Atualizações Automáticas GUIA DE PROCEDIMENTOS E CONFIGURAÇÕES

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1 Atualizações Automáticas GUIA DE PROCEDIMENTOS E CONFIGURAÇÕES Alidata Versão 1.0 Data de Revisão:

2 1. ENQUADRAMENTO Este documento inclui os procedimentos e configurações para fazer as atualizações automáticas do Software Alidata. Quais as empresas que podem fazer atualizações automáticas? Todas as empresas que utilizam Software Alidata numa versão ou superior podem fazer as atualizações de forma automática. No entanto, há algumas exceções. As empresas que utilizam algum destes sistemas, não poderão ainda fazer as atualizações automáticas: Sistema de Replicação de Dados; Software Alidata Mobile (PDA); Portalweb. Se está em alguma destas situações, deverá contactar-nos para agendarmos a atualização. Como se processa a atualização automática? A atualização automática do Software Alidata será nesta primeira fase despoletada pelo programa do SAFT, que já é atualizado de forma automática nas últimas versões. A partir desta atualização, existirá um UTILIZADOR que terá permissões para verificar e executar este processo. Este processo é verificado diariamente, uma vez por dia, apenas para o UTILIZADOR configurado na tabela da empresa. PÁG. 2 DE 9

3 2. PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO NOTA IMPORTANTE: Se tiver alguma firewall ativa, antes de iniciar o processo de atualização deverá abrir o acesso ao FTP da Alidata: Portas 21 e Antes de iniciar a operação de atualização automática do Software Alidata, deve certificar-se que todos os utilizadores estão desligados da base de dados. Ainda assim, o sistema vai dar esse aviso. Só conseguirá continuar o processo após terminar todas as ligações à base de dados. Figura 1 Informação dos utilizadores ligados PASSO 1 Atualização do SAFT A primeira vez que se vai fazer uma atualização automática do Software Alidata, é necessário abrir o SAFT, pois já tem este procedimento de atualização automática configurado. Pode abrir diretamente o SAFT ou através da Gestão Comercial Integrada. Figura 2 Abertura do SAFT para iniciar configuração das atualizações automáticas. Ao entrar no SAFT, será detetada uma nova atualização, e o sistema vai dar essa informação. Desta forma, o utilizador é informado que existe já uma versão posterior à utilizada, e pergunta se quer atualizar. Para atualizar, basta dizer SIM. PÁG. 3 DE 9

4 NOTA IMPORTANTE: Ao executar o SAFT, se não for detetada uma nova atualização deve contactar a Alidata. A primeira aplicação que será atualizada é a do SAFT. Figura 3 Aviso de existência de nova versão de SAFT Ao fazer a atualização do SAFT, vai aparecer uma janela com a progressão da atualização, até chegar ao último ponto que informa que a Atualização foi efetuada com sucesso. Figura 4 - Janela de informação do progresso da atualização PASSO 2 Atualização do ATUALIZADOR e download de ficheiros Após esta informação, vai pedir novo login, agora já no novo SAFT. Ao entrar, o sistema vai procurar todas as aplicações do Software Alidata instaladas. Figura 5 Procura de módulos de Software Alidata PÁG. 4 DE 9

5 No processo de atualização, o Atualizador vai procurar outros módulos de Software Alidata que estejam instalados e vai perguntar se pretende atualizá-los. Figura 6 Informação das aplicações encontradas com atualizações disponíveis Após a indicação dos módulos encontrados e validação para atualização, o sistema vai começar a fazer a atualização. Nesta fase o atualizador vai detetar todos os executáveis existentes e respetivas versões, para começar a fazer efetivamente a atualização. NOTA IMPORTANTE Este processo pode demorar, dependendo do tamanho das aplicações e da linha de internet/ velocidade do download. Este processo nunca deve ser parado! Deve sempre deixar-se executar até ao final. Se este processo falhar ou der erro, é aberto novo login para entrar e concluir o processo. Figura 7 Janela de progresso da atualização Exemplo: De acordo com as duas figuras anteriores, neste caso específico, foram detetadas três aplicações do Software Alidata (Figura 6) e seis programas ((1/6) ficheiros executáveis Figura 7) correspondentes a essas três aplicações em localizações diferentes. PÁG. 5 DE 9

6 Para cada programa encontrado serão executados os 7 passos da atualização. A barra de progresso de cada passo e o número programas que estão a ser atualizados estão identificados na parte inferior e superior da janela, respetivamente. Após este processo finalizado, a janela fecha-se automaticamente. De seguida, deve fazer novo login na Gestão Comercial Integrada para entrar. Figura 8 Pedido de atualização do atualizador Nesta fase o sistema vai detetar que existe um SIA Atualiza (atualizador) mais recente e pede para atualizar. Ao dizer que SIM, a atualização é feita de imediato. Figura 9 Indicação do final da atualização do atualizador PASSO 3 Atualização das Aplicações Software Alidata É neste ponto que efetivamente vai começar a ser atualizada a base de dados do Software Alidata. Ao dizer que SIM, vão ser mostrados os dados da atualização e a barra de progresso. NOTA IMPORTANTE: Não esquecer de confirmar que todos os utilizadores estão desligados da base de dados e que existem cópias de segurança 1 atualizadas do sistema. Caso a janela da sugestão de atualização (Figura 10) não apareça, deve contactar a Alidata. 1 Para fazer cópias de segurança, basta copiar toda a pasta de instalação do Software Alidata (servidor + posto de trabalho), incluindo a base de dados. PÁG. 6 DE 9

7 Figura 10 Início da atualização da base de dados do Software Alidata ERP Quando se está a atualizar a estrutura da base de dados, caso ocorra algum erro, a aplicação irá atualizar para a versão compatível com a fase em que deu o erro. Se não for possível continuar o processo de atualização de forma autónoma, será mostrada ao utilizador uma mensagem para entrar em contacto com a Alidata. Figura 11 Janela de progresso da atualização de estrutura da base de dados Figura 12 Indicação do final da atualização de estrutura Após a atualização de estrutura, abre novo login da aplicação. Neste momento a estrutura de dados (base de dados) está atualizada. Agora, o sistema vai detetar que a estrutura está atualizada e a aplicação não, e vai pedir a atualização para a última versão. Basta dizer que SIM para continuar o processo. NOTA IMPORTANTE: Se disser que NÃO deseja efetuar a atualização, não vai conseguir entrar no programa, pois o processo está iniciado mas não finalizado. PÁG. 7 DE 9

8 Figura 13 Atualização da aplicação de acordo com a última versão Uma vez que a base de dados do Software Alidata é totalmente integrada, sempre que se atualiza a Gestão Comercial Integrada, a base de dados de todas as aplicações é atualizada em automático. Ao entrar agora na(s) outra(s) aplicação(ões), vai dar a mesma mensagem na entrada. Ou seja, vai dizer que a base de dados está atualizada mas não coincide com a versão do programa. De igual forma, deve fazer a atualização de cada uma delas. Figura 14 Atualização das outras aplicações de acordo com a última versão Figura 15 Configuração do UTILIZADOR para atualizações automáticas PASSO 4 Configuração do UTILIZADOR Após esta primeira atualização automática do Software Alidata, o sistema vai pedir para configurar qual o UTILIZADOR responsável (com permissões) pelas atualizações automáticas do sistema. É na Tabela da Empresa (A. Utilitários > 1. Tabela da Empresa > Empresa > Atualizações) que são feitas estas configurações. PÁG. 8 DE 9

9 Deverá ser definido qual o UTILIZADOR que pode fazer atualizações automáticas (inserir utilizador e confirmar que tem o visto em Atualizações Automáticas ). No campo da Data da última notificação ficará sempre disponível a data em que o utilizador configurado para o efeito, foi notificado da existência de atualizações automáticas. Este utilizador vai ser notificado diariamente, a primeira vez que entra no sistema, até efetuar a atualização. Por defeito, será criada uma pasta com o nome Repositório na diretoria onde está instalado o programa, onde serão colocados todos os ficheiros que foram descarregados, de forma a que estejam sempre disponíveis caso seja necessário copiá-los para diretorias locais, inclusivamente para PCs sem acesso à internet. Figura 16 Configurações do Utilizador que faz as atualizações automáticas Atualização MULTI-EMPRESA No caso do Software Alidata Multi-empresa (mais do que uma empresa do mesmo grupo/no mesmo servidor) ou Gabinete (gabinetes de contabilidade) o processo de atualização de base de dados é repetido individualmente para cada empresa. Os ficheiros vão servir para a atualização de todas as empresas, pelo que os downloads serão feitos apenas uma vez. A grande vantagem de poder fazer este processo individualmente é poder ter bases de dados em diferentes versões no mesmo sistema (exemplo: empresas que já não fazem movimentos e são só para eventual consulta não precisam de ser atualizadas para a versão mais recente). PÁG. 9 DE 9