KalumaDoc. Manual do Usuário

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1 KalumaDoc Manual do Usuário

2 Sumário 1. DICIONÁRIO ÍCONES REFERÊNCIAS DO DOCUMENTO ATALHOS NO TECLADO DEFINIÇÕES DESCRIÇÃO DO SISTEMA ESTADO DOS DOCUMENTOS PARÂMETROS ADICIONAIS WORKFLOW MENU DE ACESSO ÁRVORE DE DOCUMENTOS MENU DE CONTEXTO MENU DE CRIAÇÃO ACESSAR AO SISTEMA IMPORTAR DOCUMENTOS CRIAR UM NOVO DOCUMENTO COPIAR DOCUMENTOS SUBSTITUIR UM ARQUIVO EDITAR UM DOCUMENTO ONLINE EXCLUIR DOCUMENTOS ENVIAR UM DOCUMENTO POR ENVIAR UM DOCUMENTO POR EM PDF REVISAR UM DOCUMENTO COMO COMPARTILHAR UM DOCUMENTO ENCAMINHAR UM DOCUMENTO PUBLICAR UM DOCUMENTO APROVAR UM DOCUMENTO COMO BAIXAR UM DOCUMENTO ORGANIZE OS DOCUMENTOS DA PASTA ACESSAR OS DETALHES DE UM DOCUMENTO VISUALIZAÇÕES

3 9.19 HISTÓRICO VERSÕES RESTAURAR BACKUPS ADICIONAR ANEXOS TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA EDIÇÃO TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA APROVAÇÃO COMO FILTRAR PENDÊNCIAS CANCELAR UM ENCAMINHAMENTO VISUALIZAR OS DETALHES DO ENCAMINHAMENTO ACESSAR OS DETALHES DA PUBLICAÇÃO BUSCAR UM DOCUMENTO RAPIDAMENTE ASSINAR DOCUMENTOS SAIR DO SISTEMA VALIDADE DOS DOCUMENTOS CONFIGURAÇÕES CONFIGURAR VALIDADE DOS DOCUMENTOS PERMISSÕES USUÁRIOS PASTAS GRUPOS PARÂMETROS WORKFLOW TIPOS DE DOCUMENTO TIPOS DE ARQUIVO ENTIDADES CONTA PERMISSÕES CRIAÇÃO DE MODELOS SUGESTÕES

4 1. DICIONÁRIO 1.1 ÍCONES sistema. Cada ícone abaixo simboliza o acesso a algum recurso do - Anexos. - Backup. - Configurações. - Detalhes. - Download. - Excluir. - Histórico. - Histórico Versões. - Visualizações. - Menu de Contexto. 1.2 REFERÊNCIAS DO DOCUMENTO Os ícones abaixo referenciam ações do documento. - Anotações. - Atenção. - Dicas. - Notas. 4

5 1.3 ATALHOS NO TECLADO Abaixo estarão expostos alguns atalhos utilizados para a melhoria do sistema e deixá-lo mais ágil, utilizando as teclas do teclado. Ctrl + A: selecionar todos os documentos na tela. Ctrl + I: abrirá a tela de indexar novo documento. Ctrl + M: abrirá a tela de criar novo documento a partir do modelo. Delete: excluirá o(s) documento(s) selecionado(s). Shift + Ctrl + C: copiará o(s) documento(s) selecionado(s). 5

6 1.4 DEFINIÇÕES Ação Requerida: define-se por o que é esperado do documento encaminhado ou que se espera ser feito do documento. Ex: Edição e aprovação (são ações que se espera que o destinatário faça com o documento). Anexado: é quando o documento ou arquivo está automaticamente dentro de alguma coisa ou junto com algum outro arquivo. Ex: O arquivo foi anexado com sucesso no seu . Aplicativo: é um programa de computador que tem por objetivo ajudar o seu usuário a desempenhar uma tarefa específica. Ex: Browser, Microsoft Word. Árvore de Documentos: refere-se às pastas que estão expostas no sistema. Backup: é uma cópia de segurança de arquivos para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver alterações indesejadas, apagamentos acidentais ou corrupção de dados. Barra de Endereços: é o local onde o usuário digita o URL (endereço) da página que deseja utilizar. Colar sem Formatação: Siga os passos abaixo. 1. Selecione o texto que você deseja mover ou copiar e, em seguida pressione CTRL+C para copiar o texto. 2. Clique em Página Inicial. 3. Clique em. 4. Clique em (colar sem formatação). Cópia Física: é uma cópia do documento em papel. CPF: significa Cadastro de Pessoa Física, ou seja, um documento que simboliza o registro de cidadãos brasileiros ou estrangeiros legais e 6

7 armazena as informações pessoais do contribuinte no sistema da Receita Federal. CNPJ: significa Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, que são as informações cadastrais de entidades que pagam impostos. Ctrl: tecla dedicada ao acesso a funções não explícitas do sistema. Mantendo-a pressionada pode-se selecionar múltiplos arquivos no KalumaDoc. Destinatário: usuário destino de encaminhamento. Download: é a obtenção de arquivos da internet, ou seja, adquirir conteúdo que está disponível na web e é uma função do sistema KalumaDoc. Entidade: é uma pessoa física ou jurídica. Extensão: é o formato do seu documento. Ex: doc, docx, ppt. Filtros: são os campos utilizados para localizar documentos no sistema. Ex: assunto, criador, extensão. IE: A sigla significa Internet Explorer é um tipo de navegador (Browser). Indexação: é a ação de inserir um documento de acordo com o seu assunto. Login: é o acesso ao sistema através de credenciais (nome do usuário e senha) fornecidas pelo usuário. Logoff: é quando o usuário sai do sistema. Esta ação chama-se Logoff. Menu: é um local onde estão expostas as funções ou ações do sistema. Microsoft Office: é um pacote de aplicativos para escritório que contém programas como editor de texto, planilha de cálculos, apresentação gráfica, entre outros. Microsoft Word: é um processador de texto produzido pela Microsoft. 7

8 Navegador (Browser): é um programa de computador que habilita o seu usuário a utilizar páginas da internet. Online: significa estar disponível, que o usuário está no sistema. Parâmetros: no sistema são indices adicionais para auxiliar na busca de documentos. Plataforma Web: consistem em sistemas que funcionam através de um navegador (Browser) e da Internet. Procedimentos: é a maneira que se executa uma tarefa, são os passos de uma determinada ação. Superadmin: é o usuário ao qual não se aplicam as restrições do sistema. Deve ser utilizado com prudência. Tag: são estruturas de linguagem de marcação que consistem em breves instruções, tendo uma marca de início e outra de fim. Ex: É simbolizada por chaves ({}). Time Out: é o tempo limite que se pode ficar sem utilizar o sistema. Tramitação: é o ato de seguir um caminho com rumo determinado. URL: a sigla significa Localizador-Padrão de Recursos, ou seja, é o endereço de um recurso (imagem, documento, arquivos em geral) ou página disponível na internet. Usuário: é a pessoa que utiliza o sistema. Workflow: é a sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, envolvendo a noção de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras. 8

9 2. DESCRIÇÃO DO SISTEMA O sistema KalumaDoc permite o controle da criação, edição, compartilhamento, tramitação interna, processo de aprovação e a publicação de documentos. Foi desenvolvido na plataforma web e não requer instalações adicionais nas máquinas clientes para o acesso as suas funcionalidades. 9

10 3. ESTADO DOS DOCUMENTOS Podem ser atribuídos os seguintes estados aos documentos: Em edição, Compartilhado, Pendente, Aprovado, Reprovado e Obsoleto. Para cada estado, existem permissões e comportamentos próprios que são descritos abaixo: Arquivo Em Edição: Arquivo recém-criado ou revisado, que ainda não foi liberado para leitura aos demais usuários (leitura e escrita somente para o usuário requisitante); Arquivo Compartilhado: é o arquivo que tiver o processo de escrita considerado concluído e for liberado para leitura aos demais usuários (leitura e escrita para todos os usuários); Arquivo Pendente: é o arquivo que foi encaminhado para que o destinatário execute determinada ação (leitura, revisão, aprovação). Só muda de estado após a ação do destinatário (arquivo disponível para leitura e escrita para todos os usuários); Arquivo Aprovado: é o que já sofreu avaliação do responsável pela aprovação e recebeu atribuição de estado como aprovado (leitura para todos os usuários); Arquivo Reprovado: é o que já sofreu avaliação do responsável pela aprovação e recebeu a atribuição de estado como reprovado (leitura para todos os usuários); Arquivo Obsoleto: é o arquivo que está oculto no sistema ou com registros revisados, que tiveram seu estado alterado para obsoleto (leitura somente para quem tem privilégio). 10

11 4. PARÂMETROS ADICIONAIS Como forma de oferecer maiores opções de busca e personalização do sistema, tem-se a possibilidade de uso de parâmetros adicionais. Através deste, podem ser adicionados parâmetros conforme demanda. Estes são acrescentados conforme a necessidade de um novo filtro para indexação de documentos. Para incluí-los basta criar uma nova categoria de parâmetros e associar este à pasta em que se pretende incorporar o índice. 11

12 5. WORKFLOW É uma sequência de passos que são executados quando um documento é compartilhado, este é cadastrado através do cadastro de pastas no Sistema Cadastros. O workflow aparece na tela de detalhes do documento e nas pastas que possuírem Workflow, na parte superior entre a paginação e o tipo de listagem. Exemplo de Workflow: Compartilhamento Pendente para Edição do Administrativo Pendente para Aprovação do Administrativo Aprovado. Esse é um exemplo de Workflow que aparecerá na pasta. Figura 01 Tela da Aba Documentos expondo o Workflow. Para conseguir ver toda a sequência de passos clique (em cima de qualquer palavra) e arraste para a esquerda. 12

13 Nas pastas que possuírem workflow, quando você clicar no ícone, para exibir os detalhes do documento, será mostrado o workflow do mesmo, destacando em negrito em que estágio documento se encontra. Como mostra a imagem abaixo. Figura 02 Tela de Detalhes do Documento expondo Workflow. Nas pastas que possuírem Workflow quando o documento for compartilhado, ele irá diretamente como pendência de edição e aprovação para a(s) pessoa(s) cadastrada(s). 13

14 6. MENU DE ACESSO O sistema KalumaDoc é dividido em cinco partes: Documentos, Pendências, Encaminhamentos, Busca e Publicações. Que permitem que o mesmo desta forma seja mais organizado e prático. Esta divisão chama-se Menu de Acesso. Figura 03 - Menu de Acesso. 7. ÁRVORE DE DOCUMENTOS O KalumaDoc permite a consulta aos documentos de uma forma mais organizada, pois os arquivos são separados organizadamente em pastas e subpastas. Esse sistema de organização chama-se Árvore de Documentos. Figura 04 - Árvore de Documentos. 14

15 8. MENU DE CONTEXTO O Menu de Contexto define-se por um ícone localizado no sistema KalumaDoc, onde encontra-se funções específicas para a melhoria do sistema que serão executadas de forma singela. Este pode ser acessado através do ícone. Figura 05 Tela Principal expondo o Menu de Contexto. Neste menu estão disponíveis várias funções que tem a possibilidade de serem feitas com os documentos como: detalhes, copiar, excluir, encaminhar, publicar, aprovar, compartilhar, assinar e anexar arquivos. Esse pode ser acessado através do ícone ou clicando com o botão direito do mouse em cima do documento desejado. 15

16 9. MENU DE CRIAÇÃO O Menu de Criação define-se por uma barra localizada no sistema KalumaDoc, onde encontra-se a maioria das funções que podem ser executadas para melhoria dos documentos. Figura 06 - Menu de Criação. 16

17 9.1 ACESSAR AO SISTEMA O sistema KalumaDoc pode ser acessado de forma prática, seguindo os passos abaixo: 1. Abra o browser de sua preferência. (IE, Google Chrome, Firefox e Safari); 2. Digite o URL do sistema na barra de endereço do navegador utilizado e aperte ENTER e então aparecerá a página de acesso ao sistema. Abaixo contém um exemplo da Barra de Endereço; 3. Selecione clicando em cima da caixa de seleção o seu usuário; 4. Digite a sua senha na caixa abaixo do usuário; 5. Aperte ENTER ou clique no botão Entrar. O endereço do sistema é de acordo com cada Empresa. Figura 07 - Tela de Acesso ao Sistema. 17

18 9.2 IMPORTAR DOCUMENTOS Por meio desta funcionalidade você tem a habilidade de importar um arquivo da sua máquina para o sistema. Siga os passos abaixo para obter êxito nesse processo. 1. Abra a pasta onde o arquivo vai ser importado. 2. Clique em Novo e depois em Importar. 3. Após abrir a tela, clique em Selecionar Arquivo. 4. Selecione o arquivo que deseja importar (lembrando que esse tem que encontrar-se na sua máquina). 5. Coloque o assunto do documento e se necessário adicione parâmetros adicionais e outras opções. 6. Após ter preenchido o que é necessário, clique em Indexar. 7. Em seguida aparecerá uma mensagem Documento(s) Indexado(s) com Sucesso, clique em OK. O documento indexado aparecerá no topo da lista de documentos na pasta selecionada. Na tela de Importação de Documento na parte Outras Opções aparecerá o campo Tipo, esse pode estar pré-definido na configuração da pasta ou não, caso esteja configurado não poderá ser alterado. Isso também deve ser considerado nas telas das outras funções da qual aparecer este campo. Para importar vários documentos de uma única vez basta selecionar todos os documentos que deseja importar para o sistema, clicar sobre eles e arrasta-los para a tela do sistema e esses serão importados utilizando os passos acima, porém não precisará selecionar o arquivo, pois já estarão selecionados. 18

19 Figura 08 - Tela de Importação de Documentos. 19

20 9.3 CRIAR UM NOVO DOCUMENTO É possível que você crie um documento online, ou seja, não precisa criá-lo e depois importá-lo. Seguindo os passos abaixo você poderá de uma forma simples executar essa função. 1. Abra a pasta que deseja criar o novo documento. 2. Clique em Novo e depois na opção Do Modelo. 3. Após abrir a tela, coloque o nome do novo documento. 4. Se necessário adicione parâmetros adicionais e outras opções. 5. Após todos os campos necessários preenchidos, clique em indexar. 6. Em seguida aparecerá a mensagem Documento(s) Indexado(s) com Sucesso, clique em OK. O novo documento aparecerá no topo da lista de documentos da pasta selecionada. O novo documento é criado no formato pré-definido na pasta selecionada. Figura 09 Tela de Criação de Novo Documento. 20

21 9.4 COPIAR DOCUMENTOS Esta função permite que você faça uma cópia de qualquer documento do sistema, conforme os passos abaixo: 1. Abra a pasta que tem o documento a ser copiado. 2. Selecione o documento que deseja copiar. 3. Clique na função Copiar. O arquivo copiado aparecerá no topo da lista com o nome Cópia + <nome do arquivo copiado>, com o estado Em Edição e com o nome do usuário que está logado. Se o usuário logado não for o criador do documento, esse só poderá ser copiado caso não se encontre no estado Em Edição. Pode se observar na imagem abaixo o documento original destacado em Vermelho e o documento cópia destacado em Azul na mesma pasta. Um documento pode ser copiado através do menu de contexto, apenas clicando em cima do documento desejado com o botão direito e escolher a função Copiar. Ao copiar um documento o usuário é questionado se os anexos devem ir junto com o documento. 21

22 Figura 10 Tela da Aba Documentos expondo a Função Copiar. 22

23 9.5 SUBSTITUIR UM ARQUIVO Segundo os passos abaixo é possível fazer a substituição de um arquivo ou documento de uma forma prática. 1. Abra a pasta que se encontra o documento a ser substituído. 2. Selecione o documento a ser substituído. 3. Clique em Editar e depois em Substituir Arquivo. 4. Após abrir a tela, clique em Selecionar Arquivo. 5. Selecione o arquivo que deve ser substituído (lembrando que esse deve encontrar-se na máquina em que o usuário está logado). 6. Após selecionar o arquivo clique em Substituir e o nome permanecerá o mesmo, porém o arquivo foi substituído. Para confirmar que o arquivo foi substituído faça download ( arquivo e confira. ) do Figura 11 Tela de Substituição de Documentos. 23

24 9.6 EDITAR UM DOCUMENTO ONLINE Permite que você edite um documento online, mas para realizar esta funcionalidade de forma adequada siga os passos abaixo: 1. Abra a pasta onde se encontra o documento. 2. Selecione o documento a ser editado online (clicando sobre o nome do documento). 3. Clique em Editar e depois em Online. 4. Após abrir a tela em uma nova aba do navegador utilizado, faça as alterações desejadas. 5. Quando terminar clique em Salvar Alterações, e salvará automaticamente no documento. O documento estará na mesma pasta, porém terá sido alterado. 6. Se for necessário obter uma cópia física, clique em Imprimir. 7. Quando não for mais utilizar o editor online, feche-o. Para Editar Online é necessário ser o criador do documento e ter o Pacote Microsoft Office instalado no computador, são eles: Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word e só são editáveis os documentos salvos no formato dos mesmo que são: Excel (xlsx, xlsm, xlsb, xls), PowerPoint (pptx, pptm, ppt), Word (docx, doc, docm). 24

25 Figura 12 Tela de Edição Online de Documentos. 25

26 9.7 EXCLUIR DOCUMENTOS Esta função permite a exclusão de documentos e para realizá-la de maneira segura e correta siga os passos: 1. Abra a pasta onde se encontra o arquivo que deseja excluir; 2. Selecione o arquivo clicando em cima do nome do mesmo; 3. Clique no botão ; 4. Aparecerá uma tela com a pergunta de segurança Tem Certeza que Deseja Excluir o(s) Arquivo(s) Selecionado(s)?, clique em OK, se tiver realmente certeza. Após executadas as ações acima o documento será excluído da pasta onde o mesmo se encontrava. Para fazer a exclusão de um documento é necessário ser o criador e o estado do mesmo deve ser Em Edição ou Compartilhado. Um documento pode ser excluído através do menu de contexto, apenas clicando em cima do documento desejado com o botão direito e escolher a função Excluir. Para excluir mais de um arquivo de uma só vez é necessário apertar (Ctrl) enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse. Figura 13 Mensagem de Segurança da Função Excluir. 26

27 9.8 ENVIAR UM DOCUMENTO POR Através desta funcionalidade você pode enviar por um documento para outro usuário. Seguindo os passos, você poderá realizar a mesma de forma singela. 1. Abra a pasta onde se encontra o arquivo a ser enviado. 2. Selecione o arquivo a ser enviado por , clicando encima do nome do mesmo. 3. Clique em e abrirá em um submenu. 4. Clique em Originais. 5. Preencha o(s) destinatário(s). 6. Preencha o assunto do Se for necessário escreva algo no corpo do e clique em enviar. Aparecerá à mensagem quando o for enviado dizendo: enviado com Sucesso para + < do destinatário>. É necessário que o Usuário Logado tenha uma conta de configurada no sistema e o documento selecionado é anexado automaticamente no a ser enviado. Ao enviar um documento por o usuário é questionado se os anexos devem ir junto com o documento. Para enviar mais de um arquivo de uma só vez por é necessário apertar (Ctrl) enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse. 27

28 Figura 14 Tela de Envio de Documentos. 28

29 9.9 ENVIAR UM DOCUMENTO POR EM PDF Através desta funcionalidade você pode enviar por um documento em formado PDF para outro usuário. Seguindo os passos: 1. Abra a pasta onde se encontra o arquivo a ser enviado; 2. Selecione o arquivo a ser enviado por , clicando no nome do mesmo; 3. Clique em e abrirá em um submenu; 4. Clique em PDF ; 5. Preencha o(s) destinatário(s); 6. Preencha o assunto do ; 7. Se for necessário escreva algo no corpo do e clique em enviar. Aparecerá uma mensagem quando o for enviado dizendo: enviado com Sucesso para + < do destinatário>. É necessário que o Usuário Logado tenha uma conta de configurada no sistema e o documento selecionado é anexado automaticamente no a ser enviado. Para enviar mais de um arquivo de uma só vez por é necessário apertar (Ctrl) enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse. Apenas os documentos.docx serão convertidos para PDF. 29

30 Figura 15 Tela de Envio de Documentos com o Documento em PDF. 30

31 9.10 REVISAR UM DOCUMENTO Esta função aceita a revisão de um documento existente de qualquer usuário, para obter êxito ao executá-la siga os passos: 1. Abra a pasta que se encontra o documento a ser revisado; 2. Selecione o arquivo a ser revisado, clicando encima do nome do documento; 3. Clique em Revisar. Criará um novo documento com o mesmo nome, porém com o estado Em Edição e com o nome do Criador será o nome do Usuário Logado. Para ser revisado o documento deve se encontrar somente com os estados Compartilhado ou Aprovado. Na figura podem ser observados em destaque dois registros selecionados, um com a cor Vermelha e outro com a cor Azul, sendo eles respectivamente o documento original e o outro o documento para revisão. 31

32 Figura 16 Tela da Aba Documentos expondo a Função Revisar. 32

33 9.11 COMO COMPARTILHAR UM DOCUMENTO Permite que um arquivo seja compartilhado com os demais usuários, siga os passos para realizá-la de maneira prática. 1. Abra a pasta que se encontra o documento a ser compartilhado; 2. Selecione o documento, clicando encima do mesmo; 3. Clique em Fluxo e depois em Compartilhar. O documento mudará o estado de Em Edição para Compartilhado. Para Compartilhar um documento é necessário ser o criador. Se necessário é possível compartilhar mais de um arquivo ao mesmo tempo, basta selecioná-los. Um documento pode ser compartilhado através do menu de contexto, apenas clicando em cima do documento desejado com o botão direito e escolher a função Fluxo e logo após Compartilhar. Para compartilhar mais de um arquivo de uma só vez é necessário apertar (Ctrl) enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse. 33

34 9.12 ENCAMINHAR UM DOCUMENTO Permite-se que um arquivo seja encaminhado para qualquer usuário, para que realize a mesma siga os passos adequadamente. 1. Abra a pasta onde se encontra o documento a ser encaminhado. 2. Selecione o documento clicando encima do mesmo. 3. Clique em Fluxo e depois em Encaminhar e abrirá a tela da função. 4. Selecione a Ação Requerida clicando na caixa de seleção da mesma. 5. Estipule uma Data Limite. 6. Descreva o que é para ser feito com o documento no campo Descrição da Ação Requerida. 7. No campo Encaminhar Para selecione o usuário que deseja encaminhar o documento. 8. Clique em Encaminhar e então aparecerá a mensagem Documento Encaminhado com Sucesso. Para Encaminhar um documento é necessário ser o criador e o mesmo tem que obter o estado Compartilhado. Quando um encaminhamento é concluído um com o comentário adicionado ao concluir é enviado ao requisitante. Um documento pode ser encaminhado através do menu de contexto, apenas clicando em cima do documento desejado com o botão direito e escolher a função Fluxo e logo após Encaminhar. 34

35 Figura 17 Tela de Encaminhamento de Documentos. 35

36 9.13 PUBLICAR UM DOCUMENTO A publicação de documentos pode ser realizada de forma eficiente através dos passos abaixo. 1. Abra a pasta onde se encontra o documento a ser publicado. 2. Selecione o documento clicando encima do nome do mesmo. 3. Clique em Fluxo e logo após em Publicar e abrirá a tela da função. 4. Selecione a Ação Requerida, clicando na caixa de seleção da mesma. 5. No campo Permitir acesso até defina até que data é permitido ter acesso à publicação. 6. Selecione o campo Publicar em PDF caso deseje que o arquivo seja publicado com a extensão PDF. 7. No campo Descrição da Ação Requerida escreva o que deve ser feito com o documento Publicado. 8. Selecione o nome ou entidade para quem o documento vai ser publicado no campo Digite um Nome ou Entidade. 9. Clique no nome do contato que você selecionou e mantendo o botão direto do mouse pressionado araste-o até o campo Publicar Para. 10. Clique em Publicar. E aparecerá uma mensagem Documento Publicado com Sucesso. Para Publicar um documento é necessário que o estado do mesmo seja Aprovado. A publicação pode ser feita para mais de um destinatário ao mesmo tempo. Para publicar em PDF é necessário que a extensão do arquivo seja docx. Um documento pode ser publicado através do menu de contexto, apenas clicando em cima do documento desejado com o botão direito e escolher a função Fluxo e logo após Publicar. 36

37 Figura 18 Tela de Publicação de Documentos. Quando um documento é publicado, um é enviado para a pessoa ao qual foi encaminhado. Nesse terá um link no qual clicando aparecerá essa tela: 37

38 Figura 19 Tela de Publicação de Documentos para o Destinatário. Quando uma publicação é concluída um com o comentário adicionado ao concluir é enviado ao requisitante. 38

39 9.14 APROVAR UM DOCUMENTO Para ser executada a aprovação de um documento de uma forma eficaz siga os passos encontrados abaixo. 1. Abra a pasta onde está o documento a ser aprovado. 2. Selecione o documento clicando encima do mesmo. 3. Clique em Fluxo e depois em Aprovar. 4. Aparecerá uma mensagem de segurança Tem Certeza Que Deseja Aprovar Esse(s) Documento(s)?, clique Sim se realmente tiver certeza. Em seguida o estado do documento passa para Aprovado. Para Aprovar um documento é necessário que o estado do mesmo seja Compartilhado. Um documento pode ser aprovado através do menu de contexto, apenas clicando em cima do documento desejado com o botão direito e escolher a função Fluxo e logo após Aprovar. Na tela de Pendências tem-se a possibilidade de aprovar documentos, pois se você for tratar a pendência e clicar no botão Aprovar, o estado do documento mudará para aprovado também. 39

40 9.15 COMO BAIXAR UM DOCUMENTO Permite que o documento seja baixado na sua máquina, ou seja, você terá acesso ao documento mesmo não estando logado no sistema, para executar a função siga os passos corretamente. 1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja obter em sua máquina. 2. Selecione o documento clicando encima do nome dele. 3. Clique no ícone. Em seguida o documento se encontrará em uma pasta do seu computador. Esta pasta geralmente será a com nome Download na Pasta Meus Documentos. Para baixar um documento nas Abas Documentos, Pendências e Busca use os mesmos procedimentos. 40

41 Figura 20 Tela da Aba Documentos expondo a Função Download. 41

42 9.16 ORGANIZE OS DOCUMENTOS DA PASTA Permite que você organize os arquivos de uma pasta através da situação do mesmo. Esses podem ser: Padrão, Aprovados Reprovados, Obsoletos, Em Edição, Compartilhados, Pendentes e Todos. Desta maneira, você poderá ter mais eficiência e pouparia tempo na busca. Seguindo os passos abaixo poderá realizá-la. 1. Abra a pasta que você deseja filtrar os documentos. 2. Clique no campo Padrão. 3. Escolha o estado do documento que deseja ser filtrado. 4. Clique no estado escolhido. Após aparecerá uma lista somente com documentos no estado selecionado. O campo Padrão é utilizado para economia de tempo do usuário. 42

43 Figura 21 Tela da Aba Documentos expondo a Função Organizar Documentos. 43

44 9.17 ACESSAR OS DETALHES DE UM DOCUMENTO Através desta função você tem acesso os detalhes do documento selecionado. Para executá-la siga os passos. 1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja ver os detalhes. 2. Selecione o documento clicando em cima do nome dele. 3. Clique no ícone. 4. Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado. Clicando em um ícone do documento selecionado., abrirá uma nova tela com todo o histórico Figura 22 Tela com os Detalhes do Documento. 44

45 9.18 VISUALIZAÇÕES abaixo: Para acessar as visualizações dos documentos siga os passos 1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja ver as visualizações. 2. Selecione o documento clicando no seu nome. 3. Clique no ícone. Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado. 4. Clique no ícone. Abrirá uma tela com as visualizações do documento. Figura 23 Tela com as Visualizações do documento. 45

46 9.19 HISTÓRICO VERSÕES Para acessar o histórico das versões dos documentos siga os passos abaixo: 1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja ver as visualizações. 2. Selecione o documento clicando no seu nome. 3. Clique no ícone. Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado. 4. Clique no ícone. Abrirá uma tela com o histórico das versões do documento. Figura 24 Tela com o Histórico das Versões do Documento. 46

47 9.20 RESTAURAR BACKUPS Para fazer a restauração dos Backups dos documentos siga os passos abaixo: 1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja restaurar o backup. 2. Selecione o documento clicando no seu nome. 3. Clique no ícone. Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado. 4. Clique no ícone. Abrirá uma tela com os backups do documento, onde você poderá baixar um deles ou utilizar a função Restaurar. Clicando na função Restaurar você substituirá o arquivo do documento selecionado pelo backup. Quando você Substituir um Arquivo, Editar Online ou Restaurar um Backup, será salvo um novo Backup. Figura 25 Tela com os Backups do Documento. 47

48 9.21 ADICIONAR ANEXOS Através desta funcionalidade você poderá anexar documentos á documentos já existentes no sistema. 1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja adicionar o anexo. 2. Selecione o documento clicando no seu nome. 3. Clique no ícone. Abrirá o menu de contexto. 4. Clique em Detalhes. 5. Clique no ícone. Abrirá uma tela para a seleção do documento (este deve encontrar-se na máquina que está sendo utilizada). 6. Após selecionar o documento, clique no botão Anexar. 7. Após anexar, clique no botão Aplicar. Para excluir ou baixar o documento clique nos ícones respectivamente. ou Você poderá anexar vários documentos a um documento, ou o mesmo anexo para vários documentos. 48

49 Figura 26 Tela com os Detalhes do Documento. Após anexar um arquivo, esse aparecerá em uma lista no final da tela de Detalhes do documento. O arquivo pode ser anexado também através do menu de contexto, clicando no ícone e depois em Anexar Arquivos, os procedimentos são os mesmos acima. Clicando com o botão direito em cima do documento é possível acessar o menu de contexto e assim utilizar a função. Para visualizar os anexos de um documento clique no ícone ao lado do nome do documento, aparecerão na parte de baixo os anexos do mesmo ou clicar no ícone de anexo na tabela de documentos. 49

50 Figura 27 Tela com os Detalhes do Documento expondo o documento anexado. 50

51 9.22 TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA EDIÇÃO Permite que uma pendência encaminhada para edição seja tratada e concluída no próprio sistema. Para realizá-la siga corretamente os passos: 1. Abra a aba Pendências ; 2. Selecione a pendência que você deseja tratar; 3. Clique na função Tratar e abrirá uma nova tela; 4. Clique no botão Selecionar Arquivo para substituir o documento da pendência; 5. No campo Comentário você deve descrever que ação tomou com determinado documento; 6. Clique no campo Concluir. Aparecerá uma mensagem O documento foi reprovado ou O documento foi aprovado (conforme a ação realizada) e o estado da pendência passará para Concluída. Para substituir o arquivo é necessário ser da mesma extensão do anterior. Para editar online o documento encaminhado como pendência para edição é simples, logo após clicar em Tratar, clique no botão Editar Online, desta forma você não precisará substituir por outro documento é só editar o que for necessário e salvar e o arquivo será atualizado. É possível visualizar, adicionar e excluir anexos da pendência. 51

52 Figura 28 Tela de Edição de Documentos e Tratamento de Pendências. 52

53 9.23 TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA APROVAÇÃO Admite que a pendência encaminhada para aprovação seja aprovada ou reprovada de forma simples, e através da mesma aprova ou reprova o próprio documento encaminhado. Para realizar esta funcionalidade siga os passos: 1. Abra a aba Pendências. 2. Selecione a pendência que você deseja tratar, clicando encima do nome da mesma. 3. Clique na função Tratar e abrirá uma nova tela. 4. No campo Comentário você deve descrever que ação tomou com determinado documento. 5. Clique no botão Aprovar ou Reprovar conforme a sua decisão. Aparecerá uma mensagem O documento foi reprovado ou O documento foi aprovado (conforme a ação tomada) e o estado da pendência passará para Concluída. O estado do documento encaminhado muda a partir do momento que este foi Aprovado ou Reprovado. É possível visualizar os anexos do documento, caso esses tenham anexo, porém não tem como excluir nem adicionar anexos ao documento. Figura 29 Tela de Aprovação de Documentos e Tratamento de Pendências. 53

54 9.24 COMO FILTRAR PENDÊNCIAS Permite que o usuário filtre as pendências pelo estado das mesmas, sendo eles: todas, resolvidas, pendentes, canceladas e também por um parâmetro de data para que se possa economizar ao máximo o tempo. Siga os passos abaixo: 1. Abra a aba Pendências ; 2. Clique no campo Mostrar e selecione o estado da pendência que deseja visualizar; 3. Selecione nos campos De e Até duas datas para filtrar a pendência. 4. Clique em Filtrar. Aparecerá uma lista de pendências com as características selecionadas. Para filtrar Encaminhamentos e Publicações use os mesmos procedimentos. 54

55 Figura 30 Tela das Pendências CANCELAR UM ENCAMINHAMENTO Através dessa funcionalidade você tem a possibilidade de cancelar um encaminhamento, para executá-la siga todos os passos. 1. Abra a aba Encaminhamentos. 2. Selecione o encaminhamento que deseja cancelar. 3. Clique no botão Cancelar. 4. Aparecerá uma mensagem Tem certeza de que deseja cancelar esse encaminhamento? se tiver certeza, clique em OK. 5. Em seguida o estado do mesmo passa de pendente para cancelado. Aparecerá a mensagem Encaminhamento Cancelado. Apenas encaminhamentos pendentes podem ser cancelados. Na aba Publicações use os mesmos procedimentos. 55

56 Figura 31 Tela de Encaminhamentos. 56

57 9.26 VISUALIZAR OS DETALHES DO ENCAMINHAMENTO Seguindo os passos você poderá visualizar os detalhes dos seus encaminhamentos de uma forma eficiente e prática. 1. Abra a aba Encaminhamentos. 2. Selecione o encaminhamento que deseja visualizar, clicando encima do mesmo. 3. Clique em Detalhes e em seguida abrirá uma tela com todos os detalhes do encaminhamento. 4. Se for necessário reenviar o ao destinatário é possível fazer isso através do botão Reenviar Clique em Reenviar se necessário. 6. E envie o normalmente. Na aba Publicações use os mesmos procedimentos. Figura 32 Tela com os Detalhes do Encaminhamento. 57

58 9.27 ACESSAR OS DETALHES DA PUBLICAÇÃO Esta função permite que o usuário logado possa visualizar os detalhes da sua publicação. Se a situação da publicação for Resolvida aparecerá o nome do destinatário, a situação e o comentário feito pelo mesmo. Caso seja Cancelada ou Pendente aparecerá somente o nome do destinatário e a situação. Siga os passos: 1. Abra a aba Publicações ; 2. Selecione a Publicação que deseja ver, clicando encima da mesma; 3. Clique em Detalhes; 4. Após abrir uma nova tela, clique em Ver e imediatamente abrirá uma nova tela com todos os detalhes da sua Publicação; 5. Você pode baixar o documento, clicando no botão baixar e comentar sobre o documento, clicando no botão comentar e logo após em concluir. Para Comentar use os mesmos procedimentos de Tratar uma pendência. Figura 33 - Tela com os Detalhes da Publicação. 58

59 9.28 BUSCAR UM DOCUMENTO RAPIDAMENTE Através dessa função você poderá encontrar o documento desejado rapidamente, para aperfeiçoar o seu trabalho siga os passos abaixo. 1. Abra a aba Busca ; 2. Digite as informações do documento desejado em cada campo específico; 3. Clique em Filtrar. Aparecerá uma lista dos documentos com as informações especificadas. Nesta aba é possível filtrar os documentos através de parâmetros adicionais, além dos filtros padrão. As funções relacionadas com um documento estão disponíveis agora na aba busca, são elas: substituir, online, excluir, , compartilhar, encaminhar, publicar e aprovar. Figura 34 Tela da Função Busca. 59

60 Os filtros da aba Busca são: assunto, entidade, extensão, listar, conteúdo, contato, tipo e registro. Assunto: é do que se trata o documento; Entidade: é a empresa que pertence o documento; Extensão: é o formato em que o documento está salvo (exemplo: doc, PDF); Listar: é para filtrar por estado do documento; Conteúdo: é o texto dentro do arquivo; Contato: é o usuário a quem pertence o arquivo; Tipo: é qual o tipo do documento (exemplo: comum, contrato); Registro: é a data que o documento foi registrado no sistema. ATENÇÃO: O filtro conteúdo pode tornar a consulta lenta caso usado sozinho! 60

61 9.29 ASSINAR DOCUMENTOS Através dessa função você poderá assinar documentos digitalmente, para aperfeiçoar o seu trabalho siga os passos abaixo. 1. Abra a pasta onde se encontra o documento a ser assinado. 2. Selecione o documento clicando em cima do nome do mesmo. 3. Clique com o botão direito em cima do documento. 4. Selecione a função Assinar. Abrirá a tela de assinar documentos. 5. Selecione o certificado utilizado para assinar o documento no campo Certificado. 6. Digite um comentário sobre a assinatura no campo Comentário. 7. Clique no botão Assinar. A assinatura aparecerá ao lado na tela de assinar. Essa funcionalidade só pode ser utilizada no browser IE. Para visualizar a assinatura clique no ícone de assinatura na tabela de documentos. Figura 35 Tela da função Assinar Documentos. 61

62 9.30 SAIR DO SISTEMA Aceita que você troque de usuário ou até mesmo saia do sistema quando desejado. E após ficar muito tempo sem utilizá-lo, o mesmo utiliza essa função para maior segurança das suas informações. 1. Clique no Ícone Logoff e imediatamente sairá do sistema. Depois sair do sistema, aparecerá novamente à tela de Login. Após ficar um tempo sem utilizar o sistema, esse sairá automaticamente, o time out é aproximadamente 30 minutos. Figura 36 Tela da Aba documentos expondo da Função Logoff. 62

63 10. GRÁFICOS Como forma de oferecer maior controle sobre as duas pendências, encaminhamentos e publicações, foram adicionados gráficos nas telas desses menus. Através destes é possível controlar a validade de cada ação, clicando em cima das cores do gráfico aparecerão às pendências, encaminhamentos ou publicações relacionadas às mesmas. Possui também uma legenda para maior entendimento dos gráficos expostos. Gráfico da T ela de Pendências: 63

64 Gráfico da Tela de Encaminhamentos: 64

65 Gráfico da Tela de Publicações: 65

66 11. VALIDADE DOS DOCUMENTOS O sistema KalumaDoc permite o controle da validade dos documentos do sistema. Esta funcionalidade é identificada através de um círculo amarelo ou vermelho ao lado do documento. Círculo Amarelo: aparece quando a validade do documento está quase expirando, este período é configurável no sistema. Círculo Vermelho: aparece quando a validade do documento já expirou. Figura 37 Tela da Aba documentos expondo a Validade dos documentos. 66

67 12. CONFIGURAÇÕES Como forma de oferecer maior interação do usuário com o sistema, este é configurável conforme a sua necessidade. As configurações são feitas no sistema através do ícone abaixo.. Após clicar aparecerá a tela Figura 38 Tela Principal do Sistema expondo o ícone Configurações. 67

68 12.1 CONFIGURAR VALIDADE DOS DOCUMENTOS 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela principal com a aba opções aberta onde é feita a configuração dos dias que será avisado do vencimento. 2. Digite o número de dias para ser avisado antes de expirar a validade do documento; 3. Clique no botão Aplicar ; Após clicar no botão Aplicar o programa será reiniciado para atualizar as novas configurações. Figura 39 Tela da função Configurações expondo a configuração da validade dos documentos. 68

69 12.2 PERMISSÕES 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Permissões ; 3. Selecione o Grupo que deseja configurar; 4. Configure o que for necessário e depois clique em Aplicar. Figura 40 Tela da função Configurações expondo a aba Permissões. 69

70 12.3 USUÁRIOS 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Usuários ; 3. Digite o nome completo do novo usuário; 4. Digite o usuário (geralmente só o primeiro nome); 5. Digite uma senha e confirma a mesma no campo abaixo; 6. Se necessário configure um para o novo usuário; 7. Selecione (clicando na caixa de seleção) o(s) grupo(s) que o novo usuário terá acesso; 8. Clique no botão Inserir. O novo usuário aparecerá na lista ao lado. Para editar um usuário já existente clique no ícone mesmos procedimentos acima. e siga os Para excluir um usuário é só clicar no ícone. 70

71 Figura 41 Tela da função Configurações expondo a aba Usuários. 71

72 12.4 PASTAS 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Pastas ; 3. Digite o nome da nova pasta no campo Descrição ; 4. Selecione o tipo de arquivo no campo Tipo Arq. ; 5. Selecione o tipo de documento no campo Tipo Doc. ; 6. Se necessário selecione um tipo de modelo para a pasta; O modelo deve estar no seu computador. 7. Selecione (clicando na caixa de seleção) o(s) grupo(s) que a nova pasta terá acesso e aprovação; 8. Se necessário adicione alguns parâmetros; 9. Clique no botão Inserir. A nova pasta aparecerá ao lado. Para editar uma pasta existente é só clicar em cima da mesma. Para excluir é só clicar em cima da pasta e depois no botão Excluir. Para inserir uma subpasta clique em cima da pasta desejada e depois no botão Subpasta e use os mesmos procedimentos acima. 72

73 Figura 42 Tela da função Configurações expondo a aba Pastas. 73

74 12.5 GRUPOS 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Grupos ; 3. Digite o nome do novo grupo no campo Descrição ; 4. Clique no botão Inserir. O novo grupo aparecerá na lista abaixo. Para editar um grupo já existente clique no ícone mesmos procedimentos acima. e siga os Para excluir um grupo é só clicar no ícone. Figura 43 Tela da função Configurações expondo a aba Grupos. 74

75 12.6 PARÂMETROS 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Parâmetros ; 3. Digite o nome do novo parâmetro no campo Descrição ; 4. Selecione o tipo do parâmetro no campo Tipo ; 5. Clique no botão Inserir. O novo parâmetro aparecerá na lista abaixo. Para editar um parâmetro já existente clique no ícone mesmos procedimentos acima. e siga os Para excluir um parâmetro é só clicar no ícone. Figura 44 Tela da função Configurações expondo a aba Parâmetros. 75

76 12.7 WORKFLOW 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Workflow ; 3. Selecione uma pasta clicando em cima da mesma; 4. Selecione o grupo clicando na caixa de seleção; 5. Selecione a condição; 6. Selecione a ação; 7. Estipule um prazo para o novo Workflow ; 8. Clique no botão Inserir. O novo parâmetro aparecerá na pasta selecionada. Figura 45 Tela da função Configurações expondo a aba Workflow. 76

77 12.8 TIPOS DE DOCUMENTO 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Tipos de Documento ; 3. Digite o nome do novo tipo de documento no campo Descrição ; 4. Clique no botão Inserir. O novo tipo de documento aparecerá na lista abaixo. Para editar um tipo de documento já existente clique no ícone siga os mesmos procedimentos acima. e Para excluir um tipo de documento é só clicar no ícone. Figura 46 Tela da função Configurações expondo a aba Tipos de Documento. 77

78 12.9 TIPOS DE ARQUIVO 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Tipos de Arquivo ; 3. Digite o nome do novo tipo de arquivo no campo Descrição ; 4. Digite o tipo de extensão do arquivo no campo Extensão ; 5. Clique no botão Inserir. O novo tipo de arquivo com sua extensão aparecerão na lista abaixo. Para editar um tipo de arquivo já existente clique no ícone os mesmos procedimentos acima. e siga Para excluir um tipo de arquivo é só clicar no ícone. Figura 47 Tela da função Configurações expondo a aba Tipos de Arquivo. 78

79 12.10 ENTIDADES 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Entidades ; 3. Selecione o tipo de pessoa na caixa de seleção; 4. Digite o nome da razão social no campo Razão Social ; 5. Digite o nome da empresa no campo Nome ; 6. Digite o CNPJ da empresa no campo CNPJ ; 7. Digite a Inscrição Estadual da empresa no campo Ins. Est. ; 8. Digite o telefone da empresa no campo PABX ; 9. Digite o site da empresa no campo Website ; 10. Selecione o ramo de atividade da empresa na caixa de seleção; 11. Selecione o tipo de relacionamento com a empresa (lembrando que pode ser selecionado mais de um). 12. Digite observações sobre a empresa caso necessárias no campo Observações ; 13. Clique no botão Inserir. Para cadastro de pessoa Física use os mesmo procedimentos, só não terá o campo Razão Social para preencher e em vez de preencher o CNPJ é preenchido o CPF. Para editar uma entidade já existente digite o campo filtrar por o nome da empresa desejada e use os procedimentos acima, depois clique em aplicar. Para Excluir é só clicar no botão excluir, após ter selecionado a entidade através do campo filtrar por. Para adicionar um novo contato da empresa é clicar em adicionar após já te aberto à entidade para edita-la, e preencher os dados do contato e clicar em aplicar. Para editar ou adicionar um novo endereço para entrega e fatura use os mesmos procedimentos. 79

80 Figura 48 Tela da função Configurações expondo a aba Entidades. 80

81 12.11 CONTA 1. Clique no ícone ; Aparecerá a tela das Configurações. 2. Clique na Aba Conta ; O nome do usuário aparecerá automaticamente, pois você só poderá alterar a sua conta. 3. Digite a senha atual no campo Senha ; 4. Digite a nova senha no campo Nova Senha ; 5. Digite a confirmação da nova senha; 6. Clique no botão Aplicar. Figura 49 Tela da função Configurações expondo a aba Conta. 81