ARMAZÉM E SUA REPRESENTAÇÃO EM UMA OPERAÇÃO LOGÍSTICA

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1 ARMAZÉM E SUA REPRESENTAÇÃO EM UMA OPERAÇÃO LOGÍSTICA Mauro Carlo Santana da Silva Aluno do Curso de Graduação em Logística do Centro Universitário Augusto Motta (UNISUAM), Rio de Janeiro, Brasil mcses@bol.com.br Alexsandra Machado da Silva dos Santos Doutora em Letras pela Pontifícia Universidade Católica (PUC), Rio de Janeiro, Brasil Mestre em Letras pela Pontifícia Universidade Católica (PUC), Rio de Janeiro, Brasil Professora do Curso de Graduação em Logística do Centro Universitário Augusto Motta (UNISUAM), Rio de Janeiro, Brasil alexiam100@hotmail.com RESUMO Este estudo traz uma reflexão a respeito da armazenagem e da necessidade de se ter um armazém, que surge a partir da falta de informações qualificadas a respeito das demandas futuras. Mesmo sabendo que esta armazenagem não agrega valor ao produto, salvo nos casos em que a qualidade do material melhora com o tempo, como o vinho e o uísque, há um custo bastante alto ao processo dentro da cadeia de suprimentos e existe, também, como objetivo a possibilidade de analisar a noção de armazenagem que surge como necessidade a partir da falta de informações qualificadas a respeito de demandas futuras. O armazém existe para proporcionar o conhecido estoque-pulmão no local onde este se faz necessário. Mas, se estocar não agrega valor ao produto, por que estocamos? Estocamos porque, embora seja notório o progresso nas técnicas de redução de inventários, a armazenagem ainda se mostra necessária nos casos em que, para atender às suas demandas logísticas, as empresas precisam de estoques a médio ou longo prazo. Assim, esse processo ocorre, entre outras razões, para melhorar o atendimento aos consumidores, reduzir custos de frete e otimizar custos de produção. Dessa forma, este artigo tem como finalidade apresentar o porquê do ato de estocar e como esse processo ocorre; além disso, tentaremos demonstrar o intuito de melhorar o atendimento aos consumidores, reduzindo custos de frete e, com isso, otimizar os custos de produção. Palavras-chave: Armazenagem. Custo. Informações. Produção. 1 INTRODUÇÃO É possível afirmar que o conceito de armazenagem tem início com a observação feita pelo homem da alternância de períodos de fartura e escassez e está, intrinsecamente, relacionada à necessidade de abastecimento dos povos. A armazenagem foi estabelecida no exato momento em que o ser primitivo descobriu que podia guardar para uso futuro os produtos excedentes às suas necessidades. Oriunda dos tempos antigos e primitivos se consolidou no tempo das guerras, principalmente, na Segunda Guerra Mundial. Segundo Moura, Reinaldo A. Armazenagem é atividade que diz respeito à estocagem ordenada e à distribuição de produtos acabados dentro da própria fábrica ou em locais destinados a este fim, pelos fabricantes, ou através de um processo de distribuição. (MOURA, 1997, p. 3). 1

2 Mauro Carlo Santana da Silva e Alexsandra Machado da Silva dos Santos 2 A história da armazenagem confunde-se com a história do comércio, entre os povos na história aqueles que se dedicaram ao comércio obtiveram hegemonia sobre os demais povos, para isso tiveram que, obrigatoriamente, aprender a armazenar alimentos e materiais diversos (AMBROSIO, 2007, p. 12). Assim, conseguimos perceber que a armazenagem de materiais não se tornou importante nos últimos anos devido à evolução da logística, ela existe desde os primórdios da civilização, primeiro porque os recursos não estão em abundância em qualquer lugar da natureza, então o homem sempre teve de armazená-los para garantir sua sobrevivência. Os primeiros depósitos de que se tem notícia foram construídos com o objetivo de armazenar os papiros e os trigos excedentes, e foram erguidos pelos egípcios cerca de três mil anos antes de Cristo. A sociedade começou a evoluir e desta forma o conceito tornou-se mais receptivo e globalizado até os dias atuais, e oportunidades começaram a surgir. O armazém tem dentro de uma empresa um papel importante, contribuindo para o bom funcionamento da cadeia logística, sendo um fator positivo de garantir a produção, mantendo estocadas as quantidades corretas de matéria-prima e/ou produto acabado. Segundo Reinaldo Moura, armazenagem é a denominação genérica e ampla que inclui todas as atividades de um ponto destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais (depósitos, almoxarifados, centros de distribuição etc.) (MOURA, 1997, p. 4). A missão de um armazém é expedir produtos com qualquer figuração, para o passo seguinte da cadeia logística, sem os danificar ou modificar de forma indesejável, fornecer produtos acabados; para isso há muitos passos a dar e, portanto, algumas oportunidades de melhorias nas operações do armazém, que podem ser aproveitadas, melhorando os métodos de desempenho no serviço oportuno, contínuo e eficiente ao consumidor. Se o armazém não conseguir processar encomendas de forma rápida e eficaz, então os esforços de melhoria da cadeia logística da empresa serão prejudicados. Uma ferramenta inovada e de suporte é a tecnologia de informação, e as distribuições desempenham um papel importante na melhoria das operações do armazém. O melhor sistema de informação, no entanto, não servirá de nada se os sistemas físicos necessários para fazer sair os produtos do armazém tiverem restrições, forem mal utilizados ou estiverem desatualizados Há muitas oportunidades de melhorias nas operações de armazenagem, que podem tornar mais eficientes as operações de processamento e expedição das encomendas em um armazém, cujos principais objetivos primários são definidos mais claramente por: maximizar a utilização da mão-de-obra, do equipamento, do espaço, da energia; o giro de estoques; o acesso às mercadorias; a proteção de todos os itens; o controle de perdas; o serviço aos consumidores; a produtividade e minimizar os custos. Nessas oportunidades estão incluídas atividades, tais como a separação e preparação de pedidos cross-docking, produtividade, utilização do espaço e serviço de valor acrescentado, acondicionamento, conservação e recondicionamento dos produtos. É evidente a importância de se estudar e analisar a real necessidade de se manter um armazém, levando em consideração os aspectos financeiros e de marketing. A armazenagem é uma forma de gerir economicamente o espaço necessário para montar um estoque de mercadorias, buscando redução de custos, coordenar suprimento e demanda, fazer estoques de segurança, realizar o processo de produção e agregar valor, que podem formar

3 ARMAZÉM E SUA REPRESENTAÇÃO EM UMA OPERAÇÃO LOGÍSTICA o conjunto de mercadorias de uma empresa; englobando as funções de localização recomendase priorizar estruturas com uma boa localização geográfica, com vias de acesso facilitado, de forma a beneficiar o trânsito dos meios de transportes. 2 DESENVOLVIMENTO A função do armazém é expedir produtos com qualquer configuração, para o passo seguinte da cadeia logística, sem os danificar ou modificar de forma indesejável. Seu propósito fundamental é estar provido de espaço para o fluxo de materiais entre as funções comerciais e operacionais que não tenham fluxo linear contínuo de abastecimento, e também a redução dos custos. (MOURA, 1997, p. 20) A necessidade de integração logística evoluiu de dentro para fora das organizações, constituindo um conjunto de organizações desde os fornecedores de matérias-primas até o consumidor final, que se inter-relacionam. Com isso, podemos ampliar o conceito de armazenagem, que consiste em receber materiais de fornecedores e estocá-los até que sejam solicitados por um usuário, retirá-los do estoque quando solicitados e expedi-los ao consumidor. (MOURA, 1997, p 13). Nesse contexto altamente competitivo, a armazenagem se torna relevante no requisito qualidade do serviço de distribuição, atuando como fator estratégico, um facilitador para conquista dos clientes, pois poderá atender ao surgimento de uma necessidade. As operações de armazenagem não fogem à regra de manusear, estocar os materiais, incluem-se em seu conceito todas as atividades de um ponto destinado a guardar temporariamente e à distribuição de materiais (receber o material, descarregar, inspecionar, separar, carregar, movimentar, consolidar, unitizar ou paletizar, expedir, picking - separação de produtos, segurança, embalagem, montagem, controle e resolução de problemas com a documentação). Diz-se que a armazenagem dá às mercadorias um valor de tempo, quando elas estão disponíveis em um lugar e são desejadas em outro, ou está separada por usuários pelo tempo, o serviço a estes padece, produtos e vendas podem ser perdidos se não houver a possibilidade de cumprir com a oferta realizada. O armazém é o elo que une a produção ao consumidor, ou também o fornecedor ao consumidor, e suas funções não se limitam ao simples recebimento, conservação e expedição de materiais, elas também incluem tarefas do tipo administrativo e contábil (MOURA, 1997, p. 5). Alguns autores afirmam que manter um armazém possui um custo alto. Mas existem razões básicas para que uma empresa utilize um armazém nas suas operações, que podem ser sintetizadas em alguns argumentos a seguir: redução dos custos de transporte e produção (reduzidos pelo efeito escala), coordenação entre a oferta e a demanda (produtos sazonais e demanda constante do mercado, oscilação de preços em mercadoria do tipo commodities ), os efeitos de mercado (armazenagem das mercadorias próxima dos pontos de consumo pode ser um diferencial competitivo para atendimento mais rápido aos clientes, oportunidade de ganhos especulativos, tanto para compras como para vendas). O equilíbrio num processo produtivo (aproveitar de forma equilibrada estabelecendo um estoque mínimo de mercadorias produzidas); e a continuidade de produção (o custo de uma parada) por falta de insumos ou o aumento brusco da demanda pode ser decisivo na lucratividade da empresa, a forma de evitar 3

4 Mauro Carlo Santana da Silva e Alexsandra Machado da Silva dos Santos 4 a insegurança nos fornecedores ou a incerteza de aumento da demanda é a adoção de uma política de estoques mínimos. Caso o armazém não consiga processar as encomendas de forma rápida, eficaz e precisa, então, os esforços de melhoria da cadeia logística da empresa serão prejudicados. A tecnologia de informação e a distribuição desempenham um papel importante na melhoria das operações do armazém, contribuindo para troca simultânea das informações; no entanto, não servirá de nada se os sistemas físicos necessários para saída dos produtos do armazém tiverem restrições, forem mal utilizados ou estiverem desatualizados. Todos os armazéns têm fluxos de entrada, fluxos de saída entre as diferentes áreas que constituem um armazém, recebem as mercadorias e remetem para as três áreas diferentes: a zona de reserva, que recebe os produtos da área de recepção e reabastece a área de separação e preparação de pedidos; zona de separação e preparação de pedidos, que recebe os produtos tanto da área de recepção como da zona de reservas e os processa para as zonas de separação e preparação de pedidos de menos de um caixa e acumulação, separação, embalagem e unificação, e por último a expedição, que recebe os produtos enviados diretamente da recepção, por crossdocking, tal como todos os produtos da zona de separação e preparação de pedidos. Assim, esse processo ocorre, entre outras razões, para melhorar o atendimento aos consumidores, reduzir custos de frete e otimizar custos de produção. É evidente, portanto, a importância deste serviço pelo aspecto econômico da gestão empresarial, extremamente competitivo, baseando-se na manutenção da clientela, a obtenção de lucro e a permanência da empresa no mercado. Alguns autores defendem que a armazenagem pode ser conceituada como uma necessidade ou um mal necessário, que armazenagem e estocagem de mercadorias constituem funções essenciais em um sistema logístico e que os custos podem absorver de 12% a 40% das despesas de uma empresa. Dentro da cadeia de abastecimento, uma importante função para atender com efetividade a gestão é a armazenagem (BALLOU, 1993, p. 113). Por mais paradoxal que possa parecer, o melhor armazenamento é nenhum armazenamento; consideramos, então, que o melhor é estocar menos; com menor frequência, em menores volumes, mais objetivamente e de forma menos centralizada, reduz custos e aumenta a eficiência do processo. (MOURA, 1997, p. 47). O nível do estoque equilibra-se entre o menor possível para minimizar os custos, e um nível mais alto para não haver falta de produto e consequente perda de venda. Um estoque alto garante o pronto atendimento aos clientes, mas em compensação implica em custos de oportunidades e financeiros perdidos, já que o dinheiro estará comprometido na forma de estoque. O dimensionamento de área ou espaço físico (dimensão da área destinada à armazenagem deve ser compatível para o que se destina e facilite as operações internas de movimentação de cargas e dos meios de transportes, armazenamento dos produtos acabados ou semiacabados ou da matéria- prima, arranjo físico) deve ser utilizado a fim de melhorar a adequação às necessidades e características dos produtos, com objetivo de otimizar espaço que possibilite receber maior quantidade de itens com a menor quantidade possível de movimentação, diminuindo dessa forma pontos de refugo e retrabalho, incluindo saídas de emergência, iluminação, ventilação e proteção contra descargas atmosféricas. Já os recursos humanos se referem aos profissionais qualificados para aumentar as chances de sucesso em um empreendimento, e o Sistema de

5 ARMAZÉM E SUA REPRESENTAÇÃO EM UMA OPERAÇÃO LOGÍSTICA informações refere-se às tecnologias aplicadas para o gerenciamento da armazenagem, operando com sistemas informatizados como o EDI (Interchange Date Eletronic) ou WMS (Wharehouse Management Systems); primando pela eficiência nos controles internos e pela troca de informação mais rápida que serão comentados mais à frente. A definição pela armazenagem é uma decisão estratégica que passa por um amplo planejamento, considerando as necessidades e o nível de serviço que se deseja oferecer ao cliente. Com a necessidade de integração, a Logística evoluiu de dentro das empresas para fora das organizações, constituindo um conjunto de atividades, desde os fornecedores de matériasprimas até o consumidor final. Para esta constituição integrada, deu-se o nome de cadeia de abastecimento, e o gerenciamento logístico se faz agora com base na gestão da cadeia de abastecimento. A gestão da cadeia de abastecimento tem base na efetividade, ou seja, eficiência com eficácia, dos fluxos de materiais, informações e dinheiro, visando agregar valor para o consumidor final no atendimento de suas necessidades e expectativas, e dentro da cadeia de abastecimento a armazenagem é uma importante ferramenta para o atendimento com efetividade à gestão e à armazenagem. (MOURA, 1997, p. 9). A armazenagem possui importância devido ao fato de que a constitui um sistema de alimentação em relação ao fluxo logístico de toda a cadeia, que serve de guia para uniformidade e a continuidade, assegurando um adequado nível de serviço ao consumidor final. O processo de armazenagem é visto mais como um prestador de serviço do que uma função de serviço ao consumidor final e uma função produtiva que agrega valor ao produto, ou seja, a armazenagem não agrega valor ao produto e sim custos, assim sendo podemos considerar que se caracteriza como um mal necessário para as organizações conduzirem adequadamente os seus processos logísticos. A conservação do material é um fator extremamente importante, devendo adequar os materiais de acordo com suas características de modo a serem preservadas até a entrega ao consumidor final, a não conservação de maneira adequada poderá trazer à empresa sérios prejuízos. Seguindo as regras de conservação e segurança dos materiais, obtém-se um nível de serviço eficiente e eficaz na qualidade dos produtos, gerando, assim, novos clientes e maximizando a lucratividade da empresa. A armazenagem pode até se caracterizar como uma conveniência na cadeia de abastecimento, os produtos podem ser alocados em pontos de demanda, sem a necessidade de armazenagem adequada, no entanto, o efeito pode ser uma má programação de produção, um nível de serviço péssimo ao cliente, assim como o uso ineficiente dos recursos de movimentação e transporte, e com tudo isso contribui ainda mais para perdas de rendimentos e para aumento dos custos. Armazenar é gerenciar eficazmente o espaço tridimensional de um local adequado e seguro, colocado à disposição para guarda de mercadorias que serão movimentadas rápida e facilmente, com técnicas compatíveis às respectivas características preservando a sua integridade física e entregando a quem de direito no momento aprazado. Para uma ótima configuração de uma armazenagem, é preciso que haja o planejamento prévio da área antes de aceitar a contratação de um lote a ser estocado, implantar o arranjo físico necessário na área de armazenagem, otimizando o espaço físico, desenvolver um processo de armazenagem técnico e seguro. 5

6 Mauro Carlo Santana da Silva e Alexsandra Machado da Silva dos Santos 6 Os armazéns são projetados a partir do fluxo de produtos, para servir às necessidades básicas como um amortecedor entre as operações produtivas e as de distribuição física, para prevenir ou compensar eventuais atrasos, greves etc., a fim de garantir o processamento de fases essenciais aos processos de fabricação, permitem economia de escala nas compras e nos transportes por meio da aquisição de grandes lotes. O layout de um típico armazém, embora nem todos os armazéns sejam organizados na forma linear, é formado por cinco setores diferentes: um galpão de recebimento, uma área para armazenagem de cargas, uma área de separação, uma ou mais áreas de montagem do pedido e um galpão de embarque. A preocupação mais importante na hora de projetar o layout é manter altas taxas do fluxo entre os setores. Os armazéns empurram o estoque para dentro e puxam o estoque para fora, usando dos conceitos (push) empurrar e (pull) puxar, para controlar o fluxo de estoque do galpão de recebimento para o galpão de embarque. Quando um pedido chega, o sistema de gerenciamento de armazéns gera uma lista de separação, indicando as quantidades de cada item incluídas no pedido. No âmbito dos negócios internacionais, observa-se a interdependência entre diferentes cadeias de suprimento, em que as partes envolvidas buscam fornecimentos regulares e constantes. Assim, é fundamental a viabilização de reduções nos preços unitários dos produtos, seja pelos ganhos em escala, seja pela queda dos custos financeiros das operações. A incessante busca pela redução de custos passou a ser parâmetro para obter competitividades em cenário de comércio internacional cada vez mais intenso. Prioridades competitivas na administração dos materiais se fazem quando respeitam os princípios: custo, qualidade, entrega, flexibilidade e serviço. Em contrapartida deve utilizar de forma mais apropriada sua produção com menores gastos e utilização de tempo. A atividade logística de armazenagem refere-se à administração do espaço necessário para manter estoques. A armazenagem e manuseio de mercadorias são, então, componentes essenciais do conjunto de atividades logísticas. Os seus custos podem absorver de 12% a 40% das despesas logísticas de uma empresa. Ao contrário do transporte, que ocorre entre locais e tempos diferentes, a armazenagem e o manuseio de materiais acontece na grande maioria das vezes em algumas localidades fixadas. É de extrema importância estabelecer o conceito racional dos termos estocagem e armazenagem, que são normalmente confundidos e trocados na prática, pois são frequentemente usados para identificar coisas semelhantes, mas muitos estudiosos preferem distinguir os dois. Em essência, a armazenagem é a denominação genérica e ampla que inclui todas as atividades de um ponto destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais, enquanto estocagem é uma das atividades do fluxo de materiais no armazém e o ponto destinado à locação estática dos materiais. Dentro de um armazém, podem existir vários pontos de estocagem, que é uma parte da armazenagem. O desafio de todo operador logístico é conseguir manter o equilíbrio entre estes parâmetros, principalmente nos quesitos tempo e flexibilidade, por isso é tão importante ter estratégias para localização do armazém quanto à capacidade de lidar com uma surpresa durante o processo, relacionada às alterações na quantidade dos produtos e de matériaprima, adquirido pelo cliente. A concorrência e o processo de globalização fazem com que as empresas que desejam manter-se no mercado busquem, continuamente, novas maneiras de

7 ARMAZÉM E SUA REPRESENTAÇÃO EM UMA OPERAÇÃO LOGÍSTICA gerar lucro e satisfazer os clientes. Nesse sentido, as operações logísticas assumem grande importância, uma vez que o gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos é primordial para obter vantagem competitiva. A fase do aprimoramento do ciclo de atendimento começa na seleção dos pedidos. O que é normalmente uma decisão fácil, pois o fornecedor apenas envia os produtos a partir do armazém. Porém existem mais variáveis a serem consideradas quando os produtos são fabricados de acordo com demanda de uma empresa, o que significa que não ficam pedidos no armazém. São vários os fatores que facilitam e contribuem a esta mudança. Entre os mais relevantes estão: A profissionalização e a especialização são itens fundamentais para que a gestão da logística seja considerada como uma fonte importante de oportunidades competitivas e se destinam recursos a ela. A visão tradicional da mera gestão burocrática de estoques, armazéns e transporte está em vias de extinção. Aparição de empresas especializadas: fruto desta profissionalização da logística moderna têm aparecido no mercado empresas que oferecem serviços logísticos integrais: análise, projeto, implementação e gerenciamento das necessidades logísticas da empresa. Com ela se abriu a possibilidade da subcontratação de toda ou parte da cadeia logística. Aparição de novos modelos de organização também é um fator importante para a conceituação da logística, a partir da teoria de que o estoque é sempre sinal de problemas a serem resolvidos. As novas estratégias logísticas são muitas e variadas, e dependem, em grande parte, do setor industrial. Tentar abordá-las em apenas um artigo seria uma atitude um tanto ambiciosa, porém algumas das mais importantes são apresentadas para que ajudem a ilustrar estas mudanças que se estão produzindo com grande rapidez nos últimos anos. 3 CONCLUSÃO Nas décadas de 1960 e 1970, houve uma ênfase na utilização de novas tecnologias nos depósitos, que proporcionaram novos e melhores procedimentos e técnicas de armazenagem e manuseio. Na década de 1980, os esforços concentraram-se em tecnologias de manuseio e de aperfeiçoamento da configuração de sistemas de armazenagem. Já a partir da década de 1990, atenção aos depósitos tem-se concentrado em flexibilidade e no uso da tecnologia de informação (TI). Os sistemas de gestão por software otimizam as operações de armazenagem a partir do eficiente gerenciamento de informações e conclusão de atividades com alto nível de controle e acuracidade do inventário, flexibilidade para atender às expectativas do mercado frente às crescentes exigências dos clientes quanto a produtos e características de entrega. E a partir de informações mais ajustadas e o controle mais apurados, poderemos melhorar a capacidade de serviço ao cliente. Atualmente, muitos operadores logísticos, e até empresas, vêm utilizando centros de distribuição para conseguirem ganhos de eficiência aliado a possíveis reduções de custo. Cabe ressaltar que os CDs muitas vezes são confundidos com depósitos, galpões ou almoxarifados, porém apresentam características diferentes. Os galpões são estruturas físicas para armazenagem, não envolvendo nenhuma operação logística. Os almoxarifados são normalmente associados a armazéns localizados nas empresas. Nos almoxarifados ficam estocadas as peças para reposição, materiais. 7

8 Mauro Carlo Santana da Silva e Alexsandra Machado da Silva dos Santos O conceito de competitividade é muito dinâmico. O que deu certo no passado exige ajustes no presente e poderá ser completamente obsoleto no futuro. Neste cenário, as empresas que obtém êxito são aquelas que se antecipam às mudanças e desenvolvem estratégias competitivas embasadas na flexibilidade e na velocidade REFERÊNCIAS BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, MOURA, Reinaldo Aparecido. Sistemas e técnicas de movimentação e armazenagem de materiais. 6. ed. rev. São Paulo: IMAM,