INTRODUÇÃO: HÁ 90 ANOS FAZENDO HISTÓRIA!

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1 Relatório da Gestão

2 INTRODUÇÃO: HÁ 90 ANOS FAZENDO HISTÓRIA! A Sociedade Beneficente das Damas Israelitas no RJ Froien Farain - foi criada em 1923, a partir de um comitê de assistência social aos imigrantes refugiados da Europa. O objetivo era ajudá-los a encontrar moradia, trabalho e fornecer-lhes alimentação, roupas e medicamentos. O trabalho evoluiu e, em 1958, as damas compraram um imóvel na Tijuca para melhor acolher e abrigar os idosos. Nos anos 70, foi criada a Casa de Recuperação, logo reconhecida pela excelência dos serviços prestados aos pacientes, que lá permanecem por período curto, enquanto necessitem de cuidados especiais até o seu total restabelecimento. Em 1989, o Froien Farain fundou o Lar Geriátrico para idosos com síndromes geriátricas que acarretem incapacidade funcional (comprometimento cognitivo e/ou funcional nas modalidades II e III cf. a RDC/ANVISA nº 283/2005). Conhecida inicialmente como Casa Geriátrica, ela é hoje classificada pela ANVISA como ILPI Instituição de Longa Permanência para Idosos. Hoje o Froien Farain conta com uma série de serviços assistenciais profissionalizados em sua sede, além de manter a Casa de Recuperação e a ILPI, com acomodações para até 50 internos. O Froien Farain também abriga a farmácia da FIERJ, a Sinagoga e um Bazar Beneficente. Como na maioria das instituições, principalmente as filantrópicas, inicialmente a administração foi orientada quase que exclusivamente pelo principio ético/moral da beneficência e do amor ao próximo. Mas na atualidade, essas instituições, além de preservar o ideal humanitário da Tsedaká, também precisaram implantar projetos de planejamento e gestão profissional adequados. No caso do Froien Farain, a profissionalização da gestão tornou-se premente devido à necessidade: a) de superar a crônica situação de deficit financeiro; b) de atender às normas da ANVISA em relação a ILPIs; c) de aperfeiçoar a qualidade do atendimento aos internos. Com a nomeação da Dra. Henriette Krutman, voluntária com vasta experiência em gestão, as damas do Froien Farain viabilizaram a incorporação de conhecimentos, técnicas e práticas funcionais imprescindíveis à própria sobrevivência institucional. Hoje, o Froien Farain ruma firme para se tornar uma instituição de excelência na sua categoria, graças ao esforço sinérgico entre as diretoras e a gestão profissionalizada. GESTÃO FINANCEIRA A sociedade tem como principal fonte de recursos as contribuições dos associados, doadores e de alguns dos pacientes da ILPI e da Casa de 1

3 Reabilitação. Além disso, recebe doações de artigos usados para revender em seu bazar beneficente. O trabalho iniciou-se com uma análise detalhada do histórico das receitas e despesas, identificando e mapeando os pontos passíveis de ações imediatas, objetivando à redução do dispêndio. A continuidade dessa análise sistemática nos permitirá trabalhar com previsão orçamentária e viabilizar o direcionamento para resultados. I - Medidas de economia e racionalização de custos: a) CEDAE: revisão do número de economias, resultando em diminuição da fatura mensal em cerca de R$ 3.500,00; b) Telefonia: negociação de novo plano com a Oi, resultando em economia mensal de cerca de R$ 1.000,00; c) Pessoal: contratação de cuidadoras e técnicos de enfermagem temporários, eliminando a dobra de turno ; d) Revisão de todos os contratos de prestação de serviços, resultando no cancelamento e/ou renegociação de vários deles, com economia mensal de cerca de R$ 3.000,00; e) Troca do ticket refeição pela alimentação preparada in loco, com economia mensal de cerca de R$ 7.000,00 f) Levantamento do custo/leito e revisão da tabela de preços praticados nas internações; g) Negociação de reajustes com as famílias dos internos; h) Implantação de novas planilhas para o acompanhamento e análise das receitas e despesas. SEGURANÇA A preocupação com o acolhimento seguro dos internos nos levou a priorizar algumas ações em 2012 abaixo descritas. II - Medidas de melhoria estrutural, ambiental e de serviços. a) Elaboração de relatório sobre segurança, análise de riscos, evacuação e plano de fuga em caso de incêndio; b) Contratação de arquiteto para a elaboração de projetos arquitetônicos funcionais, de modernização e para a melhor utilização do espaço disponível; c) Ampliação e modernização do sistema de CFTV (com 32 câmeras e imagens disponíveis online, pela internet); d) Contratação de serviço de UTI Móvel para emergências médicas de internos e funcionários (contrato na modalidade área protegida ); e) Contratação do Dr. Davis Taublib como diretor-médico (Nov/12); 2

4 f) Estabelecimento do regime de 12hx36h (88 horas de cobertura, todos os dias) para as enfermeiras. GESTÃO III - Medidas de melhoria organizacional:: a) Benchmarking: visitas ao Residencial Albert Einstein, Villa Vecchia, e Casa da Mãe Pobre, levantando procedimentos e práticas em instituições congêneres de primeira linha; b) Pesquisa de ambiência (clima organizacional) junto ao corpo funcional; c) Pesquisa de satisfação junto aos familiares dos internos; d) Revisão e implantação de novas rotinas operacionais para a gestão e atividades-fim; e) Elaboração do Manual de Cargos, com descrição das atribuições e responsabilidades dos funcionários; f) Revisão do Estatuto, Regimento Interno e documentação básica; g) Preparação institucional para registro na ANVISA; h) Projeto de identidade visual; i) Criação do cargo de gerente administrativo-financeiro (em julho/12); j) Criação do cargo de gestor (em agosto/12); k) Contratação da gerontóloga Dra. Maria Angélica Sanchez, que realizou 4 oficinas para o levantamento situacional e proposta de remodelagem institucional; l) Contratação das consultoras Glaucia e Alessandra, enfermeiras do Hospital Samaritano, para a normatização de procedimentos, avaliação, seleção e treinamento dos técnicos de enfermagem e cuidadores de idosos; m) Negociação de novas bases de remuneração para a equipe multidisciplinar (fisioterapeuta, psicóloga, psiquiatra, musicoterapeuta, terapeuta ocupacional, nutricionista, assistente social, fonoaudióloga, dentre outros profissionais); n) Implantação de índices de ressuprimento e de controles de estoque para materiais, medicamentos, alimentos e lavanderia; o) Criação e alimentação de página no Facebook para a Sociedade. RECEITA IV - Medidas PARA INCREMENTAR A RECEITA: a) Regularização das certidões de utilidade pública municipal e estadual e pleito da certidão para o nível federal; 3

5 b) Criação de um banco de dados consolidando as informações sobre os associados; c) Negociação de reajustes com as famílias dos internos; d) Modelagem de campanhas para captação de recursos; ENFRENTANDO DESAFIOS Para garantir a sustentabilidade institucional de longo prazo, um dos pressupostos é a melhoria contínua da qualidade na prestação de nossos serviços. Oferecer cuidados seguros e adequados é uma prioridade básica e a equipe gestora tem procurado melhorar os processos de gestão, otimizando métodos e procedimentos, aperfeiçoando controles e relatórios destinados a subsidiar eficientemente o planejamento e a avaliação desses serviços. A seguir, delineamos algumas iniciativas previstas para o ano de a) Substituição das caldeiras a gás pelas placas de aquecimento da água por energia solar (projeto pronto, aguardando patrocínio); b) Instalação de sistema integrado, tipo mini ERP, com servidor e rede para os computadores da administração e da enfermagem; c) Elaboração e implantação dos projetos arquitetônicos: iluminação, modernização dos quartos, realocação dos espaços funcionais etc. (projetos em andamento, aguardando patrocínio) d) Reformulação do Portal do FF na internet (aguardando patrocínio); e) Revisão do funcionamento do bazar e da farmácia; f) Revisão do funcionamento da área de marketing; g) Implantação de Recepção multifuncional (modelo hospitalar); h) Revisão do Estatuto, regulamentos e contratos; i) Implantação do Manual do Colaborador (para a equipe funcional). j) Sistemas informatizados para suporte às atividades-fim e de gestão. k) Incremento da colaboração e interface entre a Sociedade e a Sinagoga Beit Yaacov, que funciona na sede do Froien Farain. l) Realização de eventos comemorativos dos 90 anos do Froien Farain. 4

6 FROIEN FARAIN: Há 90 anos investindo na assistência social à nossa comunidade. Renovando sempre, para cuidar melhor! 5