SEPARAÇÃO DOS PAPEIS DO CAD, CEO E DIRETORIA EXECUTIVA - DESCRIÇÃO DE ATRIBUIÇÕES Atribuições do Conselho de Administração...

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3 SUMÁRIO SEPARAÇÃO DOS PAPEIS DO CAD, CEO E DIRETORIA EXECUTIVA - DESCRIÇÃO DE ATRIBUIÇÕES Atribuições do Conselho de Administração Inclusão Regimento Interno Atividades do Diretor Presidente (CEO) Atividades do Diretor Financeiro (CFO) Atividades do Diretor Comercial Atacado e Varejo Atividades do Diretor de Operações Atividades da Controladoria...8 NORMATIVA AGRO COMERCIAL SANDRI LTDA - DELEGAÇÃO DE RESPONSABILIDADES Objetivo Responsabilidades Descrição Níveis e Limites de Aprovação Controle de Assinaturas Conferência de Assinaturas Assessoria Jurídica Revisão dos Limites Divulgação Alçadas...13 ANEXO

4 SEPARAÇÃO DOS PAPEIS DO CAD, CEO E DIRETORIA EXECUTIVA DESCRIÇÃO DE ATRIBUIÇÕES 4

5 1 - ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Inclusão Aprovar o orçamento anual da Agro Sandri Sandri, que deverá contemplar o plano de investimentos e, acompanhar periodicamente a sua execução; Tomar a iniciativa de propor eventuais alterações de contratos e de aumentos de capital, e ainda de emissões de obrigações que não caibam na sua competência; Aprovar a mudança de fornecedores e parceiros da Agro Sandri, quando este for determinante para o negócio; Avaliar anualmente pesquisa de mercado - NPS (Net Promoter Score), por exemplo, por segmento de mercado Regimento Interno Fixar a orientação geral dos negócios da companhia, definindo sua missão, objetivos e diretrizes, bem como aprovar o plano estratégico, os respectivos planos plurianuais e programas anuais de dispêndios e investimentos, acompanhando suas implementações; Aprovar a política de gestão de riscos e acompanhar a implementação; Constituir comitês, com atribuições específicas de análise e recomendação sobre determinadas matérias, e aprovar os respectivos regimentos internos; Nomear os membros do comitê de auditoria e dos demais comitês criados pelo conselho; Aprovar o código de conduta da companhia e o seu próprio regimento interno; Avaliar formalmente, os resultados de desempenho da companhia, do próprio conselho, da diretoria e, individualmente, dos membros de cada um destes órgãos; Fixar a remuneração individual do CEO, administrador e diretores; Deliberar sobre o pagamento de juros sobre capital próprio; Por qualquer de seus membros, fiscalizar a gestão dos diretores, examinar, a qualquer tempo, os livros, documentos e papéis da companhia, solicitar informações sobre contratos celebrados ou em vias de celebração, e sobre quaisquer outros atos, obtendo cópias sempre que assim achar necessário; Eleger e destituir o diretor - CEO e, por proposta deste, aprovar a escolha ou a dispensa dos demais diretores; Fixar as atribuições dos diretores, observando o que a respeito dispuser o acordo societário; Supervisionar o relacionamento entre os executivos e as demais partes interessadas (stakeholders); 5

6 Determinar a contratação de especialistas e peritos para melhor instruírem as matérias sujeitas à sua deliberação; Autorizar imobilizações para valores a partir de US$ 200,000.00, cotação base 30/04/2016; Autorizar a alienação de bens do ativo permanente acima de R$ 100,000,00 (cem mil reais) e R$ ,00 (duzentos mil reais) para as atividades de varejo e atacado, respectivamente; Autorizar a contratação de empréstimos e financiamentos para cobrir necessidade de capital de giro para valores a partir de US$ 500,000.00, cotação base 30/04/2016; Autorizar a contratação de empréstimos e financiamentos para cobrir investimentos para valores a partir de US$ 200,000.00, cotação base 30/04/2016; Autorizar a antecipação de pagamento de dividendos para os sócios; Autorizar em conjunto com os sócios a concessão de fianças, hipotecas e alienação fiduciária para fornecedores e/ou instituições financeiras; Manifestar-se sobre os relatórios da diretoria, as demonstrações financeiras e a proposta de destinação do resultado do exercício; Ter, sempre atualizado, um plano de sucessão do diretor-presidente e de todas as outras pessoas chaves da companhia; Outras atribuições definidas em lei e no acordo societário. 2 - ATIVIDADES DO DIRETOR PRESIDENTE (CEO) Implementar o planejamento estratégico aprovado pelo Conselho de Administração; Organizar, dirigir e controlar todas as atividades corporativas, de forma a permitir o desenvolvimento e sustentabilidade da empresa obedecendo o orçamento empresarial aprovado pelo Conselho de Administração; Realizar as estratégias, políticas, programas e planos de curto, médio e longo prazos, assim como coordenar e acompanhar o seu desenvolvimento; Manter o foco da companhia, assegurando a sua missão, valores e cultura, respondendo perante os acionistas/cotistas por resultados e perdas; Coordenar a atuação dos diretores promovendo a sinergia entre as áreas: administrativa/financeira, comercial, logística, suprimentos, indústria, trading e as unidades de negócios; Avaliar e reportar os relatórios de resultados corporativos da empresa, informando os acionistas/cotistas e Conselho de Administração sobre dados econômicos, financeiros e estratégicos; Manter e ampliar o network com o mercado; Representar a empresa, estudar e propor alianças estratégicas, defendendo os seus interesses, inclusive atuando junto às áreas governamentais; Avaliar a Diretoria Executiva, desenvolver lideranças e formar sucessores. 6

7 3 - ATIVIDADES DO DIRETOR FINANCEIRO (CFO) Elaborar e executar o planejamento financeiro; Coordenar a captação de meios e recursos financeiros, junto a instituições locais ou internacionais, privadas ou públicas, acompanhando a sua implementação, incluindo câmbio, hedge e derivativos; Avaliar, acompanhar e aprovar as propostas de mudanças que ocorrerão na empresa e que impactarão no fluxo de caixa e na estrutura de capital; Acompanhar os processos financeiros, contábeis, fiscais e de escrituração, respondendo pelo planejamento, pela organização e pelo desenvolvimento de curto, médio e longo prazo; Analisar o resultado operacional e elaborar relatórios gerenciais demonstrando a eficácia da aplicação dos recursos e o desempenho econômico da empresa; Elaborar e garantir execução das políticas estratégicas de gestão dos recursos financeiros, administrativos e adequação de processos, tendo em vista os objetivos da organização; Manter relacionamento com bancos, instituições financeiras, fornecedores e clientes estratégicos; Avaliar o CEO, seus pares, sua equipe, desenvolver lideranças e formar sucessores; Garantir a mitigação dos riscos de créditos intrínsecos na operação. 4 - ATIVIDADES DO DIRETOR COMERCIAL ATACADO E VAREJO Planejar, dirigir e controlar as aquisições de produtos para a revenda. Desenvolver novos fornecedores e fontes alternativas de materiais e/ou insumos, objetivando a qualidade, seu posicionamento e o custo dos produtos. Participar do planejamento, programação e controle de estoques; Coordenar a força de vendas seguindo as políticas de crédito e a política comercial; Garantir equipes de alta performance, preparadas e alinhadas ao atingimento dos objetivos definidos no planejamento estratégico da empresa; Formular a política comercial com o apoio da diretoria financeira e controladoria; Prever e acompanhar as vendas junto com as equipes; Realizar o planejamento de marketing da empresa organizando os programas mercadológicos e de análise da concorrência; Elaborar o orçamento econômico da sua área de atuação e garantir sua implementação. Realizar monitoramento mensal; Promover a realização dos planos de negócio detalhados para os novos investimentos, levando-os para aprovação do Conselho de Administração; 7

8 Implementar e monitorar os KPI s de marketing e vendas; Gerenciar o giro de estoques conforme planejamento comercial; Planejar compras e posicionar (classificar) novos produtos; Elaborar tabela de preços com base no posicionamento de mercado e monitorar rentabilidade; Negociar e manter relacionamento com fornecedores e clientes; Acompanhar as operações de Barter relacionadas as negociações de insumos; Avaliar o CEO, seus pares, sua equipe, desenvolver lideranças e formar sucessores. 5 - ATIVIDADES DO DIRETOR DE OPERAÇÕES Planejar, organizar e controlar as áreas de facilidades: segurança patrimonial, manutenção, energia, telefonia, água e esgoto; Garantir a sinergia dos trabalhos entre todas as áreas; Acompanhar diariamente a performance e evolução de todas as áreas da empresa, suportando todas as necessidades da companhia; Elaborar o orçamento comercial e industrial da empresa em conjunto com a diretoria comercial, realizando monitoramento mensal e apresentando ao CEO; Garantir a execução e o atingimento dos KPI s de performance da empresa; Coordenar a área de tecnologia de informação; Coordenar a área de logística: recebimento, armazenagem, expedição e transporte; Elaborar planos de negócio detalhados para os novos investimentos; Planejar, organizar e controlar fluxos de trabalhos, objetivando racionalizar e otimizar a eficácia das atividades funcionais do atacado, varejo e da indústria; Garantir que OTC&D - Order To Cash and Distribution ocorram com os índices de performance adequados. 6 - ATIVIDADES DA CONTROLADORIA Coordenar a elaboração dos planejamentos: estratégico, táticos e operacionais anuais. Desenvolver e gerir sistemática de monitoramento e controle; Consolidar e acompanhar a realização do orçamento empresarial alinhado com o planejamento estratégico; Realizar estudos de viabilidade econômica para novos planos de negócios, projetos e produtos; Garantir fidedignidade das informações gerenciais que são utilizadas para tomada de decisão; Elaborar relatório de performance da companhia, visando identificar melhorias e/ou falhas nos processos; 8

9 Auditar, reavaliar e propor melhorias nos processos e procedimentos; Desenvolver em conjunto com as demais áreas políticas internas de controle; Acompanhar planejamento de liquidez de curto, médio e longo prazo; Auditar as contas que impactam diretamente nos resultados da empresa; Elaborar relatórios de demonstração de resultados e gestão; Auditar a aplicação da adoção e manutenção das normas contábeis em conjunto com a contabilidade e auditoria independente de acordo com IFRS; Acompanhar, analisar e aprimorar todos os controles relativos à KPI s dos negócios, voltado ao cumprimento do planejamento operacional e estratégico; Avaliar seus pares, sua equipe, desenvolver lideranças e formar sucessores. 9

10 NORMATIVA AGRO COMERCIAL SANDRI LTDA DELEGAÇÃO DE RESPONSABILIDADES 10

11 7 - OBJETIVO Definir os principais atos de gestão dos negócios da empresa e seus respectivos níveis e limites de aprovação. 8 - RESPONSABILIDADES Sócios Conselheiros Diretores Coordenadores/Gerentes Funcionários 9 - DESCRIÇÃO Níveis e Limites de Aprovação O Conselho de Administração e a Diretoria Executiva da empresa estão investidos da responsabilidade de gestão e delegam tais responsabilidades a outros níveis conforme a seguir: a) Os limites apresentados representam o valor máximo, para cada nível de aprovação; b) A autoridade delegada é pessoal e intransferível e, durante qualquer impedimento, as aprovações devem ser necessariamente do substituto formal. Na impossibilidade de aprovação do titular, ou de seu substituto formal, seja por qualquer motivo, a exigência da aprovação inicial passa a ser do primeiro nível acima. Havendo necessidades de subdelegações circunstanciais, estas devem ter aprovação prévia dos sócios; c) Não é permitida a auto aprovação, ou seja, a aprovação dos itens de uso próprio, tais como, despesas de viagem, reembolso de despesas e outros; d) São concedidas as responsabilidades adiante, até o limite previsto no orçamento aprovado. Acima destes limites, deve haver aprovação do Conselho de Administração; e) As aprovações de investimentos devem conter estudo de viabilidade conforme aprovação da controladoria Controle de Assinaturas Deve-se providenciar o preenchimento dos formulários de controle de assinaturas (conforme Anexo 1), para os funcionários cujos cargos tenham responsabilidades de aprovação. Estes formulários devem ser renovados, 11

12 sempre que houver alterações dos responsáveis por aprovações ou de seus substitutos formais. Os formulários devem ser distribuídos para preenchimento para as seguintes Áreas: Administrador Diretoria Comercial (Vendas/Compras) Financeiro O Setor de Recursos Humanos deverá informar aos núcleos acima, o desligamento de funcionários com responsabilidades de aprovação, para que se proceda o cancelamento dos cartões de assinatura. Os formulários deverão ser arquivados na Diretoria - CEO Conferência de Assinaturas Ao receber algum documento, os núcleos descritos no item 9.2. devem conferir a assinatura e verificar se o funcionário responsável pela aprovação tem responsabilidades definidas para o ato em questão. Caso negativo deverá devolver o documento ao emitente para a correção necessária Assessoria Jurídica Todo e qualquer contrato deverá conter obrigatoriamente o visto da assessoria jurídica, a fim de resguardar a empresa de possíveis contingências Revisão dos Limites Os limites de aprovação deverão ser revisados anualmente e, se for o caso, atualizados de forma a adequar-se à nova realidade da empresa Divulgação A delegação de responsabilidades deve ser de conhecimento de todos os funcionários da empresa, especialmente os que exercem funções de liderança, compras e contas a pagar. 12

13 9.7 - Alçadas As alçadas e limites são aquelas aprovadas e descritas no arquivo anexo Delegação de Responsabilidade Agrosandri Atacado e Lojas Próprias - Versão xlsx. Este documento entra em vigor em 01/07/2016 e a via original encontra-se arquivada na Diretoria da Agrocomercial Sandri Ltda. Taió, 01 de julho de Aprovação: Adinei Sandri CPF: Nerlize Stern CPF: Thiago Sandri Ramos CPF:

14 ANEXO 01 CONTROLE DE ASSINATURAS Setor: Data de início da vigência: Nome: Cargo: Assinatura Visto SUBSTITUTO FORMAL Nome: Cargo: Assinatura Visto 14

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