Manual do Portal e-supply

Transcrição

1 Manual do Portal e-supply usuário: Fornecedor versão: 3.0 (Versão explicativa do processo on-line de solicitações utilizada pelo usuário fornecedor)

2 ÌNDICE 1. Acesso ao portal Escolhendo um idioma Usuário inválido Menu Funcional Filtros de buscas Cotações Respondendo a uma cotação Leilões Detalhes do Leilão Orçamentos Respondendo a um orçamento Pedidos Status dos pedidos Preferências Requisitos não Funcionais

3 1. Acesso ao portal O acesso ao portal de compras será feito mediante informe de login e senha nos campos indicados. Digite seu login Digite sua senha 1.1 Escolhendo um idioma Selecione o idioma Antes de logar no portal, selecione o idioma desejado, conforme ilustração abaixo, ao selecionar o idioma o portal mudará a bandeira conforme o país do idioma selecionado. Obs.: O portal como padrão, pegará o idioma padrão das configurações regionais da máquina do usuário, portanto, se o sistema operacional da máquina do usuário, estiver configurada para o idioma inglês, caso não se mude, o portal inicialmente logará em inglês. 1.2 Usuário inválido Poderá aparecer à mensagem de USUÁRIO INVÁLIDO, neste caso, o usuário não conseguirá fazer o acesso ao portal. Pode ser que foi digitado erradamente o login ou este usuário, não está cadastrado no sistema. Na segunda hipótese, o usuário deverá entrar em contato com o administrador do sistema e informar o ocorrido. Está hipótese também pode ocorre no caso do usuário digitar a senha incorreta. Neste caso, verifique se a tecla Caps Lock está acionada, pois a senha deve ser digitada em letras minúsculas. Caso não seja esse o problema, entre em contato com o administrador do sistema. 3

4 Bem-vindo fornecedor Ao entrar no portal, aparecerá no campo superior direito uma saudação e a identificação do usuário logado, ao lado o botão Sair. 2. Menu Funcional Uma das inovações do portal, é o menu funcional, trazendo uma nova proposta de menu, abolindo aquele modelo fixo e estático horizontal, que usualmente deparamos em outras ferramentas. Para ter acesso as opções que o menu dispõe, basta que o usuário clique na barra azul, localizado verticalmente do lado esquerdo da tela. Esta barra irá mover-se pra direta da tela mostrando ao usuário os processos de compras disponíveis para o acesso. Tirando o mouse da área do menu, este, retornará a posição inicial, de forma, automática. (conforme modelo acima). 4

5 2.1 Filtros de buscas Em caso do usuário necessitar de pesquisar uma informação específica ou complementar, terá os filtros de buscas para auxiliá-lo. Os filtros de buscas na interface de cotação, serão os seguintes: Empresa - Todas as empresas e Empresa. Devido ao sistema ser multi-empresa e possibilitar que se trabalhe com mais de uma empresa no portal, este filtro, servirá para que o usuário escolha qual empresa irá trabalhar naquele momento. Selecionando todas as empresas, a pesquisa trará todas as solicitações abertas e não respondidas das empresas que ele fornece no portal. Status - Aberta Encerrada, Aberta, Encerrada e Todos os status. Este filtro trabalha com os status das cotações, referente à disponibilidade de respostas das cotações, serve pra realizar uma busca de uma ou mais cotações por status que se encontram naquele momento. Obs.: Caso a cotações estiver com o status Encerrada, o usuário não poderá mais respondê-la. Cotações - Não respondidas, Respondidas, Para detalhar e Todas. Este filtro trabalha com os status das cotações, referente às respostas das cotações pelo usuário, serve pra realizar uma busca de uma ou mais cotações por status que se encontram naquele momento. 5

6 Obs.: Caso a cotações estiver com o status Respondidas, o usuário não poderá mais editá-la, então sempre antes de enviar a resposta das cotações, confira os dados informados anteriormente ao envio, pois depois de enviada, não terá mais como voltar. Código - O usuário digitará o código de identificação da cotação. Este código é informado em todos os e- mails de avisos, que o portal envia a cada nova cotação criada. 3. Cotações A Cotação Eletrônica permite a troca de dados estruturados entre compradores e fornecedores para a tomada de preços. Depois de efetuar o login e acessar o portal, será visualizada a página de relações de cotações abertas, ou seja, em tela, o padrão será mostrar aos usuários as cotações que estão com o status ABERTA e que ainda não foram respondidas. Existem dois tipos de cotações no portal: cotação normal e cotação de grupamento. Para acessar as cotações o usuário deve clicar no menu Cotações, localizado no lado direito da tela. O portal irá carregar as cotações que o fornecedor ainda não respondeu. 6

7 3.1 Respondendo a uma cotação Para ter acesso aos campos que devem ser preenchido, o usuário deverá clicar no botão indicado na fig. abaixo para expandir a cotação. Se preferir, o usuário pode deixar parametrizado para que as cotações sempre venham abertas, bastando ir ao menu Preferências e selecionar a opção expandido. Clique na descrição do item para ver o detalhe do item. Clique na opção det. para ver os detalhes da cotação. 7

8 Clique no botão exibir para expandir a cotação. Obs.: Os campos de preço unitário, data de entrega e fabricante são obrigatórios. O Prazo de Entrega deverá ser informado em dias. Pode ser incluídos anexos na cotação, do tipo técnico, comercial e outro, clicando no botão. Será visualizado o pop-up abaixo, onde será necessário procurar o arquivo, informar a descrição do anexo e selecionar o tipo do anexo, após clicar no botão adicionar. 8

9 Caso o fabricante utilizado não esteja cadastrado, pode ser cadastrado um novo fabricante clicando no botão abaixo. Será visualizando o pop-up abaixo, informando o código e a nome do fabricante, após enviado o mesmo será listado com os demais fabricantes cadastrados. Imprimir: Antes de responder a cotação o fornecedor pode imprimir todas as cotações abertas e não respondidas, clicando no botão. O usuário poderá aceitar ou rejeitar a cotação. Em caso do fornecedor não ter o produto, por exemplo, terá a opção de rejeitar a solicitação de preço, mas o portal pedirá que o usuário escreva uma justificativa desta ação, a razão do por que a cotação está sendo rejeitada. 9

10 Não se esqueça! Ao rejeitar uma cotação, sua empresa está automaticamente fora dela, sendo essa situação irreversível. Obs.: O Comprador pode encerrar a cotação a qualquer momento, independente do tempo que ainda falta para o seu término. Por isso, aconselhamos que o usuário responda à cotação tão logo tome conhecimento dela. Enviar: Após aceitar ou rejeitar a cotação, é necessário enviar, clicando no botão. 4. Leilões A solução de Leilão Reverso do portal auxilia as empresas na etapa negocial dos processos de aquisição de materiais e serviços. Com a possibilidade de definir regras transparentes em um ambiente eletrônico que permite agilidade, segurança e igualdade de comunicação para os fornecedores, o comprador conta com uma poderosa ferramenta de negociação para a conquista da melhor oferta do mercado. Obs.: Nenhum fornecedor terá acesso a quem são os demais participantes do leilão, apenas ao lance vencedor, sem a identificação do fornecedor que está ganhando. 4.1 Detalhes do Leilão específicos. Na tela de leilões será visualizados todos os leilões abertos, podendo ser realizado filtros No índice do indicador, pode ser visualizada a situação do fornecedor quanto ao leilão, se encontra-se sem lances, ganhando ou perdendo. 10

11 Para ter acesso aos detalhes do leilão, que contém informações como: data e horário de início e término do leilão, tempo de prorrogação, tipo e valor de decremento, regras de impostos, observações, entre outros. O usuário deverá clicar no botão de DET, indicada na fig. abaixo: O leilão poderá assumir alguns status: Criado Neste status o leilão ainda não está aberto para lances, o comprador tem a prerrogativa de criar um leilão com dias de antecedência, para que os fornecedores se preparem para o evento. Aberto Neste status o leilão já está aberto para os lances, ou seja, os usuários já podem ofertar suas propostas. O leilão abaixo foi criado com decremento fixo, não pode ter lances com valores livres, sendo possível decrementar apenas o valor estipulado pelo comprador. 11

12 Para enviar seu lance clique no botão indicado. Não se esqueça! Enquanto o usuário preenche o lance, outros fornecedores também podem estar preenchendo os seus respectivos lances, sendo assim, ao enviá-lo poderá já existir um lance menor do que o seu 5. Orçamentos Solicitações de orçamentos de matérias ou serviços são uma pré cotação, que podem se tornar uma futura requisição de compra após análise do requisitante, sendo gerado uma cotação ou leilão futuramente, para posteriormente ser realizado um pedido de compra. 5.1 Respondendo a um orçamento Para ter acesso aos campos que devem ser preenchido, o usuário deverá clicar no menu orçamentos, serão visualizados todos os orçamentos em aberto e encerrados. 12

13 Numa interface de resposta semelhante à de cotação, conforme figura abaixo. Obs.: Os campos de preço, prazo de entrega e fabricante são obrigatórios. O Prazo de Entrega deverá ser informado em dias. Pode ser incluídos anexos no orçamento, do tipo técnico, comercial e outro, clicando no botão. 13

14 Será visualizado o pop-up abaixo, onde será necessário procurar o arquivo, informar a descrição do anexo e selecionar o tipo do anexo, após clicar no botão adicionar. O usuário poderá aceitar ou rejeitar um orçamento. Em caso do fornecedor não ter o produto, por exemplo, terá a opção de rejeitar a solicitação de preço, mas o portal pedirá que o usuário escreva uma justificativa desta ação, a razão do por que o orçamento está sendo rejeitada. Não se esqueça! Ao rejeitar um orçamento, sua empresa está automaticamente fora dele, sendo essa situação irreversível. Obs.: O Comprador pode encerrar o orçamento qualquer momento, independente do tempo que ainda falta para o seu término. Por isso, aconselhamos que o usuário responda o orçamento tão logo tome conhecimento dele. Enviar: Após aceitar ou rejeitar um orçamento, é necessário enviar, clicando no botão. 6. Pedidos 14

15 Na tela do menu Pedidos, são listados os pedidos disponíveis para sua empresa com as informações necessárias para o andamento do processo de compra. Para ter acesso a tela de pedidos o usuário deve escolher a opção Pedidos no menu lateral, conforme ilustração abaixo: Irá aparecer a lista de pedidos, que o respectivo fornecedor possui para aquela empresa, onde este poderá aceitá-los ou rejeitá-los. Os filtros existentes nesta tela, são para auxiliar na busca de um pedido específico. Quando o pedido se tratar de uma data anterior ao período de exibição configuração nas preferências do usuário (menu Preferência), o usuário deve marcar a caixa da opção Exibir pedidos de períodos anteriores para que estes apareçam. Para exibir os itens que compõem o pedido, o usuário deve clicar no botão Exibir como demonstra a figura abaixo: Antes de tomar a decisão de aceitar ou não o pedido o usuário pode acessar a tela de detalhes do pedido para vê-lo na íntegra, bastando clicar na opção Det.. 15

16 Aparecerão os detalhes do pedido em um layout de nota fiscal, podendo o usuário imprimi-lo se achar necessário. Após clicar no botão Exibir a linha de pedido irá se expandir e os itens do pedido serão exibidos. 16

17 Para aceitar o pedido, o usuário deve marcar as linhas que deseja aceitar e deixar desmarcada as linhas que deseja rejeitar. Depois de aceito, aparecerá uma mensagem confirmando a operação, e o sistema pedirá para que conste o número do pedido na nota fiscal. Obs.: Informe o número indicado na figura abaixo na nota fiscal. 6.1 Status dos pedidos O status do pedido é a situação em que se encontra o processo de compra, referente ao pedido de compra, no exato momento em que o usuário o está realizando a pesquisa. Importante: O status de um pedido pode mudar a qualquer momento, pois há aplicações de integração, que estão processando o pedido no ERP do cliente. 17

18 O pedido pode assumir os seguintes status: aprovado; aceito; rejeitado; processando e processado, conforme painel abaixo: Aprovado O pedido assume este status, quando foi aprovado pelo cliente e foi enviado para o fornecedor aceitá-lo ou rejeitá-lo. Visto É quando o usuário fornecedor já visualizou o pedido, mas ainda não tomou nem uma ação quanto a ele. Ao acessar a tela de pedidos, o status de todos os que se encontravam como Aprovado, serão atualizados para esse novo status. Aceito O pedido assume esse status quando o fornecedor optar pela opção Aceitar Selecionados, neste momento é a finalização do processo de compra, pois depois do aceite pelo fornecedor o pedido é gravado no ERP do cliente. Obs.: O processo de compras somente se finalizará, com o aceite ou rejeite do fornecedor, caso isso não aconteça, o pedido ficará pendente e não existirá no ERP do cliente. Rejeitado O pedido assume esse status quando o fornecedor optar pela opção Rejeitar Pedido, neste momento é a finalização do processo de compra, pois depois do rejeite pelo fornecedor o pedido como um todo ou apenas de um item, abrirá uma caixa de justificativa para o usuário escreva a razão do rejeite, como na figura abaixo: 18

19 Posteriormente a isso, essa decisão será informada, pelo portal, ao comprador do pedido. Processando Status posterior ao aceite do pedido e anterior ao processamento definitivo deste no ERP do cliente. Processado Esse status representa a finalização do processo de compra, depois de gravado o pedido no ERP do cliente, este é disponibilizado no portal para o fornecedor. 7. Preferências No menu Preferências, o usuário pode alterar os dados, como: senha de acesso ao portal, parametrizar o modo de visualização de cotações, leilões e pedidos, alterar a conta de que o portal envia os avisos. Basta preencher os campos com as informações solicitadas e selecionar os modos de exibição que mais lhe agradam. Ao final das alterações, sempre o usuário deverá clicar no botão Atualizar para salvar as modificações. 19

20 Requisitos não Funcionais Conforme a portabilidade o sistema deverá: o Ser acessado por computadores com configuração mínima Pentium III 800 MHz, memória 128 MB e sistema operacional no mínimo Windows/98 e Internet Explore 6.0 ou superior. 20