1 seus objetivos. Todos nós, ao nos depararmos com uma situação que

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Cármen Peixoto Prada
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1 1 seus objetivos Todos nós, ao nos depararmos com uma situação que suscite pânico, queremos fazer algo. Bem, você não pode fazer isso. A princípio, não faça nada. Nada de pânico. Não faça um movimento sequer. Simplesmente feche os olhos por um instante e pense em seu objetivo. Isso é fácil, não? Claro. Seu objetivo é terminar esse orçamento, colocá-lo na mesa do seu chefe na segunda-feira bem cedo e salvar o seu emprego e sua reputação. Perfeito. Isso foi fácil. O problema é que esse não é, nem de longe, o seu objetivo. Primeiro, veja o que é um orçamento. 12 DESENHANDO O MAPA Além de ser algo que tem relação com o seu trabalho, o que é um orçamento? É um mapa. Um mapa do futuro. Pode muito bem ser um mapa do tesouro do futuro, se for bem usado. Ele lhe dirá o que vai acontecer com o seu departamento nos próximos 12 meses, porém com restrições, considerando-se o fato de que não se pode prever o futuro. Entretanto, é possível fazer estimativas bastante razoáveis. Você pode levantar hipóteses com base em uma sólida experiência administrativa. Pode utilizar um modelo do passado para elaborar uma teoria sobre o

Seu objetivo é terminar esse orçamento, colocá-lo na mesa do seu chefe na segunda-feira bem cedo e salvar o seu emprego e sua reputação. Perfeito. Isso foi fácil.

2 que acontecerá no futuro. Dessa maneira, vai conhecer de antemão possíveis imprevistos: Não ficará mais desesperado quando os funcionários estiverem de folga e você não puder contar com temporários haverá um orçamento que tenha previsto isso. Não vai mais se apavorar quando houver queda nas vendas de verão porque fabrica guarda-chuvas e não há demanda para eles na temporada a elaboração do orçamento o deixou preparado para esse fato. Você não vai mais acordar no meio da noite suando frio porque precisa pagar a festa de Natal dos funcionários da empresa e não tem dinheiro sobrando existe um orçamento que prevê essa despesa. SEU OBJETIVO Um orçamento é, portanto, um mapa do futuro elaborado com muita precisão e cuidado. Você o orquestrou com a habilidade e a dedicação típicas de um compositor nato e ele soa perfeito. Contudo, qual é o seu objetivo? Primeiro, você tem de identifi car o objetivo e ser bastante específi co a esse respeito. Não convém dizer: Meu orçamento é um planejamento do que vai acontecer no meu departamento nos próximos 12 meses. Isso abrange quase tudo o que pode ser previsto no orçamento, mas e a reunião de vendas? Está incluída nele? Bem, deveria estar! E a despesa com clipes de papel? E a máquina de xerox nova? uma boa impressão Um orçamento bem estruturado é um modo inteligente de transmitir

3 Que tal os temporários para a época do Natal? Muito bem: você pode refi nar o seu objetivo: Meu orçamento é um plano realista, em termos quantitativos, sobre o que vai acontecer com as fi nanças do meu departamento nos próximos 12 meses. Assim é muito melhor. Esse sim parece um plano. Agora, redija-o. ELABORANDO UM ORÇAMENTO Um orçamento precisa ser realista, ou perde a razão de ser. Seu orçamento deve ser realista e aplicável, e você precisa se comprometer em fazê-lo funcionar. Se estabelecer o objetivo de vender mil itens por mês, terá de se virar para alcançá-lo. Se, no fundo, você sabe que é possível vender apenas 600 itens, não tem por que estimar uma venda maior. Se sabe que, com um pouco mais de esforço e motivação, conseguirá atingir a marca dos itens, deixe isso bem claro em seu orçamento. Use-o como uma ferramenta para uma boa administração, e não como um obstáculo. 14 INSPIRAÇÃO E MOTIVAÇÃO Orçar menos que o necessário é tão ruim quanto orçar mais. O orçamento é o seu plano, por isso ele deve motivá-lo e inspirá-lo e, é claro, motivar e inspirar todos os seus funcionários, de cuja ajuda você precisará para elaborá-lo. Sem eles, você não pode fazer

Assim é muito melhor. Esse sim parece um plano. Agora, redija-o. ELABORANDO UM ORÇAMENTO Um orçamento precisa ser realista, ou perde a razão de ser.

4 pensamento inteligente BOA LEITURA DE MAPA Estabeleça um objetivo que possa ser alcançado, mas para o qual ainda tenha de batalhar. Comprometa-se com o seu orçamento e faça de tudo para cumpri-lo. nada (veja o Capítulo 3, mas não agora, pois você está ocupado descobrindo o que é um orçamento). Orçar a mais ou a menos é como se você quisesse ir a São Paulo, mas resolvesse fi car em Campinas. Pode-se pensar: as duas localidades são bem próximas uma da outra. É como riscar São Paulo do mapa e, no lugar, escrever Campinas. Você não está enganando ninguém. O orçamento perfeito é aquele que é realista e realizável. ALGUMAS REGRAS Certo, você já tem um objetivo. Mas, além disso, precisa ser realista e encarar os fatos. Tecnicamente, não há nenhuma dificuldade em elaborar um orçamento. Para isso existem algumas regras; se você as seguir, poderá ser bem-sucedido. Se for um pouco mais além, elaborará não só um orçamento eficaz, mas também uma ferramenta extremamente útil que lhe trará boa reputação e aguçará sua atenção, além de lhe trazer segurança. Ficou interessado? Então veja como fazer. administração, e não como um obstáculo Use seu orçamento como ferramenta para uma boa

Pode-se pensar: as duas localidades são bem próximas uma da outra. É como riscar São Paulo do mapa e, no lugar, escrever Campinas. Você não está enganando ninguém.

5 Tornando seu orçamento administrável Os orçamentos podem abranger qualquer período do ano. Suponhamos que o seu delimite o próximo exercício financeiro. Divida-o em partes administráveis. É inútil ter um orçamento que apresente apenas as despesas e os lucros anuais se você tiver um mês ruim (ou um mês bom), não há como saber disso. Conseqüentemente, não poderá fazer nenhum ajuste na produção ou na equipe de funcionários nem tomar nenhuma atitude com base na nova informação. Divida seu orçamento em períodos de tempo menores para que ele se torne significativo. Provavelmente ele ficará dividido em meses ou semanas. Uma meta diária é quase sempre irreal. Então, suponhamos que você divida seu orçamento em 12 meses. Isso vai torná-lo fácil de aplicar e você poderá mudar o curso das ações empreendidas, caso seja necessário. 16 Observando para onde o dinheiro vai Você defi niu o seu objetivo, verifi cou que tipo de orçamento é necessário às vezes isso é estabelecido por um diretor regional ou um gerente sênior, sem que você tenha muita escolha e agora terá de ver como pode reunir todas as informações necessárias. Calma. Você já está com meio caminho andado rumo ao alcance da sua meta. Neste momento, mentalize uma rápida caminhada pelo seu departamento e observe-o com olhar clínico.

Conseqüentemente, não poderá fazer nenhum ajuste na produção ou na equipe de funcionários nem tomar nenhuma atitude com base na nova informação.

6 pensamento inteligente VERIFICANDO O DETALHE Não se contente com uma soma total que bata com o valor orçado, pois isso não é o sufi ciente você pode ter uma soma maior em uma área e uma menor em outra, e ambas acabarem se anulando. Alguém, em algum lugar, verá isso e você vai acabar sendo prejudicado. Tente verifi car: o que custa dinheiro onde o dinheiro é gasto o que seus funcionários têm e do que eles precisam que mobiliário você possui e de qual precisa Isso não leva muito tempo agora você pode descansar um pouco. na na próxima na próxima vez vez vez Sempre reserve para si um tempo de descanso no qual possa pensar seriamente sobre seu objetivo. Fique atento para que seu orçamento seja uma das ferramentas administrativas mais efi cazes e tente dedicar boa parte de seu tempo a trabalhar nele. Nada de deixá-lo para a última hora e acabar entrando em pânico. Esteja determinado a ser realista e verdadeiro, e empenhe-se em cumprir o seu orçamento sem erros valores superiores e inferiores são igualmente ruins. Da próxima vez, você poderá contar com esse orçamento, o que tornará seu trabalho bem mais fácil. torne significativo Divida seu orçamento em períodos de tempo menores para que ele se

Tente verifi car: o que custa dinheiro onde o dinheiro é gasto o que seus funcionários têm e do que eles precisam que mobiliário você possui e de qual precisa Isso não leva muito tempo agora você

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