RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2018

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1 RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2018

2 ÍNDICE 1 ENQUADRAMENTO E OBJECTIVOS Missão Visão Valores Política da Qualidade ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Respostas Sociais Pessoas Idosas Serviços de Ação Social Família e Comunidade Estrutura organizacional Recursos Humanos Instalações, equipamentos e viaturas Parcerias AVALIAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO Avaliação do Nível de Execução do Plano de Ação ATIVIDADES REALIZADAS RESULTADOS OBTIDOS Satisfação de Clientes por Resposta Social Satisfação de Colaboradores Satisfação de Parceiros PROPOSTAS DE INTERVENÇÃO FUTURA IMP A 19/12/2016 Página 2 de 12

3 1 ENQUADRAMENTO E OBJECTIVOS 1.1 Missão A Associação de Solidariedade Social da Foz do Arelho tem como principal objetivo assegurar uma prestação de serviços qualificada e competente às pessoas na velhice e invalidez e respetivas famílias, no sentido de alcançar a melhoria da qualidade de vida, envolvendo colaboradores, fornecedores bem como a comunidade em geral; 1.2 Visão A Associação de Solidariedade Social da Foz do Arelho tem como ambição vir a ser uma instituição de referência no distrito de Leiria, na área das respostas sociais para a população sénior. 1.3 Valores Respeito Ética Profissional Dedicação Responsabilidade Compromisso 1.4 Política da Qualidade Para promover o desenvolvimento da instituição, satisfazer as necessidades e expectativas dos nossos clientes e colaboradores, assumimos os seguintes compromissos: Melhorar a qualidade de vida das pessoas e famílias, assegurando as suas necessidades; Promover a autonomia do individuo, valorizando-o; Garantir a igualdade de tratamento; Fomentar o trabalho em equipa; Acrescentar irreverência - onde já existe experiência e competência -, ao nosso quadro de profissionais; Incentivar a participação de todos, incluindo fornecedores e parceiros, preparando e implementando ações que visam a melhoria contínua da Qualidade dos nossos serviços; Cumprir os requisitos legais e normativos bem como outros aplicáveis à instituição. IMP A 19/12/2016 Página 3 de 12

4 2. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 2.1. Respostas Sociais Pessoas Idosas A Associação de Solidariedade Social da Foz do Arelho (ASSFA), instituição particular de solidariedade social, oferece três respostas sociais no apoio à terceira idade. O Serviço de Apoio Domiciliário (SAD), enquanto primeira resposta social da ASSFA, prevê a prestação de serviços no domicílio do utente, como cuidados de higiene e imagem, alimentação, tratamento de roupa, animação, aquisição de bens e serviços. Com capacidade para 40 utentes e acordo de cooperação para 28, o SAD funciona todos os dias úteis com fornecimento de alimentação (inclusive ao sábado). O Centro de Dia tendo acordo de cooperação para 20 utentes e capacidade para 40, veio complementar o Serviço de Apoio Domiciliário, na medida em que presta os serviços necessários à satisfação nas necessidades básicas da população idosa, sem que abandonem permanentemente o ambiente familiar. A Estrutura Residencial para Idosos dispõe de um serviço 24 horas, com capacidade para 37 utentes, com acordo de cooperação para 26 utentes. Esta resposta social presta apoio a utentes que necessitam de cuidados que satisfaçam as suas necessidades básicas durante as 24 horas diárias e, que os impossibilitam de permanecer no seu seio familiar Serviços de Ação Social Família e Comunidade O Programa de Ajuda Alimentar, prestado através de acordo de cooperação com o Banco Alimentar Contra a Fome do Oeste, apoia agregados familiares em situação de carência económica e privação de realização das necessidades básicas, residentes na freguesia da Foz do Arelho, Nadadouro e Serra do Bouro, distribuindo mensalmente um cabaz com bens alimentares para confeção. A Cantina Social, impulsionada no âmbito do Programa de Emergência Alimentar, e também para apoio a agregados familiares em situação de privação, distribuiu diariamente refeições confecionadas no concelho de Caldas da Rainha para 100 utentes, cujo protocolo com a Segurança Social terminou em Outubro de IMP A 19/12/2016 Página 4 de 12

5 2.2. Estrutura organizacional Para apoiar os serviços mencionados a ASSFA conta com os Serviços Administrativos, quadro técnico qualificado, cozinha, lavandaria e transporte. São ainda atendidos todos os requisitos relacionados com Higiene e Segurança no Trabalho, Segurança Contra Incêndios, Segurança de Pessoas e Higiene e Segurança Alimentar Recursos Humanos A Associação de Solidariedade Social da Foz do Arelho encontra-se organizada em três níveis de gestão: Nível Institucional (Gestão do Topo), área onde são decididas as estratégias da instituição e, de um modo geral, definidos os equilíbrios e procedimentos que asseguram a sobrevivência e o sucesso de todo o sistema institucional; Nível de Gestão (Gestão Intermédia), processo de intervenção sobre as realidades operacionais visando melhorá-las, segundo critérios de rendibilidade e de acordo com as necessidades dos clientes; e Nível Operacional, que diz respeito às restantes funções, onde se realizam formas de combinação de recursos humanos e materiais/equipamentos, que a Instituição utiliza para a prestação dos serviços. Neste sistema, a racionalidade das decisões permanece limitada aos aspetos técnicos. A organização é composta por um total de 34 colaboradores. IMP A 19/12/2016 Página 5 de 12

6 2.4. Instalações, equipamentos e viaturas A Associação de Solidariedade Social da Foz do Arelho dispõe atualmente, no seu edifício de 20 quartos para a Estrutura Residencial para Idosos, um WC com banho de ajuda, WC`s adaptados (também para a resposta social de Centro de Dia), duas Salas de Convívio, serviços de lavandaria, cozinha, refeitório de utentes, sala de animação, sala de pessoal, refeitório de pessoal, posto médico e enfermaria, serviços administrativos, sala de Direção e gabinetes direção e coordenação, estacionamento privativo, 5 viaturas, (das quais 2 de transporte coletivo) Parcerias PARCEIRO ÂMBITO 1 Azenha Guest Lavandaria 2 Banco Alimentar Apoio alimentar 3 Centro Social e Recreativo da Foz do Arelho Atividades recreativas 4 Junta de Freguesia Atividades recreativas 5 Santa Casa da Misericórdia de Caldas da Rainha Cantina Social 6 Associação de Desenvolvimento Social da Freguesia de Alvorninha Cantina Social 7 Centro de Apoio Social da Freguesia de São Gregório Cantina Social 8 Instituto Politécnico de Leiria Estágios curriculares 9 Farmácia da Foz do Arelho Serviços 10 Infancoop Atividades intergeracionais Resposta face as ocorrências no fornecimento de refeições. 11 ETEO Estágios curriculares 3. AVALIAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO As ações prevista no Plano de Ação para o ano de 2018 não foram cumpridas a 100%, contudo a não realização de algumas atividades não comprometeram o alcance da maioria das metas definidas. O ano 2018 foi marcado pelo alcance da Certificação ISO 9001:2015 e pela consolidação do sistema de gestão da qualidade. IMP A 19/12/2016 Página 6 de 12

7 3.1. Avaliação do Nível de Execução do Plano de Ação No Plano de Ação 2018 foram planeadas 31 ações das quais 7 não foram realizadas, obtendo uma taxa de execução de 78%. Como referido anteriormente, nem todas as atividades não realizadas comprometeram o alcance das metas definidas, pois apenas as metas do OE2: Promover a formação profissional e motivação dos colaboradores não foram alcançadas, que corresponde a 3 atividades não realizadas. 4. ATIVIDADES REALIZADAS Na sequência do planeamento das atividades a desenvolver durante o ano 2018, apresenta-se a execução das ações. OBJETIVO ESTRATÉGICO OE1: Garantir a sustentabilidade da instituição OE2: Promover a formação profissional e motivação dos colaboradores OE3: Garantir a operacionalidade das infraestruturas OE4: Melhorar a Qualidade dos Serviços OBJETIVO OPERACIONAL Aumentar receita Reduzir despesa Fortalecer as relações de equipa Envolver os colaboradores Gerir a manutenção preventiva e curativa AÇÕES Participação na Festa da Vila Realização da Feira da Primavera Realização da Feira de Natal Venda de produtos artesanais Realização da Caminhada pela Foz Calendário 2019 Desenvolver uma campanha para angariação de donativo relativo à consignação do IRS Serviços: Lavandaria e Takeaway interno Desenvolver uma campanha interna de sensibilização para a racionalização do consumo Participar nas medidas de emprego-inserção promovidas pelo IEFP Atividade Outdoor Ações de gestão emocional Realização de reuniões de equipa Realização parceria com o Cencal Definir e Implementar Plano de Manutenção EXECUÇÃO Gerir os EMM's Definir e Implementar Plano de Calibração Reduzir o n.º de NC associadas a cada Processo Aumentar a taxa de eficácia dos Planos Individuais Conclusão da implementação do SGQ Frequência de ações de formação sobre técnicas de intervenção na pessoa idosa pelos técnicos da ASSFA. IMP A 19/12/2016 Página 7 de 12

8 OE5: Garantir a satisfação dos clientes, colaboradores e parceiros Monitorizar o funcionamento dos processos Auscultar a opinião dos clientes, colaboradores e parceiros Melhorar a imagem institucional Definir e Implementar Programa de Auditorias Avaliar fornecedores Aplicação de questionários de satisfação e desenvolver ações face às áreas que resultam em menor grau de satisfação. Alteração do logotipo institucional Fomentar o interesse na realização de estágios e/ou projetos com escolas e universidades OE6: Promover a imagem institucional Aumentar o n.º de inscrições Divulgar as atividades promovidas e realizadas Presença nos eventos concelhios e de freguesia Publicação mensal no Facebook Divulgação pelos parceiros das atividades a realizar. Obter reconhecimento externo Certificação do SGQ Criação de um espaço de convívio aberto à comunidade OE7: Envolver a comunidade e garantir a satisfação dos sócios Aproximar a comunidade à Instituição Organização de atividades para séniores ativos Promover atividades na instituição abertas à comunidade Criar vantagens para os sócios e angariação de novos sócios Enumera-se de seguida os motivos que condicionaram a execução das atividades não realizadas: Atividade não realizada Motivo Realização da Caminhada pela Foz Indisponibilidade por parte do Parceiro Farmácia da Foz Arelho. A Ação transita para o ano Calendário 2019 Redução da equipa técnica. A Ação transita para o ano Atividade Outdoor Falta de adesão por parte dos colaboradores. Ações de gestão emocional Abandonado por não ser requisito da Norma ISO 9001:2015. Realização parceria com o Cencal Falta de resposta do Cencal. Devido à instituição se encontrar em fase de Certificação optou-se por Alteração do logotipo institucional não alterar a imagem institucional tendo em conta que se teria de alterar todos os documentos em que o mesmo está inserido. A Ação transita para o ano Divulgação pelos parceiros das atividades a realizar. Redução da equipa técnica. IMP A 19/12/2016 Página 8 de 12

9 5. RESULTADOS OBTIDOS 5.1. Satisfação de Clientes por Resposta Social CENTRO DE DIA Taxa de satisfação = 97% SERVIÇO DE APOIO ADOMICILIÁRIO Taxa de satisfação = 96% IMP A 19/12/2016 Página 9 de 12

10 ESTRUTURA RESIDENCIAL PARA IDOSOS Taxa de satisfação = 94% 5.2. Satisfação de Colaboradores COLABORADORES Taxa de satisfação = 78% IMP A 19/12/2016 Página 10 de 12

11 5.3. Satisfação de Parceiros PARCEIROS Taxa de satisfação = 95% 6. PROPOSTAS DE INTERVENÇÃO FUTURA Algumas atividades planeadas para 2018 e não realizadas, transitam para o ano A salientar: Alteração do logotipo institucional; Caminhada; Calendário 2019 (para promover a autoestima e satisfação profissional dos colaboradores). Continuará a ser fomentado o envolvimento da comunidade na instituição, continuando com os workshops direcionados a séniores ativos, a comunicação com o exterior com meio de angariar novos clientes, bem como motivar os colaboradores. Será também aposta futura a diferenciação de serviços através da promoção de atividades de estimulação cognitiva a cliente no seu domicílio. IMP A 19/12/2016 Página 11 de 12

12 O presente Relatório foi aprovado pela Direção no dia de de conforme ata n.º e pela Assembleia Geral no de de, conforme ata nº. A Direção Anexo: Relatório de Contas 2018 IMP A 19/12/2016 Página 12 de 12