuais e suas respectivas nalidades: Manual MANCOM Manual de Comunicação MANCAT Manual de Comercialização e Atendimento MANEDU Manual de Educação Finalidade Estabelecer as normas gerais para elaboração e utilização de normas, decisões do Conselho de Administração, decisões da Diretoria, Portarias, instrumentos de correspondência e instrumentos de divulgação, e de nir os uxos de informações e os procedimentos para arquivamento, micro lmagem e eliminação de normas e documentos revogados. MANCOM 1/1 1 Fornecer as informações necessárias e estabelecer os procedimentos operacionais e comerciais relativos aos serviços prestados e aos produtos comercializados pela ECT. MANCAT 1/1 1 Estabelecer normas e procedimentos para o planejamento, desenvolvimento, implementação, avaliação e acompanhamento das ações de educação empresarial: a) demandadas pelos Correios, para atendimento aos seus objetivos estratégicos; e b) produzidas internamente ou contratadas pela UniCorreios e pelas Unidades Regionais de Educação. MANEDU 1/1 1

9 46 Práticas Administrativas Os Manuais representam uma excelente fonte de informações (pesquisas e consultas), pois contêm o registro dos processos operacionais e administrativos e a estrutura organizacional dos Correios. Onde você pode acessar os Manuais dos Correios? Você pode acessar os Manuais dos Correios na intranetac, via computador (ícone ECT-Normas). O sistema ECT-Normas agrupa todos os manuais vigentes com o objetivo de: 1 - Democratizar seu acesso a todos os empregados dos Correios, 2 - Manter as versões atualizadas, 3 - Minimizar o uso de papel. E Você, já acessou o ECT Normas? Sem problemas! Na lição 3 você estudará como acessar o ECT Normas e explorar seus recursos e, desta forma, acessar os manuais disponíveis na intranet. E os manuais físicos? Onde se encontram arquivados?

10 47 Os manuais físicos são arquivados no: Departamento de Planejamento/DPLAN Gabinete da Presidência Somente a última versão atualizada dos manuais. Todas as versões publicadas dos manuais (atual e anteriores). As versões anteriores dos Manuais são arquivadas para efeito de controle do histórico da norma, não havendo necessidade de arquivamento de manuais físicos nos demais setores. Pela ampla utilidade dos manuais em todas as áreas dos Correios, você continuará seu estudo e conhecerá um pouco mais sobre os manuais e sua constituição. TEMA 2 CONSTITUIÇÃO BÁSICA DOS MANUAIS Os Manuais são constituídos basicamente de: SUMÁRIO Relação dos Títulos dos Módulos e Capítulos. MÓDULOS Divididos em capítulos. CAPÍTULOS Estruturados em itens, subitens, alíneas e incisos. Um capítulo pode conter um ou mais anexos. A partir da tabela Características dos Manuais conheça as características dos elementos que compõem um Manual:

11 48 Práticas Administrativas Elementos Identi cação Numerado em ordem crescente (1, 2, n). Constituído por capítulos. Módulo Tem o seu título de nido de acordo com o conteúdo dos capítulos que abrigam. O primeiro módulo de qualquer manual terá sempre como título ASPECTOS GERAIS. Numerado em ordem crescente (1, 2, n). Pode ter anexo(s). Seu título varia de acordo com a matéria nele contida. Capítulo Item, Subitem, Alínea e Inciso O capítulo 1, do módulo 1 (Aspectos Gerais) indica as razões que determinaram a emissão do referido Manual, bem como a sua aplicação. Os demais capítulos apresentam os temas genéricos, todos pertinentes ao Manual. Item e Subitem numerado em ordem crescente (1, 2, n) e grafado em negrito; Alínea ordenada alfabeticamente, em minúsculo (a, b... zz); Inciso numerado em algarismo romano e disposto em ordem crescente (I, II, n). Para uniformização dos Manuais, os textos seguem a seguinte hierarquia: a) primeiro: o item 1 b) segundo: o subitem 1.1 c) terceiro: a alínea a) d) quarto: o inciso I - Numerado em ordem crescente (1, 2, n). Anexo Constituído de relatórios, listagens, instrumentos de divulgação, guias, cartilhas e infogramas. Sua localização é referenciada no texto. O anexo zero é elaborado na Diretoria Regional, quando for necessário de nir particularidades da Regional e não é publicado no ECT Normas.

12 49 Para veri car os órgãos responsáveis pela elaboração/atualização, aprovação e assinatura dos capítulos de um Manual, você deve consultar a tabela publicada no Anexo 1 do Módulo 1 do referido Manual. As Alterações nos Manuais Periodicamente, os órgãos promovem a revisão dos Manuais visando sua atualização. As alterações são indicadas nos Manuais, de forma sistematizada, facilitando a identi cação dos tipos de alterações ocorridas. Um código disponibilizado na margem esquerda da folha indica o tipo de mudança realizada. A seguir, veri que os códigos utilizados para o registro de alterações nos Manuais e seus signi cados: Código M Modi cações Alteração * Mais de 3 alterações na folha C I RT R IF IC IA Pequenas correções Inclusão Redistribuição de Texto Revogação Inclusão de Folha Inclusão de capítulo Inclusão de Anexo Conforme ilustração a seguir (MANCOM 4,3-3), analise os códigos a esquerda, compare-os a tabela e veri que as alterações registradas.

13 50 Práticas Administrativas Utilize o espaço a seguir para registrar suas observações: Para conhecer a tabela com os códigos de alterações dos manuais de forma mais detalhada, acesse o ECT Normas na intranet e consulte o MANCOM Módulo 3, Capítulo 5. É de suma importância, para o manuseio dos manuais dos Correios, a familiarização com os códigos de alterações. As alterações dos manuais são publicadas quando das suas atualizações e divulgadas no Boletim Técnico. TEMA 3 IDENTIFICAÇÃO DOS MANUAIS Até aqui, você conheceu as formas de publicação dos Manuais dos Correios, suas divisões internas e de organização. Mas, existe alguma regra quando da divulgação dos Manuais ou de suas citações?

14 51 Via de regra, sempre que houver necessidade de fazer referência a um Manual dos Correios, você poderá identificá-lo pelo seu título ou sua sigla, como por exemplo: Manual de Comunicação, ou, MANCOM. Quando houver necessidade de fazer referência a um Capítulo, Item, Subitem, Alínea ou Inciso do Manual, procure utilizar a seguinte forma de expressão: Nome do Manual ou sigla X / Y r.s.t a, III Nº do Módulo Capítulo Nº do Item ou Subitem Letra da Alínea Inciso A Citação Solicito veri car a redação do MANCOM 3/ a, III. Favor programar férias do empregado, conforme exemplo do MANPES 14/2 2.1 a. Refere-se a (ao) inciso III, da alínea a, do subitem 2.6.5, do Capítulo 2, Módulo 3 do Manual de Comunicação. alínea a, do subitem 2.1, do Capítulo 2, Módulo 14 do Manual de Pessoal. Existem outras 4 formas para fazer referência aos Manuais dos Correios. Para conhecer, acesse o MANCOM 3/ , no link nxt/gateway.dll?f=tem plates&fn=default.htm

15 52 Práticas Administrativas Nesta lição você aprendeu que: As normas, nos Correios, encontram-se em documentos especí cos os Documentos Básicos:» Decisão do Conselho de Administração É um extrato que divulga uma resolução do Conselho de Administração.» Decisão da Diretoria-Executiva É um extrato que expressa uma deliberação da Diretoria.» Portaria Documento emitido por um dirigente, dentro da respectiva área de atuação, para: ciência de atos administrativos, normalização de assuntos e formalização de uma Unidade operacional (criação, transformação ou exclusão). Para as Diretorias Regionais: autorização para uso dos serviços de Correios pelos clientes (Porte Pago, Carta e Cartão Resposta).» Manuais conjuntos de normas e procedimentos sobre determinado assunto, composto por módulos e capítulos, reunidos com a nalidade de facilitar a pesquisa e utilização nos Correios. Os Manuais dos Correios encontram-se publicados no ECT-Normas na intranetac e são constituídos por sumário, módulos e capítulos (item, subitem, alínea e inciso). Os capítulos podem conter anexos. O código publicado na margem esquerda da folha do Manual indica que tipo de alteração foi realizada. Existem 5 formas de expressão para referenciar um manual. A mais comumente utilizada é aquela que contém o nome do Manual, ou sua respectiva sigla, com a expressão x/y-r.s.t, a,iii. Exemplo: MANCOM 7/ i, I.

16 53 EXERCÍCIO Instruções: 1. Este exercício tem o objetivo de consolidar a sua aprendizagem. 2. Após a conclusão, veri que as Respostas e Comentários das Atividades de Autoavaliação da Aprendizagem, disponíveis no nal deste livro didático. 3. Se necessário, retorne aos conteúdos para reforçar a sua aprendizagem. 4. Este exercício não valerá nota. Questão nº 1 Associe os Documentos Básicos dos Correios às suas respectivas nalidades. 1 - PORTARIA 2 - DECISÃO DA DIRETORIA-EXECUTIVA 3 - MANUAIS 4 - DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO ( ) Documento que expressa uma deliberação da Diretoria. ( ) Formaliza a criação, transformação ou supressão de unidades. ( ) Documento que expressa uma resolução do Conselho de Administração. ( ) São normas e procedimentos, agrupados de forma bem estruturada de maneira que facilite a pesquisa e utilização. Selecione a alternativa que apresenta a resposta CORRETA, de cima para baixo: A. ( ) 4, 1, 3, 2 B. ( ) 2, 3, 1, 4 C. ( ) 2, 1, 4, 3 D. ( ) 1, 2, 3, 4

17 54 Práticas Administrativas Questão nº 2 Em relação à constituição básica dos Manuais, coloque V para verdadeiro e F para falso: A. ( ) Os módulos de um manual são numerados em ordem crescente, constituídos por capítulos em ordem crescente, as folhas dos capítulos têm numeração independente entre si e os capítulos podem ter anexos. B. ( ) O sumário apresenta a relação dos Módulos e Capítulos de um manual. C. ( ) Em alguns manuais não há necessidade de subdivisão em capítulos. D. ( ) As folhas dos capítulos têm numeração independente entre si e todos tem anexos. Questão nº 3 Observe as guras e anote na tabela, a seguir, as alterações ocorridas nos manuais de acordo com os códigos: FIGURA A MÓDULOS: MANUALIZAÇÃO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS CAPÍTULOS: REGRAS PARA ELABORAÇÃO DE EXPEDIENTES INTERNOS

18 55 FIGURA B Figura Código Alterações A B Questão nº 4 Referente à citação dos manuais, marque as opções corretas: A. ( ) Solicito veri car MANCOM 2/1 Faz referência ao Manual de Comunicação, Capítulo 2, Módulo 1. B. ( ) Favor consultar o MANORG 3/5 1.3 Faz referência ao subitem 1.3 do capítulo 5, Módulo 3, do Manual de Organização. C. ( ) Este item refere-se ao que consta no MANPAT 3/5 2.2, c Faz referência à alínea c do subitem 2.2 do Capítulo 5, Módulo 3, do Manual de Patrimônio. D. ( ) Solicito veri car MANDIS 7/4 3.3 Faz referência ao Anexo 3, item 3, Capítulo 4, Módulo 7 do Manual de Distribuição.

19 56 Práticas Administrativas Parabéns! Você concluiu o estudo da lição 2! Faça, agora, uma autoavaliação da sua aprendizagem. Relembre os objetivos de aprendizagem apresentados no início desta lição: Associar os Documentos Básicos dos Correios às respectivas nalidades. Identi car a constituição básica dos manuais de acordo com as normas. Identi car os códigos de alterações utilizados nos manuais. Indicar as formas de citação dos Manuais. Veri que agora: Se você então atingiu os objetivos de aprendizagem desta lição, prossiga ao estudo da Lição 3, onde você estudará o acesso aos manuais dos Correios no ECT Normas. não atingiu os objetivos de aprendizagem desta lição, retorne aos conteúdos necessários para reforçar a sua aprendizagem.